Как правильно написать ответ на письмо о предоставлении информации

Инструкция: составляем ответ на запрос о предоставлении информации

Ответ на запрос — это документ, в котором организация предоставляет положительное или отрицательное решение по требованию контрагента. Такое письмо составляют как пояснение к обращению за информацией или документами.

В каких случаях обязательно отвечать на запрос

Письменный ответ на требования контрагентов является официальным документом. Как и любой регистр делового документооборота, его следует начинать с вежливого обращения к получателю: в ответ на ваш запрос о предоставлении информации направляем вам — письмо, информацию, документы.

Но всегда ли требуется составлять ответ на письменный запрос? Если организация получила интерпелляцию — запрос от ведомства или госоргана, то она обязана ответить и предоставить требуемые сведения. Правом истребования письменных ответов наделены:

• суды и судебные приставы;
• прокуратура;
• ФНС и территориальные налоговые инспекции;
• полиция;
• Минобороны.

Кроме того, в обязательном порядке придется ответить и адвокатам, которые действуют по договору об оказании услуг. По аналогии следует ответить на обращения контрагентов, с которыми у организации заключен контракт. Информацию предоставляют и по договорам оферты — сведения о цене, наличии товара, режиме работы и проч.

В какие сроки надо ответить

Единых сроков не предусмотрено. Если в запросе прописан срок, то отвечать следует в обозначенный период, указав такую фразу: в ответ на ваше письмо сообщаем следующее (затем идет необходимая информация). Если же сроки не оговорены, то по общепринятому правилу ответный документ отправляют в течение семи дней. Когда для сбора сведений или документации требуется больше времени, необходимо придерживаться разумных сроков для отправки письма — фактического времени, необходимого для сбора конкретных сведений или бумаг.

Как составить письменный ответ на запрос информации

Унифицированной формы письма с ответом нет. Организации переписываются в рамках делового документооборота — на фирменных бланках, с обязательным указанием отправителей и получателей. Допускается отвечать как в рукописном, так и в печатном виде.

Инструкция, как правильно написать ответ на письмо о предоставлении информации контрагенту:

1. Внести сведения об отправителе.
2. Вписать наименование или ФИО получателя.
3. Поставить номер и дату исходящего письма.
4. Указать суть ответа. Как вариант: на ваш запрос о предоставлении информации сообщаем следующее — и затем отразить положительное или отрицательное решение. Обязательно сослаться на первоначальный запрос, прописав его номер и дату.
5. При необходимости перечислить приложения — предоставляемую документацию.

Ответ составляют в одном экземпляре — только для получателя. Документ необходимо подписать у руководителя организации, указав его должность и ФИО. Печать ставится только при ее использовании в учреждении.

Образец положительного ответа

Актуальный образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации в прокуратуру:

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей «Специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва “Аллюр”»

г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1

Тел./факс 8 (123) 456-78-90

Исх. № 205 от 01.09.2021

прокуратуры г. Москвы

Уважаемый Петр Петрович!

В ответ на Ваше требование о предоставлении документов в связи с проводимой прокурорской проверкой № 195 от 31.08.2021 (вх. № 315), согласно п. 2 ст. 6, п. 1 ст. 22 Федерального закона № 2202-I от 17.01.1992 «О прокуратуре в Российской Федерации», направляю Вам следующие документы:

1. Устав.
2. Приказ о назначении директора.
3. Свидетельство о постановке на учет российской организации в налоговом органе по месту нахождения на территории Российской Федерации.

Директор ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Иванов Иванов И.И.

Образец ответа с отказом дать информацию

А вот как ответить на письмо о предоставлении информации в налоговую инспекцию:

Как отправить ответ

На запрос отвечают любым из доступных способов — лично, по почте или через курьера, электронно. Если пакет лично вручает представитель организации, то позаботьтесь о наличии у него доверенности. Действовать от имени учреждения без доверенности вправе только руководитель.

Почтовое отправление необходимо оформить ценным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении. Электронный вариант — отправка по ТКС (в ведомственные организации) или по электронной почте, с обязательной подписью документации электронной подписью.

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Структура составления письма-ответа в случае запроса на предоставление информации

Многие люди все чаще сталкиваются с запросами о получении какой-либо информации в письменном виде. Но не все знают структуру и специфику их составления. Зачастую отказ на предоставления разного типа услуг поступает в следствии не правильного оформления или отсутствия структуры документа. Такие ситуации случаются попросту из-за невнимательности и безграмотности составителя. О том, как правильно писать ответы на предоставления информации, и как это все грамотно оформить речь пойдет далее в статье.

Правила составления ответа на указанный запрос

Любой документ имеющий в своем составе предоставление личной или конфиденциальной информации, составляется в таком порядке:

1. Шапка в которой будут указываться данные компании или личности, всегда располагается в верхнем правом углу. Так как в шапке пишется все об адресате, то следует указать всю необходимую контактную информацию, а именно: фамилию и инициалы, адрес проживания, или место работы, контактный номер телефона (в редких случаях мобильный или рабочий), и электронная почта.

2. Напротив шапки, необходимо указать полную и достоверную информацию отправителя данного запроса. Если отправителем является юридическое лицо, следует предоставить все контактные реквизиты компании, к которой он принадлежит. В случае отправления ответов через контактное лицо, требуется написание всей информации отправителя, включая адрес проживания и номер телефона.

3. В заметках отправлений писем, необходимо отметить дату отправления. В строке «тема», указать причину отправления или информацию запроса.

4. Закончив оформление шапки письма, нужно преступить к оформлению заголовка. Как правило, обращение пишется по средине, с большой буквы, в официальном стиле.

Правописание основной части

1. Основная часть обычно оформляется, ссылаясь на ответ адресата. Припустим ответ является положительным, в таком случае указываются все реквизиты получателя, краткая информация указанного обращения, по причине которого, и был осуществлен запрос;

2. При получении отрицательного результата, в письме указывается краткое обращение и детальная причина вынужденного отказа.

3. Если письменно запрашивались документы, акты или различные выписки, в таком случае в ответе будут прилагаться копии ранее отсылаемых бумаг. Обязательным является заключительная подпись, печать и расшифровка ответственного лица компании или учреждения.

Примеры оформления ответов на полученный запрос

1. Ответ на представленный заранее вопрос, должен высылать сотрудник, непосредственно составляющий письмо;

2. В случае отсутствия составителя по уважительной причине, право на написание ответов или предоставления конфиденциальной информации переходит в руки, человека замещающего его;

3. При составлении ответных писем, лучше стараться дублировать запрос, для понятности и структурности данного документа;

4. При оформлении документов данного рода, особое внимание стоит обращать на грамотность написанного текста, составленные фразы должны быть краткими, но в то же время понятным для читателя, и при этом полностью раскрывать суть.

Виды ответных писем, и их отличия

Ссылаясь на практику многих фирм, ответные письма принято делить на 2 основные группы, а именно:

1. Положительные — при получении, владельце предоставляется письмо, в виде документов, отвечающих на запрашивающий ранее запрос.

2.Отрицательные — владельцу приходит отказ в предоставлении той или иной документации, при этом он получает мотивированный ответ по причине отклонения запроса.

Все выше представленные категории по своей структуре оформления одинаковы, их главное отличие-содержание и суть. К примеру, в положительных листах не только предоставляется необходимая информация, но и более точные детали на запрашиваемые дела, вопросы или документы. В конечном итоге, прочитав письмо, получатель будет полностью удовлетворен проделанной работой. А вот с отрицательным откликом ситуация обстоит совсем по-другому. При оформлении негативных откликов, или отказов на необходимые запросы, особое внимание уделяется на причину, по вине которой не будет выполнены те или иные действия, а также мотивирующая часть, рекомендующая переработку.

Правила оформления

Документация несущая ответ на вопрос или действия может быть, как в рукописном, так и в печатном формате.

1. При рассмотрении вариантов, написанных от руки, рекомендуется ответ также предоставлять рукописно, что бы не нарушать конструкцию документа.

2. Печатная структура несет ряд преимуществ, а именно легкость и простота оформления. Такие письма не занимают много времени для их создания, и ответы получают создатели гораздо быстрее.

Документация отзывного формата, зачастую пишется на стандартном белом листе, форматов А4, в редких случаях необходимо применять бланк учреждения или компании. В конце любого отзыва ставится подпись начальника, или человека исполняющего его обязанности, подпись и печать учреждения.

В дальнейшем созданной заявке будет присвоен его порядковый номер, благодаря которому его смогут распознать среди множества других заявлений. В специальный журнал заносится порядковый номер заявки, и расписываются все этапы его рассмотрения.

Помимо всех указанных выше правил, есть еще некий нюанс, а именно, после выдачи заявки на руки получателю, отправитель обязательно получает об этом уведомление, в обратно направлении также.

Методы отправки

Существую различные способы отправки и пересылки созданных заявок. Среди них большую популярность завоевали такие методы доставки:

• доставка через почту;

• отправка на электронный адрес;

• пересылка по факсу;

Но в любом случае безопасней будет, воспользоваться услугами почты и отправить ранее составленный вопрос заказным письмом. Исходя из информации, предоставленной строками выше, следует сделать несколько заключительных выводов:

1. Прежде всего письма с ответом на получаемый ранее запрос обязательно должны иметь правильную структур, и грамотно составленные предложения. В случае обнаружение каких-либо ошибок со стороны заявителя, следует немедленно писать отказное письмо, с чётким про писание причин или действий.

2. Методику составления ответных заявок, можно разделить на два вида: письменная и печатная форма. Форму составления человек выбирает лично. Каждая из них по-своему хороша, например при написании письменной заявки, необходимо иметь аккуратный почерк, что бы весь указанный текст был понятен для чтения, а вот печатная форма лишает множество проблем, в том числе и непонятность текста.

3. Отправлять составленные отклики на запросы можно различными способами, это может быть и курьерская доставка, через почту или международные агентства. Но так, как время не стоит на месте появилось ряд современных методов отправки, а именно отправка электронным письмом, через интернет агентства или факсом.

Рассмотрев всю указанную информацию необходимо запомнить, что любое заявление, запрос или отклик, требуют правильного оформления и наличия грамотности в тексте, ведь это один из способов оценки сотрудника или подрядчика.

Ответ на требование налоговой о предоставлении документов

В статье пойдет речь о том, как правильно оформить ответ на требование налоговой службы о предоставлении документов и что можно ожидать, в случае если выше обозначенная просьба будет проигнорирована организацией.

Почему налоговая служба выдвигает требование о предоставлении документов

Сотрудники налоговой службы имеют право требовать документы, как у самого субъекта предпринимательской деятельности, так и у его контрагентов. Запросить информацию могут и у третьих лиц, если они, по мнению инспекторов, обладают необходимыми сведениями.

Наличие документов позволяет фискалам проверить полноту и правильность начислений и уплаты налогов, реальность и экономическую целесообразность сделок, возможность извлечения субъектом необоснованной налоговой выгоды.

Требование о предоставлении документов должно быть изложено на специальном бланке. В нем детально указывают, какие именно документы должен предоставить налогоплательщик, и по какой причине.

Какие документы могут потребовать инспекторы налоговой службы

В налоговом кодексе РФ нет упоминаний о том, какие именно виды документов могут требовать инспекторы у налогоплательщиков. Все формулировки несколько размыты и нет конкретных указаний. Это дает контролерам право самостоятельно решать, какие виды документов запрашивать в каждом отдельном случае.

Например, камеральная проверка декларации НДС с заявленным возмещением проводится с предоставлением счета-фактуры и других документов, подтверждающих правомерность вычетов.

Во время выездной проверки сотрудники налоговой службы могут потребовать любые виды документов, относящиеся к определенному периоду, например: регистры учета, первичную документацию и т.д.

В случае если фискалам понадобится информация о контрагенте и определенной сделке, налогоплательщику понадобится предъявить договор о сотрудничестве с конкретным субъектом и доп. соглашения к нему. В список могут войти: счета-фактуры, товарные накладные, таможенные декларации и прочие документы.

Проверка базы 1С на ошибки со скидкой 50%

• Неправильное указание НДС в документах;
• Ошибки во взаиморасчетах («красные» и развернутые сальдо по документам расчетов или договоров на счетах 60, 62, 76.);
• Отсутствие счетов-фактур, проверка дублей;
• Неправильный учет ТМЦ (пересорт, неверная последовательность прихода и расхода);
• Дублирование элементов (номенклатура, валюты, контрагенты, договоры и счета и т.д.);
• Контроль заполнения реквизитов в документах (контрагенты, договоры);
• Контроль (наличие, отсутствие) движений в документах и другие;
• Проверка корректности договоров в проводках.

Сроки предоставления документов

Ответить на запрос о предоставлении документов для проверки необходимо в течение десяти дней. Аналогичный срок предусмотрен для предоставления документации об определенной сделке.

Документы с данными по контрагентам необходимо направить сотрудникам налоговой службы в течение пяти дней. Ответ должен поступить не позднее обозначенного срока, даже если у субъекта предпринимательской деятельности не было контрагентов в указанный для проверки период.

Как правильно написать ответ в налоговую службу

Ответ контролерам налоговой службы составляют в произвольной форме. По сути, налогоплательщик пишет сопроводительное письмо к предоставляемой документации. В тексте письма он указывает, что выполняет запрос налоговых органов и отправляет им запрашиваемые документы.

В письме обязательно указывается перечень документов, отправленных для проверки. В случае если в требовании контролеров были прописаны дополнительные вопросы, налогоплательщик включает пояснения к каждому из них.

Запрашиваемая инспекторами документация отправляется в виде заверенных копий. Бумажные копии заверяются по отдельности или прошитыми пачками однородных документов, при этом объем каждой прошивки не должен превышать 150 листов.

Пояснения в налоговую службу могут быть направлены в бумажном или электронном виде. Исключение составляют пояснения, предоставленные для камеральной проверки декларации по НДС. В данном случае информация направляется исключительно в электронной форме. Это обязательно следует учитывать, так как сдача документов в бумажном виде будет проигнорирована налоговой службой и не будет засчитана.

В быстрые сроки подготовить ответ на запрос налогового органа поможет сервис 1С-Отчётность.

В случае отсутствия запрашиваемых документов, налогоплательщик отправляет в налоговый орган уведомление в установленной форме. В документе субъект предпринимательской деятельности обращается к сотрудникам налоговой службы с просьбой предоставить ему отсрочку для подготовки необходимых документов.

Что будет в случае непредставления документов в налоговую службу

Законопослушный субъект предпринимательской деятельности после получения запроса контролеров должен выполнить следующие действия:

• отправить уведомление, в котором будет указана информация об отсутствии у субъекта запрашиваемых документов;
• предоставить истребованные данные инспекторам;
• попросить выделить дополнительное время для подготовки документов.

В случае если запрос инспектора на предоставление информации о конкретной сделке будет проигнорирован, на налогоплательщика будет возложен штраф в размере 10 000 рублей. Предприятия, не подавшие документы в отношении самих себя, будут вынуждены заплатить по 200 рублей за каждый несданный документ.

Важно! Отсутствие даже одного документа в списке влечет за собой полную сумму штрафа.

Ответственность за своевременную подачу документов в налоговые органы несет руководитель предприятия. Иногда за подачу документов отвечает главный бухгалтер. Сведения о возложенной ответственности отображаются в должностной инструкции сотрудника.

Запрошенные документы отсутствуют – что ждет налогоплательщика?

Дать ответ налоговикам необходимо в любом случае. Но, что делать, если документы требуют предоставить, а их нет? Скорее всего, сотрудники налоговой службы выполнят выездную проверку предприятия.

Компанию ждут серьезные неприятности, если документы были утеряны, уничтожены или не выдавались совсем.

• В случае если налогоплательщик не предоставит подтверждение произведенных расходов, сотрудники будут вправе потребовать доплаты налогов, а также уплаты штрафов и пени.
• Нарушение правил учета влечет за собой санкции по ст. 120 НК РФ, а также привлечение к административной ответственности должностных лиц.
• Уничтожение или сокрытие документации в корыстных целях может привести к уголовной ответственности.

Своевременное предоставление сотрудникам налоговой службы всех необходимых документов, исключает вышеперечисленные риски.

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Как ответить на запрос о предоставлении информации

Ответ на запрос о предоставлении информации — это документ, в котором фигурирует отказ в отправке нужных данных или сразу же указывается то, что требует автор письма.

В каких случаях обязательно отвечать на запрос

Необходимо уточнить, на каком основании направляется запрос. Большинство государственных структур способны требовать данные, связанные с работой частной компании и деятельностью бюджетной организации. Например:

• суды и приставы в рамках дела или производства по нему; и полиция в рамках конкретного уголовного дела или полученного заявления; в рамках проверки налоговых отчислений;
• адвокаты в рамках отдельных оказываемых услуг; в рамках обеспечения обороноспособности страны.

Кроме того, данные необходимо предоставлять контрагентам, если это необходимо исходя из заключенного между сторонами договора. Например, о порядке поставки товаров, наличии груза на складе и так далее. Еще такие письма направляют лица, связанные по договору оферты. Например, уточнение цены товара в онлайн-магазине, вопрос о наличии свободных вакансий, о графике работы торговой точки.

Важна мотивация. В документе необходимо указывать, на основании чего он направляется (например, «в рамках рассмотрения дела №… от …» или согласно договору оферты №… от…). Если мотивации нет или она указана не четко — следует отказ. Также отказывают в подаче информации при отсутствии на запросе необходимых подписей и печатей, наличии ошибок в реквизитах и других подобных ситуациях.

В какие сроки надо подготовить ответ

Для частных компаний строгих правил касательно сроков ответа не существует. Рекомендуется ориентироваться на следующие особенности:

1. Если запрос поступил от государственной структуры, в нем обычно указывается требование предоставить ответ в течение определенного количества дней. Не стоит пренебрегать этим требованием.
2. Если требование поступило от контрагента и в договоре между сторонами сказано, что при такой ситуации ответ необходимо предоставить в течение конкретного срока, на этот период и стоит ориентироваться.
3. Во всех остальных ситуациях рекомендуется давать ответ в течение 7 дней или любого разумного срока.

«Разумность» срока определяется исключительно получателем, но ее необходимо связывать с поиском необходимой информации. Например, если письмо касается данных, которые есть в быстром доступе, рекомендуется ответить немедленно. В том же случае, когда приходится поднимать архивные данные за последние три года, понятно, что срок значительно увеличивается.

Как составить ответ

При составлении ответа следует руководствоваться стандартными правилами деловой переписки. Строгой формы, утвержденной законодательно, не существует, но в документе указываются следующие данные:

• данные получателя письма (название и адрес компании, которая отвечает на бумагу);
• текст ответа. Обычно он начинается с упоминания запроса;
• дата и подпись должностного лица. Обычно ставится печать компании. Рекомендуется добавить контактные данные составителя ответа, чтобы его получатель смог уточнить данные, если это потребуется.

При отказе форма примерно такая же, но текст меняется на противоположный. Там указывается, по какой причине данные невозможно предоставить.

Стандартный бланк такого документа выглядит так:

_____ года № _________

О предоставлении информации

В ответ на ваш запрос о предоставлении информации от _________ года № _

___________________________________________

Образец положительного ответа:

Образец ответа с отказом дать информацию

Подходящий для использования образец, как правильно отвечать на запросы, составленные неверно:

Как отправить

Если в рамках полученного письма необходимо предоставить какие-либо важные документы (например, оригиналы отчетов и так далее), отправка осуществляется курьерской службой. Во всех остальных ситуациях достаточно направить письмо в бумажном виде обычной почтой или просто выслать в электронном виде.