Как сделать скрываемый список в excel

Как сделать раскрывающийся список в Excel

Табличный редактор от компании Microsoft пользуется огромной популярностью. Такого успеха удалось добиться благодаря самому обширному функционалу среди всех редакторов, представленных на рынке программного обеспечения. Microsoft Excel является самым функциональным из них, но при этом он ещё и достаточно простой в использовании.

В любом случае, как бы то ни было, большинство пользователей даже не десятой части всего функционала не используют. Сегодня мы хотим рассказать Вам об одной интересной возможности – о создании раскрывающихся списков в Экселе. Наиболее часто они требуются для ведения баз данных небольших предприятий, поэтому если хотите сэкономить на услугах секретарши со знанием офисных программ – запоминайте!

Создаем раскрывающийся список в Экселе: способ первый

  1. Для начала нужно на свободном месте листа записать все необходимые данные, которые впоследствии должны будут выпадать при нажатии на список;
  2. Далее диапазону ячеек нужно задать имя. Смотрите, как это сделано на скриншоте и повторяйте. К слову, имя должно начинаться с буквы, пробелы недопустимы (используйте нижние подчёркивания);

Задаем имя списку

  • Теперь нужно выделить ячейку таблицу, куда мы хотим поместить будущий список – не забудьте заранее задать ей имя, потом это сделать не получится;
  • Перейдите во вкладку «Данные» и кликните по кнопке, указанной на скриншоте. В версии MS Office Excel 2013 она носит название «Проверка данных»;
  • Как сделать раскрывающийся список в Excel

    В открывшемся окне выставьте всё точно также, как и на скриншоте ниже. Разумеется, сгруппированный список «Сотрудник» Вы должны изменить на свой, чтобы у Вас получился список с необходимыми выходными данными;

    Сгруппируем список

    Готово! У нас получился выпадающий список!

    Заметьте, насколько легко пользоваться программой Excel – любые задачи решаются действительно в несколько кликов, достаточно потратить порядка пары минут на изучение функционала. Именно по этой причине MS Office, как пакет офисных программ, является самым продвинутым и популярным на рынке.

    Есть и более быстрый способ создания выпадающего списка, однако, у него присутствует небольшой минус – такой список может быть расположен исключительно под элементами, которые должны в нём выводиться.

    Создаем раскрывающийся список в Excel: способ второй

    Если Вас не смущает сказанное выше, в частности, расположение списка под элементами, то можете сэкономить на его создании пару минут. Нужно проделать следующие действия:

      Задайте имя пустой ячейке под элементами будущего списка;

    Задаем имя

    Одновременно нажимаем клавиши «лев. Alt + стрелка вниз», после чего у нас автоматически генерируется выпадающий список с располагающимися над ним элементами.

    Alt+стрелка в низ

    Как видите, здесь всё в разы проще, но есть ряд ограничений и с ними придётся мириться, поэтому если Вам важен функциональный список, то лучше всего пользоваться первым вариантом – он значительно более продвинутый.

    Поздравляем, сегодня Вы научились делать раскрывающиеся списки в Экселе двумя стандартными методами, без подключения дополнительных модулей.

    Как сделать выпадающий список в Excel

    Выпадающий список в Excel это, пожалуй, один из самых удобных способов работы с данными. Использовать их вы можете как при заполнении форм, так и создавая дашборды и объемные таблицы. Выпадающие списки часто используют в приложениях на смартфонах, веб-сайтах. Они интуитивно понятны рядовому пользователю.

    Кликните по кнопке ниже для загрузки файла с примерами выпадающих списков в Excel:

    1. Видеоурок
    2. Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня
    3. Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных
    4. Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ
    5. Как эта формула работает?
    6. Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)
    7. Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных
    8. Как скопировать выпадающий список в Excel
    9. Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе
    10. Как сделать зависимые выпадающие списки в Excel

    Видеоурок

    Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня

    Представим, что у нас есть перечень фруктов:

    Как сделать выпадающий список в Excel

    Для создания выпадающего списка нам потребуется сделать следующие шаги:

    • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
    • Перейти на вкладку “ Данные ” => раздел “ Работа с данными ” на панели инструментов => выбираем пункт “ Проверка данных “.

    • Во всплывающем окне “ Проверка вводимых значений ” на вкладке “ Параметры ” в типе данных выбрать “ Список “:

    Проверка вводимых значений в Excel

    • В поле “ Источник ” ввести диапазон названий фруктов =$A$2:$A$6 или просто поставить курсор мыши в поле ввода значений “ Источник ” и затем мышкой выбрать диапазон данных:

    Если вы хотите создать выпадающие списки в нескольких ячейках за раз, то выберите все ячейки, в которых вы хотите их создать, а затем выполните указанные выше действия. Важно убедиться, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $A$2 ), а не относительными (например, A2 или A$2 или $A2 ).

    Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных

    На примере выше, мы вводили список данных для выпадающего списка путем выделения диапазона ячеек. Помимо этого способа, вы можете вводить данные для создания выпадающего списка вручную (необязательно их хранить в каких-либо ячейках).

    Например, представим что в выпадающем меню мы хотим отразить два слова “Да” и “Нет”. Для этого нам потребуется:

    • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
    • Перейти на вкладку “ Данные ” => раздел “ Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “ Проверка данных “:

    • Во всплывающем окне “ Проверка вводимых значений ” на вкладке “ Параметры ” в типе данных выбрать “ Список “:

    Проверка вводимых значений в Excel

    • В поле “ Источник ” ввести значение “Да; Нет”.
    • Нажимаем “ ОК

    Да - Нет

    После этого система создаст раскрывающийся список в выбранной ячейке. Все элементы, перечисленные в поле “ Источник “, разделенные точкой с запятой будут отражены в разных строчках выпадающего меню.

    Если вы хотите одновременно создать выпадающий список в нескольких ячейках – выделите нужные ячейки и следуйте инструкциям выше.

    Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ

    Наряду со способами описанными выше, вы также можете использовать формулу СМЕЩ для создания выпадающих списков.

    Например, у нас есть список с перечнем фруктов:

    Как сделать выпадающий список в Excel

    Для того чтобы сделать выпадающий список с помощью формулы СМЕЩ необходимо сделать следующее:

    • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
    • Перейти на вкладку “ Данные ” => раздел “ Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “ Проверка данных “:

    • Во всплывающем окне “ Проверка вводимых значений ” на вкладке “ Параметры ” в типе данных выбрать “ Список “:

    Проверка вводимых значений в Excel

    • В поле “ Источник ” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;5)
    • Нажать “ ОК

    Система создаст выпадающий список с перечнем фруктов.

    Как эта формула работает?

    На примере выше мы использовали формулу =СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина]).

    Эта функция содержит в себе пять аргументов. В аргументе “ссылка” (в примере $A$2) указывается с какой ячейки начинать смещение. В аргументах “смещ_по_строкам” и “смещ_по_столбцам” (в примере указано значение “0”) – на какое количество строк/столбцов нужно смещаться для отображения данных. В аргументе “[высота]” указано значение “5”, которое обозначает высоту диапазона ячеек. Аргумент “[ширина]” мы не указываем, так как в нашем примере диапазон состоит из одной колонки.

    Используя эту формулу, система возвращает вам в качестве данных для выпадающего списка диапазон ячеек, начинающийся с ячейки $A$2, состоящий из 5 ячеек.

    Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)

    Если вы используете для создания списка формулу СМЕЩ на примере выше, то вы создаете список данных, зафиксированный в определенном диапазоне ячеек. Если вы захотите добавить какое-либо значение в качестве элемента списка, вам придется корректировать формулу вручную. Ниже вы узнаете, как делать динамический выпадающий список, в который будут автоматически загружаться новые данные для отображения.

    Для создания списка потребуется:

    • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
    • Перейти на вкладку “ Данные ” => раздел “ Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “ Проверка данных “;
    • Во всплывающем окне “ Проверка вводимых значений ” на вкладке “ Параметры ” в типе данных выбрать “ Список “;
    • В поле “ Источник ” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;СЧЕТЕСЛИ($A$2:$A$100;”<>”))
    • Нажать “ ОК

    В этой формуле, в аргументе “[высота]” мы указываем в качестве аргумента, обозначающего высоту списка с данными – формулу СЧЕТЕСЛИ , которая рассчитывает в заданном диапазоне A2:A100 количество не пустых ячеек.

    Примечание: для корректной работы формулы, важно, чтобы в списке данных для отображения в выпадающем меню не было пустых строк.

    Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных

    Для того чтобы в созданный вами выпадающий список автоматически подгружались новые данные, нужно проделать следующие действия:

    • Создаем список данных для отображения в выпадающем списке. В нашем случае это список цветов. Выделяем перечень левой кнопкой мыши:

    выпадающий список с автоматиеской подстановкой в эксель

    • На панели инструментов нажимаем пункт “ Форматировать как таблицу “:

    • Из раскрывающегося меню выбираем стиль оформления таблицы:

    Выпадающий список в Excel

    • Нажав клавишу “ ОК ” во всплывающем окне, подтверждаем выбранный диапазон ячеек:

    Автоматическая подстановка данных в Excel

    • Затем, выделим диапазон данных таблицы для выпадающего списка и присвоим ему имя в левом поле над столбцом “А”:

    Присвоить имя таблицы в Excel

    Таблица с данными готова, теперь можем создавать выпадающий список. Для этого необходимо:

    • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать список;
    • Перейти на вкладку “ Данные ” => раздел “ Работа с данными ” на панели инструментов => выбрать пункт “ Проверка данных “:

    • Во всплывающем окне “ Проверка вводимых значений ” на вкладке “ Параметры ” в типе данных выбрать “ Список “:

    Проверка вводимых значений в Excel

    • В поле источник указываем =”название вашей таблицы” . В нашем случае мы ее назвали “ Список “:

    Поле источник автоматическая подстановка данных в выпадающий список Эксель

    • Готово! Выпадающий список создан, в нем отображаются все данные из указанной таблицы:

    Выпадающий список в Excel

    • Для того чтобы добавить новое значение в выпадающий список – просто добавьте в следующую после таблицы с данными ячейку информацию:

    Автоматическая подстановка данных в Excel

    • Таблица автоматически расширит свой диапазон данных. Выпадающий список соответственно пополнится новым значением из таблицы:

    Автоматическая подстановка данных в выпадающий список эксель

    Как скопировать выпадающий список в Excel

    В Excel есть возможность копировать созданные выпадающие списки. Например, в ячейке А1 у нас есть выпадающий список, который мы хотим скопировать в диапазон ячеек А2:А6 .

    Выпадающий список в Excel

    Для того чтобы скопировать выпадающий список с текущим форматированием:

    • нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, которую вы хотите скопировать;
    • нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C ;
    • выделите ячейки в диапазоне А2:А6 , в которые вы хотите вставить выпадающий список;
    • нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+V .

    Так, вы скопируете выпадающий список, сохранив исходный формат списка (цвет, шрифт и.т.д). Если вы хотите скопировать/вставить выпадающий список без сохранения формата, то:

    • нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, который вы хотите скопировать;
    • нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C ;
    • выберите ячейку, в которую вы хотите вставить выпадающий список;
    • нажмите правую кнопку мыши => вызовите выпадающее меню и нажмите “ Специальная вставка “;

    выпадающий список в excel

    • В появившемся окне в разделе “ Вставить ” выберите пункт “ условия на значения “:

    Выпадающий список в Excel

    • Нажмите “ ОК

    После этого, Эксель скопирует только данные выпадающего списка, не сохраняя форматирование исходной ячейки.

    Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе

    Иногда, сложно понять, какое количество ячеек в файле Excel содержат выпадающие списки. Есть простой способ отобразить их. Для этого:

    • Нажмите на вкладку “ Главная ” на Панели инструментов;
    • Нажмите “ Найти и выделить ” и выберите пункт “ Выделить группу ячеек “:

    Как найти ячейки с выпадающим списком в Excel

    • В диалоговом окне выберите пункт “ Проверка данных “. В этом поле есть возможность выбрать пункты “ Всех ” и “ Этих же “. “ Всех ” позволит выделить все выпадающие списки на листе. Пункт “ этих же ” покажет выпадающие списки схожие по содержанию данных в выпадающем меню. В нашем случае мы выбираем “ всех “:

    Выпадающий список в Excel. Как найти все списки

    • Нажмите “ ОК

    Нажав “ ОК “, Excel выделит на листе все ячейки с выпадающим списком. Так вы сможете привести за раз все списки к общему формату, выделить границы и.т.д.

    Как сделать зависимые выпадающие списки в Excel

    Иногда нам требуется создать несколько выпадающих списков, причем, таким образом, чтобы, выбирая значения из первого списка, Excel определял какие данные отобразить во втором выпадающем списке.

    Предположим, что у нас есть списки городов двух стран Россия и США:

    Функция Indirect (ДВССЫЛ) в Excel

    Для создания зависимого выпадающего списка нам потребуется:

    • Создать два именованных диапазона для ячеек “ A2:A5 ” с именем “Россия” и для ячеек “ B2:B5 ” с названием “США”. Для этого нам нужно выделить весь диапазон данных для выпадающих списков:

    зависимый выпадающий список в Excel

    • Перейти на вкладку “ Формулы ” => кликнуть в разделе “ Определенные имена ” на пункт “ Создать из выделенного “:

    • Во всплывающем окне “ Создание имен из выделенного диапазона ” поставьте галочку в пункт “ в строке выше “. Сделав это, Excel создаст два именованных диапазона “Россия” и “США” со списками городов:

    зависимый-выпадающий-список-в-excel

    • Нажмите “ ОК
    • В ячейке “ D2 ” создайте выпадающий список для выбора стран “Россия” или “США”. Так, мы создадим первый выпадающий список, в котором пользователь сможет выбрать одну из двух стран.

    функция INDIRECT (ДВССЫЛ) в Excel

    Теперь, для создания зависимого выпадающего списка:

    • Выделите ячейку E2 (или любую другую ячейку, в которой вы хотите сделать зависимый выпадающий список);
    • Кликните по вкладке “ Данные ” => “ Проверка данных ”;
    • Во всплывающем окне “ Проверка вводимых значений ” на вкладке “ Параметры ” в типе данных выберите “ Список “:

    Проверка вводимых значений в Excel

    • В разделе “Источник” укажите ссылку: =INDIRECT(D2) или =ДВССЫЛ(D2);

    Как создать зависимый выпадающий список в Excel

    • Нажмите “ ОК

    выпадающий-список-в-excel-6

    Теперь, если вы выберите в первом выпадающем списке страну “Россия”, то во втором выпадающем списке появятся только те города, которые относятся к этой стране. Также и в случае, когда выбираете “США” из первого выпадающего списка.

    Еще больше полезных приемов в работе со списками данных и функциями в Excel вы узнаете в практическом курсе “От новичка до мастера Excel“. Успей зарегистрироваться по ссылке!

    Ссылка на основную публикацию