Подпись на каждой странице договора как называется

Какие страницы трудового договора должны быть подписаны

Требований проставлять подписи сторон на каждой странице трудового договора, а также прошивать его и делать заверяющую надпись с автографами работника и работодателя в действующих НПА нет. Поэтому зачастую данный реквизит располагают в документе один раз — на последнем листе. Это допустимо, но несет в себе определенные риски.

Например, одна из сторон может обвинить другую в подмене листов и ухудшении условий, как произошло в деле, рассмотренном Вторым КСОЮ (определение от 10.08.2021 по делу № 8Г-16971/2021[88-18147/2021]). Работница утверждала, что подписывалась на иные условия оплаты труда, соцгарантий, отпуска и обеденного перерыва, и обвиняла работодателя в замене соответствующих листов трудового договора уже после его подписания.

Суду пришлось даже назначить экспертизу о времени нанесения печатных реквизитов на листы каждого из экземпляров трудового договора. Но поскольку результата она не дала (по объективным причинам), а других доказательств подмены не было, спор выиграл работодатель. Но его можно было избежать, подписав каждый лист трудового договора.

Составить трудовой договор для любой ситуации вам поможет Подборка форм от КонсультантПлюс. Чтобы найти и скачать нужный шаблон, получите пробный доступ к системе. Это бесплатно:

Когда работодатель вправе единолично изменить установленные изначально условия трудового договора, читайте в нашей статье.

Как защитить договор

Договор выступает обязательным инструментом заключения любой сделки, от которого напрямую зависит успех всей операции. При его подготовке нужно провести ряд мероприятий: проверить надежность делового партнера, оценить риски и защитить сам документ. Последняя процедура особенно важна, ведь она позволит избежать непредвиденных ситуаций в работе компании, сохранить репутацию фирмы. Поговорим о способах защиты договора, их выборе и целесообразности использования.

Мы существуем в правовом поле и часто (даже как физические лица) сталкиваемся с необходимостью заключения договоров по тем или иным вопросам. Если же говорить о коммерческом секторе, то бизнес в принципе ведется на основе таких документов. Возможны сделки и без заключения договора, но они редки, как, например, разовая закупка канцелярских товаров. Если такие операции будут производиться регулярно, то с компанией-поставщиком для более удобного и прозрачного взаимодействия лучше составить соответствующее письменное соглашение.

В процессе деятельности организации заключают различные виды договоров: куплипродажи, оказания услуг, обучения, ДМС и др. Однако логично и удобно, когда в компании разработан один или несколько шаблонов такого документа по профилю своей деятельности. В обязательном порядке его следует защитить – так не придется постоянно проверять версии договоров, полученных от контрагентов.

Выбор способ защиты договора зависит от того, как он хранится: в электронном или бумажном виде.

ЗАЩИТА ДОКУМЕНТА В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

Чаще всего договорные документы оформляются в формате MS Word. Какими возможностями для работы, в частности для защиты файлов, обладает эта программа? Какие пункты текстового редактора необходимо настроить пользователю в первую очередь?

Создание шаблона

Для начала необходимо включить отображение вкладки Разработчик. На ней расположено несколько групп команд. При создании шаблона используются Элементы управления (рис. 1).

В указанной группе находятся элементы управления, которые следует размещать в шаблоне для обозначения полей – их заполняют пользователи. Для этого необходимо перейти на вкладку Файл нажать на ней кнопку Параметры (рис. 2).

В открывшемся диалоговом окне Параметры Word нужно нажать команду Настроить ленту (рис. 3).

Теперь в правой части диалогового окна Параметры Word в группе Настроить ленту необходимо в выпадающем списке выбрать блок Основные вкладки и установить флажок в строке Разработчик (см. рис. 3). Остается нажать кнопку ОК.

Сохранение документа в формате «Шаблон»

Для этого необходимо открыть вкладку Файл, далее – команду Сохранить как и в выпадающем списке поля Тип файла выбрать Шаблон Word. Подтвердить действие нужно нажатием кнопки ОК (рис. 4).

Инструменты для защиты

Инструменты для защиты документа находятся на вкладке Разработчик (см. рис. 3). Идея в том, чтобы добавить в шаблон несколько редактируемых полей. Только их и можно будет форматировать.

Переместите курсор в место, куда нужно добавить поля. Затем на вкладке Разработчик в группе Элементы управления выберите команду Элемент управления содержимым «обычный текст» (значок ) (см. рис. 1).

Одно поле для редактирования создано. Чтобы добавить новые, нужно выполнить описанный выше алгоритм. В шаблоне поле будет выглядеть так (рис. 5, 6):

Настройка подсказок

Подсказки (названия полей) позволяют пользователю сразу понять, какую именно информацию нужно указать в том или ином поле. Чтобы задать подсказку для поля, в котором должна быть указана дата договора, выделите его – кликните по нему мышкой. Затем на вкладке Разработчик нажмите кнопку Свойства (рис. 7).

В открывшемся диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым в поле Название внесите Дата (рис. 8).

В диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым можно задать и другие параметры поля, например формат даты. После выполнения необходимых операций новое поле для редактирования в шаблоне будет выглядеть так (рис. 9):

Объединение элементов в шаблоне

Все добавленные в шаблон элементы лучше всего сгруппировать. Для чего это нужно? Если вы работаете с несколькими элементами и будете применять к ним общее форматирование, то, безусловно, управлять ими удобнее всего как одним целым.

Для объединения элементов необходимо переместить курсор в любое место в документе и нажать сочетание клавиш CTRL+A. Затем на вкладке Разработчик в группе Элементы управления нужно нажать команду Группировать (рис. 10).

Полезные инструменты

Под защитой документа следует понимать возможность заполнения полей пользователем, причем только тех, которые необходимы ему для заполнения и форматирования. Остальные фрагменты документа будут недоступны для редактирования.

Этот способ защиты уже описывался ранее на страницах журнала* , поэтому имеет смысл вспомнить только основные операции.

На вкладке Разработчик необходимо нажать команду Ограничить редактирование (рис. 11).

В открывшемся диалоговом окне нужно установить флажок в поле Разрешить только указанный способ редактирования документа и выбрать Ввод данных в поля форм (рис. 12).

Теперь нужно нажать команду Да, включить защиту (см. рис. 12). В открывшемся диалоговом окне Включить защиту необходимо указать пароль, который будет знать только разработчик шаблона, и нажать кнопку ОК (рис. 13).

В конечном итоге фрагменты договора с добавленными полями для редактирования могут выглядеть так (рис. 14, 15):

ЗАЩИТА ДОКУМЕНТА В БУМАЖНОМ ВИДЕ

В настоящее время сделки все чаще заключают с помощью документов в электронной форме. Однако в ряде случаев это правило не работает. Например, договор купли-продажи недвижимости, аренды зданий на срок более одного года, залога недвижимости (ипотеки) и др. нужно по-прежнему составлять на бумаге, заверяя подписями (при необходимости и печатями) сторон, осуществляющих сделку, – только так они имеют законную силу. Возникает логичный вопрос: как можно защитить такие документы?

Способы защиты

Для всех договорных документов на бумажном носителе необходимо предусмотреть надежную защиту от копирования и редактирования (подмены). Какими способами можно это сделать?

Парафирование

Этот способ пришел в Россию из международного права. Он используется тогда, когда авторы документа уже согласовали все представленные условия и отредактировали все элементы в нем. Парафирование (от франц. ра-raghe – сокращенная подпись, инициалы, росчерк) означает визирование (лицом, подписывающим договорной документ) каждой страницы договора.

Согласно ст. 10 Венской конвенции о праве международных договоров, принятой еще в 1969 году, парафирование подтверждает, что текст договора является аутентичным и окончательным. В России применение этой процедуры законодательно не зафиксировано.

Использование парафирования можно предусмотреть в тексте договора как дополнительное требование сторон (ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации, далее – ГК РФ). Такие подписи участники сделки размещают внизу каждой страницы, за исключением тех страниц, на которых должны в обязательном порядке проставляться подписи (парафы) с указанием инициалов и должности лица, обладающего правом визирования, в соответствии с шаблоном документа.

Требование о парафировании документов обычно не прописывается в договоре. Обязательны лишь подписи на каждой странице документа. Причем одна сторона договора может по собственному желанию подписывать каждую страницу соглашения, а вторая – нет (если таково ее желание).

Прошивание

Этот способ предусматривает не только непосредственно прошивание документа, но и прикрепление наклейки, на которой также проставляются подписи сторон и их печати (рис. 16).

Как нужно прошивать договор: на два, три (и более) прокола и на уголок? Это вопрос удобства. Законодательных требований здесь нет. Можно лишь выделить общие рекомендации, которые выработались многолетней практикой.

• Каждый экземпляр документа прошивается отдельно.
• Документы внутри экземпляра складываются в той последовательности, которая предусмотрена договором (договор, приложение 1, приложение 2 и т.д.).
• Наклейку можно вырезать из бумаги и зафиксировать с помощью клея или использовать уже готовую специальную самоклеящуюся наклейку. Текст на нее (лучше в печатном виде, чем от руки) для удобства стоит нанести заранее. Этот элемент помещают непосредственно на узелок нитей или только на нити. При проставлении оттисков печатей и подписей лучше «захватывать» часть наклейки и также выходить за ее пределы (см. рис. 16).

Копия договора при необходимости прошивается аналогичным образом. Отличается только информация на наклейке. Копию заверяет одна сторона, это делает либо руководитель компании, либо уполномоченное лицо.

Использование специальных штампов

При таком способе защиты на каждой странице договора, а именно – на оборотной стороне листа внизу, ставится специальный штамп. Форма этого элемента самая разная: круглая, треугольная, квадратная и т.д. На штампе могут быть указаны наименование компании, должность и инициалы специалиста, визирующего документ, количество листов или только название организации и эмблема (рис. 17).

Оформление документа на специальном бланке

Согласно п. 1 ст. 160 ГК РФ при заключении сделки можно использовать специальные бланки.

Возможны ситуации, когда одна из сторон предлагает использовать собственные бланки, не предусмотренные действующим законодательством. Они обычно изготавливаются типографским способом, на определенной бумаге, часто содержат водяные знаки и защитные волокна, голограмму, могут даже «реагировать» на химикаты (возможно появление цветных пятен и т.п.).

Поскольку оформление договора на таких бланках можно отнести к дополнительным условиям, то лучше это закрепить в договоре.

Нотариальное удостоверение сделки При оформлении договора этим способом на документах ставится удостоверительная надпись нотариуса или другого должностного лица, у которого есть право совершать такое нотариальное действие. Согласно п. 2 ст. 163 ГК РФ определен перечень сделок, требующих нотариального удостоверения, в случаях, которые:

• указаны в законе;
• предусмотрены соглашением сторон, хотя бы по закону для сделок данного вида эта форма не требовалась.

Если организация планирует заключить важный договор, то лучше подстраховаться и заверить его нотариально, согласовав этот момент со второй стороной.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Оформление сделки – важный шаг для организации, поэтому перед ее осуществлением в обязательном порядке нужно провести ряд мероприятий: проверить благонадежность делового партнера, проанализировать возможные риски и защитить договорный документ. Именно последняя процедура позволит избежать непредвиденных ситуаций в работе компании и сохранить репутацию. Поэтому организуйте защиту договора со знанием дела, а именно используя все способы, которые сегодня существуют.

Использование факсимиле

Руководители крупных компаний вынуждены ежедневно подписывать множество документов. Факсимиле — один из способов снять с них эту нагрузку. На каких документах можно ставить такую подпись, а на каких — нет, каковы риски использования факсимиле, рассказывается в нашей статье.

Что такое факсимиле простыми словами

Факсимиле или факсимильное воспроизведение подписи — это точное воспроизведение подписи лица с помощью средств механического или иного копирования. Выполняется, как правило, путем проставления печати с такой подписью.

При помощи факсимиле можно подписать документ без участия лица, которому принадлежит эта подпись. Например, секретарь может проставить факсимиле руководителя на нескольких десятках почетных грамот или благодарственных писем.

Юридическая сила факсимиле

Законодательство не дает четкого ответа на вопрос, на каких документах можно ставить факсимиле. В некоторых случаях установлен прямой запрет на его использование. В других для подписания документов факсимильной подписью нужно выполнить определенные условия.

Факсимиле вместо подписи можно использовать:

• на приглашениях, поздравлениях, почетных грамотах и прочих документах, напрямую не влияющих на финансовые последствия;
• договорах, дополнениях и изменениях к договорам — при условии, что стороны заключили соглашение об использовании факсимиле. Подробнее мы расскажем об этом ниже.

Если компания планирует использовать факсимиле, то рекомендуем разработать локальный акт. В нем необходимо прописать порядок использования такой подписи и привести список документов, на которых она ставится.

Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Факсимильным воспроизведением нельзя подписывать счета-фактуры и УПД. НК такой возможности не предусматривает. Счет-фактура, оформленный таким образом, считается составленным с нарушением порядка, установленного п. 6 ст. 169 НК, и не может являться основанием для вычета НДС (письма Минфина от 10.04.2019 № 03-07-14/25364, от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, УФНС по городу Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@).

Президиум ВАС в Постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 сформировал правовую позицию по этому вопросу и указал, что возможность факсимильного воспроизведения подписи в счетах-фактурах ни налоговым, ни бухгалтерским законодательством не предусмотрена. Документы должны содержать личные подписи соответствующих лиц, а отступление от этого правила влечет отказ в применении налоговых вычетов.

Аналогичную позицию поддерживает Верховный Суд РФ и федеральные арбитражные суды (определение Верховного Суда от 16.07.2021 № 307-ЭС21-10502 по делу № А26-2242/2020, постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 29.04.2021 № Ф04-1680/2021 по делу № А75-22948/2019).

Таким образом, при рассмотрении подобных споров у налогоплательщика нет шансов отстоять вычет на основании счета-фактуры, подписанного с помощью факсимиле.

Кроме того, нельзя ставить факсимильную подпись:

• на векселях (ст. 1, 75 положения о переводном и простом векселе, утвержденного постановлением ЦИК СССР и СНК СССР от 07.08.37 № 104/1341);
• документах, оформляемых в нотариальном порядке (ст. 44 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате», утвержденных ВС 11.02.1993 № 4462-1);
• заявках об участии в конкурсе на получение госзаказа и документах, входящих в их состав (письмо Минэкономразвития от 11.06.2010 № Д22-839);
• некоторых других документах, на которых мы остановимся ниже.

Использование факсимиле при подписании договора

Факсимильная подпись на договоре приравнивается к собственноручной, если стороны заключили соответствующее соглашение и подписали его живыми подписями (п. 2 ст. 160 ГК).

По смыслу приведенной нормы условие об использовании факсимиле при подписании договора не может в нем содержаться, а должно быть согласовано в отдельном документе, подписанном сторонами собственноручно (постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 23.04.2019 № Ф07-3472/2019 по делу № А56-55745/2018).

Например, стороны могут заключить рамочный договор и включить в него условие о праве сторон использовать факсимиле. В дальнейшем они вправе проставлять такой аналог подписи на договорах, которые заключают на основании рамочного договора.

Если соглашения нет, но договор подписан факсимиле, суд может признать его либо незаключенным (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 08.09.2011 по делу № А32-13609/2010), либо недействительным (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.2010 № А02-413/2009).

Если заранее оформить соглашение об использовании факсимиле стороны не успели, можно сделать это и после подписания договора, на котором оно проставлено. В этом случае в соглашении нужно указать, что его действие распространяется на сделки, совершенные ранее. Желательно привести реквизиты конкретного договора, подписанного факсимиле.

Не рекомендуем в отсутствие соглашения полагаться на такой способ оформления договора, как удостоверение факсимильной подписи оттиском печати компании. Законом он не предусмотрен, а судебная практика по данному вопросу неоднородна. Одни суды приравнивают такие документы к подписанным собственноручно, а другие указывают, что письменная форма договора в данном случае не соблюдена.

Факсимильное воспроизведение подписи можно использовать и при заключении договоров в соответствии с законом № 223-ФЗ и контрактов в соответствии с законом № 44-ФЗ, если об этом имеется соответствующее соглашение между заказчиком и участником закупки и это предусмотрено положением о закупке (письмо Минэкономразвития от 02.09.2016 № Д28и-2252).

Использование факсимиле в актах выполненных работ

Если соглашением сторон допускается использование факсимиле при подписании акта выполненных работ, то с точки зрения гражданского законодательства это допустимо. При этом нужно учитывать, что к налоговым отношениям гражданское законодательство не применяется.

Затраты, признаваемые расходами для целей налога на прибыль, должны быть документально подтверждены. Первичные учетные документы, к которым относятся акты выполненных работ, необходимо оформлять с учетом требований ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, согласно которой в первичных документах должны содержаться, в частности:

• название должности лица, совершившего операцию и ответственного за ее оформление;
• подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Однако в законе № 402-ФЗ не уточнен конкретный способ совершения таких подписей.

Минфин утверждает, что законодательство не предусматривает использования факсимильной подписи при оформлении первичных документов (актов выполненных работ, накладных, путевых листов). На них должна стоять личная подпись ответственного лица. С целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом составленных документов, подтверждающих понесенные расходы. Расходы, которые документально не подтверждены, не учитываются при исчислении налога на прибыль (письма Минфина от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 10.06.2021 № 03-11-11/45946).

Судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Одни суды считают, что первичные документы, на которых проставлено факсимиле, не могут считаться документами, оформленными в соответствии с законодательством (постановления ФАС Дальневосточного округа от 02.04.2014 № Ф03-1016/2014). Другие, напротив, допускают использование факсимиле (постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.10.2018 № 17АП-13207/2018-АК по делу № А60-13839/2018). Следует отметить, что указанная арбитражная практика рассматривает и другие обстоятельства, влияющие на принятие того или иного решения.

Таким образом, для компании безопаснее, если на актах выполненных работ и других первичных документах будет стоять собственноручная подпись генерального директора или уполномоченных им лиц. В противном случае могут последовать претензии со стороны налоговиков, и свою позицию придется отстаивать в суде.

Использование факсимиле при подписании доверенности

ГК прямо не предусматривает использования факсимиле при подписании доверенности. Статья 160 ГК разрешает его применять при совершении сделок, если это предусмотрено законом или соглашением сторон. А поскольку доверенность — односторонняя сделка, то соглашение сторон в этом случае невозможно: договариваться просто не с кем. Судебная практика это подтверждает (определения Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 23.03.2020 № 88-4740/2020).

В судебной практике встречается и другой подход. Так, Седьмой арбитражный апелляционный суд, отклоняя заявление о фальсификации доверенности, указал, что в компании сложилась устойчивая деловая практика оформления документации как с подписанием документов непосредственно руководителем, так и с проставлением факсимиле.

Вывод суда о том, что товар передан истцом представителю ответчика, полномочия которого подтверждались в порядке, соответствующем сложившейся практике их взаимодействия и принятым сторонами в текущей деятельности, является правомерным (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 19.09.2019 № 07АП-7227/2019 по делу № А45-38135/2018).

Таким образом, для того чтобы подписывать доверенность факсимиле, нужно заключить соглашение с лицом, для представительства перед которым будет выдана эта доверенность. Например, можно прописать в договоре поставки, что доверенности на получение товара со склада поставщика могут быть подписаны посредством факсимиле руководителя компании-покупателя.

Однако наиболее безопасно, чтобы генеральной директор подписывал доверенности исключительно от руки.

Использование факсимиле в кадровых документах

При заключении трудового договора.

Нельзя использовать факсимиле при заключении трудового договора. Этот вывод следует из ст. 67 ТК. Указанная статья ТК не предусматривает использования факсимиле при подписании трудового договора.

Вообще трудовое законодательство не содержит ни определения понятия «факсимиле», ни порядка применения его в документах, оформляющих трудовые отношения.

Однако трудовое законодательство не содержит и прямого запрета на проставление факсимиле на трудовых договорах и других кадровых документах.

Если работодатель ненадлежащим образом оформит трудовой договор с сотрудником либо вообще не оформит его в письменной форме, то трудовые отношения тем не менее возникнут, если сотрудник фактически был допущен и приступил к работе с ведома или по поручению работодателя. Трудовой договор в таком случае считается заключенным. Таким образом, на возникновение трудовых отношений факт ненадлежащего оформления трудового договора по существу не влияет.

Использование работодателем факсимиле при оформлении трудового договора не станет основанием для признания его недействительным. Однако работодатель в данном случае рискует, потому что трудовая инспекция при проверке может расценить это как нарушение трудового законодательства.

В приказах по личному составу.

Приказы — это распорядительные документы, которые издают в целях оформления решений нормативного, организационного, административного характера. В состав реквизитов приказов по личному составу входит в том числе подпись руководителя компании либо другого уполномоченного лица. Этот реквизит включает в себя название должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись и ее расшифровку (п. 4.22 методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).

По нашему мнению, недопустимо использовать факсимиле руководителя компании в приказах по личному составу (прием работников, их переводы, отпуска, увольнение и прочее).

Однако по данному вопросу есть другая позиция. Трудовым законодательством не установлен запрет на использование факсимиле, а также на законодательном уровне не утверждены унифицированные формы приказов по личному составу с обязательным наличием на них собственноручной подписи. Следовательно, работодатель вправе установить в локальном нормативном акте правомерность подписания факсимиле приказов по личному составу.

В копиях документов.

При выдаче копий документов, связанных с работой, они должны быть заверены надлежащим образом.

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, ее расшифровку подписи, дату заверения копии (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст)).

В таком случае использование факсимиле также неправомерно.

Нельзя проставлять факсимильную подпись и на других кадровых документах, на которых законодательством предусмотрено проставление подписи, в частности, в трудовых книжках, договорах о полной материальной ответственности, локальных нормативных актах компании.

Факсимиле можно использовать на документах, которые прямо не предусмотрены ТК или на них не предусмотрено проставление подписи и которые не повлекут неблагоприятных последствий для работника в случае злоупотребления правом недобросовестным работодателем. Например, его можно ставить на характеристики, докладные записки, благодарственные письма, уведомления, грамоты и так далее.

Использование факсимиле в банковских документах

К банковским документам относятся платежки, чеки, заявление на открытие счета, карточка с образцами подписей и так далее.

Для подписания карточки образцов подписей и оттиска печати используется исключительно собственноручная подпись (п. 5.1, 5.2 инструкции Банка России «Об открытии, ведении и закрытии банковских счетов и счетов по вкладам (депозитам)» от 30.06.2021 № 204-И).

При заполнении для предъявления в банк денежного чека нужная информация и подписи вносятся в чек от руки, для этого используется ручка с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цветов. Название владельца банковского счета, номер банковского счета, полное или сокращенное фирменное наименование банка могут быть указаны на банковском штампе. Подписи уполномоченных должностных лиц компании и оттиск печати (при наличии) должны соответствовать карточке с образцами (пп. 1.8.9 п. 1.8 ч. III приложения к положению № 579-П).

Факсимиле запрещено использовать на платежных и других документах, имеющих финансовые последствия (письмо МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи»).

Использование факсимиле при подписании отчетности

Нельзя использовать факсимиле для подписания налоговой декларации. НК разрешает ставить только живые подписи либо электронную подпись. Налогоплательщик (его представитель), подписывая налоговую декларацию, подтверждает достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации, вызывая этим действием соответствующие правовые последствия. Воспроизведение подписи на налоговой декларации при помощи факсимиле не подтверждает сведения, указанные в ней (определение ВАС от 02.06.2008 № 6600/08 по делу № А11-2499/2007-К2-24/126).

Налоговая декларация, в которой подпись руководителя организации проставлена посредством факсимиле, не соответствует требованиям налогового законодательства. При таких обстоятельствах у налогового органа отсутствует обязанность ее принимать и производить проверку (пп. 4 п. 19 Административного регламента, утвержденного приказом ФНС от 08.07.2019 № ММВ-7-19/343@).

Бухгалтерская отчетность фирмы считается составленной после подписания руководителем экземпляра отчетности (п. 8 ст. 13 закона):

• на бумажном носителе — если такая отчетность составлена на бумаге;
• в виде электронного документа, электронной подписью — если бухотчетность составлена в виде электронного документа.

Поэтому бухотчетность, составленную на бумаге, генеральный директор должен подписывать от руки.

Риски использования факсимиле

Подпись лица на документе — его важнейший реквизит, который придает документу юридическую силу. Документы, оформленные с помощью факсимиле, в соответствии с требованиями законодательства создают для сторон сделки такие же правовые последствия, что и документы, подписанные лично. А это означает, что они подтверждают различные юридические факты, в том числе права и обязанности сторон по сделке.

Генеральный директор организации, подписывая документ от руки, может его изучить, проверить наличие всех согласующих виз ответственных должностных лиц, оценить риски и принять взвешенное решение о том, стоит ли его подписывать.

При делегировании полномочий по проставлению факсимиле другому сотруднику возникает опасность, что он может формально отнестись к возложенным на него обязанностям и поставить штамп на документе не глядя. Поэтому нужно тщательно подходить к отбору такого должностного лица.

Чтобы снизить риски, можно установить минимальный перечень документов, которые можно подписывать факсимиле. Например, использовать факсимильное воспроизведение подписи только при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений, или на документах, не влекущих за собой материальную или иную ответственность.

В любом случае решение использовать в своей деятельности факсимиле или нет, каждая компания принимает самостоятельно.

В УК отсутствует статья только за подделку подписи, но имеется более общая норма (ст. 327) подделки документов, печатей, штампов и бланков. При этом незаконное проставление подписи на документе за кого-либо является частью преступления.

Новый гост для оформления документов

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

1. Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
2. Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
3. В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
4. Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
5. У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
6. Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
7. Печать не должна заходить на подпись.
8. Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
9. На копии надо написать, где находится подлинник.
10. Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.

Зачем гост для документов

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то , заголовки выглядят так-то , а лучший шрифт для работы такой-то , то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

1. Times New Roman, размеры 13, 14.
2. Arial, 12, 13.
3. Verdana, 12, 13.
4. Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
3. Между буквами — обычный.
4. Между словами — один пробел.
5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

• левое — 20 мм;
• правое — 10 мм;
• верхнее — 20 мм;
• нижнее — 20 мм.

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие: