Расчетный лист по зарплате когда выдается

Выплата зарплаты: срок, периодичность, порядок, ответственность

Наниматель обязан выдавать работникам зарплату в сроки и размерах, установленных законодательством, коллективным договором, соглашением или трудовым договором (п. 4 ч. 1 ст. 55 ТК). Рассмотрим, какие требования предъявляет законодательство к периодичности, срокам, порядку выплаты зарплаты и т.д. Также поясним, какова ответственность нанимателя за нарушение норм законодательства.

1. Периодичность выплаты зарплаты

Зарплата выплачивается не реже двух раз в месяц, если иная периодичность не определена контрактом (ч. 1 ст. 73 ТК). Контракт может предусматривать выплату зарплаты не реже одного раза в месяц (п. 1 ч. 1 ст. 261-2 ТК).

Таким образом, законодательство устанавливает минимальную периодичность выплаты зарплаты, согласно которой наниматель должен выплачивать зарплату минимум:

— один раз в месяц работникам, с которыми заключены контракты;

— два раза в месяц работникам, с которыми заключены иные виды трудового договора.

Максимальная периодичность выплаты зарплаты законодательством не установлена. Иными словами, наниматель вправе выплачивать зарплату работникам, к примеру, три раза в месяц. Вместе с тем на практике зарплата, как правило, выплачивается два раза в месяц в том числе работникам, с которыми заключены контракты.

Пример формулировки в контракте:

«7. Заработная плата, предусмотренная настоящим контрактом, выплачивается Нанимателем Работнику регулярно два раза в месяц 8-го и 23-го числа каждого месяца путем перечисления на текущий (расчетный) банковский счет Работника».

2. Срок выплаты зарплаты

Законодательство предусматривает, что выплата зарплаты производится регулярно в дни, определенные в коллективном договоре, соглашении, трудовом договоре (контракте) (ч. 1 ст. 73, п. 1 ч. 1 ст. 261-2 ТК). Таким образом, срок выплаты зарплаты — это конкретные дни (числа месяца), но никак не периоды. Этот вывод подтверждают примерная форма трудового договора, а также Примерная форма контракта нанимателя с работником, которые предусматривают необходимость указания в трудовом договоре, контракте в качестве сроков выплаты зарплаты конкретных дней (чисел).

Примечание

Для некоторых категорий работников законодательство может определять другие сроки выплаты зарплаты (ч. 2 ст. 73 ТК). Например, выплата зарплаты руководителям организаций производится не ранее ее выплаты работникам данных организаций (п. 4 Декрета N 29).

Как показывает практика, в основном зарплата выплачивается дважды в месяц:

— за первую половину месяца — во второй половине текущего месяца;

— вторую половину месяца — в начале-середине месяца, следующего за отработанным.

Пример

В организации зарплата за первую половину месяца выплачивается 25-го числа текущего месяца, а окончательный расчет за отработанный месяц производится 12-го числа следующего месяца.

Если организация большая и нет возможности рассчитывать и выплачивать всем работникам зарплату в один день, то можно установить разные дни выплаты зарплаты.

Пример

Зарплата рабочим за первую половину месяца выплачивается 25-го числа текущего месяца, а окончательный расчет за отработанный месяц производится 12-го числа следующего месяца. Выплата зарплаты служащим производится 23-го и 10-го числа соответственно.

3. Аванс: когда и сколько

В законодательстве о труде такое понятие, как «аванс», отсутствует. Вместе с тем налоговое законодательство содержит понятие оплаты труда за первую половину месяца, которую на практике принято называть авансом (ч. 3 п. 4 ст. 216 НК).

Размер аванса законодательно не закреплен. Наниматели устанавливают его самостоятельно, предусматривая условие о размере аванса или способе его определения в коллективном договоре, соглашении, иных ЛПА, трудовом договоре (контракте) (ч. 1 ст. 63 ТК). На наш взгляд, сумма аванса не должна превышать половины месячной зарплаты, уменьшенной на сумму удержаний за отработанный период.

Размер аванса может быть определен:

— в процентном соотношении к тарифной ставке (тарифному окладу);

Размер аванса не обязательно должен быть одинаковым для всех работников. К примеру, рабочим наниматель может установить аванс в размере 150 рублей, а служащим — 180 рублей. Также для одних работников наниматель может установить аванс в процентном соотношении к месячной тарифной ставке (тарифному окладу), а для других — в твердой сумме.

Аванс выплачивается в случае, если выплата зарплаты производится не реже двух раз в месяц.

4. Изменение сроков выплаты зарплаты

Иногда у нанимателя возникает необходимость изменить сроки выплаты зарплаты.

Если дни и периодичность выплаты зарплаты установлены в коллективном договоре, то для их изменения нанимателю необходимо внести соответствующие коррективы в коллективный договор.

Для этого ему необходимо провести переговоры с представителями работников в том же порядке, что и при заключении коллективного договора (ст. 372 ТК).

Изменения в коллективный договор после согласования и подписания сторонами нужно зарегистрировать в местном исполкоме по месту нахождения (регистрации) нанимателя (ст. 370, 371 ТК).

Если сроки (конкретные числа месяца) и периодичность выплаты зарплаты установлены в трудовом договоре (контракте), то соответствующие изменения необходимо внести в него. Как правило, для этого заключается дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту).

Несмотря на то что сроки и периодичность выплаты зарплаты напрямую не упоминаются в качестве существенных условий труда, их изменение, на наш взгляд, является изменением существенных условий труда. Дело в том, что перечень существенных условий труда, установленный в ч. 2 ст. 32 ТК, не является исчерпывающим. В нем помимо прочего указано, что изменением существенных условий труда является также изменение других условий, устанавливаемых в соответствии с ТК. Положение о том, что выплата зарплаты производится регулярно в дни, определенные в коллективном договоре, соглашении или трудовом договоре, содержится в ст. 73 ТК.

В связи с этим, если нанимателю требуется изменить сроки выплаты зарплаты, то ему нужно обосновать это производственными, организационными или экономическими причинами и письменно не позднее чем за один месяц предупредить об изменении существенных условий труда работников (ст. 32 ТК).

Обратите внимание!
С 26.04.2020 действует особый порядок изменения существенных условий труда, если причина такого изменения связана с неблагоприятным воздействием эпидемиологической ситуации на деятельность нанимателя. Этот порядок позволяет нанимателю изменить срок и периодичность выплаты зарплаты, предупредив об изменении существенных условий труда работников письменно не позднее чем за один календарный день (абз. 2 п. 14 Указа N 143).

5. Порядок выплаты зарплаты

Зарплату работникам следует выплачивать наличными деньгами или перечислять на счет в банке в те дни и в тех размерах, которые установлены законодательством, коллективным договором, соглашением или трудовым договором (контрактом) (п. 4 ч. 1 ст. 55, ч. 1 ст. 73, ст. 74, 75 ТК).

Если день выплаты зарплаты выпадает на выходной день, государственный праздник или праздничный день, она должна производиться накануне этих дней, т.е. не позднее последнего рабочего дня перед этими днями (ч. 3 ст. 73 ТК).

Пример

В коллективном договоре организации предусмотрено, что зарплата выплачивается 12-го и 25-го числа каждого месяца. В июле 2021 г. 25-е число выпадает на выходной день воскресенье, которому предшествует 24 июля (суббота) — также выходной день. Следовательно, зарплата должна быть выплачена 23 июля.

При задержке выплаты зарплаты на один календарный месяц и более по сравнению со сроком, установленным законодательством, ЛПА нанимателя, трудовым договором (контрактом) работника, необходимо произвести ее индексацию (ст. 58 ТК, п. 12 Инструкции об индексации).

Обратите внимание!
При увольнении работника все выплаты, причитающиеся ему (кроме выплат, установленных системами оплаты труда, размер которых определяется по результатам работы за месяц или иной отчетный период), выплачиваются не позднее дня увольнения (ч. 1 ст. 77 ТК).

Ежемесячно при выплате зарплаты работнику следует выдавать расчетный листок. Его составляют по форме, утверждаемой нанимателем. В расчетном листке должны быть указаны (ст. 80 ТК):

1) составные части зарплаты, т.е. все суммы, начисленные работнику за этот месяц по составляющим (тарифный оклад (тарифная ставка), оклад, премия, надбавки и т.д.);

2) все суммы, удержанные из доходов работника, а также выплаченные в этом месяце (подоходный налог, обязательные страховые взносы на пенсионное страхование, аванс, отпускные, удержания по распоряжению нанимателя, по исполнительным документам и т.д.);

3) общая сумма зарплаты к выплате.

6. Место выплаты зарплаты

Место выплаты зарплаты работникам определяется в ЛПА. Если зарплата выплачивается наличными денежными средствами, то ее выплата производится, как правило, по месту выполнения работы (ч. 1 ст. 75 ТК). Это не значит, что зарплата выплачивается на рабочем месте сотрудника. Для выдачи наличных денег предназначена касса организации (абз. 4 ч. 1 п. 2 Инструкции о порядке ведения кассовых операций).

Зарплата выплачивается непосредственно работнику. Вместе с тем она может быть выдана другому лицу по оформленной в установленном порядке доверенности (ч. 1 п. 4 ст. 186 ГК, п. 41 Инструкции о порядке ведения кассовых операций).

Если работник в день выплаты зарплаты выполняет поручение нанимателя вне места работы (например, находится в служебной командировке), то по просьбе работника наниматель должен за свой счет выслать ему причитающуюся зарплату (ч. 2 ст. 75 ТК).

По желанию работника зарплата полностью или частично перечисляется на его счет в банке (ч. 3 ст. 75 ТК). На наш взгляд, волеизъявление работника должно быть выражено в соответствующем заявлении.

Пример формулировки заявления:

«Прошу перечислять заработную плату и иные выплаты (отпускные и т.д.) на мой счет в банке N 80808080, открытый в ОАО «Банк».

Отметим, что между организацией и банком, в котором открыт счет работника, также должен быть заключен договор. Он будет регулировать вопросы зачисления банком денежных средств, перечисленных организацией в пользу физических лиц — ее работников.

В настоящее время перечисление денежных средств на банковский счет работника — наиболее часто встречающийся порядок выплаты зарплаты.

Обратите внимание!
При перечислении зарплаты на банковский счет работника обязанность нанимателя по своевременной ее выплате считается исполненной, если денежные суммы поступили на счет работника не позднее 24:00 установленного для выплаты зарплаты дня.

7. Ответственность нанимателя за нарушение сроков выдачи зарплаты

Важно не только правильно установить дни выплаты зарплаты, но и соблюдать эти сроки. Ведь несвоевременная выплата зарплаты является нарушением законодательства о труде, за что должностные лица нанимателя могут быть привлечены к разным видам ответственности (ст. 465 ТК).

Так, должностное лицо нанимателя, виновное в невыплате или неполной выплате зарплаты в установленный срок, может быть привлечено к административной ответственности в виде штрафа в размере от 4 до 50 БВ (ч. 3 ст. 10.12 КоАП).

Обратите внимание!
Если такое же нарушение в течение одного года после наложения административного взыскания будет совершено повторно, виновному должностному лицу нанимателя грозит штраф в размере от 30 до 100 БВ (ч. 4 ст. 10.12 КоАП).

Кроме того, должностное лицо нанимателя (в том числе руководитель организации), виновное в невыплате или неполной выплате зарплаты в установленный срок, может быть привлечено к дисциплинарной ответственности (ст. 197, 198 ТК).

Обратите внимание!
Руководитель организации может быть уволен за нарушение без уважительных причин порядка и сроков выплаты зарплаты (п. 1-2 ч. 1 ст. 47 ТК). Решение о его увольнении принимает собственник имущества организации либо уполномоченный им орган. Увольнение по данному основанию является мерой дисциплинарного взыскания и отнесено к дискредитирующим обстоятельствам увольнения (п. 4 ч. 1 ст. 198 ТК, подп. 6.10 п. 6 Декрета N 5).

Как правильно выдавать расчетный листок работнику?

На первый взгляд, передача расчетных листков по электронной почте — современный, быстрый и экономичный способ информирования работников о составе и сумме их заработной платы. Но не все так просто. Персональные данные работника, содержащиеся в расчетном листке, должны быть специальным образом защищены при их передаче через интернет.

Пока в этом вопросе не все однозначно: Минтруд не видит препятствий для передачи расчетных листков по электронной почте, а ФСБ категорически запрещает это делать, если работодатель не выполнит комплекс мероприятий по защите персональных данных. Все подробности — в нашем материале.

Когда расчетный листок можно отправить по электронной почте

Трудовое законодательство предъявляет определенные требования к расчетному листку — к составу указываемых в нем сведений и обязанностям работодателя, связанным с его передачей работникам (ст. 136 ТК РФ).

Расчетный листок содержит в себе персональные данные работника — как минимум, это размер его заработной платы. Разглашение такой информации по закону не допускается (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

В итоге работодатель вправе отправить работнику расчетный листок через интерфейс почтового интернет-сервиса, если он одновременно выполнит:

• требования законодательства о защите персональных данных — осуществит комплекс мер для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
• требования трудового законодательства — предусмотрит в своих локальных нормативных актах условие о возможности передачи расчетных листков посредством электронной почты и оформит все необходимые сопутствующие документы.

Если все это не сделать, работодателя ждут серьезные наказания (об этом расскажем далее).

А теперь детальнее остановимся на законодательных требованиях, обязательных для выполнения работодателем при передаче расчетных листков по электронной почте.

Что определено Правительством РФ, ФСБ и ФСТЭК

Учитывая, что расчетный листок содержит персональные данные работника, для его законной отправки сотруднику через интернет работодателю придется выполнить требования федерального закона о персональных данных, а также постановлений и приказов в сфере защиты персональных данных:

• Закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (ст. 3, 6, 7, 19 и др.);
• Постановления Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных. », от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке. »;
• Приказы ФСБ России от 10.07.2014 № 378 «Об утверждении состава и содержания организационных и технических мер. », от 09.02.2005 № 66 «Об утверждении Положения о разработке, производстве, реализации и эксплуатации шифровальных (криптографических) средств защиты информации»;
• Приказы ФСТЭК от 18.02.2013 № 21, от 13.06.2001 № 152;
• другие НПА в сфере обработки и защиты персональных данных.

Работодателю следует помнить, что передача (подготовка передачи) персональных данных по электронной почте без использования сертифицированных ФСБ России средств криптографической защиты информации (СКЗИ) запрещена, так как не обеспечивает защиту персональных данных от раскрытия, модификации и навязывания (ввода ложной информации).

Кроме того, в целях обеспечения безопасности персональных данных их передача по электронной почте допустима только при выполнении базовых мер: реализации антивирусной защиты (АВЗ.1), обеспечение защиты персональных данных от раскрытия и модификации (ЗИС.3) и других необходимых мер.

ТК РФ — о передаче расчетных листков по электронной почте

Про расчетный листок в ТК РФ содержится мало информации (ст. 136 ТК РФ):

• с его помощью работодатель исполняет обязанность по информированию сотрудников о составных частях их зарплаты, начисленных и удержанных суммах, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате;
• форму расчетного листка и порядок его выдачи работодатель определяет самостоятельно с учетом мнения профсоюзного органа в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ.

Но о том, как работодателю передавать расчетный листок своим сотрудникам (на бумаге или в электронном виде), в ТК РФ не сказано.

Для дистанционных работников возможность получения электронных расчетных листков реализуется в рамках обмена электронными документами (ст. 312.1 ТК РФ).

Несмотря на жесткие законодательные ограничения в вопросах обеспечения защиты персональных данных, чиновники Минтруда и эксперты сайта «Онлайнинспекция. РФ» не видят особых препятствий в возможности передачи расчетных листков по электронной почте. Остановимся подробнее на их разъяснениях.

Разъяснения чиновников про использование электронной почты для передачи расчетных листков

Минтруд не возражает против передачи расчетных листков по электронной почте, если такой способ закреплен в локальном акте компании (Письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

Эксперты сайта «Онлайнинспекция. РФ» считают так же: что работодатель вправе отказать работнику, просящему отправить ему расчетный листок по электронной почте, если такой способ не предусмотрен в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте.

Однако ранее эксперты этого сервиса выступали категорически против отправки расчетного листка по электронной почте. Свою позицию они обосновывали ссылкой на ст. 136 ТК РФ, обязывающую работодателя исключительно в письменной форме извещать работников о частях и размерах их зарплаты (вопрос № 18276 от 16.09.2014).

Но спустя некоторое время их разъяснения по этому вопросу стали менее категоричными. В одном из ответов они высказались аналогично разъяснениям Минтруда: если в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок не нарушает положений действующих норм трудового законодательства (вопрос № 99711 от 25.07.2018, вопрос № 120279 от 28.02.2020).

5 подсказок работодателю по электронному расчетному листку

Если работодатель способен выполнить все требования действующего законодательства по защите персональных данных, для передачи расчетных листков по электронной почте ему необходимо осуществить еще ряд обязательных действий по документальному обоснованию такого способа у себя в компании. Это поможет обезопаситься от претензий со стороны проверяющих и при необходимости доказать правомерность своих действий в суде в спорах с сотрудниками.

Наши подсказки помогут это сделать.

Подсказка 1. Утвердите форму электронного расчетного листа отдельным приказом.

Как составить такой приказ, показано в образце:

С приказом ознакомьте всех сотрудников под роспись.

Обратите внимание: законодательство не требует обязательного указания в расчетном листке фамилии, имени и отчества работника. Вместо ФИО можно указывать табельный номер, что позволит в случае утраты конфиденциальности данных расчетного листка не допустить разглашения персональных данных работника.

Подсказка 2. Согласуйте форму электронного расчетного листка с профсоюзным органом.

Это условие прописано в ст. 136 ТК РФ и должно выполняться работодателем, если в компании функционирует представительный орган работников.

Подсказка 3. Соберите с работников заявления о получении расчетного листка по электронной почте.

Заявление пишется на имя руководителя компании (или адресуется иному ответственному лицу по правилам, установленным в компании) и содержит указание на электронный адрес, на который работник будет получать электронный расчетный листок, а также иную необходимую информацию.

Подсказка 4. Пропишите порядок передачи электронных расчетных листков в локальном нормативном акте или трудовых договорах с сотрудниками.

В качестве локального нормативного акта, к примеру, может выступать коллективный договор или положение об оплате труда.

Образец выдержки из положения об оплате труда:

С локальным нормативным актом ознакомьте сотрудников под роспись.

Подсказка 5. С каждого работника возьмите письменное согласие на обработку персональных данных.

Сведения, содержащиеся в расчетном листке, являются персональными данными конкретного сотрудника, которые работодатель не вправе разглашать другим работникам без его письменного согласия (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Закона № 152-ФЗ).

Подсказка 6. Обеспечьте хранение расчетных листков.

Расчетные листки необходимо хранить 6 лет после года, в котором их составили (п. 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). А при отсутствии лицевых счетов — 75 лет.

Чиновники не возражают против хранения расчетных листков в электронном виде. Важно, чтобы у компании была возможность их представления по запросу проверяющих (Постановление АС Уральского округа от 14.12.2016 № Ф09-10983/16).

Работодателю придется серьезно позаботиться об обеспечении защиты электронных расчетных листков при их хранении. При организации такой защиты следует руководствоваться законодательными требованиями в области защиты персональных данных.

Работодателю на заметку: подборка рекомендаций экспертов «Онлайнинспекция. РФ»

Многие работодатели уже освоили безбумажные технологии и передают работникам расчетные листки в электронной форме. Однако вопросов по этому поводу возникает немало. Представляем вам подборку разъяснений экспертов сайта «Онлайнинспекция. РФ» по расчетным листкам, выдаваемым в электронной форме.

• Можно ли размещать расчетные листки на корпоративном портале?

Чиновники не против размещения расчетных листков в электронном виде на корпоративном портале компании и не считают обязательным оформление работником письменного согласия на получение расчетных листков подобным образом (вопрос № 112886 от 15.08.2019).

Получается, что работодатель вправе размещать расчетные листки в электронном виде на корпоративном портале компании, где каждый работник, введя пароль, смог бы увидеть (распечатать, сохранить) свой расчетный листок. При этом у каждого сотрудника должен быть индивидуальный логин и пароль, а в компании должна быть разработана инструкция по доступу и работе с порталом, с которой все сотрудники должны быть ознакомлены.

Трудовая инспекция, по мнению экспертов, при таком способе выдачи расчетных листков не будет иметь оснований для привлечения работодателя к административной ответственности за невыполнение информационной обязанности по ст. 136 ТК РФ.

• Можно ли выдавать расчетные листки по СМС?

Эксперты сайта «Онлайнинспекция.РФ» высказались против выдачи расчетных листков путем рассылки через СМС. Позицию обосновали ссылкой на ст. 136 ТК РФ, в которой содержится требование о предоставлении работнику расчетного листка в письменном виде. По их мнению, предоставление расчетного листка по СМС не является соблюдением данного требования (вопрос № 26331 от 19.12.2014).

• Можно ли высылать расчетные листки на электронный адрес третьего лица?

Работодатели, передающие расчетные листки по электронной почте, по мнению экспертов сайта «Онлайнинспекция.РФ», не вправе отправлять листки на адрес третьего лица, к примеру бригадира (вопрос № 98625 от 18.06.2018). При этом не имеет значения, что сотрудники напишут заявление с просьбой о такой форме передачи расчетного листка, а сами расчетные листки представляют собой запароленные pdf-файлы с персональным паролем для каждого сотрудника.

Дело в том, что при направлении расчетных листков на e-mail бригадира невозможно доказать, что работник получил свой листок. Таким образом, работодатель в случае спора не сможет доказать выполнение своей обязанности об уведомлении работника о составных частях заработной платы. Следовательно, направление расчетных листков на почту третьего лица не допускается.

Если же сотрудник, в компании которого закреплен порядок передачи расчетных листков в электронном виде, по каким-либо причинам не может их получать, есть выход — информировать его о составе и размере зарплаты работодатель может через линейного руководителя при наличии доверенности, удостоверенной директором компании (вопрос № 135649 от 17.08.2020).

• Нужно ли получать подпись работника в получении расчетного листка?

Работодатель обязан выдавать работникам расчетный листок при выплате заработной платы. При этом законодательством не установлено требование о выдаче его под роспись. Однако несмотря на это, эксперты сайта «Онлайнинспекция.РФ» рекомендуют выдавать его под роспись, что подтвердит в случае необходимости факт выдачи (вопрос № 80194 от 21.11.2016).

Эксперты также не видят необходимости в получении подписи работника и в том случае, если расчетный листок выдан, к примеру, в специальном терминале (вопрос № 89532 от 01.09.2017). В подобных терминалах расчетные листки заведены на каждого работника. Информация по ним выбирается по уникальному табельному номеру на зачипированном пропуске, то есть защищена. Для работника имеется возможность распечатать расчетный листок в любое удобное для него время.

А в том случае, если в компании расчетные листки выдаются электронным способом и в трудовых договорах, коллективном договоре или локальном нормативном акте этой компании предусмотрена обязанность сотрудников расписываться в журнале выдачи расчетных листков, выполнять такое требование обязательно (вопрос № 107986 от 22.03.2019).

• Как часто работодатель обязан выдавать расчетные листки?

О количестве расчетных листков, которые работодатель обязан передавать работнику, в ТК РФ ничего не сказано. При этом разъяснения экспертов сайта «Онлайнинспекция. РФ» противоречивы. В одном из ответов они высказали позицию, что расчетных листков должно быть не менее двух в месяц, так как с такой периодичностью законодательство предписывает работодателю выплачивать зарплату по ч. 6 ст. 136 ТК РФ (вопрос № 82664 от 27.01.2017).

В другом ответе на аналогичный вопрос отмечено, что периодичность выдачи расчетных листков работодатель может утвердить в локальном нормативном акте. Как правило, расчетный листок выдается 1 раз по окончании рабочего месяца в день выплаты окончательного расчета (вопрос № 68012 от 02.03.2016).

Так как законодательство не уточняет этот момент, работодатель самостоятельно решает вопрос периодичности выдачи расчетных листков своим работникам. Как в локальном акте будет отражено, с такой частотой необходимо передавать расчетные листки. Этот подход можно применять как к бумажным расчетным листкам, так и листкам, переданным работникам посредством электронной почты.

• Нужно ли передавать работнику пустой расчетный листок?

По мнению экспертов сервиса «Онлайнинспекция. РФ» работодатель обязан выдать работнику расчетный листок в любом случае. В том числе пустой расчетный листок выдается сотруднику, находящемуся в отпуске без сохранения заработной платы, у которого по этой причине отсутствуют начисления в конкретном периоде (вопрос № 56866 от 24.09.2015).

Ответственность работодателя

Передавая расчетные листки по электронной почте, работодателю за малейшие просчеты могут грозить наказания:

• За нарушение законодательства о труде по ч. 1 ст.5.27 КоАП РФ.

К примеру, за передачу расчетных листков работникам не тем способом, который указан в локальных нормативных актах компании или трудовых договорах, штраф может составить:

• от 30 000 руб. до 50 000 руб. — на компанию;
• от 1 000 руб. до 5 000 руб. — на должностных лиц (ИП).
• За нарушение требований законодательства о защите персональных данных.

Например, за передачу расчетного листка через третье лицо (коллегу сотрудника) и отсутствие письменного согласия сотрудника на такой способ передачи, то есть за нарушение п. 1 ст. 3, ст. 7 Закона № 152-ФЗ. Штраф в таком случае может составить 75 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ).

За передачу персональных данных по электронной почте без применения сертифицированных ФСБ России средств криптографической защиты информации (СКЗИ) к работодателю могут применяться следующие виды ответственности:

• дисциплинарная (п. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ);
• административная (ч. 1 ст. 13.6, ч. 6 ст. 13.12, ст. 13.14, ч. 7 ст. 15.15 КоАП РФ);
• гражданско-правовая (ст. 151 ГК РФ);
• уголовная (ст. 272 УК РФ).

Работодателю также может грозить штраф за применение неутвержденной формы расчетного листка (Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3).

Образец расчетного листка по зарплате

Работодатель в лице бюджетной организации обязан ежемесячно уведомлять сотрудников о размерах выплачиваемой заработной платы, выдавая расчетный листок (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). Законодательством не предусмотрен единый образец формы расчетного листка, однако ч. 2 ст. 136 ТК РФ предопределяется, что форма документа разрабатывается каждой организацией самостоятельно. Задача расчетного листка — рассказать работнику о величине полученной зарплаты и произведенных удержаниях. В нем указывается сумма НДФЛ и размеры дополнительных (стимулирующих, премиальных) выплат.

Когда выдавать расчетный листок

Не знаете, когда выдается расчетный листок по заработной плате? Он предоставляется сотруднику независимо от варианта выплаты зарплаты: по факту начисления и перечисления заработной платы на карту работника или в момент получения ежемесячного денежного вознаграждения сотрудником на руки. Расчетки получают как основные работники, так и служащие, работающие по договорам гражданско-правового характера, которым работодатель также выплачивает зарплату.

Документ выдается только в момент окончательного расчета, форму не нужно предоставлять в день авансирования в организации или при перечислении отпускных. При непосредственной передаче расчетки бухгалтер должен соблюдать принцип конфиденциальности.

Факт получения расчетного листка работником можно подтвердить следующими способами:

• разработать отрывную часть документа, в которой сотрудник будет подписываться под формой, удостоверяя тем самым факт получения;
• вести журнал учета выдачи и получения расчетных листов по зарплате.

Приказ об утверждении формы расчетного листка

Формальный вид расчетного листа по зарплате разрабатывается каждым работодателем самостоятельно и утверждается приказом. Скачайте образец приказа об утверждении формы расчетного листка, он подходит как для бюджетных учреждений, так и для коммерческих и некоммерческих организаций.

Как заполнять

Расчетную форму для сотрудников необходимо заполнять по правилам. В расчетном листке в обязательном порядке отображаются следующие сведения:

• наименование организации и данные о подразделении;
• Ф.И.О. сотрудника;
• его табельный номер;
• месяц, за который производятся начисления и удержания;
• общее количество отработанного времени за месяц;
• начисленная сумма без налогов и прочих удержаний;
• состав заработной платы.

Сам расчетный листок состоит из нескольких разделов:

1. Всего начислено. В этом блоке отражается информация обо всех начислениях, произведенных сотруднику за отчетный период, то есть расписывается весь состав зарплаты. Помимо оклада, сюда включают компенсационные, стимулирующие и премиальные выплаты, пособия, больничные листы, отпускные, работу в праздничные и выходные дни, расчет и компенсацию при увольнении. Здесь же указывается и порядок исчисления дохода, прописываются отработанные дни и часы, за которые нужно заплатить.
2. Всего удержано. В этом блоке прописываются все удержания, которые произвел работодатель: НДФЛ и страховые взносы, профсоюзные взносы и удержания по исполнительным листам (алименты).
3. Всего выплачено. Блок предназначен для отражения ранее выплаченных сумм за отчетный период (аванс, отпускные и т. д.).
4. К выплате. В этом разделе расчетного листка прописывается итоговая сумма, которая подлежит перечислению (выдаче). Также здесь отражается долг работодателя или работника по зарплате. В конце документа указывается справочная информация — суммарный доход с начала года и примененные вычеты к НДФЛ.

Расчетный лист выдается после непосредственного закрытия и выплаты зарплаты, поэтому в нее вносятся данные обо всех начисленных в течение месяца суммах. В ней указывают штрафы, компенсационные, стимулирующие и премиальные выплаты, сверхурочные и работу в выходные дни.

Если зарплата в учреждении рассчитывается при помощи специализированных программ, то расчетные листы формируются автоматически в электронном виде, исходя из данных о произведенных начислениях и выплатах. Бухгалтеру остается только распечатать форму и предоставить их работникам под подпись.

Образец расчетного листка по зарплате в экселе

Порядок выдачи расчетных листков

Расчетный листок предоставляется раз в месяц по факту выплаты заработной платы. Бухгалтеру следует заранее подготовиться к процедуре выдачи расчеток и распечатать их за несколько дней до непосредственной выдачи вознаграждения за труд. Главное, что нужно учесть, — документ не может быть выдан после перечисления или выдачи денежных средств. Последний срок — день перечисления дохода.

При увольнении сотрудника расчетный листок ему выдают в последний официальный рабочий день, равно как и остальные персональные документы. Окончательный расчет должен быть перечислен не позднее последнего рабочего дня.

Если сотрудник заболел или по какой-то иной причине не может лично получить документ о своей зарплате, работодатель может направить его по электронной или обычной почте (заказным письмом). Не стоит отдавать бланк третьим лицам, так как в нем содержатся сведения о доходах работника, что является персональными данными, которые не подлежат разглашению (ст. 7 152-ФЗ от 27.07.2006). За подобное нарушение могут последовать административные и уголовные санкции.

Ответственность за нарушение

Выдача расчеток является законной обязанностью каждого работодателя. Именно поэтому за невыполнение данного требования устанавливается норма административной ответственности для каждого нарушителя:

• на юридическое лицо налагается штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей и предусматривается возможность остановки деятельности организации на срок до 3 месяцев;
• на ответственное должностное лицо — от 1000 до 5000 рублей;
• на индивидуального предпринимателя — от 1000 до 5000 рублей и вероятность приостановления деятельности на 3 месяца.

Если работодатель неоднократно нарушал нормы закона, то к нему применяется санкция в виде запрета на ведение любых видов деятельности в течение трех последующих лет.

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Расчетный листок — обязательный документ, о котором часто забывают

Многие ли работодатели сегодня выдают своим сотрудникам расчетные листки? Практика показывает, что далеко не все. Между тем это требование законодательства, которое никто не отменял. К тому же в случае возникновения споров расчетный листок поможет компании доказать, что заработная плата сотруднику действительно выплачивалась.

Выдачу расчетных листков могут проверить

С начала текущего года в ходе плановой проверки инспекторы ГИТ используют списки вопросов — так называемые проверочные листы. Они утверждены приказом Роструда № 655 от 10 ноября 2017 года. Составлены они таким образом, что охватывают разные аспекты трудовых отношений. Среди прочих, есть в них и вопросы относительно расчетных листков.

В частности, проверочный лист № 7 содержит вопросы в отношении таких обстоятельств:

1. Извещает ли работодатель сотрудников в письменной форме о том, из каких частей состоит его заработная плата, какие еще выплаты ему положены, о размере удержаний из ЗП, о размере суммы к выплате.
2. Утвердил ли работодатель форму расчетного листка с учетом мнения представительного органа работников, если такой в организации сформирован.
3. Выплачивается ли зарплата так, как положено по закону: не реже, чем раз в полмесяца в день, который утвержден внутренними правилами компании.

Важно помнить, что зарплата должна выплачиваться не позже 15 календарных дней после того, как закончился период, за который она начислена.

О необходимости выдавать расчетный листок

Работодатель обязан выдать сотруднику не только заработную плату, но и информацию о том, из чего она состоит. Такое требование установлено статьей 136 Трудового кодекса. В частности, до сотрудника должны быть доведены сведения:

• о частях, из которых состоит его ЗП;
• об иных суммах, которые должны быть ему выплачены (компенсации, оплата отпуска, выплаты при увольнении и прочие);
• об удержаниях, которые произведены из суммы ЗП, а также об основаниях для этих удержаний.

Вся эта информация и содержится в расчетном листке. Пренебрегая его выдачей, работодатель нарушает нормы трудового права. Это может повлечь обращение работника в Трудовую инспекцию, которая нагрянет с внеплановой проверкой.

Ответственность

Если проверяющие выявят факты нарушения трудового законодательства, в том числе и невыдачу расчетного листка, то для организации и ее должностных лиц последует ответственность. В соответствии с пунктом 5.27 КоАП РФ, юридическое лицо оштрафуют на 30-50 тыс. рублей, должностное лицо поплатится суммой 1-5 тыс. рублей. При повторном нарушении штрафы выше, а должностное лицо может получить дисквалификацию на срок от года до трех лет.

Расчетный листок как подтверждение выплаты зарплаты

О необходимости составлять расчетные листки говорят и решения судов. Например, Апелляционное определение Московского городского суда от 30 июня 2017 года по делу № 33-8525/2017. В нем сказано, что факты начисления сумм заработной платы подтверждаются расчетными листками.

Контур.Фокус — быстрая проверка контрагента!

Форма расчетного листка

Расчетный листок разрабатывается компанией самостоятельно, его форма закрепляется локальным документом. Главное, чтобы он содержал всю информацию, которая указана выше.

Пример расчетного листка

Как известно, многие организации выплачивают заработную плату в безналичной форме. В связи с этим возникает вопрос — можно ли направлять расчетный листок в электронной форме?

Трудовой кодекс не регламентирует предоставление работникам информации о составе их заработной платы — он лишь обязывает работодателей это делать.

Таким образом, расчетный листок может быть оформлен в виде электронного документа.

Такой документ направляется работнику по системе внутреннего документооборота. Сотрудник подтвердит факт получения листка цифровой подписью.

Но даже если в организации не внедрен внутренний электронный документооборот, это не повод не выдавать расчетный листок. Его можно направить в электронной форме сотруднику на e-mail.

Предварительно необходимо во внутренних документах закрепить порядок направления электронного листка на почту сотрудникам. В таком случае Минтруд против этого не возражает (письмо от 21 февраля 2017 года № 14-1/ООГ-1560).

Также следует помнить, что в соответствии со статьей 372 ТК РФ, если в организации создан представительный орган работников, то форма расчетного листка должна быть согласована с ним.