Что делает специалист по кадрам

Чем занимается отдел кадров?

Отдел кадров — это подразделение компании, отвечающее за эффективное управление человеческими ресурсами компании, то есть ее сотрудниками. Рассказываем, чем занимается отдел кадров и какие роли может занимать сотрудник этого отдела.

Отделу кадров компании поручено обучать и развивать своих работников, которые считаются одними из самых важных ресурсов компании. Миссия отдела кадров, также известного как HR-отдел, состоит в том, чтобы убедиться, что сотрудники компании адекватно управляются, получают соответствующую должности зарплату и эффективно обучаются и развиваются. Отдел кадров также отвечает за набор, прием на работу, увольнение и управление зарплатой и льготами.

Как работает отдел кадров?

Отдел кадров занимается обеспечением того, чтобы в компании был солидный список сотрудников, которые обучены выполнять свои должностные обязанности. Разумеется, нужно следить за тем, чтобы их документы были в порядке, за своевременной выплатой заработной платы, получением льгот (например, для многодетных родителей), прохождением медосмотров персонала и тд. Отдел кадров обеспечивает эффективную политику, процедуры, а также удобные для людей инструкции и поддержку. Кроме того, функция управления персоналом служит для обеспечения того, чтобы миссия, видение и ценности компании были частью корпоративной культуры.

Кстати, именно отдел кадров занимается и решением вопросов с частичной мобилизацией — повестки для дальнейшего распространения чаще всего вручают именно HR, и уже от их поведения (и политики компании, так как сейчас линия реакции по большей части идет от начальства) будет зависеть, раскроют ли персональные данные коллег, которых могут мобилизовать.

Рекрутинг

Поиск и наем перспективных кандидатов — одна из задач отдела кадров, который использует бизнес-цели компании для управления процессом найма. Обычно HR оценивают должность, на которую нанимаются, чтобы определить ключевые обязанности и желаемую квалификацию, прежде чем писать описания вакансий и размещать объявления. Эйчары (хотя иногда этим тоже занимаются рекрутеры на аутсорсе) направляют квалифицированных кандидатов в компанию и сопровождают потенциальных сотрудников в процессе найма, рассылая резюме и проводя собеседования.

Найм

Отдел кадров расширяет предложения для квалифицированных кандидатов и договаривается о сумме заработной платы, бонусах и льготах.Правильный подбор персонала — важнейшая обязанность отдела кадров, поскольку сотрудники компании важны для ее успеха. Хорошие наймы улучшают бизнес-результаты и эффективность, поэтому очень важна тщательная проверка каждого кандидата на работу, включая достоверность биографических данных, образования и тд. Когда кандидат соглашается принять оффер, отдел кадров отвечает за процесс адаптации нового сотрудника.

Администрирование

После приема на работу сотрудник может рассчитывать на то, что он будет иметь дело с отделом кадров по всем административным задачам, от заполнения необходимых документов (заявление о приеме на работу, согласие на хранение и передачу персональных данных, в прошлом трудовые книжки, справки из ПФР и многое другое) до навигации по графикам работы сотрудников. Отдел кадров выступает посредником в спорах между сотрудниками и решает любые дисциплинарные вопросы. Сотрудники могут обращаться к эйчарам, когда у них возникают сложности, и кадровики принимают необходимые меры. Например, если у сотрудника есть проблемы в общении с начальником (будь то тимлид или СЕО) или конфликт с другим сотрудником, HR урегулирует ситуацию и найдет решение. HR-отдел также должен убедиться, что компания соблюдает все применимые законы, касающиеся найма и трудоустройства.

Компенсации

Отдел кадров также обычно отвечает за надзор за компенсациями, включая заработную плату и стандартные бонусы, такие как оплачиваемый отпуск, абонемент в фитнес-зал, курсы английского, медицинское страхование. Обеспечение адекватной и своевременной выплаты полагающихся льгот (к ним относятся и премии) важно для поддержания удовлетворенности сотрудников. Кадровики готовы ответить на вопросы, которые могут возникнуть у сотрудника об их льготах по здоровью, времени отпуска, удержании налогов или других проблемах.

Здоровье и безопасность

HR считает здоровье и безопасность сотрудников приоритетом. Этот отдел исследует и разрабатывает процедуры по охране труда и технике безопасности в соответствии с законами и правилами. Отдел кадров может предложить сотрудникам обучение по охране труда и технике безопасности, порекомендовать подходящую одежду и оборудование при необходимости выполнения технических работ.

Обучение и развитие персонала

Чтобы максимизировать производительность персонала, обычно проводится обучение. Его совместно с тимлидами организует отдел кадров. Иногда сотрудники отдела кадров привлекают сторонних специалистов, если требуется консультация. HR также следят за тем, чтобы сертификаты или лицензии сотрудников были актуальными, и по возможности организовывают оплату курсов повышения квалификации. В обучение входят и психологические тренинги: они важны, например, для сотрудников технической поддержки, чтобы помогать им справляться с постоянным стрессом при работе с клиентами. Отдел кадров также отвечает за развитие сотрудников, и помогает сфокусироваться на планировании преемственности и развитии карьеры. Подготовка лучших сотрудников к продвижению по службе является частью ответственности отдела кадров.

Дисциплинарные взыскания и увольнение

В случае неправомерных действий сотрудника отдел кадров должен предпринять определенные действия, чтобы исправить или объявить выговор за нежелательное поведение или работу. Решения могут включать устное или письменное предупреждение, испытательный срок или увольнение. Каждый случай рассматривается в индивидуальном порядке, и тяжесть нарушения диктует административный ответ. В тех случаях, когда сотрудник получает оффер другой компании/ недостаточно компетентен / нарушает корпоративную политику, отдел кадров отвечает за управление увольнениями. В рамках этого процесса HR могут проводить выходные собеседования и организовывать перевод последней зарплаты работника.

Типы карьеры в отделе кадров

Вариантов карьеры в отделе кадров достаточно много. Должности варьируются от общей работы до руководящих или управленческих ролей и могут включать:

• Кадровый ассистент
• Специалист по персоналу
• HR-generalist
• HR-менеджер
• HR-директор

Кроме того, в отделах кадров в крупных организациях есть сотрудники, которые организованы вокруг предоставления определенного компонента услуг человеческих ресурсов, таких как развитие организации или безопасность. У них есть такие должности, как менеджер по обучению, консультант по организационному развитию или координатор по безопасности.

Внутренний HR против аутсорсинга

Как отдел, отвечающий за комплектование и обучение сотрудников, HR играет стратегическую роль, помогая компаниям ориентироваться в постоянно меняющихся условиях. Иногда некоторые обязанности отдела кадров могут быть переданы на аутсорсинг, например, администрирование заработной платы. Это оставляет отделу больше времени для того, чтобы сосредоточиться на функциях более высокого уровня, таких как организационное развитие или стратегия найма. Наличие собственного отдела кадров или решение передать эту функциональность на аутсорсинг зависит от множества факторов, включая размер организации.

Компании, которые выбирают аутсорсинг своего отдела кадров, экономят деньги и время, поскольку они отказываются от ежегодной выплаты заработной платы, чтобы платить небольшой команде несколько раз в год за желаемые услуги, которые им нужны в данный момент. Им не нужно покупать и внедрять систему HRIS, что может быть непросто. Однако аутсорсинг носит менее личный характер, поскольку кадровикам на аутсорсинге труднее чувствовать себя частью команды, и постоянные сотрудники могут возмущаться, когда кто-то извне указывает им, что делать.

Несмотря на то, что содержание собственного отдела кадров может быть значительным вложением, это делает HR-задачи более личными, что может быть выгодно. Отдел кадров внутри компании также контролирует соответствие корпоративной политики с местными, государственными и федеральными законами.

В конечном счете, выбор между внутренним или аутсорсинговым отделом кадров остается за руководителями высшего звена.

Отдел кадров: часто задаваемые вопросы

Вот несколько ответов на распространенные вопросы о человеческих ресурсах:

Что такое кадровые процессы?

1. Общие кадровые процессы включают в себя:
2. Планирование человеческих ресурсов
3. Управление вознаграждениями и льготами сотрудников
4. Управление производительностью
5. Отношения с трудовым коллективом

Каковы основные компетенции человеческих ресурсов?

К основным компетенциям HR относятся:

• Коммуникация: отдел кадров облегчает общение между сотрудниками и руководителями. Этот отдел также управляет разрешением конфликтов.
• Понимание бизнеса: HR-команды должны иметь некоторое представление о бизнесе, чтобы понимать, как кадровая политика способствует достижению целей организации, и разрабатывать стратегии для достижения этих целей.
• Этика: HR должен завоевать доверие внутри организации, чтобы быть эффективным.
• Знание человеческих ресурсов: команда кадровых ресурсов должна быть осведомлена о важности и стратегиях человеческих ресурсов. Каждому из сотрудников отдела кадров нужно постоянно учиться, чтобы оставаться в курсе.

Сколько сотрудников требуется в отделе кадров?

Хотя закон не требует наличия отдела кадров, некоторые предпочитают смотреть на количество сотрудников в компании в качестве показателя. К тому времени, когда штат штатных сотрудников достигнет 40–50 человек, пора подумать о найме преданного своему делу и опытного специалиста по персоналу.

Какие есть должности в отделе кадров?

В отделе кадров существует множество должностей, но есть пять основных функций:

Кадровик (HR-менеджер)

Кадровик (специалист отдела кадров, менеджер по персоналу или инспектор по кадрам) – это сотрудник компании, который занимается кадровым делопроизводством и несет ответственность за формирование кадровой политики предприятия.

Деятельность кадровика осуществляется в соответствии с требованиями законодательства, согласно Положению об отделе кадров непосредственно самой организации, ее уставом, внутренним распорядком, приказами руководства и должностной инструкции.

Требования к инспектору по кадрам

В должностные обязанности менеджера по персоналу входит:

Ведение документации по принятию и увольнению сотрудников, смены должностей;

Оформление трудовых книжек и их хранение;

Ведение личных дел персонала, внесение изменений и дополнительных данных;

Обработка документации для начисления пенсии, трудовых пособий и компенсаций;

Работа с больничными, отпусками и выплатами пособий. Осуществление контроля за их соблюдением;

Выявление возможных проблем в коллективе и причин «текучести» кадров;

Внесение изменений по данных о персонале в базу данных;

Работа с архивом.

Отметим, что кадровик, несмотря на обширный перечень своих обязанностей, в первую очередь занимается ведением документации в той или иной организации.

Это приказы, трудовые договоры, положения, заявления сотрудников, ведение воинского учета, пенсионного, льготного и т. д.

Задачи специалиста по кадрам

Задача кадровика — своевременно и правильно оформлять документы кадровой службы, по мере необходимости вносить в них изменения, проверять на соответствие актуальному законодательству.

Согласно своим должностным обязанностям, инспектор по кадрам выполняет на предприятии следующие задачи:

Осуществляет подбор персонала;

Оформляет документацию при приеме или увольнении специалистов предприятия, переводе их на другие штатные единицы в соответствии с Трудовым Кодексом РФ и приказом руководителей;

Оформляет трудовые книжки и трудовые договоры;

Ведет учет трудовых книжек;

Управляет механизмом поощрения и наказания;

Собирает данные для проведения аттестации или для повышения уровня квалификации;

Ведет личные дела сотрудников, осуществляет сбор персональной информации;

Оформляет графики отпусков;

Выдает справки, касающиеся трудовой деятельности работников предприятия;

Осуществляет контроль за тем, как соблюдается трудовая дисциплина и правила трудового распорядка сотрудниками предприятия;

Ведет документацию для архива.

Должностная инструкция кадровика

Кадровик относится к специалистам. Его назначение или увольнение с занимаемого поста происходит на основании приказа генерального директора организации.

Кадровик должен знать следующее:

Действующее трудовое законодательство;

Структуру компании и способы взаимодействия персонала внутри нее;

Правовые и законодательные документы, касающиеся:

— процесса ведения и управления личными делами сотрудников;

— оформления пенсий, ведения трудовых книжек;

— заключения трудовых договоров;

Правила ведения персональных данных работников;

Порядок ведения пенсий, отпусков, начисления льгот, компенсаций;

Правила работы с кадрами и подготовки необходимой отчетности.

Права специалиста отдела кадров

Кадровик имеет следующие права:

Иметь доступ к информации, которая необходима для исполнения его трудовых обязанностей;

Знакомиться с существующей документацией и решениями руководителей компании, касающихся непосредственно его деятельности;

Получать в полной мере качественную техническую и информационную поддержку для исполнения своих должностных обязанностей;

Выдвигать предложения по улучшению работы и условий, непосредственной связанных с исполнением его деятельности.

Необходимые умения и навыки кадровика

Специалист кадровой службы должен иметь хорошие знания в делопроизводстве, управлении, социологии, юриспруденции и психологии. Он должен прекрасно ориентироваться в современных методах оценки персонала.

Кадровик должен быть доброжелательным и коммуникабельным, иметь развитую интуицию, ведь он работает с людьми. Желательны умения работать в команде, организаторские способности, стремление к постоянному самосовершенствованию.

Ответственность специалиста отдела кадров

Кадровик несет ответственность в соответствии с законодательством России за нарушение своих прямых обязанностей в случае:

Нарушения инструкций и распоряжений организации, трудового распорядка и должной дисциплины;

Невыполнения или некачественного выполнения своих непосредственных обязанностей;

Нарушения коммерческой тайны или разглашению личных данных персонала.

Кроме этого инспектор по кадрам может быть привлечен к ответственности за отсутствие:

Оформленных договоров с сотрудниками;

Документации по охране трудовой деятельности;

Составленного графика отпусков.

Плюсы профессии кадровика

К положительным моментам можно отнести:

Возможность карьерного роста и высокой заработной платы;

Стабильный социальный пакет, включающий в себя все необходимые выплаты;

Режим труда. В редких случаях могут возникнуть переработки. В основном, это стандартный график с фиксированными привычными выходными (субботой и воскресением), а так же нерабочими днями в государственные праздники. Чаще всего работа с 9:00 до 18:00, включающая в себя перерыв на обед;

Чтобы устроиться на работу кадровиком, не нужно получать какое-то дополнительное образование. Работать в отделе кадров может человек, получивший педагогическое, юридическое или экономическое образование;

Бумажная работа без особой подвижности. Работа не требует особых физических нагрузок. Это обычная работа в комфортном кабинете, в офисе с документацией, составление приказов, протоколов и служебных записок.

Минусы профессии кадровика

К негативным моментам следует отнести:

Нахождение между сотрудниками и начальством. Это может быть минусом в том случае, когда приходится разрешать негативные ситуации;

Необходимы специальные знания, которые касаются многих сфер. Это юриспруденция, поскольку без знания законов невозможно составить приказ, правильно уволить сотрудника или перевести его на другую должность. Все документы должны соответствовать требованиям законодательства, которое постоянно меняется. Кроме того специалист отдела кадров должен хорошо знать основы социологии и психологии людей, поскольку работает с персоналом и совершает набор кадров. Также важны знания методов работы с персоналом;

Кроме непосредственных обязанностей, большой объем дополнительных, не всегда напрямую связанных со специальностью;

Возможное появление разногласий в работе с бухгалтерией;

Если на предприятии происходит проверка по соблюдению трудового законодательства и составлен протокол о выявленных нарушениях, административные штрафы будут возложены как на предприятие в целом, так и персонально на инспектора по кадрам. Суммы чаще всего бывают большие, потому очень важно, чтобы в своей работе кадровик смог сотрудничать и с юридическим отделом и бухгалтерией, чтобы не допускать правонарушений;

Итоги

Профессия кадровика — значима и важна в деятельности любой компании.

Инспектор по кадрам занимается не только подбором персонала для предприятия, но и ведет большой объем документации.

В основном работа специалиста по кадрам связана с ведением архива, личных дел работников организации, документальным оформлением приема, увольнения и передвижения на другие должности сотрудников компании, воинским учетом, оформлением пенсий, отпусков и графиков.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

Специалист по кадровому делопроизводству: кто это, обязанности, зарплаты и как им стать в 2022 году. Обзор профессии.

Обучение

Кто такой специалист по кадровому делопроизводству?

Специалист по кадровому делопроизводству (кадровик, специалист отдела кадров, специалист по кадровому документообороту или инспектор по кадрам) — это человек, который занимается кадровым делопроизводством: принимает на работу, увольняет, ведёт кадровую документацию и поддерживает кадровую дисциплину.

Что делают специалисты по кадровому делопроизводству и чем занимаются?

Обязанности на примере одной из вакансий:

• Прием, увольнение, оформление приказов;
• Составление штатного расписания, графика отпусков;
• Ведение карточек Т-2; трудовых книжек;
• Составление табелей учета рабочего времени;
• Ведение зарплатного проекта (открытие зарплатных карточек)
• Охрана труда;
• Сдача кадровых отчетов

Что должен знать и уметь специалист по кадровому делопроизводству?

Требования к специалистам по кадровому делопроизводству:

• Знание ТК РФ;
• Уверенные навыки работы в 1С: ЗУП 8.3, Excel, Word;
• Умение выстраивать коммуникацию с сотрудниками, гибкость, высокий уровень ответственности и самостоятельности;
• Готовность работать с несколькими каналами коммуникации и режиму многозадачности.

Востребованность и зарплаты специалистов по кадровому делопроизводству

На сайте поиска работы в данный момент открыто 3 659 вакансий, с каждым месяцем спрос на специалистов по кадровому делопроизводству растет.

Количество вакансий с указанной зарплатой специалиста по кадровому делопроизводству по всей России:

• от 30 000 руб. 2 494
• от 50 000 руб. 1 333
• от 75 000 руб. 463
• от 95 000 руб. 161
• от 120 000 руб. 68

Вакансий с указанным уровнем дохода по Москве:

• от 45 000 руб. 477
• от 65 000 руб. 347
• от 85 000 руб. 130
• от 105 000 руб. 40
• от 125 000 руб. 19

Вакансий с указанным уровнем дохода по Санкт-Петербургу:

• от 45 000 руб. 184
• от 55 000 руб. 129
• от 65 000 руб. 86
• от 80 000 руб. 29
• от 90 000 руб. 17

Как стать специалистом по кадровому делопроизводству и где учиться?

Варианты обучения для специалиста по кадровому делопроизводству с нуля:

• Самостоятельное обучение – всевозможные видео на YouTube, книги, форумы, самоучители и т.д. Плюсы – дешево или очень недорого. Минусы – нет системности, самостоятельное обучение может оказаться неэффективным, полученные навыки могут оказаться невостребованными у работодателя;
• Классическое оффлайн-образование в ВУЗах, колледжах и университетах. Диплом является преимуществом при устройстве на работу, при этом обучение обычно длится не менее четырех лет, часто дают устаревшие неактуальные знания;
• Онлайн-обучение. Пройти курс можно на одной из образовательных платформ. Такие курсы рассчитаны на людей без особой подготовки, поэтому подойдут большинству людей. Обычно упор в онлайн-обучении делается на практику – это позволяет быстро пополнить портфолио и устроиться на работу сразу после обучения.

Ниже сделали обзор 10+ лучших онлайн-курсов.

10+ лучших курсов для обучения специалиста по кадровому делопроизводству: подробный обзор

1 место. Курс «Кадровое делопроизводство» — ООО Международная Школа Профессий

Программа обучения

3 недели на курс, 2 занятия в неделю, 5 практических занятий

1. Нормативные документы

• Кадровые вопросы в организации
• Трудовой кодекс РФ
• Локальные акты предприятия
• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положение об охране труда
• Должностная инструкция
• Положение о персональных данных
• Положение о структурных подразделениях

Освоите

• ЛНА
• ТК РФ
• Соглашение
• Договоры

1. Прием и учет кадров

• Составление штатного расписания
• Документы, необходимые для приема на работу
• Направление на медицинский осмотр
• Пошаговый прием на работу иностранца
• Документы для иностранных граждан
• Заполнение личной карточки работника
• Алгоритм ведения личного дела
• Правила хранения личной карточки и личного дела

Освоите

• Штатное расписание
• Форма Т-2
• Форма Т-3
• Личная карточка

1. Трудовой договор

• Виды трудового договора
• Содержание трудового договора
• Порядок заключения трудового договора
• Отличия совместительства от совмещения
• Максимальный испытательный срок
• Порядок заполнения трудовых книжек
• Оформление перевода в другое подразделение
• Учет трудовых книжек

Освоите

• Совмещение
• Совместительство
• Трудовая книжка
• Трудовой договор

1. Изменение трудового договора

• Виды переводов сотрудника
• Постоянные и временные переводы
• Пошаговая процедура перевода
• Увольнение посредством перевода
• Пошаговый порядок увольнения посредством перевода
• Различия перевода и перемещения
• Алгоритм перемещения сотрудника
• Прекращение трудового договора

Освоите

• Перевод
• Заявление
• Перемещение
• Увольнение

1. Регулирование рабочего времени

• Понятие рабочего времени
• Полное, неполное и сокращенное рабочее время
• Правовой норматив рабочего времени
• Время отдыха
• Сверхурочная работа
• Учет рабочего времени
• Порядок утверждения графика отпусков
• Хранение кадровой документации

Освоите

• Режимы
• Табель
• Отпуск
• Форма Т-7

После окончания курса вы получаете Персональный сертификат.

2 место. Курс «Онлайн-курс кадровиков» — irs.academy

Для кого будет полезно?

• Кадровикам
  Вы чувствуете, что у вас пробелы в знаниях и понимаете, что нужно их актуализировать? На курсе вы сможете повысить свой уровень как специалист, повысить свои компетенции и повысить стоимость своих услуг
• Делопроизводителям
  Вы узнаете нюансы работы с кадровой документацией, сможете работать с составом сотрудников любой организации, стать более востребованным и высокооплачиваемым специалистом
• Менеджерам по персоналу
  У вас не хватает знаний трудового законодательства? Вы полностью освоите профессию делопроизводителя, сможете правильно оформить человека при найме на работу и увольнении.
• Руководителям
  Вы хотите самостоятельно заниматься оформлением сотрудников? У вас получится сэкономить на специалисте, вы расширите сферу своих знаний и будете более успешно руководить организацией.
• Всем, кому интересно кадровое делопроизводство
  На онлайн-курсе вы научитесь оформлять отпуска, больничные, составлять справки, заполнять трудовые книжки, следить за сроками и актуальностью документов

После окончания курса вы сможете:

1. Уволиться с нелюбимой работы
2. Повысить квалификационный уровень
3. Больше зарабатывать и расширить сферу услуг
4. Успешно взаимодействовать с людьми
5. Стать эффективным руководителем
6. Развивать профессиональные навыки.

Программа курса:

Урок № 1 – Кадровое делопроизводство: цели, задачи, виды. Трудовое законодательство
На первом занятии, вы узнаете о нюансах работы, познакомитесь с правовым законодательством и нормативно-правовыми актами, которые будут встречаться в работе. Освоите правовую базу и основные понятия, терминологию.

Урок № 2 – Трудовые отношения
Вы научитесь оформлять отпуска, заполнять трудовые книжки, принимать людей на работу и увольнять их, соблюдая правила оформления. Будете правильно составлять трудовой договор и знать свои права, как сотрудник организации, соблюдать учет рабочего времени.

Урок № 3 – Оформление приема на работу. Оформление изменений трудового договора.
На третьем уроке, вы поймете, что такое кадровый учет, сможете составить штатное расписание для всех работников, узнаете об основных функциях службы делопроизводства и актах, регламентирующих трудовые отношения, какие требования предъявляются, существующие ГОСТы.

Урок № 4 – Взаимодействие с сотрудниками организации
Вы научитесь осуществлять дисциплинарные взыскания, поощрять работников, оформлять командировки, проводить тестирование и аттестацию, соблюдать правила воинского учета. Сможете лучше общаться с людьми и мотивировать их.

Урок № 5 – Распорядительные документы
На пятом уроке, вас научат осуществлять унификацию документов, следить за наличием всех реквизитов, которые обеспечивают юридическую силу, будете составлять распорядительные документы, заявления, распоряжения, указания, уставы, положения и правила организации.

Урок № 6 – Трудовые отношения
На шестом уроке, мы разберем методики эффективного собеседования, как понимать, что за человек перед вами, какие вопросы лучше задать, прием сотрудника. У вас получится считать заработную плату, социальные выплаты, пособия и неустойки.

Урок № 7 – Иностранные граждане
На седьмом уроке, мы поговорим об особенностях работы с иностранными гражданами, общей характеристике, нюансы работы с гражданами с визой и без, порядке заключения договора в таких случаях, постановке на миграционный учет.

Урок № 8 – Кадровый учет
На восьмом уроке, мы разберем отличия стандартного трудового договора от срочного, порядке их заключения и сроках действия, порядок оформления прекращения ТД, оформление личного дела, узнаем, что так совместительство и совмещение, в чем разница.

Должностная инструкция кадровика в 2021 году

Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.

Роль кадровой службы в компании

Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:

1. Прием персонала на работу.
2. Оформление кадровых документов.
3. Подготовка локальных нормативных актов и других обязательных документов.
4. Ведение воинского учета.
5. Остальные участки работы, в зависимости от специфики деятельности компании.

Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.

Актуальные требования к должностной инструкции

При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:

1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.

2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.

3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.

Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.

4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.

Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.

Должностные обязанности кадровика

В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:

• профстандартом специалиста по управлению персоналом, утвержденным Приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н;
• Общероссийским классификатором занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденным Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;
• квалификационным справочником, утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37.

Например, кадровик обязан:

1) осуществлять поиск и подбор работников;

2) оформлять прием нового персонала;

3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;

4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:

• вести учет личного состава компании;
• оформлять прием, перевод, увольнение работников, направление в командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;
• заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки;
• вести учет предоставления отпусков работникам, составлять график очередных отпусков;
• выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
• вести учет и проверку правильности оформления больничных. Заполнять соответствующие графы о страховом стаже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;
• представлять в ПФР сведения для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если лицо принято на работу впервые. Составлять форму СЗВ-ТД и осуществлять ее передачу в ПФР;
• контролировать своевременное составление табелей учета рабочего времени;
• обеспечивать хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договоры, приказы по личному составу и их основания, журналы учета);
• готовить документы к сдаче их на хранение в архив;
• составлять документы в страховые компании для оформления полисов по добровольному медицинскому страхованию работников;
• организовывать и документально оформлять аттестацию и обучение персонала;
• осуществлять воинский учет.

Права сотрудника кадровой службы

В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.

Специалист по кадрам вправе:

1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;

2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;

3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;

4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;

5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;

6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.

Ответственность специалиста по кадрам

В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.

Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:

1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.

2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.

3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.

5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;

6. Разглашение персональных данных работников.

7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.

К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.