Кто может быть кассиром

Кассир на предприятии

Речь в этом разделе пойдет о должности кассира на предприятии. Именно на его плечи ложится весь груз ответственности за оприходование, выдачу и хранение наличности. При этом он за свои действия несет индивидуальную материальную ответственность. Также вы узнаете о том, кто может выполнять обязанности кассира, что входит в эти обязанности и какой порядок действий при оформлении кассира на работу.

2.1. Кто может быть кассиром?

В общем случае на предприятиях устанавливают специальную штатную должность кассира. Правда, так бывает не всегда, особенно если численность работников предприятия невелика. Что делать предприятию, у которого не предусмотрена штатным расписанием должность кассира? Здесь благодаря Положению № 148 можно предложить несколько вариантов.

1. Главный бухгалтер, бухгалтер или другой работник предприятия. Ни Положение № 148, ни другая «кассовая нормативка» не содержат никаких ограничений относительно должности работника, который будет исполнять обязанности кассира. Более того, абзац пятый п. 45 Положения № 148 позволяет предприятиям, штатным расписанием которых не предусмотрена должность кассира, выполнение его обязанностей возложить на бухгалтера или другого работника.

Если при небольших объемах деятельности предприятию попросту нецелесообразно иметь отдельную штатную единицу кассира, то его функции вполне может выполнять, например, главный бухгалтер.

Главное — такое решение закрепить письменным распоряжением руководителя. Добро на это ранее давал и НБУ (см. письма от 26.09.2005 г. № 11-113/3262-9602 и от 14.02.2012 г. № 11-117/708-1645). И хотя эти письма уже не действуют, их выводы на сегодняшний день не утратили актуальности.

При этом с работником, который будет выполнять обязанности кассира, необходимо заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности*

* Пример такого договора см. ниже.

В этом договоре указывают должность работника (например, бухгалтер) и наименование выполняемой им работы — обязанности кассира.

2. Руководитель предприятия. Нормы действующего законодательства не содержат запрета на выполнение функций кассира также непосредственно и самим руководителем предприятия. Кстати, о такой возможности говорят и налоговики в своей действующей консультации, размещенной в подкатегории 109.15 БЗ**. В этом случае при оформлении кассовых документов руководитель подписывает их отдельно как кассир и как руководитель предприятия.

** База знаний, размещенная на официальном сайте ГФСУ: zir.sfs.gov.ua.

Впрочем, ранее НБУ утверждал, что этот вариант возможен, только если, кроме директора, в штате предприятия нет других работников, на которых можно возложить обязанности кассира (см. письмо от 14.02.2012 г. № 11-117/708-1645, утратившее силу).

3. Работник другого учреждения или предприятия. Для этого с таким учреждением/предприятием заключают соглашение на оказание услуги по предоставлению персонала (договор аутстаффинга). При этом привлеченное на основании такого договора лицо должно нести полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей в соответствии с законодательством Украины, что обязательно следует указать в договоре. Такому лицу категорически запрещено передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам (абзац второй п. 45 Положения № 148).

Но учтите: несмотря на то, что Положение № 148 разрешает привлекать к выполнению функций кассира «чужого» работника (абзац второй п. 44 указанного Положения), эта норма относительно «свежая» и правовые аспекты такого сотрудничества по-прежнему до конца не урегулированы. Поэтому с использованием этого варианта, возможно, пока спешить не стоит.

Все вышесказанное касается случая, когда должность кассира в принципе не предусмотрена штатным расписанием. А как поступать, когда кассир на предприятии есть, но временно отсутствует?

передоверять выполнение порученной кассиру работы другим лицам запрещено

Исключение составляют только случаи отсутствия кассира по уважительной причине (отпуск, временная нетрудоспособность и пр.).

Для таких ситуаций порядок действий прописан все в том же Положении № 148. Так, согласно абзацу третьему п. 45 этого Положения на предприятиях, которые имеют одного кассира, в случае необходимости его временной замены выполнение обязанности кассира письменным приказом руководителя возлагается на другого работника. При этом необходимо:

— на время выполнения таким работником обязанностей кассира заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности (пример договора см. ниже);

— провести инвентаризацию кассы (см. раздел «Контроль за соблюдением кассовой дисциплины»);

— по акту передать материальные ценности работнику, временно выполняющему обязанности кассира (пример акта приема материальных ценностей см. ниже).

В случае отсутствия кассира (например, в связи с болезнью и т. д.) ценности, находящиеся в кассе, пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или в присутствии комиссии, назначенной руководителем предприятия. О результатах пересчета и передаче ценностей составляется акт, который подписывают указанные лица.

Приведем пример такого акта ниже.

С тем, кто такой кассир и кто может выполнять его функции, мы разобрались. Теперь самое время поговорить о том, какие обязанности возлагаются на такого работника.

2.2. Обязанности кассира

Общие требования к профессии кассира прописаны в Справочнике № 336. Так, согласно положениям этого документа кассир предприятия обязан:

— осуществлять операции, связанные с приемом и выдачей наличных денежных средств через кассу предприятия;

— обеспечивать сохранность наличных денежных средств, ценных бумаг и прочих вверенных ему ценностей;

— получать наличность в банковских учреждениях;

— осуществлять записи в кассовой книге об операциях получения и выдачи наличных по каждому ПКО и расходному документу в день их поступления или выдачи;

— проверять правильность заполнения и наличие всех реквизитов в ПКО и расходных документах (в том числе наличие и достоверность подписи главного бухгалтера, а на расходных документах — разрешительной надписи руководителя или уполномоченных им лиц);

— проверять наличие и правильность оформления всех приложений (заявлений, накладных, счетов, справок и т. д.), указанных в ПКО и РКО;

— возвращать документы в бухгалтерию для соответствующего оформления в случае несоблюдения хотя бы одного из предъявляемых к ним требований;

— подписывать ПКО и расходные документы сразу после получения или выдачи по ним наличности;

— проставлять штамп или надпись «Оплачено» на прилагаемых к кассовым ордерам или ведомостям документах;

— выдавать квитанции к ПКО лицам, сдавшим наличные в кассу;

— проставлять штамп «Депонировано» или делать соответствующую запись в ведомости на выплату наличности рядом с фамилиями лиц, которым в установленный срок не произведены выплаты, связанные с оплатой труда;

— составлять реестр депонированных сумм, указывать в ведомости на выплату наличности фактически выплаченную сумму и сумму, подлежащую депонированию, сверять эти суммы с общим итогом по ведомости на выплату наличности и подписывать ее;

— ежедневно в конце рабочего дня выводить остаток денежных средств в кассе предприятия и передавать в бухгалтерию предприятия отчет кассира (копию записей в кассовой книге) вместе с ПКО и расходными документами под подпись лица, осуществляющего контроль за ведением кассовых операций;

— выполнять прочие обязанности по сохранности в кассе денежных документов, ценных бумаг и т. д.

Указанные требования, как мы уже отметили выше, являются общими. На практике же перечень обязанностей кассира может значительно отличаться от предусмотренного Справочником № 336. Конкретные требования к кассиру предприятия, перечень его обязанностей и функций, а также порядок привлечения к ответственности за невыполнение возложенных на него функций устанавливают в должностной инструкции кассира.

2.3. Должностная инструкция кассира

Должностная инструкция — это основной документ, в котором устанавливают задачи, обязанности, права и ответственность кассира предприятия в процессе осуществления им своей трудовой деятельности.

Учтите: при разработке должностной инструкции в обязательном порядке необходимо придерживаться общих правил составления таких документов. Перечислим их.

1. Инструкция должна быть разработана на основании Справочника № 336, которым, напомним, предусмотрены основные требования к работникам рассматриваемой профессии (см. подраздел 2.2 выше).

2. Инструкция должна быть составлена в соответствии с требованиями действующего законодательства Украины и не противоречить им.

Она не может включать условия, ограничивающие права и социальные гарантии работника, представленные ему трудовым законодательством

Имейте в виду: если дискриминационные условия прямо или косвенно все же будут включены в должностную инструкцию, они считаются недействительными.

В случае внесения в законодательство изменений, которые затрагивают положения инструкции, она должна быть приведена в соответствие с законодательством.

3. Должностная инструкция кассира должна учитывать специфику выполняемых таким работником трудовых функций. То есть ее разрабатывают на основании конкретных задач и обязанностей, функций и прав, ответственности работника, в том числе касающихся охраны труда, безопасного ведения работ и экологической безопасности, с необходимыми разъяснениями.

4. Инструкция должна содержать ряд обязательных реквизитов:

1) наименование предприятия;

2) название вида документа;

3) дату составления документа и его номер;

4) место составления документа;

5) заголовок должностной инструкции, в котором приводится полное наименование должности в родительном падеже в соответствии с Классификатором профессий;

6) гриф утверждения документа, включающий:

— слово «УТВЕРЖДАЮ» (заглавными буквами, без кавычек и двоеточия);

— наименование должности лица, утверждающего документ;

— подпись лица, уполномоченного утверждать документ, его инициалы и фамилию;

7) подпись лица, составившего документ;

8) визу (внутреннее согласование документа), состоящую из наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, с которым согласована инструкция, а также даты согласования;

9) подпись работника, подтверждающую факт его ознакомления с должностной инструкцией.

В общем случае должностная инструкция, в том числе и должностная инструкция кассира, состоит из таких разделов (п. 6 Общих положений Справочника № 336): «Общие положения», «Задачи и обязанности», «Права», «Ответственность», «Должен знать», «Квалификационные требования», «Взаимоотношения (связи) по должности».

Однако не обязательно, чтобы в разрабатываемой должностной инструкции присутствовали все указанные разделы

Так, может отсутствовать раздел «Взаимоотношения (связи) по должности», если порядок взаимодействия кассира с другими работниками предприятия отражен в положениях о структурных подразделениях (например, в Положении о бухгалтерии).

Как правило, должностную инструкцию кассира разрабатывает главный бухгалтер. Ведь именно он, как непосредственный руководитель, может определить, какие задачи должны возлагаться на конкретного работника. Затем должностную инструкцию согласовывают с начальником отдела труда и заработной платы, заместителем директора по подчиненности и/или юрисконсультом. После ее утверждения руководителем предприятия должностная инструкция доводится до сведения работника под подпись. Оформляют должностную инструкцию в двух экземплярах. Один хранится в отделе кадров предприятия, а второй передается работнику.(ср. )

Примерный вид должностной инструкции кассира предприятия (код согласно Классификатору профессий — 4211) представлен вашему вниманию ниже.

2.4. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности

Учитывая, что работа кассира непосредственно связана с ценностями предприятия и обеспечением их сохранности, возникает закономерный вопрос: отвечает ли кассир за нанесенный предприятию ущерб в полном объеме? Давайте разбираться.

Как говорит п. 1 ст. 134 КЗоТ, привлекаться к полной материальной ответственности могут лица, с которыми предприятие на основании ст. 135 1 КЗоТ заключило письменный договор о взятии работником на себя полной материальной ответственности за необеспечение целостности имущества и других ценностей, переданных ему на хранение или для других целей. В свою очередь, согласно ст. 135 1 КЗоТ письменные договоры о полной материальной ответственности заключают с работниками, которые:

— достигли 18 лет и

— занимают должности или выполняют работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей. Какие именно это работы и должности, устанавливает Перечень № 447.

Как известно, трудовые функции кассира непосредственно связаны с хранением переданных ему денежных средств. Причем должность кассира предусмотрена в Перечне № 447.

А значит, при приеме на работу кассира руководитель предприятия должен заключить с ним договор о полной материальной ответственности

Такое же требование устанавливает п. 44 Положения № 148.

Если работник отказывается подписывать договор о полной индивидуальной материальной ответственности, то он может быть уволен. В частности, как было указано в абзаце пятом п. 19 постановления Пленума ВСУ «О практике рассмотрения судами трудовых споров» от 06.11.92 г. № 9, в случае неподписания работником такого договора по уважительной причине (или если ранее выполнение обязанностей по трудовому договору не требовало заключения договора о полной материальной ответственности) увольнение осуществляется на основании п. 1 ст. 40 КЗоТ.

А вот если договор о полной индивидуальной материальной ответственности с кассиром не заключен по вине руководителя, то кассир несет ограниченную материальную ответственность на общих основаниях, если нет других законных оснований для привлечения его к полной материальной ответственности.

Но (!) учтите два нюанса.

Во-первых, одно лишь формальное наличие должности или работы в Перечне № 447 не дает основания для заключения договора о полной материальной ответственности, если среди трудовых функций работника отсутствуют перечисленные выше обязанности. На это указывает и Минтруда в письме от 27.05.2008 г. № 146/06/186-88. Так, если на работу принимают контролера-кассира, который фактически не осуществляет прием и выдачу наличных денег, другие работы по приему на хранение, обработке, хранению, отпуску материальных ценностей, то договор о полной материальной ответственности с ним заключать не нужно.

Во-вторых, заключение договора о полной индивидуальной материальной ответственности не означает, что работник за все случаи причиненного им работодателю ущерба несет полную ответственность. Полная ответственность ограничена лишь условиями заключенного договора. Если же ущерб выходит за рамки такого договора, то привлечение работника к материальной ответственности будет зависеть от характера причиненного ущерба.

Например, кассир согласно заключенному договору о полной индивидуальной материальной ответственности несет полную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей (денег, бланков строгого учета и др.). В то же время если из-за небрежности кассира сломался кассовый аппарат, калькулятор и пр., то привлечь его можно только к ограниченной материальной ответственности согласно ст. 132 КЗоТ. Размер возмещаемого ущерба в таком случае будет в пределах среднего заработка кассира.

Что касается самого договора о полной индивидуальной материальной ответственности, то его типовая форма утверждена постановлением № 447/24. Несмотря на то, что этот документ с «бородой» и родом еще из 70-х годов прошлого века, он и сегодня остается действующим*.

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности составляют в двух экземплярах, один из которых находится у работодателя, а другой — у работника. При этом работодатель самостоятельно определяет место хранения своего экземпляра договора (см. письмо Минтруда от 27.05.2008 г. № 146/06/186-88).

Ниже приведем образец договора о полной индивидуальной материальной ответственности кассира.

Кассовая дисциплина и как ее правильно вести

Это совокупность правил оформления кассовых операций. В них описано то как вы должны принимать, хранить и выдавать наличные деньги. Очень важно в данном вопросе не путать такие понятия, как «касса» и «кассовый аппарат».

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ, онлайн-касса) – это устройство, с помощью которого производится прием от клиентов за товары или услуги наличных денежных средств. Данная операция фиксируется для последующей передачи в ФНС, а клиенту выдается фискальный чек.

Касса предприятия (операционная касса) – это учет всех действий в компании, которые касаются наличных денег. Деньги, принятые с помощью ККМ, также сдаются в общую кассу организации. Затем эти деньги либо оформляются для произведения наличных расходов, либо инкассируются в обслуживающий банк для зачисления на расчетный счет. В кассе хранятся физически деньги фирмы и все, что с ними происходит, должно подтверждаться соответствующими документами. Это и называется кассовой дисциплиной.

В общем и целом, при ведении кассовой дисциплины нужно опираться на следующие принципы:

Все действия с наличными деньгами должны оформляться документально.
Важно строго следить за соблюдением лимита кассы.
При выдаче денег на любые нужды в обязательном порядке должны выдаваться соответствующие документы.
Нельзя превышать ограничение на наличные расчеты между двумя субъектами предпринимательства, на сегодняшний день эта сумма не должна превышать 100 тысяч рублей на один договор.

Кто должен соблюдать кассовую дисциплину?

Кассовую дисциплину обязаны соблюдать все субъекты административно-хозяйственного сектора, работающие с наличными деньгами. Данная обязанность распространяется вне зависимости от того, принимаются наличные через кассовый аппарат или по БСО. Режим налогообложения также не имеет значения.

Стоит отметить, что для ИП правила ведения кассовой дисциплины несколько упрощены. Например, это касается упразднения оформления приходных и расходных ордеров и кассовой книги. Оформлять их нужно только при выдаче наличных денег на заработную плату работникам.

Упрощение касается и на лимит остатка кассы. Для ИП его устанавливать не нужно, при условии, что количество работников менее 100, а годовая выручка составляет менее 800 миллионов рублей.

Ознакомиться с полным перечнем правил кассовой дисциплины можно найти в указаниях ЦБ РФ (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Ведение кассовой дисциплины для ООО и ИП. Перечень документов

Одним из требований кассовой дисциплины является наличие на предприятии кассира, при этом его обязанности может исполнять директор предприятия или (в случае ИП) сам индивидуальный предприниматель. В ситуации, когда кассиров более одного, должен быть назначен старший кассир.

Кроме кассира на предприятие должно быть лицо, которое ответственно за формирование кассовых документов. Чаще всего эта обязанность закреплена за главным бухгалтером. Однако, как и в ситуации с кассиром, роль данного лица может исполнять кассир или непосредственно сам индивидуальный предпринимать. Обязанности по формированию кассовых документов могут быть делегированы организации, которая занимается ведением бухгалтерского учета.

Документы, которые необходимо оформлять по кассовым операциям:

Приходный кассовый ордер (ПКО) выписывается на каждое поступление наличных денег в кассу. Когда наличные деньги принимаются с помощью ККМ или БСО, то такой ордер может быть выписан один на общую сумму за смену.
Расходный кассовый ордер (РКО) оформляется на каждую расходную операцию, т.е. на любую выдачу денег из кассы. Обязательно необходимо проверять правильность заполнения таких ордеров и удостоверить личность сотрудника, которому выдаются деньги.
Кассовая книга (форма КО-4) – здесь ведется учет всех приходно-расходных операций, т.е. данные каждого ПКО и РКО должны быть в ней отражены. В обязанности кассира входит проведение ежедневной сверки сумм наличности с остатками по кассовым документам. Это допускается не делать, если за смену не было никаких операций.
Книга учета (форма КО-5) должна заполняться, если на предприятии более одного кассира. В этой книге отражаются все движения денег между кассирами и старшим кассиром. Обязательно их удостоверять личными подписями.
Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость должны составляться и подписываться работниками при осуществлении им выплат.

Ведение кассовых документов приемлемо как в бумажном, так и в электронном виде

При ручном оформлении документы должны быть удостоверены оригинальными подписями.

Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.

Важно! К кассовой дисциплине не относятся книги учета доходов и расходов, БСО, а также отчет и журнал кассира-операциониста.

Ведение кассовой книги в обособленном подразделении

Обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции. Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827.

Что такое лимит остатка по кассе

Лимит кассы или переходящий остаток – это предельно возможная сумма наличности, которую допускается оставлять в кассе на конец смены. Все, превышающие его суммы, должны быть сданы в банк. Правда допустимы небольшие отклонения в дни, когда предполагается выдача большого количества наличности (дни зарплаты) или в праздники.

К установлению лимита кассы следует подходить крайне ответственно, так как если лимит не будет установлен на конец рабочей смены, в кассе не должно быть ни рубля. Иначе будет нарушение, за которое предусмотрена административная ответственность и штраф.

Приказ для установления лимита по кассе.

Лимит необходимо рассчитать и закрепить во внутреннем приказе, которым может быть установлен лимит как на конкретный промежуток времени, так и на неограниченный срок, т.е. до издания нового приказа.

Упрощенный порядок.

Для малых предприятий (менее 100 сотрудников и выручка за предыдущий год менее 800 миллионов рублей) и индивидуальных предпринимателей, с 1 июня 2014 года установление лимита остатка кассы не является обязательным. Однако для его отмены необходимо оформление соответствующего приказа, основанного на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, где непременно должна содержаться следующая формулировка: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе».

Как по правилам кассовой дисциплины происходит выдача денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это наличность, выдаваемая работнику для оплаты хозяйственных расходов, командировочных и иных нужд предприятия.

Для выдачи таких денег обязательно заявление от сотрудника, получаемого деньги, в котором необходимо указать полную сумму, период и цель их получения. На заявлении должна быть подпись руководителя.

В случае оплаты хозяйственных или иных расходов предприятия собственными средствами сотрудника, они подлежат возмещению также на основании заявления, в котором обязательно должно быть указано, что «у сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам». Это является требованием законодательства, согласно которому сотрудник перед получением отчетных денег должен полностью отчитаться по полученным ранее авансам.

На предоставление отчета по истраченным денежным средствам сотруднику дается 3 рабочих дня с момента истечения срока, на который денежные средства были выданы, либо со дня выхода на работу. Расходы подтверждаются соответствующими чеками, которые прикладываются к авансовому отчету. Это необходимо для принятия их к зачету как расходов и правильному исчислению налогооблагаемой базы. Кроме того, на денежные средства, потраченные без подтверждающих документов, необходимо уплатить страховые взносы и удержать НДФЛ.

Ограничение в выдаче денег по правилам

Также следует уделять пристальное внимание проведению наличных расчетов между субъектами хозяйствования. Это не относится на расчеты с физическими лицами. Юридические лица и ИП могут осуществлять между собой расчеты наличными, но не более 100 тысяч рублей в пределах одного договора.

Это ограничение не применяется также при выдаче из кассы заработной платы работникам, подотчетных денежных средств работнику – физическому лицу, если эти деньги не планируется использовать на оплату товаров и услуг от имени организации на основании доверенности.

Кому и когда можно брать деньги из кассы на личные нужны

Любые доходы организации принадлежат непосредственно организации. Поэтому оплата личных нужд учредителей, даже если он всего один, из кассы предприятия производиться не может.

Это не распространяется на ИП, которые могут использовать деньги как из кассы, так и с расчетного счета в любых количествах при условии отсутствия задолженностей по уплате страховых и налоговых взносов.

В случае отсутствия у индивидуального предпринимателя приказа об отмене ведения кассовых документов, для получения наличности из кассы, должен быть обязательно оформлен расходный ордер, содержащий следующую формулировку: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».

На что обращают внимание при проверке налоговые органы

Ранее уполномоченными на проверку соблюдения правил кассовой дисциплины были банки. Однако с 2012 года эта компетенция передана представителям ФНС, которые при выездной проверке могут проконтролировать:

правильность ведения учета наличности в кассе;
информацию, зафиксированную на фискальной памяти ККМ, путем распечатки отчетов;
любые документы, относящиеся к оформлению кассовых операций (приходные и расходные ордера, отчеты кассового аппарата, кассовую книгу);
своевременность выдачи кассовых чеков покупателям.

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины

Кассовая дисциплина обязывает субъекты хозяйствования соблюдать правила и предусматривает серьезную ответственность за их нарушение. Свод возможных нарушений кассовой дисциплины содержится в ст. 14.5 и 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Не применение ККТ

Согласно статьи 14.5 КоАП это является нарушением и предусматривает ответственность в виде штрафа:

на должностных лиц — от 3 000 до 4 000 рублей;
на юридических лиц — от 30 000 до 40 000 рублей.

Как показывает практика, штраф за такие нарушения налагается на всю организацию, хотя виноватым действительно может быть только один работник.

Конечно, компании заинтересованы, чтобы оштрафовали только работника, так как сумма штрафа (согласно ст. 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях) значительно ниже. Однако следует учитывать, что, добиваясь возложения штрафа на должностное лицо, можно получить в итоге два. Так как законодательство допускает наложение штрафа и на лицо, допустившее нарушение, и на организацию, в которой оно совершено.

Превышение кассового лимита

На основании статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за нарушение лимитов кассы можно получить штраф от 40 000 до 50 000 рублей. Кассовая дисциплина с 2016 года обязывает эти лимиты строго соблюдать.
Если в компании выручка составила менее 800 миллионов рублей, а численность сотрудников меньше 100 человек, компания с середины 2015 года может отменить лимит остатка кассы сразу, причислив себя к малым предприятиям.

Неоприходование наличной выручки

Неоприходованные надлежащим образом денежные средства в кассе согласно ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, являются основанием для приличных по размеру штрафов (до 50 000 руб.).

Превышение лимита расчетов наличными

С учетом лимита в 100 000 рублей возникают вопросы по исчислению этих сумм, к примеру, если договор не оформлен на бумажном носителе или если оформляются однотипные договоры на разные суммы, которые менее установленного лимита

За несоблюдение процедуры обращения с наличными средствами предусмотрены штрафы, согласно ст. 15.1 КоАП РФ:

от 40 до 50 тыс. руб. для юр. лиц (организаций);
от 4 до 5 тыс. руб. для должностных лиц и ИП.

Дела, которые связаны с несоблюдением Указания ЦБ РФ, входят в компетенцию налоговых органов (ст. 23.5 КоАП РФ).

Основные должностные обязанности кассира (включая старшего)

1.1. Старший кассир (далее — Работник) относится к категории специалистов.

1.2. На должность старшего кассира » » (далее — Организация) принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения кассовых операций;
порядок ведения кассовой книги, составления кассовой отчетности;
формы кассовых и банковских документов;
правила приема, выдачи, учета и хранения денежных сумм и ценных бумаг;
порядок регистрации приходных и расходных документов;
основные правила и методы ведения бухгалтерского учета;
правила эксплуатации контрольно-кассовой техники;
особенности технического обслуживания контрольно-кассовой техники;
признаки платежеспособности государственных денежных знаков, порядок получения, хранения и выдачи денежных средств, отличительные признаки платежных средств безналичного расчета;
правила хранения документов строгой отчетности и порядок составления отчетности по ним;
Закон Российской Федерации от 07.02.1992 N 2300-1 «О защите прав потребителей»;
основы управления и конфликтологии;
основы трудового законодательства Российской Федерации;
Правила внутреннего трудового распорядка;
правила охраны труда и пожарной безопасности;

Уставом (Положением) Организации;
настоящей должностной инструкцией;
(иные акты и документы, непосредственно связанные с трудовой функцией старшего кассира).

1.5. Старший кассир подчиняется непосредственно .

1.6. В период отсутствия Работника (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Функции Работника

2.1. Составление кассовой отчетности.

2.2. Обеспечение сохранности денежных средств и ценных бумаг.

3. Должностные обязанности Работника

3.1. Работник обязан добросовестно исполнять следующие должностные обязанности:

3.1.1. Осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность.

3.1.2. Осуществляет контроль за составлением кассовой отчетности.

3.1.3. Проверяет платежеспособность государственных денежных знаков.

3.1.4. Соблюдает правила эксплуатации контрольно-кассовой техники и выполняет расчетные операции.

3.1.5. Осуществляет контроль сохранности товарно-материальных ценностей.

3.1.6. Производит расчет по возвратам.

3.1.7. Ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком, составляет кассовую отчетность.

3.1.8. Обеспечивает сохранность бланков строгой отчетности.

3.1.9. Обеспечивает бесперебойную работу касс.

3.1.10. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

3.1.11. Контролирует соблюдение работниками правил охраны труда, техники безопасности, противопожарной защиты, производственной и трудовой дисциплины, Правил внутреннего трудового распорядка.

4. Права Работника

4.1. Работник имеет право:

4.1.1. На участие в обсуждении проектов решений руководства Организации.

4.1.2. По согласованию с непосредственным руководителем привлечение к решению поставленных перед ним задач других работников.

4.1.3. Запрос и получение от работников других структурных подразделений необходимой информации, документов.

4.1.4. Участие в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.1.5. Требование от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

5. Ответственность Работника

за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

6. Заключительные положения

6.1. Ознакомление Работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления Работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с инструкциями); в экземпляре инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).

Как кассиру работать с онлайн-кассой в различных ситуациях

После того, как предприниматель ввел в эксплуатацию онлайн-кассу, перед ним стоит задача подготовки сотрудника к работе с контрольно-кассовой техникой (ККТ). Кассиру необходимо знать, как пользоваться устройством в различных обстоятельствах, в том числе, непредвиденных.

Кто допускается к работе с кассовым аппаратом

К работе с ККТ допускаются только те сотрудники, которые соответствуют определенным критериям:

Тщательно изучили правила работы с кассовым оборудованием. С точки зрения законодательства, правила эксплуатации не являются обязательными к исполнению, но имея определенные знания, кассир сможет использовать их в случае возникновения не предусмотренных новым законодательством ситуаций. Также изучение правил работы с онлайн-кассами потребуется тем, кто с таким оборудованием ранее еще не взаимодействовал.
Несет материальную ответственность, что подтверждается подписанным сотрудником договором. Такой договор заключается при вступлении работника на должность. В противном случае он может позже отказаться его подписывать. В трудовом договоре работодатель может прописать пункт о необходимости заключения договора. Но, даже если нет договора о полной материальной ответственности, работодатель иногда вправе к ней привлечь сотрудника. Это возможно, если, например, компания понесла убытки по причине алкогольного или наркотического опьянения работника на момент исполнения им своих трудовых обязанностей.
Изучили до мельчайших подробностей инструкции, прилагаемые к кассовому оборудованию. Работник должен знать, как работать с онлайн-кассой. От его действий зависит корректное оформление операций и правильное функционирование ККТ.

Помимо того, что работодатель предоставляет всю необходимую информацию, касающуюся работы с кассовым аппаратом, он может разработать и внедрить внутренние правила по его эксплуатации. К примеру, он имеет право ввести запреты на:

любые вмешательства в функционирование оборудования;
допуск третьих лиц к ремонту ККТ;
самостоятельную чистку кассовой техники;
нарушение целостности корпуса.

Когда сотрудник ознакомился со всеми правилами, ему необходимо поставить свою подпись.

Начало работы с онлайн-кассой

Как уже было сказано, перед началом работы с онлайн-кассой кассиру следует ознакомиться с инструкцией по эксплуатации как кассового оборудования, так и подключаемых к нему устройств, включая сканер штрих-кодов, эквайринговый терминал, весы. Также кассир обязан изучить кассовое программное обеспечение, предназначенное для функционирования ККТ. Он выясняет, каким образом ПО используется для корректировки чеков, фискализации приема и выдачи денег, формирования отчетов разных видов по проводимым фискальным операциям, реализации всевозможных мер по стимулировании продаж (например, настройка скидок и пр.). Также важно, чтобы сотрудник знал все правила эксплуатации кассового оборудования в сложных ситуациях различного плана – техногенные или природные форс-мажоры, сбои в программе ККТ, отключение Интернета или электричества и т.д.

Перед открытием кассовой смены сотрудник:

Получает ключи от денежного ящика у ответственного лица.
Получает размен с целью иметь возможность выдавать клиентам сдачу.
Проверяет печатающее устройство на предмет наличия в нем чековой ленты.
Проверяет, корректно ли функционирует дополнительное оборудование – весы, штрих-код и прочие приборы.

Открытие смены сопровождается формированием отчета. В нем имеется информация о кассире, состоянии счетчиков на начало рабочей смены и пр. Этот отчет и все выполняемые впоследствии операции отправляются оператору фискальных данных (ОФД), после чего – в налоговую службу. Отправка осуществляется автоматически.

В случае получения кассиром размена в кассовой книге делается соответствующая пометка. Сотрудник, ответственный за выдачу размена, используя формирование расходного кассового ордера оформляет необходимую операцию. Зачастую указывается количество купюр согласно их номиналу.

Алгоритм действий кассира при приеме денежных средств от покупателя

Обязанности кассира, связанные с расчетом покупателя при использовании ККТ, включают следующие действия:

Определение суммы покупки или услуги согласно показаниям счетных устройств или ККТ. Кассир должен назвать эту сумму покупателю.
Сотрудник получает информацию от клиента или покупателя о том, каким способом он произведет расчет (наличными или с помощью электронных средств платежа).

Если покупатель или клиент хочет произвести наличный расчет, кассиру необходимо получить от него деньги согласно названной сумме, следуя такому алгоритму:

работник кассы называет точную сумму, берет деньги за услугу или товар, кладет их отдельно на виду у покупателя;
кассир печатает чек;
далее сотрудник называет сумму сдачи, выдает ее клиенту/покупателю (при этом сдача в виде монет и бумажных купюр, а также чек должны быть выданы одновременно).

Если клиент желает рассчитаться с помощью безналичных средств оплаты, кассовый чек будет сформирован автоматически ККТ или самим кассиром после того, как будет получена информация от банка о произведенной транзакции.

Работа с кассовым аппаратом и выдача чека покупателю

Когда покупатель заходит в магазин и желает приобрести необходимый ему товар, кассир, используя кассовое программное обеспечение на компьютере или ККТ, производит расчет, формирует кассовый чек. При необходимости электронная версия чека может быть отправлена на телефон или e-mail покупателя. Ввод персональных данных покупателя может быть значительно упрощен. Для этого было создано приложение, позволяющее с помощью сканирования QR-кода быстро передать информацию о клиенте.

Покупатель при расчете может воспользоваться разными способами оплаты. Например, если на карте у него недостаточно денег, но есть определенная сумма наличных, ими он может оплатить часть суммы товара или услуги. В подобных случаях кассиру необходимо сформировать один чек, в котором зафиксируются оба способа оплаты (при этом указывается сумма каждого из них).

Чек обязательно формируется при проведении следующих кассовых операций:

Продажа. Оформление чека происходит после того, как кассир получил от покупателя деньги или с его банковской карты были списаны средства.
Возврат. Дополнительно к чеку прилагается заявление на возврат, в котором должны быть указаны паспортные данные клиента, дата и причина осуществления возврата.
Оформление товара в рассрочку или кредит. Все действия аналогичны тем, которые совершаются при обычной продаже. Только в таких случаях отсутствует факт передачи денег и способа расчета, который обычно указывается в чеке.
Внесение аванса. При внесении покупателем или клиентом аванса также требуется оформление чека.
Внесение предоплаты. От аванса отличается тем, что предоплата вносится за определенный товар.
Осуществление корректировок. Они необходимы, если продажа была сделана без использования онлайн-кассы (к примеру, в случае отключения Интернета или электричества) или если оплата была произведена по неверной стоимости. В подобных ситуациях оформляют чек коррекции.

При работе с онлайн-ККТ следует отдельно выделить такое понятие как признак расчета. Он представляет собой реквизит чека, в котором указывается причина выдачи или поступления средств из кассы или в кассу организации. Признак расчет может быть представлен в таких вариантах:

«Приход». В нем содержится чек продажи (к примеру, покупатель приобретает какой-то товар в магазине).
«Возврат прихода». Он указывается в чеке возврата.
«Расход». Указывается в чеке по факту получения какого-то товара или услуги на платной основе (например, организация по приему металлолома принимает от клиента сырье и выдает ему деньги).
«Возврат расхода». Имеется в чеке в случае, если клиент возвращает деньги для того, чтобы вернуть себе товар.

Также в чеке указывается при помощи кодового слова или цифрового обозначения признак способа расчетов. Коды выглядят следующим образом:

Предоплата 100% (1 – в цифровом варианте).
Предоплата (2). Указывается, если покупатель внес лишь часть предоплаты.
Аванс (3). Организация получает аванс за неопределенный товар. Например, это актуально в случае приобретения покупателем подарочного сертификата.
Полный расчет (4).
Кредит или частичный расчет (5). В качестве примера может быть приведена ситуация, когда покупатель приобретает товар в кредит, внося первоначальный взнос.
Передача в кредит (6). Покупатель получает товар без первоначального взноса.
Оплата кредита (7). Указывается, если покупатель оплачивает кредит (неважно, вносит ли он очередной платеж или полностью оплачивает товар).

С 01.01.2019 года вступили в силу требования, указывающие на необходимость обновления ФФД до новой версии. В ней появляется дополнительный реквизит, указывающий на признак предмета расчета (например, «услуга», «подакцизный товар», «выигрыш лотереи», аванс и т.д.

Применение чека коррекции

От обычного чека чек коррекции имеет следующие отличия:

В чеке коррекции не представляется возможным указать перечень приобретенного товара. Все из-за того, что невозможно в сформированном фискальном документе определить, какой именно товар был куплен. Например, такой чек может быть создан в случае выявления недостачи на момент конца рабочей смены.
В чеке коррекции может присутствовать только один из двух реквизитов – «Приход» (при излишках) и «Расход» (при недостаче).

По сути, чек коррекции является отложенной фискализацией сумм, принятых от клиентов и покупателей. Они могут быть сформированы в том случае, если по окончании смены кассир обнаружил недостачу или непробитые суммы, а также если на момент осуществления покупателем расчета касса не могла быть использована (к примеру, по причине отсутствие электричества).

При обнаружении ошибки в фискальных данных кассир необходимо сформировать чек, в котором присутствует реквизит «Возврат прихода», а также сумму, которая указана в неправильном чеке (таким образом сотрудник аннулирует его). После этого формируется чек, в котором присутствует реквизит «Приход» и правильная сумма.

Доступен и более простой способ исправить расчет, если сумма ненамного больше, чем нужно. Для этого достаточно создать чек «Возврат прихода» именно на сумму превышения и выдать ее покупателю в деньгах.

При совершении указанных операций покупатель обязательно присутствует. Для этого кассир должен успеть привлечь внимание клиента, пока он не ушел или дождаться, пока он придет снова.

К чеку коррекции прилагают пояснительную записку, в которой описывается причина выполнения корректировки. Она особенно нужна для налоговой проверки, так как работники ФНС акцентируют внимание на чеках коррекции.

Закрытие смены

Кассовый работник обязательно должен помнить: между двумя отчетами (об открытии, а также закрытии смены) может быть не более 24 часов. При этом стоит отметить, что законодательство не установило, когда должно быть произведено закрытие и открытие кассовой смены.

В конце рабочего дня кассир формирует соответствующий отчет (о закрытии смены). Ранее это был z-отчет. Затем оформляется приходный кассовый ордер, а итоговые показатели отображаются в кассовой книге.

Выручка сдается после закрытия кассовой смены в основную кассу. При этом оформляется ПКО. Когда прибывают инкассаторы в организацию, им передается сумка с денежными средствами, а также препроводительная ведомость к ней. Наряду с этим формируется РКО с пометкой операции «Инкассация».

Нужен ли журнал кассира-операциониста?

Такой журнал является регистрационным журналом. В него вносится вся информация, касающаяся суммы выручки с обозначением способа оплаты, а также состояние счетчиков ККТ.

До того времени, когда еще не использовалось кассовое оборудование нового поколения, обязательно необходимо было заполнять журнал кассира-операциониста. Когда такая кассовая техника появилась, предприниматели получили возможность не возлагать на своих сотрудников обязанности по заполнению этого документа. Тем не менее, единого мнения относительно того, нужен ли сегодня такой журнал, нет. В письме Минфина от 04.04.2017 № 03-01-15/19821 указывается, что этот журнал не обязателен к заполнению. Это объясняется тем, что все данные, вносимые в него, уже имеются в передаваемых ОФД отчетах. Но, здесь возникает противоречие. В п.72 Административного регламента согласно Приказу Минфина России от 29.06.2012 № 94н работники налоговой службы обязаны производить заверку журналов кассира-операциониста, если возникает такая необходимость. Также такой вид учета рекомендуется вести Методическими рекомендациями (п. 6 от 18.08.1993 г.).

Из всего сказанного выше можно сделать следующий вывод. Законодательством не установлено, что журнал кассира-операциониста является обязательным (только при условии, что работа ведется с использованием онлайн-кассы). Тем не менее, не запрещено вести контроль выручки, заполняя такой журнал.

Применять ли кассовую книгу и ордера?

Кассовая книга, так же, как и ордера, являются обязательными для предприятий, осуществляемых кассовые операции. Это подтверждается Указанием Банка России № 3210-У от 11.03.2014. При этом формат ККТ неважен. Даже те предприниматели, которые используют онлайн-кассовое оборудование, должны вести кассовую книгу и иметь ордера.

Тем не менее, есть определенная категория бизнесменов, которые могут не вести указанные отчетные формы. К ним стоит отнести ИП. В их случае учет движения денег осуществляется несколько иным способом – ведением Книги учета доходов и расходов.

Если ИП имеет ККТ и использует ее в своей работе, внос данных в Книгу осуществляется только в конце кассовой смены, то есть, один раз. Но, если ИП не располагает кассовым оборудованием, он обязан вносить в Книгу соответствующую информацию каждый раз по факту получения или выдачи денежных средств.

Особенности применения РКО и ПКО при обороте разменных денежных средств

РКО и ПКО обязательно заполняются, если необходимо произвести выдачу размена из кассы предприятия. В подобных случаях на момент начала смены осуществляется создание РКО, в котором отображается сумма выданных денег. В качестве основания для выдачи является операция «Для размена».

Как работать кассиру с онлайн-кассой в сложных ситуациях

В своей работе кассир может столкнуться с различными непростыми ситуациями. Он должен знать, как следует действовать в каждом конкретном случае.

Отключение Интернета.

Эта проблема является незначительной, так как онлайн-касса без проблем способна работать даже без постоянного подключения к сети Интернет. Единственный момент, который необходимо соблюдать, это передавать фискальные данные в ОФД как минимум один раз в 30 дней. Если это условие не будет выполнено, произойдет просрочка и будет произведена блокировка фискального накопителя. Ввиду этого кассиру, обнаружившему такую проблему, не лишним будет сообщить о ней предпринимателю.

Отключение электричества.

Если нет возможности использовать ИБП и кассовое оборудование работает без аккумулятора, то кассир не сможет фискализировать принятые от клиента или покупателя денежные средства. Из-за этого на момент отсутствия электричества придется приостановить продажи до момента восстановления функционирования кассового аппарата. Если продолжить, принять оплату и не фискализировать ее, предпринимателю грозит штраф за административное нарушение.

Но, если известно, что электричество будет отсутствовать долго, а покупателям очень нужен товар, можно пойти по другому пути. Вместо пробития чеков клиенту можно выдать заменяющие чеки. К ним относятся бланки строгой отчетности и товарные чеки. Однако, впоследствии обязательно нужно пробить полученную выручку, используя чеки коррекции, а также поставить ФНС в известность о том, что онлайн-касса была вынужденно не использована по причине длительного отсутствия электричества. В доказательство предоставляется справка или какой-либо иной документ из Энергосбыта, в котором указывается, что произошел сбой.

Но, следует учитывать, что подобный способ не является гарантией того, что предприниматель сможет избежать штрафа. Он всего лишь уменьшит такую вероятность, но никак не сведет ее до нуля. В подобных случаях все больше зависит от позиции конкретной налоговой инспекции. Иногда владельцу бизнеса приходится доказывать свою правоту в суде.

Отказ кассовой техники.

В подобных случаях речь идет о повреждении ККТ, программном сбое, пролитии жидкости на кассовое оборудование и т.д. Применять технику в таких ситуациях нельзя, так как, опять же, это грозит впоследствии штрафом. Тогда итог один – закрыть кассу, прекратить торговлю.

Однако, бывают нестандартные случаи. К примеру, 17 декабря 2017 года произошел у определенного производителя массовый технический сбой в функционировании ККТ. Если так происходит, то можно воспользоваться рекомендацией, данной в пункте «Отключение электричества». Покупателям можно выдавать товарные чеки или БСО вместо пробития чеков. Но, после этого предпринимателю предстоит:

все принятые суммы фискализировать, формируя чеки коррекции;
у определенного производителя ККТ запросить документацию (если имел место массовый сбой оборудования), которая сможет подтвердить массовую проблему и указать на то, что вины магазина в данном случае нет;
отправить в ФНС все имеющиеся у предпринимателя сведения, касающиеся сложившейся ситуации.

Стоит отметить, что этот вариант может быть применим только в том случае, если касса не работала по не зависящим от предприятия причин. Если, к примеру, на кассовый аппарат что-то уронили, пролили или повредили каким-то иным способом, вероятнее всего, такой способ окажется неэффективным. Исключением может быть только форс-мажор, повлиявший на поломку ККТ.

Обрыв чековой ленты

В такой ситуации кассир выполняет замену чековой ленты на новую, если эта функция входит в его обязанности и предусмотрена зоной его ответственности.

Отсутствие связи между кассой и компьютером.

Вначале кассир должен попытаться объективно оценить возможные причины отсутствия соединения. Для этого он визуально изучает обстановку. Например, иногда проблема кроется в отошедшем кабеле. Если так происходит, то кассовый работник без труда сможет устранить причину сбоя самостоятельно. Но, если проблема неясна, не стоит продолжать заниматься самостоятельными поисками. Необходимо подать заявку специалисту, который отвечает за техническое обслуживание кассового оборудования и выполняет при необходимости его ремонт.

Форс-мажор.

В этом случае могут развиться различные ситуации. Это может быть отключение электричества, выход из строя кассового оборудования, продолжительное отсутствие Интернета, что произошло по причине разрушительных факторов как техногенного, так и природного происхождения. Например, на кассу может упасть какой-то тяжелый предмет, ее может намочить вода и т.д.

Согласно закону, в таких случаях торговля должна быть прекращена. Но, предприниматель обязан снабдить нуждающихся предметами первой необходимости. И неважно, будут ли выданы чеки или нет. Скорее всего, ФНС не предпримет впоследствии попытки получить разъяснения по поводу таких действий.

Что кассир не должен делать во время работы

Сохранность товарно-материальных ценностей напрямую связана с работой с онлайн-кассой. Ввиду этого имеются ограничения относительно того, кто может допускаться в кассовую зону, а также действия кассира.

Итак, кассиру запрещено:

Допускать к зоне функционирования кассового оборудования посторонних.
Покидать ККТ, оставляя ее без сотрудников.
Отлучаться, не производя перед этим пересчет в кассе наличных денег. Указанная операция производится только в присутствии лица, которые выполняет замещающие функции. Текущая информация вносится в журналы, предназначенные для учета движения денежных средств. Когда данные внесены, в журнале под итоговой суммой должны поставить свои подписи кассир и замещающий его сотрудник. Эта процедура является обязательной, даже если кассиру необходимо удалиться всего на несколько минут.
Покидать зону работы кассы, не уведомляя об этом своего руководителя.
Позволять проводить ремонтные работы с ККТ неустановленным лицам.

Знания кассира, касающиеся правил эксплуатации ККТ, а также работы с онлайн-кассой в случае возникновения непредвиденных обстоятельств позволяет самому сотруднику снизить вероятность допущения ошибки, а владельцу бизнеса – возникновения проблем в функционировании его дела.