Место работы ип как писать

Справка с места работы от ИП — образец заполнения (2022)

Справка с места работы выдается сотруднику, трудоустроенному у индивидуального предпринимателя, в 3-дневный срок на основании его письменного заявления (ст. 62 ТК РФ). Такие справки обычно требуется предъявить в органах соцзащиты, посольствах при оформлении визы и в прочих случаях.

Как составить справку с места работы для оформления визы, узнайте в КонсультантПлюс, получив пробный демо-доступ к системе К+. Это бесплатно.

Справка с места работы обычно оформляется в произвольной форме. В ней, как правило, отражаются:

• факт подтверждения трудоустройства у ИП;
• должность и срок работы;
• ежемесячный оклад либо размер полученного заработка за 3–6 месяцев.

Стандартный набор информации, которая должна содержаться в справке, может быть скорректирован организацией, которая ее затребовала. Поэтому при оформлении такой справки желательно выяснить у того, кто ее требует, что именно необходимо в ней отразить.

Подробнее о других видах справок работодателей и примерах их оформления читайте в статье «Справка о заработной плате — образец и бланк в 2022 году».

Справка для самого ИП

Если же справка с места работы ИП нужна для себя, то предприниматель выписывает ее себе сам. Такая справка тоже оформляется в произвольной форме и в ней также указывается размер полученного дохода за определенный период.

Для того чтобы подтвердить только размер полученного ИП дохода, бывает достаточно предъявить по месту требования налоговую декларацию (копию). Однако этот вариант не подходит вмененщикам и ИП, работающим на патенте.

Больше информации об оформлении справки ИП для подтверждения его дохода вы получите из материала «Особенности справки 2-НДФЛ для ИП».

Состав справки

Справка с места работы, оформляемая ИП, должна содержать следующие обязательные реквизиты:

• информацию о регистрационных данных ИП (она обычно содержится в шапке фирменного бланка);
• номер и дату составления;
• Ф. И. О. сотрудника, которому выдается справка, и необходимые сведения о нем (должность, срок работы, размер заработка и пр.);
• место предъявления справки (или указывается: «По месту требования»);
• Ф. И. О. предпринимателя, подпись и печать (при ее наличии).

Где найти образец справки

Для лучшего понимания, как именно может оформляться такая справка, предлагаем вам ознакомиться с образцом ее заполнения. Вы можете скачать ее по ссылке ниже:

Итоги

Справки с места работы от имени ИП заполняются точно так же, как и выдаваемые компаниями-работодателями. Реквизиты и образец мы привели в нашей статье.

Чтобы узнать правила заполнения справки с места работы компаний, советуем ознакомиться с нашей статьей «Справка с места работы — бланк и образец заполнения».

Какая должность у ИП при заполнении документов — кто является директором

Регистрируя ИП, бизнесмен остается физическим лицом. Если у юридических лиц подразумевается назначение должности, которая позже будет фигурировать во всей документации, то вопрос — какая должность у ИП при заполнении документов остается размытым для большинства новоиспеченных предпринимателей.

Какая должность у ИП

Прежде всего, задавшись таким вопросом, необходимо взглянуть на документы, удостоверяющие статус ИП. Будь то печать, если таковая имеется, свидетельство о регистрации или документ о присвоении статуса ИП гражданину, везде указывается следующая форма «ИП Фамилия Имя Отчество» и далее по всему пути существования своего дела, при заполнении документов и обращении в государственные службы, предприниматель должен просто писать «ИП Фамилия Имя Отчество».

Пример, как ИП должен указывать себя в документах. Без каких-либо «Директор» «Генеральный профессор» и пр

Данная форма для владельца ИП и есть его должность, название фирмы и прочее, и прочее. То есть правовая практика не подразумевает назначение ИП на какую-либо должность. Он просто ИП, без каких-либо приставок. Даже если он занимает должность директора в ИП, имеет штат из 10 подчиненных и его дело расширилось за пределы небольшой магазинной лавки.

Некоторые ошибочно считают, что должность индивидуального предпринимателя в ИП должна присутствовать в документах для обозначения более точных сведений о его виде деятельности, характеристике фирмы и прочее.

Действительно, указание должности имеет место быть в некоторых случаях, например, при написании характеристики ИП, где нужно дать оценку действиям человека, его профессиональным качествам, указания, кто главный в ИП или, кто выполняет самую ответственную работу, но этот документ не имеет четких рамок и регламента, поэтому там такое допускается. В остальных случаях всегда пишется вышеприведенный шаблон.

Тоже самое касается должности ИП в документах, если он один совмещает обязанности директора, менеджера, секретаря, водителя, курьера и прочих. Указывается только «ИП ФИО» и все.

Как правильно писать при заполнении документов

Предприниматель должен понимать, что законодательно ИП запрещено приписывать себе какую-либо должность.

Важно! Предприниматель не может брать сам себя на работу, назначить себя руководителем, заключать сам с собой трудовой договор, писать стаж в трудовой, составлять на себя должностные приказы и прочее.

Также по закону ИП не имеет права давать название своему бизнесу. Нет, тут не имеется ввиду запрет на то, чтобы прикрепить на витрину своего магазина вывеску «Продукты от Людмилы», имеется ввиду оформление этого самого «Продукты у Людмилы» с приставкой ИП в документах.

То есть, даже если ИП дал название своему делу, будь то магазин, СТО или что-нибудь еще, в документах, актах, в банке предприниматель должен писать «ИП ФИО» и только в колонке с физическим адресом можно указать г. такой то, ул. такая то, дом. такой то, магазин «Продукты у Людмилы».

Это же правило касается заполнения бланка СЗВ-М. При заполнении справки для Пенсионного Фонда не нужно указывать в каких конкретно трудовых отношениях с работником состоит предприниматель. Из назначения документа и так понятно, что работник является подчиненным у ИП.

Часто начинающие предприниматели уходят в ступор при заполнении шапки различных заявлений, где есть пункт «Кому:» или в договоре, где прописывается, например, «ИП Сорокин И.И. в лице…». В случае с заявлением, ИП просто пишет «Кому: индивидуальному предпринимателю такому-то», в договоре пишется «ИП Сорокин И.И., действующий на основании свидетельства №…».

Пример договора с ИП

Перевод ИП для англоязычной документации

Не менее важно заполнять документы при сотрудничестве с иностранными партнерами. В зарубежной юридической практике должность и статус индивидуального предпринимателя отсутствует, а должностные обязанности нигде не указываются.

Поэтому при подписании документации с иностранными партнерами нашим ИП тяжело сразу сориентироваться, как правильно указывать свой статус или профессию в документах. На деле, как оказалось, единого варианта заполнения договора нет. Главное условие — это правильно донести само значение своей деятельности.

Например, если ввести в переводчик «Индивидуальный бизнесмен», программа выдаст такие формулировки, как individual entrepreneur, sole trader, sole proprietor и прочее. Разница между значением статуса ИП и тем, что предлагает переводчик огромна. Тот же sole proprietor для англичан будет воспринят как торговец обувью или мастер по ремонту обуви.

К сожалению, законодательно правила заполнения иностранных договоров не предусмотрены. Но по опыту, большинство бюро по переводу официальных документов пишут individual businessman, далее ФИО с транслитерацией на английский и проблем во взаимопонимании не возникает.

Пример перевода организационно-правовых форм бизнеса на английский язык

Может ли у индивидуального предпринимателя быть директор?

Еще одна интересная сторона вопроса. Как сказано выше, индивидуальный предприниматель не может назначить себя директором и будучи физическим лицом, предприниматель не может назначить себе же директора, то есть человека, который будет над ним.

Но он может назначать наемного работника директором своего дела. Человека, который будет представлять его интересы, вести дела и работать над отчетностью. Для этого предприниматель издает приказ, в котором четко прописывается, кто и что будет выполнять.

Простой пример. Предприниматель решает расширить свое предпринимательство на соседние города. Открывая новые подразделения в каждом городе он назначает по ним ответственного работника, которого в дальнейшем по документам оформляет, как директора точки. При этом, сам предприниматель не становится генеральным директором. Он просто владеет этими точками.

Важно! Чтобы упростить жизнь новоиспеченному директору, предприниматель должен оформить на наемного рабочего доверенность, согласно которой тот сможет вести вместо него вверенную ему деятельность и представлять ИП в госорганах. То есть действовать от его имени.

Если человек будет не только совершать надзор за работой точки, но и носить отчетность в налоговые органы и совершать сделки от имени ИП, тогда доверенность, помимо подписи и печати самого ИП, заверяется нотариально.

Образец доверенности, выданной ИП

Доверенность может оформляться в произвольном порядке, но как видно по образцу, она должна включать следующие данные:

• само название документа, то есть должно быть слово «Доверенность»;
• место, где составляется документ (указать населенный пункт);
• прописная дата вступления в силу;
• подробные сведения о предпринимателе и уполномоченном;
• список доверенных уполномоченному обязанностей;
• срок действия доверенности. Если срок действия не указан, доверенность актуальна в течении года с момента даты вступления в силу;
• подписи сторон и печать ИП, если таковая имеется;
• заверение нотариуса.

Важно! Чтобы у налоговиков не было лишних вопросов, сведения об уполномоченном лице необходимо заполнить как можно точнее, вплоть до номера ИНН, СНИЛС, прописки и прочего.

При заполнении любых документов, будь то договор о приеме на работу, сотрудничестве, ведении бизнеса с иностранными партнерами, выписка доверенности и прочих документов, индивидуальный предприниматель не указывает никаких занимаемых им должностей. Пишет только «ИП Фамилия Имя Отчество». Если того требует ситуация, дополнительно пишется серия и номер документа, согласно которому предприниматель имеет статус ИП.

Как ИП нанять первого сотрудника: подробная инструкция

Рано или поздно любой преуспевающий предприниматель становится работодателем. И это замечательно. Но в процессе найма первого сотрудника возникает немало дополнительных вопросов: где искать нужного специалиста, как это делать с минимальными затратами и на что обращать внимание?

В больших компаниях процесс найма персонала — хорошо отлаженный процесс, потому что им занимаются специально обученные люди — HR-менеджеры. А вот ИП, чтобы нанять первого сотрудника, придется потратить немало времени и сил.

Почему тщательная подготовка к найму так важна? Потому что первый сотрудник, которого вы примете на работу, станет именно тем человеком, который «задаст тон» всему будущему коллективу. Именно он станет отражением корпоративной культуры и компании в целом.

Найти сотрудника в 10 этапов

1. Составьте текст вакансии

Уже на этом этапе большинство ИП, как правило, теряются, а потому пишут скучные и не интересные для соискателей объявления. Такие предложения о работе сильно проигрывают на фоне остальных.

В хорошо составленном тексте вакансии описываются навыки и компетенции, которые необходимы для выполнения должностных функций, определяется место специалиста в иерархии компании, а также описываются преимущества компании-работодателя. Составляя текст объявления, помните о том, что именно он станет фильтром для кандидатов, отправляющих резюме на вакансию.

Любая вакансия обязательно должна включать:

• название должности

Должность в свою очередь должна точно отражать характер задач и обязанностей. Важно, чтобы это было ключевое слово, по которому вакансию без труда могли бы найти соискатели.

• требования и обязанности

При перечислении требований к соискателю необходимо помнить, что любые дискриминационные ограничения, которые не связаны с деловыми качествами соискателя на вакансию (указание пола и возраста в тексте объявления о работе), недопустимы и могут повлечь за собой штраф (ст. 13.11.1 КоАП «Распространение информации о свободных рабочих местах или вакантных должностях, содержащей ограничения дискриминационного характера»).

В описании должностных обязанностей укажите результаты, которые хотели бы видеть в работе будущего сотрудника. Например, «составление ежемесячных отчетов, которые позволяют контролировать бюджет».

• навыки и компетенции

Навыки — это то, что кандидат может выполнить на основе полученного опыта или квалификации (например, готовить презентации, писать посты для корпоративных соцсетей). Компетенции — то, что кандидат проявит на должности, которую вы ему предлагаете (например, сильные коммуникативные навыки, умение эффективно работать в команде и т.д.).

• условия

Не забудьте описать, где располагается компания, график работы, выплаты премий, бонусов. Упомяните о продолжительности испытательного срока. Если вы готовы оплачивать мобильную связь, питание, медицинскую страховку, то обязательно укажите эти преимущества.

• зарплату

Лучше указывать не конкретную зарплату, а диапазон. В этом случае мы сможете отталкиваться от уровня профессионализма кандидата. При этом зарплата должна быть конкурентоспособна по отношению к похожим предложениям в других организациях. Это важно, если вы хотите привлечь в компанию действительно достойного профессионала.

• контактную информацию

2. Опубликуйте вакансию

Создав объявление о работе, вы наверняка задумаетесь о том, где его лучше разместить. Помимо классических работных сайтов вроде SuperJob и HeadHunter есть профессиональные сообщества и группы по поиску работы в социальных сетях Facebook, LinkedIn, Профессионалы.ru. Также имеет смысл присмотреться к отраслевым форумам и ресурсам. Например, если вы ищете кадровика, то смело размещайте свое объявление на форуме Neo HR, а если вам нужен ИТ-специалист, идите на «Мой круг».

Бесплатные сервисы, с помощью которых можно искать персонал и публиковать объявления, — Общероссийская база вакансий «Работа в России» и «Город работ». Их функционал схож с возможностями известных сервисов по поиску работы.

Если ваш личный аккаунт в соцсетях раскручен, опубликуйте пост о вакансии в нем. Попросите людей, которые находятся у вас в контактах, порекомендовать кандидатов и сделать репост. Не забудьте также разместить вакансию в группе вашей организации.

3. Определитесь с вопросами, которые будете задавать на собеседовании

Эти вопросы должны проверять квалификацию человека, определять его мотивацию. Что вы должны прежде всего видеть в резюме и на собеседовании? Ту ценность, которую потенциальный кандидат может принести в вашу компанию. Выяснить это можно, задав, например, следующие вопросы:

• Каковы ваши сильные профессиональные качества?
• Что вы можете делать такого, чего не могут другие кандидаты?
• Каковы были ваши обязанности на предыдущей работе?
• Каким проектом вы больше всего гордитесь?
• Чему вы научились в профессиональном плане на последнем рабочем месте?

Если вы хотите оценить мотивацию и цели кандидата, то можете его спросить:

• Что вы ожидаете в плане развития карьеры?
• Какие профессиональные цели вы бы поставили перед собой, получив эту работу?
• Чем вам интересна эта работа?

4. Работа с поступающими резюме

Опубликовав объявление с вакансией, приготовьтесь к работе с входящими резюме. Оценивая соискателей, обращайте внимание на следующие моменты:

• Насколько образование соответствует вакансии? Где соискатель работал до этого?
• Какие проекты подтверждают опыт кандидата? В резюме должны быть видны необходимые навыки, которые человек освоил на предыдущей работе, и ценность, которую он, как специалист, принесет в компанию. В качестве примера должны быть приведены реализованные проекты, в которых кандидат достиг определенных результатов.
• В чем проявляется индивидуальность кандидата? Вполне возможно, что помимо образования и компетенций в резюме будут указаны личные интересы, которые для вас важны. Например, ваша компания занимается продажами экологически чистых продуктов, а кандидат серьезно интересуется этой темой, хотя профессионально никогда не был с ней связан (подписан на тематические сообщества в соцсетях, ведет личный блог на эту тему и т.д.).

5. Определитесь, как будете оформлять сотрудника — по трудовому договору или договору ГПХ?

Вообще с этим вопросом нужно разобраться еще в самом начале, чтобы указать необходимую информацию в объявлении о работе. Для некоторых соискателей специфика оформления играет ключевую роль.

Давайте вспомним, чем отливаются трудовой договор и договор ГПХ:

Трудовой договор	Договор ГПХ
Чем регулируется	Трудовой кодекс	Гражданский кодекс
В каких случаях заключается	Работник устраивается на определенную должность, предусматривающую постоянное выполнение трудовых обязанностей.	В договоре приводится конкретный перечень работ или услуг, которые необходимо выполнить. Результат их выполнения фиксируется двусторонним актом. Оформление на должность не предусматривается.
Как организуется работа	Распоряжения руководства выполняются по мере их поступления.	Важен результат, а не процесс. Могут привлекаться третьи лица для выполнения работы. Заказчик не вмешивается в процесс, но имеет право проверять промежуточные результаты.
Кто обеспечивает условия для работы	Работодатель	По соглашению сторон
Условия вознаграждения	Зарплата должна быть установлена в трудовом договоре, действует строгая норма по порядку ее выплаты — своевременно, не реже двух раз в месяц. Месячная заплата не может быть ниже установленного МРОТ.	Гибкий подход: стороны определяют, каким образом будет выплачиваться вознаграждение.
Гарантии	Предусмотрен ряд гарантий, которые действуют в отношении работника: оплачиваемый отпуск, выплата пособий по временной нетрудоспособности и др.	По соглашению
Порядок выполнения работы	Обязательно соблюдение правил внутреннего распорядка. ТК предусматривает работу по определенному графику, который закрепляется внутренними документами.	В договоре ГПХ предусматриваются даты начала и окончания работ, но исполнитель может работать в удобное для него время. Важен результат, за который ему платят деньги.
Документы для трудоустройства	Необходимо оформление трудовой книжки, приказов, личных карточек Т-2.	Для устройства сотрудников нужен только договор. Договор закрывается актами выполненных работ/оказанных услуг.
Сроки заключения договора	Договоры могут заключаться на неопределенный срок или на определенный срок (не более 5 лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен ТК РФ и иными федеральными законами).	Всегда устанавливаются конкретные сроки исполнения договора.
Взносы	В налоговую — на медицинское страхование, на пенсионное страхование, на нетрудоспособность; в ФСС на травматизм.	В налоговую — на медицинское страхование, на пенсионное страхование. В ФСС на травматизм — если прямо предусмотрено в договоре.

Важно помнить, что желание замаскировать трудовой договор договором ГПХ с целью экономии на взносах может привести к неприятностям. Подробности читайте в статье Договор ГПХ без ошибок: правила оформления, налоги и взносы.

6. Подготовьте необходимые документы для оформления

Алгоритм действий на этом этапе включает несколько шагов.

Запросите у лица, поступающего на работу, следующие документы:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку (исключения: трудовой договор заключается впервые, работник поступает на работу на условиях совместительства);
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки).

— Ознакомьте нового сотрудника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, коллективным договором.

С 2017 года вступил в силу Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ, который дает право микропредприятиям не утверждать правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие кадровые локально-нормативные акты. Так что роспись необходима в тех случаях, когда такие документы утверждены.

— Заключите трудовой договор

Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр отдается работнику.

Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе необходимо оформить трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.

Работодатель может воспользоваться типовой формой трудового договора, которую утвердило правительство РФ.

— Издайте приказ о приеме на работу на основании заключенного трудового договора

Содержание приказа должно соответствовать условиям, прописанным в трудовом договоре.

— Ознакомьте работника с приказом о приеме на работу

Ознакомить нужно под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Заверенная копия приказа выдается работнику по требованию.

Подробнее о процедуре приема на работу читайте в статье Прием на работу: 15 ошибок, которые допускают работодатели.

7. Получите согласие работника на обработку персональных данных

Федеральный закон № 152-ФЗ требует получить согласие на использование данных работников. Чтобы избежать штрафов при проверке Роскомнадзора и правильно подготовить документы, воспользуйтесь сервисом Контур.Безопасность.

8. Оформите трудовую книжку работнику, впервые поступающему на работу

На титульном листе трудовой книжки указываются:

• ФИО полностью;
• дата рождения (записывается полностью);
• образование;
• профессия и/или специальность (в соответствии с документом об образовании).

Работник заверяет правильность внесенных сведений подписью на титульном листе, после указания даты заполнения трудовой книжки.

Свою подпись на титульном листе также ставит лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек. Ранее необходимо было на титульном листе ставить печать организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Однако с 27 ноября 2016 года вступил в силу Приказ Минтруда от 31.10.2016 № 588н, который внес изменения в Инструкцию по заполнению трудовых книжек и дал работодателям разрешение не заверять круглой печатью записи в трудовых книжках работников. Печать нужно проставлять в трудовой книжке, только если она есть у АО или ООО.

9. Подайте сведения в Фонд социального страхования

ИП сообщает о найме первого сотрудника в ФСС, если оформляет работника по трудовому договору или нанимает его по договору ГПХ. Уложиться следует в 30 календарных дней после оформления договора. Просрочка в 90 дней грозит штрафом в размере 5000 руб., а если затянете на более долгий срок, то в 10 000 руб. (регламент утвержден Приказом Минтруда РФ от 25.10.2013 N 574Н).

Для регистрации в качестве страхователя необходимы: заявление о регистрации, копия документа, удостоверяющего личность, и копии трудовых книжек нанятых работников или трудовых договоров, заключенных с работниками. Чтобы зарегистрировать ИП в ФСС в качестве страхователя-работодателя удаленно, воспользуйтесь инструкцией.

10. Не забывайте о налогах, взносах и отчетах

Сдавать всю необходимую отчетность можно через интернет и без помощи бухгалтера. На основании ежемесячных выплат сотрудникам вы сможете сформировать всю необходимую отчетность по формам. При этом вам не придется следить за их актуальностью — эксперты сами отследят все изменения законодательства и своевременно внесут обновления.

Помогаем вести бизнес и сдавать всю необходимую отчетность через интернет

Чтобы узнавать о самых важных изменениях, касающихся бизнеса, присоединяйтесь к нашему каналу в Telegram!

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Какие кадровые документы должны быть у ИП с сотрудниками

Если ИП нанимает работников, у него появляются дополнительные обязанности по оформлению кадровых документов. Но кадровый учёт для ИП из микробизнеса проще, чем для других работодателей. Рассказываем, какие документы ИП-работодателю нужны обязательно и без чего можно обойтись.

Какие документы должны быть у работодателя

В общем случае список обязательных кадровых документов у ИП с работниками такой же, как у организаций.

1. Правила внутреннего трудового распорядка — в них прописывают порядок приёма, перевода и увольнения, режим работы, время для отдыха и питания, порядок и условия отпусков, меры поощрения, дисциплинарные взыскания и другие важные вопросы. Копию правил размещают в доступном всем работникам месте — на информационных стендах, или на сайте.
2. Положение о работе с персональными данными работников — здесь определяют, какие данные относятся к персональным (ФИО, пол, дата рождения, адрес, семейное положение), правила их обработки, хранения и использования. Указывают, у кого из сотрудников будет доступ к такой информации.
3. Штатное расписание — список должностей, которые есть у ИП (в том числе вакантные), с размерами окладов, тарифными ставками и количеством штатных единиц.
4. Инструкции по охране труда — в них прописывают правила техники безопасности, которые нужно соблюдать перед началом, во время и в конце работы. Разрабатывают исходя из должности работника или вида выполняемой им работы. Если у ИП работает до 50 человек, нужен специалист по охране труда. Им может стать сам предприниматель, штатный работник или сторонний специалист по договору об оказании услуг. Если ИП занимается производственной деятельностью и у него более 50 работников, нужно создать службу охраны труда.
5. График отпусков — документ с датами основных и дополнительных оплачиваемых отпусков на будущий календарный год. Составляют с учётом пожеланий работников, но так, чтобы не прерывать работу предприятия.
6. Трудовые договоры — в них прописывают место работы, дату её начала, функции работника, условия оплаты и другие обязательные условия из ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Заключить договор нужно в течение трёх рабочих дней с даты, с которой сотрудник приступил к работе. При изменении условий договора понадобится оформить допсоглашение.
7. Трудовые книжки. С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, вместо бумажной книжки заводят электронную — передают в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности. Если новый работник раньше уже где-то работал и не отказался от бумажной трудовой, в ней нужно сделать запись о приёме на работу, зарегистрировать в специальном журнале и хранить до увольнения. К бумажным трудовым заводят две книги: для регистрации их движения и приходно-расходную для учёта бланков.
8. Табель учёта рабочего времени — документ учёта отработанных часов и дней, с количеством явок и неявок по каждому работнику.
9. Приказы по кадрам — письменные распоряжения руководителя о приёме сотрудников на работу, переводе, направлении в командировку, предоставлении отпуска, увольнении.
10. Документы о проведении спецоценки условий труда (СОУТ) — ИП обязан проводить её как минимум раз в 5 лет, даже если у него всего один работник. Оценивать нужно рабочие места сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, кроме дистанционщиков. По результатам СОУТ присваивают классы (подклассы) условий труда.
11. Журналы учёта и регистрации кадровых документов — по несчастным случаям на производстве, по ознакомлению работников с локальными актами, инструктажам, проверкам, обязательным медосмотрам.

Для кадровых документов можно использовать самостоятельно разработанные формы или унифицированные, утвержденные Госкомстатом. Есть исключения. Например, трудовую книжку всегда составляют по унифицированной форме.

Документы по учёту рабочего времени, кадрам и по оплате труда — это первичные учётные документы работодателя. Поэтому в самостоятельно разработанных бланках должны быть все обязательные реквизиты из ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

Есть кадровые документы, которые не обязательны для всех работодателей, но могут понадобиться в конкретной ситуации:

• положение о коммерческой тайне — если работодатель хочет скрыть внутреннюю информацию от посторонних;
• положение о премировании — если ИП выплачивает работникам премии, но порядок и условия таких выплат не прописал в трудовых договорах;
• должностные инструкции, графики работы, положения о командировках, об оплате труда, о ненормированном рабочем дне, об аттестации — если такие подробности не прописаны в трудовом договоре;
• договоры о материальной ответственности — можно заключать только с работниками из специального перечня.

По желанию работодатель может вести журналы регистрации трудовых договоров, личных карточек, учёта срочных трудовых договоров, приказов, совместителей.

Подарок для наших читателей — практическое пособие по налогообложению и отчётности ИП от экспертов интернет-бухгалтерии «Моё дело». Как зарегистрировать ИП, выбрать коды ОКВЭД и систему налогообложения, рассчитывать и платить налоги, взносы и другие отчисления, вносить изменения в ЕГРИП, правильно ликвидировать ИП и многое другое — 52 страницы подробнейших инструкций с примерами заполнения форм.

Кадровый учёт ИП из микробизнеса

Микропредприятия могут упростить кадровый учёт и не оформлять большую часть из перечисленных документов. К микропредприятиям относятся ИП, у которых за прошлый календарный год:

• среднесписочная численность — до 15 человек;
• доход от предпринимательской деятельности — до 120 млн рублей.

Также микропредприятиями считаются вновь зарегистрированные ИП или работающие только на патентной системе налогообложения.

Согласно ст. 309.2 ТК РФ такие работодатели могут полностью или частично отказаться от разработки локальных нормативных актов — внутренних документов, которые регулируют трудовые отношения. К ним относят:

• правила внутреннего распорядка;
• должностные инструкции;
• положения об оплате труда, о премировании и др.

Но есть одно важное условие. Если ИП отказывается от локальных нормативных актов, то всё, что в них обычно содержится, нужно прописать в трудовых договорах. При этом любое изменение придётся оформлять допсоглашениями с каждым работником. Поэтому такой вариант удобен только если условия работы меняются редко.

При отказе от локальных актов трудовые договоры заключают по типовой форме, утверждённой Постановлением Правительства РФ №858 от 27 августа 2016 г. В ней уже есть почти все условия по работникам микропредприятия, включая дистанционных. При необходимости из типового договора убирают ненужные пункты или добавляют новые.

Микропредприятия могут обойтись без штатного расписания. Тогда кроме должности, в трудовом договоре прописывают вид поручаемой работы, то есть круг обязанностей. Можно не составлять график отпусков, а заменить его письменным соглашением с работником, и указать это в типовой форме договора.

Отказ от локальных нормативных актов обычно оформляют приказом. В нём же можно прописать, что на предприятии действует типовая форма трудового договора

Если ИП утратит статус микропредприятия, у него есть 4 месяца с даты внесения изменений в реестр МСП, чтобы ввести все обязательные локальные акты. Расторгать действующие трудовые договоры не нужно.

• приказ или положение о временном переходе работника на дистанционную работу;
• кадровые приказы — о приёме на работу, увольнении, предоставлении отпуска;
• инструкции по охране труда;
• трудовые книжки;
• результаты спецоценки условий труда.

Также все предприниматели наравне с организациями сдают обязательные отчёты в ИФНС, ПФР и ФСС по работникам: расчёт по страховым взносам, 4-ФСС, 6-НДФЛ, СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-Стаж.

Какие ещё привилегии есть у ИП-работодателей

В Главе 48 ТК РФ прописаны особенности регулирования труда работников, работодатель которых — физическое лицо. Даже если ИП не отвечает критериям микропредприятия, в условиях трудового договора он может прописать:

• дополнительные основания для увольнения кроме тех, что прописаны в ТК РФ. Но они не должны дискриминировать работников по полу, возрасту, национальности, отношению к религии;
• меньший срок уведомления об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя. Так, ИП может уведомить работников за 14 календарных дней, а не за 2 месяца, как в организациях;
• меньший срок предупреждения об увольнении при сокращении численности работников или закрытии ИП. В отличие от организаций, предупредить можно меньше, чем за 2 месяца. При этом ИП вправе не выплачивать работникам выходное пособие.

Ещё ИП имеет право заключать срочные трудовые договоры, если он относится к малым или средним предприятиям с численностью работников до 35 человек, или до 20 человек, если он работает сфере розничной торговли и бытового обслуживания.