Особенности составления должностной инструкции администратора магазина и образцы документов
Администратор магазина является лицом, ответственным за работу коллектива, организацию продаж и торговый процесс в целом. Основные необходимые качества для такой должности – это ответственность, исполнительность и принципиальность. Кроме того, работнику необходимо обладать лидерскими качествами, так как под его руководством находятся продавцы, кассиры, грузчики и приемщики.
Должностная инструкция администратора магазина обязывает сотрудника уметь пользоваться специализированными компьютерными программами, разбираться в документообороте и иметь коммуникативные навыки. О том, как правильно составить такую инструкцию, мы сегодня и поговорим.
Как составить: общие положения
Должностная инструкция разрабатывается на основе уставных документов предприятия, в которых перечислены характеристики и квалификационные требования к должности. Первый раздел «Общие положения» содержит положения о категории работника, порядке приема и увольнения, квалификационных требований и документах, которыми обязан руководствоваться сотрудник при исполнении своих должностных обязанностей.
Относится данный сотрудник к категории специалистов, назначается и освобождается от должности приказом директором предприятия.
Работник должен знать:
- компьютерные программы учета товаров;
- товароведение и мерчандайзинг;
- стандарты обслуживания покупателей;
- основы маркетинга, экономики, эстетики и психологии;
- условия хранения ассортимента товаров;
- порядок оформления витрин и помещений;
- обязанности сотрудников и структуру предприятия;
- правила техники безопасности, охраны труда и производственной санитарии.
В своей профессиональной деятельности специалист должен руководствоваться в своей деятельности законом «О защите прав потребителей», Уставом предприятия, правилами внутреннего трудового распорядка, распоряжениями и приказами руководства.
Должностные обязанности: на что имеет право администратор магазина и его ответственность
В раздел «Должностные обязанности» инструкции включаются основные профессиональные функции работника:
- руководство продавцами и кассирами;
- консультирование и обслуживание покупателей;
- организация подачи товаров в торговый зал;
- сохранность материальных ценностей;
- обеспечение чистоты, порядка и оформления витрин и помещений;
- составление отчетов и рабочих графиков;
- проведение инвентаризации;
- контроль над качеством и сроками годности товаров;
- осуществление надзора над количеством изделий;
- проверка наличия маркировки товаров и актуальных ценников;
- изъятие из продажи некачественной и неисправной продукции;
- осуществление операций возврата и списания;
- принятие мер по разрешению конфликтных ситуаций;
- рассмотрение претензий потребителей;
- организация эвакуации посетителей в экстремальных ситуациях.
В разделе «Права» закрепляются те полномочия работника, которыми он наделен во время исполнения трудовых обязанностей. Администратор имеет право:
- вносить на рассмотрение директора предложения о назначении или освобождении от занимаемой должности, привлечении к ответственности или поощрении работников торгового зала;
- запрашивать от сотрудников структурных подразделений необходимую информацию;
- требовать от руководства обеспечения условий для выполнения своих непосредственных обязанностей.
Так, администратор магазина несет ответственность за сохранность товара, эффективную работу персонала и контроль над своевременным прохождением профилактических медосмотров и инструктажей.
Должностная инструкция менеджера (администратора) торгового зала
Наряду с наименованием «менеджер торгового зала» используется наименование «администратор торгового зала». Различие в обязанностях служащих под этими наименованиями, как правило, незначительны.
Работодателям все же следует внимательно относиться к тому, под каким наименованием — «администратор» или «менеджер» — следует вводить единицу в штатное расписание, так как администратор относится к категории специалистов, а менеджер — к категории руководителей. Соответственно, если должностная инструкция разрабатывается на менеджера, приводимый образец следует дополнить обязанностями по непосредственному руководству персоналом торгового зала, а также правомочиями по даче персоналу обязательных для исполнения указаний, по представлению руководству торгового предприятия предложений о назначении и перемещении работников торгового зала, поощрении отличившихся работников, привлечении к ответственности нарушителей.
ИНСТРУКЦИЯ МЕНЕДЖЕРА ( АДМИНИСТРАТОРА) ТОРГОВОГО ЗАЛА
I. Общие положения
1. Администратор торгового зала относится к категории специалистов.
2. На должность администратора торгового зала назначается лицо, имеющее
профессиональное образование, дополнительную подготовку
по организации торгового процесса,
без предъявления требований
к стажу работы; стаж работы в торговле не менее 1 года; 2 лет; другое)
3. Администратор торгового зала должен знать:
3.1. Закон РФ «О защите прав потребителей», иные законы, устанавливающие требования к осуществлению торговли.
3.2. Правила продажи отдельных видов товаров и иные нормативные правовые акты по вопросам торгового обслуживания.
3.3. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы торгового предприятия.
3.4. Структуру управления предприятием, права и обязанности работников предприятия и режим их работы.
3.5. Правила и методы организации процесса обслуживания покупателей.
3.6. Виды реализуемых предприятием товаров и оказываемых услуг.
3.7. Основы маркетинга и организации рекламы.
3.8. Основы выкладки (позиционирования) товаров.
3.9. Принципы планировки и оформления торгового зала, витрин.
3.10. Основы эстетики, этики и социальной психологии.
3.11. Основы экономики, организации труда и управления.
3.11. Основы трудового законодательства.
3.12. Правила внутреннего трудового распорядка.
3.13. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4. Назначение на должность администратора торгового зала и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия по представлению
5. Администратор торгового зала подчиняется непосредственно
торгового предприятия; иному должностному лицу)
6. На время отсутствия администратора торгового зала (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Администратор торгового зала:
1. Осуществляет руководство персоналом торгового зала (продавцами, продавцами-консультантами, кассирами).
2. Подготавливает и передает заказ на подачу товаров с мест хранения.
3. Организует подачу товаров в торговый зал и руководство работой по выкладке товаров.
4. Ведет оперативный учет остатков товаров в торговом зале и сообщает
(руководителю торгового предприятия, иному должностному лицу)
данные о товарах с критичным минимумом остатков, с критичным сроком годности, а также сведения о товарах повышенного, равномерного и пониженного спроса.
5. Осуществляет управление:
— запасами товаров в торговом зале;
6. Осуществляет контроль за соблюдением персоналом торгового зала:
— надлежащего качества и культуры обслуживания покупателей при оказании услуг торговли;
— правил продажи товаров и санитарно-гигиенических требований;
— правил охраны труда и техники безопасности, противопожарной безопасности.
7. Организует обслуживание покупателей, совершающих крупные покупки.
8. Организует информирование покупателей:
— о товарах (их потребительских свойствах, ассортименте, ценах, пр.);
— об оказываемых сопутствующих услугах (сборка, подключение, доставка, пр.);
— о режиме работы торгового предприятия.
9. При необходимости оказывает помощь покупателям в выборе товаров.
10. Организует проверку качества и безопасности поступающих в продажу товаров, сроков их годности.
11. Изымает из продажи некачественные товары, товары с истекшими сроками годности, неисправные и имеющие дефекты товары.
12. Осуществляет контроль за наличием ценников на товарах.
13. Контролирует соблюдение работниками торгового зала трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований санитарии и гигиены.
14. Отслеживает злоупотребления со стороны персонала торгового зала.
15. Принимает меры по разрешению конфликтных ситуаций с покупателями.
16. Информирует руководство торгового предприятия о недостатках в обслуживании покупателей.
17. Осуществляет контроль за исправностью оборудования торгового зала и информирует руководство торгового предприятия о неисправности оборудования для принятия необходимых мер.
18. Анализирует результаты работы торгового зала по следующим направлениям:
— сведения о размерах продаж (по группам товаров, по конкретным товарам);
— сведения об изменении ассортимента товаров в торговом зале.
19. Обслуживает операции возврата, списания, переоценки и резервирования товаров.
20. Использует в работе автоматизированные системы управления продажами в торговом зале.
21. Составляет отчеты о движении товаров.
22. Принимает участие в инвентаризациях.
23. Организует в экстремальных ситуациях эвакуацию покупателей из торгового зала, вызывает милицию, «скорую помощь», пр.
III. Права
Администратор торгового зала имеет право:
1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию торгового процесса.
3. Вносить на рассмотрение руководства: представления о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых должностей работников торгового зала; предложения о поощрении отличившихся работников и о наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении должностных обязанностей, возложенных на него, и возможности реализации предоставленных прав.
IV. Ответственность
Администратор торгового зала несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
Как написать должностные обязанности для резюме администратора магазина
Особенность администрирования как вида деятельности в том, что такие сотрудники, как пионеры, «в ответе за всё» — за функционирование самой торговой площадки, наличие товара в необходимом количестве и ассортименте, за работу персонала, быстрое и без последствий устранение сбоев и проблем, за нужные результаты продаж и т. д. Отсюда и общие требования потенциальных работодателей к претендентам: наличие организаторских способностей, умение держать в голове большой объём информации, ответственность, неконфликтность.
Есть общие составляющие такой работы. Например, любые должностные обязанности администратора магазина (для резюме и при поиске вакансии это необходимо понимать изначально) включают в себя:
- подготовку помещения торгового зала и оборудования к работе;
- эффективную организацию обслуживания покупателей, соблюдение правил торговли, наличие в доступных местах информации, книг жалоб и предложений;
- контроль наличия и качества товара, ассортимента, ценников и т.д.;
- организацию работы сотрудников, контроль соблюдения ими трудовой дисциплины;
- предотвращение и разрешение конфликтных ситуаций или сбоев в рабочем процессе;
- ведение документации, отчётности и т.д.
Но есть и специфика. Она зависит от того, какой магазин, и по профилю, и по размеру. Вот пример обязанностей администратора торгового центра для резюме, в этом случае полезно дополнительно указать:
- административное управление;
- подготовка и ведение договоров с арендаторами;
- ведение документации по противопожарному, санитарному состоянию здания и т.д.
И наоборот: должностные обязанности администратора торгового зала для резюме – это ответственность за конкретный участок работы со своей спецификой и особенностями:
- организация бесперебойной работы торговой площадки;
- взаимодействие с поставщиками продукции (анализ продаж, планирование ассортимента, заказ, приём, контроль, возврат и т.д.);
- работа в торговом зале (контроль уборки, выкладки товара, помощь продавцам, разрешение конфликтных ситуаций);
- участие в подборе и обучении сотрудников, составление рабочего графика.
В зависимости от вида товара тоже есть конкретика; так, пример обязанностей администратора магазина продуктов для резюме включает выполнение санитарных требований в работе с продуктами питания:
- контроль за порядком в торговом зале, уборкой помещений, своевременная организация технического обслуживания оборудования;
- контроль соблюдения условий хранения, сроков годности специальное оборудование;
- приём и возврат товара, организация выкладки и т.д.
У непродовольственных товаров «сроки годности» побольше, но и здесь ценится способность «следить за временем», быть в курсе всего актуального, знать специфику того, что предлагаете покупателям. Например, умение разбираться в современных модных трендах, обновлять и поддерживать ассортимент входят в обязанности администратора магазина одежды; для резюме несомненный плюс, если вы обладаете хорошим вкусом и стилем, имеете опыт анализа продаж и планирования ассортимента с учётом сегодняшней, а лучше завтрашней моды, обучения продавцов-консультантов и помощи им в работе с клиентами. Не стесняйтесь акцентировать на этом внимание.
Администратор магазина: обязанности. Должностные инструкции работников магазина
Современные супермаркеты и торговые центры появились относительно недавно. В России лишь в первом десятилетии двадцатого века они сменили лавки ремесленников и купеческие базары. Привычные торговые ряды рынков и ярмарок понемногу трансформировались в крупных городах в универсальные магазины.
Новая профессия
Зарождение больших предприятий торговли привело к появлению на рынке труда совершенно новой профессии. Что это за работа — администратор магазина? Название ее происходит от латинского глагола administrare — «помогать, заведовать, прислуживать». То есть «администратор» переводится как «руководитель» или «распорядитель».
Функции его могут различаться в зависимости от предприятия. Бывают администраторы торгового зала. Их задачи — контроль происходящего там и организация деятельности продавцов. В крупных гипермаркетах такого работника иногда именуют менеджером торгового зала.
Хозяйственник-администратор магазина обязанности имеет посложнее. Он организует продажи на более высоком уровне. Может руководить работой службы мерчандайзинга (от английского — «искусство сбыта»). По статистике, при продаже любого товара 80% успеха приходится на грамотную «упаковку» — модный бренд, продуманный дизайн, комфортные условия покупки.
Чем он занимается
Чтобы привлечь как можно больше покупателей, он может организовать в торговом зале дополнительные мероприятия — презентации образцов, дегустации, раздачи буклетов и т. д. Эта деятельность входит в должностные обязанности администратора магазина и при поддержании нужного уровня продаж регулярно премируется.
Администраторы часто организуют разные промоакции, ведь магазин за это получает поставку-бонус, перекрывающую убытки от воровства в зале и ревизий.
Фактически главное в его деятельности – поддержание нормальной работы магазина. К его функциям относится организация культурного обслуживания и комфортных условий, консультации по всем вопросам, поддержание доброжелательной атмосферы.
Администратор магазина: обязанности
Он ведет контроль поступления товара на склад, подачи его в торговые секции, маркировок, сроков годности, кассового обслуживания, наличия книги жалоб и предложений.
Его задача — сохранность товаров и оборудования, своевременные инвентаризации и многое другое. А также ликвидация конфликтов в торговом зале и рассмотрение претензий по качеству обслуживания. Обо всех недостатках он обязан доложить руководству и принять меры.
В наши дни под крышами торговых центров собрано все нужное — продукты, посуда, бытовая химия, одежда и обувь, даже мебель. Администратор продуктового магазина фактически обязан разбираться в самых разных товарах. Через залы центральных гипермаркетов крупных городов за день проходит 10-15 тысяч человек. Люди успели оценить удобство данной формы продаж.
В любом торговом зале присутствует администратор магазина, обязанности которого — обеспечить качество и скорость обслуживания, добиться высоких результатов товарооборота и хорошей оплаты труда персонала. Он — центральная фигура магазина.
По каким причинам выбирают эту профессию?
Большинство из тех, кто работает администратором, с юных лет имели склонность к торговле. В детстве им нравились игры в продавца, организовать «магазин» у них получалось лучше, чем у других. Часто это продолжатели семейной традиции. Вслед за родителями они поступают в торговые учебные заведения и затем работают продавцами и кассирами. Администратор — следующая ступенька карьеры.
Работа эта ответственная и очень интересная. Без профессионального образования в торговой или экономической отрасли тут не обойтись. Должностная инструкция администратора магазина требует от кандидата на прием как минимум среднего (а лучше высшего) образования в сфере торговли, если отсутствует опыт работы. И трудового стажа по профессии от двух лет при наличии лишь начального специального образования. Хорошо, если кандидат на должность знает и может выполнять обязанности кассира в магазине, что актуально для небольших торговых точек.
Что от него требуется
Знать и уметь администратору требуется очень многое. Это основы товароведения, главные принципы организации торговли, законы и положения в данной сфере, мерчандайзинг и пр. Кроме того, должностная инструкция администратора магазина обязывает его уметь разбираться в документах, иметь развитые коммуникативные навыки, пользоваться компьютером. Порой требуется и знание иностранного языка.
Замечено, что лучше всего с этой ролью справляются имеющие квалификацию «продавец» либо «коммерсант в торговле». При желании прямо на рабочем месте возможно повышение квалификации. Крупные компании организуют для сотрудников семинары и тренинги на тему эффективности продаж.
Другие специальности
Профессии смежного профиля – продавец и старший продавец, рекламный агент, продавец-консультант, контролер-кассир, торговый представитель, коммерсант, менеджер по продажам.
Есть ли перспектива профессионального роста? Безусловно. Администратор может повышать собственную квалификацию, приобретать образование в смежных профессиях, расти до должности управляющего или зав. магазином.
Профессиональные особенности
Администратор магазина, обязанности которого широки и разнообразны, должен обладать многими качествами. Практически весь день он находится на ногах в торговом зале, поэтому должен быть работоспособным и физически выносливым.
Успешная работа с людьми невозможна без эмоциональной устойчивости. Так как нередко приходится заниматься выкладкой товара, ему требуется координация движений и хороший глазомер.
Безусловно, необходимы обширные знания о товарах, их потребительских качествах. При этом важна хорошая память (как оперативная, так и долговременная). А также внимание — для контроля действия покупателей.
Охватывать взглядом зал, планировать размещение товара на стеллажах и полках дает возможность наглядно-образное мышление, которое должно быть хорошо развито. А практичный ум помогает решать конкретные задачи торгового процесса.
Как работать с людьми
Администратор отвечает не только за себя, но и за подчиненных. Он должен иметь организаторские способности, уметь планировать и собственную деятельность, и подчиненных. Неотъемлемые его качества — исполнительность, ответственность, требовательность и принципиальность.
Обязанности менеджера магазина включают умение устанавливать контакт с покупателями. Ведь все люди совершенно разные — женщины и мужчины, молодежь и пожилые, общительные и не слишком. Они могут быть медлительными, раздражительными, неуверенными или грубыми. Встречаются излишне расчетливые или просто-напросто бестолковые.
Общее у них одно — все они что-то покупают. И важно понять мотивацию каждого, помочь сделать правильный выбор, при необходимости погасить конфликт. Настоящий администратор — всегда немного артист, он обладает даром внушения и немалым красноречием.
Например, если рабочее место администратора — магазин детской одежды или игрушек, важно уметь войти в контакт с маленькими клиентами, замотивировать родителей на покупку и предотвратить капризы.
Актер одной роли
Администратор служит примером продавцам и другим сотрудникам. Ему приходится каждую рабочую смену «входить в роль», невзирая на настроение и личные обстоятельства. Роль эта — доброжелательного компетентного любезного сотрудника, настоящего профессионала.
Он непременно должен владеть своим собственным голосом, ведь важно не только сказанное, но и невербальный момент. Монотонный и слишком тихий голос не убедит клиента, слишком громкая речь, как правило, раздражает. Важно уметь голосом выделять самое главное из сказанного. Темп речи необходимо подстроить под собеседника, иначе тот не воспримет и половины произнесенного. Разумеется, и речевой этикет в общении с клиентом очень и очень важен.
Внешний вид администратора
Он также немаловажен. Привлекательная и презентабельная внешность — половина успеха при работе с людьми. Универсальный наряд — белая блузка и черная юбка или брюки. Как правило, всегда присутствует некий фирменный элемент, например корпоративный галстук или головной убор.
Бейдж с указанием должности, фамилии и имени сотрудника — в наши дни неотъемлемый элемент корпоративной культуры. Такая деталь в костюме администратора обязательна.
Ну и, конечно, доброжелательная «фирменная» улыбка завершает имидж успешного менеджера.
Медицинские противопоказания
Кому противопоказана такая работа?
Это целый ряд лиц, по особенностям своего здоровья не имеющим возможности трудиться в сфере торговли. К ним относятся имеющие хронические заболевания инфекционного характера, кожные болезни, нарушения опорно-двигательной функции и проблемы в сердечно-сосудистой сфере.
Кроме того, постоянное общение с людьми противопоказано лицам со снижением зрения или слуха или неустойчивой психикой.
Особенности труда
Рабочим местом администратора является торговый зал. Там он проводит практически все время. Как правило, это теплые и светлые помещения. Характер работы довольно подвижный — нужно принять товар, помочь продавцам в его размещении, одновременно успевать обслуживать клиентов.
Работа с документами администратором ведется в отдельном кабинете или за собственным рабочим столом прямо в торговом зале. Он использует современные компьютерные программы, куда вовремя вносит количество и ассортимент выносимого на продажу, остаток товара, списание просроченного и утилизацию. Также ему нужно следить за товарными сертификатами.
Чаще всего администратор трудится по скользящему графику. Типичная схема — 2 дня работы и 2 — отдыха. Ему приходится планировать трудовой процесс на день и неделю. Без правильно распределенного времени контролировать работу персонала и оптимизировать процесс торговли не получится.
Его режим
Приходит на работу администратор раньше других, а уходит позже всех. В конце рабочего дня он закрывает помещение и сдает на охрану. Утром до прихода покупателей он проверяет чистоту в зале и на окружающей территории, проверяет выкладку товара, ассортимент, ценники и маркировку.
При появлении покупателей — культурно их обслуживает, предлагает товар, решает возникающие проблемы, например с возвратом товара. При необходимости организует экспертизу, ведет переговоры с сервисными центрами.
Проверяет, как выполняются обязанности работников магазина, контролирует их внешний вид, занимается графиком отпусков.
Под его руководством — продавцы, грузчики, приемщики, кассиры. Приходится взаимодействовать и с начальством — директором, управляющим, а также товароведами и охраной. Он – промежуточное звено между персоналом и руководством. Ему предстоит доводить решения начальства до простых сотрудников и служить посредником.
Конечный продукт его трудовой деятельности — слаженная работа коллектива, хорошо поставленный торговый процесс.
Проблемы и преимущества
Они могут быть кадровыми (замена внезапно заболевшего сотрудника), техническими (неполадки с оборудованием), связанными с недостачей. При выявлении последней он несет материальную ответственность вместе со всем коллективом, которую предусматривает инструкция администратора магазина.
Основными преимуществами профессии (согласно опросам) являются разнообразие и возможность общения с людьми. Заработная плата администратора содержит фиксированную сумму оклада и процент премиальных, которые порой могут составлять от восьми до двадцати тысяч рублей в зависимости от оборота предприятия.
Где еще может трудиться администратор?
По-другому его именуют «менеджер торгового зала». Такая профессия требуется при открытии новых торговых площадей. Работу по профессии найти достаточно легко. Кроме того, он может выполнять обязанности кассира в магазине. Или же устроиться продавцом либо консультантом.
Относительно новая профессия — администратор интернет-магазина. Что это за работа? И что для нее нужно?
Помимо перечисленных выше личных качеств, администратор интернет-магазина должен обладать некоторыми техническими навыками.
В основном он занимается обновлением витрины своего интернет-магазина (добавляет фото товара и его описание, выкладывает новости, редактирует текстовую информацию).
Кроме того, принимает заказы и общается с клиентами по телефону, «Скайпу», в чате, контролирует оплату. В его ведении — взаимодействие с курьерами или службой доставки.
Для наполнения сайта материалами ему требуются навыки копирайтинга, умение создавать и размещать баннеры, формы регистрации и т. п. Работа эта не слишком простая, но интересная и неплохо оплачиваемая. К тому же на ней можно трудиться не выходя из дома — через интернет, что очень удобно, например, молодым мамам в декрете. Они могут устроиться работать, допустим, в интернет-магазин детской одежды, каковых сейчас в Сети очень много.
В целом работа администратора интересная, перспективная и востребованная.