Учимся писать деловые письма
Автор объясняет правила составления деловых писем, практикуемых в службе персонала, останавливается на классификации, дает рекомендации по стилю изложения текста документа.
Не нужно думать, что составление и оформление деловых писем — исключительная обязанность секретаря организации. С деловыми письмами на практике приходится сталкиваться сотрудникам самых разных специальностей. Вот и менеджер по персоналу регулярно отправляет и получает письма от кадровых агентств, поставщиков услуг и др. Но вот задумывается ли каждый из нас, насколько правильно мы это делаем? По тому, какое письмо мы держим перед глазами, можно заочно судить о его отправителе и в целом об организации. Неграмотно оформленное, содержащее большое количество ошибок письмо может безнадежно испортить вашу репутацию, уронить ваш авторитет в глазах руководства и коллег. Мы не ставим нашей задачей получение кадровиком глубокого представления об особенностях составления этого вида документа, но все же основные правила назовем.
Письмо — один из наиболее употребляемых видов документации. Надо признать, что не существует единой установленной классификации деловых писем. Поскольку основное назначение письма — это передача информации, то чаще всего письма классифицируют по тому, какая именно информация в нем содержится. Это может быть:
— письмо-напоминание и др.
В практике работы службы персонала чаще всего встречаются письмо-резюме (и сопроводительное к нему письмо), рекомендательное письмо, письмо-запрос, письмо-уведомление, письмо-благодарность, письмо-отказ.
Обобщая этот перечень, можно сказать, что менеджер по персоналу наиболее часто готовит письма в трех случаях:
— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);
— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также граждан;
Есть ли разница между понятиями «деловое письмо» и «служебное письмо»? Да, есть. Термин «деловое письмо» обычно применяется для обозначения писем негосударственных организаций, предприятий и учреждений, а термин «служебное письмо» — для обозначения писем государственных организаций, предприятий и учреждений.
Словарь кадрового делопроизводства. Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки.
Особенности подготовки проектов деловых писем
Если вашей задачей стало составление письма, то не начинайте его создание сразу с оформления. Большее внимание уделите содержательной стороне.
Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко.
Начните с решения вопроса о том, о чем будет ваше письмо. Задумайтесь: о чем хотят узнать из вашего письма его получатели? Ведь вам не нравится читать письма «ни о чем»? Чтобы ваше письмо не было таким же, продумайте, какую мысль вы хотите донести до сведения адресата. Зафиксируйте ее в блокноте или на черновике. Теперь можно обрамлять основную мысль подробностями и деталями.
Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.
В идеале структура письма должна позволять выделить в нем три основные части: вводную часть, констатирующую (или отчетную) часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).
Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.
В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку сделанного на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.
В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области.
Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т. п.
Служебная часть содержания письма, как правило, включает:
— обращение к адресату;
— заключительную формулу вежливости;
Под приветствием подразумевается начальная (вводная) формула вежливости, выполняющая ту же функцию, что и устное приветствие собеседника при непосредственном общении с ним (при личной встрече или по телефону).
Функциональное значение приветствия весьма велико: при помощи несложной вводной формулировки автор письма уже в первой строке послания свидетельствует адресату свое уважение. Это не просто производит на последнего благоприятное впечатление, но и в значительной степени сокращает психологическую дистанцию между участниками служебно-деловой переписки, создавая необходимые предпосылки для конструктивного диалога.
Лид-абзац — первый абзац письма, включающий, как правило, не более одного предложения. Функциональное значение лид-абзаца заключается в пояснении мотивов и темы послания и, в-третьих, в обеспечении смысловой и стилистической подводки к основному тексту послания.
Текст письма должен иметь логическое завершение. Поэтому особое внимание уделите заключительной части текста. Документ не должен обрываться на полуслове, смысл послания должен иметь законченный вид.
В заключительной части текста должны содержаться:
— вывод, подытоживающий сказанное в основной части письма;
— просьба (требование, указание) к адресату от имени автора или организации (третьего лица), интересы которой он в данном случае представляет;
— указание на характер ожиданий автора послания.
Заключительная формула вежливости может отсутствовать в официальных письмах, но практически всегда подытоживает письма, текст которых носит отчасти личный характер (например, письма-благодарности). Она выполняет ту же функцию, что и устное прощание (и предшествующие ему слова) при непосредственном общении с собеседником (при личной встрече или по телефону).
Использование заключительной формулы вежливости несколько приглушает официальный тон в конце послания (впрочем, ровно настолько, насколько это позволяют сделать взаимоотношения автора и адресата).
Подпись является обязательным и, как правило, заключительным элементом структуры письма.
Функциональное назначение подписи двойное. Во-первых, она придает официальному письму юридическую силу, во-вторых, удостоверяет личность автора послания.
Постскриптум (от лат. post scriptum — «после написанного») — необязательный, но все-таки постоянный элемент структуры письма. Постскриптум (P. S.) представляет собой краткую (не более трех-четырех строк) приписку к тексту письма, помещенную после подписи. Необходимость в постскриптуме возникает, если:
— адресату требуется сообщить информацию, по каким-либо причинам не вошедшую в основной текст письма;
— основной текст письма отчасти утратил актуальность в связи с изменениями, произошедшими в период с момента подписания до момента отправки;
— требуется еще раз привлечь внимание адресата к определенной информации, вошедшей в основной текст письма.
Постскриптум состоит из сокращения-заголовка «P. S.», «Post-scriptum» или «Постскриптум», дополнения (приписки) к основному тексту письма и подписи (сигнатуры автора без указания должности и расшифровки). Располагается он на один-два интервала ниже подписи, на одном листе с ней. В необходимых случаях допускается дополнять подпись к постскриптуму датой и временем оформления приписки.
Набросок готов? Практически да.
Остается только подумать, не нужно ли сопроводить текст письма приложениями? Нежелательно, чтобы приложений было очень много. Это затруднит восприятие текста письма. По возможности содержание некоторых приложений включите в основной текст.
Смысловые части текста письма излагаются с красной строки.
Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем.
Сколько раз вы видели, как работник «в сердцах» бросает свое заявление об уходе на стол руководителю, о чем впоследствии сильно сожалеет и. передумывает увольняться. Точно так обстоит дело и с письмами. Специалисты не рекомендуют писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании.
Подбирайте выражения! Немного о стиле письма
Когда вы определились с главной мыслью письма, подобрали аргументы, доводы, обоснования, факты и расставили их в соответствии с задуманной структурой документа, подумайте, в каких словах и речевых оборотах вы донесете текст документа до читателя.
Не меньшее значение для надлежащего восприятия письма имеет и стиль его изложения. Деловые письма следует писать особым стилем, известным ныне как служебно-деловой (официально-деловой), представляющим собой функциональную разновидность русского языка и предназначенным для использования в процессе управления организацией, в т. ч. посредством письменной служебно-деловой коммуникации (переписки). Специфическими чертами данного стиля являются:
— тематическая ограниченность писем, в которых, как правило, не освещается более одного-двух вопросов;
— исключительно нейтральный тон изложения письма;
— точность и внятность изложения, исключающие разночтение или двоякое толкование содержания письма;
— лаконичность изложения содержания, предполагающая краткость и ясность используемых в письме формулировок.
Исходя из специфики стиля, при подготовке содержания делового письма рекомендуется:
— излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями, которые не должны восприниматься адресатом как примитивные или топорно-грубые;
— употреблять термины в их общепринятом, однообразном для понимания толковании;
— отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении: подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения;
— не применять устаревшие слова и выражения (архаизмы), отжившие канцелярские обороты; избегать включения в текст профессионального жаргона и т. п.;
— отказываться от лишних слов, не вносящих ничего нового в существо изложения.
Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения, поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было просто и доходчиво воспринимать посторонним людям. Забудьте о том, в какой манере вы пишете друзьям в сообщениях в социальных сетях. Текст делового письма не должен напоминать выдержку из чата, даже если у вас хорошие, дружеские отношения с получателем письма.
Если же ответить письмом было поручением директора, то в этом случае текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании, или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо.
Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа.
Важная задача — написание вводного обращения. Что лучше: «Уважаемый Иван Иванович» или «Глубокоуважаемый Иван Иванович»? А может так — «Уважаемый г-н Иванов»? Есть сомнения — посоветуйтесь с коллегами. Имейте в виду, что написанное по сути верно деловое письмо может произвести совершенно обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.
В официальных письмах имя (и отчество) адресата обычно опускается, остается только фамилия: «Уважаемый г-н Иванов!».
«Уважаемые господа» — при обращении к организации в целом.
«Уважаемый господин председатель (директор)» — при обращении к должностному лицу, фамилия которого автору письма неизвестна.
Можно начать и так: «Уважаемые коллеги».
В качестве заключительной формулы вежливости, предшествующей подписи, используются формулировки «С уважением», «Искренне Ваш», «С глубоким уважением» и т. п.
Во всех случаях приветствие предшествует обращению к адресату и тесно взаимосвязано с ним.
Специфической особенностью обращения является использование в конце пунктуационного восклицательного знака, указывающего, что факту обращения к данному лицу или затронутому в письме вопросу автором придается особое значение.
Приведем несколько примеров лид-абзаца:
— «Спасибо за интерес, проявленный Вами к нашему объявлению о. «;
— «Благодарим Вас за своевременный ответ и предоставленную информацию. «;
— «Мы чрезвычайно признательны Вашей организации за эффективное содействие в. «.
В общем случае лид-абзац следует непосредственно за обращением к адресату и располагается на один интервал ниже последнего. Приведем в качестве примеров несколько наиболее типичных форм лид-абзаца (не содержащих формальной благодарности):
— «Обращаюсь к Вам в связи с. » (далее следует коротко указать причину письменного обращения);
— «Настоящим письмом сообщаем Вам о. » (далее следует коротко указать, о чем конкретно намерен сообщить автор адресату);
— «Уведомляю (докладываю, извещаю и т. п.) о. » (далее следует коротко указать, о чем именно автор намерен уведомить адресата);
— «Просим Вашего содействия (согласия, указания и т. п.) в (на, о). » (далее следует коротко указать, какое именно содействие требуется автору от адресата);
— «Подтверждаю, что в соответствии с. » (далее следует коротко указать, что конкретно подтверждает автор данным посланием);
— «Высылается (направляется, представляется и т. п.) ответ на Ваше обращение от. » (далее следует коротко указать, на какое именно обращение автором дается ответ адресату).
Таким образом, формулировка лид-абзаца в значительной мере предопределена характером письма (инициативное письмо, письмо-сообщение, письмо-уведомление, письмо-просьба, письмо-подтверждение, ответное письмо и т. п.).
В свою очередь, лид-абзац упрощает процесс ознакомления, изучения и восприятия текста письма.
Длину предложений и абзацев следует по возможности ограничивать, поскольку в противном случае адресату потребуется затратить дополнительные усилия и время для изучения и восприятия текста письма.
Заключительный абзац основной части должен быть наиболее убедительным. Логика и стилистика его изложения должны обеспечить адресату возможно более удобный переход к заключительной части текста.
Заключительная формула вежливости предшествует подписи и располагается интервалом ниже последней строки текста письма. Наиболее часто в качестве заключительной формулы вежливости используются следующие стандартные формулировки:
— «С неизменным уважением. «;
— «С глубоким уважением. «;
— «С благодарностью и уважением. «;
— «С признательностью и уважением. «;
— «С уважением и пожеланиями всего наилучшего. «.
А формулировки вроде:
— «С пожеланиями всего наилучшего. «;
— «До скорой встречи. » используются не в деловой переписке, а в письмах частного характера.
В зависимости от того, на бланке какого вида оформлено письмо, подпись приводится в сокращенной, полной или развернутой форме.
Сокращенная форма предполагает указание собственно подписи и ее расшифровки в виде инициалов и фамилии автора послания. Указанная форма подписи применяется при оформлении письма на бланке должностного лица организации, уполномоченного вести переписку и выступающего в качестве отправителя послания, например:
— «(подпись) И. И. Иванов»;
— «(подпись) М. М. Михайлова».
Полная форма предполагает выполнение всех стандартных требований, предъявляемых к оформлению реквизита «Подпись» и подразумевающих указание должности, собственно подписи автора письма и ее расшифровки в виде его инициалов и фамилии. Указанная форма применяется при оформлении письма на бланке (структурного подразделения организации, если последнее уполномочено вести переписку и выступает в качестве отправителя). Приведем несколько вариантов полной формы подписи:
— «Генеральный директор (подпись) Я. Г. Яковлева»;
— «Начальник отдела (подпись) Л. В. Ли»;
— «Менеджер по персоналу (подпись) Н. Б. Николаев».
Переходим к оформлению
Составить образцовый текст документа еще не значит закончить работу с ним. Не менее важно, в какую «рамку» будет обличен ваш «творческий продукт».
Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.
Реквизитами документа являются:
1. Дата документа.
2. Регистрационный номер документа.
3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).
4. Сведения об адресате.
5. Заголовок к тексту.
8. Отметка о наличии приложения.
9. Отметка об исполнителе.
10. Идентификатор электронной копии документа.
Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.
Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.
Сроки подготовки письма
Сроки подготовки писем определяются по-разному:
— исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе). Так, если по требованию контрольно-надзорного органа, налоговой инспекции, внебюджетного фонда ответ надо дать в течение определенного промежутка времени, то и с ответом нельзя затягивать: лучше полностью подготовленный текст письма отправить на день раньше окончания срока (вдруг что-то с письмом будет не так). Так, при обращении в налоговый орган требуется организации-налогоплательщику проставлять в обязательном порядке ИНН. Без этой «мелочи» текст документа в канцелярию не примут;
— исходя из сроков, заявленных в законе. Так, если при решении вопроса о сокращении численности (штата) работников ТК РФ требует соблюдения двухмесячного срока предупреждения работника (ст. 180), то при вручении уведомления работнику вы обязаны строго вписаться в этот срок. Допустим, в письме вы ставите дату — 1 февраля 2013 г. Значит, согласно ст. 14 ТК РФ двухмесячный срок истечет 1 апреля 2013 г. А если вы датировали письмо 1 февраля 2013 г., а смогли вручить под роспись сотруднику документ только 3 февраля 2013 г., то и срок завершится уже 3 апреля 2013 г. Вот почему письма с «жесткими» датами надо готовить заблаговременно;
— если вы не ограничены сроками, установленными входящим письмом или законом, то все равно не нужно расслабляться: ведь сроки подготовки ответных писем могут быть определены локальными нормативными актами вашей организации: инструкцией по делопроизводству, графиком документооборота и др.
Написание отдельных видов писем
Письмо-просьба. Хотите узнать о прошлом кандидата, обратившись к его бывшему работодателю? Мы более чем уверены, что по телефону вы всей правды можете не узнать. Да и не всегда корректно вести подобные разговоры по телефону. Другое дело — написать письмо.
Письма-просьбы — едва ли не самая распространенная группа деловых писем. И легко понять, почему: в конце концов далеко не всегда мы чувствуем себя удобно при необходимости обращаться к кому-либо с просьбой лично или, например, по телефону. Письменная просьба в значительной степени упрощает совершение этой процедуры. Вот уж действительно, бумага все стерпит. Тем не менее, прибегая к помощи писем-просьб, не забывайте о необходимости соблюдать два главных правила.
Во-первых, никогда не начинайте письмо со слова «Прошу» — благоразумнее и тактичнее сначала объяснить мотивы своего обращения (даже если вы предварительно обговорили все детали по телефону).
Во-вторых, не спешите благодарить адресата заранее (хотя бы потому, что для этого существует особый вид писем — благодарственные). Благодаря заранее, вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение. Представьте, что по тем или иным не зависящим от него причинам получатель письма не в состоянии помочь вам (к примеру, бывший работодатель не захочет вам помочь, сославшись на конфиденциальность информации). Поэтому благодарить человека следует, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена.
Выше мы уже писали, что есть письма-просьбы и письма-запросы. В чем разница?
Письма-запросы предназначены (как следует из названия) для запрашивания соответствующей информации. Такие письма предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовым документом.
Предпочтительнее всего начинать такие письма со слов «Прошу (просим) вас (Вас) сообщить. «, хотя будет совсем не лишним предварительно пояснить, чем вызван ваш запрос. В отличие от письма-просьбы здесь в конце текста можно в тактичной форме выразить адресату свое пожелание относительно сроков предоставления интересующей вас информации.
Ответное письмо в данном случае выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к запросу. В ответе на запрос обязательно должна содержаться ссылка на первичное письмо и его тему. Кроме того, в обоих письмах должны приблизительно совпадать объем информации, последовательность изложения, терминология, система ссылок.
Письма-заказы. Требуется заказать трудовые книжки или литературу для кадровой работы? Воспользуйтесь письмом-заказом. Ведь функциональное назначение подобных писем — совершение письменного заказа, его документирование (хотя при этом сам заказ может оформляться и на специальном бланке, как при прямой почтовой рассылке).
Автору письма целесообразно предварить изложение намерения заказать что-либо у адресата (товар, услугу и др.) объяснением мотивов своих действий. С этой целью бывает достаточно сослаться на источник информации (материалы переписки, информационное письмо или директ-мейл, рекламную информацию, сайт в Интернете и т. д.). Кроме того, как и в случае с письмом-запросом, допустимо сообщить адресату свое пожелание относительно сроков исполнения заказа.
Если плата за заказанные товары производится не авансом, то поставщик может затребовать гарантийное письмо.
Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий в отношении намерений или действий автора (организации-отправителя), так или иначе затрагивающих его интересы. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты.
Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок, поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица.
Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: «Настоящим письмом гарантирую. «. В других случаях гарантийное письмо может включать изложение причин готовности автора предоставить адресату те или иные гарантии. В этом случае соответствующее заявление формулируется в заключительном предложении, например: «Своевременную и полную оплату гарантирую». Целесообразно также указать расчетно-платежные реквизиты, которые будут использоваться для произведения оплаты. Это особенно важно, когда предприятие имеет несколько счетов в разных банках. Ваш контрагент должен ясно себе представлять, через какой банк ждать оплату.
Поскольку по закону на предприятии два распорядителя финансовыми средствами — руководитель и главный бухгалтер, то особенностью данного вида писем является наличие наряду с подписью автора (допустим, директора организации) подписи главного бухгалтера. В случае когда эти должностные лица не выполнили заявленных гарантий в срок, предприятие понесет дополнительные финансовые затраты: оплату простоя транспорта, пени, штрафы и др.
ТК РФ содержит целый перечень случаев, когда предприятие-работодатель обязано письменно проинформировать работников о предстоящих изменениях в их трудовой жизни: о дате начала отпуска (ст. 123), о возможности перевода на другую работу (ст. 74), о сокращении их должности (ст. 180) и др.
Чаще всего на практике информирование коллектива осуществляется в форме уведомления. Уведомление, содержащее объяснение мотивов автора (организации-отправителя) и отражающее предложения (пожелания или требования) последнего к адресату, изложенные в конкретной и ясной форме.
Через некоторое время после вручения работнику уведомления целесообразно вручить еще одну бумагу — напоминание.
Отличительными особенностями напоминания являются:
— ссылка на высланное ранее уведомление;
— более краткая форма изложения сути предложений (пожеланий или требований) автора;
— информирование о последствиях, которые могут быть применены к адресату, если напоминание так и не вызовет соответствующей реакции с его стороны.
Допустим, вы вручили работнику уведомление о предстоящем сокращении его должности и перечислили вакансии, которые он может занять. Если, по вашему мнению, работник слишком долго раздумывает над тем, в какой должности ему работать дальше после сокращения, вполне уместно сделать ему письменное напоминание.
Если же адресат не реагирует и на напоминание должным образом, то ему высылается предупреждение. В нем помимо ссылки на предыдущие послания и краткой информации об их сути содержится сообщение о намерении автора (организации-отправителя) применить в отношении адресата определенные действия.
Собрали комплект документов для отправки в государственную инспекцию труда? Приложите к нему сопроводительное письмо. Составив такой документ, вы можете быть уверены в том, что вас не упрекнут в том, что какой-то документ не был представлен, т. к. сопроводительное письмо будет содержать подробный перечень передаваемых документов.
Сопроводительные письма содержат информацию об отправке адресату документов, информационных материалов и т. п., которые в силу специфики содержания, объема или формы представления не могут быть оформлены в виде письма. Сопроводительные письма включают сообщение об отправке соответствующих документов (материалов), а также их перечень.
Как правило, сопроводительные письма начинают со слов «Направляю (высылаю). «. Перечень документов (материалов), прилагаемых к сопроводительному письму, содержит информацию об их названиях, количестве, объеме (количестве листов, страниц).
Поздравьте коллег и партнеров с праздником, направив им письма-поздравления. Они по-прежнему весьма распространены в служебно-деловой переписке, поскольку далеко не всегда у нас имеется возможность поздравить кого-либо лично или по телефону. Начинать текст поздравительного послания рекомендуется именно со слова «Поздравляю. » («Поздравляем. «). Поздравления обычно дополняются пожеланиями адресату всевозможных благ.
Диапазон применения писем-поздравлений весьма широк. В зависимости от характера взаимоотношений, сложившихся между автором и адресатом, считается вполне уместным направлять поздравления по следующим случаям:
— день рождения адресата (в том числе дата основания организации-получателя);
— назначение на более престижную должность;
— присвоение почетного или специального звания (в т. ч. организации-получателю);
— награждение (в том числе организации-получателю);
— выдающиеся (заметные) достижения на профессиональном поприще (превышение показателей экономического развития, выигрыш тендеров, победы в конкурсах, соревнованиях и т. п.);
— заключение взаимовыгодных партнерских соглашений;
— годовщина сотрудничества (как правило, первая или круглая).
Праздник состоится у вас в офисе? Тогда готовимся рассылать письма-приглашения.
Письма-приглашения имеют цель пригласить адресата к участию в том или ином деловом (служебном) или торжественном (памятном) мероприятии.
Обычно текст приглашения начинается со слова «Приглашаем (приглашаю). «. Приглашение может оформляться как в виде письма, так и на специальном бланке (пригласительном билете, прилагаемом к письму) и всегда носит персональный характер. Из содержания приглашения адресат должен уяснить, когда, куда и с какой целью его приглашают, а в некоторых случаях — и какого участия с его стороны ожидают организаторы мероприятия (например, выступления на ту или иную тему).
Приглашения следует высылать заблаговременно во избежание недоразумений. В необходимых случаях автор может уведомить адресата о необходимости подтвердить участие в мероприятии.
Менеджеру по персоналу неизменно приходится составлять обращения не только позитивного характера, но и письма негативного содержания. Это письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении предприятием займа сотруднику, а также письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т. п. Как ни огорчительно, но время от времени нам приходится готовить и рассылать подобные послания.
Рекомендуется особенно тщательно подходить к выбору формулировок и порядку изложения содержания послания.
Иными словами, оно должно быть негативным только в смысле информационного наполнения, но при этом абсолютно нейтральным по отношению к личности адресата.
Целесообразно начинать подобные письма с выражения сожаления об отказе, например: «Мы с сожалением вынуждены сообщить Вам о том, что. «. Следует также дать понять адресату, что решение об отказе далось вам не без труда и продиктовано исключительно деловыми соображениями. В заключение надо ободрить адресата, например выразить уверенность, что его опыт вызовет интерес у другого работодателя.
Если работник не совершил ничего предосудительного, то уведомление об увольнении в обязательном порядке должно содержать выражение благодарности за работу и оценку его заслуг. Также подчеркните в тексте, что решение об увольнении — вынужденная мера, вызванная внешними обстоятельствами.
Если вы обращаетесь в какие-либо инстанции по личным мотивам, не выступая от имени предприятия, то все равно автор должен быть максимально идентифицирован. Ни один государственный либо муниципальный орган не возьмется отвечать на анонимку: автор должен указать свои фамилию, имя, отчество; паспортные данные и место проживания, иногда и дополнительные данные: дату и место рождения, СНИЛС и др.
Письма для обращения в различные инстанции по мотивам личного характера содержат конкретную просьбу или требование автора в связи с действиями или бездействием организации — получателя письма. Такими инстанциями могут в зависимости от обстоятельств выступать судебные органы, структуры жилищно-коммунального хозяйства, образовательные учреждения, транспортные организации, службы быта, сервиса и торговли и т. д. Содержание таких писем подчинено двум целям: проинформировать о чем-либо адресата и побудить его к определенным действиям. Начинать письмо следует с краткого изложения обстоятельств дела, а продолжать — выражением просьбы или требования (если ранее выраженная просьба осталась без ответа или удовлетворения). В конце послания уместно сослаться на конкретные положения нормативных правовых актов, подтверждающих законность просьбы (требования) автора.
Мнение эксперта. Письма пишем каждый день. Научиться самому и научить команду
Саша Карепина, бизнес-тренер
Успех нашего бизнеса нередко зависит от качества текстов, которые нам приходится писать каждый день. Коммерческие предложения, продающие письма, письма клиентам и деловым партнерам — все это влияет на наш имидж, на то, как нас будут воспринимать. Как же добиться, чтобы все, с кем мы ведем бизнес-переписку, получали от нас профессиональные, качественные тексты?
Путь 1. Прочесть много текстов, написать еще больше и в конце концов научиться.
Этот путь приходит в голову сам собой. Большинство тех, от кого вы получаете письма и чьи тексты читаете в Интернете и в печати, учились именно так. И как, нравится вам то, что они пишут? Скорее всего, нет. Почему? Дело в том, что практика сама по себе мало помогает без постановки техники. Чтобы мастерство росло с практикой, нужно понимать лежащие в основе принципы и приемы. Как можно структурировать письмо, какая структура для какого случая больше подходит. Как строить фразы, какие обороты выбирать. Какие аргументы приводить.
Путь 2. Изучить толковую книгу по написанию деловых текстов — и практиковаться.
В самом деле, откуда узнавать о принципах и приемах, как не из книг? Но найти толковую книгу по деловому письму на российском рынке очень непросто. Но, допустим, книга нашлась. Получите ли вы результат, если изучите приемы по книге и будете их применять? Издаются самоучители по языкам, кулинарии, игре на музыкальных инструментах, даже лыжам и йоге. Есть люди, которые учатся с помощью этих самоучителей. Но таких людей не так много.
Путь 3. Пройти обучение, а потом практиковаться самостоятельно.
Этот путь позволяет решить три описанные выше проблемы — инструктор и объяснит, и подскажет, и со стороны посмотрит. Вариантов организации такого обучения сегодня много: групповые тренинги или индивидуальные консультации, очные или заочные, с использованием компьютера и Интернет или традиционно, с бумагой и ручкой. Словом, выбор есть. Главное, на что важно обратить внимание — в варианте, который вы выберете, должна обязательно быть предусмотрена практика, причем лучше коллективная. Если вы практикуетесь в группе, то ваши тексты читают другие участники. Вы получаете возможность взглянуть на свое письмо со стороны, глазами читателя — а в реальной, рабочей переписке этого как раз не хватает.
Путь 4. Разработать библиотеку образцов писем — и использовать ее.
Образцы — это своего рода эталонные письма, такие, где в нужном порядке использованы все приемы, все ходы.
Ваши люди постоянно составляют коммерческие предложения? Можно разработать для них образцовое предложение. Вашим людям часто приходится писать отказы? Можно подготовить образцовый отказ — или претензию, жалобу, извинение. Когда образец понадобится, сотрудник сможет сравнить его со своей реальной ситуацией, взять из текста то, что к этой ситуации подходит, заменить факты реальными — и получит текст гарантированного качества.
1. Васильев М. В. Деловое письмо // Налоговый вестник. 2011.
2. Митрофанова В. В. Как придать юридическую силу внутренней переписке // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. 2007. N 5.
3. Рогожин М. Ю. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие. М.: Проспект, 2009.
Письма, связанные с выражением внимания и участия
Письма-поздравления направляются в торжественных случаях: официальный праздник (Новый год, Восьмое марта, День независимости и др.), профессиональный праздник, значительное событие в жизни должностного лица или организации (вручение награды, юбилей, присуждение почетного, научного звания, степени, избрание в какой-либо орган и др.), значимые события в частной жизни.
Поздравления пишутся на бланке письма организации или на специальных бланках поздравлений. Поздравление, подготовленное на бланке письма, должно содержать оформленный в соответствии с требованиями стандарта реквизит «Адресат». Поздравления могут оформляться на бумаге различной цветовой гаммы с украшениями в виде орнаментов и водяных знаков, имеющей большую плотность, и вкладываться в специальные папки-адреса. В последнем случае поздравление содержит только обращение к лицу или коллективу: «Уважаемый (имя, отчество)!», «Уважаемые господа!», «Уважаемые коллеги!», «Дорогие первоклассники!». При коллективном адресате и при направлении письма-поздравления юридическому лицу пофамильное и поименное обращение не используется.
Следует учитывать, что в настоящее время обращение «господа» не свободно от представления об определенном социальном статусе адресата, поэтому не рекомендуется использовать его при обращении к социально незащищенным группам населения: беженцам, безработным, малоимущим и т.п. Это слово обычно используют в обращениях к предпринимателям, руководителям организаций, должностным лицам, деятелям искусства, политикам.
При обращении к VIP-персонам (VIР — very important person) часто используется обращение «Глубокоуважаемый../» (особо важной персоной считается не только высокое должностное лицо: член правительства, парламента, губернатор, мэр, но и заслуженный деятель пауки, искусства, известный общественный деятель).
Письма-поздравления всегда должны быть подписаны.
Если поздравление оформлено на бланке письма, подпись оформляется с указанием должности лица, личной подписью, расшифровкой фамилии.
Если поздравление оформляется не на бланке, подпись имеет обобщенную форму: «Ваши коллеги», «Коллектив компании», «Сотрудники фирмы», «Работники министерства» и т.п. Иод такой общей надписью обычно располагаются собственноручные подписи лиц, пожелавших присоединиться к поздравлению.
Письма-поздравления составляются в свободной форме, но можно указать и на общую схему текста:
- — обращение («Уважаемый../»);
- — поздравление;
- — комплиментарная часть;
- — пожелания (благополучия, процветания, успехов и т.п.);
- — подписи.
Поздравления могут быть как краткими — одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни и деятельности поздравляемого лица, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения. Текст поздравления от имени организации излагается от 1-го лица множественного числа (поздравляем, желаем), от имени руководителя — от 1-го лица единственного числа (поздравляю, желаю).
Для нисем-ноздравлений характерно использование следующих ключевых фраз:
Искренне поздравляем Вас с.
Поздравляем Вас в связи с.
Примите наши искренние поздравления в связи с.
Сердечно поздравляем Вас с.
Формулировка поздравления должна быть простой, чтобы восприниматься легко и не вызывать затруднения при чтении.
В комплиментарной части перечисляются основные достижения лица или организации, дается их общая характеристика. При этом следует избегать завышенных оценок и преувеличенных комплиментов.
Соблюдать умеренность необходимо и при формулировке пожеланий. Они должны быть достаточно общими: желать можно благополучия, процветания, успехов в работе, плодотворного сотрудничества, надежных партнеров, завоевания новых рынков, продвижения но службе, преодоления препятствий и т.п.
В печатных средствах массовой информации нередко публикуют открытые письма-поздравления — письма, обращенные к отдельным категориям граждан (школьникам, студентам, ветеранам, работникам определенной отрасли, жителям отдельного района и др.). В целом, к составлению открытых писем-поздравлений применяются те же правила, что и к составлению обычного поздравительного письма, но общий их тон может быть более торжественным и возвышенным.
Письмо-поздравление в связи с вступлением в должность
Уважаемый Владимир Владимирович!
От имени всех жителей Карелии, правительства и Законодательного собрания республики и от себя лично горячо и сердечно поздравляем Вас с вступлением в должность Президента России.
Это знаменательное событие в истории страны, которая входит в XXI век с новым президентом.
За короткий срок Вы завоевали признание миллионов россиян. Ваши энергия, реалистический взгляд на состояние дел, глубокое проникновение в суть проблем, доброжелательность и искренность снискали уважение многих жителей Карелии. Об этом свидетельствуют итоги выборов президента России. Свыше 64% избирателей нашей республики отдали голоса за Вас, В лад и м и р Влади м и ров и ч.
Жители страны и Карелии поддерживают Ваше стремление сформировать сильную государственную власть, построить демократическое, правовое, федеративное государство, закрепить права и свободы человека в качестве высшей ценности.
Сегодня есть все возможности более успешно, чем прежде, решать назревшие социально-экономические проблемы. От этого напрямую будут зависеть и наше место в мире, и наше благополучие, и политическая стабильность общества, и мощь России.
Наша общая цель — преодолеть собственную бедность, обеспечить людям достойную жизнь. Население Карелии готово под Вашим руководством твердо и целеустремленно двигаться к достижению этой цели.
Вы уже дважды побывали в нашей республике. Гостеприимная Карелия всегда рада новым встречам с Вами.
Желаю Вам, Владимир Владимирович, крепкого здоровья, больших успехов в труде на благо России!
С глубоким уважением, П рсдссдатсль П равител ьства Республики Карелия С. Л. Катанандов
Письмо-поздравление в связи с избранием
Уважаемый Сергей Иванович!
Искренне поздравляю Вас с избранием председателем Совета директоров акционерного общества «Домострой».
Ваш опыт и высокая профессиональная подготовка послужат дальнейшему укреплению положения Вашей компании на рынке жилищного строительства.
Надеюсь на сохранение и развитие взаимовыгодного сотрудничества наших компаний.
Желаю Вам крепкого здоровья, успехов и процветания!
Председатель Совета директоров ПАО «Железобетон» А. Я. Мастеровой
Письмо-поздравление в связи со значимым событием
Мы были очень рады узнать об открытии Вами нового регионального отделения по производству высококачественных электроинструментов.
Желаем Вам успехов и надеемся на продолжение и развитие наших деловых отношений.
Новогоднее письмо-поздравление
Примите сердечные поздравления с Новым годом!
Желаем доброго здоровья, успехов и счастья!
«Торговый Дом братьев Ивановых»
Уважаемый Владимир Иванович!
Поздравляем Вас с замечательным юбилеем — 70-летием! Вся Ваша трудовая деятельность связана со строительством электростанций как в России, так и за рубежом.
Вы внесли огромный вклад вдело развития электроэнергетики в целом ряде развивающихся государств, работая на руководящих постах в компаниях, осуществляющих строительство электростанций в зарубежных странах.
Вы принимали и принимаете участие в развитии электроэнергетики в странах Южной Азии.
С Вашим именем связано строительство и реконструкция крупнейших электростанций в Иране, Алжире, Индии, Вьетнаме.
В настоящее время Вы активно работаете над проектом ЭНЕРГО- СТАР — строительством в Индии уникальной тепловой электростанции, работающей на нескольких видах топлива.
Мы искренне желаем Вам доброго здоровья и дальнейших творческих успехов.
Генеральный директор Ю. С. Доморацкий
Письмо-поздравление в связи с Днем защитника Отечества
Дорогие ветераны, мы не забыли ваши подвиги, совершенные во время Великой Отечественной войны. Каждый из Вас сражался за Родину ради мирной жизни. В этот праздничный день мы с особой сердечностью поздравляем солдат, прошедших ту войну с первого до последнего дня, и с которыми «Тверскую, 13» связывают добрые отношения: А. П. Маресьева, С. В. Ше- стерикова, В. Л. Говорова, Е. Я. Весника, В. И. Попкова, Н. В. Попова,
А. Н. Потемкина, капитана Алексея Чагина, получившего Героя России уже во время чеченских событий. Этот список можно продолжать очень долго. Благодарим Вас за все, что Вы сделали для нас, для своей Родины!
Долгих вам лет жизни!
Письмо-благодарность (благодарственное письмо) — письмо, направляемое адресату (организации, должностному лицу или гражданину) с выражением благодарности за совершенные действия или оказанные услуги.
По сравнению с другими видами писем благодарственные письма обычно составляются в более свободной форме. Ключевыми фразами таких писем являются:
Благодарим Вас за.
Благодарим Вас за оказанную помощь в.
Выражаем Вам свою благодарность за.
Позвольте Вас поблагодарить за.
Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за.
Примеры писем-благодарностей
Письмо-благодарность в ответ за приглашение посетить выставку
Благодарю за приглашение посетить выставку «Инфоком—2014».
I [адеюсь, что ознакомление с продукцией Вашей фирмы положит начало нашему плодотворному сотрудничеству.
Письмо-благодарность в адрес организаторов семинара
Уважаемый Александр Николаевич!
В марте этого года в Вашем научном центре проходил научно-практический семинар «Проблемы организации машиностроительного производства на основе робототехнических комплексов», в котором приняли активное участие и сотрудники нашего института.
Семинар прошел на высоком научном уровне, привлек широкий круг участников из научных и проектных организаций, а также многих машиностроительных предприятий. Участники семинара смогли ознакомиться с современными достижениями в области робототехники, рассмотреть проблемы создания на их основе гибких автоматизированных производств, ознакомиться с новой научной и практической литературой по данной проблематике.
Благодарим коллектив Научного машиностроительного центра за прекрасную организацию и проведение научно-практического семинара и за огромный труд но распространению передового опыта.
Желаем Вам творческих успехов и надеемся на плодотворное сотрудничество.
доктор техническипх наук, профессор Н. И. Автоматов
Письмо-благодарность исполнителям за решение задачи
Руководителям Центров компетенции по решению «Проблемы 2000» в Российской Федерации
В ночь с 31 декабря 1999 г. на 1 января 2000 г. был успешно преодолен один из основных критических временных рубежей, связанных с «Проблемой 2000». Поданным Центрального оперативного штаба по контролю и управлению обстановкой в критический период перехода компьютерных и информационных систем в 2000-й год, сбоев или отказов в основных народно-хозяйственных комплексах, сферах производственной деятельности и социальной активности не произошло.
Это позволяет сделать вывод об эффективности проведенной в нашей стране работы но подготовке компьютерных систем к встрече 2000-го года. Большая роль в выполнении этой работы принадлежит Центрам компетенции но решению «Проблемы 2000» в Российской Федерации, которые в пределах своих областей аккредитации оказывали владельцам систем своевременную и необходимую научно-техническую и методическую помощь в решении данной проблемы.
Вместе с тем состоявшееся успешное прохождение систем через указанный временной рубеж — это преодоление только одной из критических дат, связанных с «Проблемой 2000». Поэтому, в целях обеспечения готовности компьютерных и информационных систем к встрече новых критических к проблеме временных рубежей, работы по решению этой проблемы, включая ее постоянный мониторинг, должны быть продолжены. Это в полной мере относится и к Центрам компетенции как одной из важнейших составляющих инфраструктуры, необходимой для окончательного решения «Проблемы 2000».
В связи с успешным преодолением «Проблемы 2000» на критическом рубеже вхождения в 2000-й год Министерство Российской Федерации по связи и информатизации выражает руководителям и коллективам всех Центров компетенции признательность и благодарность за ответственное отношение к порученному делу и высокий профессионализм в работе.
Министр Российской Федерации
по связи и информатизации Л. Д. Рейман
Письмо-соболезнование — письмо, направляемое в трагических или печальных жизненных ситуациях (смерть, несчастный случай, стихийное бедствие и др.) для выражения участия.
В письмах-соболезнованиях обычно используются следующие фразы:
Выражаем Вам наши искренние соболезнования по поводу.
Выражаем Вам нашу глубокую скорбь по поводу.
Для нас было глубоким потрясением известие о.
Примите наше искреннее сочувствие по поводу смерти.
Примите, пожалуйста, от имени (название организации) глубокие соболезнования в связи с.
Примеры писем-соболезнований Письмо-соболезнование в связи со смертью
Мы глубоко скорбим о смерти (имя) и выражаем всему Вашему коллективу свое сочувствие. (Имя) всегда был нашим надежным партнером, и мы всегда будем помнить его добрые дела по отношению к нашей компании в прошлом и понимаем, как его будет не хватать всем, кто его знал.
Примите наши искренние соболезнования.
Письмо-соболезнование в связи со стихийным бедствием
Примите наши искренние соболезнования в связи с обрушившимся на Вашу область стихийным бедствием — землетрясением, повлекшим за собой многочисленные человеческие жертвы и причинившим большой материальный ущерб.
Выражаем глубокое сочувствие родным и близким погибших и пострадавшим в результате этой природной катастрофы.
Письмо-извинение — письмо, автор которого приносит извинения адресату за причиненные неудобства.
Письма-извинения, как правило, начинаются следующими фразами:
Мы искренне сожалеем, что.
Пожалуйста, примите наши искренние извинения за.
Позвольте принести (Вам) свои извинения за.
Приносим свои извинения за то, что.
В соответствии с требованиями этикета делового общения в письме требуется объяснить причину, приведшую к возникновению проблемной для адресата ситуации, а в конце письма повторить фразу с извинениями, но не буквально, а в иной формулировке, например:
Еще раз приносим Вам свои извинения. Еще раз просим извинить нас.
Из-за непредвиденных обстоятельств. Из-за неожиданной ситуации, вызванной. и т.п.
Примеры иисем-извинений Письмо-извинение в связи с задержкой оплаты счета
Пожалуйста, примите наши искренние извинения за задержку оплаты
счета на поставку партии комплектующих по договору от_
№_, которая произошла по вине нашей бухгалтерии.
В настоящее время оплата произведена, и мы надеемся, что это досадное недоразумение впредь не повторится.
Еще раз просим извинить нас.
Письмо-извинение в связи с ошибочными действиями
Приношу Вам свои извинения за недостоверные сведения о некоторых действиях Вашей компании, изложенные в моем выступлении на семинаре в Информационном центре 27.03.2014.
Эта информация попала в текст выступления из-за ошибки моего референта, который уже получил взыскание.
Для исключения возможных негативных последствий произошедшего мною всем участникам семинара направлены письменные сообщения с отказом от гой части выступления, в которой содержались недостоверные сведения.
Как писать важные письма по ГОСТу
Каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю госкорпорации, высокопоставленному чиновнику или, на худой конец, в ЖЭК. Но если вы предприниматель или топ-менеджер, то обязаны научиться грамотно писать деловые письма.
Для деловых писем разработан соответствующий ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который описывает основные требования по содержанию и оформлению документов.
ГОСТ определяет общие правила оформления документов, виды и образцы, схемы расположения реквизитов на документе и т.п. ГОСТ распространяется на документы на бумажном и электронном носителях.
Систему стандартов можно приобрести в книжных магазинах или найти в интернете.
Обратим внимание на те критерии, без которых письмо не будет соответствовать стандартам деловой переписки.
1. Оформление реквизитов
С правой стороны или по центру должны стоять реквизиты вашей компании. Шапка делового письма должна содержать обращение к адресату. Оформляется ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. адресата. Ниже можно указать Тему письма.
Ещё ниже по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа». В предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, сокращения «г-ну» и «г-же» были недопустимы, в новом это стало возможным.
Но лучше воспользоваться старым вариантом и писать обращение без сокращений. Места много не займет, а уважения к «подателю сего письма» прибавится. Шапку выделяют жирным шрифтом.
Ha № 08 от 18.08.2018
2. Вступление
В вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно: «Довожу до Вашего сведения. », «Прошу Вас. », «В настоящее время. » и т.д. — если письмо пишется от первого лица.
Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идет от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).
Причём, как во вступлении, так и в последующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы.
3. Основной текст
Деловое письмо предполагает чёткое понимание: «Кому», «Зачем» и «Почему». Многие из нас получают письма, и часто смысл в них ускользает, а к концу письма так и не проясняется, что же хотел попросить или предложить автор. В деловом письме это недопустимо.
- Кому пишете письмо, не ошиблись ли «адресатом»?
- Зачем пишете письмо, что вы хотите предложить?
- Понятны ли доводы, стиль изложения и убедительны ли аргументы?
- Какую выгоду адресат получит от сотрудничества?
- Почему вы это делаете?
- Какой результат вы хотите получить?
- На какие дальнейшие действия вы намерены «спровоцировать» адресата?
После того, как ответите на вопросы и приступите к написанию, ваше письмо будет кратким и по делу.
Согласно правилам написания, основная часть делового письма последовательно должна раскрывать содержание просьбы или предложения, делая ее понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы должны логически перетекать в последующие.
Приводите по необходимости конкретные факты и цифры. И не забывайте, что краткость — сестра таланта. Помните, что слишком длинный текст может «утомить» Адресата. И он может отложить письмо и не узнать, что вы предлагаете.
Обратите внимание на некоторые моменты, связанные с изложением. Стиль делового письма консервативен, и письма, которые не соответствуют ему, не проходят дальше «таможенного контроля» в лице секретаря компании. Поэтому откажитесь от экспериментов и пишите так, как того требует деловой стиль.
4. Заключение
В Заключении письма подводятся итоги написанного, пишется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, прошу Вас…».
Деловое письмо традиционно завершается фразой: «С уважением,…» — если предполагается нейтральное обращение. Если, вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить письмо фразой «Искренне Ваш,…».
Искренне Ваш,
Директор (подпись) И.И. Васильков
Должность, подпись, потом — инициалы, имя и отчество, и затем фамилия. Подпись ставится собственноручно.
Если документ оформлен не на фирменном бланке, в наименование должности включается название организации.
Директор
ООО «Василёк» (подпись) И.И. Васильков
5. Постскриптум
Если в письме указывается контактное лицо (Ф.И.О.), то укажите его номер телефона и e-mail. Контактным лицом может быть секретарь или заместитель директора, который в курсе переписки. Не забывайте вместе с номером телефона указывать и код города.
Информацию о контактном лице можно указать в нижнем колонтитуле и напечатать шрифтом меньшего размера.
Если письмо по разным причинам нельзя сократить (факты, приложенные документы и прочее), то напишите отдельно Письмо и Приложение к нему.
В тексте документа при первом упоминании Приложения в скобках указывается: (приложение) или. (приложение 1). Перед номером приложения допускается ставить знак номера (приложение №1).
На первом листе Приложения в правом верхнем углу указывается:
к письму ООО «Василек»
от 18.08.2018 № 08
6. Шрифт документа
В ГОСТе регламентированы гарнитуры и их размеры. Остановимся на двух, которые имеются в каждом компьютере. Это Times New Roman № 13 и 14, с засечками, или Arial №12 и13, рубленный шрифт.
Если в письме необходима таблица, то допускается использование шрифтов меньших размеров. И чтобы не «мельчить», используйте Arial №10 или 9.
7. Формат документа
Для написания Письма подойдет бумага формата А4 (210 х 297мм), это стандартный формат, он продаётся в книжных и канцелярских магазинах. Обратите внимание на то, что бумага должна быть не менее 80 г/м2, но лучше использовать 100 г/м2.
Закажите бумагу с водяными знаками и логотипом компании. При печати на цветном лазерном принтере можно отпечатать логотип так, что бумага будет выглядеть как из типографии ГОЗНАК.
Но знайте, что всё хорошо в меру.
Не забываем о белизне бумаги и о качестве. Бумага для записей серого цвета не подойдет. Сами понимаете, что на такой бумаге хочется почеркать и тут же её выбросить.
Не забываем о полях. Каждый лист документа должен иметь поля:
20 мм — левое;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.
Текст документа выравнивается по ширине страницы. Абзацный отступ текста документа ставим на отметке — 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Текст документа печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала.
На что надо обратить особое внимание — это на нумерацию страниц. Начиная со второй страницы необходимо проставлять номера. Но не так, как все привыкли, не в правом нижнем углу страницы, а посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Деловое письмо будут встречать по «одёжке». Обратите внимание ещё раз на качество бумаги, на которой отпечатано письмо, и на оформление. Подумайте, не потеряет ли письмо форму при транспортировке, захотят ли его взять в руки?
После того, как вы посчитали, что письмо окончательно написано, проверьте его на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверьте ещё раз логическую последовательность и читабельность текста. Прочитайте его вслух нескольким людям. Узнайте их мнение — всё ли им ясно, нет ли разночтений.
Если по неосторожности или в спешке будут допущены орфографические ошибки, то это катастрофа. Как вести дела с компанией, которая присылает письмо с орфографическими ошибками?
Если вы подготовите деловое письмо грамотно, то во много раз увеличится вероятность того, что оно склонит Адресата к положительному решению в вашу пользу.
Оформление реквизита «Адресат»
Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).
Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационносправочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).
Реквизит «Адресат» включает в себя:
- наименование адресата (получателя письма);
- почтовый адрес или номер телефона-факса, адрес электронной почты.
Получателем письма могут быть:
- должностное лицо/несколько должностных лиц;
- организация;
- структурное подразделение организации;
- группа организаций;
- физическое лицо.
АДРЕСАТ – ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО
По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:
Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:
Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:
Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:
Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:
- при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
- перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:
АДРЕСАТ – ОРГАНИЗАЦИЯ
Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:
Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.
АДРЕСАТ – СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ
Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:
Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.
АДРЕСАТ – ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО
Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес:
Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.
АДРЕСАТ – НЕСКОЛЬКО ОРГАНИЗАЦИЙ
ИЛИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.
Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам.
Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.
При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.
Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-м, 3-м и 4-м адресатами не указывается.
Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного подразделения.
Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:
Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:
Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту. В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы. Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.
Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1 ).
Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.
Что меняет ГОСТ Р 7.0.972016? Ничего.
РАЗМЕЩЕНИЕ РЕКВИЗИТА «АДРЕСАТ» НА БЛАНКЕ
Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:
- на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;
- на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.
Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.
ТЕХНИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ
- Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?
Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.
В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.302003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.
Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.972016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:
- Как выравнивать реквизит «Адресат»?
Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например: