Как установить набор допустимых значений в excel

Тема 4. Установка набора допустимых значений для данного диапазона ячеек

Важным моментом в создании удобочитаемого рабочего листа является обеспечение корректности вводимых в лист значений. Несмотря на то, что обнаружение каждой опечатки или орфографической ошибки невозможно, вы можете установить Правило проверки (Validation Ru1е) для уверенности в том, что вводимая в ячейки информация отвечает определенным стандартам.

Чтобы создать правило проверки, откройте диалоговое окно Проверка вводимых значений в меню Данные, пункт Проверка.

Диалоговое окно Проверка вводимых значений может быть использовано для определения типа данных, которые должны вводиться в определенную ячейку, и затем, в зависимости от выбранного вами типа данных, для установки условий, которым должна отвечать информация для ее отображения в ячейке. На следующем рисунке показано, как сделать, чтобы в ячейку можно было ввести, например, только значения от 1000 до 2000.

Несомненно, было бы неразумным запрещать ввод в ячейку не соответствующей ей информации и при этом не выводить подсказку, помогающую пользователю разобраться, в какую ячейку вводить те или иные данные. Excel позволяет создавать подсказки, сообщающие пользователю о том, какая информация должна быть введена в ячейку, и. если она не отвечает этим условиям, выдает сообщение об ошибке.

Можно отключить проверку данных в ячейке, нажав кнопку Очистить все в левом нижнем углу диалогового окна Проверка вводимых значений па вкладке Параметры.

Задание: В этом упражнении вы создадите правило проверки, ограничивая введенные показания прибора в пределах от 0 до 200. добавите сообщение о границах диапазона и создадите сообщение об ошибке, которое будет появляться при попытке ввода суммы, меньшей 0 и большей 200.

Перейдите на Лист «I_неделя»

Выделите группу ячеек C8:Z14.

В меню Данные выберите пункт Проверка. Появится диалоговое окно Проверка вводимых значений, открытое на вкладке Параметры.

В строке Тип данных нажмите кнопку списка и выберите Целые числа. Под строкой Значение появятся поля Минимум и Максимум.

Нажмите кнопку списка в строке Значение и выберите Между.

В строке Минимум введите 0. В строке Максимум введите 200.

Уберите галочку в строке Игнорировать пустые ячейки.

Перейдите во вкладку Сообщение для ввода.

В строке Заголовок наберите Введите показание.

В строке Сообщение введите Пожалуйста, введите показание прибора.

Перейдите во вкладку Сообщение об ошибке.

В строке Вид выберите Предупреждение, нажав кнопку списка. Значок под строкой изменится на значок предупреждения.

В строке Заголовок введите Ошибка.

Совет. Если оставить поле Сообщение об ошибке пустым. Excel будет выводить сообщение по умолчанию: "Введенное значение неверно. Набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен. Продолжить?"

Нажмите ОК. Рядом с ячейками С8:Z14 появится подсказка с названием "Введите показание" и текстом "Пожалуйста, введите показание прибора".

В ячейку С8 введите 2501 и нажмите (Enter). Появится предупреждающее сообщение с заголовком Ошибка и текстом по умолчанию.

Нажмите Повторить и введите корректное значение от 0 до 200.

B панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Сохранить.

Тут вы можете оставить комментарий к выбранному абзацу или сообщить об ошибке.

Excel. Использование раскрывающегося списка для ограничения допустимых записей

Для сокращения числа неточностей при вводе данных я часто использую списки, основанные на диапазоне ячеек. Рассмотрим применение этого инструмента на примере ведения табеля.

Для начала на отдельном листе (это не обязательно) разместим список допустимых значений в одном столбце или одной строке (рис. 1а); см. также Excel-файл, лист «Список».

Рис. 1. Список фамилия: (а) в произвольном порядке; (б) в алфавитном порядке.

Скачать в формате Word, примеры в формате Excel

Этот перечень фамилий будет появляться в раскрывающемся списке в том порядке, в котором они расположены в этом столбце. Понятно, что для удобства поиска их лучше отсортировать по алфавиту (рис. 1б).

Присвоим нашему списку имя диапазона. Для этого выделим диапазон; в нашем случае это область А2:А21 и введем имя диапазона, как показано на рис. 2; в нашем случае – это «фамилии»:

Рис. 2. Присвоение диапазону имени

Выберем область, в которой будем вводить фамилии (см. Excel-файл, лист «Ввод»). В нашем примере – А2:А32 (рис. 3). Перейдем на вкладку Данные, группу Работа с данными, выберем команду Проверка данных:

Рис. 3. Проверка данных

В диалоговом окне «Проверка вводимых значений» перейдем на вкладку Параметры (рис. 4). В поле «Тип данных» выберем «Список». В поле «Источник» укажем: (а) область ячеек, в которых хранится список; этот вариант подходит в том случае, если список расположен на том же листе Excel; (б) имя диапазона; этот вариант может использоваться как в том случае, когда список расположен на том же листе Excel, так и в том случае, если список расположен на другом листе Excel (как в нашем случае). В обоих случаях следует убедиться, что перед ссылкой или именем стоит знак равенства (=).

Рис. 4. Выбор источника данных для списка: (а) на том же листе; (б) на любом листе

И еще о двух опциях на вкладке «Параметры»:

  • Игнорировать пустые ячейки. Если галочка установлена, Excel позволит оставить ячейку пустой. Если галочка снята, то из ячейки можно выйти только после выбора одной из фамилий списка. Особенность опции заключается в том, что перемещаться между ячейками (например клавишей Ввод или стрелками вверх / вниз) Excel позволит, а вот начать набор, потом стереть все символы и перейти в другую ячейку нельзя.
  • Список допустимых ячеек. Если галочки нет, то, когда вы установите курсор в ячейку для ввода, значок списка не появится рядом с ячейкой, и соответственно выбрать из списка не получится. Хотя все остальные свойства работы со списком будут действовать, и Excel не позволит вам ввести произвольное значение в ячейку.

Перейдем в окне «Проверка вводимых значений» на вкладку «Сообщения для ввода». Поставим галочку в поле «Отображать подсказку, если ячейка является текущей». Введем в соответствующие поля заголовок и текст сообщения (рис. 5). В последующем, когда пользователь встанет на одну из ячеек области ввода (в примере на рис. 5 – в ячейку А6), отобразится созданное нами сообщение.

Рис. 5. Установка Сообщения для ввода

В окне «Проверка вводимых значений» перейдем на вкладку «Сообщение об ошибке» (рис 6). Поставим галочку в поле «Выводить сообщение об ошибке». В поле «Вид», выберем тип сообщения. Введем заголовок и текст сообщения. Созданное нами сообщение будет появляться всякий раз, когда пользователь попытается ввести недопустимое значение.

Рис. 6. Установка Сообщения об ошибке

Допустимые типы сообщений об ошибке (рис. 7):

  • Останов – предотвращает ввод недопустимых данных; кнопка Повторить позволяет вернуться к вводу, кнопка Отмена очищает ячейку и позволяет начать ввод сначала или перейти к вводу в другие ячейки; по умолчанию выбрана кнопка Повторить.
  • Предупреждение – предупреждает о вводе недопустимых данных, но не запрещает такой ввод; кнопка Да позволяет принять недопустимый ввод; кнопка Нет позволяет продолжить набор (ранее набранное в ячейке значение становится доступным для редактирования); кнопка Отмена очищает ячейку и позволяет начать ввод сначала или перейти к вводу в другие ячейки; по умолчанию выбрана кнопка Нет.
  • Сообщение – уведомляет о вводе недопустимых данных; хотя и разрешает их ввести. Этот тип сообщения является самым гибким. При появлении информационного сообщения пользователь может нажать кнопку ОК, чтобы принять ввод недопустимых данных, либо нажать кнопку Отмена, чтобы отменить ввод; по умолчанию выбрана кнопка ОК.

Рис. 7. Выбор типа сообщения об ошибке

Некоторые замечания. 1. Если вы ввели в окне Сообщение вкладки Сообщение об ошибке слишком длинный текст, то окно сообщения об ошибке будет слишком широким (как на рис. 7); используйте перенос строки Shift + Enter в том месте сообщения, где вы хотите разделить строки (рис. 8).

Рис. 8. Окно сообщения об ошибке уменьшенной ширины

2. Ширина раскрывающегося списка определяется шириной ячейки, для которой применяется проверка данных. Оставьте ширину ячеек для ввода достаточной, чтобы не обрезать допустимые записи, ширина которых больше ширины раскрывающегося списка. В противном случае по первым буквам слова можно сделать неверный выбор.

3. Максимальное число записей в раскрывающемся списке ограничено, правда, не слишком сильно :), а именно числом 32 767.

4. Если вы не хотите чтобы пользователи редактировали список проверки, поместите его на отдельном листе, после чего скройте и защитите этот лист.

Ссылка на основную публикацию