Как вести управленческий учет в excel примеры
Перейти к содержимому

Как вести управленческий учет в excel примеры

Управленческий учет на основе бухгалтерского

Редакция сайта klerk.ru «Клерк» — крупнейший сайт для бухгалтеров. Мы не берем денег за статьи, новости или скачивание документов. Мы делаем все, чтобы сделать работу бухгалтеров проще.«Клерк» Рубрика Менеджмент

Автор статьи: Андрей Кривенко, финансовый директор группы компаний «Агама»

Управленческий учет можно вести в Excel. Это простой, но далеко не самый удобный способ. Гораздо эффективнее использовать бухгалтерскую программу с уже имеющимися в ней данными.

Благодаря подходу, который описан в статье, менеджеры компании стали своевременно получать достоверную управленческую информацию. А финансовая служба смогла значительно повысить эффективность учета и анализа хозяйственных операций.

Предлагаемую методику можно реализовать в любой программе, которая предназначена для ведения бухгалтерского учета. Выглядит это так. Оператор вводит первичные данные один раз в общую базу. Затем часть информации, необходимую для бухучета, выгружают в бухгалтерскую программу. «Управленческие» данные также попадают в отдельную базу.

Основа учета – главная книга

Все хозяйственные операции, которые проводят в управленском учете, отражаются в Главной книге (табл. 1).

Таблица 1. Пример записей в Главной книге управленческого учета

Аналитические признаки счета

Аналитические признаки счета

3. Продукт «Креветки в упаковке»

3. Отдел ключевых клиентов

2. Отдел ключевых клиентов

3. Продукт «Креветки в упаковке»

2. Отдел ключевых клиентов

3. Продукт «Креветки в упаковке»

3. Продукт «Креветки в упаковке»

1. Оплата от покупателя

3. Отдел ключевых клиентов

3. Отдел ключевых клиентов

1. Оплата поставщику

3. Отдел закупок

Основной управленческий отчет компании – баланс. Его формируют по Главной книге. Чтобы составить баланс, нужно просуммировать операции по счетам каждой группы. Например, из таблицы 1 получается отчет «Баланс», который показан в таблице 2.

Таблица 2. Отчет «Баланс»

Начальный остаток

Конечный остаток

Расчеты с покупателями

Актив

0

12 000

Расчеты с поставщиками

Расчеты с банками

Пассив

0

12 000

Первый принцип управленческого учета

Управленческий учет в компании «Агама» основан на четырех принципах. Первый из них таков. Все основные управленческие отчеты – простая расшифровка групп счетов в отчете «Баланс». Каждый отчет должен содержать начальный и конечный остатки, которые совпадают с остатками в балансе.

Например, отчет о движении денежных средств (ДДС) – это расшифровка группы счетов «Денежные средства». В примере, который приведен в таблице 1, эта группа представлена счетом «Расчетный счет». Начальный остаток по нему составляет ноль рублей, а конечный – 5000. Эти же цифры отражены в отчете о ДДС, который показан в таблице 3.

Отчет о доходах и расходах (ДР) является расшифровкой группы счетов «Собственный капитал». В рассматриваемом примере к этой группе относится счет «Прибыль». Его расшифровка представлена в таблице 4.

Таблица 3. Отчет о движении денежных средств

Сумма

Сумма

Таблица 5. Пример соответствия групп счетов баланса и отчетов

Группы счетов баланса

Отчет

Отчет о движении товарных запасов

Отчет о движении денежных средств

Второй принцип

Данные управленческого учета должны быть информативными для пользователей. Например, руководителю понадобились отчеты «О доходах и расходах» и «О движении денежных средств». Информация в них должна быть представлена в разрезе статей, центров финансовой ответственности, или сопоставлена с плановыми показателями. Отделы продаж и маркетинга требуютданные по продуктам, каналам сбыта, точкам сбыта, поставщикам, себестоимости и проч. Для того, чтобы информацию можно было представлять в требуемых разрезах, каждая группа счетов должна иметь аналитические признаки — классификаторы. По ним можно будет детализировать отчет. Как видно из таблицы 1, аналитические признаки присвоены всем счетам.

Для каждого отчета также нужно выделить основной классификатор, который отражает его суть. Например, в отчете о ДДС классификатором будут статьи движения денежных средств. То есть поступление от покупателей, погашение кредита, выплата заработной платы и т. д. Пример отчета о ДДС с разбивкой по статьям представлен в таблице 3. Второстепенными классификаторами для отчета о ДДС могут быть источники денежных средств, центры финансовой ответственности.

Таким образом, второй принцип управленческого учета звучит так: классификаторы отчетов должны совпадать с аналитическими признаками групп счетов, которые они расшифровывают (табл. 6).

Таблица 6. Пример аналитических признаков для групп счетов баланса

Группы счетов баланса

Отчет

Классификаторы/Аналитические признаки

Отчет о движении товарных запасов

Статьи движения товаров, склады, номенклатура

Статьи движения товаров и денег, контрагенты

Отчет о движении денежных средств

Статьи ДДС, источник денежных средств, ЦФО

Статьи движения товаров и денег, контрагенты

Принцип третий

Вернемся к таблице 1. В ней операция 4 «Оплата от покупателя» была проведена по дебету счета «Расчетный счет». Напомним, что он относится к группе счетов «Денежные средства». В то же время эта операция была отражена по кредиту корреспондирующего счета «Расчеты с покупателями». Данный счет входит в одноименную группу счетов.

Заметим, что «Оплата от покупателя» — это статья ДДС. А статьи движения денежных средств являются основным классификатором отчета о ДДС.

Проводка полностью соответствует третьему принципу. Он заключается в том, что каждая статья основного классификатора отчета может корреспондировать только с одной группой счетов баланса.

В таблицах 9 и 10 приведены группы счетов, с которыми корреспондируют статьи ДДС и ДР.

Таблица 9. Группы счетов, с которыми корреспондируют статьи движения денежных средств

Группа счетов баланса

Группа счетов баланса

Последний принцип управленческого учета таков. Любую операцию, при проводке которой корреспондируют счета из различных групп, нужно отразить одновременно в отчетах о ДДС и о ДР или одном из них. Другими словами, каждая хозяйственная операция может проходить либо по обеим группам счетов «Денежные средства» и «Собственный капитал», либо по одной из них. Исключение составляет только один случай – когда счет дебета и счет кредита принадлежат одной группе.

Как в соответствии с этим принципом будут выглядеть группы счетов баланса, показано в таблице 11. В ней, в отличие от таблицы 5, счета «Запасы» и «Задолженность поставщиков» объединены в одну группу. Причина этого в том, что поступление товара не отражается ни в отчете о ДДС, ни в отчете о ДР.

Таблица 11. Группы счетов баланса

Если все четыре принципа соблюдены, управленческая отчетность будет логически целостной. Это наглядно показывает таблица 12. В ней по горизонтальным столбцам выполняется формула:

[Сумма по статьям отчета о ДР] – [Сумма по статьям отчета о ДДС] = Изменение сумм по группам статей баланса

В то же время сумма по вертикальным столбцам должна быть равна нулю.

Таблица 12. Проверка логической целостности управленческой отчетности

Сумма по статьям доходов и расходов отчета о ДР

Сумма по статьям ДДС отчета о ДДС

Изменение сумм по группам статей баланса отчета «Баланс»

Курсовая разница по задолженности поставщикам + Списание товара

Кредиты полученные, Кредиты уплаченные

Усложняет ли управленческий учет работу?

Владимир Мороз, исполнительный директор компании “Деловой Консалтинг”

Все бухгалтеры отлично знают, что любая учетная программа с «двойной записью» и планом счетов автоматически обеспечивает взаимосвязь данных по оборотам, остаткам и аналитическим срезам счетов. Но результат управленческого учета — это, в первую очередь, детальная и оперативная информация для контроля за основными бизнес-процессами компании. В финансовых отчетах мы видим ее как несколько итоговых цифр.

Чтобы оценить сложность учетной работы, напомним, что управленческий учет на предприятии должен удовлетворять следующим требованиям:

  • Оперативность. Наличие оперативной и достоверной отчетности в режиме on-line.
  • Полнота. Управленческий учет должен охватывать все многообразие форм ведения бизнеса в современной России.
  • Детальность. Система должна генерировать для собственников и менеджеров отчетность в разрезах, необходимых для мониторинга и принятия правильных оперативных и стратегических управленческих решений.

При верно организованном управленческом учете ресурсы менеджмента всех уровней освободятся для более эффективного руководства предприятием. А вот насколько управленческий учет усложнит работу специалистов по учету? Однозначно ответить на этот вопрос нельзя. Все зависит от конкретной фирмы.

Если данные о хозяйственных операциях для целей управленческого и налогового учета полностью не совпадают, фирмы обычно организуют параллельные независимые системы учета.

Если предприятию удается создать электронное «хранилище данных» для всех групп пользователей, то двойного ввода рутинных операций можно попытаться избежать. Чаще всего в проектах встречается схема, когда основной является система управленческого учета, и из нее выгружают некоторые данные в «бухгалтерскую» базу. И очень немногие предприятия могут похвастать тем, что их бухучет дает полную, оперативную и достоверную картину финансового состояния компании.

Бывает, что основной делают систему бухгалтерского учета. Из нее необходимые данные выгружают в «управленческую» базу. Затем ее дополняют небольшим количеством корректирующих проводок.

На практике можно встретить все перечисленные варианты. Фирме нужно обязательно тщательно продумать процесс переноса рутинных операций из одной электронной системы в другую. Ключевое слово здесь – “рутинных”. Внедрение системы управленческого учета — достаточно дорогостоящее мероприятие. Но эффект от него многократно окупится. Если же у фирмы нет автоматизированной системы управленческого учета, ее развитие и рост финансовых показателей замедлятся.

Главное в деле успешной постановки управленческого учета – воля руководителя. А нагрузка на бухгалтерию будет зависеть от того, сколько стоит выбранное фирмой программное решение. Чем оно дороже, тем меньше трудозатрат потребует управленческий учет.

Как вести управленческий учет в Excel

Юрий Мартынов

Автор: Юрий Мартынов Руководитель проектов 1С-WiseAdvice

Как вести управленческий учет в Excel

Юрий Мартынов

Автор: Юрий Мартынов
Руководитель проектов 1С-WiseAdvice

Для собственников бизнеса, которые хотят иметь под рукой наглядную картину положения дел в компании, ведение управленческого учета – осознанная необходимость. Причем, независимо от масштабов бизнеса, такой учет – это система таблиц и отчетов с аналитикой в самых разнообразных разрезах: по продуктам, по проектам, по поставщикам и др. Совокупность всех этих отчетов с актуальными данными нужна для принятия взвешенных управленческих решений.

Самым удобным инструментом для постановки и ведения управленческого учета долгое время были таблицы Excel. Но благодаря сервисам-конкурентам, у компаний появилось больше возможностей для выбора способа ведения управленческого учета и обработки нужных для аналитики данных.

Бюджетирование и управленческий учет

Главной целью управленческого учета является предоставление информации, необходимой руководителям различного уровня для повышения эффективности управления предприятием. Оно выражается в росте рентабельности компании и увеличении ее конкурентоспособности в занимаемом сегменте рынка. Поэтому часто главную цель управленческого учета формулируют как управление прибылью через управление затратами.

Основными задачами для достижения поставленной цели будут:

  • планирование (на основе метода бюджетирования);
  • определение затрат и контроль (в т.ч. калькулирование себестоимости на основе принятой классификации затрат);
  • принятие решений.

На практике эти задачи реализуются следующим образом:

  • формирование управленческой отчетности в виде различных бюджетов;
  • контроль исполнения бюджетов на основании данных учета, в том числе контроль за исполнением договоров (в первую очередь с покупателями и поставщиками);
  • ведение многосценарного планирования;
  • осуществление план-фактного анализа.

Многие отечественные компании сегодня ведут «управленку» в таблицах Excel. Во многом это связано с тем, что программа является универсальным инструментом, который включает в себя огромный набор математических формул, алгоритмов, специальных механизмов учета и так далее, но при этом не требует каких-либо существенных затрат (к примеру, как этого требует иное программное обеспечение учета).

Плюсы ведения «управленки» в Excel:

  • Доступность
  • Excel имеет ряд специализированных финансовых функций
  • Наглядность и относительная простота для небольших компаний
  • Возможность развития системы с помощью макросов
  • Таблицы Excel для управленческого учета по мере развития бизнеса увеличиваются и требуют очень много времени для поддержания корректности учета
  • Минимальные возможности интеграции с другими системами
  • Увеличение сложности таблиц, невозможность решения задач управленческого учета только простыми формулами, без использования программирования
  • Низкая отказоустойчивость

Управленческая отчетность в Excel

В небольших компаниях использование дорогостоящих средств автоматизации управленческого учета не всегда оправдано. Excel имеет достаточный функционал для формирования основных отчетов:

  • Отчета по доходам и расходам (ОДР, P&L, Profit and Loss, отчет по финансовому результату компании)
  • Отчета по движению денежных средств (ДДС, CF, Cashflow)
  • Баланса (БЛ, BS, Balance sheet)

На каждом предприятии, в зависимости от его направления деятельности, управленческая отчетность отличается по форме, содержанию, регулярности составления.

Но существуют общие рекомендации для создания управленческих отчетов в Excel.

  1. Таблицы с разными отчетами должны быть разделены
    Для облегчения поиска и анализа информации в различных отчетах необходимо разделять отчеты по разным листам. Не стоит умещать все данные на одном листе, так как в этом случае сильно затрудняется обновление данных и получение актуальных отчетов.
  2. Использование категорий для суммирования значений
    Для удобства работы с отчетом хорошим тоном является размещение на первой странице сводных показателей отчета и их расшифровкой на последующих. Для этого необходимо объединить исходные данные по дополнительной группировке (категории) Такой формат представления информации будет нагляднее и удобнее для пользователей.
  3. Использование автозаполнения
    Справочники единиц бизнеса, центров финансового учета, проектов, статей значительно облегчают работу. С их помощью можно значительно экономить время на составлении аналогичных учетных таблиц, пользуясь автозаполнением ячеек или ограничивая выбор значения из списка.
  4. Пользуйтесь дополнительным функционалом Excel
    Встроенные аналитические функции, такие как дисперсия, корреляция, математическое и среднее ожидание, метод экстраполяции и другие, увеличивают качество анализируемой информации в отчетах и позволяют выявить основные тренды в развитии бизнеса и своевременно на них среагировать.
  5. Листы корректировки
    Если отчеты строятся на выгрузке данных из других систем, корректировать от руки данные в этих таблицах нельзя. Для этого создаются специальные листы корректировки, в которых можно отследить все изменения исходных данных.
  6. Проверочные ячейки
    При трансформации данных выделяйте проверочные ячейки цветом или другим способом. Они будут обращать на себя внимание и помогут не пропустить ошибки.
  7. Настройка защиты листов
    Контрольные листы отчетных форм, листы выгрузки данных, итоговые отчеты должны быть защищены от изменений. Изменения можно вносить только в корректировочные листы.

В интернете много примеров таблиц Excel для ведения управленческого учета. Но просто брать и пользоваться ими рискованно. Готовые таблицы Эксель для управленческого учета не учитывают специфику вашего бизнеса и, возможно, содержат неподходящую вашему бизнесу аналитику для принятия управленческих решений.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *