Как из одной таблицы excel перенести данные в другую

Как из одной таблицы excel перенести данные в другую

Всем, кто работает с Excel, периодически приходится переносить данные из одной таблицы в другую, а зачастую и просто копировать массивы в разные файлы. При этом необходимо сохранять исходные форматы ячеек, формулы, что в них находятся, и прочие переменные, которые могут потеряться при неправильном переносе.

Давайте разберёмся с тем, как переносить таблицу удобнее всего и рассмотрим несколько способов. Вам останется лишь выбрать тот, что наилучшим образом подходит к конкретной задачи, благо Microsoft побеспокоилась об удобстве своих пользователей в любой ситуации.

Копирование таблицы с сохранением структуры

Если у вас есть одна или несколько таблиц, форматирование которых необходимо сохранять при переносе, то обычный метод Ctrl+CCtrl+V не даст нужного результата.

Исходная таблица

В результате мы получим сжатые или растянутые ячейки, которые придётся вновь выравнивать по длине, чтобы они не перекрывали информацию.

Искажённая таблица

Расширять вручную таблицы размером в 20-30 ячеек, тем более, когда у вас их несколько, не самая увлекательная задача. Однако существует несколько способов значительно упростить и оптимизировать весь процесс переноса при помощи инструментов, уже заложенных в программу.

Способ 1: Специальная вставка

Этот способ подойдёт в том случае, если из форматирования вам достаточно сохранить ширину столбцов и подтягивать дополнительные данные или формулы из другого файла/листа нет нужды.

  1. Выделите исходные таблицы и проведите обычный перенос комбинацией клавиш Ctrl+CCtrl+V.
  2. Как мы помним из предыдущего примера, ячейки получаются стандартного размера. Чтобы исправить это, выделите скопированный массив данных и кликните правой кнопкой по нему. В контекстном меню выберите пункт «Специальная вставка».

Контекстное меню

Нам потребуется «Ширины столбцов», поэтому выбираем соответствующий пункт и принимаем изменения.

Параметры вставки

В результате у вас получится таблица идентичная той, что была в первом файле. Это удобно в том случае, если у вас десятки столбцов и выравнивать каждый, стандартными инструментами, нет времени/желания. Однако в этом методе есть недостаток — вам все равно придётся потратить немного времени, ведь изначально скопированная таблица не отвечает нашим запросам. Если это для вас неприемлемо, существует другой способ, при котором форматирование сохранится сразу при переносе.

Способ 2: Выделение столбцов перед копированием

В этом случае вы сразу получите нужный формат, достаточно выделить столбцы или строки, в зависимости от ситуации, вместе с заголовками. Таким образом, изначальная длина и ширина сохранятся в буфере обмена и на выходе вы получите нужный формат ячеек. Чтобы добиться такого результата, необходимо:

Выделение строк

  1. Выделить столбцы или строки с исходными данными.
  2. Просто скопировать и вставить, получившаяся таблица сохранит изначальный вид.

В каждом отдельном случае рациональней использовать свой способ. Однако он будет оптимален для небольших таблиц, где выделение области копирования не займёт у вас более двух минут. Соответственно, его удобно применять в большинстве случаев, так как в специальной вставке, рассмотренной выше, невозможно сохранить высоту строк. Если вам необходимо выровнять строки заранее – это лучший выбор. Но зачастую помимо самой таблицы необходимо перенести и формулы, что в ней хранятся. В этом случае подойдёт следующий метод.

Способ 3: Вставка формул с сохранением формата

Специальную вставку можно использовать, в том числе, и для переноса значений формул с сохранением форматов ячеек. Это наиболее простой и при этом быстрый способ произвести подобную операцию. Может быть удобно при формировании таблиц на распечатку или отчётностей, где лишний вес файла влияет на скорость его загрузки и обработки.

Чтобы выполнить операцию, сделайте следующее:

  1. Выделите и скопируйте исходник.
  2. В контекстном меню вставки просто выберите «Значения» и подтвердите действие.

Вставка значений

  • Как и в первом способе, после копирования, повторно вызовите специальную вставку и выберите нужный формат. Благодаря тому, что диапазон всё ещё сохраняется в буфере обмена, вы быстро перекинете значения и при этом сохраните исходное форматирование таблицы, избавившись от ненужных функций.
  • Вместо третьего действия можно использовать формат по образцу. Подойдёт, если копирование происходит в пределах одного файла, но на разные листы. В простонародье этот инструмент ещё именуют «метёлочкой».

    Перенос таблицы из одного файла в другой не должен занять у вас более пары минут, какое бы количество данных не находилось в исходнике. Достаточно выбрать один из описанных выше способов в зависимости от задачи, которая перед вами стоит. Умелое комбинирование методов транспортировки таблиц позволит сохранить много нервов и времени, особенно при составлении квартальных сводок и прочей отчётности. Однако не забывайте, что сбои могут проходить в любой программе, поэтому перепроверяйте данные, прежде чем отправить их на утверждение.

    Перемещение и копирование ячеек и их содержимого

    В этом курсе:

    • Перемещение и копирование ячеек и их содержимого
      Статья
    • Изменение ширины столбцов и высоты строк в Excel
      Статья
    • Поиск или замена текста и чисел на листе
      Статья
    • Объединение и отмена объединения ячеек
      Статья
    • Применение проверки данных к ячейкам
      Статья
    • Импорт и экспорт текстовых файлов (в формате TXT или CSV)
      Статья

    Перемещение и копирование ячеек и их содержимого

    Используйте команды Вырезать, Копировать и Вставить, чтобы перемещать или копировать содержимое ячеек. Так можно копировать определенную часть содержимого или свойств ячеек. Например, скопировать вычисленное по формуле значение, не копируя саму формулу, или скопировать только формулу.

    Ячейки в Excel перемещаются и копируются вместе с формулами, итоговыми значениями, форматом и примечаниями.

    В Excel ячейки можно перемещать путем перетаскивания или с помощью команд Вырезать и Вставить.

    Перемещение ячеек путем перетаскивания

    Выделите ячейки или диапазон ячеек, которые требуется переместить или скопировать.

    Наведите указатель мыши на границу выделенной области.

    Когда указатель примет вид указателя перемещения , перетащите ячейку или диапазон ячеек в другое место.

    Перемещение ячеек с помощью команд "Вырезать" и "Вставить"

    Выделите ячейку или диапазон ячеек.

    На вкладке Главная нажмите кнопку Вырезать или нажмите клавиши CTRL+X.

    Выделите ячейку, в которую вы хотите переместить данные.

    На вкладке Главная нажмите кнопку Вставить или нажмите клавиши CTRL+V.

    Копируйте ячейки на листе с помощью команд Копировать и Вставить.

    Выделите ячейку или диапазон ячеек.

    Нажмите кнопку Копировать или клавиши CTRL+C.

    Нажмите кнопку Вставить или клавиши CTRL+V.

    Выделите ячейки, которые нужно переместить или скопировать.

    На вкладке Главная в группе Буфер обмена выполните одно из указанных ниже действий.

    Чтобы переместить ячейки, нажмите кнопку Вырезать .

    Сочетание клавиш Можно также нажать клавиши CTRL+X.

    Чтобы скопировать ячейки, нажмите кнопку Копировать .

    Сочетание клавиш Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+C.

    Выделите левую верхнюю ячейку области вставки.

    Совет: Чтобы переместить или скопировать выделенный фрагмент на другой лист или в другую книгу, щелкните ярлычок другого листа или выберите другую книгу и выделите левую верхнюю ячейку области вставки.

    На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вставить .

    Сочетание клавиш Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+V.

    В Excel вырезанные или скопированные ячейки выделяются анимированной пунктирной рамкой. Чтобы снять это выделение, нажмите клавишу ESC.

    При перемещении ячеек путем вырезания и вставки в приложении Excel замещаются существующие данные в области вставки.

    Чтобы воспользоваться специальными вариантами вставки ячеек, можно щелкнуть стрелку под кнопкой Вставить и выбрать нужный вариант. Например, вы можете нажать Специальная вставка или Рисунок.

    По умолчанию в приложении Excel на листе отображается кнопка Параметры вставки, которая позволяет получить доступ к специальным вариантам вставки ячеек, например Сохранить исходное форматирование. Если не нужно отображать эту кнопку при каждой вставке ячеек, ее можно отключить. Откройте вкладку Файл и выберите команду Параметры. В категории Дополнительно в разделе Вырезание, копирование и вставка снимите флажок Отображать кнопку параметров вставки при вставке содержимого.

    По умолчанию режим перетаскивания включен, поэтому можно перемещать и копировать ячейки с помощью мыши.

    Выделите ячейки или диапазон ячеек, которые требуется переместить или скопировать.

    Выполните одно из указанных ниже действий.

    Для перемещения ячейки или диапазона ячеек поместите указатель на границу выделенного фрагмента. Когда указатель примет вид указателя перемещения , перетащите ячейку или диапазон ячеек в другое место.

    Чтобы скопировать ячейки или диапазон ячеек, поместите указатель на границу выделенного фрагмента, удерживая нажатой клавишу CTRL. Когда указатель примет форму указателя копирования , перетащите ячейку или диапазон ячеек в новое расположение.

    Примечание: При перемещении ячеек в приложении Excel замещаются существующие данные в области вставки.

    При копировании ячеек ссылки на ячейки изменяются автоматически. Но при перемещении ячеек ссылки не изменяются, и вместо содержимого этих ячеек и всех ячеек, которые на них ссылаются, может отображаться ошибка адресации. В этом случае потребуется изменить ссылки вручную.

    Если выделенная область копирования содержит скрытые ячейки, строки или столбцы, приложение Excel копирует их. Может понадобиться временно отобразить данные, которые не нужно копировать.

    Выделите ячейку или диапазон ячеек с данными, которые нужно переместить или скопировать.

    На вкладке Главная в группе Буфер обмена выполните одно из указанных ниже действий.

    Чтобы переместить выделенный фрагмент, нажмите кнопку Вырезать .

    Сочетание клавиш Можно также нажать клавиши CTRL+X.

    Чтобы скопировать выделенный фрагмент, нажмите кнопку Копировать .

    Сочетание клавиш Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+C.

    Щелкните правой кнопкой мыши левую верхнюю ячейку области вставки, а затем выберите пункт Вставить вырезанные ячейки или Вставить скопированные ячейки.

    Совет Чтобы переместить или скопировать выделенный фрагмент на другой лист или в другую книгу, щелкните ярлычок другого листа или выберите другую книгу и выделите левую верхнюю ячейку области вставки.

    В диалоговом окне Вставка скопированных ячеек выберите направление, в котором нужно сдвинуть окружающие ячейки.

    Заметка При вставке целых строк или столбцов окружающие строки и столбцы сдвигаются соответственно вниз и влево.

    Если часть ячеек, строк или столбцов на листе не отображается, можно скопировать все ячейки или только видимые. Например, можно скопировать только отображаемые итоговые данные на листе со структурой.

    Выделите ячейки, которые вы хотите скопировать.

    На вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Найти и выделить и выберите команду Выделить группу ячеек.

    В группе Выбор щелкните элемент Только видимые ячейки и нажмите кнопку ОК.

    На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Копировать .

    Сочетание клавиш Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+C.

    Выделите левую верхнюю ячейку области вставки.

    Совет: Чтобы переместить или скопировать выделенный фрагмент на другой лист или в другую книгу, щелкните ярлычок другого листа или выберите другую книгу и выделите левую верхнюю ячейку области вставки.

    На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вставить .

    Сочетание клавиш Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+V.

    Если нажать стрелку под командой Вставить , можно выбрать параметры вставки, которые следует применить к выделенному диапазону.

    При копировании значения последовательно вставляются в строки и столбцы. Если область вставки содержит скрытые строки или столбцы, возможно, потребуется отобразить их, чтобы увидеть все скопированные данные.

    При копировании и вставке скрытых или отфильтрованных данных в другое приложение или в другой экземпляр приложения Excel будут скопированы только видимые ячейки.

    Выделите диапазон ячеек, содержащий пустые ячейки.

    На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Копировать .

    Сочетание клавиш Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+C.

    Выделите левую верхнюю ячейку области вставки.

    На вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку под кнопкой Вставить и выберите вариант Специальная вставка.

    Установите флажок пропускать пустые ячейки.

    Дважды щелкните ячейку с данными, которые нужно переместить или скопировать.

    Заметка По умолчанию можно редактировать и выделять данные непосредственно внутри ячейки, дважды щелкнув ее, но можно редактировать и выделять данные и в строка формул.

    В ячейке выделите символы, которые нужно скопировать или переместить.

    На вкладке Главная в группе Буфер обмена выполните одно из указанных ниже действий.

    Чтобы переместить выделенный фрагмент, нажмите кнопку Вырезать .

    Сочетание клавиш Можно также нажать клавиши CTRL+X.

    Чтобы скопировать выделенный фрагмент, нажмите кнопку Копировать .

    Сочетание клавиш Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+C.

    Щелкните в том месте ячейки, куда нужно вставить символы, или дважды щелкните другую ячейку для перемещения или копирования в нее данных.

    На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вставить .

    Сочетание клавиш Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+V.

    Нажмите клавишу ВВОД.

    Примечание: При двойном щелчке ячейки или нажатии клавиши F2 для редактирования активной ячейки клавиши со стрелками будут работать только внутри данной ячейки. Чтобы с помощью клавиш со стрелками переместиться в другую ячейку, сначала нажмите клавишу ВВОД, чтобы завершить внесение изменений в активную ячейку.

    При вставке скопированных данных можно выполнить любое из следующих действий:

    вставить только параметры форматирования ячейки, такие как цвет текста или цвет заливки (но не содержимое ячеек);

    преобразовать формулы в ячейках в вычисленные значения без переопределения существующего форматирования;

    вставить только формулы (но не вычисленные значения).

    Выделите ячейку или диапазон ячеек со значениями, форматами или формулами, которые нужно скопировать.

    На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Копировать .

    Сочетание клавиш Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+C.

    Выделите левую верхнюю ячейку области вставки или ту ячейку, куда нужно вставить значение, формат ячейки или формулу.

    На вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку под кнопкой Вставить и выполните одно из следующих действий:

    чтобы вставить только значения, выберите вариант значения;

    чтобы вставить только форматы ячеек, выберите вариант Форматирование;

    чтобы вставить только формулы, выберите вариант формулы.

    Примечание: Если копируемые формулы содержат относительные ссылки на ячейки, Excel настраивает ссылки (и относительные части смешанных ссылок) в скопированных формулах. Допустим, ячейка B8 содержит формулу =СУММ(B1:B7). Если скопировать эту формулу в ячейку C8, новая формула будет ссылаться на соответствующие ячейки этого столбца: =СУММ(C1:C7). Если копируемые формулы содержат абсолютные ссылки на ячейки, ссылки в скопированных формулах не меняются. Если вы не получили ожидаемого результата, попробуйте изменить ссылки в исходных формулах на относительные или абсолютные, а затем снова скопировать ячейки.

    При вставке скопированных данных к ним применяются параметры ширины целевых ячеек. Чтобы изменить ширину ячеек в соответствии с параметрами исходных ячеек, выполните указанные ниже действия.

    Выделите ячейки, которые нужно переместить или скопировать.

    На вкладке Главная в группе Буфер обмена выполните одно из указанных ниже действий.

    Чтобы переместить ячейки, нажмите кнопку Вырезать .

    Сочетание клавиш Можно также нажать клавиши CTRL+X.

    Чтобы скопировать ячейки, нажмите кнопку Копировать .

    Сочетание клавиш Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+C.

    Выделите левую верхнюю ячейку области вставки.

    Совет: Чтобы переместить или скопировать выделенный фрагмент на другой лист или в другую книгу, щелкните ярлычок другого листа или выберите другую книгу и выделите левую верхнюю ячейку области вставки.

    На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите стрелку под кнопкой Вставить и выберите пункт Сохранить ширину столбцов оригинала.

    Дополнительные сведения

    Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

    Ссылка на основную публикацию