Как сохранить xml файл в excel

Экспорт данных XML

После импорта данных XML, сопоставления данных с ячейками листа и внесения изменений в данные часто бывает нужно экспортировать или сохранить данные в виде XML-файла.

Перед экспортом данных XML необходимо включить вкладку "Разработчик" на ленте. См. вкладку "Разработчик".

При создании карт XML и экспорте данных Excel в XML-файлы существует ограничение на количество строк, которые можно экспортировать. При экспорте в XML-файл из Excel можно сохранить до 65 536 строк. Если файл содержит более 65 536 строк, Excel сможет экспортировать только число строк, определяемое формулой ЧСТРОК ОСТАТ 65537. Например, если лист содержит 70 000 строк, Excel экспортирует 4464 строки (70000 ОСТАТ 65537). Рекомендуем сделать следующее: 1) использовать формат XLSX; 2) сохранить файл в формате "Таблица XML 2003 (*.xml)" (при этом будут потеряны сопоставления); 3) удалить все строки после 65 536 и затем снова выполнить экспорт (при этом сопоставления сохранятся, но будут потеряны строки в конце файла).

Экспорт данных XML (не более 65 536 строк)

На вкладке Разработчик нажмите кнопку Экспорт.

Если вкладка Разработчик не отображается, см. раздел Отображение вкладки "Разработчик".

Если откроется небольшое диалоговое окно Экспорт XML, щелкните карту XML, которую вы хотите использовать, и нажмите кнопку ОК.

Это диалоговое окно отображается только в том случае, если не выбрана XML-таблица и книга содержит несколько карт XML.

В большом диалоговом окне Экспорт XML в поле Имя файла введите имя файла XML-данных.

Нажмите кнопку Экспорт.

Примечание: Если лист содержит заголовки или метки, отличающиеся от имен XML-элементов на карте XML, то при экспорте или сохранении данных XML приложение Excel использует имена XML-элементов.

Экспорт данных XML (для более чем 65 536 строк)

Найдите разность общего количества строк в файле и числа 65 537. Обозначим это число как x.

Удалите x строк с начала листа Excel.

Экспортировать этот таблицу в файл данных XML (см. предыдущий раздел процедуры).

Нажмите кнопку "Закрыть", но не сохраните лист. Затем снова откроете таблицу Excel.

Удалите все данные после x итогов, а затем экспортировать их в файл данных XML (см. предыдущий раздел процедуры).

Это позволит не потерять оставшуюся часть данных. После этого у вас будет два файла экспорта XML, которые можно объединить для создания дубликата исходного таблицы.

Если нужно обеспечить обратную совместимость с более ранними версиями функциональности XML, можно сохранить файл в виде файла данных XML, а не использовать команду Экспорт.

Нажмите клавиши CTRL+S, чтобы сохранить файл.

Это действие гарантирует, что никакие изменения, внесенные в книгу, не будут потеряны, если она сохранена в виде файла данных XML.

Нажмите кнопку > "Сохранитькак" и выберите расположение для сохранения файла.

Только в Excel 2007 нажмите кнопку "Microsoft Office" , на стрелку рядом с кнопкой "Сохранить как" и выберите пункт "Другие форматы".

В поле Имя файла введите имя файла данных XML.

В списке Тип файла выберите тип Данные XML и нажмите кнопку Сохранить.

Если появится сообщение о том, что сохранение файла в виде данных XML может привести к потере функциональности, нажмите кнопку Продолжить.

Если откроется небольшое диалоговое окно Экспорт XML, щелкните карту XML, которую вы хотите использовать, и нажмите кнопку ОК.

Это диалоговое окно отображается только в том случае, если не выбрана XML-таблица и книга содержит несколько карт XML.

В большом диалоговом окне Экспорт XML введите в поле Имя файла имя для файла данных XML.

Нажмите кнопку Экспорт.

Примечание: Если лист содержит заголовки или метки, отличающиеся от имен XML-элементов на карте XML, то при экспорте или сохранении данных XML приложение Excel использует имена XML-элементов.

При экспорте данных XML могут появляться сообщения, подобные приведенным ниже.

Такое сообщение может появиться по следующим причинам.

На карте XML, связанной с этой XML-таблицей, есть один или несколько необходимых элементов, которые с ней не сопоставлены.

В иерархическом списке элементов в области задач источника XML необходимые элементы обозначены красной звездочкой в правом верхнем углу значка слева от каждого из них. Чтобы соповестить необходимый элемент, перетащите его в нужное место на нем.

Элемент представляет собой рекурсивную структуру.

Типичный пример рекурсивной структуры — иерархия сотрудников и руководителей, в которой одни и те же XML-элементы вложены на нескольких уровнях. Хотя возможно, вы соекнули все элементы в области задач "Источник XML", Excel не поддерживает рекурсивные структуры глубиной более одного уровня и поэтому не может соеоставить все элементы.

XML-таблица содержит смешанное содержимое.

Смешанное содержимое возникает, когда элемент содержит дочерний элемент и простой текст за пределами дочернего элемента. Это часто бывает в случае, когда теги форматирования (например, теги полужирного начертания) используются для пометки данных внутри элемента. Дочерний элемент может отображаться (если он поддерживается в Excel), но текстовое содержимое теряется при импорте данных и недоступно при экспорте, т. е не используется ни при прямой, ни при обратной операции.

Карту XML не удастся экспортировать, если невозможно сохранить отношения сопоставленного элемента с другими элементами. Отношение может не сохраниться по следующим причинам.

Определение схемы сопоставленного элемента содержится в последовательности со следующими атрибутами:

атрибут maxoccurs не равен 1;

последовательность содержит более одного прямого дочернего элемента или включает в себя другой составной объект в качестве такого элемента.

Неповторяющиеся элементы одного уровня с одним и тем же повторяющимся родительским элементом сопоставлены с разными XML-таблицами.

Несколько повторяющихся элементов сопоставлены с одной и той же XML-таблицей, и повторение не определено предком.

Дочерние элементы разных родительских элементов сопоставлены с одной и той же XML-таблицей.

Кроме того, невозможно экспортировать карту XML, если она содержит одну из следующих конструкций схемы XML.

Список списков. В одном списке элементов есть другой список элементов.

Ненормированные данные. XML-таблица содержит элемент, который в соответствии с определением в схеме должен встречаться один раз (атрибуту maxoccurs присвоено значение 1). При добавлении такого элемента в XML-таблицу Excel заполнит столбец таблицы несколькими его экземплярами.

Выбор. Сопоставленный элемент является частью конструкции схемы .

Приложение Excel не может сохранить книгу в файле данных XML, пока вы не создадите один или несколько сопоставленных диапазонов.

Если вы добавили в книгу карту XML, для сопоставления XML-элементов на листе сделайте следующее.

На вкладке Разработчик выберите команду Источник.

Если вкладка Разработчик не отображается, см. раздел Отображение вкладки "Разработчик".

В области задач Источник XML выберите элементы, которые нужно сопоставить с листом.

Чтобы выделить несмежные элементы, щелкните один из них, а затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, поочередно щелкните остальные.

Перетащите выделенные элементы в то место листа, где они должны отображаться.

Если вы не добавили карту XML в книгу или данные не находятся в XML-таблице, сохраните книгу в формате книги Excel с поддержкой макросов (XLSM).

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Преобразование файлов Excel в XML и обратно

Немного об Excel и XML

Итак, прежде чем узнать, как открыть, создать или перевести файл XML в Excel и обратно, давайте поближе познакомимся с типами этих файлов. Здесь нужно сразу отметить, что документы Excel имеют множество форматов, в то время, как XML — и есть формат файла. Поэтому не стоит путать эти два понятия.

Скриншот Microsoft Excel

Microsoft Excel является мощной программой для вычислений с множеством полезных функций

Программа Microsoft Excel является специальной утилитой, предназначенной для создания и редактирования таблиц. С ними вы уже можете делать всё что угодно: создавать базы, диаграммы, формулы и другие типы данных. Это очень мощный инструмент, поэтому все его возможности мы обсуждать не будем. Сегодня наша цель несколько другая, и мы не станем отходить от темы сегодняшней дискуссии.

Файлы XML, для более простого понимания, предназначены для хранения, обмена различных данных между утилитами. Особенно часто пользуются этим языком разметки при передаче информации через интернет. И когда вам нужно перенести табличные данные из Экселя на сайт, например, то вам нужно будет преобразовать свой документ, чтобы он правильно отображался. Поэтому давайте не будем оттягивать момент истины и сразу приступим к выполнению операции.

Как преобразовать Excel в XML

Дорогие друзья, на самом деле преобразование файлов является достаточно простым занятием. Однако, у некоторых пользователей могут возникнуть проблемы при переносе данных, поэтому сегодня мы с вами рассмотрим несколько способов для осуществления нашего замысла. Поэтому набираемся терпения и приступаем к действиям:

  1. Самый простой способ, который может не сработать в некоторых случаях, это сохранение файла в нужном формате в самой программе Microsoft Excel. Для этого откройте необходимый документ в этом приложении. Затем нажмите на кнопку «Файл» (рассматривается на примере Office 2013, в других версиях процесс сохранения может несколько отличаться) в верхнем левом углу окна Экселя, затем пункт «Сохранить как», после чего выберите место сохранения документа, дайте ему имя и во вкладке типа файла укажите «XML данные». После этого проверьте, правильно ли всё у вас получилось. Если нет, то пробуем следующие способы.
  2. Итак, если возникает ошибка в предыдущем случае, то, возможно, в вашей копии программы не предусмотрена поддержка и соответствующие надстройки. Чтобы их установить перейдите на сайт компании Microsoft http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?displaylang=en&id=3108, скачайте и инсталлируйте этот файл к себе на компьютер или ноутбук. Далее, запустите программу Microsoft Excel и нажмите на большую цветную кнопку в левом верхнем углу окна приложения (здесь мы уже смотрим пример на версии 2007-го года). В появившемся блоке кликните по параметрам, слева от выхода из утилиты. Теперь зайдите в пункт надстроек и нажмите на кнопку «Перейти» напротив пункта «Управление». Выскочит диалоговое окно, где нужно кликнуть по обзору и найти документ, который вы скачали с сайта Майкрософта ранее. Теперь кликаем ОК и переходим в основное окно программы, где у вас теперь есть вкладка XML Tools — с помощью него теперь вы спокойно можете создать файл XML из существующей таблицы. Сохранять его нужно аналогично предыдущему пункту.
  3. Если вам совсем не хочется загружать и себя, и свой компьютер такой информацией, то можете прибегнуть к помощи специальных утилит-конвертеров или онлайн-версий этих программ. К примеру, вы можете загрузить приложение Format Factory, которое позволит вам совершить все необходимые действия. Но стоит помнить, что сохранённые и преобразованные таким образом файлы не всегда работают в дальнейшем. То есть во время операции могут повредиться сектора или области в памяти документа, что негативно скажется на нём — он попросту может не открыться в XML-редакторе, например. Поэтому рекомендуется использовать либо профессиональные программы, либо сам Microsoft Excel.

Microsoft Excel скриншот

Как перевести XML в Excel

Прежде чем перевести XML в Excel, нужно его для начала открыть. Рассмотрим весь этот непродолжительный процесс ниже. Итак, приступаем:

  1. Запустите программу Microsoft Excel с помощью ярлыка на рабочем столе или через меню проводника.
  2. Нажмите на «Открыть другие книги» внизу главной страницы, если вы используете Office В других версиях процесс может несколько отличаться.
  3. Далее, нажимаем на «Компьютер» или другое место, где расположен ваш XML-файл, затем кликните «Обзор» и смените в появившемся окне тип данных на «Файлы XML».
  4. Теперь ищем необходимый файл и открываем его в нашей программе с помощью одноимённой кнопки.
  5. Далее, обсудим то, как преобразовать наш документ. Перейдите во вкладку разработчика, затем нажмите на кнопку импорта.
  6. В открывшемся окне нужно будет снова найти и выбрать наш документ, над которым вы и хотите произвести действие, затем кликаем на кнопку «Импорт».
  7. Затем настраиваете всё под себя: область для импорта, место сохранения и другие параметры. После чего вы получите таблицу, которую позже можно сохранить в нужном для вас формате. Как видите, ничего сложного нет.

Подведём итоги

Дорогие читатели, сегодня мы с вами узнали не только как преобразовать файлы XML в Excel и обратно, но и как создать и открыть их при несовместимости версий. Надеемся, что у вас всё получилось и больше не осталось никаких вопросов. Не забываем делиться в комментариях своим мнением и опытом: возможно, вы знаете простой способ конвертации. Расскажите другим пользователям, получилось ли у вас перевести один тип документа. Если сработало, то поделитесь тем, каким способом воспользовались вы.

Ссылка на основную публикацию