Как сделать график смен в excel

Как в офисе.

Очень много вопросов приходит по поводу учета рабочего времени с дневными и ночными часами. Как правило, в организации есть различные графики, ночные и дневные, при этом ночные смены могут захватывать дневные часы, поэтом простое перемножение количества часов на ставку не получится, нужно отдельно считать ночные и дневные смены.

Вот один из примеров присланного письма, его и постараемся рассмотреть в упрощенном варианте.

А кто-нибудь занимался составлением графика учета рабочего времени с дневными и ночными сменами? Мне нужно сделать так, чтоб отдельно считались дневные и ночные часы. То есть, если в графике стоит 12, значит 12 считаются как дневные, а вот с ночными сложности. Человек заступает на смену в 20:00, и до 22:00 идут 2 часа дневных, и так же утром с 6:00 до 8:00 тоже 2 часа дневных. в графике ставят 4 и 8 часов в разные дни, но из них по 2 часа получаются дневные. вот как бы задать такое условие, чтобы дневные часы считались в одной ячейке, а ночные в другой.

Обычно, данные вопросы поступают в рубрику функции «ЕСЛИ», я бы хотел рассмотреть задачу на примере функции «ВПР». Конечно, я рассматриваю только подсчет одного дня, обычно же это календарный месяц, но никто не мешает вам сделать все то же самое на все дни. Да, придется немного повозиться, но потом можно использовать его как шаблон на все последующие месяцы. В добавок, в отличии от функции «ЕСЛИ», если будут вводиться другие смены, то вы без труда сможете их добавить, просто приписав к таблице со сменами, не изменяя саму формулу.

Итак, у нас есть три смены, в нашем случае они обозначены как 12,8,4 (но это не обязательно, можно сделать вполне удобочитаемые буквы или сокращения смен для наглядности). Таблица графика рабочих смен сотрудников за один день.

Для решения задачи мы вводим два поля «день» и «ночь», где будут считаться соответствующие часы (это не обязательно, можно всю формулу прописать в столбце «Всего») и с помощью функции ВПР находим то количество часов, которое соответствует смене.

В данном случае, искомое значение будет «Смена», таблица с данными это таблица со сменами (не забудьте закрепить ее, нажав «F4», чтобы формулу можно было протянуть на всех сотрудников).

И в конце считаем общее количество часов, умножив ночные часы на повышающий коэ-т за ночные смены.

Как сделать график смен в excel

Внешний вид (скрин-сейв) графика смен

График смен скачать

График работы сотрудников, как и образец графика работы в любом режиме (два-два, три-один, пять-два) составляется с учетом продолжительности рабочей смены, планируемых выходных, соблюдения ТК РФ, бюджета часов на всех сотрудников, утвержденного администрацией.

Продолжительности рабочей смены, установленная в этом графике смен по умолчанию — 12 часов. Вы можете выбрать свою продолжительность смены.

Предложенная форма-образец графика работы сотрудников разработана на основе графика работы магазина (торговой точки). Форма-образец графика автоматически строит графики работ сотрудников с учетом указанных критериев:

  • Фиксированных выходных (например, сотрудник должен отдыхать каждый понедельник или любые другие дни
  • Минимального количества сотрудников каждой должности в смене. Например, в смене обязательно должен быть один старший продавец и один продавец
  • Общего ежемесячного бюджета часов торговой точки (отдела)

Суммарное количество рабочих часов соответствует требованиям Трудового кодекса.

Файлы содержат программу (макрос) для автоматических расчетов. При открытии файла включайте макросы!

Еще одно полезное решение — график отпусков сотрудников

Ссылка на основную публикацию