Как управлять проектом в ms excel план проекта шаблон

Как управлять проектом в ms excel план проекта шаблон

Как вы уже догадались, я разработал Excel шаблон для ведения проектов.

Почему Excel

Первое, наиболее очевидное, возражение, по которому мне следует объясниться с моим читателем, это: зачем вести проект в Excel, если для этого есть специализированные программы, в том числе и бесплатные. Да, вы можете подобрать себе неплохое приложение для управления проектами, однако, проблема заключается в том, что этих приложений нет у ваших коллег, с которыми вам безусловно хотелось бы делиться статусами, либо работать над проектами совместно. Советы и призывы установить аналогичное приложение, как правило, не срабатывают, да вам и без этого, наверняка, есть чем заняться.

Часто в корпоративной среде бывает, что компания готова купить MS Project только для некоторых сотрудников, что в общем-то лишено смысла. Постоянно выгружать в HTML или Excel отчёты из MS Project и рассылать по почте всем заинтересованным лицам довольно утомительное дело. На моей памяти так не делал никто, хотя мы (IT отдел) предлагали это в качестве опции. Бесплатного просмотрщика файлов MS Project Майкрософт не выпускает. Третьи компании, насколько я знаю, тоже (но есть платные).

Вот если бы проект можно было вести в MS Office, который есть практически везде. Для этой задачи всех лучше подходит Excel.

Ещё один проектный темплейт для Excel?

Не сказать, что подобного добра на просторах интернета мало. Хватает. Однако, мой шаблон достаточно удобен, функционален и я не прошу за него денег. Насколько я смог познакомиться с предложениями на эту тему, то они в основном делятся на следующие классы:

Нечто бесплатное, но предельно простое и убогое.

Нечто забюрократизированное и неудобоваримое, типа "Комплект шаблонов проектных документов из 55 файлов".

Нечто реально удобное, но за деньги.

Реальная жизнь преподносит нам другую крайность: большинство мелких и средних проектов ведутся вообще без какой-либо документации, что не добавляет этим проектам шансов быть реализованным.

Мой шаблон для тех, кто хочет избежать крайностей, сохранить контроль над проектом и избежать лишних расходов.

Возможности

Планирование сроков и этапов проекта

Двух-уровневая структура этапов проекта

Сроки для плана и для факта

Возможность перекрытия соседних пунктов плана

Учёт завершения пункта плана в процентах

Учёт затрат денежных средств по этапу (план/факт)

Оценка необходимого и достигнутого качества работ

Возможность обозначить вехи (milestones) проекта

Возможность связать конкретный этап с риском (risk) или проблемой (issue)

Серьёзная автоматизация при планировании сроков.

Диаграмма Ганта

Масштабирование по времени

Возможность смотреть либо плановый график, либо фактический

Цветовое выделение выходных и праздников

Учёт ресурсов

Планирование необходимого количества ресурсов

Учёт наличествующего количества ресурсов

Сравнение плана и факта

Статус проекта (board)

Светофорные индикаторы: график, бюджет, качество, ресурсы, риски, проблемы

Количественные и аналитические показатели

В целом board выглядит довольно эстетично

Ведение справочников

От себя

Мне понравилось, как у меня получилась диаграмма Ганта. Такого масштабирования я ни у кого больше не видел. Она представляет из себя замечательный пример взаимодействия формул и условного форматирования.

Шаблон достаточно сложен и явно может содержать ошибки. О замеченных ошибках просьба сообщать, я буду их по возможности быстро устранять. Вообще развитие этого проекта зависит от количества активных пользователей. Надеюсь, вы извлечёте для себя пользу из этого инструмента.

Скачать

Версия 1.03 от 24.04.2015

Читайте также:

Разбор создания универсального табеля рабочего времени
Шаблон посменного графика работы
Шаблон для совместных мероприятий с друзьями или коллегами

Желающие получить VBA пароль на шаблон могут перевести 300 руб. на указанный ЯК:

Планировщик проекта на основе диаграммы Ганта

С помощью этого шаблона Excel на основе диаграммы Ганта можно планировать, отслеживать и синхронизировать действия в рамках проекта. В этом шаблоне проекта в Excel на основе долговременной модели диаграммы Ганта используется простая визуальная демонстрация, чтобы показать, как будет осуществляться управление проектом на протяжении периода его реализации. Вы можете ввести дату начала, длительность и текущее состояние каждой задачи и поделиться этими данными с командой, чтобы обеспечить подотчетность владельцев задания. Этот шаблон можно использовать как для крупных, так и для небольших проектов на более короткий или на более длительный период времени. Это шаблон с поддержкой специальных возможностей.

Ссылка на основную публикацию