Как с excel в access перенести таблицу

Импорт данных из Access в Excel

Известно, что в Excel можно создавать таблицы и работать с ними. Однако, часто возникает необходимость загрузить готовую таблицу из другого источника данных. Давайте рассмотрим, как можно в Excel загрузить данные из файла Access.

Предположим, мы имеем такую базу данных Access:

Чтобы загрузить данные, откроем пустой файл Excel, выберем в меню Данные — Получить внешние данные из Access.

В появившемся окне, выберем необходимый файл Access. Далее, появится следующее окно:

В этом окне вы можете выбрать загрузить всю таблицу, создать на основе данных из Access только Сводную таблицу или создать Сводную таблицу вместе с графиком . Выбираем первый вариант и жмем ОК.

Теперь мы получили таблицу в Excel, которая связана с данными из файла Access . Но наша таблица не является простой, фактически она является запросом к базе данных. Это так называемая Умная таблица, которую можно обновить и получить "свежие" данные (щелкаем правой кнопкой мыши на таблицу и выбираем "Обновить").

Перемещение данных из Excel в Access

В этой статье показано, как переместить данные из Excel в Access и преобразовать их в реляционные таблицы, чтобы можно было использовать Excel и Access вместе. Резюмируя, Access лучше всего подходит для записи, хранения, запроса и совместного использования данных, а Excel для вычисления, анализа и визуализации данных.

В двух статьях: Использование Access или Excel для управления данными и Десять причин использования Access с Excel, обсудить, какая программа лучше всего подходит для конкретной задачи и как использовать Excel и Access вместе для создания практических решений.

При Excel данных в Access необходимо сделать три основных шага.

Примечание: Сведения о моделировании данных и связях в Access см. в этой теме.

Шаг 1. Импорт данных из Excel Access

Импорт данных — это операция, которая может проходить намного более плавно, если на подготовку и очистку данных нужно некоторое время. Импорт данных похож на перемещение на новый дом. Если перед перемещением вы очистите и упорядочите свои привычки, вам будет намного проще врезаться в новый дом.

Очистка данных перед импортом

Прежде чем импортировать данные в Access, Excel думаете, что лучше:

Преобразование ячеек, содержащих несмещенные данные (то есть несколько значений в одной ячейке) в несколько столбцов. Например, ячейку в столбце "Навыки", который содержит несколько значений навыков, например "C# программирование", "Программирование VBA" и "Веб-конструктор", следует разделить на столбцы, каждый из которых содержит только одно значение навыков.

С помощью команды СРЕЗ удалите ведущие, концевую и несколько внедренных пробелов.

Удаление непечатаемых символов.

Поиск и исправление орфограф и знаков препинания.

Удалите повторяющиеся строки или повторяющиеся поля.

Убедитесь, что столбцы данных не содержат смешанных форматов, особенно числа, отформатированные как текст или даты, отформатированные как числа.

Дополнительные сведения см. в следующих Excel справки:

Примечание: Если ваши потребности в очистке данных сложны или у вас нет времени или ресурсов для автоматизации процесса самостоятельно, вы можете использовать стороного поставщика. Для получения дополнительных сведений поищите по запросу "программное обеспечение для анализа данных" или "качество данных" в любимой поисковой системе в веб-браузере.

Выбор наилучшего типа данных при импорте

Во время импорта в Access вы хотите сделать правильный выбор, чтобы получать мало ошибок (при их преобразовании), которые требуют вмешательства вручную. В следующей таблице поется Excel преобразования числных форматов и типов данных Access при импорте данных из Excel в Access, а также предлагаются советы по выбору наилучших типов данных в мастере импорта электронных таблиц.

Excel числовом формате

Тип данных Access

Тип данных Access Text хранит буквы и цифры до 255 знаков. В типе данных Memo Access хранится до 65 535 знаков букв и цифр.

Выберите Memo, чтобы не об усеченные данные.

Число, процентное, дробное, научное

В Access есть один числовой тип данных, который зависит от свойства Размер поля (Byte, Integer, Long Integer, Single, Double, Decimal).

Чтобы избежать ошибок преобразования данных, выберите Double.

В Access Excel для хранения дат используется один и тот же серийный номер даты. В Access диапазон дат больше: от -657 434 (1 января 100 г.) до 2958 465 (31 декабря 9999 г.).

Так как Access не распознает систему дат 1904 (используемую в Excel для macintosh), необходимо преобразовать даты в Excel или Access, чтобы избежать путаницы.

Дополнительные сведения см. в статьях Изменение системы дат, формата или двузначной интерпретации года и Импорт данных Excel книге.

Access Excel хранить значения времени, используя один и тот же тип данных.

Выберите Time(Время), которое обычно используется по умолчанию.

В Access тип данных "Валюта" хранит данные в виде 8-byte numbers с точностью до четырех десятичных чисел и используется для хранения финансовых данных и предотвращения округлки значений.

Выберите вариант Валюта, который обычно используется по умолчанию.

Access использует -1 для всех значений "Да" и 0 для всех значений "Нет", в то время как Excel — 1 для всех значений ИСТИНА и 0 — для всех значений ЛОЖЬ.

Выберите Значение Да/Нет,чтобы автоматически преобразовывать значения.

Гиперссылка в Excel Access содержит URL-адрес или веб-адрес, который можно щелкнуть и пометить.

Выберите Гиперссылка, в противном случае Access по умолчанию может использовать текстовый тип данных.

После того как данные будут в Access, вы можете удалить Excel данных. Не забудьте сначала сделать резервную копию исходной Excel, прежде чем удалять ее.

Дополнительные сведения см. в разделе справки Access Импорт данных в книге Excel или связывать их с данными.

Автоматическое придатка данных простым способом

Распространенная проблема Excel заключается в том, что данные с одинаковыми столбцами будут сданы на одном большом компьютере. Например, у вас может быть решение для отслеживания активов, которое началось в Excel но теперь стало включать файлы из разных групп и отделов. Эти данные могут быть на разных книгах или в текстовых файлах, которые являются веб-каналами данных из других систем. Не существует команды пользовательского интерфейса или простого способа в нее в Excel.

Лучше всего использовать Access, где вы можете легко импортировать и вкладыть данные в одну таблицу с помощью мастера импорта электронных таблиц. Кроме того, в одну таблицу можно в нее вметь большой объем данных. Вы можете сохранить операции импорта, добавить их как запланированные задачи Microsoft Outlook и даже использовать макрос для автоматизации процесса.

Шаг 2. Нормализация данных с помощью мастера анализа таблиц

На первый взгляд пошаговая процедура нормализации данных может показаться сложной задачей. К счастью, нормализация таблиц в Access гораздо проще благодаря мастеру анализа таблиц.

1. Перетащите выбранные столбцы в новую таблицу и автоматически создайте связи

2. С помощью кнопок можно переименовать таблицу, добавить первичный ключ, сделать существующий столбец первичным ключом и отменить последнее действие.

С помощью этого мастера можно сделать следующее:

Преобразуйте таблицу в набор небольших таблиц и автоматически создайте между ними связь первичного и внешнего ключей.

Добавьте первичный ключ в существующее поле, которое содержит уникальные значения, или создайте новое поле "ИД" с типом данных "Автономная".

Автоматическое создание связей для обеспечения целостности данных с помощью каскадных обновлений. Каскадные удаления не добавляются автоматически, чтобы предотвратить случайное удаление данных, но вы можете легко добавить каскадные удаления позже.

Ищите в новых таблицах избыточные или повторяющиеся данные (например, одного клиента с двумя разными номерами телефонов) и обновив их по желанию.

Задав для исходной таблицы имя исходной таблицы, _OLD к ее имени. Затем создается запрос, который восстанавливает исходную таблицу с исходным именем таблицы, чтобы все существующие формы или отчеты, основанные на исходной таблице, работали с новой структурой таблицы.

Шаг 3. Подключение доступ к данным из Excel

После нормализации данных в Access и создания запроса или таблицы, которые восстанавливают исходные данные, просто подключившись к данным Access из Excel. Ваши данные теперь доступны в Access как внешний источник данных, поэтому их можно подключать к книге с помощью подключения к данным, которое является контейнером данных, используемым для поиска внешнего источника данных, входа в систему и доступа к нему. Данные подключения хранятся в книге и могут также храниться в файле подключения, например в ODC-файле Office (расширение ODC-файла) или в файле имени источника данных (расширение DSN). После подключения к внешним данным вы также можете автоматически обновлять (Excel книгу из Access при обновлении данных в Access.

Дополнительные сведения см. в том, как импортировать данные из внешних источников (Power Query).

Доступ к данным в Access

В этом разделе вы можете пройти следующие этапы нормализации данных: разделение значений в столбцах "Продавец" и "Адрес" на их наиболее распространенные фрагменты, разделение связанных объектов на собственные таблицы, копирование и вставку этих таблиц из Excel в Access, создание ключевых связей между новыми таблицами Access, создание и запуск простого запроса в Access для получения сведений.

Пример данных в нестандартной форме

На следующем сайте значения в столбцах Продавец и Адрес содержат нелинейные значения. Оба столбца должны быть разделены на несколько столбцов. Этот таблица также содержит сведения о продавцах, товарах, клиентах и заказах. Эти сведения также следует разделить по темам на отдельные таблицы.

Ссылка на основную публикацию