Комментарии к ячейке в формуле в Excel
Поговорим про комментарии в формулах к ячейкам в Excel, которые помогают дать текстовое описание или разъяснение для числовых формул.
Приветствую всех, уважаемые читатели блога TutorExcel.Ru!
Как часто мы разбираясь в чужой или хорошо забытой своей формуле пытаемся вспомнить как она вообще считалась и что значат отдельные ее элементы? Лично мне в этот момент очень не хватает комментария, который бы мог дать короткие пояснения что и откуда берется.
Поэтому сегодня у нас не совсем обычная тема, потому что добавлять комментарии в ячейку на первый взгляд может показаться странной затеей. Ведь можно добавить примечание к ячейке или написать комментарий где-то рядом в соседней ячейке.
Однако и у этих способов есть ряд недостатков, например, структура книги может быть такой, что нет возможности или попросту неудобно добавить комментарий рядом с формулой, а примечание неудобно смотреть в режиме редактирования ячейки. К тому же вышеуказанные способы могут дать комментарии в целом к формуле, но не к отдельным ее частям, что тоже время от времени бывает необходимо.
В общем давайте переходить к делу и на конкретном примере посмотрим как можно вставить комментарий в ячейке к формуле, а заодно сделаем формулу гораздо более читаемой.
Как добавить комментарий к ячейке в Excel?
Давайте для примера рассмотрим небольшую таблицу, где участникам проставлены оценки за соревнования и рассчитывается средняя оценка за выступление:
Но при этом, как на практике часто бывает, средняя оценка будет считаться не как среднее арифметическое всех чисел, а как среднее за вычетом минимального и максимального значения. Давайте вот эту формулу и возьмем за пример для разбора инструмента:
При этом нам вообще не так важно какая именно формула записана в ячейке, она может быть любой сложности.
Взглянув на формулу с большим количеством скобок не всегда понятно где какая часть начинается, а где какая заканчивается, что зачастую мешает грамотному редактированию формулы, как нам, так и любому другому человеку, работающему с этим файлом.
Поэтому первым делом приведем формулу в более читаемый вид.
Как сделать формулу в Excel более читаемой?
Давайте немного задумаемся что вообще такое читаемый и удобный вид для формулы.
Обычно мы ее пишем в одну строчку, без пробелов, но с точки зрения читаемости иногда это выглядит как чтение книги в которой нет абзацев — один сплошной текст. Как только мы видим абзацы и красные строки, то текст преобразуется и его гораздо легче воспринимать. Аналогичного эффекта можно достичь и с формулами в Excel.
В режиме редактирования нам на самом деле доступно много возможностей для настройки внешнего вида формулы без фактического изменения значения формулы.
Например, мы прекрасно понимаем что запись вида «2+3» и «2 + 3» это одно и тоже, хоть они записаны немного по разному. Excel тоже так умеет, поэтому мы можем ставить пробелы и переносить часть формулы на следующие строки, в тех случаях когда не нарушается логика чтения синтаксиса формулы.
Давайте перенесем каждую из функций в формуле на отдельную строку, чтобы наглядно показать как эта формула считается, проставив пробелы и переносы строк в соответствующих местах:
Напомню, что перенос строки в Excel делается с помощью горячих клавиш — в режиме редактирования нужно воспользоваться сочетанием клавиш Alt + Enter.
Вставка комментария в формуле к ячейке в Excel
Теперь давайте перейдем непосредственно к добавлению комментария. Для этого нам понадобится стандартная функция Ч в Excel, которая преобразует данные в числовые значения:
Ч (значение)
Преобразует нечисловые значения в числа, даты — в даты, представленные числами, значения ИСТИНА в 1, все остальные значения — в 0 (ноль).
Полезная особенность этой функции заключается в том, что текстовые значения она преобразует в 0, таким образом добавляя в формулу эту функцию с текстовым комментарием мы никак не изменяем значение формулы — фактически мы к значению формулы прибавляем 0:
В результате мы получаем весьма понятный для чтения вид формулы, после просмотра которого наверняка большинство вопросов по расчету формулы наверняка отпадут и тем самым сэкономят много времени.
И при этом, конечно, значение ячейки осталось точно таким же, чего мы и добивались.
Спасибо за внимание!
Если у вас есть вопросы по теме статьи — заходите, спрашивайте и делитесь мыслями в комментариях.
Как вставить примечание в Excel
Доброго времени суток друзья!
В этой статье я хотел бы поговорить о такой возможности как вставить примечание в Excel. Я думаю, вы их видели, а сей час поговорим о том для чего они нужны и как их создать вам. Собственно из самого названия можно сделать вывод, что им что-то помечают, ведь очень много информации, которую обрабатывают в таблицах, можно пометить примечания ячейки Excel, а вот в нем и описать, что именно вы вычисляли в ячейках, какие там значения, можете объяснить сложную формулу, да просто записать справочную информацию. Эта возможность необычайно полезно, особенно когда вы не сами работаете с информацией, а еще с кем-то в паре либо передаете ее другому специалисту и вот чтобы избежать много вопросов и объяснений, вы всё можете записать в примечание. Еще очень хорошо примечания помогут вам по истечению времени подскажут, каким образом производились вычисления и прочие работы в ячейке.
Да мне трудно даже обхватить все варианты применения примечаний, но их пользу трудно переоценить. Начнем с начала, как собственно и создаются примечания.
Как создать примечание в Excel
Примечание, возможно создать 2 способами:
- 1 способ: ставим курсор на ячейку, на которой мы будем размещать примечание. Нажимаем правую кнопку мыши для вызова контекстного меню и выбираем пункт «Добавить примечание» и к ячейке добавляется текстовое поле, которое вы можете использовать для комментариев своих действий в ячейке.
- 2 способ: заходите в панели в раздел «Рецензирование» и выбираете пункт «Создать примечание», результатом станет появившееся у вас примечание.
Первый способ как на меня быстрее и удобней.
Добавленное, вами примечание можно увидеть по красному индикатору в верхнем правом углу ячейки, этот знак система ставит на те ячейки, к которым прикреплено примечание.
Для просмотра примечания достаточно просто подвести курсор мышки к знаку и система покажет примечание, которое было вами добавлено.
Как скрыть или показать примечание в Excel
В свёрнутом состоянии примечание не особо заметно, определить его наличие, как я указал выше, возможно только по красному индикатору, но можно сделать, так что бы примечания были постоянно открытыми. Это важно когда документ открыт для общего использования и сразу можно отследить все изменения в нём, кто, какие и когда вносил поправки.
Возможность скрыть примечание в Excel, а также, при необходимости его отключить, возможно сделать 2 способами:
- во-первых, с помощью контекстного меню, выбрав соответствующий пункт «Отобразить или скрыть примечание»;
- во-вторых, на панели управление, в разделе «Рецензирование», выбрать пункт «Показать все примечания», если вы хотите их отобразить или «Показать или скрыть примечания» если у вас есть необходимость скрыть свое примечание.
Как изменить примечание Excel
Примечание, при необходимости можно откорректировать как любое текстовое поле, внести изменения или заменить их более актуальными данными.
Изменить примечание можно сделать 2 способами:
- 1 вариант: вызываете в ячейке контекстное меню и выбираете пункт «Изменить примечание»;
- 2 вариант: в панели управление на вкладке «Рецензирование» выбираете пункт «Изменить примечание».
После произведенных действий примечание становится доступным к редактированию, это видно по появившимися квадратиками доступного масштабирования вашего примечания. После изменения комментария вы просто нажимаете на любое поле за границами примечания, и оно сохраняется и закрывается.
Как подписать примечание в Excel
Что бы пользователям было легче ориентироваться, кто оставил примечание необходимо прописать имя пользователя в настройка программы, то которые вы хотите, что бы видели другие. Для этого выбираете пункт меню «Файл» — «Параметры» — «Общие» и внизу окошка в текстовом поле «Имя пользователя» вы вписываете то имя, которое будет отображаться в примечании.
Как найти примечание в Excel
Возникают иногда ситуации, когда нам нужно найти примечание или группу примечаний по определенному критерию. Это может быть вызвано разными причинами, но найти нужные вам примечания, даже если оно свёрнуто, не проблема. На вкладке «Главная» вы выбираете пункт меню «Найти и выделить», клацаем кнопочку «Параметры», в пункте «Область выбора», выбираем «Примечание» и жмем «Найти всё». Вуаля! Получаем список ячеек по указанным параметрам.
Как вставить картинку в примечание Excel
Еще я хотел бы рассказать о такой интересной возможности примечаний, кроме записи, можно еще и вставить картинку в примечание Excel, а это, согласитесь, бывает еще получше нежели текстовая заметка. Разместить изображение в примечании Excel не так сложно, но необходимо выполнить всю цепочку действий.
Первым делом вызываем контекстное меню и выбираем пункт «Изменить примечание». Как видите по краю примечанию появилась сетка, которая свидетельствует о том что вы зашли в режим редактора, нажимаете на нее мышкой и вызываете новое контекстное меню, а уже в нём выбираете пункт «Формат примечания».
В появившемся окне изменения формата вы можете наблюдать много закладок, но для наших целей нужно выбрать «Цвета и линии».
В блоке «Заливка» вам нужно из выпадающего списка пункта «Цвет» выбрать пункт «Способы заливки…» и вы снова получаете новое окно способов заливки, но уже ближе к результату. В новом окне вы видите 4 закладки, вам нужно перейти на закладку «Рисунок» и нажать кнопку «Рисунок…» в открывшемся проводнике выбираете любое нужное вам изображение, фото или картинку и нажимаете «Открыть».
Когда вы в окне увидите вставленное изображение, нажимаете кнопку «ОК» и в форме «Формат примечаний» вы нажимаете «ОК».
Ну вот и всё вы разобрались как вставить картинку в примечание Excel, она послужит фоном и вы можете писать по ней, а можете и просто визуально использовать.
Как удалить примечание в Excel
Удаление примечаний в Excel сделать очень легко и осуществляется 2 способами:
- через контекстное меню;
- в панели управление в разделе «Рецензирование», вы просто выбираете пункт «Удалить примечание» и всё, примечание удалено.
Это всё что я хотел вам поведать о такой интересном инструменте Excel как примечание. Надеюсь, вам было интересно и познавательно. Ставьте лайки. Жду ваших комментариев!
До встречи в новых статьях!
Экономика – лошадь, политика – телега. Они должны занимать надлежащие места – экономика должна идти впереди политики, а не наоборот.
Мохаммед ибн Рашид аль-Мактум