Как сделать накладную на товар в excel

Расходная накладная

Формирование расходной накладной происходит тогда, когда идет движение товарно-материальных средств. Наиболее широкое распространение она имеет на заводах, фабриках и производствах с собственными отгрузочными складами, а также на предприятиях, работающих в сфере торговли, причем их область деятельности роли не играет: это может быть продажа инструментов и оборудования, бытовых товаров, продуктов питания и т.д.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Для чего используют бланк расходной накладной

Любое перемещение продукции, товаров и материалов должно быть зафиксировано в специальной сопроводительной документации. Одним из таких документов является расходная накладная. Она подтверждает отпуск товара, а также служит основанием для проведения различных бухгалтерских операций (в первую очередь, списания товарно-материальных ценностей со склада).

Таким образом, приоритетное значение документа заключается в учете движения продукции внутри самой организации.

Расходная накладная может использоваться также при возврате товара поставщику, например, в тех случаях, когда в ходе реализации или уже после покупки в изделии был обнаружен дефект, поломка или брак, а также тогда, когда выяснилось, что продукция поставлена не в нужной комплектации или имеет низкое качество.

Кто составляет документ

Обычно обязанность по формированию расходной накладной лежит на материально–ответственном лице: это может быть продавец, менеджер, кладовщик и т.д. В дальнейшем документ передается в бухгалтерию, где специалист отдела проводит все дальнейшие необходимые действия.

На каком этапе отгрузки товара формируется накладная

Накладная составляется непосредственно в момент совершения сделки.

Поскольку на ее основе проходят бухгалтерские проводки, к ее заполнению следует относиться очень внимательно. В частности нежелательно допускать в накладной какие-то ошибки и неточности, делать исправления.

И уж совсем нельзя вносить в бланк недостоверные или заведомо ложные сведения – при вскрытии таких фактов контролирующими органами, ответственные лица или даже организация могут понести серьезное административное наказание, в виде крупных штрафов.

Также следует иметь ввиду, что в некоторых случаях накладная может обрести статус юридически значимого документа – когда какая-либо из сторон в силу каких-то неблагоприятных обстоятельств надумает обратиться в суд.

Образец составления расходной накладной

С 2013 года единые, стандартные унифицированные формы первичных бухгалтерских документов отменены, поэтому и типовой формы расходной накладной нет. Сотрудники компаний могут составлять ее в произвольном виде, по ранее действующим, обязательным к применению образцам документа (форма ТОРГ 12, ТОРГ 14 и т.п.), или же, если в организации есть собственный разработанный и утвержденный шаблон накладной – на его основе. Главное, чтобы по своей структуре она соответствовала некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию включала в себя ряд определенных сведений.

Условно накладную можно поделить на три части: «шапку», основную часть и заключение.
В первую вносится по порядку:

  • номер и дата составления документа;
  • наименование организации, которая производит отпуск товара и наименование организации, которая его получает (если это физическое лицо или ИП, соответственно, сюда вписывается его фамилия-имя-отчество);
  • также здесь делается ссылка на договор, в целях реализации которого происходит данная операция (указывается его номер и дата заключения);
  • если одно из лиц, задействованных в передаче товарно-материальных ценностей действует на основании доверенности, информацию об этом также надо внести в расходную накладную, указав ее номер и дату выдачи.

Во второй, основной части документа, которая формируется, как правило, в виде таблицы, содержится подробная информация об отпускаемых товарно-материальных ценностях:

  • их название;
  • количество (в соответствующих единицах измерения – штуках, литрах, килограммах, метрах и т.п.);
  • цена за штуку;
  • общая стоимость.

Если есть необходимость, этот раздел документа можно дополнить и другими сведениями, в том числе сюда можно вписать сорт, категорию, вид, назначение, особенности, упаковку, условия хранения изделий и т.п. Длина таблицы зависит то того, сколько товаров в нее вносится.

В заключительную часть бланка включается следующая информация: количество наименований товара и итоговая сумма (оба эти значения берутся из таблицы).

Расходная накладная

Оформление документа

Также как и содержание, оформление бланка полностью зависит от видения документа представителями организаций и их потребностями. Бланк можно составлять на простом чистом листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия, причем заполнять его можно как от руки, так и на компьютере.

Важное условие! Накладная должна содержать в себе «живые» подписи материально-ответственных сотрудников: того, кто разрешил отпуск продукции, того, кто его непосредственно осуществил и покупателя.

При этом удостоверять расходную накладную при помощи штемпельных изделий нужно только в том случае, если норма по их использованию закреплена во внутренних нормативно-правовых актах фирмы.

Документ делается всегда как минимум в двух идентичных экземплярах, один из которых передается на руки представителю принимающей стороны, второй – остается у работника отпускающего продукцию предприятия.

Товарная накладная по форме ТОРГ-12 2021 года: скачать бесплатно бланк и образец заполнения ТН в Excel, Word, PDF

Товарная накладная (ТН) по форме ТОРГ-12 составляется при оформлении отпуска (продажи) товаров. Этот первичный документ выписывается в двух экземплярах, первый из которых остается у продавца и служит основанием для списания реализованной продукции, а второй передается покупателю и применяется при оприходовании товаров.

Таким образом, ТН используется для оформления перехода прав собственности на товары и другие материальные ценности от одного лица к другому.

Чем товарная накладная отличается от транспортной и товарно-транспортной?

Товарная накладная оформляется при оформлении сделок купли-продажи товарно-материальных ценностей вне зависимости от того, привлекается ли для перевозки товаров сторонняя организация или нет. В отличие от транспортной и товарно-транспортной накладных в нее не включается информация для учета движения товаров, транспортных работ и расчетов за осуществление перевозки.

Количество экземпляров ТН, которые нужны

ТН составляется на одну или сразу несколько партий груза, которые транспортируется на одном авто. Согласно ПП РФ № 272 от 15.04.2011 г. транспортная накладная оформляется в трех экземплярах. Один остается у грузоотправителя, второй передается получателю и последний остается у перевозчика.

Бланк ТОРГ-12 2021 года

Предлагаем бесплатно скачать унифицированный бланк накладной ТОРГ-12, действительной в 2021 году.

Как заполнять накладную ТОРГ-12?

В товарную накладную по форме ТОРГ-12 вносятся следующие сведения:

  • Информация о грузоотправителе: наименование, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты, структурное подразделение, коды ОКПО и ОКДП.
  • Информация о грузополучателе: наименование, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты, код ОКПО.
  • Информация о поставщике: наименование, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты, код ОКПО.
  • Информация о плательщике: наименование, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты, код ОКПО.
  • Реквизиты документов, являющихся основанием для отпуска и приемки товара: договора, заказа-наряда.
  • Номер и дата составления товарной накладной.
  • Данные о товарах: наименования, единицы измерения, коды по ОКЕИ, вид упаковки, количество, масса брутто и нетто, цена, сумма без НДС, ставка и сумма НДС, сумма с НДС.
  • Информация о количестве мест и общей массе товаров.
  • Информация о приложениях.
  • Информация о сопроводительной документации на грузы.
  • Информация о лицах, которые разрешают и осуществляют отпуск и приемку товаров (ФИО, должности) и их подписи с расшифровками.
  • Подпись главного бухгалтера грузоотправителя.
  • Печати грузоотправителя и грузополучателя.
Ссылка на основную публикацию