Как сделать выпадающий список в excel english

Как строить выпадающие списки в Excel

Гайд от аналитика Laba.

cover.excellist-5f884d7fd9eec814341887.jpg

Галабурда

Выпадающий список — это диапазон подготовленных заранее значений, который раскрывается в ячейке для выбора. Это удобно: вводить с клавиатуры ничего не нужно, и есть возможность запретить ввод значений, которые не соответствуют перечисленным в списке.

Есть много способов, чтобы создавать выпадающие списки в Excel. Рассмотрим некоторые вместе с аналитиком Laba Александром Галабурдой.

Как работает выпадающий список в Excel

Предположим, у нас есть настроенная таблица с выпадающими списками. Если выделить ячейку в столбце, в правом углу ячейки появится стрелка вниз. Нажав на нее, раскроется список значений для выбора.

Чтобы создать такой выпадающий список, перейдите в раздел «Данные» на панели инструментов, в группе «Работа с данными» выберите пункт «Проверка данных».

Далее всплывает окно «Проверка вводимых значений».

Окно делится на 3 вкладки:

#1. Параметры

Здесь задаются основные параметры выпадающего списка в Excel:

  • Тип данных. Можно выбрать тип данных, который будет содержать список: диапазон целых или действительных чисел, текстовые выражения, даты и время. Можно задать ограничения по длине текста и различные формулы.
  • Игнорировать пустые значения — данный пункт означает, что Excel не будет проверять на правильность ячейки, в которых содержатся пустые значения.
  • Список допустимых значений. Этот флажок отображается только в том случае, если выбран тип данных «Список». Если убрать флажок, в ячейке будет происходить проверка на соответствие значений списку, но раскрывающее поле с выпадающими значениями будет отсутствовать.
  • Значение. Работает только с теми типами данных, в которых можно задать ограничения по числам или датам.
  • Источник. Здесь перечисляются значения для проверки данных или задается формула.
  • Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием. Excel здесь находит все ячейки в книге, которые ссылаются на идентичное по свойствам условие и изменяет их согласно новых параметров. В случае, если флажок не будет установлен, условие будет изменено только для выделенных ячеек в таблице.
  • Очистить все — удаляет установленную проверку данных с выделенных ячеек.

#2. Подсказка по вводу

В этой вкладке можно настроить всплывающую подсказку, которая будет высвечиваться при выделении ячейки со списком значений.

#3. Сообщение об ошибке

В этой вкладке можно настроить сценарий действий для Excel, если пользователь попытается ввести значение, которого нет в выпадающем списке.

Примеры выпадающих списков в Excel

#1. Стандартный

Выделяем ячейку (диапазон ячеек), где должен всплывать выпадающий список (в нашем примере это вкладка «Проект», диапазон ячеек A2:A25), переходим в раздел «Проверка данных» (описано выше), выбираем тип данных «Список», в поле «Источник» вставляем диапазон с источника.

Если вам нужно ввести подсказки и настроить вывод сообщения об ошибке, переходим в соответствующие разделы и прописываем необходимые свойства. Затем нажимаем «ОК».

Как видим, при выделении ячейки в диапазоне A2:A25 во вкладке «Проект», у нас появился список значений.

#2. Список с подстановкой данных

Использовать списки с четким набором значений неудобно, если исходные списки нужно пополнять новыми значениями. В таких случаях лучше использовать формулы или именованные диапазоны. Это исключит необходимость каждый раз изменять условие проверки данных.

Допустим нам нужно добавить еще 3 товара: свекла, лук репчатый и мандарин. Если мы введем значения в источник с данными, в выпадающем списке новые значения так и не отобразятся.

Настроим проверку данных иначе. Для автодополнения списков рассмотрим 2 варианта:

#1. Умная таблица. Выделяем диапазон с источником, переходим во вкладку на панели инструментов «Главная», раздел «Стили», раскрываем меню «Форматировать как таблицу» и выбираем понравившийся стиль умной таблицы Excel.

Подробнее о том, что такое «Умные таблицы» и как с ними работать — на наших курсах.

Как сделать выпадающий список в excel английская версия?

Задача: сделать в ячейке D2 выпадающий список, чтобы пользователь мог выбирать имена из списка (столбец А). Если нужного имени нет в списке, то пользователь может ввести новое имя прямо в ячейку D2 — оно автоматически добавится к столбцу А и начнет отображаться в выпадающем списке в будущем. Вот так примерно:

Шаг 1. Создаем именованный диапазон

Сначала создадим именованный диапазон, указывающий на заполненные именами ячейки в столбце А — сколько бы имен в списке не находилось. Для этого:

  • в Excel 2007 и новее — жмем на вкладке Формулы (Formulas) кнопку Диспетчер имен (Name Manager) и затем Создать (New)
  • в Excel 2003 идем в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define)

Затем вводим имя диапазона (допустим People) и в строку Ссылка (Reference) вводим следующую формулу:

в английской версии Excel это будет:

Эта формула ссылается на все заполненные ячейки в столбце А, начиная с А1 и вниз до конца — до последнего имени.

Шаг 2. Создаем выпадающий список в ячейке

Выделяем ячейку D2 и

  • в Excel 2007 и новее — жмем на вкладке Данные (Data) кнопку Проверка данных (Data Validation)
  • в Excel 2003 и старше — выбираем в меню Данные — Проверка (Data — Validation).

Далее выбираем из выпадающего списка Тип данных (Allow) позицию Список (List) и вводим в строку Источник (Source) ссылку на созданный на шаге 1 именованный диапазон (не забудьте перед именем диапазона поставить знак равенства!):

Чтобы Excel позволил нам в будущем ввести в список и новые имена, снимем галочки на вкладках Сообщение для ввода (Input Message) и Сообщение об ошибке (Error Alert) и нажмем ОК. Теперь у нас есть выпадающий список в ячейке D2. Причем, если, например, вручную дописать новое имя в столбце А, то оно автоматически появится в выпадающем списке в ячейке D2, поскольку имена берутся из динамического диапазона People, который автоматически отслеживает изменения в столбце А.

Шаг 3. Добавляем простой макрос

Щелкаем правой кнопкой мыши по ярлычку нашего листа и выбираем Исходный текст (View Source). Откроется модуль листа в редакторе Visual Basic, куда надо скопировать такой код:

Если Ваш выпадающий список находится не в ячейке D2 или Вы назвали диапазон с именами не People, а как-то еще, то подправьте эти параметры в макросе на свои.

Всё! Теперь при попытке ввести новое имя в ячейку D2 Excel будет спрашивать

… и при утвердительном ответе пользователя автоматически добавлять новое имя к списку в столбце А и в выпадающий список в ячейку D2.

Ссылки по теме

  • 4 способа создать выпадающий список в ячейке листа
  • Как создать список из которого будут автоматически удаляться использованные элементы
  • Автоматическое создание списка при помощи надстройки PLEX
  • Связанные выпадающие списки (от того, что выбрано в первом — зависит содержимое второго)
  • Выпадающий список для выбора изображений (фотографий товаров, сотрудников и т.д.)

Если вы уже знаете как в Excel сделать выпадающий список в ячейке, то далее о том как изменить раскрывающийся список или добавить в него новые элементы:

  1. Находим уже имеющийся список и добавляем в него одну или несколько позиций.
  2. Так как у нашего диапазона со списком уже есть имя «список», необходимо включить в него новые данные, в Excel 2007 и новее переходим на вкладку Формулы → Диспетчер имен → и выбираем имя таблицы которую нужно изменить:

Для Excel 2003 или старше

выбираем в меню Вставка → Имя → Присвоить

Нажимаем «изменить» → в открывшемся окне меняем диапазон данных → и нажимаем «ок»

Закрываем окно диспетчера имен и Готово!

Если вам часто приходиться вводить одни и те же значения в ячейки, то выпадающий список существенно облегчит вам работу.

Подобный список так же может быть полезен когда вам очень важно, чтобы в ячейках были только определенные значения (без ошибок, пробелов и т.д. ). Это может потребоваться, когда у вас идет проверка на наличие того или иного значения в ячейки и любое неправильно написанное слово, лишний пробел и т.д. будут выдавать ошибку.

Сегодня мы с вами и научимся создавать выпадающие списки в Excel

Если вы уже ввели в столбце определенные значения и вам необходимо в следующую ячейку внести какое-либо значение из предыдущих, то достаточно нажать горячие клавиши Alt+стрелка_вниз – появится выпадающий список из значений которые вы вводили выше.

В простых условиях данным способом удобно пользоваться, но у него существует несколько недостатков.

1. Выпадающий список состоит только из элементов, которые вы уже вносили

2. Если вам потребуется внести значения не следующую ячейку, а например через одну (то есть одну ячейку оставить пустой), то у вас ничего не получится.

Второй способ лишен этих недостатков. Давайте разберем его подробнее. Посмотрите на рисунок ниже. В желтых ячейках нам необходимо сделать выпадающий список из списка указанных синим (Страны) и зеленным (Города)

как сделать выпадающий список в excel английская версия

Для начала разберемся со странами. Вставляем курсов в желтую ячейку B4, далее переходим в панель инструментов:

В Excel 2007/2010 Данные | Работа с данными | Проверка данных (смотрите рисунок ниже)

как сделать выпадающий список в excel английская версия

В Excel 2003 вам необходимо перейти в раздел Данные | Проверка (смотрите рисунок)

как сделать выпадающий список в excel английская версия

После этого откроется окно проверки вводимых значений. Из раскрывающегося списка необходимо выбрать пункт Список,

как сделать выпадающий список в excel английская версия

После этого появится возможность ввести источник списка, где вам необходимо указать на исходный список значений. В нашем случае это синий диапазон G5:G11, заключенный в доллары, так как диапазон у нас постоянный и он не должен сдвигаться. После нажатия на ОК вы получите выпадающий список, который так же как формулу можно протянуть вниз для других ячеек.

как сделать выпадающий список в excel английская версия

Аналогично поступим с городами, но теперь источник укажем в виде именованного диапазона. Для этого выделим исходный диапазон H5:H9, после этого перейдем в поле имени (смотрите рисунок) и присвоим данному диапазону имя: города (имя должно начинаться с буквы и не должно содержать пробелы), обязательно нажимаем после этого Enter.

как сделать выпадающий список в excel английская версия

В дальнейшем для редактирования именованного диапазона вы можете использовать диспетчер имен. Который находится в разделе Формулы | Определенные имена | Диспетчер имен

как сделать выпадающий список в excel английская версия

После этого становимся во вторую желтую ячейку C4, выбираем Данные | Работа с данными | Проверка данных, в раскрывающимся списке выбираем список, а в качестве источника указываем =города. Нажимаем Ок – получаем выпадающий список с использованием именованного диапазона.

как сделать выпадающий список в excel английская версия

В разделе Видео Уроки Вы можете найти Видео на эту тему.

Ссылка на основную публикацию