Что нельзя хранить в личном деле сотрудника

Что можно, а что нельзя хранить в личном деле сотрудника

У каждой компании есть личные дела всех сотрудников. Они представляют собой пакеты документов с обязательной документацией, связанной с трудовой деятельностью. Такие документы хранятся в отделе кадров, и бухгалтер несёт за них персональную ответственность. Однако часто в личные дела попадают документы, не имеющие отношения к работе или вовсе запрещённые для хранения. Часто причина тому принцип: «Собрать всё, что можно — пусть будет».

Давайте разберемся, что разрешено хранить в личном деле сотрудника, а что нельзя.

Можно

К документам, необходимым для хранения относятся те, что напрямую связаны с трудовой деятельностью. Папка может пополняться по мере поступления новых бумаг. Пакет документов содержит в себе:

• трудовой договор,
• приказы (приемы, переводы, поощрения и т.д.),
• соглашение о неразглашении сведений,
• доклады и объяснительные записки.

Все документы кадровый работник подшивает в папку в хронологическом порядке и составляет опись.

Нельзя

Не храните в личном деле копии личных документов сотрудника, которые не связаны с работой. Это лишняя бумага. Также нельзя хранить в личном деле копии документов, которые содержат персональные данные сотрудника. К ним относятся:

• паспорта,
• свидетельство ИНН,
• СНИЛС,
• диплом об образовании,
• военный билет,
• свидетельство о заключении или расторжении брака, рождении ребенка.

Их наличие в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещён.

Эти документы кадровый работник проверяет, вносит данные в личную карточку и возвращает сотруднику (ст. 65 ТК).

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что бы хранить копии личных документов, необходимо получить согласие физических лиц.

Что делать если трудовая инспекция или ИФНС, ФСС, ПФР и т.д. запрашивают у работодателя документы, необходимые при проверке?

Без согласия сотрудника работодатель не вправе хранить копии документов, которые содержат его персональные данные. В ответ проверяющим органам направьте письмо в произвольной форме, по какой причине данных документов нет. Суды подтверждают, что работодатели не обязаны предоставлять копии личных документов.

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более пяти лет.

Жизнь и архивные приключения личного дела в организации

Личные дела рождаются и живут в отделе кадров, а потом уходят на пенсию в архив. Если кадровик с архивистом договорятся правильно оформлять личные дела работников, они смогут существенно облегчить друг другу работу.

На примере личного дела логиста Евдокима Фунтикова разберем, нужно ли вести личные дела, какие документы можно и нельзя включать в дело, как правильно оформить личное дело уволенного работника для передачи в архив на длительное хранение, как оформить архивные описи, в которых учитывают личные дела.

Главные вопросы о личном деле

Личное дело – это систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.

Прежде чем перейти к жизнеописанию личного дела, ответим на четыре вопроса, которые часто возникают у ответственных за кадровую работу.

1. Обязательно ли нашей организации вести личные дела работников?

Ведение личных дел не является обязательным для всех организаций.

Так, например, личные дела обязательно формируются в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих. В личные дела госслужащих помещают соответствующие документы, содержащие персональные данные, ряд иных сведений о поступлении на госслужбу, ее прохождении, прекращении. Это необходимо для обеспечения деятельности госоргана с учетом законодательства[1].

Большинство работодателей вправе сами решить вопрос о необходимости ведения личных дел работников. Многие негосударственные организации ведут личные дела, поскольку это позволяет систематизировать и упорядочить документы по каждому работнику, что, в свою очередь, обеспечивает быстрый поиск необходимой информации.

2. Я слышала, что мы должны формировать личные дела, потому что обязаны обеспечить сохранность документов по личному составу. А при ликвидации организации мы сдаем эти документы в архив?

Любая организация должна обеспечить сохранность документов по личному составу, в том числе и личных дел работников, если они ведутся, в течение установленных сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ[2]):

• законченные делопроизводством до 1 января 2003 г. хранятся 75 лет;
• законченные делопроизводством после 1 января 2003 г. хранятся 50 лет.

Более детально сроки хранения документов определены в Перечне 2019[3].

Рекомендуем вести личные дела работников и оформлять на хранение личное дело уволившегося работника по всем правилам. Хотя бы для того, чтобы в случае ликвидации организации передать оформленные дела в государственный или муниципальный архив (ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ). Учитывая современные реалии, вряд ли компания будет вести свою деятельность в течение 50/75 лет в том статусе и структуре, как была создана или существует сейчас. И при ликвидации либо серьезной реорганизации (присоединение, укрупнение)[4] документы по личному составу, в том числе личные дела сотрудников, необходимо передать в государственный, муниципальный архив или правопреемнику. В противном случае, несмотря на сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД), есть риск, что работавшие в организации (особенно до введения СЗВ-ТД) не в полной мере смогут подтвердить факты своей трудовой деятельности при реализации своих пенсионных прав или получении иных социальных гарантий.

3. Нужно создавать локальный нормативный акт по ведению личных дел?

Работодатель должен утвердить локальный нормативный акт (далее – ЛНА), устанавливающий порядок хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ)).

Если руководство организации приняло решение вести личные дела работников, это надо зафиксировать. Для этого можно либо разработать отдельный ЛНА, либо включить информацию в общий документ по обработке персональных данных, например, в Положение об обработке персональных данных. И уже в нем установить правила и требования к оформлению и содержанию личных дел, порядок их ведения и хранения, в том числе после увольнения работников, должностных лиц, ответственных за это.

Виды документов, включаемых в состав личных дел государственных и муниципальных служащих, определяются законодательством Российской Федерации, иных работников – решением работодателя.

Состав документов личного дела может быть установлен как приказом руководителя организации, так и ЛНА. Удобно издать отдельный приказ, устанавливающий порядок работы с личными делами и регламентирующий состав личного дела.

4. Какие документы можно, а какие нельзя собирать и хранить в личном деле действующего работника организации (то есть до его увольнения)?

Можно

К документам, однозначно разрешенным для помещения и хранения в личном деле, относятся те, что напрямую связаны с трудовой деятельностью, например, трудовой договор, оригиналы или копии приказов (о приеме на работу, переводах, увольнении, совмещении и т.п.), соглашение о неразглашении сведений, докладные и объяснительные записки, акты о нарушении дисциплины и другие документы кадрового делопроизводства.

Нельзя

Иногда в личное дело подкладывают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о страховом номере индивидуального лицевого счета (СНИЛС), свидетельства об идентификационном номере налогоплательщика (ИНН), дипломов и т.д. Все они содержат персональные данные работника. Даже анкета соискателя с фотографией относится к документу, содержащему персональные данные. Поэтому хранить их, не имея установленной или разрешенной законом цели обработки (даже при наличии согласия работника), в том числе в составе личного дела, поскольку это удобно, нельзя.

При трудоустройстве обязательно нужно получить от работника согласие на обработку персональных данных с указанием конкретной цели их использования (ст. 86 ТК РФ). И хотя в докладе Роструда[5] отмечено, что работодатель может хранить копии документов работника (копию паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных, мы рекомендуем отказаться от практики помещения копий личных документов в личное дело.

Эти документы при оформлении можно проверить (ст. 65 ТК РФ), внести данные в личную карточку и возвратить работнику[6].. В личную карточку вносятся сведения из тех документов, которые нельзя хранить в личном деле (паспорта, военного билета, свидетельства о рождении ребенка). Также в карточке повторяют все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении и т.д.

Необоснованное хранение копий личных документов может грозить потенциальными штрафами за нарушение работы с персональными данными при проверках Роскомнадзора[7].

Для юридических лиц:

• от 60 до 100 тыс. рублей – за первое нарушение;
• от 100 до 300 тыс. рублей – за повторное нарушение (ст. 13.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях).

Что касается госслужащих

Для госслужащих установлен обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника[8], закрепленный в Положении о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела (далее – Положение о персональных данных госслужащего)[9].

В частности, это:

• заявление о приеме на работу;
• анкета;
• копия паспорта;
• копии актов гражданского состояния;
• копии документов воинского учета;
• копия свидетельства о присвоении ИНН и т.д.

То есть в личных делах госслужащих помимо документов, непосредственно связанных с трудовой деятельностью, могут быть копии документов, содержащих персональные данные.

Что делать, если Пенсионный фонд, военкомат запрашивают копии документов, содержащих персональные данные?

Какие-то кадровики, фактически нарушая законодательство, хранят в не доступном для проверяющих месте копии паспортов, военных билетов, свидетельств о рождении ребенка и др. Какие-то оспаривают запрос этих сведений и ничего не отправляют.

Наш совет. После запроса официального органа затребуйте у работника соответствующий документ, сделайте копию для однократного использования и направьте ее по запросу. Таким образом вы не нарушите закон.

[1] Часть 3 ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (в ред. от 30.12.2021; далее – Федеральный закон № 79-ФЗ), ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (в ред. от 26.05.2021), п. 5 ст. 2 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (в ред. от 14.07.2022).

[2] Здесь и далее – Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 11.06.2021).

[3] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

[4] При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами (п. 9 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ).

[5] Здесь и далее – Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за II квартал 2017 г.

[6]С 1 сентября 2021 г. личные карточки сотрудников формы Т-2 не обязательны для оформления. Это связано с отменой Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н утвердил новый порядок ведения трудовых книжек. В документе личная карточка не упоминается. – Прим. автора.

[7] Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013, от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013.

[8] Федеральный закон № 79-ФЗ, Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (в ред. от 11.03.2021; далее – Указ № 609).

[9] Утв. Указом № 609.

Н.В. Артонкина, документовед, архивист
А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 10, 2022.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Правильное оформление личных дел работников имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.

Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

• анкета, заполняемая при приеме на работу;
• трудовой договор;
• должностная инструкция;
• копии приказов по сотруднику.

Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере, поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Формирование личного дела работника: образец 2020-2021

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

1. На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
2. Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
3. Каждый лист дела нумеруется.
4. В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
5. Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

• сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
• пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
• составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
• оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Копии документов сотрудников и защита персональных данных

В организации ведутся личные дела сотрудников. При приеме на работу специалист по кадрам снимает копии с документов и вкладывает их в личное дело. П равомерно ли это с учетом закона о защите персональных данных? Рассмотрим, как нужно поступать с документами и личной информацией сотрудников, чтобы не получить штраф от Роскомнадзора.

О ведении личных дел

Работодатель обязан вести личные дела сотрудников, если это прямо предписано нормативными актами. Например, такое требование установлено для органов исполнительной власти. У тех компаний, кто не попадает под действие таких актов, обязанности вести личные дела сотрудников нет. Однако иногда работодатели начинают их формировать по своей инициативе. В таком случае они сами составляют перечень документов, которые нужно включить в личное дело. Но при этом важно соблюдать закон о конфиденциальности персональных данных.

Итак, по той или иной причине в компании решено формировать личные дела работников. Прежде всего нужно составить локальный нормативный акт, который определит важные моменты и правила. Это может быть стандарт или положение. В нем целесообразно отразить все нормы оформления личных дели и состав документов.

Главное правило: не стоит собирать лишнюю информацию о сотруднике про запас — только то, что действительно важно. Иначе будут нарушены принципы работы с персональными данными.

Защита личных сведений

О работнике можно собирать только ту информацию, которая отвечает определенным целям обработки персональных данных. Иначе организация может быть оштрафована по статье 13.11 КоАП на сумму от 30 до 50 тыс. рублей. Должностное лицо получить штраф в размере 5-10 тыс. рублей, а гражданин — в сумме 1-3 тыс. рублей.

Как же правильно поступать с документами сотрудника? Обратимся к статье 65 Трудового кодекса. В ней сказано, что документы предъявляются физическим лицом при приеме на работу. Иначе говоря, документы должны быть предъявлены работодателю, после чего они возвращаются сотруднику. При этом в ТК РФ не говорится о том, что специалист работодателя вправе снимать с них копии.

Итак, без согласия работника кадровый специалист может сделать лишь следующее: взять документы сотрудника и внести информацию из них в его личную карточку Т-2.

На практике работодатели часто любят собирать разную информацию о своих сотрудниках и хранить копии их дипломов, СНИЛС, паспортов. Однако все это все эти документы содержат персональные данные работников, которые защищаются законом. Собирать личную информацию, которая соответствует законной цели. Причем цель должна быть вполне конкретной. Например, нельзя хранить персональные данные сотрудника на тот случай, если вдруг их запросит прокуратура или Служба судебных приставов. Пока такого запроса нет, эта информация работодателю не нужна. Соответственно, если он заранее ее собрал и хранит, тем самым он нарушает закон о защите персональных данных.

Важно! Обработка персональных данных гражданина допустима, если это необходимо, чтобы исполнить договор, стороной которого он является. Это сказано в части 1 статьи 6 закона о персональных данных от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ.

Если работник дал согласие

Казалось бы, проблема решается просто — можно взять с работника документ о том, что он разрешает обработку своей информации. Но на самом деле этого недостаточно. Даже если сотрудник согласился, это не значит, что появилась законная конкретная цель для обработки данных.

Контур.Фокус — быстрая проверка контрагента!

Важно! Работодателям нужно запомнить простое правило: если нет цели, то нет и права хранить копии личных документов сотрудника.

В упомянутом законе определены принципы защиты персональных данных. Суть в следующем:

1. Должны стоять конкретные, заранее определенные цели, в соответствии с которыми собираются личные данные человека. Как только эти цели достигнуты, обработка его персональных данных должна прекращаться.
2. Нельзя собирать информацию, которая не соответствует упомянутым выше целям.
3. Обработке подлежат только те сведения, которые соответствуют указанным целям.
4. Содержание и объем обрабатываемых данных должен соответствовать цели обработки.

О согласии на обработку персональных данных сказано в статье 9 закона. Оно должно содержать опять же цель обработки, а также перечень действий, которые с этими данными могут быть совершены.

Вывод: хранить копии документов сотрудников в кадровом делопроизводстве можно только в том случае, если это нужно для конкретных целей.

Например, личные сведения могут быть собраны для размещения на сайте работодателя (в разделе «Наши сотрудники») или для оформления полиса добровольного медицинского страхования. Пример избыточной цели — хранение личных данных на случай поступления запроса из государственных органов.

О копии паспорта

В копии паспорта есть не только имя, дата рождения и прочая информация — она может являться источником биометрических персональных данных. В частности, на фото можно заметить особенности внешности человека. Такая информация охраняется законом. Соответственно, хранить копии паспортов работников нужно, во-первых, при наличии адекватных целей а, во-вторых, взяв с них согласие на это.

Подведем итоги

Контур.Норматив — справочно-правовая система!

Итак, если работодатель планирует вести личные дела своих сотрудников, то просто приложить к ним копии документов неправомерно. Для этого необходимо, чтобы:

• было законное основание (правовой акт или внутренний документ);
• была определенная, законная и адекватная цель обработки информации;
• было письменное согласие работника на обработку его персональных данных;
• в согласии была указана цель обработки.

Эти выводы подтверждаются судебной практикой. В частности, постановлениями Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013 и ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013.