Корпоративная карта: кому и зачем она нужна
Сотрудникам постоянно приходится что-либо оплачивать от имени и в интересах своих организаций: представительские и командировочные расходы, счета поставщиков, коммунальщиков, офисные принадлежности, проездные билеты и т.п.
Чтобы не оплачивать подобные расходы за свой собственный счет, работники вынуждены обращаться в кассу организации за выдачей подотчетных денежных сумм, а также представлять отчеты по уже истраченным средствам. При этом должен быть соблюден установленный п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У лимит на выдачу средств из кассы в рамках одного договора (100 000 рублей).
Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени
1. Корпоративная карта — разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.
2. Деньги на корпоративной карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета.
3. Корпоративные карты бывают дебетовые и кредитные, именные и на предъявителя, рублевые и валютные.
4. Информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт организации не обязаны.
5. Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов.
6. Порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно.
Таким образом, стандартная выдача денег под отчет сопряжена с известными неудобствами: временные издержки, бумажный документооборот и ограничение по сумме денежных средств. Гораздо более удобной и современной альтернативой данному способу выдачи денег сотрудникам служит использование ими корпоративных банковских карт.
Корпоративная карта представляет собой разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.
Деньги на такой карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета. Как вариант – с карточного счета, к которому привязана корпоративная карта. Поэтому на корпоративных картах зачастую установлен лимит на снятие и расходование средств в целях предотвращения крупных растрат.
Правом на применение корпоративных карт может обладать как один сотрудник организации (например, главный бухгалтер), так и несколько. Обычно корпоративными картами располагают директор, бухгалтер, секретарь, а также те работники, чья деятельность связана с регулярными командировками.
Корпоративные карты бывают следующих видов:
Дебетовые – при расчетах используются собственные денежные средства организации. При этом предусматривается возможность подключение овердрафта – если закончились собственные средства, организации банк предоставляет заемные средства в определенном объеме.
Кредитные – сотрудники снимают и расплачиваются деньгами не самой организации, а заемными средствами, принадлежащими кредитному учреждению.
Также карты могут быть именные (оформляются на конкретного сотрудника и могут быть использованы только им) и карты на предъявителя (неименные, рассчитываться и снимать деньги с таких карт разрешается любым лицам, предъявляющим карту к оплате).
Кроме того, различают рублевые и валютные корпоративные карты. Оформление последних оправдано, в частности, при возникновении необходимости оплаты расходов, связанных с зарубежными командировками сотрудников.
Оформление корпоративных карт
Порядок выпуска и получения корпоративных карт регулируется Положением ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием». Оформление корпоративных карт производится банками на основании соответствующего заявления организации.
Корпоративная банковская карта не является банковским счетом, а представляет собой всего лишь средство платежа (п.1.12 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П). Поэтому заведение корпоративной карты возможно лишь при наличии у организации существующих банковских счетов. Без действующего счета получить карту невозможно.
Корпоративную карту можно привязать как к уже имеющемуся расчетному счету, так и открыть отдельный счет под такую карту. Если организация открывает специальный карточный счет, деньги на нем будут храниться автономно и независимо от денег на расчетном счете. К одному счету можно привязать несколько корпоративных карт.
Организации не обязаны информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт. Впрочем, не обязаны они уведомлять и об открытии карточных счетов, поскольку данная обязанность была отменена Федеральным законом от 02.04.2014 № 52-ФЗ.
При открытии карточного счета под корпоративную карту к заявлению об его открытии (от имени юрлица) обычно прикладывается выписка из ЕГРЮЛ, заявление будущего держателя корпоративной карты о выпуске карты, его паспорт, а также доверенность на держателя карты с правом распоряжения средствами по карте. Конкретный перечень документов устанавливает банк.
Также банк предлагает установить определенные лимиты на списание денег с карты. По каждой карте могут быть установлены индивидуальные лимиты. Они могут быть постоянными или временными. Например, по договоренности с организацией банк может запретить держателям корпоративных карт списывать с карты более 10 000 рублей в неделю.
Что по вашему мнению мешает широкому использованию корпоративных банковских карт?
Использование корпоративных карт
Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов. При этом для осуществления этих операций работникам не нужно писать никакого заявления, а руководству издавать отдельный распорядительный документ (пп.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Не требуется переводить деньги из банка в кассу предприятия и выдавать их под отчет. При снятии с корпоративной карты наличных также не требуется проводить эти деньги через кассу.
Деньги при помощи карты могут быть сняты и переведены на другой счет самим работником в любое время при появлении соответствующей необходимости. Частным случаем такой необходимости является служебная командировка.
Отправляясь в командировку, сотрудник при помощи корпоративной карты может оплатить проездные билеты, ГСМ, гостиничные номера, услуги столовых и кафе, а также все сопутствующие представительские расходы. Кроме того, при наличии валютной корпоративной карты работник, находящийся за пределами России, беспрепятственно может снять с такой карты иностранную валюту.
Все списанные таким образом с корпоративной карты деньги автоматически считаются выданными под отчет командированному сотруднику. Возвратившемуся из командировки сотруднику требуется лишь отчитаться о произведенных затратах по унифицированной форме № АО-1.
При этом составлять отчеты по всем случаям расходования средств с карты не требуется. Законодательство таких правил не содержит. Поэтому сотрудник вправе предоставить единый авансовый отчет по всем случаям снятия и расходования денег с карты. Предоставление подтверждающих документов (кассовых чеков, проездных билетов и т.д.) происходит в общем порядке.
Порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно. Периодичность сдачи в бухгалтерию таких авансовых отчетов также устанавливает сама организация с учетом характера своей хозяйственной деятельности.
Чтобы иметь возможность воспользоваться корпоративной банковской картой, сотрудник должен иметь именную корпоративную карту или числиться в списке работников организации, имеющих право на использование неименных корпоративных карт. Данный список утверждается руководителем организации.
По общему правилу, обусловленному самой сущностью корпоративной карты, не допускается ее использование в следующих целях:
- выплата сотрудникам зарплаты;
- выплата сотрудникам пособий и компенсаций;
- приобретение товаров и услуг для личных целей, не связанных с хозяйственной деятельностью организации.
Но данное правило не означают, что деньги с корпоративной карты не могут быть использованы в вышеуказанных целях. На самом деле, могут, так как никаких ограничений на использование корпоративных карт законодательство не содержит. При этом снятие денег с карты в целях, не обусловленных потребностями самой организации, нужно должным образом оформить. Так, для выплаты зарплаты бухгалтер может снять деньги с карты и внести их в кассу организации, используя приходно-кассовый ордер.
Сотрудники также могут использовать корпоративные карты в личных целях (вовремя отследить и предотвратить это не получится), но при этом образуется растрата. Ее необходимо восполнить за счет зарплаты сотрудника.
Получили бизнес-карту: как пользоваться в компании
У бизнеса много вариантов, как применять бизнес-карту: давать её сотрудникам для оплаты расходов, ограничить категории трат и использовать как топливную карту или для офисных нужд, выставлять лимиты и выдавать курьерам.
Надежда Тарасова
Эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету в Тинькофф Бизнесе
Компании используют бизнес-карту, чтобы сотрудники могли расплачиваться в командировках, а бухгалтеры видели траты и могли ограничить их по сумме или категории. ИП используют бизнес-карту, чтобы платить за все покупки: и личные, и для бизнеса.
И это далеко не все, что может корпоративная карта. В статье разбираем, как ее еще можно использовать и как учитывать расходы.
Статья вышла при участии команды по бизнес-картам Тинькофф Бизнеса: Анастасии Фетисовой и Александра Пария.
Что такое бизнес-карта
Бизнес-карта — это дебетовая карта, которая привязана к расчетному счету компании или ИП. Ей можно расплачиваться по терминалу или в интернете, а можно снимать наличные — как удобно. Платить по безналу можно везде, где есть эквайринг: в России и за рубежом.
Как бизнес-карту используют ИП. Предприниматель может пользоваться бизнес-картой как личной дебетовой: тратить и на личные нужды, и на нужды бизнеса. По закону все деньги индивидуальных предпринимателей — это их личные деньги. ИП может тратить деньги с бизнес-карты на что угодно в рамках закона: на закупку сырья, авиабилеты, танцевальный кружок детей, ужин в ресторане и большой монитор в офис.
Как бизнес-карту используют ООО. Компании могут оплачивать бизнес-картой только нужды бизнеса, а личные нужды участников не могут. По закону имущество компании не принадлежит ее участникам.
Товар для перепродажи: фастфуд, электронику, металлопрокат и другие
Вещи для офиса: компьютеры, канцелярию, стулья
Услуги подрядчиков: юристов, электриков, дизайнеров
Налоги компании: на прибыль, имущественные, НДС
Какими бывают бизнес-карты
Бывают ограниченные бизнес-карты и универсальные. Изначально банк выпускает универсальную карту, а в приложении руководитель может ее настроить для своих задач и сделать ограниченной.
Ограниченные. С помощью таких карт одни товары покупать можно, а другие нельзя.
Ограниченные бизнес-карты подходят компаниям, чьи сотрудники часто покупают по работе определенный вид товаров и есть риск, что они потратят деньги компании на личные покупки.
Универсальные. На такие карты можно покупать что угодно: хоть хот-доги, хоть Айфоны.
Универсальные бизнес-карты могут пригодиться ИП и компаниям, которые часто отправляют сотрудников в командировки.
Обычно бизнес-карты делают так, чтобы их можно было использовать в обоих сценариях: в качестве универсальных и ограниченных.
В личном кабинете Тинькофф Бизнеса можно выбрать категории покупок по бизнес-карте. Всего категорий 42
Бизнес-карты бывают еще пластиковые и виртуальные. Дальше об этом расскажем подробнее.
Как бизнес-карта помогает компаниям и ИП
Бизнес-карта помогает в решении таких задач:
- ускорить работу бухгалтерии;
- контролировать расходы сотрудников;
- контролировать лимиты без усилий;
- делать покупки без страха потерять пластиковую карту;
- расплачиваться в онлайн-сервисах;
- снижать траты.
Ускорить работу бухгалтерии. Бухгалтерия тратит много времени на выдачу наличных сотрудникам, например, для командировок. По подсчетам Тинькофф Бухгалтерии, если в командировку каждый месяц уезжают по пять сотрудников, на выдачу наличных может уходить до пяти часов в месяц.
С бизнес-картой можно обойтись без наличных. Бухгалтер может потратить эти дополнительные пять часов на более полезную работу.
Бизнес-карта помогает ускорить работу, которую приходится делать, когда сотруднику нужны деньги на траты компании
Контролировать расходы сотрудников. В некоторых бизнесах сотрудники компании часто покупают по работе: фастфуд для доставки, бензин для газели. Когда для этого выдают наличные, сложно точно подсчитать, сколько потратил водитель, курьер или экспедитор.
Некоторые сотрудники пользуются деньгами компании: они могут купить шоколадку на выданные деньги или бензин для личного автомобиля. Когда много сотрудников так делают, компания может нести серьезные убытки.
Чтобы контролировать расходы сотрудников, можно выпустить бизнес-карты, которые позволяют ставить лимиты и ограничения. Например, бизнес-карту в Тинькофф Бизнесе можно контролировать в приложении или личном кабинете. Есть три способа:
- Установить четкий лимит, сколько можно потратить за месяц, день или вообще.
- Следить за детальными чеками с расходами сотрудников, чтобы видеть, не купил ли водитель хот-дог.
- Ограничить категории покупок, чтобы сотрудник мог купить только определенное.
Например, гендиректор выбрал категорию «Топливо» для водителя. Таким образом он ограничил доступ ко всем остальным категориям. Теперь сотрудник сможет расплатиться бизнес-картой только на заправке. Когда он придет в пиццерию или магазин бытовой техники, платеж по карте не пройдет.
Контролировать лимиты без усилий. Некоторые компании тратят много времени на то, чтобы передать курьеру или водителю дополнительные деньги для работы.
Например, курьер получает заказ на 12 000 ₽, а денег у него уже нет — все ушли на другие заказы. Чтобы доставить заказ вовремя, нужно привезти курьеру наличные.
В этом случае небольшие компании могут выпустить бизнес-карты, чтобы менять лимиты по запросу курьера. Тогда не придется тратить время бухгалтера на выдачу наличных, время водителя — на доставку дополнительной суммы, а деньги — на бензин.
В Тинькофф Бизнесе лимиты по бизнес-карте можно установить прямо в личном кабинете. В верхнем поле можно установить общий лимит трат в месяц, а в нижнем — лимит на снятие наличных в сутки
Карта удобней, чем наличные, но все же в больших компаниях менять вручную лимиты каждому курьеру тоже занимает время, особенно если их больше сотни.
В этом случае можно интегрировать систему службы доставки с Тинькофф Банком по Open Api. Это позволит выставлять лимиты для курьеров автоматически. Например, когда приходит заказ на 2500 ₽, система сама выставляет лимит 2500 ₽.
Чтобы лимиты автоматически менялись, компании нужен программист. Он настроит интеграцию лимитов по API между банком и внутренней системой компании, где курьеры берут заказы.
Потратить больше выставленного лимита не получится
Делать покупки без страха потерять пластиковую карту. На этот случай можно сделать виртуальную карту — это та же самая бизнес-карта, только без пластикового носителя: можно расплачиваться где угодно, менять ПИН-код, смотреть чеки, реквизиты.
Как выпустить виртуальную карту, зависит от банка. В Тинькофф Бизнесе сначала нужно открыть расчетный счет, а потом можно сразу выпустить виртуальную карту через приложение банка или личный кабинет. Это может сделать только лично ИП или директор компании.
Чтобы расплачиваться в обычных магазинах, нужно привязать виртуальную карту к Apple Pay, Samsung Pay или Google Pay.
Так выглядит экран Google Pay. Достаточно поднести устройство к торговому терминалу, чтобы расплатиться
Расплачиваться в онлайн-сервисах. Некоторые считают, что небезопасно передавать реквизиты пластиковой бизнес-карты в онлайн-сервисы: Google Ads, Facebook Ads Manager, «Кинопоиск», Ozon, Яндекс.Маркет.
Чтобы безопасно расплачиваться онлайн, можно использовать виртуальную бизнес-карту. Перед тем как покупать, можно установить лимиты на этой карте. Тогда деньги не спишут, если забыли отключить ненужную подписку или рекламную кампанию.
Снижать траты. Бизнес-карта позволяет уменьшить затраты в таких случаях:
- на обмене валют в командировках;
- на комиссиях при снятии наличных и переводах себе на карту;
- на экономии времени;
- на обслуживании расчетного счета.
Можно сэкономить на обмене валют, когда сотрудники часто ездят в командировки за границу. Если в командировках платить рублевой картой, придется доплачивать от суммы в чеке за конвертацию или в качестве комиссии. Гораздо выгодней открыть валютную бизнес-карту, менять валюту в приложении и расплачиваться в другой стране местными деньгами.
ИП могут сэкономить на комиссии, которую нужно платить за переводы на личную карту или снятие денег в банкомате. Если использовать бизнес-карту как личную, не нужно платить комиссию: можно сразу тратить деньги на продукты, одежду и другие вещи.
Бизнес-карта позволяет сэкономить ИП на комиссии: можно сразу делать покупки вместо того, чтобы сначала переводить себе на карту или снимать наличные
Можно сэкономить на решении рутинных задач с помощью консьерж-сервиса. Так называют пакет услуг, которым можно пользоваться, если у бизнеса премиальная бизнес-карта. Услуги оказывает личный менеджер: он может помочь снять рутинные задачи по командировке — забронировать гостиницу и купить билеты.
Еще бизнес-карта помогает экономить на обслуживании расчетного счета. Если потратить определенную сумму с карты, банк не будет брать плату за обслуживание счета. В Тинькофф Бизнесе это можно сделать, если тратить по бизнес-карте больше 50 000 ₽ на Простом тарифе и больше 200 000 ₽ на Продвинутом.
Курьеры похищали по миллиону рублей в месяц
Частые вопросы о бизнес-картах
Отвечаем на распространенные вопросы о безопасности, комиссии и законах:
- Как снимать наличные с бизнес-карты ИП и ООО?
- Что делать, если уже провели «сомнительную» операцию?
- Как ИП учитывать расходы на УСН «Доходы минус расходы» или ОСН?
- Как ООО отчитываться за расходы?
- Как оформить корпоративную карту?
Как снимать наличные с бизнес-карты ИП и ООО? Как с дебетовой карты: найти банкомат и снять наличные. Комиссия зависит от тарифа расчетного счета. Например, в Тинькофф Бизнесе на тарифе «Простой» можно снять до 400 000 ₽ в месяц с комиссией 1,5% + 99 ₽.
Во всех банках есть суточный лимит на снятие наличных. Например, в Тинькофф Бизнесе можно снять только 100 000 ₽.
Если вам нужно больше 100 000 ₽, свяжитесь с представителем банка и попросите увеличить лимит. Менеджер попросит объяснить, зачем столько наличных, и может попросить показать подтверждающие документы.
Какие документы могут быть подтверждающими:
- договор с контрагентом, который принимает только наличные;
- кассовый ордер на выдачу наличных и приказ директора о длительной командировке.
Если объяснение покажется неубедительным, а документов не будет, банк может отказать в увеличении лимита. Таким способом банк исполняет закон 115-ФЗ по борьбе с обнальщиками.
Что делать, если уже провели «сомнительную» операцию? «Сомнительная» операция — это когда деньги ООО тратят на личные нужды участника компании.
Что именно делать — зависит от ситуации. Разберем два кейса.
Как ИП учитывать расходы на УСН «Доходы минус расходы» или ОСН? Личные расходы учитывать и подтверждать не нужно — потратили и потратили, никому нет дела. Личными считаются все, что вы тратите на себя: новая машина, визит в парикмахерскую, принтер домой.
Расходы на бизнес нужно подтверждать, чтобы их учли при расчете налогов. Для ИП и компаний на УСН «Доходы минус расходы» есть точный список, что по закону считается расходами на бизнес.
Чтобы подтвердить расходы, нужно записывать номера и даты расходных документов в книгу учета доходов и расходов — КУДиР. Если у налоговой будут сомнения, она заглянет туда.
Не будет расходного документа → не получится учесть расходы → не получится уменьшить налог.
Расходные документы — это чеки, товарные накладные, счет-фактура, акт выполненных работ, авансовые отчеты. Они нужны и при расчете наличными, и при расчете по безналу. Если рассчитывались за покупку бизнес-картой, чеки будут в приложении и личном кабинете. Остальное нужно запрашивать у контрагента или сотрудника, но не всегда.
Обратите внимание на последний пример. Чтобы компаниям или ИП подтвердить расходы сотрудника по бизнес-карте, нужно сначала один раз оформить локальный нормативный акт, например приказ. В нем нужно указать все, что касается политики компании насчет бизнес-карт:
- кто и сколько может тратить;
- в какие сроки нужно сдавать отчет по расходам;
- какие операции можно совершать, а какие нельзя;
- какие цели у расходов могут быть;
- какие документы принимаются для учета документов;
- что будет, если сотрудник потеряет карту, потратит больше или скажет ПИН-код вне компании.
Такой документ приравнивает деньги на бизнес-карте к подотчетным средствам. После этого можно хоть десять сотрудников отправить в командировки и учитывать их расходы по бизнес-карте. Мы подготовили шаблон приказа и показали, как его заполнять. Подробности по ссылке.
Клиентам Тинькофф не нужно подписывать локальный нормативный акт, чтобы сотрудник пользовался деньгами под отчет. Если оформить корпоративную карту Тинькофф Бизнеса на имя сотрудника, не нужно ни издавать приказ, ни писать заявление на выдачу ему денег. Оплата или снятие наличных считается фактом выдачи денег под отчет. Все потому, что бизнес-карта напрямую привязана к расчетному счету.
Как ООО отчитываться за расходы? Компаниям нужно подтверждать все расходы, чтобы вести бухучет и уменьшить налоги — последнее актуально для ООО на ОСН или УСН «Доходы минус расходы».
Чтобы подтвердить расходы, нужно хранить все расходные документы. Если налоговая при проверке обнаружит, что не хватает, нужно заплатить штраф до 30 000 ₽. А если компания снижала налоги по расходам без документов, нужно будет заплатить еще один штраф — 20% от недоимки.
В качестве расходов на бизнес ООО могут учитывать все, что идет на развитие компании: новые наушники для подкаст-студии, бутилированная вода для сотрудников, оплата товара для перепродажи, аренда офиса. Нет никаких точных списков, как на УСН «Доходы минус расходы».
Это далеко не все, что нужно знать о том, как отчитываться по расходам с бизнес-карты. Есть много нюансов, как учитывать расходы для деловой встречи, командировок и налогового вычета по НДС. Об этом мы написали отдельную статью.
Как оформить корпоративную карту? Откройте расчетный счет в банке, который выдает бизнес-карты, и попросите выпустить такую. Если вам нужно несколько, назовите точное число. Например, в Тинькофф при открытии расчетного счета компании могут получить первую карту бесплатно, а остальные — за дополнительную плату. Зато обслуживание любого количества бизнес-карт бесплатное.
Предложение Тинькофф
Оплачено: как НКО выпустить корпоративную карту и отчитаться перед бухгалтерией
Безналичные траты россиян впервые превысили наличные в конце 2019 года. Картами пользуются не только физические лица, но и компании. С помощью корпоративных банковских карт сотрудники оплачивают онлайн и офлайн покупки. Выпустить корпоративную карту могут и некоммерческие организации. Сделать это несложно, главное – правильно отчитываться по расходам. Как НКО подготовить документы для бухгалтерии по корпоративной карте, узнала журналист «Теплицы» Екатерина Ульянова.
Выпускает корпоративную карту банк, в котором у организации уже есть расчетный счет или в планах его открыть под карту. Корпоративные карты именные, пользоваться ими может только держатель. Но к одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Для корпоративной карты банк открывает отдельный карточный счет, на который необходимо перевести деньги с расчетного счета организации.
Специалист по бухгалтерскому учету НКО ассоциации «Юристы за гражданское общество» Ирина Кащеева объясняет, что деньги на карте принадлежат организации и находятся в ее распоряжении. Юридические лица вправе оплачивать корпоративной картой потребности организации: товары, работы, услуги, мебель в офис, канцтовары, офисную технику, командировочные расходы.
Главное – сохранять чеки и квитанции, которые подтвердят расходы с корпоративной карты. Они понадобятся при сдаче авансового отчета. За снятые с карты наличные тоже нужно отчитаться.
Нельзя использовать корпоративную карту для следующих операций:
- покупка товаров в личных целях;
- выплата заработной платы;
- социальные выплаты (больничные, пособия).
Порядок оформления корпоративных карт зафиксирован в Положении ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием». По общему правилу использованные сотрудником средства с корпоративной карты рассматриваются как подотчетные суммы. Соответственно, порядок отчета за них аналогичный.
- составить авансовый отчет об израсходованных суммах. Можно сделать это по стандартной форме N АО-1;
- приложить к отчету подтверждающие документы: чеки ККМ (контрольно-кассовой машины), накладные, акты;
- сдать отчет в бухгалтерию и получить расписку о получении (отрезную часть формы N АО-1).
После того как руководитель организации утвердил авансовый отчет, организация принимает на учет товары, работы или услуги, оплаченные сотрудником. Бухгалтер оформляет проводку в бухгалтерском учете.
Также организация вправе разработать собственную форму отчета держателя корпоративной карты (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Например, внутренний регламент по использованию корпоративных карт может содержать и специальную форму отчета.
Сотрудник должен представить отчет в бухгалтерию организации в порядке и в сроки, предусмотренные положением об использовании корпоративных карт. Не потраченные наличные средства нужно вернуть в организацию – бухгалтер зафиксирует это в приходном ордере. Подробнее о том, как вести бухгалтерский учет по корпоративной карте, можно узнать здесь.
Корпоративная карта пригодится НКО при покупке программного обеспечения. В программе TeploDigital организация может приобрести доступ к скидке на продукт, а остаток стоимости продукта оплатить его держателю уже корпоративной картой. Как это работает на примере сервиса видеосвязи Zoom. В TeploDigital организация может приобрести доступ к скидке 50% на сам тарифный план Zoom и дополнения к нему, например, для проведения вебинаров. После приобретения доступа к скидке организация оплачивает остаток стоимости уже через сайт Zoom. Оплата на сайте производится картой.
Установить лимиты на снятие наличных при проведении операций по безналу может банк или владелец расчетного счета. Можно выпустить несколько корпоративных карт для организации – одной будет пользоваться руководитель, а второй – сотрудник, для которого будет установлен лимит под определенные цели. Так, например, планирует сделать команда фонда «Галчонок».
«Корпоративную карту мы используем для оплаты расходов, связанных с хозяйственной или основной деятельностью организации, в том числе накладных, представительских, транспортных, командировочных расходов и получения наличных денежных средств. По своей сути корпоративная карта представляет собой аналог денежных средств, выданных под отчет. Важно, что все расходы должны быть подтверждены документально. Деньги с корпоративной карты нельзя тратить на зарплату и аналогичные выплаты, а также, естественно, на личные нужды сотрудника. Карта нам нужна как для офлайн, так и онлайн покупок. Доступ к ней оформлен на руководителя организации. Но есть идея открыть еще одну карту на мелкие расходы для сотрудников». Елизавета Муравкина, президент фонда «Галчонок»
Бухгалтерский учет по корпоративной банковской карте
Какую карту лучше завести — дебетовую или кредитную?
Для корпоративных целей возможен выпуск различных вариантов банковских карт:
- только дебетовой (карта будет пополняться средствами прежде, чем их можно будет расходовать);
- кредитной (средства на карте предоставляются банком в пределах лимита);
- дебетовой с овердрафтом (существует возможность расхода средств сверх дебетового остатка — как правило, тоже лимитированная).
Какую карту выбрать — зависит от целей, для которых она выдается, а также от определенной степени доверия сотруднику, который будет ею пользоваться. К примеру, если карту оформляет на себя руководитель для использования в командировках, в т. ч. зарубежных, целесообразно предусмотреть возможность расходования средств по кредиту или овердрафту («лишние» деньги могут оказаться кстати). Если же карта выдается хозяйственнику для регулярных мелких закупок в пределах бюджета, оптимальным вариантом может стать дебетовая карта с ежемесячным фиксированным пополнением.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по кредитной карте установлен период беспроцентного пользования кредитными средствами, экономическую выгоду от такого пользования для целей налогообложения вычислять не нужно (см. письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38).
Как в бухучете оформить выдачу карты сотруднику?
Сама карта является собственностью банка, ее выдавшего. Поэтому на счетах бухучета предприятия, для которого она выпущена, факт выдачи карты сотруднику не отражается. Предприятие может вести учет таких карт в специальном журнале либо формировать перечень доверенностей, выданных сотрудникам на получение карты в банке. В случае необходимости подтвердить получение сотрудниками карт документ (например, реестр на выпуск карт) может быть запрошен у банка.
Как следует регламентировать операции с картой?
Если корпоративные карты применяются в организации, целесообразно утвердить локальным нормативным актом порядок использования карт и представления отчетов по израсходованным средствам.
Подобный регламент в том числе поможет в случаях:
- Урегулирования возможных претензий налоговых органов по порядку отражения израсходованных средств по корпоративным картам в бухгалтерском учете. Например, если во внутренних регламентах не установлен четкий порядок отчета сотрудника по средствам, снятым с карты через банкомат, налоговики могут посчитать, что в таком случае следовало все снятые с карты суммы проводить через кассу организации (оприходовать по ПКО и сразу же оформлять РКО на выдачу под отчет). Разумеется, подобная претензия имеет под собой достаточно слабые основания, ведь фактически деньги в кассу предприятия не попадали. Но во избежание таких нюансов лучше все варианты расходования средств с карты и отчетов по ним прописать во внутреннем регламенте.
- Предъявления претензий сотруднику в случае нецелевого использования карточных средств или выявления недостач и злоупотреблений. При правильном оформлении внутреннего регламента возможно будет не только удержать из зарплаты виновного сотрудника убытки от нецелевого использования средств, но и применить к сотруднику дисциплинарное взыскание по ст. 192 и ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за нарушение положений о дисциплине в организации).
Нужно ли представлять сведения о корпоративных картах в налоговую?
Законом «О внесении изменений…» от 02.04.2014 № 52-ФЗ с мая 2014 года отменена обязанность налогоплательщиков представлять в налоговые органы сведения об открытии (закрытии) счетов в росбанках.
Как уже отмечалось выше, сама выдача банковских карт тоже относится к операциям выдающего банка, а не предприятия.
Таким образом, сообщать налоговой о том, что вы выпустили корпоративную карту, не требуется.
Как учесть затраты на выпуск корпоративных карт для налога на прибыль, смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Как сотрудник отчитывается за израсходованные с карты средства?
Деньги на карте принадлежат компании и находятся в ее распоряжении. Следовательно, обязанность отчитываться у сотрудника возникает только тогда, когда он расплатился картой или снял наличные в банкомате.
По общему правилу использованные сотрудником средства с корпоративной карты рассматриваются как подотчетные суммы. Соответственно, порядок отчета за них аналогичный. Сотруднику следует:
- Составить авансовый отчет об израсходованных суммах. Можно сделать это по стандартной форме АО-1, но можно и по форме, утвержденной внутри организации (например, внутренний регламент по использованию корпоративных карт может содержать и специальную форму отчета).
Все подробности оформления авансового отчета, когда расходы оплачены корпоративной банковской картой, изложены в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к К+ получите бесплатно.
- Приложить к отчету подтверждающие документы: чеки ККМ, накладные, акты и т. п.
- Представить отчет в бухгалтерию предприятия в порядке и в сроки, предусмотренные положением об использовании корпоративных карт.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Банки периодически (обычно ежемесячно) составляют и направляют клиентам отчеты-выписки по своим карточным продуктам. Таким образом, отчеты сотрудников, использующих карты, достаточно легко проверить в части безналичных расчетов и снятия средств через банкоматы.
Можно ли удержать ущерб с сотрудника за расходование средств не по назначению?
Да, можно. При соблюдении ряда условий:
- размер ущерба может быть оценен;
- вина работника в ущербе доказана (например, подтверждено приобретение товаров для личных нужд выпиской банка по именной карте и копиями расчетных документов продавца);
- оформлено распоряжение (приказ) руководителя предприятия об удержании сумм ущерба из зарплаты сотрудника в срок не позднее 1 месяца с момента установления факта ущерба и вины (ст. 137 ТК РФ);
- размер производимого удержания соответствует нормам, установленным в ст. 138 ТК РФ;
- работник не оспаривает удержание (ст. 137 ТК РФ).
Подробнее с условиями удержаний из зарплаты знакомьтесь здесь.
Какие типовые проводки по операциям с корпоративными картами?
В бухучете операции по картам отражаются с применением счетов 55 «Специальные счета в банках» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовые операции представлены в таблице:
Дт
Кт
Содержание
Примечание
Пополнение корпоративной карты
Счет 55 ведется в аналитике по каждому карточному счету
Использование кредитных средств банка
Для кредитной карты и овердрафта
Списана оплата услуг или комиссия банка по карте
- Сотрудником оплачены расходы картой по безналу.
- Сотрудником получены наличные по карте
Проводка выполняется в том случае, если у бухгалтерии есть средства оперативного контроля за движениями по карте, например интернет-банк
Отражен отчет сотрудника по израсходованным суммам
Проводка делается на дату принятия отчета
Отражен факт использования сотрудником карты для оплаты расходов
- В случае если нет оперативного контроля.
- Информация о том, что на данные расходы потрачены средства карты, поступила от работника (отражена в отчете)
Отражено использование картсредств по отчету банка и отчету работника
На дату получения отчета банка
Начислены проценты за пользование кредитными средствами
Для кредитных карт и овердрафта
Погашен кредит по кредитной карте
Обычно в сумме предъявляемого банком обязательного платежа по карте
Итоги
Бухгалтерский учет корпоративных карт ведется по общим правилам. При этом для целей учета открываемые в банках карточные счета классифицируются как специальные счета в банках, а израсходованные сотрудниками средства с карт — как подотчетные суммы. Порядок применения карт рекомендуется утвердить отдельным внутренним документом, в котором зафиксировать все аспекты их использования, обратив особое внимание на процедуру отчета по расходованию средств.