Распределение обязанностей в бухгалтерии
Организовать эффективную работу бухгалтерской службы — одна из самых нетривиальных задач как в бизнесе, так и при любых других формах хозяйствования. Часто можно наблюдать, что на предприятии, начиная с обеда, бухгалтеры красят ногти и раскладывают пасьянс «Косынка». В то же время, на других позициях, или в другой организации специалисты, не поднимая головы, трудятся во внеурочное время. Как организовать рациональное распределение обязанностей работников бухгалтерии, чтобы увеличить производительность этого участка, рассказываем ниже.
Как определить объем работы бухгалтерии
Всегда очень сложно определить, чем вызваны частые переработки бухгалтера — завышенным объёмом работ, недостаточной квалификацией, неумением распределить свое рабочее время, личностными качествами (ленью, медлительностью, отсутствием сообразительности и т. д.). Для одного сотрудника ведение 200 единиц основных средств может казаться непосильной ношей, а для другого и 20 000 не предел.
Для установления истинных объемов проводимых операций необходимо произвести нормирование труда. Практикуются несколько методов такого нормирования:
- Предоставить главному бухгалтеру право самостоятельно определить объемы работ для каждого сотрудника или участка бухгалтерии. Этот метод распространен, но его эффективность вызывает сомнения. Главный бухгалтер может быть прекрасным специалистом, головокружительно представлять интересы компании в спорах с налоговыми органами, контрагентами и государственными структурами. При этом он может быть тираном, или наоборот — слишком лояльным к своим подчиненным, а также совершенно не разбираться в нормировании труда и подсчету временных затрат.
- Внедрить подходящие по роду деятельности предприятия уже разработанные нормативы. Изучением этой проблемы занимаются как научные институты («ВНИИ Труда и социального страхования» Минтруда России, Академия Плеханова), так и отраслевые организации, производящие расчет норм согласно специфике своего производства. Этот метод гораздо эффективней и объективней, чем первый. Однако каждый хозяйствующий субъект имеет свои нюансы деятельности, о которых самый уважаемый институт знать не может и не обязан.
- Самостоятельно разработать нормативы труда. Суть заключается в том, что замеры временных затрат руководители производят внутри предприятия. Сделать это можно следующими способами:
- При помощи специальных программ. В этом случае сотрудник не знает о проверке, и есть возможность отследить эффективность его работы, а также измерить время на выполнение одной операции (заполнение платежного поручения, например).
- С использованием секундомера, в присутствие сотрудника.
- Полагаясь на устный или письменный ежедневный отчет сотрудника о проделанной работе и затраченном времени на него. Следует учитывать, что чем больше бухгалтер вовлечен в установление норм для него самого, тем мягче они будут.
- Привлечение сторонних специалистов-нормировщиков, ежедневно исполняющих такие замеры, или передача этой работы в аутсорсинговую компанию. При этом методе главная проблема — выбор специалистов или компании с высоким уровнем компетенции и благонадежности. Если выбор сделан правильно, то беспокоится руководителю уже не о чем.
Важно!
Самостоятельное определение объемов работ — процесс трудоемкий и сложный. Работа бухгалтера неоднородная. Оформление платежной ведомости занимает приблизительно одинаковое количество времени, тогда как формирование товарных накладных зависит от количества имеющихся в ней позиций. Поэтому нормы труда бухгалтера-материалиста или бухгалтера-расчетчика определить сложно. Все больше организаций доверяют этот фронт работ профильным компаниям.
Как распределить обязанности в бухгалтерии
Определив объёмы и нормы работ, необходимо разработать штатное расписание.
При определении численности бухгалтерии следует учитывать факторы:
- перечень продуктов, которые производит участок;
- количество действий, связанных с их выполнением;
- эффективность использования рабочего времени (на этот параметр влияют уровень автоматизации процессов, трудовой дисциплины и мотивации сотрудников).
Главный бухгалтер, сторонний специалист или компания должны обоснованно определить штат бухгалтерии, разработать должностные инструкции, установить обязанности каждого из сотрудников по определенным объектам учета. Работник, претендующий на ту или иную позицию, проходит аттестацию, а по ее итогам либо занимает место, либо увольняется.
Еще со времен Советского Союза за каждым специалистом (или группой специалистов) закрепляется участок работ в зависимости от объекта учета. Так, в бухгалтерии могут быть созданы должности бухгалтера материального стола, бухгалтера по начислению и расчету заработной платы, бухгалтера по ведению учета основных средств, кассира или счетовода-кассира. Главный бухгалтер занимается, как правило, налоговой отчетностью и составлением баланса на основе данных синтетического учета всей бухгалтерии. Кроме того, главбух осуществляет общее руководство бухгалтерской службой.
Иногда функции объединяются, иногда разделаются на несколько сотрудников, в зависимости от объема работ. Такая структура бухгалтерии действует сегодня на большинстве предприятий.
Пример распределения обязанностей в бухгалтерии
Для закрепления ответственных за тот или иной участок учета издается приказ о распределении обязанностей между сотрудниками бухгалтерии.
Какой должна быть эффективная бухгалтерия
Для создания эффективного подразделения мало иметь в штате первоклассного главбуха, опытных расчетчиков, аудитора, специалиста по налогообложению, IT-специалиста и юрисконсульта и т.п. Необходимо, чтобы сотрудники:
- обладали высокими компетенциями в областях налогового, финансового, трудового и бухгалтерского права;
- имели опыт успешного прохождения налоговых и аудиторских проверок;
- знали внутренние распорядки, правила налоговых органов и других государственных структур, с которыми приходится соприкасаться по ходу деятельности предприятия;
- имели навыки оптимизации налоговой нагрузки предприятия законными способами (+ аргументированно обосновывали налоговое планирование перед ФНС);
- умели спроектировать оптимальную систему для автоматизации учета;
- имели опыт успешного создания бухгалтерской службы (желательно нескольких).
Конечно, обладать всеми этими знаниями и умениями один бухгалтер не может по определению, для этого нужен целый штат сотрудников. Но не каждая фирма может позволить себе узкопрофильных специалистов, поэтому у руководителя ООО есть два варианта — время от времени привлекать внешних экспертов. Второй вариант — обратиться за помощью в бухгалтерскую компанию.
Например, в 1C-WiseAdvice в штате есть специалисты самых разных профилей: бухгалтеры, аудиторы, специалисты по налоговому планированию, делопроизводители, кадровики и пр. Каждый из них имеет не только безупречную теоретическую подготовку, но и внушительный опыт работы именно по своему направлению.
Найти квалифицированных специалистов, произвести оптимальное распределение обязанностей между работниками бухгалтерии, разработать четкий функционал для всех сотрудников участка, произвести нормирование труда, автоматизировать процессы — многозадачная цель.
Конечно, можно приложить все усилия, чтобы самостоятельно создать эффективную бухгалтерскую службу, которая будет работать на благо бизнеса. Но, как показывает практика, для большинства компаний это задача неподъемная. Потому что постоянно «выскакивают» препятствия, например, финансовые возможности не позволяют нанять крутого специалиста или внедрить современное ПО, у руководства нет желания «раздувать» штат ради создания должности «налогового консультанта», сотрудники в принципе не понимают термин «эффективная бухгалтерская служба» и чем она полезна бизнесу.
Мы сравнили, какой вариант ведения бухгалтерского учета приносит бизнесу больше пользы:
Штатная бухгалтерия
Аутсорсинговая компания
Выводы
С точки зрения «полезности» бухгалтерии для бизнеса плюсы привлечения сторонней организации очевидны. Основная сложность — найти ту самую компанию, которой можно доверить самое сокровенное.
Как распределить обязанности между бухгалтерами
Отдел бухгалтерии ООО «КаркасЭнерго» состоит из следующих сотрудников:
ѕ Главный бухгалтер;
ѕ Заместитель главного бухгалтера;
ѕ Бухгалтера материального отдела;
ѕ Бухгалтера — расчетчики;
ѕ Экономист — аналитик.
В наиболее общем виде распределение обязанностей среди работников бухгалтерии представлено в таблице 2.
Таблица 2. Распределение обязанностей среди работников бухгалтерии
расчет налогов, составление налоговой отчетности, баланс, общий контроль работы бухгалтерии.
Зам. Главного бухгалтера
формирование внутренней отчетности, контроль
Бухгалтера материального отдела
учет товарно-материальных ценностей
расчет заработной платы
учет операций по кассе и банку
анализ хозяйственно — финансовой деятельности.
В своей деятельности работники бухгалтерии ООО «КаркасЭнерго» руководствуются:
законодательными и нормативными документами, регулирующими вопросы бухгалтерского учета и отчетности;
методическими материалами по соответствующим вопросам;
уставом ООО «КаркасЭнерго»;
правилами внутреннего трудового распорядка;
приказами и распоряжениями директора ООО «КаркасЭнерго»;
положением о бухгалтерии организации;
На главного бухгалтера ООО «КаркасЭнерго» возлагаются следующие функции:
ѕ Руководство ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности на предприятии.
ѕ Формирование учетной политики с разработкой мероприятий по ее реализации.
ѕ Оказание методической помощи работникам подразделений предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля и отчетности.
ѕ Обеспечение составления расчетов по зарплате, начислений и перечислений налогов и сборов в бюджеты разных уровней, платежей в банковские учреждения.
ѕ Выявление внутрихозяйственных резервов, осуществление мер по устранению потерь и непроизводительных затрат.
ѕ Внедрение современных технических средств и информационных технологий.
ѕ Контроль за своевременным и правильным оформлением бухгалтерской документации.
Для выполнения возложенных на него функций главный бухгалтер ООО «КаркасЭнерго»:
Осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия.
Формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости.
Организовывает учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, исполнения смет расходов, выполнения работ (услуг), результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением.
Осуществляет контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходование фонда заработной платы, проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях предприятия (филиалах).
Принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства.
Обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов, выполняемых работ (услуг), расчеты по заработной плате, правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средства на финансирование капитальных вложений, погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам, а также отчислений средств на материальное стимулирование работников предприятия.
Участвует в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролировать передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы.
Возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемые для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля за проведением хозяйственных операций, соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота.
Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат.
Ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив.
Принимает меры по накоплению финансовых средств для обеспечения устойчивости предприятия.
Обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности на предприятии на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах, а также разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины.
Осуществляет взаимодействие с банками по вопросам размещения свободных финансовых средств на банковских депозитных вкладах (сертификатах) и приобретения высоколиквидных государственных ценных бумаг, контроль за проведением учетных операций с депозитными и кредитными договорами, ценными бумагами.
Участвует в разработке и внедрении рациональной плановой и учетной документации, прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники.
Обеспечивает составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы.
Оказывает методическую помощь работникам отделов предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности.
Руководит работниками бухгалтерской службы предприятия.
На заместителя главного бухгалтера ООО «КаркасЭнерго» возлагаются следующие функции:
ѕ Контроль за ведением бухгалтерского учета расчетов за оказанные услуги, движением денежных средств на валютных и рублевых счетах, составлением бухгалтерской документации для формирования бухгалтерской отчетности.
ѕ Формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о состоянии расчетов за оказанные услуги, платежеспособности предприятия.
ѕ Разработка прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники и бухгалтерских компьютерных программ.
ѕ Методическая помощь сотрудникам предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа.
Для выполнения возложенных на него функций заместитель главного бухгалтера ООО «КаркасЭнерго:
Осуществляет контроль за работой по ведению бухгалтерского учета обязательств и хозяйственных операций (реализация услуг, расчетов с поставщиками и заказчиками за оказанные услуги, движение денежных средств на валютных и рублевых счетах).
Ведет оперативный учет поступлений и платежей денежных средств, осуществлять обязательную продажу части валютной выручки, размещать свободные денежные средства на банковских депозитных вкладах, составлять ежемесячные оперативные данные о движении денежных средств по транзитным и текущим счетам предприятия.
Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.
По согласованию с главным бухгалтером и с разрешения директора предоставляет кредиторам, инвесторам, аудиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности сопоставимую и достоверную бухгалтерскую информацию о состоянии расчетов с дебиторами и кредиторами. Осуществлять переписку с партнерами, готовить необходимую информацию по вопросам, касающимся взаиморасчетов.
Осуществляет учет расчетов по возвратному налогу.
Участвует в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации.
Готовит данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности.
Следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформлять их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.
Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота, в разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники, в проведении инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей.
Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносить изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.
Участвовует в формировании постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники, определять возможность использования готовых проектов, алгоритмов, пакетов прикладных программ, позволяющих создавать обоснованные системы обработки бухгалтерской информации.
На бухгалтера материального отдела в ООО «КаркасЭнерго» возлагаются следующие обязанности:
ѕ работа с первичной документаций по учету материально-производственных запасов, товаров и готовой продукции;
ѕ оценка материальных ценностей, фактов недостачи и порчи при приемке материально-производственных запасов;
ѕ отражение на счетах бухгалтерского учета материалы в пути и неотфактурованные поставки, а также движение специальной оснастки и спецодежды; отражать в учете факт приобретения и реализации товаров; отражать в учете факт выпуска и реализации готовой продукции.
ѕ отражение в учете результатов проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей;
ѕ формирование фактической себестоимости товарно-материальных ценностей в нестандартных ситуациях.
ѕ создание резервов под снижение стоимости товарно-материальных ценностей.
ѕ ведение налогового учета материально-производственных запасов, товаров и готовой продукции.
Бухгалтера — расчетчики в ООО «КаркасЭнерго» осуществляет следующие операции:
составление годовой, квартальной, ежемесячной отчётности по заработной плате;
расчёты заработной платы работников и начисления налогов для фондов;
расчёт пособий, больничных листов, расчёт пособий по беременности и родам;
расчёт компенсации за отпуск и отпускных;
заполнение справок НДФЛ-2;
оформление деклараций по налогам на доход физических лиц.
Бухгалтер-кассир в ООО «КаркасЭнерго» выполняет следующие должностные обязанности:
ѕ Осуществляет прием наличных денежных средств в кассу предприятия с одновременным занесением информации в компьютерную базу данных.
ѕ Выдает наличные денежные средства подотчетным лицам на основании служебных записок, заверенных подписью генерального директора или финансового менеджера с одновременным занесением информации в компьютерную базу данных.
ѕ Контролирует соблюдение лимита остатка денежных средств в кассе.
ѕ Сдает наличную выручку в банк.
ѕ Получает наличные денежные средства по чеку в банке.
ѕ Ежедневно ведет кассовую книгу и оформляет первичные кассовые документы в соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ.
ѕ Ведет и учитывает расходы с подотчетными лицами предприятия, проверяет, оформляет и проводит в компьютерной базе данных авансовых отчетов подотчетных лиц.
ѕ Начисляет и выплачивает заработную плату работникам предприятия.
ѕ Исчисляет налоги по заработной плате, своевременное их перечисляет.
ѕ Готовит платежные поручения и отправляет их в банки по системе «банк-клиент».
ѕ Обменивается корреспонденцией с банками: предоставляет в банки информацию, предусмотренную законодательством (кассовые планы, заявления на утверждение лимита остатка наличных средств в кассе, подтверждение остатков на расчетных счетах и т.п.); получает необходимые предприятию справок, писем, подтверждений.
Согласно распределению должностных обязанностей в ООО «КаркасЭнерго» Экономист — аналитик:
Выполняет работу по осуществлению экономической деятельности предприятия, направленной на повышение эффективности и рентабельности производства, качества выпускаемой и освоение новых видов продукции, достижение высоких конечных результатов при оптимальном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов.
Подготавливает исходные данные для составления проектов хозяйственно-финансовой, производственной и коммерческой деятельности (бизнес-планов) предприятия в целях обеспечения роста объемов сбыта продукции и увеличения прибыли.
Выполняет расчеты по материальным, трудовым и финансовым затратам, необходимые для производства и реализации выпускаемой продукции, освоения новых видов продукции, прогрессивной техники и технологии.
Осуществляет экономический анализ хозяйственной деятельности предприятия и его подразделений, выявляет резервы производства, разрабатывает меры по обеспечению режима экономии, повышению рентабельности производства, конкурентоспособности выпускаемой продукции, производительности труда, снижению издержек на производство и реализацию продукции, устранению потерь и непроизводительных расходов, а также выявлению возможностей дополнительного выпуска продукции.
Определяет экономическую эффективность организации труда и производства, внедрения новой техники и технологии, рационализаторских предложений и изобретений.
Участвует в рассмотрении разработанных производственно-хозяйственных планов, проведении работ по ресурсосбережению, во внедрении и совершенствовании внутрихозяйственного расчета, совершенствовании прогрессивных форм организации труда и управления, а также плановой и учетной документации. Оформляет материалы для заключения договоров, следит за сроками выполнения договорных обязательств. Осуществляет контроль за ходом выполнения плановых заданий по предприятию и его подразделениям, использованием внутрихозяйственных резервов.
Участвует в проведении маркетинговых исследований и прогнозировании развития производства. Выполняет работу, связанную с нерегламентными расчетами и контролем за правильностью осуществления расчетных операций.
Ведет учет экономических показателей результатов производственной деятельности предприятия и его подразделений, а также учет заключенных договоров. Подготавливает периодическую отчетность в установленные сроки.
Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных экономической информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных. Участвует в формировании экономической постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники, определяет возможность использования готовых проектов, алгоритмов, пакетов прикладных программ, позволяющих создавать экономически обоснованные системы обработки экономической информации.
Таким образом, в отделе бухгалтерии ООО «КаркасЭнерго» предусмотрена структурированная, четкая система распределения обязанностей среди работников бухгалтерии.
Распределение обязанностей между бухгалтером и кадровиком и адрес работника в трудовом договоре: читаем свежие разъяснения от Роструда
При участии Юлия Бусыгина
Кто должен сдавать в ПФР отчетность по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ: работник отдела кадров или бухгалтер? Нужно ли указать в трудовом договоре адрес проживания сотрудника? Как рассчитать компенсацию за неиспользованный дополнительный отпуск при увольнении? На эти и другие вопросы ответили эксперты сервиса Роструда «Онлайн-инспекция.рф».
Адрес проживания в трудовом договоре
Нужно ли в трудовом договоре в разделе «Подписи сторон» указывать адрес постоянной или временной регистрации работника? Или достаточно указать только паспортные данные?
Согласно части 1 статьи 57 ТК РФ, в трудовом договоре указываются следующие сведения:
- фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (ФИО работодателя — физлица), заключивших трудовой договор;
- сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физлица;
- ИНН (для работодателей, за исключением работодателей — физлиц, не являющихся ИП);
- сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
- место и дата заключения трудового договора.
Как видно, упомянутая норма не обязывает работодателя указывать в трудовом договоре адрес регистрации работника по месту проживания. Сведений о документе, удостоверяющем личность работника, будет достаточно.
Компенсация за дни дополнительного отпуска при увольнении
В коллективном договоре сказано, что работнику полагается шесть дней ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за ненормированный рабочий день. Сотрудник увольняется, проработав в организации шесть месяцев. Отпуск за период работы не предоставлялся. Как рассчитать количество дней дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день для целей выплаты компенсации при увольнении?
Компенсацию за неиспользованные дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за работу в режиме ненормированного рабочего времени следует рассчитать пропорционально отработанному времени.
Если за год работнику полагается шесть календарных дней допотпуска, то за шесть полных месяцев работы следует выплатить компенсацию за три календарных дня указанного отпуска.
Рассчитайте все выплаты для увольняемого работника в веб‑сервисе Рассчитать бесплатно
Справка о зарплате по почте
Может ли организация выслать справку о зарплате Почтой России, если бывший работник не может забрать этот документ лично?
Напомним, что работодатель должен выдать справку о заработке (форма № 182н) в двух случаях:
- при увольнении, в день прекращения работы;
- после увольнения, по письменному заявлению сотрудника. Срок выдачи — не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК РФ).
Подробный алгоритм действий на тот случай, если работник не явился за документом, см. в статье « Документы при увольнении сотрудника ».
Документы об образовании
При приеме на работу в 2008 году работник не предъявил документы об образовании. Вправе ли работодатель запросить у сотрудника указанные документы в 2021 году (работник отказывается их принести)?
Да, вправе, но только в том случае, если:
- требование о предъявлении документов об образовании установлено внутренними документами работодателя (например, должностной инструкцией, положением об отделе и т.д.);
- либо предлагаемая работа требует наличия специальных знаний или специальной подготовки (ч. 1 ст. 65 ТК РФ).
Составьте правила внутреннего трудового распорядка и другие локальные акты по готовым шаблонам Попробовать бесплатно
Регистрация кадровых документов
Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений, журнал регистрации должностных инструкций, журнал регистрации кадровых приказов? Предусмотрена ли ответственность за отсутствие этих документов?
Нет, вести журналы регистрации перечисленных документов необязательно. Ответственность за их отсутствие трудовым законодательством не предусмотрена.
Кто из работников сдает СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ
Кто должен направлять в ПФР отчетность по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ: работник отдела кадров или бухгалтер?
Формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ должен направлять тот работник, в чьи должностные обязанности входит сдача этих видов отчетности. Соответствующие обязанности прописываются в трудовом договоре или должностной инструкции.
Как создать идеальную бухгалтерию: работа без авралов, ошибок и штрафов
Бухгалтерия — сердце организации, от ее слаженной работы с другими подразделениями зависит эффективность работы всей компании. На бухгалтерах лежит большая ответственность, им приходится работать с большими объемами документов и данных. Расскажем, как сделать так, чтобы система бухгалтерии работала как швейцарские часы. Статья пригодится как главбуху, так и руководителю, и финансовому директору.
Определитесь с численностью и структурой отдела
Одни из первых вопросов, на которые нужно ответить:
- Сколько сотрудников взять в бухгалтерию?
- Сможет ли весь функционал выполнять один главбух, или потребуется несколько специалистов на разные направления ( например, поставщики реализация, расчеты, материалы и т. д. )?
- Сколько таких направлений и функциональных задач?
Самое главное: не всегда количество бухгалтеров в штате прямо пропорционально размеру предприятия . Например, в некоторых случаях вся выручка организации на миллионы рублей может складываться из 2-3 отгрузочных документов, а в других — несколько сотен тысяч по реализации — это сотни накладных.
Также и с начислением заработной платы. По трудоемкости посчитать простой оклад для 100 сотрудников равноценно сложному расчету для 15 человек по тарифам, сменному графику, со множеством коэффициентов и т. д.
Не забывайте и про автоматизацию , если бухгалтер вносит первичку в учетную программу вручную, это занимает больше времени.
При линейной (это самый простой вариант для бухгалтерий численностью 5-8 человек) каждый специалист отвечает за свой участок работы и отчитывается непосредственно перед главбухом.
Вертикальная структура уже предполагает наличие заместителей у руководителя бухгалтерской службы. Каждый из замов курирует свое направление, а им в свою очередь подчиняются рядовые специалисты. Схема аппарата будет выглядеть так:
Отдел бухгалтерии может включать следующие участки:
- производственный (калькулирование себестоимости),
- финансовый (учет движения денежных средств по кассе и банковским счетам),
- расчетный (начисление зарплаты сотрудникам),
- налоговый (начисление обязательных платежей и сдача отчетности),
- материальный (оприходование документов и списание материалов) и т.п.
Функциональная структура используется на крупных производствах или в группах компаний. Бухгалтерия делится на подразделения, каждое из которых ведет одну или несколько юрлиц «от» и «до». И все вместе они в конечном итоге подчиняются главбуху.
С большим объемом финансовых документов бухгалтериям помогает справиться Делис Архив . Специалисты собирают бумажные документы от контрагентов и курьерских служб, контролируют качество документов, полноту и сроки их поступления. Далее отсканируют и добавляют документы в электронный архив или ваше облачное решение.
Взаимозаменяемость — залог бесперебойной работы
Важно организовать работу службы так, чтобы в случае болезни или отпуска кого-либо из сотрудников, другой человек мог оперативно принять его функционал.
Специфика деятельности бухгалтерии такова, что пропуск сроков подачи отчетности или предоставления документов в фискальные органы может стоить компании многомиллионных штрафов. Поэтому заминки и простои в работе — непозволительная роскошь.
Рекомендуем ввести должность заместителя главбуха , чтобы за рядовыми бухгалтерами всегда оставался полный контроль.
В 2020-2021 годах особенно остро вставал проблема замены — сотрудники не только болели, но и вынуждены были оставаться дома на карантине, самоизоляции. Приходилось оперативно перестраивать взаимодействие между ними. А проконтролировать удаленную работу намного сложнее . Поэтому рекомендуем предусмотреть регламент на случай форс-мажора.
К примеру, если часть сотрудников вынуждены будут перейти на работу из дома, то они возьмут на себя функции, которые можно выполнять удаленно, а работники в офисе те, что нужно выполнять «очно». Например, удаленные сотрудники займутся работой с базами, проверкой проводок, разнесением первички, работой в электронными документами.
Офисные сотрудники — пробивают продажи по кассе, принимают документы от курьеров, сотрудников (например, авансовые отчеты), ходят на почту, отвечают на звонки и т.д.
Планируйте задачи наперед
Еще один момент, на который стоит обратить внимание при организации работы бухгалтерии, это планирование задач .
Каждый бухгалтер должен четко знать, какие обязанности за ним закреплены на определенный период, какие отчеты ему нужно сдать и в какие сроки.
Не лишним будет установить распорядок рабочего дня бухгалтерской службы, выделить часы приема по производственным вопросам для остальных работников компании.
Организуйте разумное хранение
Обработка огромного количества бумажных документов — неотъемлемая часть любой бухгалтерии. Однако сразу после обработки от них избавиться не удастся: накладные, акты, справки, расчеты нужно где-то хранить. Через какое-то время они могут понадобиться при проведении налоговых проверок или для сверки с контрагентами.
Самое разумное решение — доверить вопрос хранения специализированным компаниям. Это не только экономит вам место, но и предотвращает вероятность случайного уничтожения документов, их порчи, а также риск разглашения персональных данных, конфиденциальной информации и коммерческой тайны. Профессионально архивные услуги оказывает Делис Архив .
Проводите регулярное обучение
При организации работы отдела важно учитывать необходимость периодического обучения сотрудников, повышения уровня квалификации и рядовых бухгалтеров, и главбуха. Кроме того для отдельных компаний требование о подтверждении квалификации это обязанность.
Требования законодательства, а также правоприменительная практика меняется каждый год, поэтому советуем также сразу заложить в бюджет:
- обновление 1С и других программ, причем у официальных дилеров и через легальный софт;
- установку и обновление справочно-правовых систем;
- затраты на семинары и курсы повышения квалификации сотрудников;
- проведение аудиторских проверок (чтобы убедиться, что в отчетности содержится достоверная информация).
Не обременяйте бухгалтера лишними задачами
Хотите, чтобы бухгалтерия всегда сдавала отчеты вовремя? Не перегружайте ее дополнительным (не свойственным ей) функционалом . Так, к должностным обязанностям бухгалтера не относится:
- составление и проверка договоров с контрагентами;
- подготовка и проверка табелей учета рабочего времени;
- ведение кадрового учета и делопроизводства;
- проведение маркетинговых исследований лизинговых и кредитных компаний.
Несмотря на то, что бухгалтеры считаются универсальными специалистами, их компетенции не настолько широкие. Лучше проверку договоров поручить юристу, а подбор и оформление персонала hr или кадровику.
Любая ошибка может стоить организации денег — штрафы за несоблюдение трудового законодательства высокие.
Грамотно выстроенная и слаженно функционирующая система бухгалтерии — это половина успеха бизнеса. Ведь через нее проходят все финансы организации, именно данные бухучета служат основой для формирования управленческих отчетов и составления бюджета.