Планово-экономический отдел. Функции. Структура
Не всем компаниям необходимо создавать планово-экономический отдел, так как часть его функций выполняют бухгалтера. И, если предприятие небольшое, то необходимости в организации нового структурного подразделения, отвечающего за сбор информации и анализ экономических показателей, нет.
Планово-экономический отдел: чем занимается
Планово-экономический отдел представляет собой структурное подразделение предприятия, работники которого занимаются изучением данных об экономическом состоянии фирмы, а также расчетом финансовых показателей и их планированием.
В небольших компаниях работу планово-экономического отдела зачастую выполняет бухгалтер или сам руководитель. В любом случае, деятельность по сбору и анализу информации об экономическом состоянии фирмы, а также планированию ее дальнейшей работы, существует на каждом предприятии, даже на самом маленьком.
Надо отметить тот факт, что, чем крупнее организация, тем больше трудовых ресурсов потребуется для осуществления планово-экономической деятельности. Именно поэтому крупные фирмы формируют специализированные отделы.
ПЭО и его функции
Работники ПЭО занимаются сбором информации об экономическом положении компании, составлением планов и прогнозов. На основании проведенных экономических расчетов аналитики подготавливают отчеты, справки, аналитические записки. Зачастую на специалистов структурного подразделения ложится обязанность по составлению бизнес-планов или инвестиционных проектов.
На планово-экономический отдел возложены следующие функции:
- проведение анализа финансово-хозяйственной деятельности компании;
- формирование плана (прогноза) будущих экономических результатов;
- мониторинг конечных финансовых результатов;
- выявление резервов повышения эффективности деятельности компании;
- регулирование производства;
- контроль над расходованием средств, над целевым использованием денежных ресурсов, над эффективностью их распределения;
- координация политики ценообразования;
- участие в распределении денежных средств.
Зачастую работники планово-экономического отдела, кроме выполнения основных функций, занимаются ведением управленческого учета.
Взаимосвязь деятельности предприятия и функций планово-экономического отдела
Деятельность всего предприятия тесно связана с функциями, которые выполняет планово-экономический отдел. Чтобы ясно увидеть данную корреляцию, работу компании делят на группы: основную, вспомогательную и обслуживающую:
| Классификация деятельности компании | Вид деятельности фирмы | Функции планово-экономического отдела |
| Основная | Исследование и разработка новых видов производства | Прогнозирование, контроль проведения научно-исследовательских разработок, анализ результатов, расчет и планирование закупок сырья и НМА |
| Реализация продукции | Прогнозирование уровня продаж, контроль над исполнением плана, анализ реализационной деятельности | |
| Производство товаров и услуг | Планирование объема производства, координация производственных цехов, анализ конечного результата отдела изготовления продукции. | |
| Закупки | Планирование объема приобретения сырья, материалов, ОС, НМА, управление деятельностью закупочного отдела, анализ объема закупок. | |
| Вспомогательная | Выбор технологии производства | Анализ исследований, нормирование выработки, определение технологии и контроль над ее применением |
| Отслеживание качества | Разработка нормативов качества продукции, контроль над производством товаров без брака, проведение анализа в области лицензирования и сертификации. | |
| Инженерная и капитальное строительство | Анализ, прогнозирование и управление ремонтно-конструкторскими работами | |
| Транспортная деятельность | Разработка транспортной карты, определение вида транспорта, расчет топлива, прогноз затрат, анализ фактических показателей и регулирование этапов выполнения плана. | |
| Обслуживающая | Обслуживание персонала | Прогнозирование, оценка и управление оплатой труда, созданием условий работы и затратами на управление сотрудниками |
| Проведение маркетинговой работы | Прогнозирование, оценка и регулирование затрат, направленных на осуществление маркетинговой деятельности | |
| Финансовая деятельность | Прогнозирование, оценка и регулирование финансов. | |
| Деятельность по юридическому сопровождению сделок | Прогнозирование, оценка и регулирование затрат работы юридического отдела | |
| Административная работа | Прогнозирование, оценка и управление тратами на администрирование |
Важно! В крупных компаниях остро стоит проблема взаимодействия планово-экономического отдела с другими структурными подразделениями. Но для эффективной работы аналитиков важно наладить эффективные коммуникации внутри фирмы.
Структура планово-экономического отдела
На практике, различают два вида организационной структуры планово-экономического отдела: линейную и линейно-штабную.
Линейная организационная структура планово-экономического отдела
Главным достоинством линейной организационной структуры планово-экономического отдела является простота управления. Такая иерархия – это классическая форма руководства подчиненными во главе с руководителем. Минус подобной структуры заключается в слабой коммуникации между другими структурными подразделениями. Аналитики получают информацию о деятельности предприятия с небольшой задержкой, что немного усложняет работу.
При линейной организационной конструкции, на работников планово-экономического отдела возлагаются следующие функции:
- Сбор данных о предприятии. Специалисты самостоятельно занимаются извлечением полезной информации, поступающей от отделов.
- Формирование порядка составления отчетности и планов. Экономисты принимают участие в разработке методологии структуры документации.
- Исследование результатов работы предприятия, контроль. Планово-экономический отдел анализируют полученную информацию и управляет деятельностью компании.
- Анализ конечного результата.
Важно! Линейная организационная структура подходит больше для средних компаний.
Пример линейной организационной структуры планово-экономического отдела
Если в компании сформирована линейная структура планово-экономического отдела, наблюдается следующая схема подчинения:
- во главе подразделения стоит руководитель;
- руководитель отдает приказы специалистам отдела;
- работники выполняют основные функции, в том числе, собирают информацию о компании, проводят анализ, составляют планы и отчеты;
- начальник отдела контролирует деятельность подчиненных, а специалисты отчитываются перед ним.
Линейно-штабная организационная структура планово-экономического отдела
При линейно-штабной организационной структуре классическая иерархия дополняется третьим органом – штабом. В планово-экономическом отделе в качестве такового выступает подразделение, занимающееся сбором информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
Таким образом, специалисты самого отдела освобождаются от обязанности настраивать информационные коммуникации между подразделениями. Они работают на основании уже подготовленной ранее документации. При такой структуре экономисты выполняют следующие функции:
- формирование порядка составления отчетности, планов, методологии учетной политики и анализа предприятия;
- проведение исследования работы компании;
- контроль за деятельностью организации;
- планирование дальнейшей деятельности предприятия.
Достоинством линейно-штабной структуры является тот факт, что специалисты отдела не испытывают трудностей с получением информации. Обмен данными между отделами происходит в оперативном режиме.
Пример линейно-штабной организационной структуры планово-экономического отдела
Структура планово-экономического отдела при линейно-штабной иерархии дополняется третьим органом – экономистом, работающим в других подразделениях. Именно он осуществляет оперативное предоставление информации.
При такой конструкции наблюдается факт двойного подчинения в производственных подразделениях. Работниками может управлять как руководитель планово-экономического отдела, так и начальник самого цеха.
Организация планово-экономического отдела
Бывает так, что при образовании компании нет планово-экономического отдела, а в связи с расширением организации появляется необходимость в его формировании. В таком случае, подразделение нужно утвердить путем создания внутренней документации, регулирующей его деятельность.
Положение планово-экономического отдела должно включать в себя следующую информацию:
- назначение подразделения, наименование руководителя и перечень документации, на основании которой будет работать отдел;
- подробный список функций и задач отдела;
- схему организационной структуры подразделения предприятия;
- права и обязанности специалистов;
- правила коммуникации с другими отделами компании.
Важно назначить периодичность и срок предоставления отчетности планово-экономическим отделом. В дальнейшем положение структурного подразделения послужит отправной точкой для создания должностных инструкций специалистов отдела.
Сам факт утверждения нового отдела подтверждается приказом главы предприятия. Вся дальнейшая работа планово-экономического подразделения будет проходить под надзором директора предприятия.
Положение о планово-экономическом отделе
1. Планово-экономический отдел является самостоятельным структурным подразделением предприятия.
2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
3. Отдел подчиняется непосредственно директору* предприятия.
4. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом директора предприятия.
5. Начальник планово-экономического отдела имеет _______ заместителя(ей).
начальником планово-экономического отдела.
7. Заместитель(и) и начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе планово-экономического отдела, другие работники отдела назначаются на должность и освобождаются от нее приказом директора предприятия по представлению начальника планово-экономического отдела.
8. В своей деятельности отдел руководствуется:
8.1. Уставом предприятия.
8.2. Настоящим положением
8.3. .
9. .
II. Структура
1. Структуру и штатную численность отдела утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника планово-экономического отдела и по согласованию с ____________________ (отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)
2. Планово-экономический отдел имеет в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.) согласно нижеприведенной схеме.
Бюро (сектор, группа)
экономического
планирования
Бюро (сектор, группа) экономического
анализа и прогноза
Бюро (сектор, группа)
учета
Бюро (сектор, группа)
статистики
Бюро (сектор, группа)
расчета и формирования
планово-расчетных цен
3. Положения о подразделениях планово-экономического отдела (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются начальником планово-экономического отдела, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится
(руководителями бюро, секторов, групп; заместителем(ями) начальника планово-экономического отдела)
III. Задачи
1. Формирование единой экономической политики предприятия на основе анализа состояния и тенденций развития отрасли.
2. Экономическое планирование, направленное на эффективное использование всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции (работ, услуг).
3. Анализ экономического состояния предприятия.
4. Формирование ценовой политики предприятия.
5. Организация и методическое обеспечение разработок программ, перспективных и краткосрочных прогнозов экономического развития предприятия.
6. Совершенствование концепции планирования расходов на осуществление деятельности предприятия, инвестиционные программы.
7. Контроль за выполнением подразделениями предприятия законодательства в области экономики.
8. .
IV. Функции
1. Разработка и подготовка к утверждению проектов перспективных и текущих планов экономической деятельности и развития предприятия.
2. Руководство составлением среднесрочных и долгосрочных комплексных планов производственной, финансовой и коммерческой деятельности (бизнес-планов) предприятия, согласование и увязка их разделов.
3. Формирование и определение экономической стратегии развития предприятия с целью адаптации его хозяйственной деятельности и системы управления к изменяющимся в условиях рынка внешним и внутренним экономическим условиям.
4. Разработка прогнозов экономического развития предприятия в соответствии с потребностями рынка.
5. Руководство подготовкой проектов текущих планов подразделениями предприятия по всем видам деятельности в соответствии с заказами контрагентов и заключенными договорами.
6. Разработка плановых технико-экономических нормативов материальных и трудовых затрат, проектов оптовых и розничных цен на продукцию предприятия, тарифов на работы (услуги) с учетом спроса и предложения и с целью обеспечения запланированного объема прибыли.
7. Составление нормативных калькуляций продукции и контроль за внесением в них текущих изменений планово-расчетных цен на основные виды сырья, материалов и полуфабрикатов, используемых в производстве.
8. Подготовка заключений на проекты оптовых цен на продукцию предприятия.
9. Анализ роста цен на аналогичную продукцию конкурентов.
10. Внесение предложений о пересмотре цен на высокорентабельную продукцию.
11. Выявление убыточной продукции, разработка мероприятий по снятию ее с производства.
12. Комплексный анализ всех видов деятельности предприятия.
13. Планирование объемов капитальных вложений и операционных средств для централизованной оплаты оборудования и инвентаря на основе заявок производственных и технических подразделений предприятия.
14. Определение лимитов капитальных вложений.
15. Разработка мероприятий по эффективному использованию капитальных вложений.
16. Разработка мероприятий по повышению производительности труда, снижению издержек на производство и реализацию продукции, повышению рентабельности производства, увеличению прибыли, устранению потерь и непроизводительных расходов.
17. Организация и координация исследований для определения условий повышения конкурентоспособности выпускаемой продукции и разработка соответст-вующих мероприятий на основе полученных результатов.
18. Подготовка для представления в главную бухгалтерию, отдел организации и оплаты труда предложений по установлению (изменению) должностных окладов отдельных должностей и категорий работников предприятия.
19. Подготовка предложений по конкретным направлениям изучения рынка с целью определения перспектив развития предприятия.
20. Контроль за выполнением подразделениями предприятия плановых заданий.
21. Статистический учет по всем производственным и технико-экономическим показателям работы предприятия, систематизация статистических материалов.
22. Подготовка статистической отчетности в установленные сроки.
23. Разработка мер по обеспечению режима экономии, снижению издержек на производство и реализацию продукции, выявлению возможности дополнительного выпуска продукции.
24. Подготовка, обоснование и согласование с:
— финансовым отделом — доходной и расходной частей бюджета;
— отделом капитального строительства — лимитов капитальных вложений на строительство и приобретение оборудования;
— отделом науки, отделом социального развития и отделом подготовки кадров — расходов на финансирование научно-исследовательских работ, социальное развитие предприятия, подготовку кадров.
25. Разработка экономических нормативов затрат на осуществление деятельности предприятия и представление их для согласования в финансовый отдел, корректировка их с учетов инфляционных процессов.
26. Разработка и доведение до структурных подразделений предприятия прогнозируемых объемов производства продукции (выполнения работ, оказания услуг) в увязке с объемами финансирования.
27. Разработка планов операционных затрат на осуществление деятельности предприятия по источникам финансирования на год и по кварталам.
28. Подготовка предложений, обоснований и расчетов по затратам на проведение научно-исследовательских, опытно-конструкторских, опытных работ и разработок, капитального ремонта зданий и сооружений, доведение планов затрат до финансового отдела.
29. Определение объемов затрат на повышение квалификации кадров на основе прогнозов потребности в подготовке кадров для предприятия.
30. Разработка и согласование с финансовым отделом и главной бухгалтерией расчетов по мобилизации собственных средств.
31. Анализ действующих структур управления предприятия и подготовка предложений по их дальнейшему развитию.
32. Разработка методических материалов по технико-экономическому планированию деятельности подразделений предприятия, расчету экономической эффективности внедрения новой техники и технологии, проведению организационно-технических мероприятий, направленных на повышение конкурентоспособной продукции (работ, услуг).
33. Разработка унифицированной документации, экономических стандартов, внедрение средств механизированной и автоматизированной обработки плановой и учетной документации.
34. Разработка методик, рекомендаций, нормативно-инструктивной документации по вопросам экономики, оплаты труда, ценовой политики, совершенствования статистической отчетности.
35. Организация обмена опытом экономической работы, проведение семинаров-совещаний по повышению квалификации работников финансово-экономических подразделений предприятия и сторонних организаций.
36. .
V. Права
1. Планово-экономический отдел имеет право:
1.1. Давать структурным подразделениям предприятия указания по методике экономических расчетов, учета и планирования, которые являются обязательными к исполнению подразделениями.
1.2. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.
1.3. Самостоятельно вести переписку по вопросам экономического планирования и статистической отчетности, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем предприятия.
1.4. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.
1.5. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
1.6. Проверять правильность и обоснованность смет, расчетов, иной учетной и отчетной документации, составленной структурными подразделениями предприятия.
1.7. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок.
1.8. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых на предприятии по вопросам производственно-экономической деятельности предприятия.
1.9. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений предприятия, экспертов сторонних организаций для участия в рассмотрении и выполнении работ по вопросам, входящим в компетенцию отдела в соответствии с настоящим положением.
1.10. .
2. Начальник планово-экономического отдела визирует все документы, связанные с производственно-экономической деятельностью предприятия (планы, договоры, отчеты, сметы, справки, пр.).
3. Начальник планово-экономического отдела также вправе:
3.1. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников отдела, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.
3.3.
4. Проекты приказов, положений, инструкций и других документов, затрагивающих вопросы экономической работы, структур управления и штатов, подлежат обязательному согласованию с планово-экономическим отделом.
5. .
VI. Взаимоотношения (служебные связи)
Для выполнения функций и реализации прав планово-экономический отдел взаимодействует:
1. С финансовым отделом по вопросам:
1.1. Получения:
— финансовых и кредитных планов;
— отчетов о выполнении финансовых планов;
— результатов финансового анализа;
— методических и инструктивных материалов по вопросам финансовой деятельности предприятия;
— .
1.2. Предоставления:
— среднесрочных и долгосрочных планов производственной деятельности предприятия;
— копий плановых экономических заданий, поставленных перед подразделениями предприятия;
— плановых технико-экономических нормативов материальных и трудовых затрат;
— проектов оптовых и розничных цен на продукцию предприятия, тарифов на работы и услуги;
— результатов экономического анализа всех видов деятельности предприятия;
— .
2. С главной бухгалтерией по вопросам:
2.1. Получения:
— данных, необходимых для экономического планирования, прогнозирования и анализа;
— баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств;
— расчетов заработной платы;
— предварительных расчетов амортизационных отчислений;
— данных учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;
— .
2.2. Предоставления:
— планов производства продукции на месяц, квартал, год в целом по предприятию и по отдельным структурным подразделениям;
— проектов оптовых и розничных цен на продукцию (тарифов на работы и услуги);
— отчетов о выполнении планов структурными подразделениями и предприятием в целом;
— .
3. С производственными подразделениями по вопросам:
3.1. Получения:
— отчетов о выполнении плана по производству продукции;
— сведений о расходе сырья и материалов на единицу продукции;
— отчетов об устранении потерь и сокращении непроизводственных расходов;
— данных о затратах трудовых ресурсов, использовании рабочего времени;
— .
3.2. Предоставления:
— планов производства продукции на месяц, квартал, год;
— результатов анализа деятельности производственных подразделений за предыдущие плановые периоды с рекомендациями по выявлению возможностей более полной и равномерной загрузки производственных мощностей, оборудования и производственных площадей;
— .
4. С отделом главного технолога по вопросам:
4.1. Получения:
— данных, необходимых для экономического планирования, прогнозирования и анализа;
— проектов перспективных и текущих планов развития и внедрения ресурсо- и природосберегающих технологических процессов и режимов производства выпускаемой предприятием продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг);
— данных для расчетов по снижению себестоимости продукции (расчетов снижения энерго- и материалоемкости продукции, трудоемкости ее производства с приложением прогнозов изменения качества продукции);
— данных, необходимых для утверждения товарной номенклатуры;
— .
4.2. Предоставления:
— планов производства продукции на месяц, квартал, год в целом по предприятию и по отдельным структурным подразделениям;
— расчетов по снижению себестоимости продукции (расчетов снижения энерго- и материалоемкости продукции, трудоемкости ее производства);
— расчетов экономической эффективности внедрения новых видов продукции и технологий;
— .
5. С отделом материально-технического снабжения по вопросам:
5.1. Получения:
— расчетов потребности материальных ресурсов (сырья, материалов, полуфабрикатов, оборудования, топлива, энергии и др.);
— данных об изменения цен на материальные ресурсы у поставщиков;
— проектов перспективных и текущих планов материально-технического обеспечения производственной программы, ремонтно-эксплутационных нужд предприятия и его подразделений;
— отчетов о выполнении планов материально-технического снабжения;
— .
5.2. Предоставления:
— планов производства продукции (выполнения работ, оказания услуг) на месяц, квартал, год;
— результатов анализа деятельности отдела материально-технического снабжения за предыдущие плановые периоды;
— расчетов необходимых объемов запасов материальных ресурсов;
— .
6. С отделом сбыта по вопросам:
6.1. Получения:
— планов и графиков отгрузки продукции;
— отчетов о выполнении планов по отгрузке покупателям готовой продукции;
— данных о состоянии запасов готовой продукции и их соответствии утвержденным нормативам;
— отчетов о выполнении графиков поставок и других условий договоров;
— .
6.2. Предоставления:
— планов реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг) на месяц, квартал, год;
— планов производства для заключения договоров с контрагентами;
— утвержденных цен на продукцию (работы, услуги);
— .
7. С отделом маркетинга по вопросам:
7.1. Получения:
— обобщенной информации о спросе на выпускаемую предприятием продукцию (выполняемые работы, оказываемые услуги), в том числе по отдельным позициям номенклатуры;
— сведений о конкурентной среде по вопросам ценовой политики, объемов оборота, конкурентоспособности, скорости реализации продукции;
— информации о состоянии рынка товаров (работ, услуг);
— данных, необходимых для формирования товарной номенклатуры предприятия;
— .
7.2. Предоставления:
— планов производства продукции (выполнения работ, оказания услуг) на месяц, квартал, год;
— изменений в производственных планах по отдельным позициям товарной номенклатуры, вносимых на основании маркетинговых исследований;
— проектов оптовых и розничных цен на продукцию (тарифов на работы и услуги) для проведения маркетингового анализа;
— .
8. С отделом организации и оплаты труда по вопросам:
8.1. Получения:
— расчетов затрат труда на единицу продукции;
— планов по труду структурных подразделений предприятия и системы трудовых показателей;
— предложений по формированию заработной платы;
— перечня мероприятий по повышению производительности труда и качества выполнения работ, улучшению использования рабочего времени;
— отчетов о формировании фондов оплаты труда структурных подразделений;
— .
8.2. Предоставления:
— планов производства продукции (выполнения работ, оказания услуг);
— рекомендаций и указаний по снижению трудоемкости продукции;
— .
9. С юридическим отделом по вопросам:
9.1. Получения:
— разъяснений действующего законодательства и порядка его применения;
— анализа изменений и дополнений финансового, налогового, гражданского законодательства;
— .
9.2. Предоставления:
— заявок на поиск необходимых нормативно-правовых документов, а также на разъяснение действующего законодательства;
— .
(наименование структурного подразделения)
VII. Ответственность
1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций отдела, перечисленных в настоящем Положении, несет начальник планово-экономического отдела.
2. На начальника планово-экономического отдела возлагается персональная ответственность за:
2.1. Организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на отдел.
2.2. Организацию в отделе оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями, а также использование информации сотрудниками отдела строго в служебных целях.
2.3. Своевременность и качество исполнения документов и поручений руководства предприятия.
2.4. Создание условий для производственной деятельности сотрудников отдела.
2.5. Соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины.
2.6. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе, и соблюдение правил пожарной безопасности.
2.7. .
2.8. .
3. Ответственность сотрудников планово-экономического отдела устанавливается их должностными инструкциями.
Что такое плановый отдел
По своей сути план предприятия состоит из целого комплекса взаимосвязанных действий, которые направлены на повышение прибыли. Поставленная цель достигается путем увеличения эффективности всех производственных процессов и успешной реализацией изготовленной продукции.
Структура планового отдела
В плановый отдел входит весь спектр специалистов, которые непосредственно помогают осуществлять функции планирования. Каждое предприятие организовывает работу своего планового отдела исходя из специфики собственного производства. Чтобы работа планового отдела была наиболее продуктивной, он должен находиться в постоянной информационной связи с другими подразделениями предприятия. Наиболее тесное сотрудничество на практике бывает с бухгалтерией, специалистами сметного дела, производственным отделом, отделами сбыта, маркетинга, материально-технического обеспечения, организации труда и заработной платы. В штате сотрудников должны обязательно присутствовать:
— начальник планово-экономического отдела;
— заместитель;
— экономист по ценообразованию;
— профильные экономисты.
Количественный состав планового отдела оговаривается штатным расписанием предприятия и напрямую зависит от масштабов производства. А в штате небольших фирм планового отдела может и не быть. В этом случае, его обязанности исполняет либо отдел маркетинга, либо непосредственно руководство.
Функции
К непосредственным функциям планового отдела относятся:
— подготовка исходных данных и рабочих материалов во всех секторах и службах предприятия, участвующих в процессе планирования;
— организация процесса работы по составлению конкретного вида плана, утверждаемого дирекцией;
— просчет и составление прогнозов технико-экономических показателей по важнейшим отраслям деятельности;
— формирование цен на продукцию и анализ затрат;
— разработка структуры плана, необходимого для успешной деятельности и направление их руководящему составу для утверждения;
— работа над нормативно-плановой документацией (различные виды планов) и ее согласование для всех подразделений предприятия;
— осуществление оперативного контроля за ходом выполнения плановых показателей в целом по предприятию и его подразделениям;
— организация экономического анализа финансовой деятельности;
— ведение статистической отчетности с привязкой ее к экономическим показателям;
— формирование экономической и ценовой политики согласно установленным нормативным документам;
— осуществление методического руководства персоналом подразделений предприятия по вопросам планирования и экономического анализа.
Планово-экономический отдел на предприятии
Рассмотрим, какие функции на предприятии обычно выполняет планово-экономический отдел, если он есть:
- Утверждает прайс-лист и методику калькуляции прямой себестоимости по заказам (причем самой калькуляцией чаще всего не занимается).
- Отвечает за создание нормативной системы, запрашивая нужные нормативы у производственников.
- Собирает бюджеты центров ответственности, создает годовой, квартальный, месячный планы, а по окончании периода сдает отчет о выполнении плана, делая это для бизнеса в целом, независимо от разделения на юридические лица.
- Хранит отчетность для накопления статистической информации.
- Проводит сценарный анализ, анализ инвестиционных проектов.
Необходимо отметить, что для выполнения такой работы нужна достаточно серьезная квалификация, требующая образования и опыта.
Неправильная организация работы планового отдела
Рассмотрим неправильную организацию работы планового отдела на большом производственном предприятии, которая характерна для многих российских предприятий, получивших плановый отдел «в наследство» от социалистического прошлого и не представляющих зачем нежен плановый отдел в современных условиях развития бизнеса.
Работа планового отдела на таком крупном предприятии заключается в наполнении нескольких десятков таблиц, каждая по 20–30 колонок и 50–100 строк, сначала плановыми, а затем фактическими данными, причем иногда при самой минимальной автоматизации, когда фактические данные нужно узнавать по телефону у бухгалтеров. Два раза в месяц (план и факт) пухлая папка с распечатками формата А3 ложится на стол генеральному директору, причем факт за месяц делается лишь к концу следующего месяца. Директор эту папку через некоторое время возвращает с вопросом, наподобие: «А сколько у нас прибыль по холдингу за период?» При этом начальник планового отдела искренне считает, что отчет составляется зря, так как директор его даже не открывает.
На самом деле, чтобы проанализировать наполнение такой папки, уйдет неделя, а то и больше. Причем там действительно нет ни плановой, ни фактической прибыли по холдингу, так как представлена прибыль отдельно по юридическим лицам, которые входят в структуру холдинга. Но чтобы «высмотреть» прибыль в дальних колонках разных «простыней» ни у одного директора никогда не хватит времени. При всем при этом плановый отдел всегда укомплектован согласно штатному расписанию, состоит из шести человек, которые под завязку загружены работой.
В действительность такая работа предприятию не нужна, так как фактически она отвлекает внутренние ресурсы предприятия на процессы, которые не прибавляют эффективности деятельности предприятия в целом.
Среди причин такой ситуации следует выделить две наиболее распространенные:
- Плановый отдел существует только ради «существования».
- В силу отсутствия необходимого образования сотрудники планового отдела не представляют, как организовать работу отдела так, чтобы она имела эффект.
Правильная организация работы планово-экономического отдела на предприятии
С другой стороны, какой отчет был бы для руководителя наиболее удобен и информативен. Идеальным вариантом является ситуация, когда если что-то не так на предприятии, то экран монитора генерального директора становится красным, и на нем появляется фотография того, с кого надо спросить. Конечно, данный вариант очень далек от реальности.
Если отбросить иронию, то из этой ситуации становится ясно, что отчетность для высшего руководства действительно должна быть краткой, наглядной и оперативной.
Но в результатах работы планового отдела заинтересован не только генеральный директор, но руководители других уровней на предприятии. И отчетность, представляемая генеральному директору, по своему наполнению не отражает информативные потребности о состоянии дел на предприятии руководителей отделов и подразделений. Фактически, необходимы несколько отчетов для разных руководителей:
- для генерального директора в отчете необходима маржинальная прибыль на один заказ,
- для коммерческого – цены в соотношении с ценами конкурентов,
- для директора по производству – структура себестоимости.
Есть разница и в группировке выручки:
- для генерального – группировка по направлениям бизнеса,
- для коммерческого – по основным клиентам,
- для директора по производству – по видам продукции.
Что вывести в отчет в случае каждого конкретного предприятия, нужно решать исходя их целевых и контрольных показателей, по которым оценивается каждый руководитель, т.е. информации, которую ему нужно знать для решения поставленных перед ним задач. Показанные в отчете таблицы должны предоставлять максимум информации при минимальной загруженности лишними данными. Но для того, чтобы они делались качественно, должна быть проделана большая работа.
Очень важно также выбирать наглядные «измерители» эффективности работы: не просто объем продаж, а маржинальная прибыль (выручка минус прямые расходы), а еще лучше – показатель «маржинальная прибыль на 1 экземпляр товара», который даст ориентиры по поводу того, какая продукция какими объемами наиболее выгодна предприятию.
Чтобы определить роль планово-экономического отдела в деятельности предприятия необходимо отметить основные виды работы, выполняемых данным отделом.