Расчетный лист при увольнении когда выдают

Оформление и выдача расчетного листа при увольнении

При расторжении трудового договора с сотрудником работодатель обязан произвести с ним полный расчет и выдать все документы, связанные с работой. Одним из таких документов является расчетный листок. Сотрудникам необходимо четко знать, является ли обязательным такой документ и для чего он нужен, чтобы своевременно отреагировать на возможное нарушение трудового законодательства.

Что такое листок с расчетом положенных выплат?

Расчетный листок – это документ, в котором работодатель отображает подробную информацию обо всех денежных отчислениях, причитающихся конкретному работнику. Такой документ надо выдавать сотрудникам по требованию: не важно, действует ли трудовое соглашение или работник увольняется, так как в соответствии с законодательством работодатель должен таким листком оповещать персонал в письменном виде о начисленном денежном вознаграждении — п. 1 ст. 136 ТК РФ (как оформить заявление на выдачу документов при увольнении?).

В бланк расчетного листка сотрудника вносится следующая информация:

• сведения о всех составляющих заработной платы, начисленных за конкретный промежуток времени (оклад, количество отработанных часов, премиальные выплаты и прочее);
• компенсация за неиспользованный отпуск, больничные выплаты, увольнительные и прочие начисления, полагающиеся сотруднику;
• размер других денежных выплат, включая компенсации от работодателя за нарушение им ТК РФ относительно сроков выплаты заработной платы (ст. 236 ТК РФ);
• размеры удержанных из зарплаты сумм;
• общий размер денежного вознаграждения, подлежащего выплате за указанный период.

Работодатель не может ограничиться указанием в расчетном листе только общей суммы начисленной заработной платы и общей суммы удержаний. Документ должен включать детальную информацию о всех составляющих заработка и произведенных удержаниях.

Вместе с расчетным листком сотрудник при увольнении получает записку-расчет по форме Т-61 (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В документе отражается:

1. Расчет компенсации за неиспользованные работником дни отпуска или, наоборот, суммы задолженности, если сотрудник воспользовался отпуском авансом.
2. Также в записке-расчете указывается размер среднего дневного заработка сотрудника и итоговая сумма, которую он получит с учетом удержания НДФЛ.

• Скачать бланк записки-расчета по форме Т-61
• Скачать образец записки-расчета по форме Т-61

Для чего он нужен?

Получая расчетный листок при увольнении, сотрудник может узнать все составляющие своей заработной платы и итоговую сумму, которую ему выплатит работодатель при расчете в последний рабочий день.

За счет детализации всех начислений и удержаний у сотрудника есть возможность определить, имеются ли какие-либо несоответствия в выплатах, указанных в бланке, с теми, которые полагаются ему в соответствии с трудовым договором и нормами ТК РФ.

Расчетный листок позволяет сделать максимально прозрачными отношения между работодателем и сотрудником относительно оплаты труда. Сотрудник при выявлении недочетов в выплатах может взыскать с работодателя недостающую сумму, а работодатель в случае неправомерного предъявления претензий по поводу произведенных начислений может доказать свою правоту, предъявив расчетный лист.

Обязаны ли его выдать после ухода работника?

Выдача расчетного листка – это не право, а обязанность работодателя в соответствии со ст. 136 ТК РФ. Независимо от вида организационно-правовой формы и формы собственности предприятия, руководство обязано предоставлять персоналу информацию о всех начислениях заработной платы в письменном виде.

За несоблюдение норм трудового законодательства предусмотрена административная ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

• Должностные лица при обнаружении нарушений могут получить предупреждение или штраф в размере от 1 000 до 5 000 руб.
• Штраф для индивидуальных предпринимателей (ИП) установлен в таком же размере, как и для должностных лиц, а для организаций нарушение законодательства может обернуться штрафом в размере от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ.).

Правила заполнения

Унифицированная форма документа законодательством не установлена, поэтому каждый работодатель может разработать свою форму бланка и установить порядок его выдачи с учетом норм ТК РФ. Порядок выдачи фиксируется в локальных нормативных актах организации с указанием ответственных за выдачу лиц.

В каком именно виде должен выдаваться документ, в законодательстве не сказано. Это может быть стандартный лист А4 или фирменный бланк предприятия. Листок может быть заполнен как рукописным, так и печатным способом. В расчетном листке не должно быть опечаток и ложной информации, иначе документ будет признан недействительным.

Ответственным за формирование расчетного листка назначается сотрудник бухгалтерии, так как он имеет доступ к информации о начислениях заработной платы по каждому сотруднику. Так как расчетный лист является только информационным документом, наличие в нем подписи руководителя и печати предприятия не требуется.

Вручить расчетный документ сотруднику можно под подпись и без нее (какие бумаги должен подписать работник?). Первый вариант более надежный, так как работодатель может в любое время документально подтвердить получение сотрудником листка. Для его реализации выбирают один из следующих способов:

• отрывной корешок – на отрывной части бланка при его получении работник ставит личную подпись, после чего корешок остается у работодателя;
• ведение журнала – при получении документа сотрудники ставят подписи в журнале выдачи расчетных листков;
• дополнительный столбец в платежных документах или отдельная форма, где расписываются работники при получении документа.

Работодатель может выполнять свое обязательство по информированию персонала, но при этом не фиксировать документально этот факт. Это касается следующих случаев:

• сотрудников информируют о выдаче расчетных листков, но за получением документа они обращаются сами по необходимости, например, при увольнении;
• информирование осуществляется путем отправки данных по электронной почте;
• сведения размещаются в личном кабинете сотрудника на корпоративном сайте (при увольнении может не применяться по причине блокировки доступа работника).

Что делать, если не выдали документ с расчетами?

Если при увольнении сотрудник обнаружил, что среди обязательного списка подлежащих выдаче документов отсутствует расчетный лист, следует придерживаться такого порядка действий:

1. Обратиться в бухгалтерию предприятия для решения вопроса.
2. Если в бухгалтерии будет отказано в получении документа, то следующим шагом будет обращение в инспекцию по труду. Инспекторы при получении жалобы от уволенного работника проведут внеплановую проверку организации и в случае подтверждения нарушения привлекут работодателя к ответственности согласно ст. 5.27 КоАП РФ.
3. Сотрудник может обратиться в суд с иском в адрес работодателя. В случае с увольнением иск в суд о нарушении трудовых прав может быть подан в течение месяца со дня получения работником копии приказа об увольнении или трудовой книжки (ст. 392 ТК РФ).

Как выглядит документ?

Форму бланка каждый работодатель разрабатывает самостоятельно. Обычно этим вопросом занимается бухгалтерия совместно с отделом кадров. Расчетный листок состоит из нескольких разделов:

1. Период начисления. В листке указывается временной промежуток, за который отображается информация, и разъясняется, как происходит начисление.
2. Всего начислено. Детально описываются все составляющие заработной платы: оклад, премии, пособия, переработки, расчет при увольнении.
3. Всего удержано. В этом разделе указывается размер отчислений НДФЛ и прочих удержаний по требованию самого сотрудника, а также на основании исполнительных листов.
4. Всего выплачено. Указываются ранее выплаченные суммы за указанный в листке расчетный период.
5. К выплате. Отражается итоговая сумма, которую получит работник.

Также расчетный листок содержит следующую информацию:

1. название организации и сведения о подразделении;
2. Ф. И. О. работника и его табельный номер;
3. период, за который в документе отражена информация о начислениях и удержаниях;
4. количество отработанного времени;
5. размер дохода работника с начала текущего года;
6. примененные вычеты по НДФЛ.

• Скачать бланк расчетного листа при увольнении
• Скачать образец расчетного листа при увольнении

Работодатель не вправе отказать сотруднику в получении расчетного листка при увольнении. Информирование о начисленной заработной плате и ее составляющих – это его обязанность в соответствии с ТК РФ. При выявленных нарушениях трудового законодательства сотрудник вправе обратиться с жалобой в инспекцию по труду или подать иск в суд.

Расчетный листок по заработной плате

При участии Юлия Бусыгина

По закону каждая выплата заработной платы должна сопровождаться вручением работнику расчетного листка. Его содержание строго регламентировано, а вот форму и порядок выдачи определяет работодатель. Расскажем о том, как правильно составить и направить сотрудникам расчетный листок по заработной плате. А также об ответственности, которая грозит тем, кто не передаст работникам этот документ.

Что такое расчетный листок по зарплате

Это документ, в котором приводится полная расшифровка начислений в пользу работника и удержаний из заработной платы. Правовым основанием для составления и выдачи расчетного листка является статья 136 ТК РФ. Она гласит, что при выплате зарплаты работодатель должен известить сотрудника: о ее составных частях; о размерах иных начисленных сумм (в т.ч. компенсации за нарушение сроков выплат сумм, причитающихся работнику); об удержаниях и об общей сумме, подлежащей выплате. А ниже в статье 136 ТК РФ сказано, что форма расчетного листка утверждается работодателем.

Таким образом, извещать работников о начислениях и удержаниях нужно с помощью расчетного листка.

Рассчитывайте зарплату с учетом повышения МРОТ с 1 июня Рассчитать бесплатно

Для кого нужно сделать расчетный лист

Расчетный листок выдается каждому работнику при окончательной выплате зарплаты за месяц (письма Роструда от 24.12.07 № 5277-6-1, Минтруда от 24.05.18 № 14-1/ООГ-4375; см. « Минтруд уточнил, с какой периодичностью выдавать работникам расчетные листки »).

Данное требование не распространяется на выплаты по договорам гражданско-правового характера. Отношения сторон таких договоров регулируется Гражданским кодексом. А он не требует информировать исполнителя или подрядчика о причитающихся ему суммах. Если заказчик все же выдаст расчетный листок, возникнет риск переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые (подробнее см. «Отличия между трудовым договором и договором ГПХ: как не ошибиться при оформлении «временного» сотрудника»).

Нужно ли оформить «нулевой» расчетный листок, если у работника в конкретном месяце не было доходов (например, из-за отпуска или больничного)? Нет, не нужно. Данный вывод следует из статьи 136 ТК РФ. В ней сказано, что работодатель должен сообщить сотруднику о составных частях зарплаты и других показателях «при выплате заработной платы». Соответственно, если выплаты нет, то и извещать работника о начислениях и удержаниях не нужно.

Кто составляет расчетный лист

В Трудовом кодексе и других нормативных актах не сказано, кто именно составляет и выдает расчетные листки от имени работодателя. Соответственно, компания вправе самостоятельно назначить ответственных лиц. Это могут быть как сотрудники бухгалтерии, так и работники кадровой или иной службы. При этом допустимо разделение функций. Так, составлять зарплатные квитки может одно подразделение (например, бухгалтерия), а выдавать или рассылать — другие подразделения или лица (ИТ-служба, кассир, непосредственный руководитель и проч.).

Законодательство не требует заверять расчетные листки подписью лица, ответственного за их выдачу, либо руководителя организации, а также ставить на них печать. В то же время работодатель вправе утвердить форму листка, которая содержит такие обязательные реквизиты, как подпись и (или) печать. Это не является нарушением.

Образец расчетного листка по зарплате

Как уже упоминалось, форму зарплатного квитка утверждает работодатель (ст. 136 ТК РФ). Для этого нужно издать приказ или распоряжение. Применение неутвержденной формы является нарушением трудового законодательства. Работодатель, допустивший такое нарушение, может быть оштрафован на основании части 1 статьи 5.27 КоАП РФ (см. постановление Верховного суда РФ от 23.12.10 № 75-АД10-3).

Образец расчетного листка

Структурное подразделение, должность _________________________________

Работник ____________________ Табельный номер __________

Период начисления __________________(указывается месяц)

Всего начислено: _________________ руб.

в том числе (по видам выплат):

в том числе (по видам удержаний):

Общая сумма, подлежащая выплате за (указывается месяц): ____________________руб.

Всего выплачено ____________________ руб.,

по расчетной ведомости

от _________ № __

по расчетной ведомости

от _________ № __

в натуральной форме

Автоматически рассчитать зарплату командированного работника по действующим правилам Начать расчет

Правила формирования расчетного листка

Согласно части 1 статьи 136 ТК РФ, в расчетном листке указывается следующая информация:

• о составных частях заработной платы работника за соответствующий период;
• о размерах иных начисленных сумм. К ним, в частности, относится денежная компенсация за нарушение работодателем установленного срока выплаты зарплаты, оплаты отпуска, выплат при увольнении и др.;
• о размерах и основаниях произведенных удержаний;
• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Даже если зарплата всегда выдается вовремя, расчетный листок должен содержать реквизит, поле или место для указания информации о сумме начисленной компенсации за нарушение работодателем срока выплаты. Ведь эта информация включается в листок в силу прямого указания статьи 136 ТК РФ. Если в утвержденной форме расчетного листка нет такого реквизита (поля, места), это обстоятельство может стать основанием для применения штрафа, предусмотренного частью 1 статьи 5.27 КоАП (постановление Верховного суда от 03.08.17 № 73-АД17-2).

Как передать расчетный лист работнику

Трудовой кодекс не регламентирует порядок передачи работнику расчетного листка. Минтруд допускает возможность рассылки зарплатных квитков по электронной почте (письмо от 21.02.17 № 14-1/ООГ-1560; см. « Минтруд: работодатели могут направлять работникам расчетные листки по электронной почте »). При этом чиновники рекомендуют закрепить такой способ передачи листка в трудовом или коллективном договоре либо в локальном нормативном акте .

Таким образом, работодатель вправе выдавать листки с расшифровкой зарплаты как в традиционной бумажной форме, так и в виде электронного документа. Последний можно либо направить на электронную почту сотрудника, либо разместить в его личном кабинете на корпоративном портале.

Возможность рассылки расчетных листков через мессенджеры является спорной. Так, специалисты Роструда считают, что такой порядок законодательством не предусмотрен (см. « Роструд разъяснил, можно ли рассылать расчетные листки через мессенджеры »). Однако суды допускают подобный способ коммуникации с работником во всех случаях, когда Трудовой кодекс не требует его подписи (см. апелляционные определения Хабаровского краевого суда от 29.05.17 по делу № 33-4096/2017, Пермского краевого суда от 04.10.17 по делу № 33-10980/2017, Иркутского областного суда от 22.06.17 по делу № 33-5844/2017, Ростовского областного суда от 17.11.16 по делу № 33-18542/2016 и определение Приморского краевого суда от 11.10.16 по делу № 33-9899/2016). Также см. « Увольнение по СМС: когда можно использовать электронную переписку в трудовых спорах и отношениях ».

Срок выдачи зарплатных квитков

Согласно части 1 статьи 136 ТК РФ, работодатель должен извещать работника о составных частях заработной платы при ее выплате. А часть 6 статьи 136 ТК РФ требует выплачивать заработную плату каждые полмесяца. Значит, и расчетные листки нужно направлять работникам дважды в месяц. Недавно такое мнение высказали специалисты Роструда (см. « Роструд: расчетные листки нужно выдавать дважды в месяц »).

Однако Минтруд в письме от 24.05.18 № 14-1/ООГ-4375 разъяснил следующее: при применении систем оплаты труда, в которых работникам устанавливаются оклады или месячные тарифные ставки, допустимо оформлять расчетные листки с указанием начисленной месячной заработной платы. Другими словами, таким работникам квиток с расшифровкой начислений и удержаний можно выдавать один раз в месяц. Аналогичный вывод содержится в письме Роструда от 17.09.21 № ПГ/26944-6-1.

При иных системах оплаты труда, когда зарплата за первую половину месяца зависит от фактической выработки, расчетный листок оформляется при каждой выплате. Если из «аванса» работника удерживаются какие-либо суммы, это тоже является основанием для выдачи квитка при выплате первой части зарплаты.

При увольнении сотрудника расчетный листок нужно направить в день увольнения. Это следует из положений статьи 140 ТК РФ. Она гласит, что при прекращении трудового договора работодатель обязан произвести с работником окончательный расчет в виде зарплаты и иных причитающихся сумм именно в день увольнения.

Перечисление зарплаты на карты сотрудников не является основанием для невыдачи расчетных листков (письмо Минтруда от 23.10.18 № 14-1/ООГ-8459; см. « Зарплата перечисляется на карту: надо ли выдавать расчетный листок ?»)

А вот при выплате отпускных составлять расчетные листки не нужно. Это связано с тем, что отпуск оплачиваются исходя из среднего заработка. А значит, такая оплата не является выплатой зарплаты. Поэтому нет и оснований выдавать квитки с расшифровкой зарплаты при перечислении отпускных (письмо Роструда от 24.12.07 № 5277-6-1). Недавно специалисты Роструда подтвердили этот вывод ( см. « Нужно ли выдавать расчетный листок при выплате отпускных: позиция Роструда »).

Подтверждение выдачи расчетных листков

Как уже говорилось, Трудовой кодекс не регулирует порядок передачи работникам листков с расшифровкой зарплаты. В том числе, не регламентирован вопрос о необходимости подтверждения факта выдачи этого документа. Но поскольку за его невыдачу установлена ответственность, все же целесообразно иметь такое подтверждение.

Понятно, что если зарплатные квитки направляются работникам в электронной форме, то соответствующий факт будет зафиксирован самой системой рассылки (в электронной почте, логах корпоративного портала).

Если же компания использует «бумажные» расчетные листки, то желательно, чтобы факт получения был подтвержден собственноручной подписью работника. Для этого можно использовать как отдельный журнал учета выдачи расчетных листков (в произвольной форме), так и расчетно-платежную или платежную ведомость, дополненную соответствующей графой. Также можно оформить расчетный листок в двух экземплярах и зафиксировать выдачу подписью сотрудника на втором экземпляре (т.е. на том, который остается у работодателя). Этот экземпляр нужно будет хранить шесть лет (ст. 295 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236).

Если нет подтверждающих документов, факт выдачи зарплатных листков можно подтвердить свидетельскими показаниями работников (решение Интинского городского суда Республики Коми от 10.04.18 № 2-166/2018).

Ответственность работодателя

Невыдача расчетных листков может стать поводом для привлечения виновных к административной ответственности за нарушение трудового законодательства. На основании части 1 статьи 5.27 КоАП РФ штраф на юрлиц составит от 30 000 до 50 000 руб., на ИП и должностных лиц компании — от 1 000 до 5 000 руб.

Вместо штрафа малому или среднему предприятию могут вынести предупреждение. Эта льгота действует, если нарушение совершено впервые и отсутствует имущественный ущерб (ст. 4.1.1 КоАП РФ).

При повторном нарушении штрафы вырастут и составят: для организаций — от 50 000 до 70 000 руб.; для ИП и должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб. (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). Вместо штрафа руководителя компании, допустившего повторное нарушение, могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет.

Правила оформления и выдачи расчетных листков

Минтруд периодически в своих письмах напоминает работодателям о той или иной их обязанности в сфере трудовых отношений. Недавно, в Письме от 23.10.2018, № 14-1/ООГ-8459, чиновники ведомства отметили, что работодатель в соответствии с трудовым законодательством обязан информировать работника о составляющих его заработной платы, то есть оформлять расчетные листки, и отменить эту обязанность ни соглашением с работником, ни коллективным договором нельзя. О том, как нужно оформлять и выдавать работникам расчетные листки, расскажем в статье.

С целью защиты права работника на своевременное получение заработной платы в полном объеме согласно ст. 21 ТК РФ Трудовой кодекс предусматривает, что работодатель каждому работнику (в том числе совместителям) выдает письменный расчет зарплаты.

При этом о расчетном листке по-прежнему говорится только в ст. 136 ТК РФ, исходя из которой при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период (такими частями в силу ст. 129 ТК РФ являются вознаграждение за труд, компенсационные и стимулирующие выплаты);

о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

о размерах и об основаниях произведенных удержаний. К таким удержаниям, в частности, относятся НДФЛ, неизрасходованный и несвоевременно возвращенный аванс, взыскиваемые с работника-должника по исполнительным документам суммы, в том числе алименты, сумма за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ);

об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Что касается формы расчетного листка и порядка его выдачи, то, как и раньше, эти вопросы регулируются непосредственно работодателем. При этом следует руководствоваться письмами Минтруда и Минфина.

Форма расчетного листка

Итак, форма расчетного листка согласно ст. 136 ТК РФ утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Применение в учреждении формы выдача расчетного листка, не утвержденной работодателем, является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Прежде чем разобраться с содержанием расчетного листка, отметим, что он может быть в двух формах:

Несмотря на то что об электронной форме в ст. 136 ТК РФ ничего не говорится, на возможность уведомления работников в такой форме указал Минтруд в Письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560. Порядок направления расчетного листка при этом следует закрепить в трудовом договоре (если такая форма уведомления установлена для некоторых работников), коллективном договоре, локальном нормативном акте.

Что касается самой формы расчетного листка, то в Письме Минфина РФ от 14.04.2016 № 02-06-05/21573, в частности, сказано, что расчетные листы по заработной плате работников формируются на основании форм документов, установленных Приказом № 52н:

расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402);

карточки-справки (ф. 0504417), которая применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения и в которой отражаются суммы начисленной заработной платы по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче.

В расчетном листке отражаются

отработанные дни (часы)

составные части зарплаты

размер пособий по временной нетрудоспособности

компенсация за нарушение срока выплаты зарплаты и других выплат

размеры и основания произведенных удержаний

общая денежная сумма

Не нужно отражать в расчетном листке иные выплаты, не перечисленные в ст. 136 ТК РФ, например командировочные расходы (Письмо Минтруда РФ от 26.02.2016 № 14-2/В-154 «О включении в расчетный листок командировочных расходов») и страховые взносы. При этом в расчетном листке указываются суммы дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию (п. 8 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»).

Примерная форма расчетного листка приведена ниже.

Расчетный листок

Рабочие часы (40-часовая рабочая неделя)

Зарплата за отработанное время

Пособие по нетрудоспособности

Доплата за работу в выходные (праздничные) дни

Выплата за стаж непрерывной работы

Пособие по нетрудоспособности

Остается отметить, что законодательством не предусмотрено требование подписывать расчетные листки и заверять их печатью, но работодатель может установить его самостоятельно.

Порядок выдачи расчетного листка.

В силу ст. 136 ТК РФ расчетные листки выдаются вместе с заработной платой. Зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, следовательно, листки выдавать также нужно два раза. Однако согласно Письму Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты, когда определены все составляющие зарплаты, так как при выплате первой части эти составляющие могут быть еще неизвестны. Показывать в листке составляющие части за каждые полмесяца отдельно не требуется.

Кроме того, выдавать расчетный листок нужно при увольнении работника, чтобы он знал, какие суммы ему выплачиваются и за что. А вот выдавать листок при выплате отпускных не требуется, несмотря на то что данная выплата считается оплатой труда за неотработанное время. Роструд на сей счет сообщил, что выплата отпускных не относится к выплате заработной платы, поэтому выдавать в данном случае расчетный листок не нужно (Письмо № 5277-6-1).

В какой день нужно выдавать расчетные листки?

Конкретных указаний по поводу дня выдачи листка нет, так что работодатель определяет его сам. Это может быть как непосредственно день зарплаты, так и день, предшествующий ее получению. В любом случае день выдачи листка не зависит от того, каким способом выдается зарплата: в кассе учреждения или через банковскую карту. В Трудовом кодексе говорится о самом факте выплаты зарплаты, влекущем обязанность выдачи расчетного листка, а способы выплаты не уточняются (Письмо Минтруда РФ от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459).

Нужно ли брать у работника подтверждение получения расчетного листка?

Порядок подтверждения выдачи сотрудникам расчетных листков законодательством также не определен, но лучше бы позаботиться о таком подтверждении, чтобы избежать проблем с контролирующими органами. Бумажный расчетный листок можно выдать под подпись лично сотруднику, для передачи же листка по электронным каналам связи нужно предусмотреть техническую возможность подтверждения получения документа сотрудником.

При бумажного выдача расчетного листка можно предусмотреть в нем отрывную часть, в которой работники будут расписываться в получении, либо разработать журнал выдачи расчетных листков, где работники будут ставить свои подписи. В журнале должно быть зафиксировано, в какой день выдан расчетный листок по заработной, кому (фамилия, имя, отчество, должность, структурное подразделение), за какой период, и проставлена подпись работника. Приведем пример:

Журнал учета выдачи расчетных листков за __________/_________ г.

Ответственный за выдачу

расчетных листков ______________ ____________ _______________

должность подпись расшифровка подписи

Для подтверждения выдачи расчетного листка также можно внести в платежную ведомость отдельный столбец, в котором работники будут расписываться в получении листка.

Говоря о порядке выдачи расчетных листков, нужно помнить, что доходы физического лица относятся к персональным данным работника (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

В силу ст. 7 Федерального закона № 152-ФЗ третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных. Поэтому лиц, ответственных за выдачу расчетных листков, следует предупредить (под подпись) о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности).

Хранить или не хранить расчетные листки?

Этот вопрос законодательством также не урегулирован. Минфин в Письме от 14.04.2016 № 02-06-05/21573 разъяснил, что хотя расчетные листки и должны разрабатываться на основании форм документов по расчету заработной платы, утвержденных Приказом № 52н, но требований о формировании и хранении вторых экземпляров расчетных листов данный приказ не содержит.

Согласно п. 9 СГС «Учетная политика» правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота и (или) порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения учета, утверждаются документами учетной политики учреждения.

При этом первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению заработной платы (оплаты труда), должны соответствовать требованиям трудового законодательства РФ.

В силу п. 22 СГС «Учетная политика» документы учетной политики и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.

А на основании п. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат, доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат хранятся:

при условии проведения проверки (ревизии) – 5 лет;

при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.

В заключение обратим ваше внимание на то, что расчетный листок по заработной является обязательным документом. За его невыдачу (а также за неутверждение его формы) работодателю грозит административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Даже если работник отказывается от получения расчетного листка, вы должны его вручить либо зафиксировать факт отказа.

Из писем компетентных ведомств следуют такие выводы:

1. Расчетный листок можно выдавать один раз в месяц при выплате второй части зарплаты, а также при увольнении.

2. Расчетные листки выдаются независимо от того, в какой форме (наличной или безналичной) выдается зарплата работникам.

3. Форма расчетного листка должна быть утверждена работодателем с учетом мнения представительного органа работников.

При всем этом порядок выдачи расчетных листков (в том числе сколько раз в месяц он выдается, в какой форме – бумажной или электронной), а также способ подтверждения их получения работниками работодатель устанавливает самостоятельно в локальном акте организации. С данным актом работников нужно ознакомить под подпись.

Какие документы надо выдать сотруднику при увольнении и почему

При увольнении работодатель обязан выдать сотруднику определенный комплект документов. Часть справок выдается по умолчанию, а часть – по письменному заявлению сотрудника. Это общее правило действует независимо от причины увольнения. Какие документы нужно выдать бывшему работнику и в какие сроки, читайте в этой статье.

Иллюстрация: Вера Ревина/«Клерк»

Документы при увольнении в 2022 году

Увольнение работника может произойти по разным причинам: по инициативе работника, работодателя или по соглашению сторон. Также основанием для увольнения может быть окончание срока действия трудового договора или обстоятельство, не зависящее от воли сторон.

Основания для прекращения трудового договора и процедура увольнения работников описаны в главе 13 ТК.

Состав внутренних кадровых документов компании напрямую зависит от причины увольнения.

При увольнении по собственному желанию или соглашению сторон список документов, которые требуется оформить, довольно короткий:

• заявление работника;
• приказ об увольнении;
• внесение записи в личную карточку;
• запись в трудовую или внесение записи в сведения о трудовой деятельности.

Если же увольнение происходит ввиду окончания срока действия договора или по инициативе работодателя, то заявление от работника оформлять не требуется.

Перечень документов ограничен приказом об увольнении, оформлением личной карточки и внесением записи в трудовую книжку или в СТД-Р с указанием соответствующего пункта из ТК.

Кроме типовых сценариев увольнения, потребность расторгнуть трудовой договор с сотрудником может возникнуть из-за сокращения штата. В таком случае потребуется соблюсти определенную процедуру, которая описана в законе, и оформить поэтапно следующие документы:

• приказ о сокращении штата или численности;
• уведомление работника о сокращении;
• предложение о наличии вакантных мест;
• уведомление в центр занятости и профсоюз о сокращении;
• приказ об увольнении;
• заполнение личной карточки;
• оформление записи в трудовую или внесение записи в сведения о трудовой деятельности.

Если пропустить хотя бы один документ или сделать ошибку, суд признает сокращение незаконным. Процедуру придется повторить.

Важно отметить, что кадровую документацию по уволенным сотрудникам необходимо хранить на предприятии до 75 лет.

Список документов при увольнении

Помимо внутренних документов, работодатель должен оформить и предоставить в последний день работы сотруднику полные расчет и комплект документов. Вручаемые работнику при увольнении документы подразделяются на обязательные (выдаются без заявления работника) и на выдаваемые по просьбе работника.

К обязательным документам относятся:

1. трудовая книжка (если есть) или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;
2. справка о сумме заработка за два предыдущих календарных года по форме 182н;
3. заверенные выписки из форм СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и раздела 3 РСВ;
4. расчетный листок.

Другие документы нужно выдать, только если есть заявление работника. Например, по запросу надо выдать копию приказа об увольнении, справку 2-НДФЛ, справку для центра занятости.

Порядок выдачи обязательных документов

Трудовая книжка выдается работнику на руки в последний день работы, в том числе, если он уходит в отпуск с последующим увольнением (ч. 4 ст. 84.1 ТК).

При выдаче книжки попросите работника расписаться в журнале по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них. С первого сентября 2021 года работодатели самостоятельно разрабатывают форму журнала по учету трудовых книжек. Однако не запрещено использовать типовую форму документа.

Если трудовая книжка на работника не ведется, вы обязаны предоставить ему сведения о трудовой деятельности за период работы на предприятии по форме СТД-Р. Заполните ее в соответствии с порядком, установленным в приложении № 3 к приказу Минтруда от 20.01.20 № 23н.

Сведения можно выдать в бумажном виде или в форме электронного документа, подписанного усиленной ЭЦП. Способ выдачи работник указывает в заявлении. Он может подать заявление в письменном виде или направить его на корпоративную электронную почту (ч. 5 ст. 66.1 ТК).

При нарушении срока выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности работник вправе обратиться в суд и потребовать компенсацию за то время, в течение которого он не мог приступить к новой работе из-за отсутствия документа (ст. 234 ТК, абз. 2 п. 62 постановления Пленума Верховного Суда от 17.03.2004 № 2).

Справка о сумме заработка за два предыдущих года выдается одновременно с трудовой книжкой. В нижнем левом углу справки проставляют печать организации так, чтобы она не закрывала подпись.

Справка должна иметь актуальную редакцию на момент выдачи. Обратите внимание, что в последней редакции от 20.02.2022 из бланка справки исключили подпись главбуха. Теперь документ подписывает только руководитель организации или ИП.

Если в день увольнения выдать справку работнику не удалось по причине его отсутствия, направьте ему уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправку ее по почте. Такое уведомление направьте по адресу местожительства работника. Согласие работника должно быть выражено в письменной форме.

Если справку не выдали по ошибке работодателя, нужно сделать это как можно быстрее по запросу работника. Крайний срок — три рабочих дня с того дня, когда работник подал заявление (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Если работник не получит справку 182н и заболеет на новом месте работы, он недополучит пособие по нетрудоспособности. Без справки о выплатах за два последних года новый работодатель посчитает больничное пособие исходя из минимального размера оплаты труда. При обращении в суд вам придется компенсировать сумму недополученного пособия.

Заверенные выписки из форм отчетности выдайте в день расторжения трудового договора. При этом вручить нужно именно выписки, так как сведения индивидуального (персонифицированного) учета относятся к категории конфиденциальной информации.

Расчетный листок также потребуется выдать в последний рабочий день. Если отправляете расчетные листки электронной почтой, прикрепите уведомление для подтверждения факта отправки. Если выдаете листок на руки, то просите работника расписаться в журнале регистрации.

Другие справки выдайте в день увольнения, только если работник обратится к вам с соответствующим заявлением (ч. 4 ст. 84.1 ТК).

Чаще всего работники обращаются за справками о доходах 2-НДФЛ и среднем заработке за последние три месяца для центра занятости. Также по заявлению работник может потребовать приказ об увольнении ему и другие заверенные копии документов (ч. 2, 4 ст. 84.1 ТК).

Документы при увольнении пенсионера

В законодательстве, в том числе и в ТК, нет каких-либо специальных норм, которые посвящены увольнению сотрудников пенсионного возраста. Процедура увольнения пенсионеров не имеет существенных отличий от увольнения по собственному желанию или соглашению сторон.

Работники пенсионного возраста вправе рассчитывать на получение всех необходимых выплат, которые полагаются при расторжении договоров с любыми другими сотрудниками.

Увольняющемуся пенсионеру в последний день работы выдаются такие документы, как:

• трудовая книжка;
• копия раздела 3 формы РСВ;
• выписки из форм СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ;
• справка по форме 182н о ЗП за текущий год и два предшествующих года;
• документы, запрошенные сотрудником (например, справка 2-НДФЛ).

Если в заявлении на увольнение сотрудник указал причину: «Выход на пенсию», то в трудовой книжке нужно прописать: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК». Такую же причину увольнения потребуется зафиксировать в форме СЗВ-ТД.

Акт приема передачи документов при увольнении

В день увольнения сотрудника происходит немало событий – передача дел, подписание обходного листа, получение расчета и справок. В это время легко потерять документы, оставить на столе в отделе кадров или у коллег. Чтобы перестраховаться и избежать судебных споров в будущем, логично составить акт приема-передачи документов от работодателя сотруднику.

Акт приема-передачи составьте в произвольной форме, перечислите в нем все передаваемые справки и копии приказов. В нижней части документа укажите, кто передал документы и дату передачи, а также, кто принял документы и когда.

С передающей стороны может выступать бухгалтер, представитель отдела кадров и любой другой сотрудник, выполняющий обязанности кадровика. В качестве принимающей стороны укажите Ф.И.О. уволенного сотрудника.
Один экземпляр акта передайте с комплектом документов бывшему работнику, второй приложите к его личному делу.

Расписка в получении документов при увольнении

Чтобы не составлять акт приема-передачи, можно попросить сотрудника написать расписку в получении. Это необязательный документ, но он поможет избежать споров с сотрудником и избежать ответственности за несвоевременное предоставление документов. Расписку можно составить в произвольной форме на имя директора.

Попросите сотрудника указать в расписке свою должность, Ф.И.О, список документов и дату их получения. Приложите расписку к личному делу работника.

Передача документов при увольнении сотрудника

Обязательный комплект документов при увольнении нужно выдать работнику на руки в последний день работы.

В случае если сотрудник в день прекращения трудового договора отсутствовал или отказался забрать трудовую книжку, направьте ему уведомление заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении по всем известным адресам работника о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку почтой.

Лучше направить такое уведомление не откладывая, в день расторжения трудового договора. Это позволит подтвердить факт исполнения обязанности, предусмотренной ч. 6 ст. 84.1 ТК.

Если же работник согласится на отправку трудовой книжки по почте, то отправьте ее по адресу, указанному работником. Согласие работника должно быть письменным. Направьте трудовую книжку ценным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Согласно статье 3 закона СССР от 24.06.1991 № 2261-1 трудовые книжки не подлежат пересылке за границу.

Законом не регулируется факт передачи выписок из отчетов СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, 3 раздела «Расчета по страховым взносам» сотруднику, если он отсутствует в день увольнения.

Чтобы избежать вопросов, включите информацию об их получении в уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой и отправьте заказным письмом. Так вы подтвердите факт использования всех доступных средств для исполнения обязанности по выдаче персонифицированных сведений.

Важно отметить, что недистанционным сотрудникам выдавать документы при увольнении можно только в бумажном виде, поскольку обмениваться электронными документам возможно лишь с дистанционными работниками (гл. 49.1 ТК). В электронной виде можно выдать только сведения по форме СТД-Р.

При увольнении работника, с которым оформлен дистанционный трудовой договор, вы имеете право предоставить ему копии документов в электронной форме по его заявлению. Срок предоставления документов – три рабочих дня от дня подачи заявления. Документы нужно заверить ЭЦП предприятия (ч. 7, 9 ст. 312.3 ТК).

Ответственность за невыдачу документов

Если увольняемому сотруднику не выдали обязательные документы или выдали их с опозданием, компанию могут привлечь к административной ответственности (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП).

Первое нарушение трудового законодательства влечет наложение административного штрафа на должностных лиц от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, на предпринимателей – от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, на юридических лиц — от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

При повторном аналогичном нарушении должностные лица и предприниматели, работающие без образования юридического лица, будут оштрафованы на сумму от 10 до 20 тыс. рублей, юридические лица – на сумму от 50 до 70 тыс. рублей.