Сбис как добавить сотрудника

Сбис как добавить сотрудника

Чтобы сотрудник мог начать работу в системе, его необходимо добавить в справочник сотрудников и дать ему права доступа. Добавлять сотрудников может администратор системы или руководитель подразделения, в которое трудоустроен новичок. Руководитель сможет сам управлять списком сотрудников своего подразделения — добавлять, давать права доступа и т.д., если ему назначена стандартная роль «Руководитель» или пользовательская роль с аналогичными правами на справочник сотрудников.

1. Перейдите в реестр «Сотрудники».

2. Нажмите «+Сотрудник» и укажите общие сведения о сотруднике: ФИО, должность (выберите из списка), его контактные данные, образование, опыт работы.

3. Обязательно укажите организацию, в которой трудоустроен сотрудник (по ссылке «Наша компания»), и подразделение управленческой структуры, в котором он работает.

4. Загрузите фотографию сотрудника: когда штат компании большой, удобно, взглянув на фотографию, познакомиться с сотрудником хотя бы заочно.

5. На вкладке «Клиенты» можно назначить сотрудника ответственным по работе с клиентами.

6. На вкладке «Настроить доступ» установите «Доступ разрешен». Автоматически новому сотруднику назначаются права, минимальные из всех сотрудников, которым уже дан доступ в СБИС.

7. Назначьте права доступа в соответствии с должностными обязанностями сотрудника.

8. Если у сотрудника уже есть аккаунт в СБИС или вы знаете его электронную почту, вышлите приглашение на подключение к аккаунту вашей компании. Если нет, задайте логин/пароль, который сотрудник сможет поменять самостоятельно.

Обзор СБИС для управления персоналом

Каждый руководитель знает, как важно правильно организовать работу персонала. От мотивации и эффективности работников зависит успех и процветание всех компаний, ведь в одиночку руководитель не может довести своё дело до вершины.

В крупных компаниях контролировать деятельность сотрудников, проверять всё, что они выполняют и должны выполнить, крайне сложно, почти невозможно. Один человек не может уследить за всем. Для таких случаев и предназначен сервис «СБИС — Управление персоналом».

Сервис позволяет отследить все действия и операции, документацию от момента начала деятельности сотрудника в компании. Сервис сотрудничает со многими государственными структурами, например, с пенсионным фондом, что позволяет в одно мгновение отправлять данные отчётности. Также руководитель сможет отслеживать результаты каждого отдельного сотрудника, составлять рейтинг работников, чтобы повысить их мотивацию и заинтересованность.

Какие задачи решает

Сервис помогает решить множество задач, связанных с приёмом, увольнением сотрудников, ведением документации, выдачей зарплаты и др.

В функциональность сервиса входит:

• Создание и ведение электронной документации по каждому отдельному сотруднику. СБИС позволяет создавать электронные документы от момента приёма человека на работу и вести их в электронном формате.
• Система лояльности. Сервис позволяет создавать систему бонусов и подарков для работников, создавать карточки сотрудника или бейджи, составлять различные рейтинги среди рабочих. Всё это мотивирует персонал и подстёгивает конкурентный дух, что положительно сказывается на эффективности работы.
• Регистрация продолжительности рабочего дня. СБИС позволяет отследить, во сколько работники приходят и уходят с работы. Отсчёт начинается с момента, когда сотрудник включает компьютер на своём рабочем месте, и заканчивается, когда выключает.

• Отслеживание местоположения работников, работающих вне главного офиса. Некоторые сотрудники выполняют свои обязанности вне офиса. Чтобы отслеживать этапы работы, отмечать, не отклоняются ли они от обязанностей или указанного маршрута, СБИС предлагает современные технологии определения геопозиции при помощи мобильного приложения.
• Выявление проблем и недостатков. Благодаря тому что сервис осуществляет полный контроль деятельности сотрудников, работающих как в офисе, так и за его пределами, можно с точностью определить, на что и сколько уходит времени. Список задач каждого работника указан в календаре, тем самым программа может отследить время, затраченное на выполнение каждой задачи. Это позволит руководителю и начальникам отделов оценивать эффективность работы, заметить ошибки и правильно организовать рабочий день. Всю информацию можно предоставить в виде графика для большей наглядности и удобства.
• Программа поможет убедиться, того ли человека вы берёте на работу. Благодаря широкой базе данных можно проверить любого человека перед тем, как взять его на работу. В программе есть данные о налоговой, кредитной истории, уголовных и административных делах, предыдущих местах работы и др. Это позволит вам сократить время на сборе справок из разных служб, а также даст возможность сразу понять, кто перед вами и подходит ли этот человек для дальнейшей работы.
• СБИС поможет рассчитать заработную плату не только по принятому стандарту, но и с учётом дополнительных документов и обстоятельств. Он анализирует накладные, данные по проведённым сделкам, наряды, путевые листы и др. Также предусмотрен расчёт больничных и отпускных.
• В программе удобно вести учёт кадров. Вся информация хранится в облаке, данные надёжно защищены методом двойного шифрования. Доступ к информации может получить только тот, кто обладает необходимыми данными для входа. Посторонние информацию получить не смогут (это относится и к злоумышленникам, и к виртуальным мошенникам).

Кому может быть полезен

Сервис «СБИС Управление персоналом» будет полезен тем, кто ценит своё время и заботится о составе коллектива. Он подходит как для мелких, так и для крупных предприятий. Сервисом уже пользуются компании, проводящие аудит, бухгалтерские компании, нотариальные бюро, страховые и туристические агентства, банки и др.

Возможности

У сервиса СБИС масса возможностей, вот лишь основные из них.

Помогает подобрать персонал

С его помощью создают вакансии, проводят поиск и отбор кандидатов, фиксируют все события по каждому претенденту, проводят собеседования и проверку документов.

Создание инструкций и обучение персонала

Сервис позволяет создавать электронные инструкции, электронные подписи, а также помогает создавать и настраивать рассылку.

Оформление трудовых отношений

С помощью СБИС можно принимать сотрудников на работу, вести документацию во время их работы, оформлять сотрудника на полставки, вводить в компанию иностранных сотрудников.

Планирование рабочего времени

Сервис позволяет создавать рабочие графики, планировать отпуска сотрудников, учитывать командировки и переработки, создавать персональные календари и др.

Учёт кадров

Можно создавать электронные трудовые книги, осуществлять перевод сотрудников, проверять паспорт и СНИЛС, вести электронные архив и документооборот.

Контроль безопасности

С помощью сервиса можно ограничивать доступ сотрудников к той или иной информации. В нужном разделе данные сможет получить только тот, у кого есть пароль и логин для входа.

Собственная «социальная сеть»

В СБИС есть система новостей, возможность обмениваться сообщениями, созваниваться, участвовать в опросах, планировать совещания и др.

Любые операции по зарплате

Можно рассчитывать, выплачивать зарплату и налоги, а также премии, пособия на рождение ребёнка, декретные, похоронные и др.

Стоимость

Приобрести подписку на услуги сервиса СБИС можно сроком на квартал, год, два или три года. Чем больше период подписки, тем выгоднее покупка.

Есть несколько классических пакетов, но в основном пользователь сам выбирает функции, которые ему необходимы в работе. К примеру, стоимость раздела «Кадры» за год составляет 4000 руб., кадровый ЭДО — 15 000 руб., HR-отдел — 25 000 руб., а подбор персонала — 11 000 руб. Стоимость электронной подписи стартует от 300 руб. Расширения или дополнительные функции оплачиваются отдельно.

«СБИС Управление персоналом» — это отличное решение для тех, кто давно хочет провести ряд изменений в структуре коллектива, повысить эффективность и автоматизировать работу с документацией. СБИС подходит для тех, кто ценит своё время и деньги и знает, как важно правильно подобрать коллектив и грамотно управлять им.

Сбис как добавить сотрудника

ЭДО инновационный способ работы. Позволяет организовать деловую переписку с клиентами, согласовывать и подписывать договоры. Формирует быстрый и надежный обмен сообщениями внутри организации. Присутствовать на видео совещаниях отовсюду, где есть интернет.

Что представляет собой сервис

Сбис электронный документооборот ЭДО – это система, позволяющая вести с партнерами: юридическими лицами, государственными и муниципальными службами, частными лицами, сотрудниками:

• обмен первичными документами;
• согласование договоров, спецификаций, дополнительных соглашений;
• внутреннюю переписку с отделами по финансовым или административным вопросам.

Единая электронная сеть является защищенным каналом связи, не только формирующей документооборот. Использование системы дает возможность быть в курсе событий организации в режиме 24/7. Позволяет управлять бизнесом из любой точки, где есть интернет.

Функциональные возможности СБИС

На замену бумажным носителям пришел электронный документооборот. Через СБИС можно работать:

1. Штатным сотрудникам организации.

Организовать внутренний обмен письмами, заявлениями. Проводить совещания, видео конференции. Загружать со сканера, жесткого диска, из 1С или SAP акты, ТОРГ-12, счет-фактуры и выдавать их не распечатывая на принтере.

1. Руководящим работникам.

Начальникам отделов, директорам, менеджерам доступна функция планирования: календарь задач. Участвовать в торгах, организованных на основании закона № 325-ФЗ от 21.11.2011 года, имея специальный цифровой ключ подписи. Финансистам и главным бухгалтерам: передавать в соответствующие структуры отчетность, отвечать на требования ИФНС, направлять документы для камеральной проверки.

1. Сторонним представителям бизнеса.

Клиенты обмениваются сообщениями, передают на согласование и подпись контракты и отгрузочные документы. Передача происходит конфиденциально. Прочие пользователи ознакомиться с перепиской смогут после того, как им откроют доступ участники диалога.

Пользователям сервиса доступны возможности:

• Поиска, проверки надежности и платежеспособности клиента по ИНН;
• Приглашение контрагентов к электронной передаче документов;
• Хранение неограниченного количества информации;
• Входить в сервис без сложных настроек компьютера.

[attention type=green]Справка! Квалификационный ключ ЭЦП обеспечивает защиту, заверяет декларации и отчеты по работе онлайн кассы в ИФНС. Конфиденциальность создают специализированные программы криптозащиты.[/attention]

Можно ли пользоваться бесплатной версией

Порядок регистрации происходит по аналогии с созданием электронной почты. Защитить свой аккаунт можно с помощью уведомлений на номер телефона, электронный адрес.

Рис 4: демо

Подтвердив логин и пароль, пользователь получает бесплатный доступ к услугам:

• Приему электронной документации от клиентов;
• Оформления права подписи одному человеку (ЭЦП хранится на сервере СБИС);
• Сверки счетов-фактур и книг покупок/продаж с контрагентами;
• Просмотр новостной ленты по изменениям законодательства и бухгалтерского учета;
• Участия в информационных или обучающих вебинарах от СБИС.

Абонент может выставлять счета партнерам, создавать контакты, вести личный календарь задач, но без ЭЦП потребуется распечатать документы и передать их через курьера, менеджера или почтой России.

Особенности работы ЭДО в отраслях

В сервисе организованы индивидуальные разработки для всех отраслей.

Таблица 1: СБИС в отраслях

Ø Контроль остатков сырья, поставок поставщиков;

Ø Создание облачного каталога продукции;

Ø Кадровый учет сотрудников;

Ø Отслеживание процесса доставки;

Ø Складская логистика;

Стоимость подключения и обслуживания

Клиентам компания Тензор предлагает воспользоваться услугой ЭДО за 6 000 рублей в год. Стоимость включает в себя НДС. При этом подключение одного абонента обойдется в 500 рублей.

Для тех, кто ранее не пользовался услугами, потребуется приобрести сертификат. Для абонентов, которые пользуются сервисом по сдаче отчетности, дополнительных расходов делать не придется.

В целом за 6 500 рублей организация получает:

• ЭДО с сотрудниками и контрагентами;
• Обмен видео и текстовыми сообщениями;
• Создание и сдача деклараций;
• СМС оповещение.

При документообороте от 400 до 1 000 в квартал стоимость пакета (счет, накладная, акт, счет-фактура) не превышает 5 рублей. Абонент, как полноправный пользователь, сможет пригласить контрагента к электронному документообороту в СБИС.

Как начать работу в системе СБИС

Соглашение об электронном документообороте заключается после оформления заявки на сайте Тензор. Компания создает для клиента аккаунт. Выдает сертификат и ключ подписи. О том, как начать работать с ЭДО, можно узнать здесь:

Разграничение доступа в СБИС

Для полной уверенности в том, что сотрудники бухгалтерии работают исключительно с данными, которые входят в их зону ответственности, современным предприятиям необходимы инструменты для настройки прав и уровней доступа в учетных системах.

Чтобы эффективно решать эту актуальную для многих предприятий задачу, в СБИС Электронная отчетность добавлены дополнительные ограничения прав для персонала.

Новые ограничения прав доступа в СБИС

Разработчики добавили три основные категории ограничений уровней доступа пользователей:

• По компании, в или над которой работает тот или иной сотрудник;
• По подразделению, в или над которым работает тот или иной сотрудник;
• По госорганам, отчетность в которые готовит тот или иной сотрудник;
• По форме отчета, которую готовит тот или иной сотрудник.

Расскажем о новых видах ограничений в СБИС подробнее.

Ограничение прав доступа по компании

Теперь появилась возможность назначить ответственное лицо или несколько ответственных лиц, которые занимаются подготовкой отчетности и ее подачей в государственные органы по конкретной организации. Это может быть как головная компания, так и ее определенный филиал. Если речь идет об уполномоченной бухгалтерии, то здесь разделение прав доступа происходит по компаниям-клиентам.

При применении данного ограничения доступа сотрудник бухгалтерии сможет видеть сведения только по той компании (или нескольким компаниям), за которой(ыми) закреплен, и создавать отчетность только для нее (них).

Ограничение прав доступа по подразделению

Также в СБИС появилась возможность закреплять ответственное лицо или несколько ответственных лиц из департамента бухгалтерии за конкретными подразделениями. Назначенное лицо сможет готовить отчетность и подавать ее в государственные органы, не имея доступа к данным (в том числе, к их редактированию) по другим подразделениям организации, которые закреплены за другими бухгалтерами.

Ограничение прав доступа по госоргану

Еще одно удобное ограничение в СБИС – по ведомству, за подготовку и сдачу отчетности в которое отвечает тот или иной сотрудник. Например:

• Налоговая;
• ПФР;
• ФСС и др.

Таким образом, каждый работник бухгалтерии будет иметь доступ исключительно к тем сведениям, которые требуются для выполнения им его служебных обязанностей в связи с работой над отчетностью конкретного ведомства.

Ограничение прав доступа по форме отчетности

Еще одно нововведение в СБИС – ограничение уровня доступа по конкретным видам отчетности. При этом за каждым сотрудником закрепляется одна или несколько конкретных форм отчетности, и он получает доступ только к той информации, которая потребуется для их подготовки.

Настраивается данное ограничение легко – необходимо поставить галочку о запрете доступа ко всем отчетам, которые не входят в зону ответственности того или иного сотрудника.

Особенности настройки новой логики прав

Так как ограничений уровня доступа довольно много, важно не запутаться при их создании. К примеру, если настроить два правила:

• Доступ ко всей отчетности, кроме СЗВ-ТД;
• Доступ ко всем отчетам, кроме налоговой.

То на основании этих двух правил сотрудник получит доступ ко всем видам отчетности.

Вам требуется помощь в сдаче отчетности? Обратитесь к нашим специалистам прямо сейчас! Мы заполним, проверим и сдадим отчетность во все контролирующие органы без ошибок и точно в срок.