Суммированный учет рабочего времени: основные правила
Введение суммированного учета рабочего времени часто сопровождается многочисленными вопросами. Они касаются выбора подходящего графика, оплаты сверхурочных, праздничных дней и других тонкостей. Разберемся во всем по порядку.
Режим рабочего времени — что это такое?
Большинство работодателей совершают ошибку, когда путают два понятия — «суммированный учет» и «режим рабочего времени». Суммированный учет — это не режим рабочего времени, а способ ведения учета рабочего времени, способ выполнения требования, содержащегося в ст. 91 ТК РФ о том, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Понятие режима рабочего времени определяется в ст. 100 ТК РФ, где особенно следует обратить внимание на норму, которая звучит в императивном порядке: «режим рабочего времени должен предусматривать…». Далее перечисляется всё то, что должно быть прописано у работодателя в правилах внутреннего трудового распорядка или, если режим рабочего времени для работника отличается от установленных правил (например, это совместитель или работник, с которым договорились о неполном рабочем времени), в трудовом договоре:
- продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя);
- работа с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников;
- продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены);
- время начала и окончания работы;
- время перерывов в работе;
- число смен в сутки;
- чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка, трудовым договором.
Гибкий режим рабочего времени
Гибкий режим рабочего времени — это единственный режим рабочего времени, который позволяет уйти от необходимости прописывания продолжительности ежедневной работы и времени начала и окончания рабочего дня. Согласно ст. 102 ТК РФ, при работе в режиме гибкого рабочего времени начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня (смены) определяется по соглашению сторон. Работодатель обеспечивает отработку работником суммарного количества рабочих часов в течение соответствующих учетных периодов (рабочего дня, недели, месяца и других).
Чередование выходных дней и рабочих дней, продолжительность недели будут определяться в правилах трудового распорядка. Изменять график в одностороннем порядке в данном случае нельзя. Для изменения графика нужно либо спрашивать согласия работника, либо обосновывать это изменениями организационных или технологических условий труда.
Несмотря на то, что в Трудовом кодексе ни слова не сказано о том, что при гибком графике рабочего времени нужно обязательно вести суммированный учет, само по себе понятие гибкого графика предполагает введение работодателем суммированного учета рабочего времени, так как он не сможет обеспечить отработку нормы за определенный день и будет устанавливать учетный период — неделю, месяц или др.
Онлайн-обучение по актуальным темам бухгалтерского и налогового учета
Сменная работа
В ситуации с суммированным учетом рабочего времени нередко путают такие понятия, как «сменный режим работы» и «рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику». Стоит иметь в виду, что это два разных режима рабочего времени.
Ст. 103 ТК РФ определяет сменную работу как работу в две, три или четыре смены, которая «вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг».
Самое главное условие при сменной работе — это сменяемость работников (одна смена / бригада сменяет другую). При сменном режиме работодатель обязан знакомить работника с графиком смены не позднее чем за один месяц до его введения в действие. Работа в течение двух смен подряд запрещается.
Основные правила суммированного учета
Нестандартный режим рабочего времени, гибкий режим рабочего времени, скользящее предоставление выходных дней, сменный режим предполагают ведение суммированного учета рабочего времени.
Основной документ, на который необходимо в данном случае опираться, — ст. 104 ТК РФ. Она дает ответ на вопрос, в каких случаях допускается введение суммированного учета: когда не может быть соблюдена установленная для данной категории работников (включая работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда) ежедневная или еженедельная продолжительность.
Смысл суммированного учета рабочего времени заключается в выборе некого учетного периода, чтобы по его итогам продолжительность рабочего времени не превышала нормального количества рабочих часов.
Для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, Трудовой кодекс устанавливает учетный период три месяца, однако есть оговорка: у работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, в силу особенностей технологического процесса или по сезонным причинам можно увеличить такой учетный период на период больше трех месяцев, но при наличии отраслевого соглашения и коллективного договора и не более чем до одного года.
Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается.
Ведение кадрового учета без проблем
Какая продолжительность рабочего времени будет у сотрудника, работающего по графику «сутки через трое»? В данном случае нужно исходить из общепринятой нормы: нормальная продолжительность рабочего времени не превышает 40 часов в неделю. Работодатель устанавливает некий учетный период, внутри которого эти часы распределяются как угодно, главное — по итогам учетного периода выйти на норму по часам.
При этом, если работодатель берет не общепринятую продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю, а, например, 39-часовую рабочую неделю, то ему придется создавать свой производственный календарь.
В Приказе Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 № 588н озвучены правила, по которым определяется норма рабочего времени: «продолжительность рабочей недели (40, 39, 36, 30, 24 и т.д. часов) делится на 5, умножается на количество рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели конкретного месяца и из полученного количества часов вычитается количество часов в данном месяце, на которое производится сокращение рабочего времени накануне нерабочих праздничных дней».
Судебная практика показывает, что суть суммированного учета рабочего времени заключается в корректировке продолжительности отработанного времени внутри учетного периода (месяца, квартала или года), если оно отклоняется от установленной нормы, то есть переработка в одни дни компенсируется недоработкой в другие (Постановление ФАС Центрального округа от 03.07.2006 по делу N А62-5389/2005).
Суммированный учет рабочего времени, согласно ст. 104 ТК РФ, ведется в соответствии с установленными правилами внутреннего трудового распорядка.
Таким образом, для введения суммированного учета необходимо следовать определенному алгоритму:
- определить продолжительность учетного периода;
- определить норму часов за учетный период исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени;
- составить график;
- установить порядок определения сверхурочных часов;
- установить порядок оплаты сверхурочной работы и работы в выходные/нерабочие праздничные дни.
Суммированный учет: оплата сверхурочной работы
В соответствии со ст. 152 ТК РФ сверхурочная работа оплачивается не менее чем в полуторном размере — за первые два часа работы и не менее чем в двойном размере — за последующие часы. Однако в кодексе не дается ответа на более детальные вопросы: как именно оплачивать, то есть от чего брать полуторный размер?
Есть и другие сложности: чтобы разобраться, как при суммированном учете рабочего времени оплачивать часы сверхурочной работы, надо ориентироваться на выбранную систему оплаты труда — окладную или тарифную.
Так, например, если у работника окладная система труда, и оклад составляет 15 000 руб., то эту сумму работодатель выплачивает ему гарантированно. И только по окончании учетного периода, если будет сверхурочная работа, он получит оплату в виде первых двух часов в полуторном размере, а за последующие часы не менее чем в двойном размере.
Пример
Оплата за январь, февраль и март — 15 000 руб. за каждый месяц. За учетный период сотрудник сверхурочно отработал 10 часов. Ставка за 1 час работы — 100 руб. Считаем, сколько ему нужно доплатить:
2 часа * 1,5* 100 руб.= 300 руб.
8 часа * 2 * 100 руб. = 1600 руб.
Обратите внимание на то, что эксперты Роструда рекомендуют по работникам, по которым ведется суммированный учет рабочего времени, устанавливать тарифную систему оплаты труда — либо почасовую, либо поденную.
Как в этом случае нужно считать сверхурочное время?
Пример
У работника тарифная система оплаты труда, ставка за 1 час — 100 руб. Учетный период — 1 квартал. Внутри этого периода мы замечаем, что в январе сотрудник отработал по факту 150 часов, что и было заложено в график. Соответственно, по часовой ставке выплачиваем ему 15 000 руб.
В феврале вместо 148 часов, заложенных в график, сотрудник по факту отработал 156 часов (отражено в табеле). Получается 15 600 руб. При этом в марте планировались 149 часов, а по факту получился 151 час. Нужно оплатить 15 100 руб.
Евгения Конюхова, эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства, в вебинаре «Суммированный учет рабочего времени. Оформление и оплата» обращает внимание на то, что при тарифной системе оплаты труда внутри учетного периода в одинарном размере сверхурочная работа уже оплачена.
Эксперт считает, что норма из ст. 152 ТК РФ хорошо работает при окладной системе оплаты труда. Как мы убедились выше, в таком случае по итогам учетного периода нужно взять 10 часов сверхурочной работы и посчитать суммы: первые 2 часа — в полуторном размере, а остальные 8 часов — в двойном.
Но если у работника тарифная система оплаты труда, то первые 2 часа следует платить только в размере 0,5, так как одинарный размер уже был оплачен. А оставшиеся часы не в двойном размере, а в одинарном.
Так, исходя из того, что у нас было 10 часов сверхурочной работы, мы получим:
2 часа * 0,5 * 100 руб.= 100 руб.
8 часов *1 * 100 руб. = 800 руб.
Если у работника окладная система труда или месячная тарифная ставка, то нужно разобраться, как определить, сколько нужно оплачивать один час работы сверхурочной работы. Дело в том, что в Трудовом кодексе ответа на этот вопрос нет. А примеров того, как это можно реализовывать на практике, несколько.
Вариант 1: Оклад делится на количество рабочих часов в месяце, когда работник привлекался к сверхурочной работе.
Так, если оклад составляет 20 000 руб., то нужно 20 000 /160 часов = 125 руб. за час работы.
Вариант 2: Согласно Письму Минздрава РФ от 02.07.2014 N 16-4/2059436, оклад делится на среднемесячное количество часов по году (например, для работников с 40-часовой продолжительностью рабочего времени в 2020 году среднечасовое количество рабочих часов составляет 1979 часов / 12 мес. = 164,9 ч.), соответственно часовая ставка = 20 000 руб. / 164,9 = 121,28 руб.
Вариант 3: Сумма окладов, начисленных за учетный период, делится на норму рабочего времени по графику работника за учетный период в месяцах.
Вариант 4: Вся зарплата (включая доплаты, надбавки) делится на один из вышеперечисленных вариантов. Но работодатель не обязан исчислять часовую тарифную ставку исходя из всех выплат. Верховный суд считает, что достаточно только оклада.
Нередко у работодателей помимо окладов предусмотрена еще и система доплат, надбавок, в связи с чем возникает вопрос — нужно ли всю заработную плату в этом случае делить на количество часов в месяце, когда работник привлекался к сверхурочной работе или на среднемесячное количество часов по году? Ответить на этот вопрос может только сам работодатель в локальных нормативных актах (Решение Верховного Суда РФ от 21.06.2007 N ГКПИ07-516). Это рекомендуется сделать в том числе для того, чтобы избежать проблем с работниками и проверяющими.
Позиция Минзравсоцразвития заключается в том, что при суммированном учете рабочего времени исходя из определения сверхурочной работы подсчет часов переработки ведется после окончания учетного периода. В этом случае работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период оплачивается за первые два часа работы не менее чем в 1,5 размере, а за все остальные часы — не менее чем в двойном размере (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 31.08.2009 № 22-2-3363).
В зависимости от системы оплаты труда — окладной или тарифной — оплата будет либо в полуторном-двойном размере, либо в размере 0,5 и одинарном.
Но есть еще один подход, обозначенный судебной практикой (Обзор Верховного Суда Российской Федерации практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 26.02.2014)). Есть разъяснения, согласно которым в полуторном размере за первые 2 часа берется оплата сверхурочной работы, приходящиеся в среднем на каждый рабочий день учетного периода, а в двойном — за последующие часы сверхурочной работы. Но при использовании такого подхода сумма выплат за сверхурочную работу будет меньше, а потому неизбежны конфликты с работниками.
Оплата праздничных или выходных при суммированном учете
Если рабочий день сотрудника выпадает на нерабочий праздничный день, то в табеле рабочего времени проставляется код «РВ», несмотря на то, что этот рабочий день предусмотрен графиком работника. В этом случае на работника также распространяется положение ст. 153 ТК РФ об оплате работы в повышенном размере.
Согласно Рекомендациям Роструда от 02.06.2014, при введении суммированного учета рабочего времени работу в праздничные дни нужно включать в месячную норму рабочего времени.
Если работник привлекался к работе в свой выходной или в нерабочий праздничный день сверх месячной установленной ему нормы или сверх нормы в соответствии с учетным периодом, тогда такая работа будет подлежать оплате согласно ст. 153 ТК РФ. Также работник может взять другой день отдыха.
Если внутри учетного периода работодатель уже оплатил нерабочие праздничные дни, то по окончании учетного периода ему не нужно оплачивать их как сверхурочную работу. В Решении Верховного Суда РФ от 30.11.2005 N ГКПИ05-1341 дается разъяснение по этому случаю: «Поскольку правовая природа сверхурочной работы и работы в выходные и нерабочие праздничные дни едина, оплата в повышенном размере одновременно как на основании ст. 152 ТК РФ, так и ст. 153 ТК РФ будет являться необоснованной и чрезмерной».
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Суммированный учет рабочего времени в 2021 году
Рабочее время — это период, в течение которого работник должен заниматься трудовыми обязанностями, следуя правилам внутреннего распорядка и условиям трудового договора (ст. 91 ТК РФ). А работодатель обязан фиксировать время, которое отработано сотрудником фактически. Часто организации нужно установить для сотрудников специальный график и привязать к нему оплату труда, для этого применяется суммированный учет рабочего времени.
Виды учета рабочего времени
Рабочее время можно учитывать разными способами, в зависимости от специфики работы. Главная цель разных способов учета рабочего времени — обеспечить нормальную продолжительность рабочей недели (месяца, года). Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). Для этого рабочее время учитывают: поденно, понедельно или суммированно.
При поденном учете считается, что продолжительность ежедневной смены одинаковая. Самый частый вариант: 8 часов работы в день для 40-часовой рабочей недели. Тогда работа сверх этой нормы признается сверхурочной в любом случае, даже если работник таким образом пытается компенсировать недоработку предыдущего дня.
При понедельном учете важно соблюдать продолжительность рабочего времени в течение недели. Обычный вариант — 40-часовая рабочая неделя, для некоторых категорий сотрудников устанавливается более короткая рабочая неделя. В разные дни недели сотрудник может отрабатывать разное количество часов, но в сумме недельная норма должна соблюдаться. Понедельный учет подходит для гибкого графика или сменного режима
Кадровые документы, зарплата, отчетность
Справки о доходах и другие документы в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис сам заполнит справку и выведет на печать.
Суммированный учет вводится при производственной необходимости:
- если работы организованы вахтовым методом;
- при гибком графике;
- при многосменном режиме;
- при круглосуточной работе.
Суммированный учет можно ввести по всей организации или для некоторых сотрудников, а также при выполнении некоторых видов работ. Правила введения суммированного учета прописаны в ст. 104 ТК РФ.
Особенности суммированного учета рабочего времени
Если на предприятии вводится суммированный учет рабочего времени, то для этого вводится специальный рабочий график. Прежде всего устанавливается период, внутри которого будет учитываться рабочее время. Чаще всего этот учетный период связан с производственным циклом предприятия и может быть любым: неделя, месяц, квартал или полугодие, но не больше года. А для сотрудников предприятий с опасными или вредными условиями труда учетный период не должен превышать три месяца.
Также нужно установить норму рабочих часов за учетный период. Она не должна превышать нормальное число рабочих часов. Следует ориентироваться на норму 40 рабочих часов в неделю (или меньше, для некоторых категорий сотрудников), согласно ст. 91, 92 и 94 ТК РФ. В течение учетного периода все переработки должны быть компенсированы за счет недоработок.
При подсчете рабочего времени учитываются только те дни, которые сотрудник фактически отработал. Исключаются периоды любых отпусков, больничных, дни медобследования или донорские дни и т.д.
Пример расчета рабочих часов при суммированном учете
В организации принят суммированный учет рабочего времени. Учетный период — квартал. Часть сотрудников работает посменно, а часть — при обычной 5-дневной неделе продолжительностью 40 часов с двумя выходными. Для них число рабочих дней по месяцам распределяется таким образом: в апреле 2021 — 22 дня, в мае — 19 дней, в июне — 21. Итого 62 рабочих дня, из них два предпраздничных дня сокращены на один час — это 30 апреля и 11 июня. Во втором квартале норма рабочего времени будет составлять:
62 × 8 – 2 часа = 494 часов при 40-часовой рабочей неделе.
.png)
Оплата труда при суммированном учете
При суммированном учете организация оплачивает работу так, как считает для себя целесообразным. Можно установить часовые тарифные ставки или ввести должностные оклады. Размеры выплат прописываются в коллективном договоре или Положении об оплате труда. Оклад прикрепляется к той норме времени, которую сотрудник должен отработать в учетный период. В таком случае переработки будут означать рост зарплаты.
Когда человек отработал по графику за месяц все свои дни, он получает свой оклад и недоработки не возникает. По окончании учетного периода смотрите только переработку — ее оплачивайте в повышенном размере.
Фиксированная тарифная ставка очень удобна при суммированном учете. Начисление зарплаты в таком случае делается по простой формуле: Отработанные часы × Тарифная ставка.
Пример применения фиксированной ставки
В компании введен суммированный учет рабочего времени, учетный период — месяц. Сотрудник работает по часовой тарифной ставке 200 рублей. Он работает на сменном графике по 14 часов 2 дня через 2. За месяц он отработал 14 рабочих смен, итого 196 часов. Заработная плата за месяц составит 196 × 200 = 39 200 рублей.
Командировки при суммированном учете
Если сотрудник был в командировке в течение отчетного периода, нужно уменьшить его норму рабочего времени.
По стандартным правилам норму уменьшают при отсутствии сотрудника на работе, например во время болезни или отпуска. Однако в период командировки сотрудник все же выполняет свои обязанности, хоть и находится не в месте постоянной работы. По мнению Минтруда норму уменьшать все-таки надо, так как фактически сотрудник отсутствует на рабочем месте.
Вместе с тем время командировки не нужно учитывать при подсчете фактически отработанного времени для сравнения его с нормой. Это объясняется тем, что в периоде командировки за сотрудником сохраняется средний заработок, но не выплачивается зарплата.
Суммированный учет при сверхурочной работе
Суммированный учет предприятия вводят чаще всего в том случае, когда не могут предложить сотрудникам 8-часовой рабочий день без переработок. Например, курьер службы доставки пиццы может работать 12-14 часов в день. Тогда предприятие организует посменный режим, чтобы компенсировать переработки в одни дни отдыхом в другие дни. Но даже при таком режиме сотрудники иногда работают сверхурочно. Тогда за переработки они получают доплату, которая рассчитывается по итогам учетного периода.
Переработку считайте по итогам установленного учетного периода. Может получиться так, что в предпраздничный день сотрудник отработал на час больше остальных, а по итогам всего учетного периода его отработанные часы вписались в норму. В таком случае сверхурочных не будет. Это главная особенность суммированного учета.
Первые два часа переработки должны оплачиваться не менее чем в полуторном размере, а дальнейшие часы переработки — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ). Это гарантии ТК РФ, но организация может предлагать и большее вознаграждение за сверхурочную работу. Вместо выплат сотруднику можно предложить отдых на то количество часов или дней, которые он переработал.
В трудовом кодексе четко не указано, как рассчитывать сверхурочные при переработке. Если переработка составила, например, 10 часов в месяц, рекомендуем оплатить первые два часа по коэффициенту 1,5, а остальные 8 — по коэффициенту 2. Некоторые работодатели предпочитают разбивать часы переработки по сменам и использовать ставку 1,5 для большего количества часов. Суды с этим, как правило, не соглашаются.
Если рабочий день совпадает с праздничным, и это происходит в соответствии с установленным графиком рабочего времени, то этот день оплачивается обычным образом. Если же работа в праздник не входила в норму рабочего времени по графику и является переработкой, то оплата за этот день должна быть минимум вдвое больше, чем в простой день (ст. 153 ТК РФ). По желанию работника вместо денежной компенсации он может взять другой день отдыха.
Существуют ограничения по сверхурочной работе: например, нельзя превышать 4 часа переработки в двух рабочих днях подряд, а годовой предел переработки составляет 120 часов (ст. 99 ТК РФ).
Пример оплаты сверхурочной работы
На предприятии установлен суммированный учет рабочего времени и фиксированная ставка оплаты труда 200 рублей в час. Сотрудник в течение мая 2021 года отработал 160 часов, из них сверхурочно — 8 часов. Предприятие следует ТК РФ и первые два часа переработки оплачивает в полуторном размере, а последующие часы — в двойном. По фиксированной ставке рассчитаем оплату за отработанные по нормативу часы:
(160 – 8) × 200 = 30 400 рублей
Первые два часа переработки: 2 × 200 × 1,5 = 600 рублей.
Последующие часы переработки: (8 – 2) × 200 × 2 = 2 400 рублей.
Итого сотрудник получит оплату: 30 400 + 600 + 2 400= 33 400 рублей.
Оформление суммарного учета на производстве
Организация должна разработать и утвердить график работы сотрудников, для которых введен суммированный учет. График утверждается приказом руководителя, сотрудники знакомятся с графиком по правилам внутреннего распорядка.
Нужно понимать, что если график не установлен, то по закону сотрудник должен работать согласно общему рабочему режиму, который принят в организации. И тогда часы, которые он отработал сверх предусмотренной общей нормы, считаются переработкой, которая должна оплачиваться в соответствии с Трудовым кодексом.
Учитывайте рабочее время в онлайн-сервисе Контур.Бухгалтерия: он подходит для всех видов учета рабочего времени. В Контур.Бухгалтерии легко начислять зарплату, вести бухучет, платить налоги и отправлять отчетность.
Ключевые показатели деятельности Кеу Performance Indicator KPI
Ключевые показатели деятельности (Кеу
Performance Indicator, KPI*)
— эффективный инструмент управления деятельностью предприятия и его
развитием. Для компаний, осуществляющих свою деятельность (или ее
значительную часть) в проектной форме, использование КПД имеет целый ряд
особенностей, связанных как с их составом, так и с методами их измерения.
Статья посвящена различным аспектам применения КПД в
проектно-ориентированной компании, в том числе для формирования стандарта
управления проектами предприятия.
Проектно-ориентированная компания — это
компания, осуществляющая свою деятельность преимущественно в проектной
форме. Выбор такой формы существования определяется характером ее бизнеса и
прежде всего предполагает получение доходов за счет создания для клиентов
уникальных продуктов или оказания им уникальных услуг. Уникальность
накладывает особый отпечаток на все стороны деятельности предприятия — от
стратегии на рынке до операционного уровня деловых процессов.
Степень успешности работы
проектно-ориентированной компании, как и любой другой, может быть измерена с
помощью системы ключевых показателей деятельности (КПД). Однако проектная
форма деятельности проявляется и в номенклатуре КПД, и в их структуре, и в
способах получения их значений. Рассмотрим систему КПД, которая, по мнению
автора, может выступать как универсальная, но, возможно, неполная, модель
для проектно-ориентированной компании.
Что такое «система сбалансированных
показателей»
Ключевые показатели деятельности — это
количественные индикаторы, позволяющие измерять степень успешности
деятельности компании в настоящем и строить прогнозы. КПД предназначены для
руководства компании в качестве инструмента поддержки определения и
мониторинга стратегических целей, принятия решений в процессе управления
деятельностью компании. КПД фокусируют внимание руководителей на наиболее
критичных вопросах.
Рассмотрим пример. Для принятия решений
о выходе с новой услугой на новые рынки может использоваться таблица
решений, построенная на основании двух КПД:
привлекательность услуги для клиента;
привлекательность рынка для компании.
Значения КПД оцениваются экспертами по
десятибалльной шкале. Цвет ячейки (красный, желтый, зеленый) соответствует
целесообразности принятия положительного решения.
Для того чтобы обеспечить максимальную
эффективность КПД как инструмента управления компанией, необходимо добиться
выполнения двух требований:
полнота и правильность отражения в КПД требований бизнеса компании;
соответствие (возможность привязки) КПД системе управления компании.
Поэтому при разработке КПД необходимо
исходить прежде всего из бизнес-целей компании и потребностей топ-менеджеров
в информации, которая помогла бы им в принятии управленческих решений. Это
означает, что каждый разрабатываемый КПД создается для конкретного
руководителя верхнего уровня управления и привязывается к конкретной цели в
иерархии целей компании.
Иерархию целей при разработке КПД
целесообразно ограничивать двумя уровнями:
уровень бизнес-целей (стратегический уровень);
уровень критических факторов успеха (тактический уровень).
На стратегическом уровне формулируются
цели компании для текущего этапа ее развития (бизнес-цели). На тактическом
уровне определяются области деятельности компании, критичные с точки зрения
достижения бизнес-целей («критические факторы успеха», КФУ).
Для каждого критического фактора успеха
на уровне оценок определяются количественные индикаторы, позволяющие
измерять степень достижения успеха. Наконец, на оперативном уровне для
каждого КПД определяется его целевое значение и мероприятия, которые
необходимо провести для достижения этих целевых значений, а также
ответственные за эти мероприятия.
Сбалансированность системы КПД
обеспечивается использованием показателей, отражающих различные
характеристики деятельности компании. К ним относятся: финансовые
результаты, отношения с клиентами, производственная деятельность, обучение и
развитие.
Система КПД должна основываться не
только на данных, поступающих из различных подразделений, но и на внешней по
отношению к компании информации. При этом соответствующие КПД будут отражать
положение компании на рынке. Создаваемые КПД должны быть измеримыми,
доступными для мониторинга и выражаться в единицах измерения, позволяющих
сопоставлять их с различными ориентирами. Структура КПД должна обеспечивать
возможность выбора уровня детализации или разреза представления информации.
Состав системы КПД уникален для каждого
конкретного случая хотя бы уже потому, что уникальным является положение
каждой компании в данное время и в данных обстоятельствах. Однако
проектно-ориентированные компании обладают рядом общих особенностей, которые
привносят в уникальный набор КПД каждой компании некоторый типовой
компонент, обусловливаемый именно этими особенностями.
Расчеты
для проектно-ориентированной компании
Наиболее заметно особенности
проектно-ориентированной компании проявляются в следующих областях.
В организационной структуре компании, предполагающей возможность
свободного манипулирования человеческими ресурсами в проектах вне
зависимости от закрепления их за теми или иными функциональными
подразделениями.
В структуре бюджета компании, опирающейся на бюджеты отдельных проектов.
В системе требований к персоналу, который должен обладать уникальной
совокупностью навыков и умений, и в системе мотивации, которая должна
соответствовать этим требованиям.
В организации деловых процессов, исходящей из наличия жестких требований
к срокам выполнения и бюджетам проектов, а также к качеству результата.
Соответственно и типовые КПД для
проектно-ориентированных компаний главным образом относятся к этим областям.
КПД для
организационной структуры
В значительной степени успешность
проектно-ориентированной компании зависит от того, насколько хорошо
используются человеческие ресурсы. Для проектно-ориентированных компаний
характерно использование матричных организационных структур, предполагающих
формирование на базе постоянных функциональных подразделений компании
временных коллективов, создаваемых под конкретные проекты. При использовании
таких структур усложняются как распределение ресурсов, так и процедуры
управления. Соответственно, важнейшими показателями являются проектная
утилизация персонала и доля объема работ в проектах, приходящаяся на
управленческий персонал проектов.
Утилизация показывает эффективность
использования ресурсов и сигнализирует либо о слабой загрузке персонала и
необходимости повышения качества ресурсного планирования, либо, наоборот, о
необходимости привлечения дополнительных рабочих ресурсов.
[Утилизация] = 100% * [Рабочее
время, затраченное сотрудниками в рамках проектов] / [Общий фонд рабочего
времени]
Доля объема работ, приходящаяся на
управленческий персонал проектов, характеризует зрелость процессов
управления проектами, использование стандартных процедур, шаблонов
документов.
[Доля объема работ, приходящаяся на
управленческий персонал проектов] = 100% * [Рабочее время, затраченное
управленческим персоналом проектов] / [Общий фонд рабочего времени проектов]
Формулы этих показателей достаточно
тривиальны, а сложности с их вычислением лежат в области сбора исходных
данных, необходимых для расчета. И хотя планирование и учет ресурсов — одни
из краеугольных камней управления проектами, в реальной практике наладить
учет рабочего времени в проектах не так-то просто (см., например, [1]) .
Попроектное планирование и учет рабочего времени, консолидация плановых и
учетных данных в масштабах всей компании, анализ информации в различных
аспектах (подразделения, направления деятельности, типы проектов) требуют
применения полноценных инструментов управления ресурсами. Конфликты
ресурсов, весьма вероятные при уровне утилизации выше 70-80%, требуют
использования четких процедур функционирования команды проекта — от
процессов ее формирования и роспуска до процедур учета и отчетности.
Очевидно, эти процессы и процедуры не могут замыкаться внутри проекта и
должны затрагивать более общий контекст корпоративных отношений [2].
КПД для бюджета
В проектно-ориентированной компании
центрами затрат и прибылей являются проекты, поэтому для всех финансовых
показателей компании проекты рассматриваются в качестве важнейшего
аналитического разреза. Но, кроме того, существует целый ряд бюджетных
показателей, характерных именно для проектно-ориентированной компании. К ним
относятся, например, доля своих ресурсов в проекте, доля накладных затрат в
проекте, экономия резервных фондов проекта и т. д.
Являясь самостоятельным центром затрат
и прибыли, проект тем не менее обычно «принадлежит» одному из подразделений
компании, то есть попадает в зону его прямой ответственности. При этом в
проект могут привлекаться ресурсы из других подразделений. Соотношение
«своих» и «чужих» ресурсов в проекте показывает, во-первых, насколько
разумно сформирована постоянная организационная структура компании
(департаменты, отделы), соответствует ли она реальной структуре бизнеса, а
также правильно ли в компании формируются центры ответственности за проекты.
[Доля своих ресурсов в проекте]
= 100% * [Собственные ресурсы подразделения, используемые в проекте] / [Все
ресурсы, используемые в проекте]
По сравнению с обычной функциональной
организационной структурой матричная модель требует применения более сложных
управленческих механизмов и является более дорогой. При определенных
условиях ее себестоимость может превысить возможности компании.
Это могут быть как внешние условия,
связанные с бизнесом компании, так и условия внутренние, например
использование неадекватного бюрократического аппарата. Индикатором этой
ситуации является показатель «Доля накладных затрат в проекте».
[Доля накладных затрат в проекте]
= 100% * [Накладные затраты в проекте] / [Все затраты в проекте]
Уникальность, неповторяемость проектов
диктует необходимость закладывать в бюджеты проектов резервы, покрывающие
неизбежные в этих случаях риски [3]. Показатель «Экономия резервных фондов
проекта» позволяет судить, насколько грамотно в компании реализуется
управление рисками проектов. С другой стороны, использование этого
показателя позволяет оптимизировать политику компании в области
ценообразования и управления ресурсами.
[Экономия резервных фондов проекта]
= 100% * ([Выделено резервов] — [Израсходовано резервов]) / [Выделено
резервов]
Отметим, что ко всем показателям этой
группы в полной мере относится замечание, сделанное в предыдущем разделе:
простота расчета сочетается с повышенными требованиями к процедурам сбора
исходных данных.
КПД для персонала
Для проектно-ориентированной компании
принципиальным условием ее успешного существования является наличие
специалистов, отвечающих определенному набору требований к компетенции.
Поэтому важным показателем служит уровень квалификации по различным
категориям персонала компании (администраторы, руководители проектов,
консультанты и т. д.).
Однако успех определяется не только
квалификацией, но и степенью заинтересованности персонала, что особенно
важно в командной работе. Для того чтобы регулировать мотивацию персонала,
может рассматриваться такой показатель, как доля премии в общем доходе
сотрудников.
[Доля
премии в общем доходе] = 100% * [Выплачено сотруднику в виде премий] /
[Общий доход сотрудника]
Необходимо учитывать также, что
значительная часть работы даже в проектно-ориентированной компании
выполняется в непроектной форме. Некоторые категории персонала либо вообще
не принимают участия в проектах, либо работают в проектах лишь часть своего
времени. Отсюда возникает задача выравнивания мотивации персонала к любому
виду деятельности в компании. Для отслеживания правильности этого баланса
может применяться специальный коэффициент, характеризующий соотношение
проектного и непроектного премиального фонда (на рубль затрат).
[Коэффициент выравнивания мотивации]
= ([Проектный премиальный фонд] / (сотрудники ([Проектное время] *
[Почасовая ставка])) / ([Непроектный премиальный фонд] / (сотрудники
([Непроектное время] * [Почасовая ставка]))
КПД для бизнес-процессов
Главной особенностью бизнес-процессов
проектно-ориентированной компании является их стандартная структура и
стандартные ограничения. Именно эти стандартные ограничения по времени и
стоимости реализации проектов и по качеству результатов и могут быть
использованы для построения обобщенного показателя, характеризующего деловые
процессы проектно-ориентированной компании через оценку возникающих
отклонений [4].
[Проектные
отклонения] = (К1 * [Отклонение по времени] + К2 * [Отклонение по
стоимости] + К3 * [Отклонение по качеству продукта]) / (К1 + К2 + К3)
Значения измерителей (частные
отклонения) могут рассчитываться на основании специальных шкал, позволяющих
классифицировать отклонения с точки зрения тяжести их последствий, например
так:
1 — плановые потери (учтены в плане управления проектом);
2 — допустимые потери (незначительные незапланированные затраты);
3 — нежелательные потери (значительные незапланированные затраты);
5 — недопустимые потери (незапланированные затраты, которые являются
неприемлемыми для одного или нескольких участников проекта).
Коэффициенты (К1, К2, К3) выбираются
исходя из того, насколько критичным является для бизнеса компании тот или
иной вид отклонений.
Процедуры и решения
Бизнес-процессы в
проектно-ориентированной компании осуществляются в соответствии с принятыми
в этой компании правилами и стандартами управления проектами. Напомним, что
по общепризнанной методологии РМВоК [5] процессная модель проекта включает
несколько стандартных стадий (инициализация, планирование, выполнение,
контроль, завершение), каждая из которых предполагает выполнение
определенных функций, связанных с управлением временными и стоимостными
параметрами проекта, с управлением рисками, контрактами, качеством и т. д.
Именно к этим стадиям и функциям и должно быть привязано использование КПД и
получение их фактических значений.
Отметим, что речь здесь идет не только
о КПД, специфических для проектно-ориентированных компаний. Проиллюстрируем
это положение на примере показателя «Рентабельность продукта», для расчета
которого используется более мелкий показатель «Затраты на установку».
Исходя из целевого значения
рентабельности на стадии инициализации проекта по установке продукта может
быть определено нормативное значение затрат на установку. Далее на этапе
планирования это значение уточняется исходя из конкретных обстоятельств, и
формируется плановое значение затрат. На стадиях выполнения и контроля
определяются и согласуются фактические затраты по отдельным статьям. И
наконец, на стадии завершения проекта вычисляются общие затраты по проекту.
Однако многообразие процессов
управления проектами не исчерпывается стадиями и функциями управления. На
управленческий цикл проекта накладывается цикл технологический, связанный,
например, со стадиями жизненного цикла продукта [5]. А следовательно,
система отчетности по показателям в проектно-ориентированной компании должна
учитывать информацию, порождаемую как в рамках управленческого цикла, так и
в рамках технологического цикла. Это приводит к необходимости интеграции
информации, поступающей из различных учетных систем, в том числе системы
управления проектами, в рамках единого хранилища данных.
В заключение отметим, что использование
КПД ориентировано прежде всего на принятие бизнес-решений. Например, по
результатам оценки динамики показателя «Рентабельность продукта» могут
приниматься такие решения, как снятие продукта с производства или уход с
того или иного рынка. Поэтому эти показатели ориентированы прежде всего на
службы, отвечающие за развитие бизнеса компании (маркетинговая служба,
служба продаж, служба развития).
Однако потребителями КПД являются и те
подразделения, в обязанности которых напрямую не входит принятие
бизнес-решений (служба качества, служба управления проектами, ИТ-служба).
Решения, принимаемые этими службами, лежат в организационной плоскости, и
КПД для них являются критериями оптимальности бизнес-процессов компании
вообще и процессов реализации проектов в частности.
Итак, мы рассмотрели несколько
показателей, которые в той или иной комбинации могут войти в систему
сбалансированных показателей деятельности проектно-ориентированной компании.
Все эти показатели относятся к области организации производственной
деятельности компании, и это понятно, так как специфика проектного
управления проявляется главным образом именно здесь.
Также очевидно и наличие зависимостей
между этими показателями и показателями, относящимися к другим группам
(финансовыми показателями, показателями отношений с клиентами). Например,
утилизация влияет на все финансовые показатели, связанные с оценкой
эффективности использования персонала (доходность на сотрудника и т. п.), а
от величины проектных отклонений напрямую зависит степень удовлетворенности
клиентов.
Эти соображения и позволяют говорить о
том, что рассмотренные специфические показатели проектного управления
являются естественным и необходимым элементом системы сбалансированных
показателей деятельности проектно-ориентированной компании.
Сгорают ли отгулы за переработку?
За время службы я накопил 350 часов переработки и решил их потратить. Когда писал рапорт об отпуске, то в нем же попросил несколько дополнительных дней отдыха как компенсацию за переработку.
В отделе кадров рапорт не приняли и попросили написать два отдельных: один — об отпуске, второй — о том, что я прошу дополнительные дни. Потом сказали, что компенсацию за переработку им считать долго. Предложили отгулять отпуск, а затем прийти снова и обсудить отгулы.
Я так и сделал, но, когда пришел, мне заявили: «Раз вы уже отгуляли отпуск, то все часы переработки сгорели и отгулы не положены». Как такое возможно и законно ли это?
Вы правы, за работу сверх нормы полагается дополнительное время отдыха — по-простому отгул. Порядок, по которому работодатель предоставляет отгулы, бывает разным. Он зависит от того, где и как вы трудитесь: работаете по трудовому договору или служите по контракту.
Вы пишете, что подавали рапорт о том, чтобы вам предоставили отгулы. В трудовом кодексе аналогичный документ называется заявлением — его пишут те, кто работает по трудовому договору. А рапорт используют пожарные, военные, полицейские и другие сотрудники правоохранительных структур. То есть те, кто служит по контракту. Но иногда частные организации, обычно охранные, копируют делопроизводство правоохранительных органов и называют заявление рапортом.
Я не знаю, был ваш рапорт заявлением или действительно рапортом. И могу только предполагать, работаете вы по договору или служите по контракту. Поэтому расскажу, как потратить отгулы в том и другом случае.
Что положено за переработки, если вы работаете по договору
Если вы работаете по трудовому договору, то на вас распространяются условия трудового кодекса. По нему отгулы положены в двух случаях: за сверхурочную работу либо работу в выходные или праздники.
Сверхурочная работа — это та, которую работодатель попросил сделать до начала рабочего дня, в обед или после того, как рабочий день закончился. Допустим, вы работаете с 09:00 до 18:00. Если вас попросили прийти к 08:00 или задержаться до 20:00, то лишний час считается сверхурочной работой.
По закону первые два часа такой работы в день оплачиваются в полуторном размере. То есть в 1,5 раза больше, чем ваше обычное рабочее время. А все остальные часы — в двойном размере. И это минимум: некоторые работодатели платят еще больше и прописывают это в договорах с сотрудниками. Но платить меньше незаконно.
Предположим, сотрудник зарабатывает 50 000 Р в месяц, и в июне, где было 22 рабочих дня, он переработал один лишний час. Разделим 50 000 Р на 22 дня и на 8 часов — столько длится стандартный рабочий день. Получим 284 Р — это стоимость его обычного рабочего часа в июне. Значит, за час переработки он должен получить минимум 426 Р .
Если сотрудник хочет, вместо денег работодатель может дать ему отгул. По времени он должен длиться столько часов, сколько переработка. Или даже больше, если работодатель прописал это в трудовом договоре.
Допустим, сотрудник переработал 4 часа — он может 4 дня уходить на час раньше или приходить на час позже. Или один раз уйти сразу после обеда.
А если сверхурочных часов столько же или больше, чем в рабочем дне, он может взять целые дни отгулов. Предположим, у него накопилось 42 сверхурочных часа, а стандартный рабочий день — 8 часов. Он может взять 5 полных дней, а потом в какой-то день отработать на 2 часа меньше. А может уходить на час раньше 42 рабочих дня.
В общем, отгул — это не обязательно целый день: можно по-разному комбинировать часы отдыха. Главное — заранее согласовать это с работодателем: в трудовом кодексе не сказано, как именно использовать отгулы.
Работа в выходные и праздники по просьбе работодателя оплачивается минимум в двойном размере. Причем с учетом премий и доплат, а не только оклада.
Но если сотрудник захочет, ему могут оплатить ее в одинарном размере, а потом предоставить день отдыха. Это выгодно: даже если он работал в выходной только несколько часов, ему все равно положен целый день отгула.
Допустим, в марте сотрудник один раз отработал в выходной — неважно, весь день или 1 час. В этом месяце он получит не только стандартный оклад, но и еще одну дневную ставку. Предположим, после этого он возьмет один дополнительный выходной в апреле. Его апрельский оклад не уменьшится.
Могут ли сгореть отгулы по трудовому кодексу
В трудовом кодексе нет ограничений по срокам, когда можно использовать отгул. Если вы работаете по договору, то можете брать отгулы в любое время, пока не уволитесь.
Но у судов нет единого мнения, сгорают неиспользованные отгулы, когда вы увольняетесь, или нет. Хотя Минтруд в январе 2020 года решил, что не могут.
В Самаре один работник не использовал дни отдыха, которые полагались за работу в выходные и праздники. Когда он уволился, то обратился в суд и потребовал, чтобы работодатель выплатил ему денежную компенсацию за эти отгулы. Самарский областной суд ему отказал: по закону работодатель не обязан компенсировать такие отгулы, а работник сам виноват, что их не использовал. Если он не собирался это делать, выбрал бы лучше оплату переработок в двойном размере.
Но есть и противоположная практика. В аналогичной ситуации второй кассационный суд удовлетворил иск сотрудницы к бывшему работодателю, и тот компенсировал ей отгулы деньгами.
Есть ли отгулы у тех, кто служит по контракту
Тем, кто служит по контракту в госструктурах, тоже положены отгулы: за работу сверх нормы и в выходные и праздники. Но правила, как они предоставляются, прописаны не в трудовом кодексе, а в ведомственном акте. У каждого ведомства он свой, но правила в целом похожи. Расскажу, каковы они для полицейских, пожарных и военных — это основная масса тех, кто служит по контракту.
У полицейских и пожарных отгулы рассчитываются так: за 1 час сверхурочной работы положен 1 час отдыха. А за день работы в выходной или праздник — один дополнительный выходной.
У военных переработку учитывают в часах, но отгулы дают только в виде целых дней. То есть отгул можно взять, когда количество часов переработки станет равно количеству часов дневной службы. И военный должен использовать сразу весь день отгула, а не отдыхать несколько дней по часу.
Полицейским, пожарным и военным можно брать отгулы на той же неделе, когда была переработка. Если так не получается, то часы отгулов суммируются и добавляются к ежегодному оплачиваемому отпуску.
К отпуску военных можно присоединить до 30 дней отгулов — остальные сгорают. А вот для пожарных и полицейских ограничений нет.
Могут ли сгореть отгулы у тех, кто служит по контракту
Отгулы у полицейских, пожарных и военных могут сгореть. Я уже упомянул, что у военных это бывает, если они пытаются присоединить к отпуску больше 30 дней. Рассказываю, когда еще это происходит.
Полицейские могут присоединить отгулы за год только к ближайшему отпуску — в том же году или следующем. Если не использовать их до конца следующего года, то они пропадут.
Допустим, служащий был в отпуске в феврале 2021 года. Отгулы, которые он заработает после февраля, можно присоединить к отпуску, который будет не позднее 31 декабря 2022 года. А к отпуску в 2023 году — уже нельзя.
Так, сотрудник следственного отдела из Улан-Удэ копил часы переработок с 2012 по 2015 год. Все это время он каждый год ходил в отпуск, но не присоединял к нему отгулы.
В 2015 году он собрался в очередной отпуск и наконец подал рапорт, чтобы ему дали отгулы за все четыре года. Но начальник предоставил их только за 2014 год. А дни отдыха за 2012 и 2013 годы сгорели.
Сотрудник пошел по судам. Суд первой инстанции не удовлетворил его иск, а апелляционный суд это сделал. В итоге точку поставил Верховный суд. Он пояснил, что отгулы, которые сотрудник ОВД не присоединил к предыдущим отпускам, прибавить к следующему нельзя. И отказал истцу.
Военный может присоединять отгулы к отпуску в текущем году или до конца следующего, если отпуск в текущем он перенес.
Предположим, военный вообще не уходил в отпуск в 2020 году, а перенес его на 2021 год. К нему он и может присоединить дни отдыха.
Нигде прямо не указано, что военный должен сам проявлять инициативу и просить предоставить отгул. Но суды считают, что это так.
В 2019 году одному военному полагались отгулы за переработки. Он сходил в отпуск, но дни отдыха к нему не присоединил. А в 2020 году написал рапорт, что увольняется, но до увольнения попросил предоставить ему отгулы. Начальник ему отказал, и тот подал в суд.
Суд первой инстанции посчитал, что это незаконно. А суды апелляционной и кассационной инстанций решили иначе. Они объяснили это так: военный может получить сутки дополнительного отдыха в 2020 году, только если в 2019 он перенес отпуск. Для этого он должен подать соответствующий рапорт. А истец использовал отпуск, сначала отрапортовал, что уволился, и рапорт об отгулах не подавал. Значит, они ему не положены.
Для пожарных действует аналогичный порядок. Им желательно использовать отгул на неделе, когда была переработка. Когда это невозможно, отгулы суммируются и присоединяются к отпуску, если сотрудник подаст об этом рапорт. Главное — написать его в том же году, когда была переработка, или до конца следующего.
Один пожарный из Кирова не успел это сделать и уволился. Районный суд отказал ему в отгулах.
Что можно сделать
Если вы работаете по трудовому договору, то ваши отношения с работодателем регулирует трудовой кодекс. Отгулы не могли сгореть, и вы можете писать новое заявление, чтобы вам их предоставили. А если работодатель откажется, можно пожаловаться на него в инспекцию труда.
Если вы служите по контракту в силовой структуре, то право на отгулы действительно могло прекратиться. Обратитесь в профсоюз, отдел кадров или к ведомственному юристу и спросите, в каком нормативном акте почитать про компенсацию за переработки. Если там будет указано, что неиспользованные отгулы можно присоединить только к следующему ежегодному отпуску, то они действительно сгорели.
Но в большинстве ведомств их можно приплюсовать к отпуску в следующем году. Тогда у вас останется право хотя бы на часть отгулов. Если вам в них откажут, вы можете пожаловаться в Генпрокуратуру. Но учтите, что для военных она специальная — военная.