Учетные регистры: сущность, значение и виды
Для учета и регистрации хозяйственных операций предприятия применяют разнообразные по форме, содержанию, способу отображения и нагромождению информации учетные регистры. Состав учетных регистров, которые ведутся на конкретном предприятии, зависит от принятой на предприятии формы бухгалтерского учета.
Под словом «регистр» в бухгалтерском учете понимают различные виды таблиц, в которые записывают данные с первичных документов.
Записи в учетных регистрах базируются на информации из тщательным образом проверенных первичных документов, оттого и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении результатов хозяйствования.
Учетные регистры являются носителями данных определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой информации об активах, капитале и обязательстве экономического субъекта.
Они служат для отображения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.
Классификация учетных регистров отображена на рисунке:
Хронологические учетные регистры — это регистры, в которых записи осуществляются в хронологической последовательности, то есть в порядке осуществления операций (регистрационные журналы, кассовая книга и тому подобное). Хронологические книги обычно называются журналами или дневниками.
В систематических учетных регистрах отображают в определенной последовательности с определенной группировкой однородные по экономическому содержанию операции (заполнение данных в кассовой книге в пределах дня). Книги систематической записи обычно называются Главными.
Комбинируемыми называются регистры, в которых записи делают одновременно в хронологическом и систематическом порядке (журналы-ордера, ведомости). Книги сводной записи носят обычно название балансов-оборотов или ведомостей-оборотов.
Синтетические учетные регистры — это регистры, в которых учет ведут по синтетическим счетам.
Аналитические учетные регистры — это регистры, в которых учет ведут по аналитическим счетам. В аналитические учетные регистры данные подают в натуральных, трудовых и денежном измерениях. Аналитическая регистрация является отделенной детальной регистрацией изменений, которые происходят в любой отдельной части баланса. При аналитической регистрации коллективные счета синтетической регистрации получают последующее расчленение на их составные детальные или специальные счета следующих порядков.
Бухгалтерские книги — это листы бумаги специально разграфленные, в которых отображают данные о наличии хозяйственных средств, источников их формирования и хозяйственные процессы по синтетическим и аналитическим счетам. Например, кассовая книга предназначена для учета поступления и выплат наличности из кассы; книга депонируемых сумм предназначена для аналитического учета невыплаченной (депонируемой) заработной платы; в Главной книге дается информация о сальдо и оборотах по синтетическим счетам бухгалтерского учета за отчетный период (ежемесячно). Бухгалтерские книги непременно должны быть прошнурованы, пронумерованы, на последней странице книги указывают общее количество страниц и заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера и печатью предприятия.
Карточки — это таблицы специальной формы и стандартных размеров, изготовленные на плотной бумаге и предназначенные для регистрации хозяйственных средств (инвентарные карточки учета основных средств, карточки складского учета материалов и тому подобное). Сохраняют карточки в картотеках. При открытии карточки в бухгалтерии ее регистрируют в специальном журнале, им присваивают порядковый номер, который отвечает их регистрационному номеру в журнале. Зарегистрированные карточки под расписку передают материально ответственному лицу. Карточки широко используют для аналитического учета товарно-материальных запасов предприятия.
Сводные листы (ведомости) — это отдельные таблицы различного формата со специальным графлением (журналы-ордера, мемориальные ордера, оборотные ведомости и тому подобное). Их используют для ведения как синтетического, так и аналитического учета. Записи в отдельных ведомостях осуществляют на основании данных первичных документов.
По завершении отчетного периода (месяца, года) и составления баланса книги, карточки и отдельные сведения закрывают путем вычисления итогов по каждому счету и записи суммы остатка.
В односторонних учетных регистрах предоставляют данные о хозяйственной операции, сумму которой записывают по дебету или по кредиту соответствующего счета. Примером одностороннего учетного регистра является кассовая книга.
Двусторонние учетные регистры состоят из двух частей: в одной части дают данные о дебетовых оборотах на счете, а во второй — о кредитовых оборотах на этом счете (карточка складского учета материалов).
Многографные учетные регистры — это регистры, в которых одна из граф (чаще всего дебетовая) разделена на несколько. К такому виду учетных регистров принадлежит Главная книга.
Шахматные учетные регистры построены по принципу шахматной доски. Записи в таких регистрах делают в клетке, что расположена на пересечении столбика и строки таблицы, которые отвечают дебетовому и кредитовому обороту на соответствующих счетах.
Выбираем регистры для бухгалтерского учета
Регистры бухгалтерского учета — это специальные документы, предназначенные для систематизации, накопления и обобщения информации о финансовой и хозяйственной деятельности. К ним относят:
- книги;
- журналы;
- ведомости;
- карточки и др.
Учетные регистры в бухгалтерии
Все факты хозяйственной жизни учреждения подтверждают соответствующими первичными документами. Недопустимо внесение хозяйственных операций и записей в бухучет без первички. Фактически учетные регистры — это и есть внутренние документы, которые бухгалтер формирует самостоятельно для подтверждения операций финансово-хозяйственной деятельности организации. Информация, содержащаяся в первичной документации, подлежит специальной регистрации, обобщению и накоплению в особых журналах, ведомостях, книгах и карточках бухучета.
На практике учетные регистры в бухгалтерском учете используются для отражения бухгалтерских проводок и регистрации первичных документов. Информация систематизируется для дальнейшего отражения на счетах бухучета. Бухгалтерские внутренние документы — это основа для формирования достоверной бухгалтерской отчетности и отдельных отчетных форм для управленческой деятельности.
Вести регистры бухучета допустимо не только в бумажной форме, но и в электронном варианте. Например, с использованием специализированных программ или сайтов. Электронные учетные документы заверяют электронной подписью ответственного лица (руководителя и главбуха).
Используйте бесплатный доступ в КонсультантПлюс, чтобы скачать актуальные бланки и найти инструкции по их заполнению.
Виды регистров бухучета
Бухгалтерскую документацию и учетные регистры бухгалтерского учета применяют для накопления и систематизации информации, содержащейся в первичных бланках, принятых к бухучету в организации. Это довольно обобщенное понятие.
Вот пример: для формирования финансовой отчетности, в частности годового баланса, бухгалтер формирует оборотно-сальдовые ведомости по счетам бухучета. Показатели, содержащиеся в ОСВ, вносятся в отчетную форму в соответствии с установленными требованиями. В этом примере ОСВ является бухрегистром.
При классификации по назначению учетные регистры подразделяются на:
- хронологические — это формы, в которых регистрация бухданных ведется исключительно в хронологическом порядке, без какой-либо дополнительной детализации, как пример — кассовая книга;
- систематические — в таких документах информация вносится в разрезе счетов бухучета, это главная книга, шахматная ведомость;
- синхронистические — отдельный вид документов, в которых объединены принципы отражения бухданных систематических и хронологических РБУ, то есть в такие документы информацию вносят в разрезе счетов в хронологическом порядке. Примером являются любые журналы-ордера.
По объему содержащейся бухинформации:
- аналитические — РБУ, для которых предусматривается детализация в разрезе одного счета по аналитическим показателям: в разрезе объектов ОС и МЗ, по материально ответственным лицам, номенклатурам, местам хранения и так далее;
- синтетические — РБУ, в которых информация сгруппирована по счетам бухучета, то есть однотипные операции в денежном выражении отражаются в обобщенном виде (главная книга);
- комплексные — РБУ, в которых объединены синтетические и аналитические принципы составления, пример — журнал-ордер.
В бухучете предусмотрены и другие классификации РБУ. Например, по формам построения выделяют:
- односторонние;
- двухсторонние;
- шахматные ведомости.
По способу заполнения:
- заполненные от руки;
- при помощи печатных машин или компьютера;
- смешанный способ.
Приведем пример, что такое регистры бухгалтерского учета по форме или внешнему виду документа:
- ведомость;
- книга;
- журнал;
- карточка.
Весь список регистров бухучета для учетной политики в виде блок-схемы:
Бюджетный учет
По сути, содержание учетных регистров является индивидуальным для каждого экономического субъекта: организации самостоятельно разрабатывают и утверждают бухрегистры, которые будут использоваться в учете. Такое правило определено в законе № 402-ФЗ. Но есть исключения. Для государственных и муниципальных учреждений бланки разрабатываются и рекомендуются вышестоящими министерствами и ведомствами. Например, Министерством финансов России либо органами исполнительной власти.
Бюджетники работают по унифицированной документации. Бланки закреплены в Приказе Минфина № 52н. Действующий перечень:
Журнал по счету «Касса»
Журнал операций с безналичными денежными средствами
Журнал расчетов с подотчетными лицами
Журнал расчетов с поставщиками и подрядчиками
Журнал расчетов с дебиторами по доходам
Журнал операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям
Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов
Журнал по прочим операциям
Иные формы документов, предусмотренные инструкцией № 157н
Унифицированный бланк журнала операций для учреждений бюджетной сферы
Бюджетники вправе применять дополнительные бухгалтерские документы, необходимые для систематизации информации о фактах хозяйственной деятельности, полученных ценностях, оформленной документации. Бухрегистры ведут как в специальной программе, так и на бумаге по установленной форме. Разрабатывая дополнительные бланки и формы, следует учитывать обязательные требования к реквизитам учетной документации. Список обязательных реквизитов закреплен в ч. 4 ст. 10 закона № 402-ФЗ, п. 11 инструкции № 157н.
Учет в некоммерческой организации
Бухгалтерские документы НКО, как и организаций коммерческого сектора, унифицированных форматов не имеют. Каждый экономический субъект самостоятельно разрабатывает структуру учетной документации, а правильность отражения хозяйственных операций в регистрах обеспечивают те лица, которые их составили и подписали.
В Приказе Минфина № 94н приводится перечень бухрегистров для организации:
Движение наличных в кассе организации за отчетный период
Безналичные операции, движение денежных средств по расчетным счетам
Операции на специальных банковских счетах компании
Займы и кредиты, классифицированные по срокам обращения (краткосрочные и долгосрочные)
Аналитика операций по расходам предприятия
Расчеты с поставщиками и подрядчиками
Расчеты с подотчетниками
Расчеты с покупателями, с бюджетом, дебиторами, кредиторами
Отражение операций по внутрихозяйственным расчетам
20, 21, 23, 25, 26, 29, 69, 70, 94, 96, 97
Журнал учета расходов на основное производство с кредитом соответствующих счетов (операции по ОПР, ОХР, заработная плата персонала, страховые взносы и налоговые отчисления, вспомогательное производство и так далее)
40, 41, 43, 45, 46, 62, 90
Отражение информации о готовой продукции, реализации, прямых продажах
Сведения о целевом финансировании
Операции с основными фондами, начисление амортизации, взносы в уставный капитал
Сведения о сельскохозяйственных операциях
Результаты деятельности (прибыль, убытки, нераспределенная прибыль, убытки)
Вложения во внеоборотные активы. Оборудование, предназначенное для установки и монтажа
Актуальные образцы форм документов бухгалтерского учета 2022 скачайте в статье «Оформляем журнал хозяйственных операций», примеры заполнения бланков смотрите в специальном материале «Как правильно заполнять журнал-ордер».
Как утвердить регистры для работы
Разберемся, как утвердить выбранные бланки. Порядок действий зависит от того, какие формы документации решено использовать в работе.
Вариант № 1. Работаем по унифицированным формам.
Учреждениям государственного сектора допустимо прописать в учетной политике, что для работы будут использоваться бланки и унифицированные формы, утвержденные Приказом Минфина № 52н. Прикладывать образцы не обязательно, допустимо только перечислить наименование журналов, применяемых для работы, с указанием их кодов по ОКУД.
Вариант № 2. Применяем собственные формы.
Если организация применяет самостоятельно разработанные бухрегистры, то такие документы необходимо перечислить в тексте учетной политики, в соответствующем разделе. Затем оформить каждый из используемых документов в виде приложения к учетной политике. Там же прописывают, какие регистры бухучета надо обязательно распечатывать.
Образец бухгалтерского регистра
Рассмотрим самый распространенный образец регистров бухгалтерского учета в учетной политике — главную книгу. Операции записываются в разрезе счетов методом двойной записи. Если какой-то счет не задействован, записи по нему не ведутся. Выглядит это так:
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
Учетные регистры бухгалтерского учета, их классификация
Понятие «регистр» в бухгалтерском учете
Все первичные документы, после оформления, поступают в бухгалтерию и проверяются на соответствие утвержденной форме и содержанию. После чего данные из первичных документов разносятся по аналитическим и синтетическим счетам бухгалтерского учета. В соответствии с этим информация об остатках имущества и источниках его образования, а также хозяйственные операции заносятся в соответствующие учетные регистры.
Учетные регистры – это представленные в табличном виде документы, в которых осуществляется группировка и регистрация первичных документов, с целью обобщения содержащейся в них информации о наличии и движении имущества и обязательств организации.
Виды учетных регистров, используемых в бухгалтерском учете
Учетные регистры классифицируются по ряду признаков:
Схема группировки регистров бухгалтерского учета
По назначению
Данная классификация подразумевает под собой группировку учетных регистров в зависимости от цели составления.
- Регистры хронологического учета– фиксирование данных о хозяйственных операциях осуществляется по мере их совершения либо предоставления документов в бухгалтерию, без иной систематизации (например, журнал регистрации ПКО, РКО; книга продаж и покупок и др.)
- Регистры систематического учета– отражают экономически однородные операции в разрезе счетов синтетического и аналитического учета.
Систематические регистры синтетического учета служат для отражения итоговой информации в денежном выражении на счетах синтетического учета. Систематические регистры аналитического учета ведутся в разрезе синтетических счетов и содержат подробную информацию о хозяйственных операциях (карточка складского учета материалов).
- Комбинированные (синхронистические) регистры – включают в себя функции как регистров хронологического учета, так и регистров систематического учета, что обеспечивает достоверность и экономическую целесообразность учета (журналы-ордера).
Кроме того, существуют регистры, являющиеся чем-то средним между учетными регистрами и первичной документацией – это группировочные и накопительные ведомости.
- Накопительные ведомостиведутся с целью отражения данных в течении определенного периода нарастающим итогом.
- Группировочные ведомости предназначены для оперативной группировки и дальнейшего распределения по статьям затрат и объектам учета.
По обобщению данных
- Интегрированные учетные регистры – регистр рассматривает информацию от первичных документов до отчетности;
- Дифференцированные учетные регистры– определяется как дифференциация данных и регистры в данном случае рассматриваются дедуктивно (от отчетности до первичных документов).
По внешнему виду
- Бухгалтерские книги –пронумерованные и разграфленные определенным образом листы бумаги, подписанные главным бухгалтером. Бухгалтерская книга состоит из двух заполненных сторон (для дебетовых и кредитовых записей), на последней странице проставляется количество страниц, книга прошивается и ставится подпись руководителя организации и главного бухгалтера, утверждается печатью. Чаще всего книги, как форма учетного регистра используются в организациях, где перечень объектов учета незначителен. Однако есть исключения, когда во всех организациях на определенном участке учета используются бухгалтерские книги (например, Кассовая книга).
- Свободные листы – являются наиболее часто используемым учетным регистром и составляют основу современного учета (ведомость, журнал-ордер). Представляют собой таблицы определенной формы, которые используются для отражения однородной информации. Свободные листы брошюруются в специальных папках, кроме того ведется специальный реестр по присвоенным номерам.
- Карточки – регистры, представленные в виде таблиц, отпечатанных на плотной бумаге с целью хранения в специально отведенных местах – картотеках. Карточки подлежат регистрации в специальном реестре, с присвоением номера и счета учета. Внешняя форма карточек отличается, но в целом выделяют три наиболее распространённых вида: карточки контокоррентной формы, карточки количественно-суммового учета (инвентарные карточки), многоколончатые карточки.
- Контокоррентные карточки – включают в себя две колонки: дебет и кредит. Данные карточки используют для учета расчетов с дебиторами и кредиторами. Удобны при проведении анализа задолженности, путем сравнения дебетовой и кредитовой колонки.
- Карточки количественно-суммового учета (инвентарные карточки).Данный вид учетного регистра представлен в виде четырех колонок: остаток на начало периода, поступление, выбытие, остаток на конец периода. Кроме того, колонки делятся по признаку: количество и сумма. Используются данные учетные регистры для учета материальных ценностей. С целью обеспечения бесперебойной поставки материалов, в них могут указываться лимиты запаса.
Многоколончатые карточки. В них ведется учет производственных затрат по статьям. Данные по статьям позволяют определять себестоимость продукции, работ, услуг, в связи с тем, что карточки ведутся в разрезе по каждому виду выпускаемой продукции, работ, услуг.
Способы занесения информации в учетные регистры
Данные в ученые регистры заносятся вручную, либо с использованием техники (АРМ) линейно-позиционным, либо шахматным способами.
Линейно-позиционный способ обычно применяется для ведения расчетов с дебиторами и кредиторами, при этом обороты отражаются в одну линию, для удобства. Достоверность учета в данных регистрах обеспечивается совмещением в них синтетического и аналитического учета.
Шахматный способ записи определен занесением данных о хозяйственной операции одновременно в дебет одного счета и кредит другого. Этот способ обеспечивает наглядность и отражает внутреннюю сущность корреспонденции счетов. Данный способ больше всего используют при журнально-ордерной форме учета.
Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)
Учетные регистры позволяют систематизировать и накапливать поступающую из первичной бухгалтерской документации информацию, которая впоследствии будет использована для отражения на счетах и в бухотчетности. На основании данных из учетных регистров составляются и финансовые отчеты предприятия.
Занося данные в учетные регистры бухгалтерского учета, бухгалтер может одновременно проводить регистрацию первички и осуществлять контроль за хоздеятельностью предприятия путем анализа результатов.
Регистры бухгалтерского учета по характеру ведения записей подразделяются на:
- систематические — в них ведутся записи по счетам; пример — главная книга предприятия;
- хронологические, в которых записи ведутся по календарю без другой особой систематизации, например, кассовая книга, журналы регистрации;
- синхронистические — объединяющие в себе особенности ведения регистров, присущих перечисленным выше группам; примером такой разновидности бухрегистров будет журнал-ордер.
Регистры бухгалтерского учета различаются по форме построения на:
- одно- или двусторонние;
- шахматки — в них, как правило, записи по дебету счетов делаются по горизонтали, а по кредиту — по вертикали.
По объему содержания разделение регистров бухгалтерского учета на виды производится следующим образом:
- аналитические — в таких регистрах конкретизируются показатели определенного синтетического счета; они используются для контроля за состоянием и движением материальных ценностей, расчетов с контрагентами и пр.;
Как вести аналитический бухгалтерский учет, узнайте из Готового решения от КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к системе можно получить бесплатно.
- синтетические — в них записи делаются на основе сгруппированных однородных документов в денежном эквиваленте и в обобщенном виде; примером может служить главная книга;
- комплексные — объединяют признаки первых двух подвидов, применяются преимущественно при журнально-ордерной разновидности учета.
По внешнему виду регистры делятся на:
- карточки — бланки, имеющие вид разграфленной таблицы; карточки бывают контокоррентные, многоколончатые и инвентарные, например, карточка для аналитического учета материалов;
- книги — разграфленные и сброшюрованные многостраничные регистры; страницы в книгах, как правило, пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью главбуха, например, книга по учету основных средств;
- свободные листы — это своего рода масштабированные карточки, например, ведомости;
- машинограммы — регистры, составляемые/распечатываемые при помощи компьютерной техники.
Регистры бухгалтерского учета: перечень
В информации Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 указано, что унифицированные формы регистров бухгалтерского учета больше не являются обязательными для использования, за исключением тех, которые установлены уполномоченными органами. Теперь при формировании регистров бухгалтерского учета на предприятиях необходимо лишь соблюдать наличие обязательных реквизитов в них (п. 4 ст. 10 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Кроме того, согласно п. 5 ст. 10 закона № 402-ФЗ формы регистров, предоставляемые главбухом, должны утверждаться руководителем организации. Перечень используемых регистров бухгалтерского и налогового учета должен быть приведен в учетной политике компании.
В то же время формы регистров бухучета госпредприятий устанавливаются в соответствии с действующими бюджетными законами. Перечень таких регистров утвержден приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н.
На практике довольно часто коммерческие предприятия при разработке собственных регистров берут за основу перечень и формы регистров, предназначенных для госпредприятий.
Приведем выдержку из этого перечня в виде часто используемых на практике регистров:
- учета основных средств;
- группового учета основных средств;
- и т. д.
- оборотная;
- оборотная по нефинансовым активам;
- накопительные по приходу (расходу) продуктов питания.
- главная;
- учета животных / материальных ценностей / бланков строгой отчетности и пр.
- операций (по счету «Касса», с безналичными денежными средствами, расчетов с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, по оплате труда, с дебиторами по доходам);
- по прочим операциям.
- карточек;
- сдачи документов;
- учета ценных бумаг;
- депонированных сумм;
- (сводный) поступления и выбытий.
- многографная;
- учета средств и расчетов;
- учета выданных кредитов (займов);
- учета (количественно-суммового) материальных ценностей;
- учета ожидающих исполнения расчетных документов.
- инвентарных карточек по учету ОС;
- инвентаризационные.
- расхождений по результатам инвентаризации;
- учета невыясненных поступлений.
Унать подробнее, что такое журнально-ордерная форма бухгалтерского учета, вам помогут разъяснения от экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к правовой системе и переходите в Готовое решение.
Также выделяют следующие виды бухгалтерского учета:
- простая форма ведения учета с применением учетных регистров;
- мемориально-ордерная форма учета;
- автоматизированная форма бухгалтерского учета.
В настоящее время автоматизированная форма в перечне способов ведения бухгалтерского учета является наиболее прогрессивной. Ведь при данном типе бухгалтерского учета на основе введенных в систему данных первичных документов производится автоматическая систематизация информации и ее группировка с необходимой степенью детализации за любой промежуток времени. На основе введенных данных программа автоматически заполняет отчетность, а также снижает риск ошибок при ведении учета.
Приказ об утверждении регистров бухгалтерского учета
Регистры бухгалтерского учета — перечень и формы их должны быть утверждены соответствующим приказом. Формы регистров бухгалтерского учета разрабатывает главный бухгалтер, а руководитель утверждает их.
Образцы ведения налоговых регистров можно найти в статье «Как вести регистры налогового учета (образец)?».
Такой приказ обязательно будет затребован для ознакомления проверяющим при проведении налоговой проверки. Исходя из перечисленных там регистров, налоговый инспектор затребует распечатки интересующих его форм.
О том, как будет проходить проверка, вы сможете узнать из статьи «Порядок проведения выездной налоговой проверки (нюансы)».
Ведь сегодня почти все компании ведут регистры в виде машинограмм.
А в соответствии с п. 6 ст. 10 закона № 402-ФЗ регистры должны быть оформлены либо на бумажном носителе, либо в электронном варианте и подписаны цифровой подписью. Поэтому регистры придется распечатывать или отправлять в ИФНС в виде подписанного ЭЦП электронного документа.
Зачастую в приказе утверждаются формы регистров для каждого из счетов: карточка счета, оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета. Привязку формирования регистров по счетам бухучета целесообразно представить в табличной форме. В таблице потребуется указать Ф.И.О. ответственного за ведение регистра.