Бухгалтер на аутсорсе что это

Аутсорсинг или бухгалтер «под рукой»? Что выбрать бизнесу

Собственники и руководители часто задаются вопросом: кому и как доверить бухгалтерию? Штатному бухгалтеру или аутсорсеру? А может, комбинированный вариант? Давайте разбираться, что лучше.

Что дает аутсорсинг

Плюсы

Перечислим основные преимущества бухгалтерского учета на аутсорсинге.

1. Сокращение и оптимизация расходной части.

Бухгалтер на аутсорсинге выполняет конкретные задачи клиента, поэтому его услуги в разы дешевле штатного бухгалтера.

При внешнем бухгалтерском обслуживании не нужно думать о выплате заработной плате, рабочем месте бухгалтера, покупке дорогой компьютерной техники, программном обеспечении, оборудовании, литературе. На этом можно сэкономить.

Аутсорсинговые фирмы работают с несколькими клиентами одновременно. Это позволяет им получать прибыль и удерживать стоимость услуг на приемлемом клиенту уровне.

Немаловажный плюс такого взаимодействия — предприятию не нужно платить за ведение учета во внебюджетные фонды, ПФР, нет необходимости начислять отпускные и больничные. Содержание штата даже при минимальных расходах выливается бизнесу ежегодно в приличные средства, которые никак не компенсируются.

Каким образом заказчик может уменьшить свой налог? Заказчик может взять в расходы выписанный акт на услуги бухгалтерского обслуживания.

2. Качество.

Аутсорсинговые фирмы обязаны обеспечивать высокое качество выполняемой ими работы:

• скорость выполнения операций;
• своевременность;
• отсутствие ошибок в документации, отчетах.

В таких компаниях существует еще и периодическая внутренняя проверка качества ведения учета своих сотрудников для выявления ошибок и возможных доначислений со стороны государственных органов. Так проверяется и бухгалтер, и вам, как клиенту, даются рекомендации по возможной законной оптимизации бизнеса.

3. Ответственность.

Преимуществом аутсорсинга является также высокая ответственность исполнителя за результат. Если в ходе работы выявляются ошибки со стороны аутсорсинга, оплата штрафных санкций ложится на аутсорсинговую компанию.

В случае работы штатного бухгалтера процесс выявления его ошибок гораздо более сложный и времязатратный.

4. Конфиденциальность.

В таких договорах имеет место пункт о неразглашении информации. Это означает, что специалист не может обсуждать с кем-либо дела обслуживаемой фирмы, передавать какие-либо документы сторонним организациям и лицам. Поэтому риск утечки информации сводится к минимуму.

Вся информация по клиенту хранится в нескольких экземплярах и при увольнении сотрудника в полном объеме передается другому сотруднику, который просто продолжает взаимодействовать с вами.

В данном случае меняется лишь контактное лицо со стороны обслуживающей вас компании.

Договор заключен именно с фирмой, и она заинтересована в том, чтобы вы как клиент оставались на обслуживании на протяжении длительного периода времени.

5. Бесперебойная работа.

Деятельность аутсорсинговой компании не приостанавливается из-за больничных, отпусков и т.д. Всегда есть специалист, который подхватит работу своего коллеги, если тот уйдет в отпуск.

Минусы

Бухгалтерский аутсорсинг имеет и ряд минусов.

1. Утрата постоянного контроля.

Вникать во второстепенные задачи не придется. Но иногда это становится минусом. Ведь вы не будете знать о состоянии бухгалтерии своей компании, если у вас нет доступа к базе.

Но этого минуса можно избежать, используя функцию совместного доступа.

2. Строгое выполнение прописанных в договоре обязательств.

С одной стороны, такие взаимоотношения с аутсорсером относятся к преимуществам.

С другой же — вы не сможете поручить работнику решение дополнительных задач. Для этого придется составлять новый контракт или дополнительное соглашение и обсуждать его пункты.

3. Медлительность при решении вопросов.

В некоторых ситуациях нужно оперативно реагировать на проблему. Это довольно сложно сделать при удаленном взаимодействии.

4. Сомнительная выгода для крупной организации.

При большом количестве документации и большом штате сотрудников дешевле будет взять бухгалтера в офис, чем платить денежные средства за услуги аутсорсера.

5. Не всегда «под рукой».

Руководители фирм привыкли к тому, что бухгалтера можно вызвать в любой момент для решения вопросов. При аутсорсинге это невозможно, так как сотрудники таких компаний работают удаленно.

Минусы, как правило, возникают только в одном случае — когда ваши ожидания не совпадают с результатом, который вы хотите получить. Чтобы такой ситуации не возникало, формат работы обговаривается «на берегу», а также четко прописываются обязанности сторон в договоре с компанией бухгалтерского аутсорсинга.

Что дает штатный бухгалтер

Теперь поговорим о преимуществах и недостатках штатного специалиста.

Плюсы

1. Контроль руководителя.

Штатный сотрудник всегда «на виду» у руководителя компании, что благоприятно влияет на их взаимодействие, создает доверительную атмосферу и позволяет контролировать все бухгалтерские процессы.

Директор компании сможет отслеживать правильность и своевременность всех процессов, которые выполняет штатный бухгалтер. Хотя бы до момента установления доверия между руководителем и бухгалтером.

2. Единое дело.

Бухгалтер в штате, который проработает в компании длительное время, станет частью единого коллектива и будет больше мотивирован достичь поставленных целей и даже перевыполнить план во благо компании, чем сотрудник на аутсорсе.

3. Оперативность.

Основным преимуществом наличия собственного бухгалтера в штате компании является возможность оперативного решения всех вопросов, так как сотрудник на месте.

Минусы

1. Дополнительные траты.

Для бухгалтера нужно оборудовать рабочее место. Это приводит к возникновению затрат, связанных с работой специалиста.

Также необходимо будет потратить деньги на:

• расходные материалы и канцтовары: бумага, папки, картриджи для принтера (в т.ч. их заправка) и т.д.;
• обновление бухгалтерских программ;
• налоги с ФОТ (фонд оплаты труда) бухгалтера;
• курсы повышения квалификации бухгалтера.

2. Отпуск или болезнь.

Если в компании работает всего один бухгалтер, то еще одним минусом является то, что могут возникать проблемы, когда он уходит в отпуск или болеет.

3. Поздно выявленные проблемы.

Наконец, еще одним немаловажным минусом ведения бухучета своим бухгалтером является то, что он может создать проблемы, которые проявятся не сразу, а уже после его ухода из компании. В некоторых случаях такие проблемы могут приводить к возникновению штрафов и других финансовых затрат у компании. В таком случае не к кому будет предъявлять претензии.

Грамотный подход к делу и тщательный анализ плюсов и минусов поможет подобрать наиболее подходящий для вашей компании формат взаимодействия с бухгалтерией. У вас всегда есть вариант снизить риски и оградить себя от лишней работы при помощи бухгалтера на аутсорсе. Если же вы решили попробовать работать с бухгалтером в штате, важно учитывать все описанные выше нюансы и возможные риски, и тогда работа будет качественной и эффективной.

Бухгалтерский аутсорсинг или штатный специалист: что лучше и дешевле?

Первый вопрос, который возникает у предпринимателя сразу же после регистрации компании: как вести учет — самому, взять бухгалтера в штат или воспользоваться бухгалтерским аутсорсингом? Выбор наиболее выгодного и удобного варианта зависит от множества факторов, которые следует учесть на начальном этапе.

Каждый вариант — самостоятельное ведение учета, штатный бухгалтер и бухгалтерский аутсорсинг — имеет как плюсы, так и минусы. Но минусы, как правило, возникают только в одном случае — когда ваши ожидания не совпадают с результатом, который вы хотите получить. Чтобы такой ситуации не возникало, стоит разобраться в особенностях каждого варианта.

Сразу стоит отметить, что маленьким фирмам бухгалтерскую работу можно отдавать на аутсорс. Что касается среднего бизнеса и крупного, то без отдельно выделенного человека им не обойтись. Если у небольшой компании в среднем 300 операций проходит в месяц, то в крупной столько операций проходит в день. Поэтому им нужен человек, который будет держать руку на пульсе и решать проблемы здесь и сейчас.

Сам себе бухгалтер

Обычно такую роль выбирают себе предприниматели со статусом ИП. Они понимают, что обороты у их бизнеса будут небольшие, и хорошо оценивают свои возможности. Например, ИП на УСН 6% без работников заниматься учетом несложно: информация об уплате налога и сдаче отчетности есть на всех специализированных сайтах, в том числе на официальном сайте ФНС.

В целом у небольших предпринимателей есть три возможности, как заниматься бухгалтерией самостоятельности, без помощи отдельного специалиста:

1. Воспользоваться бухгалтерским сервисом

Подобные онлайн-сервисы специально создавались для людей, которые не разбираются в бухгалтерии. Электронные бухгалтеры готовят отчетность, считают налоги и помогают с выставлением счетов и других необходимых документов. Сейчас на рынке их достаточно много. Внимательно изучайте возможности каждого, чтобы сделать правильный выбор.

Поможем справиться с любой бухгалтерской рутиной в несколько кликов

2. Выбрать бухгалтерское сопровождение от банка

Ведение бухгалтерии сейчас берет на себя множество банков, но при условии, что вы откроете у них счет. Обратите внимание на Эльба.Банк с предложением «Банк + бухгалтерия за 0 рублей в месяц». В зависимости от потребностей бизнеса разработано несколько тарифных планов с различными опциями.

3. Вести расчеты вручную

Олдскульный вариант в виде расчетов в Excel и на калькуляторе подходит тем, кто хорошо разбирается в механизме подсчета налогов, готов отслеживать сроки сдачи отчетности и не боится ошибиться при заполнении декларации. В отличие от ведения бухгалтерии онлайн, которое подразумевает в том числе напоминания о сроках сдачи отчетности и различные подсказки, в этом случае вам придется надеяться только на свою память.

В поисках бухгалтера

Многие предприниматели вообще не хотят работать с цифрами и браться за расчеты. Кроме того, некоторые из них изначально рассчитывают на большие обороты и планируют нанимать много сотрудников. В их случае лучше сразу привлечь к работе бухгалтера, который поддержит это развитие и будет разбираться в тонкостях бизнеса и отслеживать законодательные изменения, связанные с системами налогообложения.

Таким предпринимателям неважно, сколько стоит делегирование бухгалтерской функции, главное для них — самим не заниматься бухгалтерией. Закрыть эту потребность они могут двумя способами:

• нанять бухгалтера в штат или привлечь удаленного бухгалтера;
• воспользоваться аутсорсингом бухгалтерских услуг.

Как нанять бухгалтера

Искать бухгалтера — это примерно то же самое, что выбирать ноутбук. Обычно ориентируешься на несколько внешних параметров, не особо погружаясь в детали. Если не особо разбираешься во внутренних процессах, то выберешь скорее самый дешевый вариант. Но такой подход неверный.

Некоторые домысливают те параметры, которые хотят увидеть в специалисте. Например, предприниматели могут обращать внимание на возраст человека: немолодой — значит опытный или молодой — значит прогрессивный.

Тем не менее есть перечень основных обязанностей бухгалтера, которые могут варьироваться в зависимости от специфики бизнеса.

• ведение бухгалтерского учета в соответствии с российским законодательством;
• оформление всех хозяйственных операций в бухгалтерских документах;
• ведение кассовых операций, контроль за кассовой дисциплиной;
• расчет и начисление заработной платы, пособий, отпускных, командировочных, больничных, удержаний;
• расчет и уплата страховых взносов;
• составление и отправка финансовой отчетности;
• составление и отправка налоговой отчетности, а также отчетности по сотрудникам и страховым взносам, уплаченным в фонды;
• предоставление наиболее полной информации о финансовом состоянии, результатах деятельности и движения денежных средств компании;
• выбор учетной политики предприятия, формы учета, технологии обработки данных, выбор бухгалтерских программ и сервисов;
• иногда — кадровый учет, финансовый анализ и предложение методов более эффективного использования ресурсов, а также взаиморасчеты с контрагентами.

Иногда компании проще привлечь удаленного сотрудника. Но здесь возникает сложность в выборе специалиста, особенно если цены, казалось бы, за одну и ту же услугу заметно разнятся. Когда на рынке несколько бухгалтеров предлагают ведение учета за разную цену, важно в каждом отдельном случае уточнять, что именно входит в услугу.

О чем нужно договориться с удаленным бухгалтером на начальном этапе

Об объеме работы

Важно обговорить, что он будет делать, какие операции осуществлять. Будет ли он в случае возникновения каких-либо проблем общаться с налоговой? Понесет ли ответственность за свою работу? Или вам нужен бухгалтер, который будет помогать только консультациями?

Ошибка предпринимателей № 1

Зачастую предприниматели не обговаривают объем услуг, который собираются спрашивать с бухгалтера. Не все заключают соответствующий договор, чтобы зафиксировать обязанности и ответственность исполнителя и заказчика. Для этого достаточно использовать даже шаблонный договор о бухгалтерских услугах. Даже переписка буде имеет юридическое значение в случае возникновения проблем.

О порядке ведения учета

Поинтересуйтесь у бухгалтера, где будет вестись учет? Будет ли у вас доступ к учетной системе? Передаст ли бухгалтер базу клиенту или оставит себе?

Ошибка предпринимателей № 2

Делегируя ведение бухгалтерского учета, некоторые предприниматели никогда не видят и не знают, как ведутся дела, какая отчетность сдается. Еще реже они задумываются о том, что будет в случае расторжения договора с бухгалтером.

О бухгалтерских ИТ-программах

В каком сервисе будет работать бухгалтер? Сможете ли вы контролировать его работу? Как вы будете передавать первичные документы?

Ошибка предпринимателей № 3

Предприниматель не сразу может сообразить, что для контроля удаленного бухгалтера ему нужно работать с ним в одном бухгалтерском сервисе. Кроме того, он может забыть заранее обговорить удобный формат передачи первичных документов — проще всего делать это через бухгалтерский сервис с электронным документооборотом.

Порядочный бухгалтер всегда на начальном этапе сотрудничества предупредит, что и как правильно делать с точки зрения законодательства. Поэтому важно, чтобы предприниматель доверял своему бухгалтеру и рассказывал ему о своих планах. Например, если вы планируете выдавать заработную плату, то бухгалтер должен объяснить, что сначала необходимо оформить трудовой договор и подготовить соответствующие документы. Он посчитает, столько будет уходить на страховые взносы и в какие сроки нужно их уплачивать. Наконец, он предупредит об ответственности за задержку зарплаты.

Есть такая поговорка: хороший бухгалтер стоит дорого, а плохой еще дороже. Она как раз о том, что ориентироваться только на цену при выборе специалиста не стоит. Возможно, опытный бухгалтер обойдется вам дороже, но зато вам не придется платить штрафы за его ошибки.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

На начальных этапах развития бизнеса часто имеет смысл обратиться в фирму, которая предоставляет бухгалтерские услуги на аутсорсе. Поскольку у малого бизнеса небольшие обороты, бухгалтер может подключаться к работе раз в неделю или даже раз в месяц. Ему не нужно вовлекаться в процесс с утра до вечера каждый день, поэтому вариант с аутсорсингом в этом случае подходит лучше всего.

Однако стоит сразу учесть специфику бухгалтерского аутсорсинга:

• Вы приобретаете не конкретного удаленного бухгалтера, а услугу. Это может быть услуга по составлению платежек, услуга по ведению учета и т.д.
• Аутсорсинговые компании обычно строго ограничивают перечень обязательств, которые выполняют по договору. Дополнительные услуги оплачиваются отдельно.
• Чаще всего работа выстаивается таким образом, что всю информацию предоставляет сам клиент: бухгалтер на аутсорсе не звонит контрагентам и не выпрашивает у них документы, он связывается с директором и просит первичные документы у него. Директор должен представить всю информацию, чтобы у аутсорсинговой компании появилось основание вести учет. Если же директор хочет, чтобы эту работу за него делала аутсорсинговая фирма, то ему скорее всего придется платить дополнительные деньги.
• Аутсорсинговые компании несут ответственность по договору за все свои ошибки, что является несомненным плюсом по сравнению со штатным бухгалтером, с которого довольно сложно взыскать какие-то неустойки. Более того, если сотрудник, совершивший ошибку, внезапно уволится, то со всеми его проблемами придется разбираться предпринимателю — находить другого бухгалтера, вникать в тонкости учета.
• Как правило, аутосорсинговые фирмы прописывают меру ответственности. Более того, многие из них даже страхуют свою ответственность. В любом случае внимательно читайте договор об оказании услуг, который вы заключаете с фирмой, на наличие пунктов об ответственности бухгалтера, о замене бухгалтера, о неразглашении информации.
• Аутсорсеры обеспечивают бесперебойную работу: им не нужен отпуск, больничный и все то, что требуется по закону штатному бухгалтеру.

В документе ведомство напоминает о том, что нормы Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ обязывают бухгалтеров информировать компетентные органы о подозрительных сделках своих клиентов. Сведения нужно передавать на сайте Росфинмониторинга после регистрации личного кабинета.

Таким образом, Росфинмониторинг обязывает аутсорсинговые фирмы контролировать всех клиентов, доступ к данным которых они имеют. Если они заподозрят, что их клиент причастен к экстремистской деятельности или терроризму или отмывает доходы, то они должны об этом сообщить в Росфинмониторинг, не уведомляя клиента.

Информационное сообщение наделало много шума. Оказалось, что далеко не все аутсорсинговые компании рады такому нововведению. В большинстве своем они и раньше отказывались работать с фирмами, которые ведут отмывочную деятельность, потому что беспокоятся о своей репутации.

Штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсинговой фирмы не обязан регистрироваться на сайте Росфинмониторинга и передавать какую-либо информацию.

Аутсорсинговая компания, как правило, стоит намного меньше, чем трудоустройство бухгалтера в штат. Но штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсингой фирмы — это всецело ваш человек, которого можно нагрузить дополнительными функциями.

Большие организации иногда совмещают два формата: штатный бухгалтер + аутсорсинговая бухгалтерия. Им нужен профессионал, который может дать оценку деятельности штатного бухгалтера, с этой целью они покупают на аутсорсе функцию главного бухгалтера. Таким образом, все механические операции (получение документов, внесение этих документов в систему и др.) делает штатный бухгалтер, а сведением информации и проверкой занимается главный бухгалтер на аутсорсе.

Такой подход позволяет компании экономить. Бухгалтер в штате получает хорошую зарплату, а за дополнительную услугу главбуха компания платит порядка 15 000 руб. в месяц. Если бы компания брала на эту должность отдельного человека, то затраты были бы гораздо больше. Передавая на аутсорс только эту важную часть работы, компания в итоге получает не только главбуха, но и юридическую ответственность за его работу.

Татьяна Евдокимова, ведущий эксперт, Контур.Бухгалтерия

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Преимущества и недостатки бухгалтерского аутсорсинга

Аутсорсинг появился несколько лет назад и сейчас получает всё большее и большее распространение.

В переводе с английского слово «аутсорсинг» означает использование внешних ресурсов. Этот термин подразумевает передачу организацией некоторых видов или функций производственной предпринимательской деятельности по договору другой компании.

Аутсорсинговым компаниям доверяют, как правило, непроизводственные или же разовые, непериодические виды работ. К таковым могут относиться, например:

• юридические услуги,
• бухгалтерские услуги,
• клининговые услуги,
• логистика,
• услуги питания и пр.

Кто может прибегать к аутсорсинговым услугам? Это выгодно прежде всего малому и среднему бизнесу, но и крупный бизнес может выводить часть обслуживающих функций за рамки компании.

В чем смысл аутсорсинга, почему он набирает популярность? Прежде всего, это рациональное использование собственных финансов, иными словами, экономия. Содержание первоклассного специалиста, будь то айтишник, бухгалтер или юрист, в штате компании на постоянной основе не всем по карману.

Иногда требуются разовые услуги профессионалов, ради которых держать полную штатную единицу также нерационально.

Далее рассмотрим все плюсы и минусы аутсорсинга на примере ведения бухгалтерии.

Способы получения бухгалтерских услуг

Организация не может работать без бухгалтера, даже применяя самую простую систему налогообложения, так как от ведения бухгалтерского учета фирмы не освобождены. Да и индивидуальным предпринимателям лучше работать в паре с бухгалтером, так как хоть они и не обязаны вести бухгалтерский учет, но ведение управленческого учета будет прекрасным подспорьем в бизнесе, а налоговое законодательство в нашей стране очень изменчиво.

Таким образом, бухгалтер — незаменимый друг бизнеса.

Как бизнес может получать бухгалтерские услуги:

• штатный бухгалтер (удаленный, на неполную ставку, на полную ставку),
• бухгалтер-фрилансер,
• аутсорсинговая компания.

Рассмотрим, плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерских услуг по сравнению со штатным бухгалтером. При этом бухгалтер-фрилансер будет сочетать в себе черты как штатного бухгалтера, так и компании-аутсорсера.

Что выбрать, решает в конечном счете собственник бизнеса. При этом он может сочетать штатного бухгалтера и аутсорсера. Например, один будет заниматься первичкой, внесением в программу начальных данных, а другой составлять отчеты и работать с налоговой.

Если предприниматель еще не определился с выбором бухгалтера и хочет вести учет сам, ему поможет наша статья «Обзор программ и сервисов для ведения бухгалтерии онлайн».

Основные отличия аутсорсера от штатного сотрудника

Основное отличие штатного работника от стороннего — это вид заключенного договора. Это же и является основным преимуществом аутсорсинга бухгалтерских услуг.

Со штатным сотрудником, работающим на ставке или даже удаленно, заключается трудовой договор. Отношения с таким работником регулируются Трудовым кодексом РФ.

С аутсорсером, будь это бухгалтер-фрилансер или же компания, заключается гражданско-правовой договор. И эти отношения регулируются Гражданским кодексом РФ.

Приведем сравнительную таблицу, основываясь на нормах законодательства. Из нее становятся очевидными преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг перед штатным бухгалтером:

И это не полный список различающихся параметров. Сюда же можно отнести более простую процедуру разрыва гражданско-правовых отношений по сравнению с трудовыми, а также тот факт, что ответственность исполнителя проще прописывается в гражданско-правовом договоре, чем в трудовом.

Ну и основное отличие — необходимость начисления взносов и исчисления НДФЛ с зарплаты штатника. Бухгалтер-фрилансер, как правило, является ИП или самозанятым, поэтому все взносы и налоги исчисляет самостоятельно. На выплаты, которые фирма переводит компании-аутсорсеру, никакие дополнительные суммы также не начисляются.

Покажем на примере:

Как видим, штатный работник обойдется фирме дороже примерно на 40%.

Решили обратиться к аутсорсеру, но не знаете, как оформить их услуги? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите пошаговый алгоритм, как учитывать в бухгалтерии и при расчете налогов договор с аутсорсером.

Минусы аутсорсинга

Обобщим еще раз плюсы аутсорсинга:

• дешевле штатного бухгалтера;
• более гибкие договорные условия;
• отсутствие временных провалов в работе (отпуск или больничный штатного бухгалтера);
• возможность оперативно реагировать на изменения в бизнес-процессах за счет опыта работы в различных сферах и наличия нескольких специалистов.

Однако существуют и проблемы бухгалтерского аутсорсинга, о которых нельзя не упомянуть:

• В больших аутсорсинговых компаниях за вашей фирмой закрепят специалиста, но в случае его увольнения, отпуска или болезни ваши дела будет вести другой сотрудник, который сразу не вникнет в тонкости именно вашего бизнеса, что может негативно сказаться на учете.
• Аутсорсеры обычно работают с предоставленной первичкой. Названивать вашим поставщикам с напоминанием о необходимости срочно прислать документы не входит в их обязанности.
• Услуги аутсорсера прописаны в договоре. За многие дополнительные услуги, которые штатник выполняет по должностной инструкции, аутсорсер будет брать отдельную плату.
• Многие бизнесмены любят видеть и напрямую контролировать рабочий процесс, что в условиях аутсорсинга проблематично.
• На штатного бухгалтера есть больше рычагов воздействия (например, в виде премии), что является несомненным плюсом для собственника бизнеса.
• Третьи лица имеют доступ к коммерческой тайне предприятия, да и ко всем несовершенствам учета и налоговым огрехам.
• Могут возникнуть проблемы с передачей бухгалтерской базы при расторжении договора.
• Ведение дел вашей фирмы передается от специалиста к специалисту, поэтому постоянного контактного лица может и не быть, что затрудняет процесс сотрудничества.

Кто отвечает за ведение учета на фирме? Ответ есть в нашей статье.

Бухгалтер-фрилансер

Отдельно следует упомянуть бухгалтеров-фрилансеров, которые, как было сказано выше, объединяют в себе черты штатного бухгалтера и аутсорсера, то есть их плюсы и минусы.

Бухгалтеры-фрилансеры работают с микро- и малым бизнесом. В одиночку справиться с несколькими средними компаниями затруднительно.

Фрилансер обладает плюсами аутсорсеров. Никаких дополнительных трат на него не производится: ни взносов, ни налогов, ни затрат на оборудование рабочего места и обучение.

Вместе с тем он имеет минусы штатного сотрудника: может заболеть или уехать отдыхать. Платить за это не придется, но бухгалтер на это время может выпасть из рабочего процесса. Впрочем, бухгалтеры-фрилансеры, имея свободный график, зачастую относятся к своим выходным достаточно гибко и выходят на связь даже во время отдыха.

При этом фрилансер обладает и плюсами штатного работника. Это определенный человек, который ведет бухгалтерию, разбирается именно в вашей специфике и подберет оптимальный именно для вас вариант учета и налогообложения.

Что касается непрофессионализма и обычной человеческой непорядочности, ее можно встретить и у штатного работника, и в аутсорсинговой фирме, и у бухгалтера-фрилансера.

Чтобы максимально обезопасить себя от неприятностей, необходимо корректно составить гражданско-правовой договор с аутсорсером. Вы можете бесплатно скачать возможный вариант договора оказания бухгалтерских услуг, кликнув по картинке ниже:

Итоги

Аутсорсинг — передача части необходимой работы сторонним организациям. Большое распространение получает аутсорсинг юридических, бухгалтерских, ИТ-услуг. Основные плюсы аутсорсинга — экономия и возможность работать с высококвалифицированными специалистами, на содержание которых в штате нет средств. Но есть и минусы: обезличенность работы, риск раскрытия коммерческой тайны третьими лицами, невозможность непосредственно контролировать процесс.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг: плюсы и минусы подхода

Передача части бухгалтерских функций, а тем более бухгалтерского учета полностью на аутсорсинг — серьезный шаг для любой компании. Поэтому руководитель должен четко понимать все преимущества и недостатки такого решения. Законодательно возможность передачи бухгалтерии на аутсорсинг закреплена в части 3 статьи 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 года в редакции от 23 мая 2016 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Рынок услуг аутсорсинга бухгалтерии

Слово «аутсорсинг» образовано из двух английских слов — out sourse, которые дословно переводятся как «внешний источник», при этом в своем нынешнем значении аутсорсинг подразумевает передачу части функций и задач сторонней компании.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг — передача ведения бухгалтерского учета организации сторонним специалистам. Делается это для оптимизации бизнес-процессов — компания получает возможность сконцентрироваться на основном бизнесе, снизить финансовые риски и, что немаловажно, сократить финансовые затраты.

Иногда аутсорсинг бухгалтерии путают с привлечением внештатного бухгалтера. Это в корне неверно, поскольку аутсорсинг представляет собой передачу регулярных функций, а внештатный бухгалтер в основном выполняет эпизодические задачи.

В России первые компании, оказывающие услуги по профессиональному бухгалтерскому аутсорсингу, появились в начале 2000.

На заметку

В США услугами бухгалтерского аутсорсинга пользуется 92% компаний малого и среднего бизнеса, а в странах Западной Европы — 86%.

Появление и стремительное развитие рынка услуг бухгалтерского аутсорсинга в России было вызвано необходимостью компаний с иностранным капиталом вести отчетность по международным стандартам. На сегодняшний день услугами аутсорсинга пользуются множество организаций любых форм собственности, размера и сферы деятельности — от стартапов и малого бизнеса до крупных предприятий и компаний-нерезидентов.

Если верить статистическим данным, в 2011 году почти 44% всего аутсорсинга учетных функций приходились именно на бухгалтерский аутсорсинг. В финансовом выражении этот показатель варьировался от $5 млн до $10 млн.

Согласно последнему рэнкингу в области аутсорсинга учетных функций от агентства «Эксперт РА», по сравнению с 2014 годом на этом рынке наблюдается умеренный рост — 6%, при этом суммарные доходы участников составили 8,5 млрд рублей.

Наиболее существенный рост суммарной выручки наблюдается как раз в сфере аутсорсинга ведения бухгалтерского и налогового учета. По итогам 2015 года ее прирост составил 8%, а объем — 4 млрд рублей. В условиях кризиса компании стремятся перейти на внешнее обслуживание, чтобы получить гарантированно качественный бухучет и снизить финансовые затраты. Еще один фактор, положительно влияющий на развитие бухгалтерского аутсорсинга, — постоянное усиление администрирования в сфере налогов. Государство регулярно усложняет учет и отчетность, увеличивает штрафы даже за незначительные ошибки. Это приводит к тому, что компании и индивидуальные предприниматели стремятся снизить риски и начинают искать надежных поставщиков бухгалтерских услуг.

За год практически не изменились объемы выручки в сфере аутсорсинга подготовки отчетности по российским правилам бухгалтерского учета. Темп роста составил около 1%, а объем доходов участников обозначенного ранее рэнкинга — около 512 млн рублей. Повышенным спросом пользуется услуга по электронной сдаче отчетности в налоговую инспекцию.

Что касается отраслевой структуры, то основной потребитель услуг бухгалтерского аутсорсинга — это сегмент торговли. Именно здесь сосредоточена максимальная часть доходов аутсорсинговых компаний — 25% или 1,4 млрд рублей. Сюда входят услуги по аутсорсингу бухгалтерского и налогового учета — 908,5 млн рублей, по расчету заработной платы — 220,5 млн рублей, подготовке бухгалтерской и налоговой отчетности — 100,2 млн рублей.

На втором месте находится сектор нефтяной и нефтегазовой промышленности — 490 млн рублей. Далее следуют финансовый сектор — 330,1 млн рублей, электроэнергетика — 308,2 млн рублей, строительство — 234,6 млн рублей.

Стоимость на услуги аутсорсинга бухгалтерии зависит, как правило, от:

Применяемой системы налогообложения

Количества операций за период

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Условно можно выделить четыре вида бухгалтерского аутсорсинга:

1. Бухгалтерское консультирование

Бухгалтерское консультирование — самый простой из них, обычно применяется в том случае, когда возникает необходимость контроля деятельности штатных бухгалтеров. Кроме того, к услугам внешнего консультанта можно прибегнуть и тогда, когда учет и аудит бухгалтерской процедуры имеет определенную специфику, например проведение сделок с зарубежной компанией. Но даже если бухгалтерская деятельность в компании не вызывает вопросов, периодические консультации с опытными специалистами могут быть очень полезны, особенно в области постоянно меняющегося налогового законодательства.

2. Выборочный аутсорсинг

Выборочный аутсорсинг. Под ним понимают передачу на аутсорсинг отдельных функций бухгалтерии: расчет заработной платы, подготовка статистической отчетности, подача налоговой декларации. При этом ряд взаимосвязанных функций выполняется компанией самостоятельно. Причиной передачи бухгалтерии на частичный аутсорсинг является желание руководителя или собственника сохранить контроль за бухгалтерскими процессами. Также услугами частичного аутсорсинга пользуются те компании, которые хотят разгрузить своих сотрудников от рутинной работы при наличии большого количества однотипных операций или планируют сократить штат бухгалтерии.

3. Полный аутсорсинг

Полный аутсорсинг — это полное бухгалтерское обслуживание компании сторонней организацией. При выборе этого вида организация вполне может обойтись без штатной бухгалтерии, поскольку все ее функции возьмет на себя компания-аутсорсер.

4. Ведение учета от лица главного бухгалтера

Ведение учета от лица главного бухгалтера с предоставлением права подписи в документах бухгалтерского и налогового учета. При необходимости компания-заказчик может полностью переложить право подписи на представителя компании — аутсорсера, избавив себя от необходимости тратить время на работу с документами. Минусом такого решения является полное отсутствие контроля над деятельностью аутсорсера.

Выбор того или иного способа бухгалтерского аутсорсинга зависит от специфики деятельности компании, ее финансовых возможностей и степени готовности перейти на удаленное бухгалтерское обслуживание.

Преимущества передачи бухгалтерии на аутсорсинг

Передача бухгалтерских услуг на аутсорсинг имеет ряд существенных преимуществ перед наличием штатного бухгалтера или внештатного приходящего сотрудника:

1. Снижение затрат на содержание бухгалтерии

Для работы даже одного штатного бухгалтера требуется оборудованное рабочее место, предполагающее наличие компьютера, телефона и другой оргтехники, покупку и установку бухгалтерских программ.

При аутсорсинге у специалиста уже имеется все необходимое, включая программное обеспечение, а значит, лишних затрат не последует.

Штатный сотрудник всегда вправе рассчитывать на выплату заработной платы, независимо от его присутствия на рабочем в месте в тот или иной момент (отпуск, декрет, больничный и так далее). Кроме того, необходимо постоянно платить налоги и зарплату. Например, при заработной плате главного бухгалтера в 50 000 рублей необходимые отчисления в ПФР и ФСС составят 17 000 рублей, а налог на доходы физических лиц — еще 6500 рублей. При расходах на аутсорсинг, равных тем же 50 000 рублей, выгода очевидна, поскольку за удаленного бухгалтера платить отчисления компания не обязана. Это делает та фирма, в которой бухгалтер числится штатным сотрудником.

Еще один пункт снижения затрат — возможность вписать услуги организации-аутсорсера в расходы, НДС в этом случае принимается к вычету.

Переход на аутсорсинг способен снизить затраты в среднем на 25–30%.

На заметку

Провайдеры аутсорсинговых услуг утверждают, что бухгалтерское обслуживание компании в среднем обходится в $300–400, тогда как зарплата квалифицированного бухгалтера может быть $1000–2000 и выше.

2. Качество услуг

Поскольку в компаниях, специализирующихся на предоставлении бухгалтерских услуг, все бизнес-процессы давно уже отработаны, то и решение как сложных, так и рутинных вопросов происходит гораздо быстрее. При этом аутсорсер предлагает своему клиенту одновременную поддержку нескольких специалистов, находящихся у него в штате: юристов, специалистов по налоговому праву и трудовому законодательству. Для повышения качества работа специалиста, ведущего учет, контролируется и проверяется начальником отдела и аудитором внутреннего контроля.

Оперативное реагирование на изменение законодательства и владение современными пакетами правовых и бухгалтерских программ также повышают качество оказываемых услуг и гарантируют правильное и своевременное оформление и ведение отчетности.

Если говорить о приходящем бухгалтере, то у него, как правило, нет таких возможностей, а иногда и времени для качественного решения задач, поставленных перед ним клиентом.

3. Ответственность за результат

В случае передачи бухучета на аутсорсинг компания защищена положениями договора, по которому аутсорсер несет ответственность за причинение вреда при оказании бухгалтерских услуг в результате ошибок, упущений, утраты и повреждения документов, непреднамеренного нарушения законодательства. Обычно в грамотно составленном договоре всегда прописаны нюансы взаимодействия заказчика и компании-исполнителя. Как правило, аутсорсер берет на себя все риски по возмещению ущерба от уплаты всех штрафов и пеней, наложенных налоговой инспекцией, поэтому он заинтересован в исключении любой возможности их возникновения.

Компании, имеющие собственного бухгалтера, не застрахованы от уплаты штрафов и других санкций по причине его ошибок и недостаточной квалификации. То же самое касается и приходящего бухгалтера — все риски компания несет самостоятельно.

4. Конфиденциальность

Поскольку аутсорсер и его клиент являются бизнес-партнерами, чьи интересы должны совпадать, то между ними заключается соглашение о сохранении в тайне любой информации, полученной в связи с исполнением договора, во избежание потерь и нанесения ущерба интересам клиента. В целях обеспечения конфиденциальности могут использоваться различные варианты взаимодействия, исключающие утечку информации.

В случае с приходящим бухгалтером эта проблема является наиболее серьезной, поскольку у него нет заинтересованности в процветании и развитии конкретной фирмы. Как правило, такой бухгалтер ведет учет в нескольких организациях и есть вероятность того, что информация будет передана конкурентам.

Так или иначе, преимущества бухгалтерского аутсорсинга, особенно их экономическая составляющая, уже давно оценены ведущими мировыми компаниями. Например, у известной British Petroleum контракт на услуги аутсорсинга бухгалтерии, заключенный еще в 2002 году, действителен по сей день.

Риски аутсорсинга бухгалтерского учета

При несомненных преимуществах бухгалтерского аутсорсинга следует знать и о связанных с ним рисках:

1. Риск потери репутации. Он может быть связан с неудовлетворительным оказанием услуг компанией-аутсорсером.
2. Риск утечки информации. При передаче учетных функций сторонней организации, так или иначе, существует проблема безопасности, связанная с утратой конфиденциальности.
3. Операционный риск. Также может быть вызван некомпетентностью аутсорсера или использованием им несовершенных технологий.
4. Риск снижения оперативности реагирования. В некоторых случаях возможно запоздалое реагирование на появление проблем в бухучете.
5. Кадровый риск. С 1 января 2016 года заемный труд бухгалтера запрещен законом, а сфера применения аутстаффинга существенно ограничена. Правомерным в настоящее время остается только классический бухгалтерский аутсорсинг.

Чтобы избежать возникновения этих рисков, рекомендуется очень тщательно подходить к выбору компании-аутсорсера, а при заключении договора на обслуживание учитывать в нем все возможные нюансы.

Цены на аутсорсинг бухгалтерии

Цена на услуги аутсорсинга бухгалтерии в разных компаниях может формироваться по-разному. Наиболее распространенным способом является расчет стоимости в зависимости от системы налогообложения и количества хозяйственных операций в периоде. Обычно за расчетный период принимается один месяц (см. таблицу 1).

Таблица 1. Примерная стоимость услуг по ведению бухгалтерского учета (аутсорсинг)

Количество документов в месяц

Расходы при применении общей системы налогообложения, руб.

Расходы при применении упрощенной системы налогообложения, руб.

Некоторые фирмы пользуются методикой расчета, в основе которой находится не система налогообложения, а обороты компании. Пример прайса этого типа приведен в таблице 2.

Таблица 2. Определение примерной стоимости бухгалтерского аутсорсинга в зависимости от оборотов компании-клиента

Оборот, руб./мес.

Стоимость обслуживания, руб./мес.

В базовый пакет входит:

1. сопровождение 1С;
2. текущее ведение учета по всем регистрам;
3. формирование книги покупок, продаж и кассовой книги;
4. подготовка авансовых отчетов (до 10 штук в месяц);
5. кадровое делопроизводство;
6. расчет заработной платы и других вознаграждений;
7. формирование платежных поручений по налогам и запросам клиентов;
8. подготовка налоговой и бухгалтерской отчетности и ее сдача в государственные органы;
9. защита интересов заказчика в налоговой инспекции.

При этом минимальные затраты на оплату работы штатного бухгалтера без учета расходов на интернет, оборудование рабочего места, закупку расходных материалов составят не менее 35 000 рублей плюс налоги в ПФР и ФСС 10 500 рублей (30% от заработной платы).

Преимущества от передачи бухгалтерского учета на аутсорсинг очевидны. При помощи этой услуги можно не только существенно сократить расходы, но и обеспечить компании своевременную сдачу в налоговые органы всей необходимой отчетности, тем самым избежав штрафов и других санкций.

Поставщики услуг бухгалтерского аутсорсинга

Услуги по ведению бухгалтерского аутсорсинга предоставляются многими компаниями. О том, какие фирмы занимаются бухгалтерским аутсорсингом и почему следует быть очень осторожными в выборе, нам рассказала Виктория Языкова, руководитель практики «Консалтинг. Экспертиза. Аудит» консалтинговой компании КСК групп:

«На рынке, действительно, очень много фирм, работающих в этой сфере. Здесь и юридические, и аудиторские, и консалтинговые агентства, и специализированные бухгалтерские компании. Дело в том, что для ведения подобной деятельности не требуется лицензия, и вот в этом-то кроется главная опасность для клиентов.

Гарантия качества услуг аутсорсера, а соответственно, и достоверности отчетности — это большой опыт организации, ее сложившаяся репутация на рынке, наличие дипломов и сертификатов, оказываемый ею спектр услуг и конкурентоспособные цены на них.

В связи с этим хочу порекомендовать всем, кто решил передать бухгалтерию на аутсорсинг, проанализировать имеющуюся на сайтах специализированных организаций информацию. Обратите внимание и на то, сколько компаний находится в ведении у одного бухгалтера, поскольку слишком большое их количество может отрицательно сказаться на качестве услуг.

В КСК групп услуга аутсорсинга бухгалтерии предоставляется по техническому заданию заказчика. Прежде чем взять компанию на обслуживание, наши специалисты обязательно проводят экспресс-аудит с целью выявления текущего состояния дел.

Наша компания работает на рынке уже более 20 лет, и этот практический опыт, а также доскональное знание законодательства позволяют нам сотрудничать с компаниями различной отраслевой направленности. С каждым предприятием мы согласовываем индивидуальный график документооборота. От лица клиента назначается координатор, который взаимодействует с представителем нашей компании, ответственным за аутсорсинг бухгалтерского учета. Исполнитель работает с первичной документацией, обрабатывает ее и формирует отчетность.

В рамках финансового и бухгалтерского аутсорсинга мы предоставляем своим клиентам широкий спектр услуг, включая расчет заработной платы, подготовку статистической отчетности и налоговой документации, ведение учета от лица главного бухгалтера. Весь комплекс услуг выполняется в нашем офисе».