Как в бухучете бюджетной организации отразить движение печатей и штампов
Печать — это предмет, на котором изображены знаки и символы, выполненные специальным способом для того, чтобы можно было ставить оттиски этих изображений на бумаге или других объектах (глине, сургуче и т.п.) с целью придания данным объектам определенного значения и (или) юридической силы.
Штамп — это вид печати, который заменяет рукописную запись и применяется, как правило, при бумажном делопроизводстве. Юридической силы он не имеет, его основное предназначение — облегчить работу и ускорить процесс документооборота.
1. Приобретение печатей и штампов
Все существующие печати разделяются на три вида: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). В свою очередь печати организаций подразделяются на простые и гербовые (ч. 2 п. 62 Инструкции по делопроизводству N 4).
Изготовление гербовых печатей осуществляется в штемпельно-граверных мастерских по эскизам организаций. При этом следует учитывать, что такая печать должна изготавливаться в одном экземпляре. Дополнительные гербовые печати можно изготовить только с разрешения вышестоящего органа. При этом они должны обозначаться цифрой «2» и последующими (п. 5, абз. 3 ч. 2 п. 7 Инструкции о порядке изготовления и уничтожения гербовых печатей N 189).
Структурным подразделениям и филиалам организаций также разрешается изготовление гербовых печатей, если это предусмотрено их уставом, положением или приказом об их образовании. В этом случае в текст печатей вписывается слово «филиал» или наименование структурного подразделения (п. 6 Инструкции о порядке изготовления и уничтожения гербовых печатей N 189).
Ограничений на изготовление штампов законодательством не установлено. Их заказывают (приобретают) исходя из реальной потребности организации.
В общем случае печати и штампы состоят из двух элементов: оснастки (корпуса) и клише. Причем зачастую в товаросопроводительных документах составляющие части печати (штампа) прописываются отдельными позициями. Рекомендуем объединять их в единый объект учета, так как по отдельности они не используются.
Бухгалтерский учет печатей и штампов законодательством не установлен. В этом случае бюджетная организация вправе определить его самостоятельно и отразить в учетной политике (абз. 16 ст. 1, п. 5 ст. 9 Закона N 57-З).
Принимая во внимание то, что срок службы печатей и штампов, как правило, составляет более одного года, и их стоимость относительно невелика, предлагаем учитывать данные объекты учета в качестве отдельных предметов в составе оборотных средств (ОП в СОС).
В этом случае в бухучете операции по поступлению в организацию печатей и штампов, приобретенных за счет средств бюджета по безналичному расчету, отражаются следующими записями (ч. 2 п. 2 Инструкции по бухучету ОП в СОС N 63):
Корреспонденция счетов по приобретению печатей и штампов
| Содержание операций | Дебет | Кредит |
| Получено бюджетное финансирование на изготовление печатей и штампов | 100 | 140, 142 (230, 232) |
| Перечислены со счета казначейства денежные средства изготовителю печатей и штампов | 178 | 100 |
| Оприходованы поступившие печати и штампы с учетом НДС (https://ilex-private.ilex.by/view-document/BELAW/196677/#M139033 ч. 1 подп. 24.4 п. 24 ст. 133 НК) | 070 | 178 |
| Одновременно отражены расходы по бюджету и увеличен фонд ОП в СОС | 200, 202 | 260 |
В бухучете операции по приобретению печатей и штампов за счет внебюджетных средств в общем случае отражаются следующими записями (ч. 2 п. 2 Инструкции по бухучету ОП в СОС N 63):
| Содержание операций | Дебет | Кредит |
| Перечислена изготовителю печатей и штампов оплата с внебюджетного расчетного счета | 178 | 111 |
| Оприходованы поступившие печати и штампы (без НДС) | 070 | 178 |
| Отражен предъявленный НДС (ч. 1 подп. 1.2 постановления N 24) | 175 | 178 |
| Принят к вычету НДС (ч. 3 подп. 1.2 постановления N 24) | 173 | 175 |
| Одновременно отражены расходы по внебюджетной деятельности и увеличен фонд ОП в СОС | 211 (080 и др.) | 260 |
Обратите внимание!
Расходы на изготовление печатей и штампов относятся на элемент расходов 1 10 03 05 «Прочие расходные материалы и предметы снабжения» экономической бюджетной классификации (абз. 11 подп. 44.3.4 Инструкции о применении бюджетной классификации N 208).
2. Выдача печатей (штампов) в эксплуатацию
В настоящее время порядок учета, использования и ответственность за хранение печатей и штампов каждая организация устанавливает самостоятельно. Также организация самостоятельно определяет перечень документов, на которых проставляется оттиск печати. Эти нормы можно закрепить в Положении о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов в организации или ином локальном НПА (см. разъяснение специалиста Минюста И.В.Леус в статье «Проставлять или нет печать в документации»).
При выдаче в эксплуатацию печатей и штампов стоимостью до 1 базовой величины (далее — БВ), их следует списать с бухучета. При этом производится запись (ч. 7 п. 2 Инструкции по бухучету ОП в СОС N 63):
Корреспонденция счетов по выдаче в эксплуатацию печатей и штампов
| Содержание операций | Дебет | Кредит |
| Выданы в эксплуатацию по ведомости выдачи материалов на нужды учреждения печати и штампы стоимостью до 1 БВ за единицу | 260 | 070 |
В дальнейшем учет печатей и штампов ведется бухгалтерией и лицами, которым они выданы, только в количественном выражении в ведомостях оперативного (количественного) учета ф. 412 или в книге складского учета материальных ценностей ф. М-17 (ч. 8 п. 2 Инструкции по бухучету ОП в СОС N 63).
Также, как правило, учет печатей и штампов ведется лицами, ответственными за их учет и хранение, в учетно-регистрационном журнале. Это может быть, например, журнал учета печатей и штампов. Для некоторых организаций его форма утверждена (приложение 2 к Положению о порядке учета печатей и штампов в Совете Республики Нацсобрания N 440-ПСР3, приложение 3 к Инструкции о порядке использования печатей и штампов в МЧС и подчиненных ему организациях N 101). В остальных случаях организации вправе определить ее самостоятельно.
Печати и штампы, которые стоят свыше 1 БВ, при отпуске их в эксплуатацию не списывают, а относят на субсчет 071 «Предметы в эксплуатации» (ч. 7 и 10 п. 2 Инструкции по бухучету ОП в СОС N 63):
| Содержание операций | Дебет | Кредит |
| Переданы в эксплуатацию по накладной (требованию) печати и штампы, которые стоят больше 1 БВ за единицу | 071 | 070 |
Аналитический учет по субсчету 071 ведется бухгалтерией в количественном и стоимостном выражении в книге ф. 296 (карточках ф. 296а), на вкладных листах ф. 402 к инвентаризационной описи (сличительной ведомости) ф. 401 (ч. 8 п. 3 Инструкции по бухучету ОП в СОС N 63).
Лица, ответственные за эксплуатацию и сохранность ОП в СОС, обязаны учитывать эти предметы в количественном выражении в книге складского учета материальных ценностей ф. М-17 или ведомости оперативного (количественного) учета ф. 412 (ч. 12 п. 3 Инструкции по бухучету ОП в СОС N 63).
Печатная продукция (блокноты, календари) в качестве подарков контрагентам в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0
Что ж, завершается серия наших новогодних публикаций. Последняя тема, которой хотелось бы поделиться с вами – это подарки контрагентам в виде различной печатной продукции: ручек, карандашей, ежедневников, календарей и т.д., ведь это один из самых распространенных и относительно недорогих способов укрепления деловых связей. Можно ли принимать такие расходы к учету как на УСНО, так и на ОСНО, как отразить это в программе 1С – расскажем и покажем.
Приобретение организацией на УСНО печатной продукции с нанесением логотипа в качестве подарка контрагентам
Как и всегда, ситуация с УСН неоднозначна.
С одной стороны, стоимость визиток, календарей, блокнотов и прочей продукции с логотипом организации можно учесть в расходах на рекламу по пп. 20 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, если они предназначены для раздачи неопределенному кругу лиц.
Что из себя представляет неопределенный круг лиц? Отвечаем: это лица, которых нельзя определить заранее в качестве получателей рекламной информации. Таким образом, в рекламе должно отсутствовать указание на лиц, для которых она создана и на восприятие которых направлена (см. письмо Федеральной антимонопольной службы от 05.04.2007 № АЦ/4624).
Если же печатная продукция предназначена только для постоянных клиентов и партнеров компании, то такие расходы не учитываются при исчислении налога. Ведь в этом случае круг клиентов определен, поэтому отсутствует факт распространения рекламы.
С разработкой фирменного логотипа компании также ситуация спорная. В закрытом перечне расходов (ст. 346.16 НК РФ) такие затраты не указаны, значит они не должны учитываться. Но п. 16 информационного письма Президиума ВАС РФ от 25.12.1998 № 37 говорит о том, что информация, очевидно ассоциирующаяся с определенным товаром, должна рассматриваться как реклама этого товара. Поскольку фирменный стиль ассоциируется с определенным продавцом, его можно считать рекламой этого продавца. При принятии таких расходов будьте готовы к общению с контролирующими органами.
Перейдем к практической части.
Приведем пример: организация приобрела у поставщика «Офисная планета» ежедневники на сумму 70500 руб., в количестве 50 штук по цене 1410 руб. У фирмы «Laser Art» заказана гравировка этих ежедневников; стоимость нанесения логотипа на один ежедневник – 500 руб. Затраты на гравировку ежедневников составили 25000 руб. (50 штук * 500 руб.) Товары-подарки оприходованы с уже нанесенным логотипом, затем розданы потенциальным клиентам на самых крупных торговых площадках города.
Обращаем ваше внимание, что так как организация ставит на учет подарок готовый ежедневник с нанесенным логотипом, то при создании нового элемента номенклатуры можно сразу указать в наименовании, что он с логотипом. В нашем примере – «Ежедневник Bruno Visconti Imperium — с логотипом».
Шаг 1. Перейдите в раздел «Покупки» — «Поступление (акты, накладные, УПД)» и оформите документ оприходования подарков – «Поступление товаров: Накладная, УПД». Отразите данные из документа поставщика в графе «Расходы (НУ)» укажите «Принимаются», т.к. наш подарок – ежедневник имеет логотип нашей компании.
Отразим дополнительные расходы по нанесению гравировки на купленные ежедневники. Услуги по гравировке оказаны другим контрагентом-исполнителем. Т.е. при оформлении доп. расходов в поле «Контрагент» можно указать и другую организацию, отличную от поставщика.
Хотя мы могли приобрести ежедневники и заказать гравировку о одного контрагента. В таком случае и в документе поступления товаров, и в поступлении доп. расходов указывался бы один контрагент.
Шаг 2. Нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Поступление доп. расходов».
Шаг 3. Заполните шапку документа:
• укажите данные документа поставщика;
• контрагента и договор;
• содержание услуги доп. расходов — в нашем примере «Нанесение логотипа – гравировка»;
• сумму и способ распределения, если общую сумму необходимо распределить между разными изделиями, например, ручки, ежедневники, блокноты – «по количеству» или «по сумме».
При указании суммы расходов на первой вкладке «Главное» она распределится автоматически. На закладке «Товары» указана номенклатура из документа-основания. И если наименований несколько (ежедневники и ручки, например) и по ним изначально известны отдельно суммы за гравировку, то эти суммы можно указать в графе доп. расходы самим. Суммы дополнительных расходов также принимаем к НУ.
Шаг 4. Посмотрите проводки, сформированные документом, по кнопке .
Документ при проведении сформировал проводку Дт 10.06 Кт 60.01, в которой стоимость расходов по нанесению гравировки 25000 руб. включена в стоимость ежедневников.
На закладке «Расходы при УСН» отражено движение по данному регистру и стоит отметка – «Не оплачено». А мы помним, что для отражения расходов по приобретенным материалам в КУДиР, необходимо выполнить два условия:
• отразить факт оплаты поставщику.
Шаг 5. Отразите оплату поставщикам за ежедневники и гравировку – документ «Списание с расчетного счета» — раздел «Банк и касса» — «Банковские выписки».
Проведите документы оплаты и посмотрите сформированные движения по регистрам и проводки.
На закладке «Бухгалтерский учет» отражена оплата поставщику за ежедневники в сумме 7050 руб.
На второй закладке «Книга учета доходов расходов (раздел I)» отражена сумма, включенная в расходы – т.к. выполнено второе условие – ежедневники оплачены.
После отражения оплаты за гравировку – нанесение логотипа на подарки – ежедневники расходы также включаются в КУДиР.
Документ оплаты фиксирует запись в регистр «Книга учета доходов и расходов (раздел I)».
Списание ежедневников производится документом «Требование-накладная» и списываются как обычные материалы.
Шаг 6. Перейдите в раздел «Склад» — «Требование-накладная», создайте новый документ и заполните его.
Проанализируем сформированные проводки. При списании видно, что стоимость ежедневников принята в расходы полностью, включая сумму дополнительных расходов по нанесению лазерной гравировки – 95500 руб. (70500 руб. + 25000 руб.)
Операция списания материалов при УСН в КУДиР никак не отражается, т.к. расходы уже учтены при их оприходовании и оплате.
Шаг 7. Сформируйте «Книгу доходов и расходов УСН» — раздел «Отчеты». В раздел I «Доходы и расходы за 4 кв.» включены суммы по приобретенным ежедневниками и дополнительным расходам по нанесении логотипа – гравировки.
При отражении сумм с НДС, запись в КУДиР производится двумя строчками:
• Стоимость материалов, услуг без НДС – пп.5 п. 1 статьи 346.16 ;
• Выделяется НДС по материалам, услугам – пп.8 п. 1 статьи 346.16 .
Приобретение организацией на ОСНО печатной продукции с нанесением логотипа в качестве подарка контрагентам
Ситуация с налогом на прибыль также требует тщательного анализа перед принятием к расходам.
В письме от 16.10.2012 № 03-03-06/1/551 Минфин России указал, что затраты организации на изготовление продукции для контрагентов можно учесть при расчете налога на прибыль по нескольким основаниям:
И как обычно налогоплательщик должен самостоятельно определить принадлежность расходов к тому или иному виду.
Если список лиц, которые получат данные подарки, заранее неизвестен, то продукция с логотипом организации предназначена для неопределенного круга лиц. Поэтому затраты на ее изготовление можно учесть как расходы на рекламу.
Сувенирная продукция в виде блокнотов, ручек и т.п. не поименована в абз. 2-4 п. 4 ст. 264 НК РФ, поэтому данные расходы являются нормируемыми и учитываются в размере, не превышающем 1% выручки от реализации (п. 4 ст. 264 НК РФ).
Если же контрагенты известны заранее, то продукция с логотипом фирмы предназначена для определенного (узкого) круга лиц. В подобном случае затраты на ее изготовление целесообразно отнести к представительским расходам (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Они учитываются в размере не более 4% от расходов на оплату труда за соответствующий отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).
В практической части мы не будем подробно останавливаться на оформлении документов поступления и оплаты, а лишь выделим основные моменты.
ООО «Петровские зори», применяющее ОСНО, закупили у «Laser Art» ежедневники с логотипом компании 50 штук стоимостью 1740 руб. на подарки контрагентам. По документам поставщика логотип уже включен в стоимость подарка и номенклатура в счете указана как «Ежедневник с логотипом». Общая сумма по документу поставщика составила 87000 руб. Т.к. на подарке нанесен логотип организации и список контрагентов для раздачи неизвестен, то расходы принимаются к НУ как расходы на рекламу.
Шаг 1. Отразите поступление от поставщика – раздел «Покупки».
Из этой суммы стоимость ежедневников – 72500 руб., сумма НДС – 14500 руб.
Шаг 2. Документом «Списание с расчетного счета» отразите оплату поставщику.
Шаг 3. Отразите списание ежедневников с логотипом, учтенных на счете 10.06 – «Прочие материалы». В графе «Статья затрат» создайте и укажите «Сувенирная и рекламная продукция», указав, что это расходы на рекламу (нормируемые).
При списании на расходы, не принимаемые к налоговому учету, пользователю следует указать одноименную статью – в ее настройках отражено, что расходы не учитываются при налогообложении. От этих настроек и зависит, принимаются расходы при исчислении налога на прибыль или не принимаются.
В случае, если бы мы не наносили логотип нашей компании, а подарили просто обычный ежедневник, то эти расходы не принимались бы к налоговому учету. Передача таких подарков оформляется другим документом – «Безвозмездная передача».
Шаг 4. Проведите документ «Требование-накладная». Списаны ежедневники с логотипом на сумму 72500 руб. (без НДС)
Шаг 5. Выполните операцию «Закрытие месяца» — у нас задействован счет 44.01 – «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность».
Для анализа расходов, принимаемых и не принимаемых для исчисления налога на прибыть, используйте инструмент анализа в разделе «Отчеты – «Анализ учета по налогу на прибыль».
Посмотрев детализацию сумм отчета, мы увидим сумму списанных подарков контрагентам в качестве расходов на рекламу в составе косвенных расходов.
Бухгалтерские услуги: Учет приобретенной печати (штампа)
В Бюджетной организации купили штамп (печать), на какой счёт отнести его в учёте? основные средства или материальные запасы?
Активы, в отношении которых выполняются условия, предусмотренные п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденного Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н (в редакции от 24.12.2010), стоимость которых не более 40 000 руб. за единицу, могут учитываться в составе МПЗ.
Для обеспечения сохранности этих объектов в производстве или при эксплуатации в организации должен быть организован надлежащий контроль за их движением.
В рассматриваемой ситуации печать принимается к бухгалтерскому учету в составе МПЗ по фактической себестоимости (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России).
В соответствии с п.6 ПБУ 5/01, при приобретении МПЗ за плату их фактической себестоимостью признается сумма фактических затрат организации на приобретение, без НДС.
При передаче печати(штампа) в эксплуатацию ее стоимость включается в расходы по обычным видам деятельности в качестве управленческих расходов и списывается со счета 10, субсчет 10-9, в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу») (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, Инструкция по применению Плана счетов).
Группа компаний «ЦЕНЗОР» оказывает услуги бухгалтерского учета в Санкт-Петербурге юридическим и физическим лицам.
В настоящий момент здесь нет комментариев. Заполните форму ниже и выскажите свое мнение.
Что относить на счет 10.06, а что на 10.09?
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, что мы относим на счет 10.06, а что на счет 10.09? В моем понимании канцелярия и вода могут быть учтены на 10.09, но в организации они числятся на 10.06. На сколько это правильно и критично?
Что подразумевается под «прочими материалами» и «инвентарем и хоз.принадлежностями»?
Обсуждение (5)
Посмотрите описание субсчетов
Будет понятно, что относится к каждой категории.
Дополнительно надо смотреть первоисточник т.е. План счетов — там описание всех счетов и их корреспонденции. Это Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению». Что касается 10-го счета, то нужен Раздел II. Производственные запасы, Счет 10 «Материалы».
Проводки должны быть корректными, поэтому согласно описанию субсчетов отражаем соответствующую информацию по Дт и Кт 10.06 и 10.09.
Канцтовары и вода не могут отражаться на 10.09 т.к. они не подходят под описание инвентаря, инструментов, хозяйственных принадлежностей.
Также со счета 10.09 материал не списывается документом Требование-накладная, а оформляется документ Передача материалов в эксплуатацию. В результате проведения документа хозпринадлежности будут учтена на забалансовом счете МЦ.04.
Добрый день! Посмотрела описание счетов, но все как-то размыто. Так и не пойму, канцтовары тогда на 10.01 относить? Да и с водой не очень тогда понятно, исходя из описания.(
Мы все пользуемся именно этими описаниями.
Обычно то, что описываете учитываем на 10.01. Если только нет каких-то особых причин там не отражать. Все особенности, при их наличии, описываем в своей Учетной политике на бумажном носителе.
Чтобы выбрать счет учета, когда несколько их, как с 10-м, надо идти по описанию всех счетов и так выбирать методом исключения. Не подходит первое, идем во второе и т.д. до самого конца. Так самостоятельно по своей ситуации делаем выбор. Например, все описания изучили и поняли, что больше всего подходит 10.01.
Материалы по теме
Блок Как оформить авансовый отчет при покупке материалов и ТМЦ
Оформление авансового отчета в 1С Бухгалтерии 8.3 по шагам
По воде
Покупка в офис питьевой воды
Учет возвратной тары
.
В том-то и дело, что методом исключения по моей логике больше подходит 10.09, чем 10.01.(
Надо учитывать нормативную базу и автоматизацию в 1С.
Счет 10.09 в данном случае не подходит. Потому что на этом счете учитывает то, что используем долго и что закреплено за конкретным МОЛ. Этот актив учитываем за балансом и контролируем его. По описанию вода и канцтовары сюда не подходят.
Это мое личное мнение. Считаю, что надо учитывать по счету 10.01.
Дальше уже на ваше профессиональное суждение, могу не знать каких-то нюансов учета в вашей организации.
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме «Задать вопрос» возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Нажимая кнопку «Задать вопрос», я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>