Сколько хранить документы ип

Да когда же можно выкинуть все эти бухгалтерские документы!

Сжечь, уничтожить, выкинуть, сдать в архив на благо потомкам? Когда у нас забирают документы, то спрашивают, а, можно ли их выкинуть, а если нельзя, то сколько этому длиться?

Бухгалтерия — это как рисунки на песке, волны времени обесценивают весь наш труд. Считаешь, считаешь, собираешь документы, подшиваешь, «трясешься» над ними, а потом сложил в коробку из-под бумаги — и привет, пыль вечности.

Налоговые сроки хранения документов

Четыре года — общий срок хранения документов подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов для организаций и ИП (Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Шесть лет — срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов.

Если заявили убыток, то в течение всего срока, покуда его заявляете, плюс четыре года, должны хранить документы, подтверждающие понесенные налоговые убытки. По основным средствам документы, подтверждающие их стоимость, нужно хранить, пока мы их амортизируем, плюс четыре года общего срока хранения.

Таким образом, сейчас, в 2019 году, у нас в наличии должны быть, как минимум, документы за 2018, 2017, 2016 и 2015 годы. Все, что за пределами этого срока, с учетом обозначенных особенностей, можно было бы выкинуть, если в наш мир не вмешивались еще и нормы из других законодательных сфер. Налоговое законодательство, касаемо сроков хранения документов, — самое лояльное.

Бухгалтерский учет

Федеральный закон о бухгалтерском учете (ч. 1 ст. 29 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ) устанавливает минимальный пятилетний срок хранения документов после отчетного года. По конкретным срокам хранения отсылает к правилам архивного дела.

Так что же получаем? Налоговые интересы к документам, за отдельными исключениями, составляют четыре года, а еще год нам сразу накидывает законодательство о бухучете. Но это еще не все, так как детали скрываются в кругах архивного дела.

Архивное дело

Вот тут мы вступаем на зыбкую почву ФЗ об архивном деле, которая засасывает в сроки типы документов, нормативку Минкульта, Росархива и даже Главархива СССР. Когда начинаешь разбираться с этим, то, не знаю, как вас, а меня охватывает такое уныние, что хочется поскорее кликнуть на крестик и закрыть страничку правовой системы. Коробки с документами начинают казаться настоящими символами вечности, как латунные таблички на дверях кабинетов.

Сейчас действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Если нужно узнать срок хранения конкретного типа документов, то добро пожаловать в этот перечень, гуляем по разделам, смотрим ссылки, примечания, исключения и т. д. Ниже некоторые группы документов с установленными сроками хранения для них.

• 50 лет — трудовые договоры, кадровые приказы, личные карточки работников, трудовые книжки, которые не забрали работники. Это срок по документам с 2003 года, так как раньше срок хранения по ним составлял 75 лет.
• 5 лет — договоры о материальной ответственности после увольнения такого работника; табели, документы о премировании, документы по командировкам.
• 1 год — графики представления отпусков.
• 5 лет — путевые листы, но если этими путевыми листами подтверждаются вредные и опасные условия труда, а других подтверждения таких работ нет, то 75 лет.
• 75 лет — расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы. Это срок можно уменьшить и до 5, но только если вы будете 75 лет хранить лицевые счета по форме Т-54.
• 5 лет — налоговые декларации юридических лиц.

А вот теперь чуть-чуть примеров тех документов, которые нужно хранить постоянно, то есть пока длится ваша жизнь как предпринимателя или организации, но не менее 10 лет!

• Постоянно — Годовые расчеты по страховым взносам в ФСС.
• Постоянно — Книга учета доходов и расходов на УСН для ИП и организаций. Вот ссылка на пункт Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558: пункт 401. Так что плательщики упрощенки участвуют не только в хозяйственной, но и в культурной жизни страны! При этом аналогичного требования к книге учета доходов и расходов на ОСНО нет!

Поэтому, если вы были ИП, да к тому же работодателем, и прекратили свою деятельность, то должны хранить кадровые документы еще 50 лет, а расчетно-платежные ведомости — 75 лет! Были на упрощенке — храните свою книгу за последний год еще 10 лет или завещайте ее потомкам с наказом хранить вечно, и, может быть, тогда, через миллионы лет, зеленый большеглазый человечек из галактической налоговой инспекции проверит правильность ваших расчетов!

Какие сроки хранения документов у ИП?

Все налогоплательщики сталкиваются с необходимостью хранить документы вне зависимости от применяемого ими режима налогообложения (ОСНО, УСН, ЕСХН и др.) или организационно-правовой формы (АО, ООО, ФГУП и т. д.). Нет исключений и для индивидуальных предпринимателей.

Даже если ИП работает один и у него отсутствует большая часть административно-хозяйственных, кадровых и иных распорядительных документов, а применение упрощенки с объектом «доходы» превращает первичку по расходам в макулатуру (обосновывать затраты нет необходимости), обязанность по сохранению определенных видов документации остается.

Например, такой документ, как книга учета доходов, в которой бизнесмен отражает полученную выручку и на основе которой производит расчет УСН-налога, Налоговым кодексом запрещено ликвидировать в течение 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а перечнем Росархива (с 18.02.2020) в течение 5 лет. При несовпадении сроков хранения в разных НПА нужно ориентироваться на больший. Однако с 17.03.2021 такое несовпадение сроков устранено, так как благодаря поправкам в ст. 23 и 24 НК РФ увеличены сроки хранения налогоплательщиками и налоговыми агентами данных бухгалтерского и налогового учета и документов, связанных с расчетом и уплатой налогов. Сохранять их потребуется в течение 5 лет вместо 4.

Подробнее о нюансах применения упрощенки с базой «доходы» читайте в этой статье.

Или ИП применяет ОСНО и начисляет НДС — оформленные счета-фактуры также придется подшить в дело и хранить 5 лет. Такой срок хранения установлен новой редакцией 1 ч. НК РФ, а также новым перечнем Росархива с 18.02.2020.

Помимо общх документов ИП следует организовать хранение договоров. Их сохранность важно обеспечить потому, что впоследствии они могут вам понадобиться, например, для предъявления суду, налоговому органу или аудитору.

Подробнее о сроках хранения договоров рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ и бесплатно переходите в Готовое решение, чтобы узнать нюансы организации договорной работы.

Особенности исчисления сроков предпринимателем

Когда ИП применяет упрощенку и уплачивает налог с доходов (6%), особых нюансов при определении сроков хранения документов не возникает — по закону «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ при наличии книги учета доходов иные бухгалтерские документы оформлять не требуется, так же, как и вести бухучет (письмо Минфина от 17.10.2014 № 03-11-11/52522). Следовательно, предпринимателю придется соблюдать только сроки хранения налоговых документов, установленные Росархивом. Для книг эти сроки исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение. Поскольку КУДИР открывается на год, то срок пойдет со следующего года. То есть, для книги за 2020 год он будет длиться с 01.01.2021 и по 31.12.2025.

Другое дело, если ИП применяет общий режим или упрощенку с базой «доходы минус расходы» и регулярно переносит полученные ранее убытки — для обоснования сумм переноса (как и самого убытка) документы хранить придется в течение более длительного времени. Период этот для УСН может составить 15 лет (учитывая допустимый 10-летний срок переноса и нормативный срок хранения книги), а при ОСНО даже превысить этот предел, поскольку для учета убытка при расчете налога на прибыль ограничения по числу лет списания не установлены (ст. 283 НК РФ).

Как долго хранить документы по страхвзносам, узнайте в КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, оформите пробный демо-доступ к системе и переходите в готовое решение. Это бесплатно.

О том, какие сроки хранения установлены для некоторых видов документов, читайте в статье «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

Итоги

Срок хранения документов ИП зависит от многих факторов. Если предприниматель применяет упрощенку, при которой расходы не учитываются, хранить первичку по ним необязательно. Остальные появившиеся в процессе деятельности документы подлежат хранению в установленные законом сроки. Если ИП получил убыток и переносит его, учитывая в последующих периодах при расчете налога, нормативно установленный срок хранения документов, обосновывающий величину убытка, удлиняется на период его переноса.

Может ли ИП выкинуть документы?

Зависит от документа — можно выкинуть через год, а только через 75 лет

По закону у большинства документов бизнеса есть срок хранения. Для каждого он свой в зависимости от того, насколько важен документ: некоторые нужно беречь лишь в течение года, другие — значительно дольше. Например, некоторые кадровые документы хранят до 75 лет, и нельзя их уничтожить, даже если бизнес пришлось закрыть.

Подробно о сроках и правилах хранения документов бизнеса рассказывали в отдельной статье. Переходите по ссылке на полях.

Документы могут пригодиться для ответов на вопросы налоговой, трудовой инспекции или для оформления пенсии бывшего сотрудника.

Сроки хранения документов ИП

Срок хранения документов ИП зависит от типа документов.

Первичные документы. Документы, которые нужны для налогового учета, надо хранить пять лет с момента последнего использования для исчисления налогов. Например, столько нужно хранить договоры и акты приема-передачи, товарные чеки, накладные.

Кадровые документы. В эту группу входят те документы, которые предприниматель оформляет на работников. Например, приказы о приеме на работу, трудовые договоры, зарплатные ведомости. Если сотрудник уволился, документы, которые работодатель на него оформлял, все равно нужно хранить.

Самый короткий срок хранения кадровых документов — год, столько хранят правила внутреннего распорядка. Некоторые кадровые документы нужно хранить 75 или 50 лет — в зависимости от того, когда было закончено делопроизводство, до 2003 года или после. К таким документам относят трудовые договоры и личные дела сотрудников.

Хранение документов после закрытия бизнеса

После того как ИП закрыл бизнес и снялся с регистрации, документы все равно надо хранить до тех пор, пока не закончится срок хранения.

Первичные документы можно хранить дома или сдать в архив — подойдет и частный, и государственный.

Кадровые документы нужно передать в архив, по ним сотрудникам назначают пособия и пенсию. Для хранения подойдет только государственный или муниципальный архив.

Ответственность за отсутствие документов

Отсутствие документов, которые нужны для налогового учета, закон считает грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. За это нарушение действующий ИП может получить штраф до 40 000 ₽.

Если налоговая запросила документы от ИП, который снялся с регистрации, и не получила ответ, могут назначить штраф — 200 ₽ за каждую бумагу.

За отсутствие кадровых документов можно получить штраф до 5000 ₽.

Как правильно избавиться от документов, когда срок хранения истек

Когда срок хранения документов истек, их все равно нельзя выкидывать в обычную мусорку. Документы надо правильно утилизировать:

1. Составить акт в произвольной форме. В нем надо указать все документы и способ их утилизации. Например, измельчение шредером.
2. Уничтожить документы выбранным способом — самостоятельно или при помощи компании, которая занимается утилизацией.

Если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, вы имеете право не представлять их по требованию трудовой инспекции или налоговой.

Дайджест по налогам № 14. Про учет расходов для ИП и новые сроки хранения документов

КС РФ еще раз подтвердил: расходам быть при расчете ИП страховых взносов за себя

Определение КС РФ от 30.01.2020 № 10-О

Проблема все та же: ИП на ОСНО и на УСН при расчете страховых взносов за себя имеет право уменьшить доходы на расходы. К такому выводу неоднократно приходил Конституционный Суд РФ, например, в Постановлении от 30.11.2016 № 27-П. Мы неоднократно в своих публикациях останавливались на этой злободневной теме, например:

В начале 2020 года КС РФ подтвердил единообразие в отношении учета расходов при определении ИП размера страховых взносов как при ОСНО, так и при УСН с объектом «доходы минус расходы».

Комментарий: предпринимателям рекомендуем не бояться и отстаивать свою точку зрения в суде. В Определении КС РФ от 30.01.2020 № 10-О отмечено, что у КС РФ нет оснований рассматривать жалобу налогоплательщика, поскольку она уже высказана ранее. Нижестоящие суды обязаны рассматривать подобного рода вопросы с одним только решением: расходам быть при формировании налоговой базы по страховым взносам ИП за себя. Почему налоговая не подчиняется решениям высшего суда — вот в чем вопрос.

С 18 февраля 2020 года — новые сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236

Изменения: новые сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов вступают в силу с 18.02.2020 года. Но фактически их надо применять с начала 2020 года. Изменений много.

Обращаем внимание на некоторые:

• Счета-фактуры надо хранить 5 лет вместо 4 лет, как было раньше.
• Реестры сведений о доходах физлиц теперь надо хранить 5 лет вместо прежних 75 лет.
• Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени и штрафов и о состоянии расчетов с бюджетом — 5 лет.
• Срок хранения деклараций для организаций и предпринимателей — 5 лет, за исключением деклараций предпринимателей по 2002 г. включительно — хранятся 75 лет (ранее сроки хранения деклараций были разными).
• ИП хранят декларации 4 года, не считая года их составления.
• Годовые и квартальные документы по расчетам по страховым взносам — введена норма хранения 50 или 75 лет в зависимости от того, когда закончено делопроизводство.
• Упрощенцы должны теперь хранить КУДиР не постоянно, а 5 лет.

Ответственность: отсутствие документов — грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения, за что предусмотрена ответственность по ст. 120 НК РФ.