Как заполнить авансовый отчёт
Проще всего — пользоваться унифицированной формой № АО-1. Если вам хочется отредактировать её, убрать лишние реквизиты и добавить новые — так тоже можно сделать. Но тогда нужно утвердить свой бланк приказом руководителя, приложить к учётной политике в целях бухучёта и разработать правила его заполнения.
Авансовый отчёт оформляют в одном экземпляре — он остаётся у работодателя как документ для учёта расходов. В форме есть лицевая и оборотная стороны — подробнее о каждой мы расскажем ниже.
Инструкция по заполнению авансового отчёта
По правилам авансовый отчёт заполняют подотчётник и бухгалтер (или руководитель, если он сам ведёт бухгалтерию) — каждый свою часть. На практике часто документ заполняют без участия подотчётного лица — сотрудник только проверяет и подписывает документ.
На лицевой стороне отчёта подотчётник заполняет:
- наименование работодателя,
- дату,
- своё ФИО, структурное подразделение, должность (если договор ГПХ, должность не указывают),
- назначение аванса — на какие цели были выданы и потрачены подотчётные деньги, например, на командировочные, хозяйственные, представительские, почтовые расходы и т.д.
- в левой табличной части — остаток или перерасход денег с предыдущего авансового отчёта (если не было — ставят прочерки),
- как был получен аванс — наличными из кассы, на банковскую карту (корпоративную, зарплатную или личную),
- сумму полученных подотчётных средств,
- сколько денег израсходовано.
Если подотчётник потратил меньше, чем выдано, разницу вписывают в строку «Остаток». Если денег не хватило и он потратил свои — в «Перерасход». Во втором случае работнику нужно ещё написать заявление о компенсации своих расходов.
Ниже табличной части указывают количество подтверждающих документов, которые работник сдаёт вместе с авансовым отчётом — товарные и кассовые чеки, накладные, акты выполненных работ или оказанных услуг, авиа или ж/д билеты, счёт за проживание в гостинице и т.д. Обычно их наклеивают на лист бумаги А4 так, чтобы читалась вся информация, нумеруют в хронологическом порядке и прикрепляют к отчёту.
Для перечня подтверждающих документах предназначены графы с 1 по 6 оборотной стороны авансового отчёта. Для каждой покупки указывают дату, номер, наименование расхода и суммы в рублях с копейками (или в иностранной валюте, если это была заграничная командировка). В конце выводят итоговую сумму расходов. 
Под этой таблицей подотчётник расписывается с расшифровкой подписи — и сдаёт отчёт бухгалтеру или руководителю. Тот на лицевой стороне вписывает номер авансового отчёта и табельный номер отчитывающегося работника. Если бизнес оформлен не как ИП, а как юрлицо — в правой табличной части делают бухгалтерские записи по дебету и кредиту.
Внизу есть отрывная часть — расписка в том, что отчёт и документы приняты на проверку. В ней заполняют ФИО подотчётного лица, номер и дату авансового отчёта, общую сумму расходов прописью и количество приложенных документов. Затем бухгалтер или руководитель ставит свою подпись с расшифровкой и текущую дату, отрезает расписку и отдаёт её подотчётнику.
После проверки подтверждающих документов в графы 7–9 оборотной стороны вписывают учтённые суммы расходов. В случае юрлица — указывают в дебет каких счётов и субсчётов они отнесены.
11 видеоуроков для уверенного старта бизнеса
Кто подписывает авансовый отчёт
Подотчётный работник расписывается только на оборотной стороне. После проверки авансового отчёта на лицевой стороне вписывают сумму расходов к утверждению — прописью и цифрами. Если в штате есть бухгалтер, он ставит под ней подпись и просит руководителя бизнеса заполнить гриф «Утверждаю» — туда вписывают общую сумму авансового отчёта прописью и цифрами, ставят подпись с расшифровкой и дату.
Если бухгалтера нет, руководитель всё равно заполняет гриф «Утверждаю» и сам ставит обе подписи. 
После этого с подотчётником производят окончательный расчёт. Строку «Остаток внесён» заполняют, если работник возвращает неизрасходованные подотчётные деньги. «Перерасход выдан» — если расходы оказались больше, и он получает от работодателя возмещение.
Вернуть остаток или выплатить компенсацию можно любым способом, независимо от того, как выдавали подотчётные деньги.
Статья актуальна на 26.05.2022
Продолжайте читать
Воинский учёт работников
Разрешено ли штрафовать сотрудников?
Работник не вышел на работу: когда можно уволить за прогул, а когда нет
Рассылка для бизнеса
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компании СКБ Контур
Образец заполнения авансового отчета в 2022 году
Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Исключение — возвращение из командировки. В данном случае подотчетник обязан отчиаться в течение 3-х дней.
За нарушение срока работника можно наказать материально.
- Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.
ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.
- Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
- Утверждается руководителем.
- В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.
Как правильно заполнить авансовый отчет
Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:
- Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
- Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
- Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.
Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.
Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.
Построчный комментарий по заполнению авансового отчеты подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ бесплатно к системе и переходите к указаниям.
Авансовые отчеты в 2022 году: где посмотреть пример и бесплатно скачать образец заполнения
Изменений по авансовым отчетам в 2022 году не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).
Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.
Допустим, 21.01.2022 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.
Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.
Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации. Вы можете скачать его бесплатно по ссылке ниже:
Итоги
Заполнение авансового отчета требует совместной работы подотчетного лица и бухгалтера. Заполненный отчет, подписанный главным бухгалтером и руководителем, является документом, на основании которого отражаются операции в учете.
Дополнительно материалы по теме расчетов с подотчетными лицами смотрите в статьях:
Как считать листы в прилагаемых к АО документах?
marinaroma 23.07.2012
Здравствуйте! Модуль №15 пройден.
Есть пару вопросов, без них пока никак:
1. Если приходовать материалы, купленные за нал через авансовый отчет, тогда мы не сможем распечатать Приходный Ордер на товары? Это будет проблемой?
2. В авансовом отчете есть Приложение—документов на …..листах.
Мне всегда советовали указывать сколько документов, столько и листов. И по модулю видно, что у Вас такая же практика. Но по логике получается другое, если у нас 1 тов. чек и 1 кассовый чек, всего два документа, но мы их наклеиваем на один лист, то получается 2 документа на 1 листе. На сколько это все принципиально и как правильно делать?
Спасибо.
Елена Бобкова 23.07.2012
Добрый день, Марина!
1. Я в таком случае ставлю на ав.отчет штамп Приходный ордер, где ставлю номер, присваеваемый программой. Также штамп ставлю Требование-накладная, когда списываю все разом, как правило.
2. В работе пользуюсь этим же принципом: сколько документов, столько и листов. Ведь мы пишем о приложениях – документах). А вообще, я считаю, что вопрос не принципиальный, ведь главное, что в самом ав.отчете вы указали номер и дату чека ККМ.
Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия
Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия создать не сложно, рассмотрим по шагам с наглядными примерами. Последовательно исследуем два варианта отражения в программе 1С выдачи денежный средств под отчет. Так же разберём основные определения по теме, коснёмся рабочих вопросов и поговорим о некоторых новшествах от 2019 г.
Настройка авансового отчета по форме АО-1 от 1 часа
Настроим заполнение авансового отчета из внешних файлов:
- автоматическое заполнение из excele
- подстановка табличной части Товары и Прочее
- автозаполнение счетов учета
- заполнение Цены и Количества
Основные определения и порядок взаимодействия между сторонами
Авансовый отчет представляет собой документ, который подтверждает и объясняет расходование денежных средств Организации, выданных сотруднику, в данном случае – подотчетному лицу.
Подотчетным лицом выступает сотрудник Организации, которому поручено задание и выданы на это деньги.
Список людей, которые могут выступать в роли подотчетного лица, размер авансовой суммы и сроки предоставления отчета определяются руководителем Организации.
Подотчетные суммы должны расходоваться только по целевому назначению, прописанному при выдаче финансовых средств, и не могут передаваться одним подотчетным лицом другому.
Сотрудник до истечения срока должен отчитаться за израсходованные денежные средства и принести в бухгалтерию оформленные надлежащим способом первичные документы, а не израсходованные вернуть в кассу или на расчетный счет, перерасход выплачивается Организацией.
На подготовку отчетных документов предоставляется три дня с момента истечения срока, на который выдавались деньги. Если за это время первичные документы так и не попали в бухгалтерию и денежные средства так и не поступили обратно в кассу или на расчетный счет Организации, то за сотрудником признается задолженность. Важно не путать, к налогооблагаемому доходу эта сумма не относится.
Целесообразные действия бухгалтера в этом случае:
1. Написать письмо сотруднику, в котором вежливо напомнить о его задолженности.
2. Составить акт сверки с сотрудником.
3. Скорей всего, далее последует:
3.1 отчет со стороны сотрудника;
3.2 заявление от сотрудника с просьбой удержать задолженность с заработной платы;
3.3 возвращение суммы долга с других источников дохода.
4. Если из пункта 3 ничего не произошло, то Организация в праве подать в суд на работника.
Выдача подотчетных сумм в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам.
Основанием для выдачи аванса может послужить приказ или распоряжение руководителя Организации, заявление от сотрудника. С 2018 года написание заявления от сотрудника не является обязательным. Заявление пишется в произвольной форме, где указывается сумма и на что нужны денежные средства. В этом случае следующим шагом будет подписание директором Организации данного документа.
Если Вы создаете авансовый отчет впервые, то рекомендуем оставить бесплатную заявку в поддержку по 1С через сервис Бит.Личный кабинет. Вам перезвонит консультант по 1С и поможет.
Выдача авансовой суммы через кассу в программе 1С 8.3 Бухгалтерия.
Формируем в программе 1С 8.3 Бухгалтерия расходный кассовый ордер:
1. Последовательно открываем вкладки: «Банк и касса» — «Касса» – «Кассовые документы» – «Выдача наличных (создание)»
2. Указываем (заполняем документ):
2.1 Вид операции: «выдача подотчетному лицу».
2.2 Номер и дата присваиваются автоматически программой.
2.3 Получатель: выбираем из списка сотрудников.
2.4 Сумма: указываем необходимую сумму, отталкиваясь от основания (приказа или заявления).
2.5 Статья движения денежных средств: «выдача подотчетных сумм».
2.6 Комментарий: удобно указать, что послужило основанием для выдачи аванса, например, «приказ No124А от 11.07.2019 г» или «заявление от сотрудника от 11.07.2019 г.»
2.7 Счет учета: «50.01» (автоматически)
2.8 Организация: выбираем и списка, если в программе ведется отчет по нескольким предприятиям. Если Организация одна, то автоматически она будет выбрана.
2.9 Открываем «Реквизиты печатной формы» — заполняем «основание»: пишем номер и дату приказа от директора или дату заявления от сотрудника.
3. Далее нажимаем «провести».
4. Проверяем сформированные программой проводки. Для этого нажимаем кнопочку «Дт/Кт». Проводки: дебет 71.01, кредит 50.01.
Проверка: если открыть оборотную сальдовую ведомость по 71 счету, то мы увидим, что за сотрудником числится авансовая сумма.
5. Заходим в только созданный расходный кассовый ордер и отправляем на печать (значок с изображением принтера).
6. Поставить подписи подотчетного лица, бухгалтера и руководителя.
7. Следующим шагом последует выдача денег сотруднику.
Перевод денежных средств в программе 1С 8.3 Бухгалтерия со счета Организации на личный счет работника.
Создаем документ в 1С Бухгалтерия 8.3, выдача денежных средств путем перечисления безналичных денежных средств на личный счет сотрудника.
1. Последовательно открываем вкладки: «Банк и касса» — «Банк» — «Банковские выписки» — «Списание с расчетного счета (создание)». Создаём новый документ (платежное поручение).
2.1 Вид операции: «перечисление подотчетному лицу»
2.2 Дата и номер документа присваиваются автоматически.
2.3 Получатель: выбираем из списка сотрудников.
2.4 Сумма: вносим необходимую сумму, указанную в основании на выдачу аванса.
2.5 Назначение платежа: «выдача под отчет денежных средств на покупку канцелярских товаров на основании приказа №1020А от 11.07.2019г.».
3. Записать документ и закрыть.
4. Далее потребуется выгрузить файл для отправки в банк, либо сформировать платежное поручение непосредственно в онлайн-банке (в Организациях связь с банком настроена по-разному).
5. После того, как с банка будет получена выписка с фактическим списанием с расчетного счета Организации, бухгалтер разносит ее в программе и снова заходит в документ, созданный при перечислении средств, ставит галочку «подтверждено выпиской банка», и прикрепляет платежное поручение. Провести документ.
6. Программа формирует проводки: дебет 71.01, кредит 51.
Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия.
Первичные документы, принимаемые к отчету. С обновлениями от 1 июля 2019 года.
Какие документы могут служить для отчета?
1. Кассовые чеки. С 1 июля 2019 года чеки обязаны выдавать или отправлять через электронную почту все продавцы, в том числе и индивидуальные предприниматели. Следовательно, онлайн-чек или чек, распечатанный на кассе, необходимо требовать за любую покупку. Электронный чек так же вполне подходит и имеет юридическую силу, как и распечатанный. В этом случае в авансовом отчете важно указать «электронный чек». Если аванс был выдан на топливо, то к чеку нужно приложить путевой лист.
2. Квитанции об оплате, если по каким-либо причинам продавец не выдает чеки, с указанием реквизитов и подписью продавца.
3. Проездные документы.
3.1 К билету на самолет важно прикладывать так же и посадочный талон, в другом случае Организация может потерять расходы, а у сотрудника удержат НДФЛ.
3.2 Если сотрудник передвигался на поезде, то к отчету должен прилагаться выданный в кассе билет. Если билет электронный, то он должен быть с отметкой о пройденной регистрации. Без отметки электронный чек не действителен.
3.3 Если сотрудник пользовался услугами такси и заказывал через приложение, то там же необходимо запросить электронный чек и у водителя попросить квитанцию с его подписью. Иногда Организация по предоставлению услуг такси может предложить доставить подписанную квитанцию на адрес Вашей Организации. Чтобы подтвердить цель поездки, нужно попросить сотрудника из приложения распечатать так же маршрут, по которому следовал заказанный автомобиль.
4. Счета на проживание (в командировке).
5. Счета-фактуры, накладные.
Без предъявления такого рода документов, отчет не действителен.
Поэтапное создание отчета в программе 1С 8.3 Бухгалтерия.
Сотрудник по истечении оговоренного срока подготавливает документы для отчета и составляет отчет самостоятельно в форме АО-1 в течение трех дней. Бухгалтер проверяет документы и, если все в порядке, приступает к оформлению документов в программе 1С.
В некоторых Организациях принято так, что сотрудник приносит в бухгалтерию лишь первичные документы и не заботится о составлении самого отчета. А уже сам отчет бухгалтер формирует в программе 1С, на основании первичных документов от сотрудника, распечатывает из программы 1С и уже готовый документ подписывает подотчетное лицо, бухгалтер и, далее, руководитель.
Поэтапное создание отчета в программе 1С Бухгалтерия 8.3:
1. Последовательно открываем вкладки: «Банк и касса» — «Авансовые отчеты» — «Создать»
2. Указываем (заполняем документ):
2.1 Номер и дата: заполняется автоматически. Так же можно изменить.
2.2 Организация: поле заполняется автоматически или выбираем, если в программе данные по нескольким предприятиям.
2.3 Подотчетное лицо: выбираем и списка.
2.4 Склад: указываем, если приобретались ТМЦ. Можно указать «основной»
3. Вкладка «Авансы». Нажимаем «добавить» и выбираем в появившемся окне «выдача наличных» или «списание с расчетного счета» (в зависимости от того, каким образом сотрудник получал авансовые деньги), далее выбираем нужный документ из списка, по которому предоставляется отчет.
4. Вкладка «Товары». Заполняем, если сотрудником приобретались какие-либо материальные ценности или оказывались услуги в пользу Организации, для этого наживаем «добавить» и приступаем к заполнению таблицы
4.1 Документ: пишем наименование документа, например: «Товарный чек № 2551265 от 11.07.2019 г.»
4.2 Номенклатура: например «канцелярские товары», выбираем и списка или создаём нужную группу товаров или услуг.
4.3 Количество: 1.
4.4 «Сумма»: указываем сумму, которая в данном чеке.
4.5 «НДС»: выбираем «с НДС» или «без НДС» (смотрим в чеке)
4.6 Если есть счет-фактура на приобретенные ТМЦ, то нужно пролистать таблицу далее и заполнить вкладку «поставщик», выбрать и списка или создать на основании прописанных в счет-фактуре полных реквизитов. Далее поставить галочку в колонке с названием «СФ» (счет — фактура) и в следующей колонке указываем дату и номер счет-фактуры.
4.7 «Счет учета»: 10.09 (при покупке материалов) или 41 (товары), формируется автоматически на основании выбранной или созданной группы товаров или услуг в номенклатуре (заполняется в начале таблицы).
4.8 «Счет НДС»: 19.03, формируется так же автоматом (правильность формирования проводок лучше сразу проверять)
5. Проводим документ и смотрим какие проводки сформировались. При оформлении, например, покупки ТМЦ образуется следующая проводка: Дебет 10.09, Кредит 71.01.
6. Выводим документ на печать, собираем подписи.
Для того, чтобы проверить правильность созданных документов в 1С, формируем оборотную сальдовую ведомость по счету 71.01 за нужный период и просматриваем отраженные суммы напротив ФИО сотрудников. Через эту ведомость удобно контролировать подотчетных лиц и вовремя напоминать о задолженности или необходимости отчитаться.
Подписанный авансовый отчет храним с аккуратно подколотыми чеками, квитанциями, проездными документами, счетами – фактурами, накладными в папке с отчетами, как правило, не менее четырех лет.
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку