Для чего нужно делопроизводство

Для чего нужно делопроизводство

Основы делопроизводства и документооборота на предприятии

Делопроизводство и документооборот — понятия, которые многие считают синонимами, однако это не так. Делопроизводство — это все, что касается работы с документами, начиная от их создания и заканчивая передачей в архив. Здесь имеется в виду обеспечение создания документов, передачи их из отдела в отдел и хранения после выполнения своей задачи.

Под документооборотом же подразумевают движение документов, т. е. фактически это этап, который находится между созданием документа и его уничтожением или передачей в архив. Делопроизводство и документооборот на предприятии находятся в тесной связи, поскольку последний является частью первого.

Делопроизводство и документооборот: важность для организации

Неспециалистам, которые не сталкиваются с организацией работы в комплексе, может казаться, что правильное делопроизводство и документооборот на предприятии — одна из наименее важных задач. Ведь это «всего лишь бумажки», а самое главное — наладить продажи, производство или предоставление услуг. И действительно, если ваше предприятие представляет собой руководителя и 3 сотрудников, то, возможно, это справедливо. Однако чем сложнее становятся ваши бизнес-процессы, и чем больше людей вовлекаются в каждый из них, тем меньше будет эффективность без налаженного делопроизводства и документооборота. Вы вольны выбирать форму: электронную или бумажную, однако совсем без них обойтись нельзя. Ведь вам нужно:

• Организовать эффективный бухгалтерский, налоговый, управленческий учет;
• Обеспечить с помощью делопроизводства и документооборота оперативное реагирование на входящие сообщения: письма из гос.органов, жалобы клиентов, коммерческие предложения и так далее. Необходимо назначить ответственного, организовать взаимодействие различных отделов по обсуждению вопросов, которые находятся в компетенции нескольких подразделений одновременно, и контролировать скорость обработки информации;
• Обеспечить эффективную обратную связь «снизу»: обсуждение и внедрение предложений по улучшению работы, претензии подразделений друг к другу, сообщения об изменениях в процессах и тому подобное;
• Организовать с помощью делопроизводства и документооборота взаимодействие кадровой службы с бухгалтерией, хозяйственной частью, службой защиты информации на предприятии: своевременную смену кодов доступа при увольнении сотрудника, блокировки/приостановки учетной записи, обеспечение нового сотрудника оборудованным рабочим местом и необходимыми инструментами и материалами для работы;
• Организовать эффективную систему учета показателей работы и выплаты премий по их результатам;
• Организовать автоматизацию рутинных операций, ускорить обработку заявок клиентов.

И это только небольшая часть задач, которые можно решить с помощью эффективного делопроизводства и документооборота на предприятии. Кроме того, в зависимости от вида деятельности организации и размера штата задачи могут сильно отличаться и дробиться.

Делопроизводство и документооборот на предприятии: общая схема организации

Однако вне зависимости от указанных выше факторов, есть общая схема организации делопроизводства и документооборота на предприятии, этапы и задачи, которые будут присутствовать даже в самой маленькой компании.

Организация входящих потоков документов

Это документация, которая создается в других организациях и учреждениях и поступает на предприятие в бумажном или электронном виде: письма, претензии, коммерческие предложения, счета на оплату и тому подобное. В их отношении для эффективного делопроизводства и документооборота необходимо обеспечить:

• регистрацию документа, т. е. отметку даты поступления и присвоение ему входящего номера (опционально);
• передачу входящего документа в установленные графиком документооборота сроки в подразделение, которое занимается этим вопросом, или в несколько подразделений;
• регистрацию принятия документа ответственными лицами в работу;
• получение отметки об исполнении/ ответе/ принятых мерах по документу;
• передачу обработанного документа на хранение.

Организация исходящих потоков документов

Путь таких документов в делопроизводстве и документообороте предприятия обычно начинается в самом «низу» организационной структуры предприятия. После создания они проходят путь согласования и визирования в нескольких структурных подразделениях (в последнюю очередь — у руководства) и отправляются во внешние инстанции: торговым партнерам, поставщикам и покупателям, в контролирующие органы и так далее. Для исходящих документов необходимо разработать:

• назначение ответственных лиц по созданию, проверке и доработке исходящих документов в каждом подразделении;
• эффективный порядок согласования документа в различных отделах, с соблюдением определенных сроков;
• регистрацию документа при его отправке адресату.

Организация внутренних потоков документов

Это самый обширный участок делопроизводства и документооборота на крупных предприятиях. При этом часто именно их движение является наиболее неупорядоченным. Внутренние документы могут объединять в себе черты входящих и исходящих. К примеру, путь какого-то документа может начинаться от специалиста или отдела в качестве проекта, пройти согласование и визирование в вышестоящих подразделениях, поступить на подпись к руководству и уже с его разрешительной резолюцией отправиться обратно вниз — к исполнению сотрудникам определенного отдела или всего предприятия.

Поэтому для результативного делопроизводства и документооборота необходимо разработать наименее затратные по времени пути движения документов как от исполнителей «наверх» при разработке проекта документа, так и «вниз», к исполнению уже готового, а также контроль их исполнения. Нужно избегать повторной регистрации одного и того же документа, поскольку это означает потери времени и непродуктивную нагрузку на исполнителей.

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Делопроизводство — это работа с документами, непрерывный процесс их оформления, передачи, систематизации и хранения. В организациях применяется в отделах кадров, бухгалтерии и всех остальных подразделениях.

О чем идет речь

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но документоведение — дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

• общим — касающимся основной деятельности компании;
• кадровым — для документации по личному составу, ведется отделом кадров;
• секретным — встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения;
• электронным — когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить делопроизводство (для чайников) несложно. Начать необходимо с самого важного и основополагающего документа — номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура — это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, определяем список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединяем их по направлениям. Каждому виду присваиваем номер — код, он состоит из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг и для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия и отдел документооборота в нем. Обычно она составляется в виде таблицы — наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела группируются по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. В большинстве организаций современное делопроизводство включает в себя не только бумажные, но и электронные документы. Весь документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

• входящие — поступающие в организацию извне. Все, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций;
• исходящие — отправленные из организации. Все, адресованное другим юридическим лицам и физическим лицам (ответы, письма, решения);
• внутренние — не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале допустимо сделать пометку, в какое дело, согласно номенклатуре, подшита копия для хранения.

В организации ведут журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы обязательно нумеруют по страницам, прошивают и опечатывают, общие правила делопроизводства в организации требуют делать это для исключения возможности замены листов и внесения несанкционированных изменений.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

График документооборота в компании:

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить положение о документообороте организации. Этот документ излагает кратко основы делопроизводства и документооборота для новичков, это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг, в нем подробно указано, как вести делопроизводство в каждом случае. Для каждого потока прописывается маршрут, например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Печати и штампы

Часто новичкам, да и не только им, сложно разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких — нет. Ответ содержат задачи делопроизводства: печатью (если она есть) заверяются исходящие бланки, т. к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т. к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы бывают самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

Как организовать делопроизводство и документооборот с нуля

Максимум возможностей для электронного документооборота вашей компании. Бесплатная оценка внедрения!

Экспертное обследование, карта целевых процессов, методологическая основа для внедрения 1С:ДО

Бесшовная интеграция за пару дней! Сократим время на обработку документов, доступ прямо из интерфейса 1С

В статье раскрываем все этапы организации делопроизводства и документооборота в любой компании независимо от сферы деятельности. В основе лежит экспертный опыт построения бизнес-процессов среднего и крупного бизнеса с их дальнейшей автоматизацией на базе российского программного решения «1С:Документооборот».

На сегодняшний день можно найти множество публикаций, посвященных построению процессов делопроизводства и документооборота в государственных учреждениях, органах исполнительной власти, а также в коммерческих предприятиях различных по своим организационно-правовым формам, направлениям деятельности и отраслевым спецификам.

Основная масса этих публикаций направлена в основном на проблематику построения системы управления бумажным и электронным документооборотом. Авторы, имеющие большой опыт по систематизации бумажного делопроизводства и дальнейшей автоматизации в предлагаемых на рынке системах электронного документооборота (СЭД), ограничиваются рассмотрением только методологической стороны вопроса. Методика построения системы управления документами с использованием программы «1С:Документооборот 8» представляет собой некую общую последовательность этапов, которая применяется практически во всех организациях. В качестве примера выделим самые основные этапы:

• аудит существующего документооборота в организации;
• организация работы с бумажными документами;
• организация работы с электронными документами;
• автоматизация работы с корреспонденцией;
• автоматизация договорной работы;
• автоматизация распорядительной деятельности;
• автоматизация деятельности подразделений по заявкам;
• автоматизация прохождения служебных записок;
• автоматизация прохождения документов по кадровой работе, хозяйственной деятельности и т.д.;
• организация мониторинга работы с документами и контроля их исполнения.

Для того, чтобы организовать делопроизводство и документооборот с нуля, представленных выше этапов недостаточно, поскольку они не предполагают решения технических вопросов, которые должны быть рассмотрены и проработаны еще до внедрения СЭД. Качественная проработка и решение именно технических вопросов на первоначальном этапе является главным залогом успеха дальнейшего внедрения системы управления контентом (ECM), которой и является «1С:Документооборот 8».

1С:ДО становится неким «ядром», «кровеносной системой» всей организации, и от того, насколько качественно решен вопрос оптимизации системы документооборота, настолько эффективно будет работать организация. Объем документов, видов документов компании увеличивается, растет количество маршрутов обработки документов, непрерывно требуя совершенствования и улучшения внутренних бизнес-процессов. Все это должна и может обеспечивать ECM-система от 1С.

Если изначально автоматизируется работа с входящими, исходящими и внутренними документами, то дальше уже идет автоматизация бизнес-процессов, регламентированной отправки отчетов сотрудникам. Пользователи делятся новостями, проводимыми акциями организации, ведут переписку с контрагентами. Таким образом, продолжается раскрытие потенциала программного решения в условиях конкретной организации. И для полного его раскрытия необходимо проработать технические вопросы еще до внедрения системы. Нужно как бы заглянуть вперед, чтобы в нужный момент не испытывать технических ограничений, связанных с вопросами оптимизации системы в целом.

Далее в привычном нам понимании методики построения делопроизводства и внедрения документооборота мы не будем отходить от общепринятой и всем понятной последовательности работ, а сделаем следующее: каждый рассматриваемый этап мы дополним анализом технических вопросов и их решением.

Подготовительные работы по технической части

К подготовительным техническим работам относятся те, которые затрагивают важные аспекты внедрения информационной системы.

Уровень Hardware

Анализ рабочих мест ключевых пользователей. При данном вопросе необходимо учитывать специфику работы отдельно взятого пользователя, используемое им основное и периферийное оборудование. Например, у пользователя, ответственного за регистрацию входящих документов в бумажном и электронном виде, установлены сканер и принтер, которые работают только с 32-битной версией тонкого клиента «1С:Предприятие», и если мы установим 64-битную версию, то полноценно выполнять работу он не сможет. В таком случае мы можем получить обратный эффект от внедрения новой СЭД в виде негативного отзыва. В аналогичных случаях лучше подготовиться и предусмотреть подобные ситуации заблаговременно.

Анализ конфигурации сервера:

• сведения о необходимой и имеющейся процессорной мощности отвечают на главный вопрос: «Хватит ли вычислительной мощности сервера?». Если, например, в организации используется несколько информационных систем на одном сервере такие как «1С:ERP», «1С:Бухгалтерия», «1С:Зарплата и управление персоналом» и все системы являются требовательны к процессорной мощности, то анализ нагрузки процессора будет не лишним;
• сведения о необходимом и имеющимся устройстве дисковой подсистемы. Анализ включает в себя описание и основные характеристики моделей дисковых устройств, используемый способ объединения нескольких физических дисковых устройств в логический модуль, RAID-массив, для повышения отказоустойчивости;
• сведения о необходимом и имеющемся объеме дискового пространства для информационной базы (ИБ), который необходимо выделить в необходимом количестве с запасом в соответствии с возможным прогнозным увеличением размера базы;
• сведения о необходимом и имеющемся объеме дискового пространства для файлового тома ИБ, который необходимо выделить с учетом понимания примерного объема документов за год или месяц. Как правило, измеряется объем электронного архива всех документов за год и закладывается запас в процентном соотношении;
• сведения о необходимом и имеющемся объеме дискового пространства для копий ИБ и файлового тома ИБ выбираются, исходя из того, с какой частотой будут создаваться копии: ежедневно один раз, ежедневно каждый час. При высоком объеме документов и интенсивной изменчивости данных в некоторых организациях резервирование может осуществляться ежедневно каждые 30 минут;
• сведения о необходимом и имеющимся объеме оперативной памяти дадут ответ на вопрос очень близкий по смыслу к самому первому нашему вопросу: «Насколько оперативно можно будет работать в программе, в нескольких программах одновременно и в многопользовательском режиме, например, при количестве одновременно работающих пользователей более 100 человек?»

Оптимизация ресурсов сервера и рабочих мест пользователей – это заключительная немаловажная техническая работа, которая проводится после получения результатов проработки первых двух пунктов. Необходимо ли выполнить апгрейд аппаратной части сервера и что именно нужно сделать? Необходимо ли выполнить апгрейд рабочих мест пользователей, закупить необходимые периферийные устройства, комплектующие? Примерно такие вопросы мы решим в этом разделе.

Уровень Software

Система СЭД взаимодействует с сопутствующими программными компонентами на клиентском и серверном уровне: совместимым с «1С:Документооборот 8» пакетом офисных программ, совместимыми компонентами для работы и распознавания текстовых образов, например, ImageMagic, CuneiForm, электронно-цифровыми подписями, сервисами электронной отчетности, такими как «1С:ЭДО», «Такском».

Есть в компании пользователи, работающие в офисе и им удобно работать через тонкий клиент, а есть и те, кто работает дистанционно, то в таком случае больше всего подходит использование web-клиента. В этом разделе мы берем во внимание вопросы удобства пользователей, эргономики и производительности при работе с СЭД.

В соответствии с вышеизложенным, мы можем сделать следующий вывод: после планомерно проведенных работ по данному этапу мы можем приступать к методологической части построения автоматизированной информационной системы делопроизводства и документооборота.

Мы подготовили качественную платформу для дальнейшего раскрытия потенциала данного программного решения, предназначенного не только для основных задач: управления бумажным документооборотом, управления электронным документооборотом, автоматизации бизнес-процессов и контроля исполнительской дисциплины, но и для задач, свойственных системе управления контентом, учитывая дальнейшие перспективы развития в искусстве организационного управления.

Подготовка информационной базы и общие настройки 1С:Документооборота

Мы перешли к самому ответственному этапу, который лежит в основе функционирования СЭД, он является «скелетом» всей механики работы системы. Первоначально необходимо выполнить настройки информационной базы по следующим разделам.

Установка методики документооборота

Главное: устанавливаем типовую методику документооборота. Обращаем внимание на то, что методика предназначена для установки в пустую базу. При установке в заполненную базу уже имеющиеся данные будут дополнены новыми.

Рис.1 Установка типовой методики документооборота

Общие настройки

Устанавливаем общие настройки программы, выполняем публикацию информационной базы на web-сервере для использования web-клиента.

Данные предприятия

Заполняем справочник «Должности», регистрируем руководителей подразделений, заполняем организационную структуру предприятия, создаем и регистрируем остальных пользователей. В данном разделе можно создать организации, входящие в состав предприятия, если предприятие состоит из нескольких юридических лиц. Создаем корневые папки справочников «Входящие, исходящие и внутренние документы», «Файлы», при необходимости, папки справочников «Проекты», «Мероприятия», «Форум», «Вопросы деятельности».

Работа с документами и файлами

На данном этапе необходимо собрать достаточный объем информации с качественной степенью детализации для дальнейшего анализа и усовершенствования процедур обработки документов. Помимо основного инструмента — методики сбора информации путем анкетирования подразделений, вовлеченных в процедуры обработки документов, — далее на основе собранной информации можно подготовить маршрутные карты движения документа отдельно для каждого вида документа, заранее подготовив их макеты в табличном редакторе, например, Microsoft Excel.

Рис.2 Маршрутная карта движения исходящих документов в Excel

Для создания видов документов и построения шаблонов процессов по ним желательно использовать базу-прототип для тестирования и корректировок. Алгоритм работы следующий:

• настраиваем хранение файлов в томах,
• устанавливаем на сервере программное обеспечение для работы с файлами,
• вводим и настраиваем виды документов,
• назначаем видам документов соответствующие шаблоны документов,
• добавляем к шаблонам документов шаблоны файлов,
• настраиваем автозаполнение шаблонов файлов,
• выполняем настройку нумераторов и индексов нумерации,
• при необходимости создаем наборы дополнительных реквизитов и сведений.

Тестируем виды документов и процессы к ним, уточняем дополнительные требования, дорабатываем макеты, распечатываем готовый результат в виде полученного шаблона документа, блок-схемы процесса и таблицы этапов с исполнителями и утвержденными сроками, далее согласовываем в каждом отдельно взятом подразделении.

Внедрение СЭД

Комплексная автоматизация документооборота. Обработка документов в 2 раза быстрее! +45% к трудовой дисциплине

Консультация по автоматизации документооборота

Бесплатно от экспертов 1С:ДО. Рекомендуем ПО, сориентируем по цене и срокам внедрения

Права доступа

Здесь необходимо настроить систему прав, которая определяется справочниками: «Полномочия», «Грифы доступа», «Рабочие группы», «Права к папкам» и др. Настройка прав ведется параллельно с заполнением информационной базы данными.

Рис.3 Настройка системы прав доступа в 1С:Документообороте

Совместная работа

Создаем шаблоны процессов, которые позволяют регламентировать процедуры согласования, исполнения, регистрации и прочие для документов тех или иных видов.

Рис.4 Шаблоны процессов в 1С:ДО

1) Настраиваем ролевую маршрутизацию. Задачи могут быть адресованы персонально или рабочей группе исполнителей, так и с использованием механизма ролевой адресации.

Рис.5 Настройка ролей по маршрутам

2) Настраиваем условия маршрутизации. На практике внедрения в большинстве случаев необходимо написать некоторое условие или обработчик бизнес-события, в алгоритмах которого далее, например, использовать данные внутреннего документа – это могут быть значения дополнительных реквизитов, типовых реквизитов и т.д. Также при настройке последовательности выполнения действий комплексного бизнес-процесса или настройке состава исполнителей в процессах с несколькими исполнителями возникает необходимость включить/исключить действие или исполнителя при выполнении процесса. Для этого в программе есть так называемые условия маршрутизации, которые могут настраиваться ответственным за работу процессов и задач.

3) Назначаем шаблоны процессов видам документов. Шаблоны процессов используются для обеспечения соблюдения регламента процедур обработки документов тех или иных видов. Для создания нового шаблона на панели действий списка шаблонов предусмотрена кнопка Создать. При этом открывается карточка нового шаблона, в которой необходимо:

• указать сведения о шаблоне;
• ввести список согласующих лиц;
• добавить предметы;
• настроить ручной или автоматический запуск процесса по шаблону;
• перейти по гиперссылке «Назначить шаблон видам документов» и т. д.

Настройки процесса. На закладке заполняется список исполнителей, срок исполнения, настраивается отложенный старт процесса и порядок формирования наименования процесса.

Предметы процесса. Закладка служит для управления предметами шаблона процесса. Доступно добавление основных, вспомогательных и заполняемых предметов, настройка видимости, изменение ролей и порядка отображения.

Пользователи могут самостоятельно заполнить процесс данными по шаблону, выбрав его из списка помощника создания процесса. Но удобнее настроить автоматический или ручной запуск процесса по шаблону. Для этого шаблон нужно назначить видам документов с помощью гиперссылки Назначен видам документов в карточке шаблона. Гиперссылка открывает список настроек шаблона процесса для видов документов, которым он назначен. Для создания новой настройки на панели действий предусмотрена кнопка Создать.

В карточке настройки шаблона процесса есть возможность:

• указать вид или группу видов документов, к которым будет автоматически применен шаблон процесса;
• настроить ручной или автоматический запуск процесса.

Вид документа. В поле необходимо указать вид или группу видов документов, которым будет назначен шаблон процесса. Например, при настройке шаблона процесса Согласование договора поставки необходимо выбрать вид документа Договор поставки. В этом случае при создании процесса на основании документа указанного вида данный шаблон будет отображаться в списке Рекомендованные шаблоны.

Или, например, виды документов Договор аренды, Договор подряда и Договор строительства можно объединить в группу Договорная документация и назначить им шаблон процесса.

Действует для организации. В качестве дополнительных настроек можно выбрать организацию, для которой будет действовать шаблон.

Запрет на изменение процесса по шаблону. Для того чтобы поля карточки процесса, заполненные из шаблона, были недоступны для изменения пользователями, необходимо установить флажок «Запретить изменение процессов», созданных по этому шаблону для этого вида документа. В этом случае пользователи смогут поменять только название и описание процесса. Остальные ключевые данные, такие как исполнители, сроки и другие, останутся недоступными для редактирования.

Ручной запуск. Ручной запуск означает, что после указанного в настройках действия программа предложит пользователю запустить процесс по шаблону. Например, после закрытия только что созданного договора поставки программа предложит запустить процесс согласования.

Выбор действия станет доступен после установки флажка «Предлагать запуск при выполнении действия»:

• Закрытие карточки только что созданного внутреннего документа – помощник автоматического запуска процесса появится после того как пользователь закроет карточку документа указанного вида;
• Ручная регистрация внутреннего документа – помощник автоматического запуска процесса появится, после того как пользователь вручную проставит регистрационный номер в карточке документа указанного вида.

Автоматический запуск. После наступления событий, указанных в настройках, процесс запустится автоматически. Например, после регистрации договора аренды оборудования процесс согласования запустится автоматически.

4) Создаем мероприятия в справочнике «Виды мероприятий». Среди мероприятий можно выделить довольно крупный класс мероприятий – протокольное мероприятие. Для протокольных мероприятий доступны некоторые возможности, недоступные для обычных:

• указание секретаря;
• указание председателя;
• ведение протокола;
• установка состояний протокола;
• использование операций протокола.

Секретарь и председатель протокольного мероприятия обладают такими же правами, как и организатор. Они играют особую роль в операциях протокольного мероприятия. Например, задача подготовки протокола направляется секретарю мероприятия.

Для протокола доступна команда заполнения протокола по программе или по предыдущему мероприятию.

Состав протокола мероприятия хранится в табличной части Протокол элемента справочника Мероприятия – хранится номер пункта программы, к которому относится пункт протокола, ссылка на пункт протокола, порядок пунктов протокола.

Для мероприятий предусмотрен определенный набор операций. Операции мероприятия отличаются от обычных процессов по мероприятиям. Доступны следующие операции мероприятия:

• Утвердить программу – направляет программу на утверждение председателю, влияет состояние программы;
• Отправить приглашения – отправляет приглашения участникам мероприятия, влияет на состояние приглашения участников и состояние приглашения на мероприятие. При изменении места проведения или времени в процессе направления приглашений изменяет место и время в мероприятии;
• Запросить материалы – запрашивает материалы у ответственных за пункты программы, влияет на состояние материалов;
• Ознакомить с материалами – отправляет материалы на ознакомление всем участникам, влияет на состояние материалов;
• Провести мероприятие – направляет задачу провести мероприятие председателю, влияет на состояние мероприятия;
• Подготовить протокол – направляет задачу подготовить протокол секретарю, влияет на состояние протокола;
• Согласовать протокол – направляет протокол на согласование всем участникам мероприятия, влияет на состояние протокола;
• Утвердить протокол – направляет протокол на утверждение председателю, влияет на состояние протокола;
• Исполнить протокол – направляет протокол на исполнение, влияет на состояние протокола.

Учет трудозатрат

Ход действий: настроить справочник Виды работ, заполнить Календарь, составить Графики работ, заполнить справочник Виды отсутствий. В «1С:Документообороте» ведется учет отсутствий сотрудников на рабочем месте по любым причинам: в связи с удаленной работой, болезнью, командировкой, отпуском, отгулом и т. п. Информация об отсутствии отображается в карточке сотрудника, адресной книге и календаре. При попытке взаимодействия с отсутствующим вы получите уведомление о датах, причине его отсутствия и имени заместителя (если он указан).

Хранение

Нужно настроить номенклатуру дел, места хранения дел, дела. Номенклатура дел представляет заводимый и используемый по определенному регламенту перечень дел, хранящих документы. Использование номенклатуры дел значительно снижает издержки делопроизводства. Автоматизация учета номенклатуры дел дает возможность еще больше снизить трудозатраты применения делопроизводства и позволяет значительно ускорить доступ к документам номенклатуры дел. Далее надо заполнить справочник Помещения и территории.

Загрузка классификаторов

Загрузите классификаторы: Валюты, Банки, Адресный.

Заполнение справочников

Заполните справочники: Типы связей, Товары и услуги, Виды документов физических лиц, Способы доставки, Виды контактной информации, Контрагенты.

Категории

В конце нужно заполнить справочник Категории, создать правила автоматической категоризации. Понятие категорий в «1С:Документооборот КОРП» аналогично понятию тегов в блоге. Это ярлыки, которые могут быть в произвольном количестве прикреплены к документам, файлам и некоторым другим элементам системы для облегчения их поиска. То есть документу или файлу могут быть присвоены определенные теги, по которым и будут работать дополнительные отборы.

Рис.6 Справочник Категории

Категории включаются соответствующей функциональной опцией в разделе Делопроизводство. Тут же включается автокатегоризация и опция проверки категорий.

Рис.7 Включение Категорий для документов и файлов в 1С:Документообороте

После этого в сам список категорий и связанные с ними функции системы можно зайти через раздел НСИ:

Рис.8 Категории в разделе НСИ

В самой категории можно задать список пользователей, которым данная категория будет видна.

Рис.9 Список пользователей для просмотра Категории

Если выставить галку «Это личная категория», то список пользователей виден не будет — категория будет доступна лишь автору. В рабочем месте категорий можно задавать сложные отборы и тем самым выбирать документы «на пересечении» нескольких различных категорий. Также при включенном категорийном учете сами списки документов и файлов можно показывать в представлении категорий.

Рис.10 Списки по категориям

Личные категории отображаются в списке синим цветом. Категории могут быть установлены файлу или документу вручную по команде Установить категории. Далее нужно будет отметить выбранные категории в отдельном окошке, либо просто перетащить мышкой документ в нужную категорию.

Рис.11 Выбранные категории

Либо для категории можно настроить правила, по которым файлы и документы будут в нее автоматически попадать. В правилах можно задавать достаточно сложные условия категоризации, например, поиск по ключевым словам наименования.

На случай, когда отдельные файлы или документы не могут быть корректно обработаны по правилам (или, напротив, это исключение из правила), существует механизм проверки категорий. В нем категории можно установить вручную, а также указать необходимость использования для данного документа/файла автоприсвоение категорий. Заметим, что категоризироваться могут не только все виды документов и файлы, но и Контрагенты, Мероприятия, Проекты и Проектные задачи.

Внедрение системы

Когда позади подготовительные работы по техническим вопросам, подготовлена информационная база и произведены общие настройки «1С:Документооборота», можно смело приступать к внедрению системы и начинать пользоваться ее широкими возможностями.