Изменение режима работы по инициативе работника как оформить

Можно ли внести изменения в график работы в период его действия и какими документами это оформить?

И. В. Тарасова
автор ответа, консультант Аскон по трудовым вопросам и кадровому делопроизводству

Вопрос

В нашей организации есть суммированный учет рабочего времени. Период — квартал. График работы на квартал составлен в срок и с ним ознакомлены все сотрудники.

Можем ли мы внести изменения в график на третий месяц квартала? Если да, то в какой срок и какими документами надо оформить эти изменения?

Ответ

Трудовым действующим законодательством прямо не урегулирован данный вопрос, при этом прямого запрета на изменение графика работы работникам с суммированным учетом рабочего времени в течении учетного периода не установлено, в том числе и для графика сменности.

Работодателю для принятия решения в данном вопросе необходимо учесть, что следует отличать график сменной работы от обычного графика (не сменного).

Обоснование

Трудовым действующим законодательством прямо не урегулирован данный вопрос, при этом прямого запрета на изменение графика работы работникам с суммированным учетом рабочего времени в течение учетного периода не установлено. Официальные разъяснения государственных органов в СПС КонсультантПлюс не представлены.

При этом работодателю для принятия решения в данном вопросе необходимо учесть, что следует отличать график сменной работы от обычного графика (не сменного).

2.2. График работ при суммированном учете рабочего времени

При суммированном учете рабочего времени наличие графика работ обязательно, поскольку работник должен знать заранее, каким будет режим его работы (например, скользящий график в условиях гибкого рабочего времени). Следует различать график сменности при соответствующей работе от иных графиков работ, применение которых связано с введением суммированного учета рабочего времени (например, при работе в одну смену). Подробнее о составлении графика сменности см. п. 5 настоящего материала.

Вводиться в действие график работ может приказом руководителя организации. Трудовой кодекс РФ не содержит норм, определяющих срок и форму ознакомления с графиками работ, при которых также вводится суммированный учет рабочего времени, в отличие от графика сменности (ч. 4 ст. 103 ТК РФ). Поэтому в ПВТР при определении порядка введения суммированного учета рабочего времени целесообразно установить порядок ознакомления с указанным графиком.

При отказе работника от подписи в подтверждение ознакомления с графиком работ работодателю следует составить соответствующий акт.

5.1. Как составить график сменной работы, в том числе при суммированном учете рабочего времени

Графики сменности составляются с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ (ч. 3 ст. 103 ТК РФ).

Подробнее об этом см. «Путеводитель по кадровым вопросам. Профсоюз».

Графики составляются исходя из установленной нормы рабочего времени за учетный период для конкретной категории работников и содержат информацию о продолжительности рабочего времени в течение смены, перерывах на отдых между сменами и порядке их чередования.

После составления график сменности должен быть утвержден руководителем организации. По общему правилу график вводится в действие путем издания соответствующего приказа.

Работники должны быть ознакомлены под подпись с утвержденным графиком сменности не менее чем за месяц до введения его в действие (ч. 4 ст. 103 ТК РФ). Если кто-то из работников отказывается от ознакомления, работодателю следует составить соответствующий акт.

Как уведомить об изменении графика работы

Если работникам, работающим в обычном режиме, по инициативе работодателя необходимо изменить режим работы (например, при переходе с двухсменного на трехсменный режим), работники уведомляются об этом не менее чем за два месяца (ст. 74 ТК РФ). При их согласии работать в измененных условиях с ними заключаются дополнительные соглашения к трудовому договору.

В случае перевода работника на должность или работы, где предусматривается сменный график, изменение условий не требует уведомления за два месяца. Перевод на другую работу оформляется путем подписания дополнительного соглашения об изменении режима работы (ст. 72 ТК РФ). В данном случае работника необходимо ознакомить с локальным нормативным актом, регламентирующим работу по графику сменности, и непосредственно с графиком.

Как уведомить об изменении графика работы

Если работникам, работающим в обычном режиме, по инициативе работодателя необходимо изменить режим работы (например, при переходе с двухсменного на трехсменный режим), работники уведомляются об этом не менее чем за два месяца (ст. 74 ТК РФ). При их согласии работать в измененных условиях с ними заключаются дополнительные соглашения к трудовому договору.

В случае перевода работника на должность или работы, где предусматривается сменный график, изменение условий не требует уведомления за два месяца. Перевод на другую работу оформляется путем подписания дополнительного соглашения об изменении режима работы (ст. 72 ТК РФ). В данном случае работника необходимо ознакомить с локальным нормативным актом, регламентирующим работу по графику сменности, и непосредственно с графиком.

Рекомендуем вносить изменения так же, как вы утверждали первоначальный график сменности, законом порядок не урегулирован. На практике еще издают приказ о внесении изменений в график. По изменениям, которые не меняют условия трудовых договоров, обычно нужно учесть мнение представительного органа работников, утвердить изменения. Если условия меняются, то с согласными сменщиками заключите дополнительные соглашения к трудовым договорам, а несогласным измените режим работы по специальной процедуре.

Изменения можно оформить, составив график в новой редакции или оформив отдельный документ.

Менять правила внутреннего трудового распорядка нужно, если изменения графика сменности затрагивают их положения.

1. Как составить приказ об изменении графика сменности

Составьте приказ об изменении графика сменности в произвольной форме, так как нормативно утвержденной нет. Документ необязательный, но его часто оформляют на практике, чтобы начать процедуру внесения изменений в график сменности.

Рекомендуем указать в приказе, в частности:

• причину его издания;
• сведения об изменении графика. Здесь укажите непосредственно изменения, которые планирется вводить;
• сведения о работниках (должности, Ф.И.О., структурное подразделение), которых касаются изменения;
• поручения ответственным лицам. Например, специалисту по кадрам — подготовить проект изменений в график.

С приказом об изменении графика сменности ознакомьте ответственных работников под подпись.

2. Как изменить график сменности, если изменения не влияют на условия трудовых договоров сменщиков

Порядок внесения изменения в график сменности в этом случае нормативно не урегулирован. Рекомендуем вносить изменения в том же порядке, в котором вы утверждали первоначальный график сменности. Этот подход применяется на практике и является безрисковым.

Рекомендуем действовать следующим образом:

• подготовьте изменения (о том, как их оформить, расскажем ниже); представительного органа работников (если он у вас есть). Советуем учесть такое мнение, поскольку оно требуется при утверждении графика сменности (ч. 3 ст. 103 ТК РФ);
• утвердите изменения в том же порядке, что и исходный график сменности. Например, если первоначальный график сменности утверждался приказом директора организации, то и изменения должны быть утверждены приказом директора. Сделать это нужно заранее, чтобы успеть ознакомить с изменениями сменщиков обычно минимум за месяц (ч. 4 ст. 103 ТК РФ).

Если график сменности является приложением к коллективному договору, то рекомендуем учитывать следующее. Если в коллективном договоре не оговорен порядок изменения графика сменности, то меняйте его так же, как и коллективный договор. То есть до изменения графика проведите коллективные переговоры по этому вопросу. Когда изменения будут приняты, направьте измененный документ на уведомительную регистрацию в орган по труду в соответствии с ч. 1 ст. 50 ТК РФ (ст. ст. 36, 44, ч. 3 ст. 103 ТК РФ).

2.1. Как оформить изменения в график сменности

Форма изменений в график сменности нормативно не установлена. На практике используют два способа. Первый способ — график сменности составляется в новой редакции (это удобно, если изменения касаются всех сменщиков).

Второй способ — составляется отдельный документ (дополнение к графику). Это удобно, когда изменения касаются лишь части работников. Например, если меняете сменами двух сменщиков из шести либо меняете режим работы только одному сменщику. За основу можете взять вашу форму графика сменности и указать только ту информацию, которую меняете.

Пример оформления изменений в график сменности отдельным документом (как дополнение к графику)

3. Как изменить график сменности, если изменения влияют на условия трудовых договоров сменщиков

Если изменения, вносимые в график сменности, затрагивают условия трудовых договоров работников, то наряду с процедурой, о которой мы рассказали выше, нужно внести изменения в трудовые договоры. Например, менять трудовые договоры нужно, если в них указана пятидневная рабочая неделя с двумя выходными, а вы хотите ввести рабочую неделю с выходными по скользящему графику. Если сменщики согласны с изменениями, заключите с ними дополнительные соглашения к трудовым договорам в связи с изменением режима их работы (абз. 6 ч. 2 ст. 57, ст. 72 ТК РФ).

Если работники отказываются подписать дополнительное соглашение к трудовому договору, то вы можете изменить им режим работы в одностороннем порядке с соблюдением ст. 74 ТК РФ. Для этого, в частности, обоснуйте изменение режима организационными или технологическими изменениями условий труда, издайте приказ об этом. Обязательно уведомьте работника о новом режиме (обычно минимум за два месяца), предложите вакансии для перевода (если они у вас есть). Но есть нюансы изменения режима работы тем, кто работал на условиях неполного рабочего времени из-за того, что им нельзя отказать в таком режиме, например беременная. В частности, не переводите на полный день таких работников без их согласия.

У вас может быть ситуация, когда часть работников согласится с изменениями, а часть — нет. В этом случае, чтобы не было сложностей с организацией процесса работы (одни работают по новому графику, другие — по старому), рекомендуем знакомить с графиком одновременно с вручением уведомления об изменении режима работы (как составить уведомление, расскажем далее). В этом случае удастся соблюсти требование об ознакомлении работников с графиком сменности минимум за месяц (ч. 3 ст. 103 ТК РФ)….

Примечание: с полным текстом документа можно ознакомиться, перейдя по ссылке в СПС КонсультантПлюс из названия.

Предложите работнику перейти на новый режим рабочего времени. Если он согласится, заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору. Если же откажется — измените режим работы в специальном порядке. Для этого, в частности, обоснуйте новый режим организационными или технологическими изменениями условий труда, обязательно уведомьте работника о новом режиме (обычно минимум за два месяца).

Если вы наряду с режимом работы меняете и график работы, оформленный как отдельный документ, вносите изменения в него в том порядке, в котором вы его утверждали. Например, при изменении графика сменности, учитывайте мнение профсоюза.

Примечание: с полным текстом документа можно ознакомиться, перейдя по ссылке в СПС КонсультантПлюс из названия.

За официальными разъяснениями работодатель вправе обратиться в государственные контролирующие органы по месту своего нахождения

И. В. Тарасова
автор ответа, консультант Аскон по трудовым вопросам и кадровому делопроизводству

Присоединяйтесь к нам в социальных сетях

Поможем не забыть сделать главное

Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера, специалиста по кадрам и юриста.

Как составить дополнительное соглашение об изменении режима работы

Дополнительное соглашение об изменении графика работы — это документ, в котором стороны трудового договора пересматривают продолжительность рабочего дня, время его начала и окончания, время отдыха, устанавливают или отменяют его особенности (ненормированный, гибкий, порядок чередования смен, без перерыва на обед и т. д.).

Если стороны трудового договора договорились изменить условие о графике ведения трудовой деятельности, заключается дополнительное соглашение об изменении времени работы в письменном виде. Соблюдение письменной формы установлено ст. 72 ТК РФ. Инициатива может принадлежать любой из сторон, главное — достижение согласия по поводу новых условий труда. В некоторых случаях подобные требования работника или работодателя обязательны для исполнения.

По чьей инициативе меняют режим работы

По действующему трудовому законодательству допускается:

• изменение режима рабочего времени по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ). В этом случае стороны отдельно устанавливают по собственному усмотрению, с какого момента вступают в силу поправки и на какой период;
• смена режима работы по инициативе работодателя в случае необходимости корректировки условий осуществления трудовой деятельности по технологическим или организационным причинам. В соответствии со ст. 74 ТК РФ, работнику гарантируется предварительное предоставление такой информации работодателем (за 2 месяца) для принятия решения о продолжении трудовой деятельности на предприятии. Если сотрудник решит отказаться от новых условий, работодатель до увольнения предлагает ему перевод на любую иную вакантную должность (при наличии);
• изменение графика труда по инициативе работника. Например, по ст. 93 ТК РФ, работодатель в обязательном порядке удовлетворяет заявление беременной женщины о ее переходе не неполный рабочий день.

Процедура меняется, но документ составляется в письменном виде с соблюдением общих требований делопроизводства.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить приказ об изменении режима рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.

Структура и содержание допсоглашения

Унифицированная форма не утверждена, дополнительное соглашение по изменению режима работы составляется по форме, аналогичной трудовому контракту, но содержание допника сокращается до описания вносимых поправок.

Основные части допника:

• вступительная, шапка, где указывается наименование документа, дата и место составления, стороны (полное наименование организации и полностью фамилия, имя, отчество сотрудника), ссылка на трудовой контракт, неотъемлемой частью которого он является;
• основная, в которой содержится описание правок условий контракта, которое начинается со слов «изложить пункт трудового контракта в новой редакции»;
• заключительная, это реквизиты и подписи.

Во вступительной части рекомендуется указать, по чьей инициативе вносятся поправки. Содержание зависит от вносимых правок. Если вводится неполный рабочий день, указывается новая продолжительность, время его начала и окончания, период отдыха (если он устанавливается). Если график меняется на ненормированный или гибкий, прописывается эта особенность, нормы, порядок определения и учета рабочего времени либо идет ссылка на внутренний документ, регулирующий эти вопросы (с ними работник должен быть ознакомлен).

Образец

Для примера — образец дополнительного соглашения о смене графика работы, составленного по всем правилам:

к трудовому контракту №1 от 11.01.2018, заключенному

Обществом с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» и Ивановым Иваном Ивановичем

об изменении режима рабочего времени

г. Санкт-Петербург

11 января 2021 г.

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» в лице генерального директора Воронова Андрея Викторовича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Иванов Иван Иванович, паспорт серии 11 22 № 333444, выдан 11.01.2019 РОВД г. Санкт-Петербурга, с другой стороны, заключили настоящее дополнительное соглашение, являющееся неотъемлемой частью трудового договора № 1 от 11.01.2018.

1. По взаимному согласию сторон работнику устанавливается неполное рабочее время, и первый абзац пункта 4.1 Трудового договора № 1 от 11.01.2018, заключенного между ООО «Clubtk.ru» и Ивановым Иваном Ивановичем, излагается в новой следующей редакции:

«Работнику устанавливается режим неполного рабочего времени. Устанавливается следующее время начала и окончания рабочего дня: с 8.00 часов утра до 12.00 часов дня без перерыва на обед».

2. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с 11 января 2021 г. Составлено и подписано в двух экземплярах, по одному — для каждой из сторон (оба экземпляра действительны и имеют равную силу). Иные условия контракта, не указанные в настоящем дополнительном соглашении, остаются неизменными.

Как установить работнику индивидуальный режим рабочего времени?

Режим рабочего времени определяет (ч. 2 ст. 123 ТК):

— время начала и окончания рабочего дня (смены);

— время обеденного и других перерывов;

— последовательность чередования работников по сменам;

— рабочие и выходные дни.

Такой режим может быть установлен как коллективно (например, для работников структурного подразделения, организации), так и отдельно определенному работнику.

Рассмотрим, как установить индивидуальный режим рабочего времени по просьбе работника.

Чтобы установить для себя определенный режим рабочего времени, работник может обратиться с такой просьбой к нанимателю. Это можно сделать устно или письменно. Как правило, сотрудник пишет заявление в произвольной форме на имя нанимателя. В заявлении указывается желаемый режим рабочего времени (время и продолжительность работы, перерывов).

Пример формулировки заявления
В связи с поступлением в магистратуру прошу установить мне режим гибкого рабочего времени с 02.09.2019:
— переменное (гибкое) время — с 08:00 до 10:00, с 17:00 до 19:00;
— фиксированное время — с 10:00 до 17:00;
— перерыв для питания и отдыха — с 13:00 до 14:00.

Обратите внимание!
Установление работнику индивидуального режима рабочего времени в виде разделения рабочего дня на части следует согласовать с профсоюзом, если он действует в организации (ч. 3 ст. 127). Режим гибкого рабочего времени устанавливается в порядке, определенном ЛПА (ч. 2 ст. 128 ТК). Иными словами, если в ЛПА предусмотрено, что установление гибкого рабочего времени необходимо обязательно согласовать с профсоюзом, то нанимателю следует это сделать.

Как правило, по инициативе работника устанавливается гибкий режим рабочего времени. Если работнику устанавливается такой режим, то наниматель обязан в порядке, определенном ЛПА (ч. 3 ст. 128 ТК):

— проинформировать сотрудника о дате перевода на гибкий режим;

— ознакомить с условиями и спецификой работы по гибкому режиму. Запись об ознакомлении работник может сделать в приказе об установлении режима гибкого рабочего времени, в графике работ или ином документе.

На основании принятого заявления наниматель издает соответствующий приказ.

Пример формулировки приказа
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить ВЫСОЦКОЙ Лидии Михайловне, бухгалтеру отдела бухгалтерского учета, с 03.02.2020 режим гибкого рабочего времени:
— переменное (гибкое) время — с 08:00 до 10:00, с 17:00 до 19:00;
— фиксированное время — с 10:00 до 17:00;
— перерыв для питания и отдыха — с 13:00 до 14:00.
2. Ввести с 03.02.2020 ВЫСОЦКОЙ Л.М. суммированный учет рабочего времени, учетный период — 1 месяц.

Поскольку режим труда и отдыха работника будет отличаться от общих правил, установленных у нанимателя, в трудовой договор (контракт) следует внести изменения (п. 6 ч. 2 ст. 19 ТК). Для этого оформляется дополнительное соглашение, в котором фиксируются все изменения. Каждую страницу дополнительного соглашения необходимо пронумеровать и подписать (работнику и нанимателю либо уполномоченному им должностному лицу). Один экземпляр дополнительного соглашения передается работнику, другой хранится у нанимателя (ч. 1 ст. 18 ТК).

Запись об изменении режима рабочего времени в трудовую книжку вносить не надо.

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Режим неполного рабочего времени: оплата и образцы документов

Для некоторых категорий работников компания обязана ввести его при наличии соответствующей просьбы. В редких случаях работодатель может установить такой режим по собственной инициативе. Расскажем, как правильно установить работнику неполное рабочее время, а также приведем примеры заполнения документов.

Режим неполного рабочего времени может быть установлен по соглашению, достигнутому между сотрудником и работодателем.

Понятие неполного рабочего времени

Неполным рабочим временем считается продолжительность рабочего времени меньше общепринятой, то есть менее 40 часов в неделю. Оно устанавливается по соглашению сторон трудового договора и оплачивается пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объема работ.

Сотрудники, работающие в таком режиме, пользуются такими же льготами и гарантиями, что и те, которым установлена нормальная продолжительность рабочего времени. Время работы засчитывается в страховой стаж как полное рабочее время. Выходные и праздничные дни предоставляются в соответствии с трудовым законодательством (ч. 4 ст. 93 ТК).

Инициировать заключение соглашения об установлении неполного рабочего времени может любая сторона трудовых отношений. Данный режим может устанавливаться на весь период действия трудового договора или на любой согласованный срок (ч. 1 ст. 93 ТК).

Сокращенное и неполное рабочее время — в чем разница

Сокращенная продолжительность рабочего времени — это уменьшенная продолжительность рабочего времени по сравнению с нормальной, являющаяся правовой гарантией для некоторых категорий работников в зависимости от характера выполняемого ими труда.

Следует помнить, что в соответствии со статьей 6 ТК именно федеральные органы государственной власти устанавливают в нормативных актах особенности правового регулирования труда отдельных категорий работников, в том числе и сокращенную продолжительность рабочего времени.

Сокращение рабочего времени может быть связано с работой во вредных и (или) опасных условиях труда, с другими особенностями трудовой деятельности или возрастом сотрудников. В связи с тем, что и при сокращенном, и при неполном рабочем времени нормальная продолжительность рабочего времени уменьшается, необходимо понимать основные различия между ними.

Сокращенная продолжительность рабочего времени (ст. 92 ТК):

• применяется для отдельных категорий сотрудников;
• закрепляется федеральными законами;
• оплачивается в размере, предусмотренном для нормальной продолжительности рабочего времени, за исключением работников в возрасте до 18 лет (ст. 271 ТК).

Неполное рабочее время (ст. 93 ТК):

• может вводиться по соглашению сторон для любых сотрудников, а в обязательных случаях — для определенных лиц;
• устанавливается как бессрочно, так и на любой срок, по соглашению сторон или не более чем на период наличия обстоятельств, явившихся основанием для его введения;
• может быть установлено по инициативе любой стороны трудового договора (ч. 1 ст. 93, ч. 5 ст. 74 ТК РФ);
• оплачивается пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполняемого объема работ.

Виды неполного рабочего времени

Различают следующие виды неполного рабочего времени (доклад Роструда за III квартал 2021 года):

Неполный рабочий день (смена) во все дни трудовой недели

Уменьшается продолжительность ежедневной работы при сохранении полной рабочей недели. Например, сотрудник трудится ежедневно по 4 часа (вместо 8) 5 дней в неделю.

Неполная рабочая неделя

Уменьшается количество рабочих дней при сохранении полного рабочего дня (смены). Например, сотрудник трудится 3 дня в неделю (вместо 5) по 8 часов.

Неполный рабочий день при неполной рабочей неделе

Одновременно уменьшается продолжительность и ежедневной работы (смены), и недели. Например, сотрудник трудится 3 дня в неделю (вместо 5) по 3 часа (вместо 8).

Неполное рабочее время по инициативе работника

Неполное рабочее время может устанавливаться по соглашению между работодателем и сотрудником как на определенный срок, так и бессрочно (ч. 1 ст. 93 ТК). В случаях, предусмотренных ч. 2 ст. 93 ТК, данный режим вводится на удобный для работника срок, но не более чем на период, пока существует причина его установления.

1. Если неполное рабочее время устанавливается при приеме на работу, соответствующее условие закрепляется в трудовом договоре, а во время действия заключенного договора — в дополнительном соглашении (ч. 2 ст. 57, ст. 72, ч. 1 ст. 100 ТК).
2. Если работодатель принимает сотрудника на условиях неполного рабочего времени, в трудовой договор вносятся сведения о его продолжительности.

Исходя из нее, указывается режим рабочего времени, так как он отличается от общих правил, действующих у работодателя (ч. 2 ст. 57 ТК).

Кому нельзя отказать в установлении режима неполного рабочего времени

Существует ряд сотрудников, для которых работодатель обязан установить неполное рабочее время по их заявлению. К ним относятся (ч. 2 ст. 93, ч.ч. 2,3 ст. 256 ТК):

• беременные женщины;
• женщины в период отпуска по уходу за ребенком;
• отец, бабушка, дед, другой родственник или опекун, фактически осуществляющий уход за ребенком в период отпуска по уходу за ним;
• один из родителей (опекун, попечитель), имеющий ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет);
• другое лицо, воспитывающее детей в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет) без матери (абз. 3 п. 13 постановления Пленума Верховного Суда от 28.01.2014 № 1);
• лицо, осуществляющее уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением, выданным в установленном порядке.

Неполное рабочее время для таких сотрудников устанавливается на удобный для них срок, но не более чем на период наличия обстоятельств, которые послужили причиной. В этом случае режим работы и отдыха устанавливается в соответствии с пожеланиями работника и с учетом условий производства у данного работодателя (ч. 2 ст. 93 ТК).

Образец заявления об установлении неполного рабочего дня

Для установления неполного рабочего дня рекомендуем работнику написать соответствующее заявление. В нем нужно указать:

• Ф.И.О., должность, структурное подразделение (при наличии);
• просьбу установить неполный рабочий день и желаемый режим работы;
• причину установления такого режима (если она есть);
• срок работы при неполном рабочем дне. Если заявление подает сотрудник, которому нельзя отказать в установлении такого режима, то срок — не более чем на период льготных обстоятельств. У других работников такой срок может быть любым: как определенным, так и бессрочным (ч. 1, 2 ст. 93 ТК);
• дату, с которой он желает начать работу по новому режиму.

Сотрудник должен проставить свою подпись и дату оформления заявления.

К заявлению необходимо приложить документ, подтверждающий основание, в соответствии с которым работник просит установить ему неполный рабочий день. Например, справку из женской консультации о беременности, справку о наличии иждивенцев, свидетельство о рождении ребенка, справку о составе семьи, справку, подтверждающую факт установления инвалидности ребенка, документ о назначении опекуном и так далее. Если ввести такой режим просит один из родителей ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет), работодатель может запросить, в частности, справку о режиме работы второго родителя. Она позволит определить, использует ли тот право на неполное рабочее время (письмо Минтруда от 17.11.2017 № 14-2/В-1012).

При отсутствии подтверждающих документов работодатель должен разъяснить работнику возможность отказа в его просьбе. Это связано с тем, что обязанность работодателя возникает при наличии определенных обстоятельств, которые должны быть подтверждены.

Скачать образец заявления об установлении неполного рабочего дня.

Образец приказа об установлении неполного рабочего дня

Приказ об установлении неполного рабочего дня составляют в произвольной форме, нормативно утвержденной нет. Документ необязательный, но на практике его часто издают, например, чтобы проинформировать специалиста по кадрам об изменении режима работы сотрудника, а бухгалтера — об изменении оплаты труда.

В приказе необходимо указать:

• Ф.И.О., должность и структурное подразделение (при наличии) работника;
• новый режим работы;
• срок, на который устанавливается неполный рабочий день;
• поручения ответственным специалистам. Например, бухгалтеру — оплачивать труд пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объема работ (ч. 3 ст. 93 ТК);
• основание издания приказа. Обычно указывают реквизиты заявления сотрудника.

С приказом необходимо ознакомить под подпись работника и других поименованных в нем лиц.

Скачать образец приказа об установлении неполного рабочего дня.

Доп. соглашение об установлении неполного рабочего дня

Чтобы изменить режим работы, нужно подписать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору. Этот документ обязателен, поскольку меняются условия договора. В допсоглашении нужно указать (абз. 5, 6 ч. 2 ст. 57, ст. 72 ТК):

• режим работы (ведь он, скорее всего, индивидуален для работника). Нужно прописать все его элементы, в том числе: продолжительность рабочей недели и рабочего дня, выходные и рабочие дни, время начала и окончания работы, время всех перерывов;

Если ранее у сотрудника был ненормированный рабочий день, а при изменении режима ему устанавливается неполная рабочая неделя в сочетании с неполным рабочим днем, то условие о ненормированности нужно исключить (ч. 1 ст. 100, ч. 2 ст. 101 ТК).

• оплату труда — пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объема работ (ч. 3 ст. 93 ТК);
• срок работы в режиме неполного рабочего дня;
• дату, с которой изменения вступают в силу.

Дополнительное соглашение нужно составить в двух экземплярах — один работодателю, другой сотруднику. Нужно попросить работника поставить на вашем экземпляре подпись в подтверждение того, что он получил свой экземпляр допсоглашения. Такой порядок оформления предусмотрен для трудового договора и применяется на практике для дополнительных соглашений к нему (ч. 3 ст. 57, ч. 1 ст. 67, ст. 72 ТК).

Неполное рабочее время по инициативе работодателя

Неполное рабочее время может быть установлено по инициативе работодателя. Оно сопровождается введением режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели на срок не более 6 месяцев (ч. 5 ст. 74 ТК).

Неполное рабочее время может быть введено только при наличии одновременно двух обстоятельств (ст. 74 ТК):

1. Изменение организационных или технологических условий труда: изменение в технике и технологии производства, совершенствование рабочих мест на основе их аттестации или по результатам специальной оценки условий труда, структурная реорганизация производства (п. 21 постановления Пленума Верховного Суда от 17.03.2004 № 2, п. 1 ч. 1 ст. 7 закона «О специальной оценке условий труда» от 28.12.2013 № 426-ФЗ).

2. Возможное наступление в результате проводимых работодателем изменений таких последствий, как массовое увольнение сотрудников. Критерии массового увольнения в соответствии с ч. 1 ст. 82 ТК определяются отраслевыми и (или) территориальными соглашениями. Например, пункт 3.3 отраслевого соглашения между Министерством культуры и общероссийским профессиональным союзом работников культуры на 2018–2020 годы, критерием массового высвобождения в отрасли считается сокращение численности или штата сотрудников одновременно в течение 30 календарных дней:

• 25 человек и более при численности работающих 1 тыс. человек и более;
• 20–24 человека при численности работающих от 500 до 1 тыс. человек;
• 15–19 человек при численности работающих от 300 до 500 человек;
• 5 процентов от общей численности работающих.

Как установить неполное рабочее время работнику

Порядок действий при введении неполного рабочего времени по инициативе работодателя должен быть следующим:

• принятие решения работодателем (издание приказа) с учетом мнения профсоюзного органа (при его наличии);
• уведомление органов службы занятости;
• уведомление персонала;
• при согласии сотрудника на продолжение работы — подписание дополнительного соглашения об изменении условий трудового договора, а при отказе — издание приказа об увольнении.

В первую очередь перед уведомлением работников о предстоящем изменении условий их работы необходимо составить приказ, в котором будет обоснована и документально подтверждена необходимость уменьшения часов работы и, как следствие, размера заработной платы работников. Дата введения режима неполного рабочего времени определяется с учетом срока, необходимого для предстоящего уведомления работников, то есть не ранее чем через два месяца после издания приказа.

В течение трех рабочих дней после издания приказа работодатель обязан письменно сообщить об этом в службу занятости (п. 2 ст. 25 закона РФ «О занятости населения в Российской Федерации» от 19.04.1991 № 1032-1, письмо Роструда от 17.05.2011 № ).

Форма представления сведений установлена приказом Минтруда от 26.01.2022 № 24. В ней нужно отразить следующую информацию:

• причины, по которым принято решение о введении режима неполного рабочего дня;
• мероприятия, проводимые из-за изменения организационных и (или) технологических условий труда;
• среднесписочная численность работников на момент введения режима;
• численность работников, в отношении которых вводится новый режим, в том числе иностранных работников;
• продолжительность неполного рабочего дня;
• период, на который введен такой режим. Он может быть любым, кроме случаев, когда неполный рабочий день вводится при угрозе массового увольнения (максимум 6 месяцев).

За непредставление или несвоевременное представление в службу занятости таких сведений, а также их представление в искаженном виде работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 19.7 КоАП. Ею предусмотрен штраф:

• 3 тыс. — 5 тыс. рублей для компаний;
• 300 — 500 рублей для должностных лиц.

Кроме того, некоторые работодатели ежеквартально должны представлять в органы статистики форму № П-4 (НЗ). В случае непредставления или несвоевременного представления соответствующих статистических данных, представления недостоверных данных работодатель может быть привлечен к ответственности, предусмотренной ст. 13.19 КоАП, ст. 3 Закона РФ «Об ответственности за нарушение порядка представления государственной статистической отчетности» от 13.05.1992 № 2761-1:

• компании грозит штраф в размере 20 тыс. — 70 тыс. рублей;
• должностным лицам — 10 тыс. — 20 тыс. рублей.

Закон не ограничивает количество случаев введения неполного рабочего времени в компании, но в каждом из них работодатель должен иметь документальное подтверждение причин установления такого режима, поскольку при возникновении спора придется доказывать необходимость его введения (п. 21 постановления Пленума Верховного Суда от 17.03.2004 № 2).

На основании приказа работодатель уведомляет сотрудников о предстоящих изменениях условий трудового договора, а также о причинах, повлекших необходимость таких изменений. Уведомить в письменной форме под подпись нужно каждого работника не позднее, чем за два месяца до введения изменений (ч. 2 ст. 74 ТК). В уведомлении нужно указать:

• Ф.И.О. и должность работника;
• причину введения неполного рабочего времени;
• новый режим работы, а также дату, с которой он вводится;
• срок, в течение которого работник должен сообщить, согласен ли он работать в новом режиме или нет, и способ информирования вас об этом (например, направление заявления в отдел кадров);
• информацию для сотрудника о том, что в случае его отказа от работы в новом режиме ему будут предложены вакансии для перевода (при их наличии). А если он откажется от перевода (либо у работодателя не будет вакансий), то трудовой договор с ним будет прекращен по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК.

Исключением будет ситуация, когда неполное рабочее время вводится для предотвращения угрозы массового увольнения с учетом ч. 5 ст. 74 ТК. В таком случае, если работник отказывается трудиться в измененных условиях, то трудовой договор расторгается на основании, предусмотренном п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК. При этом нужно предоставить гарантии и произвести выплаты, которые полагаются при увольнении на данном основании (ч. 6 ст. 74 ТК).

Оформить уведомление рекомендуем в двух экземплярах: один работнику, другой с подписью работника об ознакомлении — работодателю. Если сотрудник отказывается получать уведомление, рекомендуем составить об этом соответствующий акт в присутствии не менее трех свидетелей.

Образец дополнительного соглашения об изменении режима работы

При установлении неполного рабочего времени с введением режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели по инициативе работодателя в соответствии с приказом по организации с работниками, готовыми продолжать работу в измененных условиях, заключается дополнительное соглашение. Нормативно утвержденной формы соглашения нет, поэтому его составляют произвольно. В документе нужно указать продолжительность рабочей недели и неполного рабочего дня, начало и окончание работы, обеденный перерыв.

Учтите, что работнику, которому установлена продолжительность работы (смены) не более 4 часов в день, перерыв на обед может не предоставляться (ч. 1 ст. 108 ТК).

Соглашение оформляют в двух экземплярах: один работодателю, второй — сотруднику.

Скачать образец дополнительного соглашения об изменении режима работы.

Образец приказа об установлении режима неполного рабочего времени

Унифицированной формы приказа об установлении режима неполного рабочего времени нет, организация разрабатывает его самостоятельно. При подготовке приказа работодатель должен учитывать мнение выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, предусмотренном ст. 372 ТК.

Данный документ также может устанавливать порядок поэтапного снижения количества часов работы и другие связанные с этим процедуры. В приказе следует указать:

• причины вводимых изменений;
• наименования структурных подразделений или мест работы, для которых предполагается ввести изменения, конкретный режим работы (неполный рабочий день, неполная рабочая неделя);
• продолжительность неполного рабочего времени;
• обязанности должностных лиц (например, дать указания отделу кадров ознакомить работников с предстоящими изменениями, а бухгалтерии — осуществлять выплаты в соответствии с уменьшением рабочего времени).

Скачать образец приказа об установлении режима неполного рабочего времени.

Неполное рабочее время в табеле учета

Если компания применяет унифицированную форму табеля (№ Т-12 или Т-13), то она отражает неполный рабочий день в нем в зависимости от того, кто инициировал установление такого режима:

• Если неполный рабочий день установлен по инициативе работодателя, например, при угрозе массового увольнения, продолжительность работы сотрудника в таком режиме отмечают в табеле буквенным кодом НС или цифровым 25.
• Если сам работник инициировал введение неполного рабочего времени, то используют буквенный код Я или цифровой 01. На практике часто сотрудница, находясь в отпуске по уходу за ребенком, выходит на неполный рабочий день. В таком случае рекомендуем ставить в табеле два кода — Я (или цифровой 01) и ОЖ (или цифровой 15).

Под кодами следует указать фактически отработанное сотрудником время (ч. 4 ст. 91 ТК, указания о применении и заполнении форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

При установлении неполной рабочей недели дополнительные нерабочие дни в табеле отмечаются как выходные.

Если в компании утверждена своя форма табеля учета рабочего времени и собственные коды, тогда отмечать неполный рабочий день в табеле следует по установленным правилам.

Оплата неполного рабочего времени

Труд сотрудников с неполным рабочим временем оплачивают либо пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объема работ. Первый вариант оплаты применяют, если у работника оклад или тарифная ставка, второй — если оплата труда сдельная. Эти правила используют как в случае, когда у работника неполный рабочий день, так и при неполной рабочей неделе.

При расчете оплаты работы за месяц на условиях неполного рабочего времени работник может получить зарплату меньше МРОТ. При этом зарплата, пересчитанная на полное рабочее время, не должна быть ниже МРОТ.

Работник, которому установлен такой режим, имеет право на стимулирующие (в частности, премии) и компенсационные выплаты. В том числе это касается оплаты работы сверхурочно, в выходной или праздник, а также в ночные, вечерние часы (ч. 3, 4 ст. 93, ч. 1 ст. 129, ст. 149 ТК).

Единый порядок расчета премий при неполном рабочем времени законом не установлен. На практике премии часто выплачивают в зависимости от системы оплаты труда работника, например, в процентах от оклада, рассчитанного пропорционально отработанному времени, или за выполненный объем работ, в виде фиксированной суммы за количество произведенной продукции.

Отмена режима неполного рабочего времени

Неполный рабочий день (смена) или неполная рабочая неделя, введенная по инициативе сотрудника, отменяется по соглашению между ним и работодателем. Работодатель не вправе в одностороннем порядке отменить режим неполного рабочего времени, если обстоятельства, послужившие основанием для его введения, не утратили актуальность (апелляционное определение Московского городского суда от 20.02.2019 по делу № 33-5990/2019).

Если режим был введен по инициативе работодателя в соответствии со ст. 74 ТК, то он прекращает свое действие в срок, указанный в приказе об установлении неполного рабочего времени. Отмена режима ранее этого срока производится с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ч. 4 ст. 74 ТК). Работодатель должен издать соответствующий приказ и заключить дополнительные соглашения с сотрудниками.