Что делать если не работает кассовый аппарат?
Если касса выходит из строя, большинство продавцов опасаются проводить операции. Ведь за неприменение ККТ может быть выставлен штраф. А учитывая, что санкции налагаются на каждый эпизод расчета «мимо кассы», сумма его может быть весьма внушительной.
ФНС неоднократно разъясняла, что намерена штрафовать только субъекты бизнеса, которые умышленно не применяют ККТ. Если вины пользователя онлайн-кассы в ее неприменении нет, то и штрафа не последует. Но лишь в том случае, если он предпримет все необходимые действия.
Внимание! Главное, что должен сделать пользователь онлайн-кассы в случае ее неприменения — принять все меры для исправления ситуации, добровольно и своевременно сообщить в налоговый орган о сложившихся обстоятельствах и подготовить документы, которые будут свидетельствовать о его невиновности.
Сценарии выхода из строя ККТ
Налоговая служба дала пояснения по эпизоду 20 декабря практически сразу. Справедливости ради отметим, что о действиях в критической ситуации налоговики рассказывали и раньше. Например, еще в августе 2017 года это разъяснял Андрей Бударин, глава Управления оперативного контроля ФНС.
Итак, сценарии поломок могут быть таковы:
- перестала работать полностью. Невозможно понять, зафиксировала ли она фискальные данные и в каком объеме. Использовать ее для пробивания чеков также невозможно. работает, но данные в память фискального накопителя не вносятся. Продажа фиксируется в учетной системе магазина.
Кроме того, существуют незначительные сбои в работе ККТ, связанные, как правило, с отсутствием связи. Они не требуют вмешательства и самоустраняются после восстановления работы интернета.
Если касса не работает
Магазин не может продавать продукцию без выбивания чеков в момент расчета. Поэтому если касса перестала работать, то продажи все-таки придется остановить. Иначе может быть наложен штраф. А учитывая, что санкции следуют за каждый эпизод неприменения ККТ, в итоге их сумма может быть весьма внушительной.
Комментируя ситуацию, сложившуюся 20 декабря, ФНС пояснила, что если вины пользователя кассы в ее неприменении нет, то штрафовать не будут. Из этого можно сделать вывод, что продавать в такой ситуации можно и без ККТ. Однако на момент, когда произошел сбой, трудно определить, что стало его причиной. Как и установить, есть ли в этом вина пользователя или нет. Поэтому надежнее все же прекратить продажи.
Исключение составляют случаи, когда это может повлечь негативные последствия. Например, если на улице жара, а магазин, в котором сломалась касса, является единственным в районе, и в нем выстроилась очередь из жителей окрестных домов, которые требуют продать им воду. Если в такой ситуации продавец примет решение остановить продажи, последствия могут быть непредсказуемыми. Если же он решит продать воду жаждущим горожанам, то пострадать может уже он. В его интересах принять все меры, которые помогут подтвердить:
- вины продавца в неприменении кассы нет;
- он действовал в интересах жителей.
Как действовать в этом случае продавцу? Андрей Бударин рекомендует следующее:
- данные, которые не переданы в ФНС (они должны остаться в учетной системе магазина), записать на отдельный носитель и передать в налоговый орган;
- приложить к нему соответствующие пояснения.
В таком случае с большой долей вероятности налоговые органы продавца не оштрафуют.
Если касса не передает данные в ФНС
Допустим, касса работает и формирует чеки, но данные не попадают в память ККТ. Андрей Бударин рекомендует обратиться к производителю фискального накопителя. Он сможет снять данные с ФН, и тогда будет понятно, какая информация была передана в налоговую службу, а какая — нет.
Если в учетной системе, в любом другом источнике информации, включая блокнот кассира, операция отражена, а в фискальном накопителе — нет, продавцу следует составить чек коррекции. Это не зависит от того, по какой причине произошел сбой ККТ. Провести ее надо сразу после того, как касса вернется к рабочему состоянию.
О чеках коррекции
Чек коррекции можно сформировать в любое время между открытием и закрытием смены. Лучше по возможности с этим не затягивать. При этом можно применять лишь признаки расчета «приход» и «расход»:
- Приход — когда выручка принималась, но не отражалась через ККТ.
- Расход — когда корректируется в большую сторону сумма, выданная из кассы покупателю.
Обратите внимание! Некоторые продавцы до сих пор считают, что чек коррекции применяется для возврата товара. Однако это не так! В этом случае выбивается обычный чек с признаком «возврат прихода», а чек коррекции выбивать не следует.
К выбитому чеку коррекции следует составить служебную записку, в которой указать:
- дату и время осуществления операции без ККТ;
- причину нарушения или ошибки.
Документ подлежит хранению в бухгалтерии — он может пригодиться, если последует проверка.
Андрей Бударин рекомендует сообщать в ФНС обо всех фактах неприменения ККТ и проведения корректировки. В идеале нужно сообщить о нарушении еще до того, как будет выбит чек коррекции. Особенно если касса не работает долгое время.
Подведем итоги
Таким образом, если касса полностью перестала работать, то за редким исключением торговлю следует прекратить. Фискальный накопитель нужно вынуть из кассы (в соответствии с инструкцией) и передать производителю. Он снимет данные и установит, какие из них не были переданы в ФНС. Их нужно записать на отдельный носитель и направить в налоговую службу вместе с пояснениями.
Если же касса работает, но не была отражена выручка (ошибка кассира, ПО), то при первой же возможности нужно выбить чеки коррекции, а также подготовить оправдательные документы на случай проверки. О допущенных нарушениях и произведенной корректировке следует проинформировать ИФНС.
Как перезагрузить POS-терминал?
Сегодня я расскажу вам, как перезагрузить POS-терминалы Ingenico и Verifone.
Причины, по которым требуется перезагрузить терминал:
- терминал завис и не реагирует на нажатия клавиш;
- терминал перестал читать карты;
- нет связи с банком;
- возникли проблемы с печатью чека;
- любые другие причины.
Есть два способа перезагрузки: софтовый и перезагрузка по питанию.
Как перезагрузить POS-терминал Ingenico
- Софтовый способ перезагрузки. Необходимо одновременно нажать желтую клавишу и клавишу «•» (точка). После этого терминал подаст сигнал и перезагрузится.
- Перезагрузка по питанию. Здесь все просто. Если терминал подключен к сети 220 В, то просто выдергиваем шнур питания от розетки и подключаем заново. Если в терминале имеется аккумулятор, то нужно вытащить его (аккумулятор) и подождать несколько секунд, затем установить аккумулятор на место и включить терминал.
Как перезагрузить POS-терминал Verifone
- Софтовая перезагрузка.
Необходимо одновременно нажать зеленую клавишу и клавишу с цифрой «7».
После этого необходимо ввести пароль: 1 alpha alpha 6 6 8 3 1 .
Alpha — небольшая серая кнопка, которая находится под дисплеем в центре, между фиолетовыми клавишами.
Если кнопки Alpha нет, то введите пароль: 1 6 6 8 3 1 .
В появившемся меню выбираем Restart. - Перезагрузка по питанию. Процедура точно такая же, как с терминалами Ingenico.
Как выключить POS-терминал
Обычно, POS-терминал выключают в трех случаях:
- Требуется транспортировка — в этом случае терминал необходимо не только выключить, но и отсоединить все шнуры (блок питания, интернет-кабель и т.п.);
- Безналичные платежи на торговой точке принимают редко и нет смысла держать терминал постоянно включенным, особенно если оборудование работает от аккумулятора;
- Требуется чистка. Учтите, что протирать терминал рекомендуется слегка влажной тряпкой без применения абразивных моющих средств. Протирать электрические соединения крайне не рекомендуется.
Чтобы выключить POS-терминал Ingenico, Verifone или PAX нажмите красную кнопку. После этого возможны два варианта:
- Терминал попросит подтверждение на отключение — для подтверждения нажмите зеленую клавишу;
- Ничего не произойдет. В этом случае нужно удерживать красную кнопку 5—10 секунд — после этого на экране должна появиться надпись SHUTTING DOWN и таймер обратного отсчета выключения терминала.
Стационарные POS-терминалы Ingenico выключаюся только если отсутствует питание. Другими словами, чтобы выключить стационарный POS-терминал Ingenico , например iCT220 или iCT250 необходимо вытащить шнур питания из розетки