Директор оплатил услуги за организацию с личной карты как оформить

Как обналичить деньги с расчетного счета ООО законно

Многие собственники обществ с ограниченной ответственностью задаются вопросом «как снять деньги с расчетного счета ООО?». Напомним, что заработанные компанией в форме ООО деньги не являются собственностью учредителей, в отличии например, от индивидуальных предпринимателей, которые могут использовать их на личные нужды.

В случае общества с ограниченной отвественностью, заработанные фирмой средства — это доход компании, только она может им распоряжаться. В данном материале попробуем разобраться как в рамках существующего законодательства собственники могут распоряжаться деньгами.

Очень важно

В материале описаны только легальные, соответстующие нормам существующего законодательства, способы распоряжения средствами ООО.

Перед тем, как обналичить счет ООО или перевести деньги на карту руководителю, собственнику или сотруднику, нужно получить для этого документально подтвержденные основания. Кроме того, необходимо отразить переводы в отчетности, на некоторые – начислить налоги.

Обратите внимание

Еще недавно термин «обналичить» применялся к незаконному выводу денег. Путь, как обналичить счет ООО, как правило, был один: через оформление фиктивных договоров на товары или услуги. С развитием электронной отчетности, контроля движений средств по счетам, пользоваться подобными схемами стало слишком рискованно.

Как снять наличность с расчётного счёта ООО

Сразу нужно отметить, что «снять наличность» в данном случае не обязательно понимать буквально. Конечно, можно получить в банке наличные деньги, но законом предусмотрен перевод средств на личную карту сотрудника даже в том случае, если ему нужно будет их тратить на нужды компании. Оплату картой подтверждают чеками или проведенными платежными поручениями с банковского счета.

Обратите внимание

Основная статья, определяющая ответственность за незаконное обналичивание денег – 199 УК РФ. За уклонение от уплаты налогов она предусматривает штраф 100-300 тысяч рублей, до двух лет принудительных работ, лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью до трех лет, лишение свободы до двух лет.

Вариантов, как обналичить расчетный счет ООО, немало, зависят они от цели получения денег. Целью обналичивания может быть:

• поощрение или поддержка сотрудников в сложной ситуации;
• расходы на нужды компании;
• получение собственниками доходов от бизнеса.

В зависимости от конкретной цели, выбирают способ, как снять деньги с расчетного счета ООО, не вызвав при этом вопросов и претензий ФНС.

Выдача заработной платы

Если деньги нужны для поощрения сотрудников, то проще всего сделать это с помощью заработной платы: оклада, премии. Дополнительные поощрения, как правило, делают с помощью премиальных выплат. Также сотруднику может быть выделена материальная помощь на рождение ребенка или в связи с тяжелой жизненной ситуацией.

Обратите внимание

Раз в год каждому сотруднику компания может выделить материальную помощь, не облагаемую подоходным налогом, в размере 4000 рублей.

Чтобы не вызвать подозрений ФНС, для выплаты премии должны соблюдаться следующие условия:

1. Положение о премировании предусмотрено коллективным трудовым договором. Если его нет, нужно разработать и выпустить внутренний нормативный акт.
2. Для начисления премиальных обозначены четкие критерии. Показатели могут быть конкретными или прогрессивными.
3. Для премирования сотрудника руководитель подписывает приказ.

Выплата дивидендов

Самый доступный способ того, как снять наличность с расчетного счета ООО для получения денег собственниками – выплата дивидендов. Правда, формально в ООО дивидендов нет, так как нет акций, выплаты заработанных денег собственникам – распределение прибыли.

Дивиденды получить можно только из чистой прибыли, после уплаты налогов. Соответственно, рассчитать сумму, доступную для выплаты, можно после формирования отчетности – раз в квартал. Деньги делят между участниками общества пропорционально долям.

С выплачиваемых сумм удерживают 13% подоходного налога, несмотря на то, что налог на прибыль уже уплачен. За прибыль платит компания, за полученные дивиденды – физическое лицо.

Обратите внимание

Выплачивая дивиденды ежеквартально, важно следить за тем, чтобы в году прибыль компании оказалась положительной и не получилось перерасхода средств.

Выдача командировочных

Командировочные – еще один способ поощрить сотрудника и снять наличные со счета ООО. Для начисления денег за командировку, необходимо подтвердить ее факт билетами, чеками из гостиницы.

ФНС может попросить обосновать необходимость направления сотрудника в конкретный город или страну. Выглядят подозрительными, например, заграничные командировки и счета из отелей на морском побережье, если международная деятельность компанией не ведется.

Обратите внимание

Положение о начислении командировочных, порядке компенсации дороги, проживания, расходов, должны быть прописаны в коллективном трудовом договоре или определены локальным нормативным актом. Чтобы заплатить командировочные одному из собственников компании, необходимо его официальное трудоустройство.

Выдача денег подотчет

Подотчетные средства выдаются только сотруднику компании на хозяйственные и иные нужды, при этом стоимость каждой покупки не должна превышать 100 тысяч рублей. За все траты необходимо отчитываться – представлять в бухгалтерию чеки или накладные. Приобретенное имущество бухгалтер ставит на баланс.

Обычно такие траты привлекают внимание налоговых инспекторов. Важно суметь объяснить необходимость той или иной покупки на нужды компании, и подтвердить факт ее совершения.

Выдача по договору займа

Учредитель компании может не брать кредит в банке, а попросить выдать ему необходимую сумму и оформить ее как заем по договору. При этом важно учитывать:

• Срок возврата займа не ограничен.
• Беспроцентные займы облагаются налогом 35% на получение материальной выгоды.
• Процентная ставка по займу не должна быть меньше 2/3 ставки рефинансирования, иначе получение денег считается материальной выгодой и попадает под налог.
• Через какое-то время долг можно простить, однако получившее его физическое лицо должно заплатить налог на доход.

Выдача на представительские расходы

Во многом представительские расходы схожи с подотчетными, но их цель иная – развитие компании. Сюда относят расходы на рекламу, участие в выставке, деловой ужин в ресторане, поход в театр с иногородними партнерами и т.п. Обязательно предоставление в бухгалтерию чеков, подтверждающих траты.

Получить деньги на представительские расходы может только сотрудник компании. Если учредитель им не является, то легально обналичить деньги ООО под этим предлогом не получится.

Оплата услуг за управление фирмой

Как правило, учредитель, управляющий компанией, получает заработную плату как руководитель. Возможен и иной вариант: управление делами учредителем, зарегистрированным как ИП, по договору ГПХ.

Если ИП оплачивает налог по УСН «Доходы» в размере 6%, то, на первый взгляд, это – самый простой способ обналичить деньги с расчетного счета ООО. Однако налоговая инспекция следит за подобными схемами, уйти от налогов и постоянно выводить так прибыль компании не удастся.

Обратите внимание

Оплата услуг за управление фирмой не вызовет нареканий со стороны ФНС, если применяется, например, на время отпуска или болезни руководителя, в тяжелой ситуации, в отчетный период или во время проведения важной сделки, сложных и ответственных работ.

Какие документы нужны, чтобы снять деньги с расчетного счета ООО

Не все компании могут работать с наличными, поэтому взять выручку из кассы не всегда получится. Кроме того, использовать кассовую наличность можно только на зарплату, хозрасходы, оплату товаров, работ или услуг. В остальных случаях нужно снять наличные в банке или перевести деньга на расчетный счет.

Как снять наличность с расчетного счета ООО в банке:

1. В обслуживающем банке при открытии счета оформляют карточку с образцами подписей доверенных лиц.
2. В чековой книжке заполняют чек. В нем указывают цели и суммы, которые подлежат выдаче.
3. С чеком и паспортом доверенное лицо приезжает в банк, оформляет получение средств у сотрудника, получает деньги в кассе.

За выдачу наличных банк удерживает комиссию, как правило, 1-3% от суммы. Размер комиссии зависит от тарифного плана банка и указанной цели.

Как отчитываться за деньги, снятые со счета ООО

Если обналичить деньги с расчетного со счета ООО, отчитаться за них нужно по соответствующей цели форме. Важно, чтобы были необходимые документы:

• Для обоснования выделения денег.
• Для подтверждения факта снятия денег в банке или перевода на карту.
• Для подтверждения целевого использования.

Обратите внимание

По закону снимать деньги со счета ООО можно, но важно правильно отчитываться за траты, если они идут на компанию, или платить налоги за получение дохода, если деньгами пользуются физлица.

О чем стоит помнить

• За незаконное обналичивание денег предусмотрена уголовная ответственность.
• Снять деньги со счета ООО законно можно на зарплату, дивиденды, командировочные, подотчет или представительские нужды, по договору займа.
• Перед тем, как снять деньги с расчетного счета ООО, нужно документально обосновать действия. За расход необходимо отчитаться, подтвердив траты чеками, приходными документами, накладными и квитанциями.
• Сколько можно снять со счета ООО, зависит от цели, лимиты ограничиваются разными документами.

Любые операции с обналичкой привлекают внимание службы безопасности банка и ФНС. Перед тем, как снимать деньги со счета ООО, нужно тщательно подготовить документы, которые могут запросить при проверке.

Покупки, оплаченные банковской картой организации

Добрый день! Директор расплачивается картой организации. Покупает как товары и материалы для нужд организации, так и для личного пользования. Как правильно внести в учет данные операции? Интересует все пошагово, в том числе корреспонденция счетов:
Вид списания в Выписке банка? Автоматически при выгрузке ставит “услуги банка”, так как у них Дт-Кт внутри банка, счет же открыт там.
Вид операции в документе Поступления (видимо разный для нужд компании и для личных нужд)? Может вообще не нужно оформлять Поступление при личных покупках?
Можно ли каким-то документом в 1С “повесить” на директора долг за личные траты?
Возможно ли как-то использовать документ Авансовый отчет, ведь выдачи наличных из кассы не было?
Может быть траты на нужды организации (личные нужды) прямо в документе Выписка банка провести Дт 71(73) Кт 51?

Оцените, пожалуйста, данный вопрос:

Вам будет интересно

Забыла написать, организация на ОСН

Светлана Добья Profbuh8.ru Июл 27 2017 — 09:41

Доброе утро, Александра.

Насколько я поняла вы используете корпоративную карту, правильно?

1. Если у вас корпоративная карта привязана к расчетному счету то денежные средства по ней учитываются в ДТ.51, если заведен корпоративный карточный счет, то учитываете по 55 счету.

2. Когда сотрудник снял деньги или расплатился картой (у вас это отражается в выписке, который предоставляет банк по карточному счету) оформляет документ “Списание с расчетного счета” с видом операции “Перечисление подотчетному лицу”.
проводки будут следующие:
Дт71 Кт51(55) – вы отразили использование денежных средств с карты.

Далее сотрудник (директор) приносит вам чеки:
вы оформляете авансовый отчет на суммы которые вы можете принять в расходы (не личные покупки).
Если директор покупал МПЗ указываете на вкладке “Товары”, оплачивал услуги и прочее на вкладке “Прочее”.
Дт 26,10,41 и т.д. Кт71
Личные покупки у вас так и остаются по Дт71 счета

Светлана Добья Profbuh8.ru Июл 27 2017 — 09:45

Не совсем поняла вашу фразу “Вид списания в Выписке банка? Автоматически при выгрузке ставит “услуги банка”, так как у них Дт-Кт внутри банка, счет же открыт там.”

Еще обратите внимание, если сотрудник приносит ТОРГ-12 и СФ, т.е. покупает товары от имени организации (документы оформлены на организацию), то в таком случае вы оформляете документ “Поступление (акт, накладная)”, а в авансовом отчете оплату подотчетным лицом этих товаров указываете на вкладке “Оплата”.

Светлана Добья Profbuh8.ru Июл 27 2017 — 09:46

Если директор вам возмещает потраченную сумму на личные расходы, то
делаете “Поступление наличных” с видом операции “Возврат от подотчетного лица”.
Дт50 Кт 71 – на внесенную сумму
Заметьте, что возврата денежных средств на расчетный счет в 1С не реализовано.
При этом законодательство не запрещает возврат денежных средств внесением на карту, но лучше это оформить в нормативном акте организации.
А в программе 1С в таком случае оформляете документ “Поступление на расчетный счет” с видом операции “Прочее поступление”

На сумму, которая не была внесена на карту и не были предоставлены подтверждающие документы оформляете документ “Операции, введенные вручную”:
Дт94 Кт71, а далее эту сумму списываете на 70 или 73 счет

Бизнес-карта

Бизнес-карта: что это такое, зачем она нужна и как правильно пользоваться этим инструментом.

Несмотря на повсеместное распространение «безнала», бизнесмены не могут полностью обойтись без расчетов наличными. Такие операции нужны, например, для выдачи командировочных, оплаты текущих хозяйственных расходов и т.п. Чтобы упростить работу с платежами, банки выдают владельцам расчетных счетов бизнес-карты.

Что такое бизнес-карта и чем она полезна

Бизнес-карта для предприятия или ИП выполняет те же функции, что и обычная дебетовая карта для физического лица. При открытии счета банк может «привязать» к нему одну или несколько таких бизнес-карт. Иногда для бизнес-карты открывают отдельный счёт, но он тоже привязан к компании. Единственное отличие отдельного счёта: перед покупкой чего-либо придётся на такой счёт переводить деньги с основного счёта.

Некоторые банки (например — Сбербанк) предлагают и кредитные бизнес-карты. Здесь также видна аналогия с «кредитками» для физических лиц: банк устанавливает определенный лимит, в пределах которого бизнесмен может пользоваться заемными средствами. Также условия использования бизнес-кредитки обычно включают в себя и льготный (беспроцентный) период.

Руководитель компании либо другие уполномоченные лица могут финансировать необходимые для бизнеса затраты, расплачиваясь картой.

Использование бизнес-карты позволяет:

1. Практически отказаться от работы с наличными. Т.е. не нужно ездить в банк, хранить крупные суммы денег на предприятии, оформлять кассовые документы.
2. Если наличные все-таки нужны (например – продавец не принимает карты), то деньги можно без проблем получить в ближайшем банкомате.
3. Лимитировать и контролировать текущие расходы.
4. Оперативно и без проблем производить обмен валюты, например – в заграничных командировках.
5. Снизить затраты на проведение платежей за счет возврата процента от уплаченной суммы (кэшбэк).
6. Получать дополнительные бонусы, например – скидки при покупках у компаний-партнеров банка.
7. Вернуть аванс по упрощенной схеме, если продавец не исполнил свои обязанности. Если был проведен «обычный» безналичный платеж, то получить назад свои деньги можно только по соглашению с продавцом, или через суд. А при оплате бизнес-картой возможно провести возврат во внесудебном порядке на основании правил расчетов, установленных платежной системой (чарджбэк).

Как можно использовать бизнес-карту

1. Оплачивать все «обычные» текущие расходы, необходимые для бизнеса: материалы, товары, услуги и т.п.
2. Финансировать командировочные затраты. В данном случае удобно то, что по бизнес-карте можно устанавливать ограничение на расход. Поэтому сотруднику при направлении в командировку выдается бизнес-карта с лимитом, соответствующим целям поездки и его статусу. А если средств по какой-то причине не хватило (например – командировку пришлось продлить), то лимит можно легко увеличить через интернет-банк.
3. Перечислять налоги и другие обязательные платежи.
4. Снимать наличные без посещения отделений банка. Как правило, при этом устанавливается более низкая комиссия, чем при получении денег в банке.
5. Зачислять выручку торговых точек на счет через банкоматы (самоинкассация). Таким образом отпадает или существенно снижается необходимость в услугах сторонних инкассаторов.

С зарплатой ситуация сложнее. Средства, снятые с бизнес-карты, считаются подотчетными суммами. Поэтому их нужно сначала сдать в кассу и только потом можно выдать вознаграждение сотрудникам. Поэтому в большинстве случаев проще выплатить зарплату в обычном порядке, т.е. сразу перечислить деньги с расчетного счета на личные карты работников.

Может ли ИП тратить средства с бизнес-карты на личные нужды

Индивидуальный предприниматель, как физическое лицо, имеет право свободно распоряжаться всеми своими средствами. Поэтому он после уплаты налогов может пользоваться деньгами на счете для личных покупок, в т.ч. и с помощью бизнес-карты.

Бухучет ИП вести не обязан , а налоговый учет в данном случае зависит от режима налогообложения.

1. Если ИП применяет налоговую систему, которая предполагает использование расходов для расчета базы ( ОСНО или УСН «Доходы минус расходы»), то нужно обязательно разделять личные и относящиеся к бизнесу затраты. В противном случае ИП занизит сумму налога и при проверке заплатит штраф и пени.
2. Если применяются спецрежимы, где налог считается без учета затрат (УСН «Доходы», ЕНВД, ПСН), то ИП формально может вообще не учитывать расходные операции по бизнес-карте. Но, конечно, так лучше не поступать. Если не следить за расходами и бесконтрольно использовать оборотные средства на личные нужды, то у бизнесмена неизбежно возникнут финансовые проблемы. Поэтому контролировать свои затраты нужно в любом случае, даже если закон и не обязывает делать это.

Можно ли оплачивать с бизнес-карты ООО личные затраты собственников и руководства компании

Руководитель организации, особенно, если он является еще и учредителем, иногда «путает» средства на бизнес-карте со своими личными деньгами. Но так поступать не следует, потому что, в отличие от ИП, деньги компании не принадлежат ее собственнику «напрямую», даже если он – единственный владелец.

С юридической точки зрения имущество коммерческой организации обособлено от ее учредителей (п. 1 ст. 66 ГК РФ). Все деньги на счете – это средства компании, поэтому их можно тратить только на ведение бизнеса, вне зависимости от налогового режима. Если производились затраты на личные нужды, то у собственника и организации может возникнуть немало проблем:

1. Налоговики посчитают все эти затраты доходом владельца (руководителя) и доначислят НДФЛ, страховые взносы, штрафы и пени.
2. Иногда организации «маскируют» личные расходы собственников и руководства под корпоративные. Например – по такой схеме часто приобретают дорогостоящие автомобили. Но всегда остается риск, что налоговики при проверке выявят истинную цель покупки. Тогда организации доначислят налог на прибыль и НДС (либо «упрощенный» налог). Также, естественно, придется заплатить НДФЛ и взносы, т.к. покупку признают доходом директора.
3. Если у компании возникнут финансовые проблемы, то кредиторы могут подать в суд заявление о признании ее банкротом. Если при рассмотрении дела выяснится, что собственник или директор использовали ресурсы бизнеса на личные нужды, то их поведение может быть признано недобросовестным. Тогда кредиторы взыщут долги организации с виновных лиц в порядке субсидиарной ответственности.
4. Если средствами компании распоряжается наемный директор, то предъявить к нему материальные претензии могут не только внешние кредиторы, но и сами владельцы бизнеса.

Во всех описанных случаях виновным может грозить не только материальная, но и уголовная ответственность. Нарушение перейдет в статус уголовного преступления при следующих условиях:

1. Доказан умысел виновного лица.
2. Сумма недоимки по налогам или иного ущерба превысила определенный лимит. Например, при банкротстве это – 2,25 млн руб., а при неуплате налогов – 5 млн руб. за три года.

Снятие наличных с бизнес-карты ИП и ООО

Снимать наличные с бизнес-карты могут, как юридические лица, так и предприниматели.

В целом здесь «работает» то же ограничение, что и при безналичной оплате картой. Предприниматели могут расходовать средства, как на бизнес, так и на личные нужды, но должны вести раздельный учет. А юридические лица обязаны соблюдать целевую направленность всех расходов – тратить деньги только на нужды компании.

Однако следует помнить еще и о «специфических» рисках, связанных именно с наличными расчетами. В соответствии с законом от 07.08.2001 № 115-ФЗ банки пристально следят за оборотом наличных денег, и это в равной степени касается как юридических лиц, так и предпринимателей.

Каждый банк использует свои критерии для выявления «подозрительных» операций с наличными, но можно дать несколько общих советов:

1. Старайтесь, чтобы операции снятия наличных составляли не более 30% от месячного оборота.
2. Не снимайте сразу все поступившие средства. Дайте деньгам «отлежаться» несколько дней, а затем получайте их частями.
3. В любом случае, даже при больших оборотах, избегайте единовременного снятия крупных сумм (более 600 тыс. руб.).

Как быть, если вы уже провели «сомнительную» операцию

Если ошибочная операция уже проведена, то во многих случаях ситуацию можно исправить. Действия здесь зависят от того, какая именно ошибка допущена:

1. Сняты наличные средства с бизнес-карты, которые затем использованы для личных нужд собственника.

Такие деньги считаются выданными в подотчет. Самый простой вариант – вернуть эти средства в кассу. Но если там накопилась крупная сумма, то задолженность можно зачесть в счет будущих выплат. Это могут быть дивиденды или зарплата (в случае, если собственник одновременно является и директором).

1. За счет средств на бизнес-карте собственник оплатил свои покупки или иные расходы.

Эту операцию можно квалифицировать, как распоряжение собственника третьему лицу (т.е. своей компании) произвести за него расчеты (ст. 313 ГК РФ). В дальнейшем он должен взять на себя обязательство возместить организации понесенные затраты. Это может быть, как прямой возврат средств, так и удержание из полагающихся владельцу выплат.

Рассмотренные выше способы позволяют полностью избавиться от проблем, но здесь требуется добрая воля собственника. Если же он искренне считает все средства компании своими и отказывается помогать бухгалтерам, то остаются только «сомнительные» варианты решения вопроса:

1. Оформить затраты директора, как займ. Т.к. возвращать его никто не собирается, то теоретически сумму займа через три года можно списать, как безнадежную. Но налоговики, скорее всего, квалифицируют такое списание, как подарок, и заставят заплатить НДФЛ (письмо Минфина РФ от 22.01.2010 N 03-04-06/6-3).

Если же невозвратные займы выдаются регулярно, то инспектора, скорее всего сочтут их выплатой заработной платы. Тогда придется заплатить не только подоходный налог, но и страховые взносы.

1. Использовать «бесконечный» подотчет. Например, у руководителя числится сумма задолженности перед организацией в 500 тыс. руб. В этом случае директор периодически «возвращает» в кассу эти средства и в тот же день «берет» их снова. Риски здесь такие же, как и при регулярной выдаче займа. Если подобная ситуация длится годами, то проверяющие, скорее всего, сочтут подотчетную сумму зарплатой руководителя и начислят НДФЛ со взносами.
2. Попытаться оформить затраты директора на компанию, как связанные с производственной необходимостью. Этот способ подходит, если куплено имущество «двойного назначения», которое можно использовать как в личных целях, так и в бизнесе. Например – автомобиль, мебель или оргтехника.

Также некоторые личные расходы можно оформить, как командировочные или представительские. Это могут быть авиа- и железнодорожные билеты, услуги гостиниц и ресторанов, покупка сувениров и т.п.

Но нужно быть готовым к тому, что при проверке придется обосновать деловую цель произведенных затрат. А если речь идет о покупке имущества, то его необходимо будет предъявить контролерам.

Вывод

Бизнес-карта — удобный платежный инструмент, привязанный к расчетному счету компании или ИП. Она позволяет уменьшить долю наличного оборота, упростить финансирование текущих затрат бизнесмена и снизить расходы на проведение платежей.

Как отчитываться за расходы по бизнес-карте

Бизнес-картой можно оплачивать расходы на бизнес напрямую со счета — это могут делать и владельцы бизнеса, и рядовые сотрудники. Но как потом отчитаться по этим тратам перед налоговой?

Надежда Тарасова

Эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету в Тинькофф Бизнесе

Бизнес-карта привязана к расчетному счету предпринимателя или компании. Ей оплачивают расходы на бизнес, например канцелярию, обеды, топливо, командировки, деловые встречи. ИП оплачивают бизнес-картой даже личные покупки, а компании выдают их сотрудникам для трат на бизнес.

На практике бизнес только начинает использовать корпоративные карты, поэтому могут возникать вопросы. Какие документы нужны для учета трат? Нужны ли вообще? Как принять к вычету НДС на ОСН?

В написании статьи принимал участие налоговый эксперт Виктор Подгорский.

Кому и зачем нужно отчитываться

ИП на УСН «Доходы», ПСН и НПД не нужно подтверждать расходы документами. Они платят налог без учета расходов и не ведут бухгалтерский учет.

ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН нужно подтверждать расходы на бизнес. У таких предпринимателей бухучета тоже нет, но налоговый учет они ведут — для уменьшения налога на доход. Для этого записывают номера и даты подтверждающих документов в книгу учета доходов и расходов (КУДиР). По ней подтверждают расходы, если у налоговой есть сомнения. Если документов не будет, то обосновать расходы будет нечем — и уменьшить налог не получится. Личные расходы по бизнес-карте предприниматели не учитывают.

Компании должны подтверждать все расходы. Это нужно для бухучета и уменьшения налога. При этом уменьшить налог можно только на ОСН и УСН «Доходы минус расходы». По всем расходам компания должна хранить подтверждающие документы. Налоговая может их запросить в любой момент.

Если подтверждающих документов не будет, инспекция может расценить это как грубое нарушение правил бухучета и наложить штраф до 30 000 ₽. При этом, если компания снижает налог на доходы за счет неподтвержденных расходов, налоговая дополнительно начислит штраф — 20% от недоимки.

К тому же, если подтверждающих документов нет, получается, что компания потратила деньги со счета, а на что — неизвестно. В этом случае обоснование трат по 115-ФЗ может запросить банк.

Курьеры похищали по миллиону рублей в месяц

Какие подтверждающие документы нужны

Сначала компания или ИП оформляют внутренний документ — локальный нормативный акт. Он приравнивает деньги на бизнес-карте к подотчетным средствам. Локальный акт можно оформить один раз и дальше все траты сотрудников по бизнес-картам будут считаться подотчетными средствами.

Сотрудник составляет авансовый отчет Если в компании оформлен локальный нормативный акт, сотруднику надо составить авансовый отчет и приложить документы по тратам. Этого будет достаточно, чтобы компания или ИП смогли отчитаться перед налоговой. Если деньги потратил сам ИП, он может не прикладывать авансовый отчет, а просто приложить подтверждающие документы.

Отчет составляет сам сотрудник по форме № АО-1 или бухгалтер в программе, например 1 предоставляют в срок, который установила компания.

Сотрудник прикладывает подтверждающие документы: кассовый или товарный чек, товарную накладную или акт выполненных работ. По всем тратам нужны документы: не важно, по бизнес-карте или расходам наличными. Какие документы понадобятся — зависит от ситуации. Хранить их нужно не меньше 5 лет.

Ситуация	Документы
Покупка в любом магазине, если НДС к вычету принимать не нужно	Кассовый чек
Покупка в магазине вашего контрагента, с которым заключили договор	Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура
Заказ на поставку у вашего контрагента	Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура

Компании и ИП могут учесть по документам только траты для бизнеса, в налоговом кодексе их обозначают как «экономически оправданные затраты».

Это любые траты, которые помогают развивать бизнес. Для ИП и компаний на УСН «Доходы минус расходы» есть точный список расходов. А для ООО такого нет: включить можно любые расходы, которые помогают компании заработать.

В таблице несколько примеров: что можно и нельзя купить в счет расходов бизнеса.

Экономически оправданные затраты для бизнеса	Экономически не оправданные затраты — не на бизнес
✅ Оргтехника в офис	❌ Принтер домой
✅ Канцелярия в офис	❌ Набор красок или карнавальных костюмов для корпоратива
✅ Оплата бензина для поездки на деловую встречу с партнером	❌ Оплата бензина для поездки за город с семьей на отдых
✅ Организация деловых встреч и мероприятий	❌ Ужин с коллегами после работы
✅ Командировочные расходы	❌ Расходы на отпуск с семьей за границей

Если работаете без НДС, сохраните кассовый чек после покупки

Кассовым чеком подтверждают расходы на УСН: не нужно принимать к вычету НДС. На ОСН тоже можно учитывать расходы только по чеку, но тогда НДС принять к вычету не получится.

Кассовые чеки выдают почти все компании и ИП, которые продают за наличные или по картам. Исключений мало, скорее всего, вы с ними не столкнетесь.

Во всех чеках должна быть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ. При покупках в интернете в чеке дополнительно должны быть указаны электронная почта и сайт магазина, номер телефона или электронная почта покупателя.

Пример корректного бумажного кассового чека: есть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ Пример электронного кассового чека: помимо основных параметров есть сайт магазина и электронная почта покупателя

Если потеряли чек или он испортился, есть шанс все исправить. Его можно восстановить, если в приложение вашей бизнес-карты подтягиваются все покупки. Например, такая функция есть у карт Тинькофф Бизнеса. А чтобы не рисковать некачественной печати, рекомендуем сразу снимать скан чека после покупки и прикладывать его к оригиналу.

Детализированный кассовый чек из приложения Тинькофф Бизнеса

Если работаете с НДС и покупаете у контрагентов, нужны акты, накладные и счета-фактуры

Обычно компании переводят деньги контрагентам с расчетного счета или оплачивают наличными, а после сделки партнер выдает закрывающие документы. В том числе счет-фактуру с выделенным НДС, если контрагент работает на ОСН.

При переводе на расчетный счет контрагента компания платит комиссию за платеж. Если оплатить товары в офисе или магазине партнера через банковский терминал бизнес-картой, можно сэкономить — за такие платежи банк не берет комиссию.

Как именно получить закрывающие документы, зависит от договоренности с контрагентом. Он может передать вам их лично, когда привезет товары или окажет услугу, отправить по почтовому адресу компании или электронно — через систему электронного документооборота.

Для учета расходов на организацию деловой встречи нужны документы и чеки

Представительские расходы — это траты на организацию и проведение деловых встреч. Их тоже можно оплатить бизнес-картой.

Затраты на представительские расходы	Затраты, которые не относятся к представительским расходам
✅ Деловые встречи: завтраки и обеды	❌ Обед с обсуждением текущих задач без приказа на организацию мероприятия
✅ Организация мероприятий, например конференций	❌ Жилье и питание для партнеров вне делового завтрака или обеда
✅ Оборудование помещения, например микрофонами или проектором для презентации	❌ Оформление офиса для поздравления сотрудников или партнеров с праздником
✅ Буфетное обслуживание	❌ Развлечения, например посещение бильярда или бара
✅ Транспорт до мероприятия и обратно	❌ Транспорт во время деловой встречи, например, если она проходит на теплоходе или в яхт-клубе
✅ Услуги внештатного переводчика	❌ Отдых и лечебные процедуры, например СПА

В учете представительских расходов есть нюансы.

Можно	Нельзя
✅ Можно учитывать на ОСНО	❌ Нельзя учитывать на УСН
✅ Можно учитывать только до 4% от фонда оплаты труда за отчетный период	❌ Все траты свыше 4% от фонда оплаты труда нельзя учесть для уменьшения налога на прибыль

Список документов при оплате бизнес-картой все тот же — чеки, квитанции, акты, накладные и счета-фактуры. Плюс нужно оформить документы, которые подтверждают, что встреча деловая:

• приказ о проведении мероприятия с указанной целью мероприятия и всеми, кто в нем участвует;
• смету расходов на мероприятие;
• отчет о проведенном мероприятии. В нем прописывают, когда и где проходило мероприятие, по какой программе, кто участвовал, сколько потратили на организацию. Если на встрече компания подписала договор, это тоже указывают в отчете.

Если по запросу налоговой не предоставить эти документы, инспекция может расценить мероприятие как личное и не принять расходы в уменьшение налога на прибыль.

Для учета командировочных расходов нужны все чеки и билеты

В командировке сотрудник тоже может расплачиваться бизнес-картой.

К командировочным расходам относят:

• суточные за каждый календарный день командировки;
• транспортные расходы: на поезд, самолет, аэроэкспресс, такси, служебный, личный и арендованный транспорт;
• расходы на проживание: гостиницы, хостелы, аренду квартиры в месте командировки;
• другие расходы: на оформление визы, медицинской страховки на время командировки, услуги бизнес-залов и прочее.

На бизнес-карте будут суточные и деньги на все остальные командировочные расходы свыше.

Перед командировкой компания составляет несколько документов. Они понадобятся, если у налоговой возникнут сомнения в цели поездки и размере суточных. Вот что нужно оформить:

• положение о командировочных расходах, подписанное директором. Оно единое и составляется для всех командировок, но можно менять;
• приказ о направлении сотрудника в командировку.

Суточные — это деньги, на которые сотрудник живет в поездке: питается, ходит в магазины и ездит по делам. Их размер утверждает компания. Траты из суточных подтверждать документами не нужно: сотрудник распоряжается этими деньгами сам. А вот по всем расходам свыше суточных нужно собирать подтверждающие документы.

В основном от сотрудника нужны документы, подтверждающие расходы на транспорт, проживание и страховки. В целом они те же, что мы перечисляли выше, но есть нюансы.

Вид расходов	Что можно учесть	Что нельзя учесть	Документы для учета	НДС к вычету
Проживание в гостинице	Оплата гостиничного номера	Затраты на ресторан и бар, обслуживание номера, посещение СПА и спортзала	Чек на оплату номера, электронный или отпечатанный бланк строгой отчетности или счет-фактура	Да, если в БСО или счете-фактуре он выделен отдельной строкой.

Если генеральный директор или сотрудник компании был в командировке за границей, то чеки и другие документы будут на иностранном языке. Их нужно будет перевести любым способом, хоть через онлайн-переводчик: Минфин не предъявляет особых требований к переводу.