Invoice address что это

Что такое инвойс простыми словами и как его правильно оформить

В международной коммерции не существует понятия «счет на оплату». Как же тогда получить деньги у заграничных клиентов? На помощь приходит инвойс.

Инвойс (англ. invoice — счет)— это документ, который выставляет продавец покупателю или исполнитель заказчику. Простыми словами, инвойс — это требование оплатить услугу.

Если вы сотрудничаете с иностранными компаниями — неважно, как фрилансер, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо — вам понадобится инвойс. Исключение — если вы ведете деловую деятельность со странами-членами ЕАЭС (Евразийского экономического союза). В этом случае нужно использовать счета на оплату и акты.

Как выглядит инвойс

Если сравнивать инвойс с российским документооборотом, он ближе всего напоминает не счет на оплату, а акт сдачи-приема работ. Любой инвойс должен состоять из перечня товаров или услуг, которые были переданы или оказаны, их описания, условий проведенной сделки и информации о сторонах. Этот документ означает, что сделка выполнена в полной мере, а покупатель теперь должен ее оплатить. Инвойс подтверждает законность полученной в валюте оплаты.

Инвойс должен обязательно содержать следующие сведения:

• Дату оформления.
• ФИО и наименование страны клиента.
• Название компании покупателя с указанием правовой формы, юридического и почтового адреса.
• Наименование каждой оказанной услуги или переданного товара.
• Детальное описание услуги или товара с указанием цены.
• Итоговая сумма в валюте клиента.
• Реквизиты банковского счета исполнителя или продавца.
• Дату выполнения услуги или передачи товара покупателю.
• Срок оплаты.
• Подпись продавца услуги или товара.

Если у вас есть печать, то она должна быть поставлена на инвойсе. Создает и заполняет инвойс продавец: ИП, ООО или физлицо.

Закрепленной формы того, как должен выглядеть инвойс, не существует. Однако можно взять за образец формуляр, предложенный Европейской экономической комиссией ООН.

Коммерческий инвойс и проформа

Всего существует два вида инвойса: проформа и коммерческий. Давайте разбираться, в каких случаях понадобится каждый из них.

Проформа-инвойс

Проформа-инвойс помогает фрилансеру дать гарантии своим заграничным клиентам и принимать предоплату в валюте другой страны.

Если говорить простым языком, то это предварительный счет. Он составляется продавцом, если услуги оказываются до оплаты или покупатель хочет внести предоплату. Понадобится только в том случае, когда условия сделки еще не определены либо невозможно назвать окончательную стоимость предоставленных услуг или товаров.

Например, художник-фрилансер завален работой сейчас, но может приступить к выполнению заказа через месяц. Клиент из-за границы хочет забронировать это время заранее, поэтому пересылает предоплату в 100 долларов на основании проформы-инвойс.

В таком счете могут отсутствовать описания условий предоставления услуги, окончательные даты и даже реквизиты. Когда все условия будут согласованы или работа будет выполнена в полном объеме, нужно будет оформить коммерческий инвойс.

Коммерческий инвойс, образец

Это основание для оплаты товара или услуги в валюте и одно из основных доказательств легальности средств, поступивших на ваш счет из-за рубежа. Банк временно заблокирует средства, поступившие из-за границы, а вам нужно будет подтвердить законность их поступления в течение 15 дней. Пакет документов, который необходимо предоставить, может отличаться, но наличие коммерческого инвойса на переведенную сумму — обязательно.

Представим, что вы консультируете американца на предмет того, как он может улучшить свой сайт. Ваш инвойс должен будет содержать формулировки, представленные ниже.

Для подтверждения может понадобиться подписанный акт приема работ. Однако можно обойтись без него, если в инвойс вы включите следующую фразу: «Данной оплатой заказчик подтверждает, что работы выполнены вовремя, в полном объеме и с надлежащим качеством».

Как правильно заполнить инвойс

Чтобы банк принял документ, необходимо соблюдение следующих условий:

• Он должен быть составлен на языке покупателя, причем может понадобиться перевод. Лучше используйте в оформлении сразу оба языка — русский и клиента.
• Только полные наименования без сокращений.
• Детальные описания, при наличии договора — соответствующие указанному в нем.
• Прописано количество услуг или товаров, стоимость за единицу и общая.

Некоторые страны требуют наличие стоимости часа, не поленитесь — пропишите и посчитайте общее количество.

Верно заполненный инвойс — гарантия получения валютных средств. Если вы допустите ошибку, ваши средства будут заморожены банком. Чтобы этого не произошло, создавайте инвойсы при помощи сервисов. К примеру, Logaster Invoice.

Если вам хочется чего-то более затейливого, то к вашим услугам сервис Invoce at once. Там доступно кастомизировать вид вашего инвойса, создав его в соответствии с цветовой гаммой вашего магазина или выбрав уникальный шрифт.

А есть сервисы, которые помогут поставить отправку инвойсов на поток. Куб 24, к примеру, готов за символическую стоимость помогать составлять договора, вести учет и формировать бесконечное количество инвойсов.

Инвойс или договор?

Если контракт разовый, не имеет сложных условий и оплата за выполненные услуги небольшая, то для подтверждения будет достаточно инвойса. Да, можно использовать инвойс и для подтверждения поставки товаров, но придется собрать дополнительно документы о том, что покупатель за границей получил груз. Этот вариант внешнеэкономических отношений очень удобен для фрилансеров, работающих с клиентами за границей.

Для крупных сделок и для систематического оказания услуг понадобится договор. Банк будет проверять законность этого документа, а если сделки будут относиться к крупным — от 6 миллионов рублей на экспорт и от 3 миллионов рублей на импорт — присвоит уникальный номер. При подтверждении нужно будет предъявить инвойсы, все акты, а также дополнительные документы по требованию.

Сегодня валютные переводы из недружественных стран находятся под пристальным контролем, даже договор не является подтверждением того, что оплата дойдет до вас. Одного инвойса для совершенияы сделки недостаточно, необходимо искать партнера из дружественной страны, который готов помочь в получении оплаты за выполненную работу.

Самое важное

Инвойс используется при проведении сделок с клиентами за границей в качестве счета на оплату. Пара ключевых моментов, которые необходимо запомнить:

1. Заполняйте на двух языках: русском и контрагента.
2. Документ должен содержать описание сделки, стоимость товаров или услуг, требования оплаты, реквизиты сторон.

Главное, никогда не забывайте использовать этот документ во взаиморасчетах с иностранным контрагентом, иначе сотрудничество может закончиться неприятными штрафами и заморозкой счетов.

Что такое инвойс?

Обычно с термином «инвойс» знакомы те, кто знает, что такое коносамент, грузовой манифест, CMR-накладная и так далее, — то есть те, кто занимаются международной торговлей. Российскому предпринимателю важно понимать, с какой документацией он будет работать, если планирует выйти на международный уровень.

Инвойс — один из документов. которые вы будете прикладывать, если у вас возникнет спор с зарубежным контрагентом. Предпринимательские споры с участием иностранной стороны обычно рассматриваются специальными судебными органами — международными коммерческими арбитражами. Это область международного частного права — самой сложной отрасли в праве любого государства.

Для успешного исхода дела вам нужно знать не только тонкости международного гражданского процесса, но и то, как выбрать применимое в конкретной ситуации право (например, если вы из России, а ваш контрагент из Польши). Смеем предположить, что вы такими знаниями не обладаете, поскольку даже не каждый российский юрист способен вести подобного рода дела. Вывод напрашивается сам собой — при возникновении спора ищите грамотного специалиста.

Инвойс: что это, когда выставляется?

Слово «инвойс» с английского переводится как «счет-фактура, товарная накладная». В российской предпринимательской практике указанные переводы — разные документы. Однако инвойс не используется в российской бизнес-практике, а потому не играет по ее правилам. Это означает, что он может использоваться и как счет-фактура, и как товарная накладная. Однако применять к инвойсу термин счет-фактура в том смысле, в котором он употребляется в нашей бухгалтерской практике, также некорректно. Инвойс — это, скорее, счет на оплату.

Инвойс содержит список товарных позиций с указанием количества и стоимости, характеристики товара (размеры, цвет и прочее), некоторые условия договора международной купли-продажи, а также ваши данные и данные получателя товара. Этим он сильно отличается от национального счета-фактуры, поскольку последний содержит минимум данных.

Форма инвойса: как заполняется

Язык заполнения инвойса чаще всего английский, хотя документ может быть составлен на любом. Инвойс существует в двух условных формах: проформе и коммерческом варианте. Проформа-инвойс — это предварительный счет, который высылается продавцом в случаях, когда не все условия договора поставки согласованы полностью, или если контрактом предусмотрено, что покупатель должен перечислить аванс. Проформа-инвойс подтверждает факт отгрузки товара продавцом покупателю, но не сам факт продажи.

А вот когда итоговая цена сделки будет утверждена, составляется коммерческий инвойс. В принципе, это два одинаковых документа. Разница заключается в том, что проформа содержит предварительные данные, а значит, носит исключительно информационный характер. А вот без коммерческого инвойса вы не сможете пройти таможенное оформление товара — для целей растаможки важен именно он, а не, как многие думают, договор международной купли-продажи (равно договор поставки).

Как заполняется проформа-инвойс? В ней указываются:

• реквизиты ваши и контрагента;
• детали в описании товаров (модели/артикулы);
• количество товара и стоимость его единицы;
• сумма НДС, если он начислен;
• происхождение товара;
• условия ИНКОТЕРМС в редакции 2010 года — буквенное (FOB, FAS, CPT и другие) обозначение момента перехода права собственности на товар от продавца к покупателю и рисков, связанных с этим переходом (утрата товара, его порча);
• общая цена поставки.

В коммерческий инвойс вы добавляете номер международного контракта, код товара по Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности (о том, что такое код ТН ВЭД, читайте в одноименной статье), конечную сумму, способы и сроки ее уплаты. Инвойс может быть как в письменном варианте, так и в электронном (e-Invoicing).

Электронное инвойсирование

Услуга электронного инвойсирования предоставляется счастливым бизнесменам современности банками. Это возможность ведения электронного документооборота, предоставляемая клиентам, например, Сбербанком (к слову, таким образом можно направлять любые другие международные документы).

В чем суть электронного инвойсирования? Вы направляете документ в электронном виде в банк, там его проверяют и направляют оператору (банку) вашего контрагента, который, в свою очередь, направляет его покупателю. Чаще всего электронный инвойс будет направлен непосредственно на ПО по закупкам вашего контрагента.

Ивойсирование — способ выставить своему иностранному контрагенту счет за поставленный товар. Нет инвойса — нет денег. Мало того, нет возможности оформить товар на таможне. Поэтому важно знать, как составлять подготовительный документ (проформу-инвойс) и собственно коммерческий документ, обладающий юридической силой.

Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.

Что такое инвойс. Объясняем простыми словами

Инвойс — международное обозначение счёта на оплату товаров или услуг.

Продавец выставляет инвойс покупателю в качестве требования платежа или для подтверждения легального происхождения полученных денег. В отличие от российского счёта, в инвойсе нужно прописывать условия сделки, а также давать детальное описание каждой позиции.

В России инвойсы используют при совершении международных сделок. Например, компания поставляет в Европу партию валенок. Ей потребуется оформить обычный счёт на оплату для сдачи в налоговую службу и инвойс в нескольких экземплярах — этот документ нужен зарубежному контрагенту для внутренней бухгалтерии, а также сотрудникам российской таможни.

По инвойсу таможня рассчитает налоги и пошлины на товары. Банки используют его для валютного контроля. Программист, дизайнер или переводчик, выполняющий заказы для зарубежных клиентов, тоже может выставить им инвойсы. Житель Приморья, решивший купить в Японии подержанный автомобиль, будет оплачивать инвойс от японского продавца.

Пример употребления на «Секрете»

«Стартап MarketInvoice первым реализовал проект по торговле накладными. Ребята взяли традиционный популярный банковский продукт — факторинг, придумали, как его сделать лучше, и реализовали проект по превращению инвойсов в торгуемый ликвидный инструмент привлечения кредитных средств».

(Сооснователь компании ID Finance Александр Дунаев о стартапах, которые меняют мировую финансовую систему.)

Ошибки в употреблении

Иногда из-за схожей формы инвойс путают со счётом-фактурой, однако в России у этих документов разное назначение. Счёт-фактура нужна для налогового контроля и учёта НДС. Инвойс необходим банкам для валютного контроля — чтобы убедиться в законности получения оплаты. А также таможенникам, чтобы рассчитать пошлины.

Различают два вида инвойсов: коммерческий инвойс (commercial invoice) и проформу-инвойс (proforma invoice).

Первый — это обычный вариант инвойса, официальное основание для проведения оплаты покупки. Проформа-инвойс составляется в тех случаях, когда покупатель вносит частичную предоплату за товар или услугу. В основном он выглядит так же, как и обычный инвойс, за исключением того, что некоторые сведения в этом документе неокончательные или неподтверждённые (например, неизвестен точный объём работ по переводу с отсканированных страниц или по разработке макета сайта).

В России нет утверждённой стандартной формы для инвойса, однако существует ряд правил для его заполнения. В инвойсе должны быть:

• дата оформления и (если есть) номер документа;
• реквизиты заказчика, исполнителя и получателя;
• наименование и количество товаров и услуг с детальным описанием каждой позиции;
• цена и общая сумма сделки с обозначением валюты заказчика;
• порядок передачи товара или услуги покупателю — например, стороны могут использовать правила «Инкотермс»;
• подпись и (при наличии) печать лица, которое выставляет инвойс.

Факты

Инвойс оформляют на языке заказчика и (или) на английском языке. Например, российская компания закупила в Китае партию одежды. Китайский поставщик выставил ей инвойс на английском. Для соблюдения российских законов заказчику нужно перевести документ на русский. Сделать перевод может сотрудник компании-заказчика, например, бухгалтер. Российские продавцы, как правило, сразу выставляют инвойс на русском и английском языках.

При выполнении услуг достаточно двух экземпляров инвойса — по одному для каждой из сторон. При поставке товаров выписывают оригинал и пять копий документа, которые распределяются между отправителем, получателем, перевозчиком и идут вместе с самим грузом.

Инвойс — что это? Правила заполнения, примеры

Для всех ведущих трудовую деятельность в сфере перевозок термин в заголовке знаком, хоть он в российской практике и не очень распространен. Большинство же людей не в курсе, что это — инвойс. В статье мы не только разберем детально это понятие, но и посмотрим, как правильно заполнять документ, каким он может быть.

Что это?

Инвойс — документ, характерный для международной коммерции. В нем содержится перечень отправляемой продукции, ее количество, стоимость, формальные особенности изделий, условия для отправки, данные об адресанте и адресате. Выписка инвойса (кроме сделок с предоплатой) — символ того, что покупатель обязан оплатить указанный в нем товар.

Коммерческий invoice — основной документ, требуемый таможенными службами для проверки международных отправлений. Его наличие необходимо для всех товаров (кроме отправляемых документов), перемещаемых через государственные границы.

Что касается России, стран СНГ, то тут отсутствуют аналоги подобной документации. Порой на вопрос «Что это — инвойс?» отвечают, что это счет-фактура. Что неверно. Счет-фактура — документация для налогового контроля. В нашей реальности инвойс — это больше счет на оплату, применяемый при международных поставках.

Особенности документа

Что такое инвойс и счет-проформа? Основание для перечисления оплаты. Поэтому его выписывают одновременно с отгрузкой продукции покупателю. Всего же существует две формы документа:

• Проформа-инвойс. Для тех договоров, при которых покупатель должен перечислить аванс продавцу. Ключевое отличие этой формы — некоторые данные в ней предварительные.
• Собственно коммерческий инвойс. Содержит фактическую точную информацию, которая основывается на сведениях об отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг.

Составлять такой документ можно на любом языке, одинаково понятном партнерам. Чаще всего это английский.

Тонкости заполнения

Продолжаем разбирать, что такое инвойс, как выглядит документ. В себе он обязательно должен содержать следующее:

• Наименование адресанта, его юридический адрес.
• Визирование (подпись) документа в международной практике необязательно.
• Наименование продукции, ее цена и количество берется из контракта.
• Счет-проформа может содержать сведения о допустимых отклонениях от контракта.
• Базовые поставочные условия берутся также из соглашения (контракта). Чаще всего их определяет «Инкотермс» (Международные правила толкований торговых понятий).
• Общая стоимость чаще всего выражается в той валюте, что указана в контракте. В противном случае указывается по какому курсу (дата перевода) будет осуществляться конвертация. Обозначают валюту общероссийским буквенным кодом из классификатора ОК 014-2000.
• Условия платежа в фактуре-инвойс — это банковские реквизиты. Расчетный счет, адрес и название банка, свифт-код, корреспондентский счет, иные частности платежа.

Мы можем увидеть образцы инвойса различных форматов. Чаще всего используется корпоративный бланк отправителя. При отсутствии оного информация печатается на обычном листе бумаги.

Инвойс: каков порядок его заполнения?

Документ обязательно должен содержать в себе следующие данные:

• Дата отправки.
• Ссылка на экспортную документацию — номера заказа, самого инвойса.
• Полное имя и адрес адресанта.
• Полное имя и адрес адресата.
• В случае если адресант и импортер — не одно лицо, также указывается полное имя и адрес последнего.
• Государство-экспортер.
• Страна-производитель товаров.
• Государство, где находится пункт конечного назначения.
• Номера авиатранспортных накладных.
• Обязательное описание каждой позиции продукции.
• Виза отправителя грузов, дата заполнения.
• Указание международных стандартизированных условий поставки.

Описание товаров в документе

Продолжаем рассказывать о заполнении инвойса. Каждую позицию товара в нем необходимо описать подобным уровнем:

• Наименование продукции.
• Основная сфера ее использования.
• Серийный номер (если это применимо).
• Тарифный гармонизированный номер (если есть сведения о нем).
• Численность продукции.
• Материал, из которого она изготовлена.
• Номера позиции, пункта (если известны).
• Тип упаковки.
• Вес товара.
• Площадь, объем занимаемого места.
• Единицы измерения.
• Цена за единицу.
• Общая стоимость поставки.

В перечне выше — минимум информации о товаре, что может быть указана.

Требования к описанию продукции

Что это — инвойс? Всегда полное описание отправляемой продукции. Оно должно отвечать на четыре основных вопроса:

• Что это?
• Из чего оно сделано?
• Какое число?
• Как будет использоваться?

Обязательна также следующая разбивка:

• Наименование товара.
• Цена за единицу.
• Общая стоимость.
• Номинальная цена.
• Страна-изготовитель.

Особые требования к описанию товаров

Для некоторых отправляемых наименований требуется определенного вида описание.

• Процентный состав материала (100 % лен, 50 % полиэстер/50 % хлопок и проч.)
• Способ производства материала — тканный, вязанный.
• Для кого предназначено изделие — мужчины, женщины, дети.
• На образцах ставят метку: MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE.

• В описании — формулировка Unsolicited gift.
• Полная характеристика и стоимость входящих в презент изделий.

Часы (настольные и настенные) — стоимость отдельно гальванического элемента, корпуса, подвижных составляющих, натуральных камней (если есть).

• Название, описание (необходимо для классификации вещества).
• Обязательная отметка следующего содержания: «Все химические вещества в данном грузе соответствуют постановлениям по TSCA, принятым общемировым нормам. Нет компонентов, которые бы нарушали предписания TSCA или отдельные его акты».
• Можно ограничиться и краткой меткой: «Все хим. вещества отправления не подлежат контролю по TSCA».

Всевозможные биологические образцы:

• Происхождение ткани — человеческое, животное, проч.
• Причина отправления — тестирование, эксперимент.
• Способ транспортировки образца.
• Срок хранения.
• Копия разрешения на вывоз/ввоз или его номер.

Упаковывание инвойса

К отправлению обычно прилагается один визированный оригинал документа с пятью копиями. Отметим, хотя бы одна копия всегда должна сопровождать груз!

Место для хранения коммерческих инвойсов — клейкий карман на упаковках для международных отправлений. Туда же обычно укладывается и авиатранспортная накладная.

Не лишним будет поместить еще одну копию инвойса вовнутрь упаковки.

Проверка

Перед отправлением груза с коммерческим инвойсом необходимо проверить следующее:

• Наличие как одного оригинала, так и 5 копий документа.
• В инвойсе обязательно должно быть полное описание всего содержимого груза. Если у вас есть сомнения, что оно недостаточно всеобъемлющее, то все же нужно не полениться дополнить характеристику более конкретными данными.
• В коммерческом инвойсе обязательно должна быть прописана объявленная ценность всего содержимого груза. Обратите внимание и на то, что для таможенных служб лучше всего ее указывать в валюте государства вашего адресата.
• В случае, когда вы отправляете два и более товаров, не лишним будет проверить разбивку стоимости по каждой из разновидностей продукции. При этом общая объявленная ценность для всего отправления также должна быть указана. Если ее нет, то попросите ответственное лицо рассчитать данную величину и вписать ее в документ.
• Хоть не для всех отправлений является обязательным данный факт, мы советуем проверить коммерческий инвойс на имение подписи отправителя. Этот тот случай, когда лучше всего перестраховаться. Если она не понадобится, то документ не будет считаться испорченным. А если виза нужна, но вовремя не проставлена, то с поставкой уже возникнут серьезные проблемы.

Коммерческий инвойс — международный документ, составляемый для различного рода отправлений. В России как аналогов его самого, так и проформы пока нет. Неверно считать равнозначной инвойсу бумагой отечественный счет-фактуру. При заполнении этого документа важно быть внимательным. В частности, проверять подробное описание всех помещенных в посылку, контейнер грузов, их объявленную стоимость, дополнительные сведения для особой продукции.