Электронные путевые листы как это работает

Путевой лист-2023. Готовимся к электронному формату

Путевой лист – первичный документ для контроля работы транспорта и водителя. С 2021 г. «путевку» на машину оформляют, даже если в авто не было ни грузов, ни пассажиров, а ездил только водитель. Пусть даже для собственных нужд организации. Согласно ФЗ от 06.03.2022 №39-ФЗ, с марта 2023 г. путевые можно оформлять в электронном виде. Что это значит для бухгалтера?

Как будет выглядеть электронный путевой лист

Основные правила заполнения электронного путевого листа будем смотреть в ст. 6 Устава автомобильного транспорта. Это такие же обязательные реквизиты и порядок заполнения, что и сейчас, для бумажных путевых листов.

Минтранс к следующей весне утвердит:

порядок оформления электронных путевых листов,

порядок предъявления электронного путевого листа сотруднику ГИБДД. Можно предположить, что водители будут действовать по аналогии с предъявлением электронных полисов ОСАГО. Напомним, сейчас полис предъявляют в распечатанном виде или на экране гаджетов.

Кроме путевого листа в электронном виде можно будет оформить договор фрахтования, заказ и заявку. Обязательное требование – усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись.

Требования к содержанию путевого листа в этом и следующем году

Нет утвержденной формы путевого листа, прописаны только обязательные реквизиты. Организации сами разрабатывают форму «путевки», включая туда обязательные реквизиты. Вот они (приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368):

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе;

6) сведения о перевозке.

Как заполнять путевые листы в этом и следующем году

Наименование и номер путевого листа указываем в шапке документа. Обычно для наименования используют комбинацию: путевой лист + тип транспортного средства. Например, «Путевой лист для грузового автомобиля». И ведут внутреннюю нумерацию.

Путевые листы разделяют на однодневные и многодневные, со сроками начала и окончания. Максимального срока действия путевого листа нет.

Собственником (владельцем) транспортного средства может быть юрлицо или ИП – от его имени и заполняем документ.

Исчерпывающую информацию приводим в графе «Сведения о ТС»:

марка и модель (при наличии прицепа – марка и модель прицепа),

государственный регистрационный номер (при наличии прицепа – госномер прицепа),

дата и время предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС,

дата и время выпуска ТС на линию и его возвращение.

В реквизитах о водителе указываем ФИО, дату и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров.

При разработке формы путевого листа можно предусмотреть дополнительные реквизиты, которые зависят от особенностей деятельности организации (ИП).

Как хранить путевые листы

Оформленные путевые листы отражаем в журнале регистрации. Такой журнал уже сейчас можно вести как на бумаге, так и в электронном виде. Бумажный вариант журнала нумеруем и шнуруем. Электронный – визируем усиленной квалифицированной подписью. Путевые листы храним 5 лет.

Переход на электронные путевые листы и транспортные накладные: Минтранс запустил пилотный проект

С октября 2020 года стартует пилотный проект по использованию электронных путевых листов и транспортных накладных. «Пилот» будет проводиться на территории 6 регионов, среди которых Москва и Московская область. Иван Привалов, эксперт проекта «Контур.Путевые листы» рассказывает, кто сможет участвовать в эксперименте и как будет происходить обмен документами.

В чем смысл эксперимента

В рамках пилотного проекта участники автомобильных перевозок будут формировать необходимые документы в электронном виде и передавать их друг другу и в Минтранс с помощью информационной системы «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов» («Суперсервис 22»). Сейчас она находится в стадии разработки. До 31 октября будет запущена часть системы, после чего начнется сбор обратной связи, анализ и доработка.

Минтранс планирует, что перевод транспортных документов в цифровой формат позволит сделать документооборот прозрачным для отправителей и получателей грузов, компаний-перевозчиков и контролирующих органов, включая ФНС, МВД и проч. Участники перевозок будут экономить время и деньги на оформлении первички.

Где и когда пройдет эксперимент

Эксперимент продлится один месяц — с 1 по 30 октября 2020 года.

Пилотный проект развернется на территории шести регионов: Республики Татарстан, Краснодарского края, Москвы, Московской, Рязанской и Калужской областей. Минтранс намерен привлечь к нему крупнейших региональных перевозчиков. Участие в пилотном проекте добровольное. На время эксперимента компании одновременно с электронными продолжат оформлять бумажные транспортные документы.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН)

Транспортная накладная — документ, который подтверждает наличие договора на перевозку , служит основанием для учета оказанных транспортных услуг и для расчетов с перевозчиком. Документ включает в себя сведения, необходимые для организации грузоперевозки. В том числе:

• сроки доставки, погрузки и разгрузки груза;
• штрафы за простой или недоставку груза;
• вместимость, грузоподъемность транспортного средства (ТС);
• особые условия доставки груза (температурный режим, сроки хранения, класс опасности перевозимого вещества) и проч.

Формировать транспортные накладные в веб‑сервисе для ведения учета и сдачи отчетности Формировать бесплатно

В ходе эксперимента грузоотправители, перевозчики и грузополучатели будут передавать ЭТрН через своих операторов электронного документооборота; фиксировать изменения статуса перевозки, завершение доставки или возврат. Каждый из участников организует работу в своей автоматизированной программе.

Схематично обмен ЭТрН будет выглядеть так:

1. Грузоотправитель создает транспортную накладную в электронном виде, подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП), присваивает уникальный идентификационный номер и отправляет через оператора ЭДО.

2. Перевозчик получает ЭТрН. На этапе погрузки заполняет поля, предназначенные для указания времени прибытия транспортного средства и описания фактического состояния груза. Подписывает документ усиленной КЭП и отправляет своему оператору ЭДО.

3. Оператор ЭДО перевозчика проверяет полученные данные и отправляет ЭТрН грузополучателю, грузоотправителю и в информационную систему «Суперсервис 22».

4. Система «Суперсервис 22» верифицирует данные о грузоотправителе, грузополучателе и перевозчике с ФНС, а о транспортном средстве с МВД. Если выявляются расхождения, информация через операторов ЭДО передается организациям-участникам перевозки для исправления.

5. На этом этапе участники грузоперевозки могут вносить в ЭТрН, которую они получили от оператора ЭДО перевозчика, юридически значимые изменения: проверка груза на маршруте, перенаправление груза, замена ТС или водителя и проч.

6. Грузополучатель фиксирует в ЭТрН время получения груза и оценку его состояния; указывает причины, если груз не принят или принят частично. Подписывает документ усиленной КЭП и через своего оператора ЭДО отправляет перевозчику, грузоотправителю и в ИС «Суперсервис 22».

7. Система «Суперсервис 22» проверяет сведения, поступившие от всех участников, и вносит изменения в реестр грузоперевозчиков (этот реестр должен быть создан в рамках проекта «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов»). Кроме того, ИС «Суперсервис 22» открывает доступ к данным по завершенной грузоперевозке органам исполнительной власти.

У всех участников перевозки останутся зарегистрированные ЭТрН. Эти документы через оператора ЭДО можно будет передавать по запросу ФНС или других контролирующих органов.

Получайте требования из ИФНС и отправляйте запрошенные документы через интернет Подключиться

ВАЖНО

Напомним, что сейчас грузоотправитель создает транспортные накладные на каждую поставку в четырех экземплярах. Первичные документы нужно хранить не менее пяти лет (Федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ). Это усложняет работу, требует времени для обработки бумажных документов и места для хранения архива. Используя ЭТрН, организации будут быстрее оформлять транспортно-логистические операции. Снизится риск потери или порчи документов. Водители, экспедиторы и другие ответственные сотрудники получат доступ к документам в режиме реального времени. Это позволит быстро принимать решения на каждом этапе перевозки. Например, если грузополучатель не принимает часть товара, отправитель сможет оперативно, пока не закончился срок годности продукции, разрешить эту ситуацию.

Электронный путевой лист (ЭПЛ)

Путевой лист — внутренний документ перевозчика, который нужен для учета работы водителя и ТС. Кроме сведений о маршруте, пробеге, расходе ГСМ, в путевом листе обязательны отметки о предрейсовом медосмотре водителя и контроле техсостояния машины (подробнее см: « Как составить путевой лист, к которому не будет претензий у проверяющих »).

Сценарий работы с электронными путевыми листами предполагает следующие этапы:

1. Перевозчик создает ЭПЛ, указывает в нем свои регистрационные данные, а также сведения о транспортном средстве, прицепе, водителе, адресах доставки.
2. Медработник фиксирует в ЭПЛ дату и время предрейсового медосмотра водителя, вносит свои комментарии о пригодности его к рейсу и заверяет документ электронной подписью.
3. Механик фиксирует в ЭПЛ дату и время предрейсового техосмотра транспортного средства, текущие показания одометра, остаток горючего, готовность к выезду в рейс и заверяет записи электронной подписью.
4. Перевозчик подписывает путевой лист электронной подписью и через оператора ЭДО отправляет документ в ИС «Суперсервис 22.
5. Информационная система сверяет данные о перевозчике и водителе с ФНС, о транспорте — с МВД. Если обнаружены ошибки, они фиксируются в «Суперсервисе 22» и через оператора ЭДО транслируются перевозчику. Последний устраняет недочеты и вновь отправляет ЭПЛ на рассмотрение. Если ЭПЛ не содержит ошибок, система «Суперсервис 22» присваивает ему уникальный идентификатор. Оператор ЭДО направляет перевозчику уведомление о присвоении электронному путевому листу идентификатора.
6. Механик фиксирует в ЭПЛ дату и время послерейсового техосмотра транспорта, текущие показания одометра, остаток горючего, комментирует состояние ТС и заверяет сведения электронной подписью.
7. Перевозчик вносит в ЭПЛ данные о прохождении контрольных точек, адреса доставки и прочие сведения, заверяет их электронной подписью и закрывает ЭПЛ.
8. Через оператора ЭДО перевозчик отправляет закрытый ЭПЛ в систему «Суперсервис 22».
9. На основании полученного файла «Суперсервис 22» вносит изменения в реестр перевозчиков и открывает доступ к ЭПЛ исполнительным органам власти.
10. После возвращения водителя из поездки медработник указывает в ЭПЛ дату и время послерейсового медосмотра, вносит комментарии о состоянии водителя по итогам рейса и заверяет записи электронной подписью.

Отметим, что на каждом этапе сотрудники, которые задействованы в оформлении ЭПЛ, должны заверять данные своей электронной подписью. Однако пока в положении об эксперименте не уточняется, какой именно тип подписи нужен.

ВНИМАНИЕ

В ходе пилотного проекта сотрудник ГИБДД не сможет запросить сведения из ЭПЛ о транспорте, грузе и водителе. В электронном путевом листе нельзя указать данные о весогабаритном контроле или проставить отметки на контрольных точках. Нет в ЭПЛ и полей, куда можно вносить сведения о заправках, пробеге и пр. На данном этапе электронный путевой лист не является оперативным документом. Водитель на линии будет по-прежнему использовать бумажный вариант. Организаторы эксперимента рассматривают ЭПЛ в качестве фискального документа, наподобие кассового чека, который фиксируется в единой базе данных контролирующих органов.

Ближайшие перспективы

Эксперимент по переходу на электронные путевые листы и транспортные накладные — это лишь часть масштабного проекта «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов».

Итогом реализации этого проекта должен стать полный отказ от бумажных документов. Водители на линии будут предъявлять инспекторам ГИБДД абстрактный набор символов на телефоне, а инспекторы с помощью смартфона будут выходить в интернет и находить нужный документ по коду.

Кроме того, в рамках проекта должен появиться личный кабинет перевозчика на сайте госуслуг. В нем будет организовано рабочее пространство для оформления ЭПЛ и других документов, в том числе разрешений на перевозки крупногабаритных и опасных грузов, резервирование времени для пересечения госграницы и т.п.

Система «Суперсервис 22» будет работать в пилотном режиме до 2021 года. Предполагается, что к 2024 году она будет доработана и внедрена во всех регионах страны.

Безбумажные перевозки пассажиров и грузов упростят оформление и хранение путевых листов, облегчат согласование документа медицинским работником и техническим специалистом в рамках их зон ответственности. Государство же планирует получить инструмент контроля за перевозчиками, грузоотправителями и грузополучателями.

Путевые листы: использование и оформление. Будущее за электронным документооборотом.

Основным документом для транспортников является путевой лист. Этот документ крайне важен для учета рабочего времени водителя, его оплаты труда, списания израсходованного топлива и даже для оценки состояния автомобиля. Путевой лист также подтверждает факт допуска данного водителя к рейсу.

В текущем году на основании вступившего в силу Федерального закона №336-ФЗ от 02.07.2021 в Уставе автомобильного транспорта установлено право оформлять перевозочные документы в электронном виде. В 2022 году допускается возможность использования электронных накладных, договоров, сопроводительных ведомостей и заказ-нарядов, а вот уже с марта 2023 года в электронный формат перейдут и путевые листы.

Очень удобно уже сейчас транспортным компаниям внедрять в свою работу электронный документооборот, например — электронные транспортные накладные. Тем более, что с января будущего года для всех транспортных компаний будет обязательным оформление всех транспортных документов в ГИС (Государственной информационной системе), поэтому приучать сотрудников к оформлению электронной документации необходимо уже сейчас.

На что похож электронный путевой лист?

Форма и основные требования по заполнению электронного путевого листа прописаны в 6 статье Устава автомобильного транспорта. Основным является обязательное указание следующих реквизитов:

• номер и наименование путевого листа;
• срок действия документа: число/месяц/год, а также время, совершаемой поездки;
• информация о собственнике (владельце) транспортного средства: наименование организации, организационно-правовая форма, ОГРН (или ОГРНИП), контактные данные;
• информация о транспортном средстве: марка и модель ТС и прицепа (если есть), государственный регистрационный номер, показания одометра, дата выезда с парковки и возвращения на нее;
• реквизиты водителя: ФИО, дату и время проведения пред рейсового и после рейсового медосмотра;
• сведения о совершаемой перевозке: виды сообщения (городское/пригородное/междугороднее/международное), виды перевозки (регулярная пассажирская перевозка/пассажирская перевозка по заказу/ организованная перевозка группы детей/пассажирская перевозка легковым такси/перевозка грузов/перевозка для собственных нужд).

В целом, компании, занимающиеся перевозками всех видов, могут самостоятельно разрабатывать бланк путевого листа с соблюдением всех необходимых требований. Так же важным требованием для использования электронного путевого листа является усиленная квалифицированная (или неквалифицированная) подпись.

Используя систему электронного документооборота СБИС, это можно будет сделать достаточно просто. А наши менеджеры по заказу выпустят для вас и сертификат электронной подписи. Оставьте заявку прямо сейчас, и мы с вами свяжемся в ближайшее время.

Как выглядит формирование путевого документа в СБИС.

Работа в СБИС настолько проста, что, следуя подсказкам, легко сформировать путевой лист как в бумажном варианте, так и электронно.

Добавляете новое «Задание». Указываете дату, время (период) поездки. Выбираете фамилию водителя, транспортное средство, если оно не закреплено за водителем. Проверяете счет затрат (с которого должен будет автоматически списаться расход топлива). Указываете фамилии должностных лиц, разрешающих выезд (механик, медработник) во вкладке «Контроль».

Обязательно укажите показания одометра, а также остаток топлива во вкладке «итоги»

Затем составьте маршрут, добавив адреса доставок или адреса контрагентов.

Путевку можно распечатать и передать водителю для заполнения; водитель получает также электронный путевой лист.

Как ведется учет путевых листов.

Все путевые листы учитываются в Журнале путевых листов. С 2022 года разрешено ведение этого журнала в электронном виде при соблюдении всех требований.

Одним из важных требований – использование усиленной квалифицированной электронной подписи для заверения журнала.

Закажите электронную подпись для ЭДО на сертифицированном носителе прямо сейчас!

Какое количество путевых листов необходимо для рейса.

Для водителей, у которых в течение рабочей смены (одного дня) несколько рейсов, допустимо заполнение одного путевого листа на день.

Для водителей, чей рейс длится больше одной рабочей смены (или одного дня), документ формируется на срок всего рейса.

При ситуации, когда в рейс отправлены несколько водителей (сменные), возможно оформление нескольких путевых листов: на одно транспортное средство для каждого водителя в отдельности.

На текущий момент путевые листы необходимо оформлять на все автомобили, используемые транспортной компанией, организацией или индивидуальным предпринимателем, даже в том случае, если в транспортном средстве нет груза или пассажиров.

Анализируя последние политически-экономические события, тенденции и тренды однозначно можно сказать, что будущее за электронным документооборотом. Он не только прост в составлении и учете, а также имеет неоспоримые преимущества в сокращении затрат как на расходные материалы, так и другие ресурсы: время, техника и т.д.

Обратитесь к нашим профессиональным консультантам и узнайте, каким образом и в каком объеме, вы можете использовать систему электронного документооборота СБИС в своем деле.

А если ваше предприятие входит в реестр МСП, то вы можете получить скидку 50% на годовое подключение к СБИС ЭДО. Узнайте условия у наших специалистов прямо сейчас!

АБТ Сервисы для бизнеса

Мы автоматизируем ваш документооборот быстро и качественно. Возьмем на себя все вопросы по подключению электронного документооборота, переносу данных, созданию электронного архива, подготовим рабочие места и обучим сотрудников.

Путевой лист-2023: готовимся к электронному формату

Путевой лист — первичный документ для контроля работы транспорта и водителя. С 2021 года «путевку» на машину оформляют, даже если в авто не было ни грузов, ни пассажиров, а ездил только водитель. Пусть даже для собственных нужд организации.

Согласно ФЗ от 06.03.2022 № 39-ФЗ, с марта 2023 года путевые можно оформлять в электронном виде. Что это значит для бухгалтера?

Как будет выглядеть электронный путевой лист

Основные правила заполнения электронного путевого листа будем смотреть в ст. 6 Устава автомобильного транспорта. Это такие же обязательные реквизиты и порядок заполнения, что и сейчас, для бумажных путевых листов.

Минтранс к следующей весне утвердит:

• порядок оформления электронных путевых листов;
• порядок предъявления электронного путевого листа сотруднику ГИБДД. Можно предположить, что водители будут действовать по аналогии с предъявлением электронных полисов ОСАГО. Напомним, сейчас полис предъявляют в распечатанном виде или на экране гаджетов.

Кроме путевого листа в электронном виде можно будет оформить договор фрахтования, заказ и заявку. Обязательное требование — усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись.

Требования к содержанию путевого листа в этом и следующем году

Нет утвержденной формы путевого листа, прописаны только обязательные реквизиты. Организации сами разрабатывают форму «путевки», включая туда обязательные реквизиты (приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368):

1. наименование и номер путевого листа;
2. сведения о сроке действия путевого листа;
3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4. сведения о транспортном средстве;
5. сведения о водителе;
6. сведения о перевозке.

Как заполнять путевые листы в этом и следующем году

Наименование и номер путевого листа указываем в шапке документа. Обычно для наименования используют комбинацию: путевой лист тип транспортного средства. Например, «Путевой лист для грузового автомобиля». И ведут внутреннюю нумерацию.

Путевые листы разделяют на однодневные и многодневные, со сроками начала и окончания. Максимального срока действия путевого листа нет.

Собственником (владельцем) транспортного средства может быть юрлицо или ИП — от его имени и заполняем документ.

Исчерпывающую информацию приводим в графе «Сведения о ТС»:

• тип ТС;
• марка и модель (при наличии прицепа — марка и модель прицепа);
• государственный регистрационный номер (при наличии прицепа — госномер прицепа);
• дата и время предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС;
• дата и время выпуска ТС на линию и его возвращение.

В реквизитах о водителе указываем:

• ФИО;
• дату и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров.

При разработке формы путевого листа можно предусмотреть дополнительные реквизиты, которые зависят от особенностей деятельности организации (ИП).

Как хранить путевые листы

Оформленные путевые листы отражаем в журнале регистрации. Такой журнал уже сейчас можно вести как на бумаге, так и в электронном виде. Бумажный вариант журнала нумеруем и шнуруем. Электронный — визируем усиленной квалифицированной подписью. Путевые листы храним пять лет.