Имена в EXCEL
history 18 ноября 2012 г.
- Группы статей
- Имена
- Проверка данных
- Расширенный фильтр
- Условное форматирование
Имя можно присвоить диапазону ячеек, формуле, константе или таблице. Использование имени позволяет упростить составление формул, снизить количество опечаток и неправильных ссылок, использовать трюки, которые затруднительно сделать другим образом.
Имена часто используются при создании, например, Динамических диапазонов , Связанных списков . Имя можно присвоить диапазону ячеек, формуле, константе и другим объектам EXCEL.
Ниже приведены примеры имен.
Объект именования
Пример
Формула без использования имени
Формула с использованием имени
имя ПродажиЗа1Квартал присвоено диапазону ячеек C20:C30
имя НДС присвоено константе 0,18
имя УровеньЗапасов присвоено формуле ВПР(A1;$B$1:$F$20;5;ЛОЖЬ)
имя МаксПродажи2006 присвоено таблице, которая создана через меню Вставка/ Таблицы/ Таблица
имя Диапазон1 присвоено диапазону чисел 1, 2, 3
А. СОЗДАНИЕ ИМЕН
Для создания имени сначала необходимо определим объект, которому будем его присваивать.
Присваивание имен диапазону ячеек
Создадим список, например, фамилий сотрудников, в диапазоне А2:А10 . В ячейку А1 введем заголовок списка – Сотрудники, в ячейки ниже – сами фамилии. Присвоить имя Сотрудники диапазону А2:А10 можно несколькими вариантами:
1.Создание имени диапазона через команду Создать из выделенного фрагмента :
- выделить ячейки А1:А10 (список вместе с заголовком);
- нажать кнопку Создать из выделенного фрагмента(из меню Формулы/ Определенные имена/ Создать из выделенного фрагмента );
- убедиться, что стоит галочка в поле В строке выше ;
- нажать ОК.
Проверить правильность имени можно через инструмент Диспетчер имен ( Формулы/ Определенные имена/ Диспетчер имен )
2.Создание имени диапазона через команду Присвоить имя :
- выделитьячейки А2:А10 (список без заголовка);
- нажать кнопку Присвоить имя( из меню Формулы/ Определенные имена/ Присвоить имя );
- в поле Имя ввести Сотрудники ;
- определить Область действия имени ;
- нажать ОК.
3.Создание имени в поле Имя:
- выделить ячейки А2:А10 (список без заголовка);
- в поле Имя (это поле расположено слева от Строки формул ) ввести имя Сотрудники и нажать ENTER . Будет создано имя с областью действияКнига . Посмотреть присвоенное имя или подкорректировать его диапазон можно через Диспетчер имен .
4.Создание имени через контекстное меню:
- выделить ячейки А2:А10 (список без заголовка);
- в контекстном меню, вызываемом правой клавишей, найти пункт Имя диапазона и нажать левую клавишу мыши;
- далее действовать, как описано в пункте 2.Создание имени диапазона через команду Присвоить имя .
ВНИМАНИЕ! По умолчанию при создании новых имен используются абсолютные ссылки на ячейки (абсолютная ссылка на ячейку имеет формат $A$1 ).
Про присваивание имен диапазону ячеек можно прочитать также в статье Именованный диапазон .
5. Быстрое создание нескольких имен
Пусть имеется таблица, в каждой строке которой содержится определенный массив значений.
Необходимо создать 9 имен (Строка1, Строка2, . Строка9) ссылающихся на диапазоны В1:Е1 , В2:Е2 , . В9:Е9 . Создавать их по одному (см. пункты 1-4) можно, но долго.
Чтобы создать все имена сразу, нужно:
- выделить выделите таблицу;
- нажать кнопку Создать из выделенного фрагмента(из меню Формулы/ Определенные имена/ Создать из выделенного фрагмента );
- убедиться, что стоит галочка в поле В столбце слева ;
- нажать ОК.
Получим в Диспетчере имен ( Формулы/ Определенные имена/ Диспетчер имен ) сразу все 9 имен!
Присваивание имен формулам и константам
Присваивать имена формулам и константам имеет смысл, если формула достаточно сложная или часто употребляется. Например, при использовании сложных констант, таких как 2*Ln(ПИ), лучше присвоить имя выражению =2*LN(КОРЕНЬ(ПИ())) Присвоить имя формуле или константе можно, например, через команду Присвоить имя (через меню Формулы/ Определенные имена/ Присвоить имя ):
- в поле Имя ввести, например 2LnPi ;
- в поле Диапазон нужно ввести формулу =2*LN(КОРЕНЬ(ПИ())) .
Теперь введя в любой ячейке листа формулу = 2LnPi , получим значение 1,14473.
О присваивании имен формулам читайте подробнее в статье Именованная формула .
Присваивание имен таблицам
Особняком стоят имена таблиц. Имеются ввиду таблицы в формате EXCEL 2007 , которые созданы через меню Вставка/ Таблицы/ Таблица . При создании этих таблиц, EXCEL присваивает имена таблиц автоматически: Таблица1 , Таблица2 и т.д., но эти имена можно изменить (через Конструктор таблиц ), чтобы сделать их более выразительными.
Имя таблицы невозможно удалить (например, через Диспетчер имен ). Пока существует таблица – будет определено и ее имя. Рассмотрим пример суммирования столбца таблицы через ее имя. Построим таблицу из 2-х столбцов: Товар и Стоимость . Где-нибудь в стороне от таблицы введем формулу =СУММ(Таблица1[стоимость]) . EXCEL после ввода =СУММ(Т предложит выбрать среди других формул и имя таблицы.
EXCEL после ввода =СУММ(Таблица1[ предложит выбрать поле таблицы. Выберем поле Стоимость .
В итоге получим сумму по столбцу Стоимость .
Ссылки вида Таблица1[стоимость] называются Структурированными ссылками .
В. СИНТАКСИЧЕСКИЕ ПРАВИЛА ДЛЯ ИМЕН
Ниже приведен список синтаксических правил, которым следует руководствоваться при создании и изменении имен.
- Пробелы в имени не допускаются. В качестве разделителей слов используйте символ подчеркивания (_) или точку (.), например, «Налог_Продаж» или «Первый.Квартал».
- Допустимые символы. Первым символом имени должна быть буква, знак подчеркивания (_) или обратная косая черта (\). Остальные символы имени могут быть буквами, цифрами, точками и знаками подчеркивания.
- Нельзя использовать буквы "C", "c", "R" и "r" в качестве определенного имени, так как эти буквы используются как сокращенное имя строки и столбца выбранной в данный момент ячейки при их вводе в поле Имя или Перейти .
- Имена в виде ссылок на ячейки запрещены. Имена не могут быть такими же, как ссылки на ячейки, например, Z$100 или R1C1.
- Длина имени. Имя может содержать до 255-ти символов.
- Учет регистра. Имя может состоять из строчных и прописных букв. EXCEL не различает строчные и прописные буквы в именах. Например, если создать имя Продажи и затем попытаться создать имя ПРОДАЖИ , то EXCEL предложит выбрать другое имя (если Область действия имен одинакова).
В качестве имен не следует использовать следующие специальные имена:
- Критерии – это имя создается автоматически Расширенным фильтром ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Дополнительно );
- Извлечь и База_данных – эти имена также создаются автоматически Расширенным фильтром ;
- Заголовки_для_печати – это имя создается автоматически при определении сквозных строк для печати на каждом листе;
- Область_печати – это имя создается автоматически при задании области печати.
Если Вы в качестве имени использовали, например, слово Критерии с областью действия Лист1, то оно будет удалено при задании критериев для Расширенного фильтра на этом листе (без оповещения).
С. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИМЕН
Уже созданное имя можно ввести в ячейку (в формулу) следующим образом.
- с помощью прямого ввода. Можно ввести имя, например, в качестве аргумента в формуле: =СУММ(продажи) или =НДС . Имя вводится без кавычек, иначе оно будет интерпретировано как текст. После ввода первой буквы имени EXCEL отображает выпадающий список формул вместе с ранее определенными названиями имен.
- выбором из команды Использовать в формуле . Выберите определенное имя на вкладке Формула в группе Определенные имена из списка Использовать в формуле .
Для правил Условного форматирования и Проверки данных нельзя использовать ссылки на другие листы или книги (с версии MS EXCEL 2010 — можно). Использование имен помогает обойти это ограничение в MS EXCEL 2007 и более ранних версий. Если в Условном форматировании нужно сделать, например, ссылку на ячейку А1 другого листа, то нужно сначала определить имя для этой ячейки, а затем сослаться на это имя в правиле Условного форматирования . Как это сделать — читайте здесь: Условное форматирование и Проверка данных.
D. ПОИСК И ПРОВЕРКА ИМЕН ОПРЕДЕЛЕННЫХ В КНИГЕ
Диспетчер имен: Все имена можно видеть через Диспетчер имен ( Формулы/ Определенные имена/ Диспетчер имен ), где доступна сортировка имен, отображение комментария и значения.
Клавиша F3: Быстрый способ найти имена — выбрать команду Формулы/ Определенные имена/ Использовать формулы/ Вставить имена или нажать клавишу F3 . В диалоговом окне Вставка имени щелкните на кнопке Все имена и начиная с активной ячейки по строкам будут выведены все существующие имена в книге, причем в соседнем столбце появятся соответствующие диапазоны, на которые ссылаются имена. Получив список именованных диапазонов, можно создать гиперссылки для быстрого доступа к указанным диапазонам. Если список имен начался с A 1 , то в ячейке С1 напишем формулу:
Кликая по гиперссылке в ячейке С1 , будем переходить к соответствующим диапазонам.
Клавиша F5 (Переход): Удобным инструментом для перехода к именованным ячейкам или диапазонам является инструмент Переход . Он вызывается клавишей F5 и в поле Перейти к содержит имена ячеек, диапазонов и таблиц.
Е. ОБЛАСТЬ ДЕЙСТВИЯ ИМЕНИ
Все имена имеют область действия: это либо конкретный лист, либо вся книга. Область действия имени задается в диалоге Создание имени ( Формулы/ Определенные имена/ Присвоить имя ).
Например, если при создании имени для константы (пусть Имя будет const , а в поле Диапазон укажем =33) в поле Область выберем Лист1 , то в любой ячейке на Листе1 можно будет написать =const . После чего в ячейке будет выведено соответствующее значение (33). Если сделать тоже самое на Листе2, то получим #ИМЯ? Чтобы все же использовать это имя на другом листе, то его нужно уточнить, предварив именем листа: =Лист1!const . Если имеется определенное имя и его область действия Книга , то это имя распознается на всех листах этой книги. Можно создать несколько одинаковых имен, но области действия у них должны быть разными. Присвоим константе 44 имя const , а в поле Область укажем Книга . На листе1 ничего не изменится (область действия Лист1 перекрывает область действия Книга ), а на листе2 мы увидим 44.
Имя ячейки в Excel
Эта короткая заметка большинству читателей, использующих в работе электронные таблицы MS Excel, может послужить напоминанием обо всем известной, но редко кем используемой возможности присваивать «говорящие» уникальные имена ячейкам рабочего листа.
Имя ячейки – это её точные координаты на поле листа, которые необходимы для ссылок на именно эту ячейку при написании формул Excel.
По умолчанию (традиционно) имя ячейки программа Excel назначает по буквам столбцов и номерам строк. Например, имя B2 означает, что ячейка находится на пересечении столбца B со строкой 2.
Некоторые профессионалы (чаще — программисты) считают более удобным в работе стиль ссылок «R1C1», когда ячейкам рабочего листа Excel присваиваются имена по номерам строк R и номерам столбцов C. Например, R2C2 — это ячейка на пересечении строки 2 со столбцом 2.
Но, ни первый, ни второй стили не дают пользователям удобного и наглядного представления выражений в строке формул. Особенно сложно разбираться с длинными формулами при поиске ошибок.
MS Excel предоставляет возможность «зашифровать координаты» ячейки путем назначения ей почти любого собственного имени, которое следует просто вписать в окно «Имя» строки формул. Однако после создания программы или простого расчета писать каждый раз руками имя ячейки не очень-то хочется, да и по времени это затратное занятие. Но есть быстрый способ переименовать ячейки и получить в строке формул Excel более удобные и понятные записи выражений. При этом совсем не обязательно помнить правила переименований, о которых будет сказано в конце статьи, программа Excel все поправит сама…
Помня о том, что лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать, рассмотрим пример, после знакомства с которым станет понятно, зачем переименовывать ячейки и как это делать быстро.
Пример!
При расчете балки на изгиб требуется вычислить изгибающий момент Mx(z) , действующий в расчетном сечении.
Допустим, формула имеет следующий вид:
Mx(z) = R *( z — b1 ) — F1 *( z — b2 ) — F1 *( z — b3 ) — F1 *( z — b4 ) — F2 *( z — b5 ) — q *( z — b1 ) 2 /2
Открываем Excel и создаем таблицу.
1. В ячейки B3-B14 вводим наименования параметров, в ячейки C3-C14 вписываем их буквенно-цифровые обозначения так, как они обозначаются в вышеприведенной формуле (можно со знаками «=», Excel их отбросит при автоматическом присвоении имен), а в ячейки D3-D13 заносим числовые значения исходных данных.
2. Если сейчас ввести в ячейку D14 формулу да еще с применением различных видов ссылок на ячейки (относительных – типа «A1», абсолютных — типа «$A$1» или смешанных – «A$1» или «$A1»), то в строке формул мы увидим нечто трудно читаемое, что изображено на скриншоте ниже.
3. Чтобы получить иной вид выражения в строке формул, прежде чем вводить расчетное выражение в D14 сделаем так:
3.1. Выделяем диапазон C3-D14.
3.2. Выбираем в главном меню программы MS Excel «Вставка» — «Имя» — «Создать».
3.3. В появившемся окошке «Создать имена» выбираем «По тексту в столбце слева» и закрываем окно кнопкой «ОК».
Теперь ячейкам D3-D14 присвоены имена в соответствии с записями в ячейках C3-C14. После ввода формулы в ячейку D14 вверху в строке формул мы увидим достаточно легко читаемое выражение.
Обратите внимание на то, как Excel назначил имена ячейкам!
У имен переменных F1 , F2 , R , b1 , b2 , b3 , b4 , b5 , справа появилось нижнее подчеркивание. Дело в том, что Excel не может разным ячейкам листа дать одинаковые имена! Поэтому, например, ячейке D6 присвоено имя F1_ , а не просто F1 , так как на листе уже есть ячейка с именем-адресом F1.
Правила назначения имен ячейкам.
1. Можно использовать в именах только буквы, цифры, символы нижнего подчеркивания «_», точки «.» и обратные косые слеши «\».
2. Пробелы в именах не допускаются, их следует заменять символами нижнего подчеркивания.
3. Нельзя начинать имя ячейки Excel с цифры.
4. Нельзя назначать имена, совпадающие с уже существующими именами ячеек.
5. Имя ячейки может состоять из одной буквы, исключения — буквы «R» и «C».
После переименования ссылки на ячейку могут быть только абсолютными, что, к сожалению, не всегда удобно для работы с переменными, но всегда удобно для работы с константами.
Для более полного знакомства с темой можно посмотреть выпадающие окна по адресу: главное меню MS Excel «Вставка» — «Имя» — «Присвоить», «Вставить», «Создать», «Применить», «Заголовки диапазонов».
Прошу уважающих труд автора подписаться на анонсы статей в окне, расположенном в конце статьи или в окне вверху страницы!