Образец книги приказов по основной деятельности
В ней работник кадровой службы предприятия регистрирует внутренние акты — бумаги, которые устанавливают нормы, которые касаются всего персонала (и рядовых сотрудников, и руководство). В этом состоит отличие внутренних документов от актов по личному составу, которые носят персонифицированный характер. В законах РФ ничего не говорится о том, что организации обязаны вести журнал регистрации документации, но практика показывает, что его использование повышает эффективность внутреннего документооборота. Сотрудник кадровой службы фиксирует в журнале все внутренние акты организации по этим направлениям. Когда контролирующие органы проверяют документацию предприятий, в том числе нормативные акты по основной деятельности, он упрощает поиск нужных документов, что экономит время и силы.
Акты по основной деятельности распространяются в бюджетных организациях на следующие области:
- Хозяйственную сферу.
- Планирование.
- Порядок отчетности.
Структура журнала регистрации приказов
Бюджетные организации разрабатывают этот документ самостоятельно. Законом унифицированная форма не предусматривается. У каждого предприятия может быть свой образец журнала регистрации приказов по основной деятельности. В следующих разделах представлен образец книги регистрации приказов по основной деятельности и пример его правильного заполнения.
Обычно он включает следующие структурные подразделы:
- титульный лист;
- раздел с перечнем ответственных за его ведение;
- главный раздел с информацией по регистрации бумаг.
На титульном листе приводят:
- наименование организации;
- наименование документа;
- дату начала и окончания ведения.
В разделе об ответственных лицах фиксируют:
- ФИО сотрудников, ответственных за ведение книги (начальника отдела кадров, секретаря и т.п.).
- Полномочия этих сотрудников.
- Их подписи.
- Дату ведения документа.
Основной раздел включает:
- Порядковые номера внутренних актов предприятия.
- Даты издания актов.
- Номера распоряжений.
- Их наименования.
- Количество листов в каждом из них.
- ФИО и должности служащих, на которых распространяется действие распоряжения.
Образец журнала учета приказов по основной деятельности
Образец заполнения журнала приказов по основной деятельности
Приводим пример заполнения для муниципальной бюджетной организации. Раздел «Примечание» заполняется по желанию сотрудника, ответственного за ведение документа, в примере — секретарь-референт.
Шаг 1. Заполните шапку. Нужно вписать название организации и другие реквизиты.
Шаг 2. Укажите день, когда сделана первая запись. Дату окончания нужно внести в день, когда сделана последняя запись.
Шаг 3. Укажите, кто несет ответственность за заполнение книги.
Шаг 4. Заполните информацию о новом распоряжении. Ответственное лицо при этом — сотрудник, который отвечает за его исполнение, не всегда тот, кто заполняет таблицу. Поле «Примечание» заполнять не обязательно.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Журнал регистрации приказов по основной деятельности — внутренний документ организации, представляющий собой реестр всех распорядительных актов компании за какой-либо период. Ведут его как государственные, так и частные предприятия. Законодательно правила его оформления не закреплены, но на некоторые особенности важно обратить внимание.
Нормативная база
Зачем нужен журнал распорядительных актов
Обязанность вести журнал приказов по основной деятельности в НПА не закреплена. Организация вправе сама определить необходимость и порядок учета образующейся в процессе деятельности документации, исходя из удобства и сложившейся практики делопроизводства. Но удобнее всего использовать реестр распоряжений. Он позволяет:
- упорядочить нумерацию документов, избежать повторов;
- в случае необходимости быстро найти требуемый акт;
- в любой момент узнать общее количество распоряжений;
- зафиксировать факт издания документа. Это полезно в случае возникновения спорных и конфликтных ситуаций.
Какие акты регистрируются в книге приказов? Все они подразделяются на три группы:
- по основной деятельности;
- по административно-хозяйственной деятельности;
- по личному составу (кадрам).
К распоряжениям по основной деятельности относят следующие:
- назначение руководителей организации;
- создание, реорганизация, ликвидация подразделений и отделов, филиалов и представительств;
- утверждение графика отпусков и других локальных нормативных актов;
- расследование несчастного случая;
- создание профсоюза и различных комиссий;
- определение порядка финансирования;
- назначение ответственных лиц;
- наделение полномочиями (правом подписи и пр.);
- порядок организации охраны труда, воинского учета и бронирования и пр.;
- проведение организационных мероприятий;
- другие, касающиеся профильной работы компании.
Регистрировать их допускается все в одном реестре и по отдельности. Для крупных организаций чаще применяется второй способ, для мелких, где нет большого объема документации, — первый.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Поскольку ведение таких реестров не обязательно, то и стандартной формы их не установлено.
Так оформляется титульный лист:
по основной деятельности
Ответственный за ведение: ______________
Срок хранения журнала: ________________
А это образец книги регистрации приказов по основной деятельности в виде таблицы:
Как вести и хранить книгу приказов
Обычно регистр состоит из титульного листа и основной части, представляющей собой реестр документов. Включаются в него такие сведения:
- на титульном листе:
- наименование организации;
- даты начала и окончания;
- срок хранения;
- Ф.И.О., должности и подписи ответственных за ведение лиц.
- порядковый номер записи;
- регистрационный номер приказа;
- дата;
- краткое содержание документа;
- ответственные за исполнение лица;
- отметка об исполнении;
- примечания и комментарии.
Ко всем реестрам, в том числе и к журналу регистрации приказов, применяются одни и те же правила оформления:
- используют типографские или самостоятельно изготовленные (распечатанные) бланки;
- страницы обязательно нумеруются;
- бумага прошивается и заверяется подписями ответственных лиц, а при наличии и печатью организации;
- записи нумеруют по порядку, вносят без помарок;
- исправления вносят согласно принятым на предприятии правилам.
Такие нюансы целесообразно закрепить в инструкции по делопроизводству или другом аналогичном локальном нормативном акте организации. Особое внимание следует уделить порядку исправления неверных записей, дабы избежать грязи и путаницы.
Вот образец заполнения журнал приказов по основной деятельности для наглядности:
В настоящее время многие организации используют программы автоматизации документооборота. В них обычно регистрация документов производится в автоматическом режиме, формируется их перечень, который в любой момент не составит труда распечатать. Рекомендуем делать это по окончанию года. Сформированный журнал прошивают и заверяют печатью.
Если используется какая-либо система электронного документооборота, вести бумажные реестры нет необходимости. Вся необходимая информация есть в системе. Ответственность за документ несет тот, чьей ЭЦП он подписан.
Сроки хранения журналов регистрации приказов определяются на основании перечня и содержания зарегистрированных документов:
- по основной деятельности — постоянно;
- по личному составу — 75 (50) лет;
- по административно-хозяйственной деятельности — 5 лет.
Когда все распоряжения регистрируются в одном реестре, длительность его хранения определяют по самому «долгоиграющему» документу, т. е. постоянно.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности: образец 2022 года
Текущая деятельность каждого российского предприятия сопровождается изданием множества приказов, распоряжений и прочих внутренних актов. Ориентироваться в большом количестве бумаг помогает журнал регистрации приказов по основной деятельности. В ней уполномоченное лицо, например, секретарь компании, регистрирует учетные данные организационно-распорядительных документов. Рассмотрим подробнее, как оформляется этот документ.
Для чего ведется журнал регистрации
Книга учета приказов по основной деятельности позволяет вести регистрацию всех внутренних документов коммерческого предприятия или бюджетного учреждения, например, в школе. Кроме того, посредством ведения такой книги, можно эффективно систематизировать информацию и оптимизировать работу с бумагами, например:
К слову, приказы по основной деятельности требуются для координации работы компании, таковыми могут быть приказы:
- о создании обособленного подразделения предприятия; ; ;
- о проведении инвентаризации имущества; ;
- об утверждении правил, положений, различных нормативно-правовых актов;
- об обеспечении служащих форменной одеждой и обувью;
- о закупке оборудования.
Таким образом, издаваемые руководством приказы по своим видам могут быть самыми разными: финансовыми, обеспечительными, нормативными. Следует отметить, что приказами по основной деятельности также являются приказы о назначении на должность лиц, упомянутых в уставе организации. Это могут быть гендиректор, главбух и тому подобное.
От приказов по основной деятельности следует отличать приказы по личному составу. Если первые требуются для функционирования организации в целом, то вторые касаются только кадровой политики организации и составляются, как правило, на конкретного сотрудника. В частности, это могут быть: приказ о переводе, увольнении либо перемещении подчиненного, приказ о премировании или, наоборот, наложении дисциплинарного взыскания. В связи с этим, такая информация в книге приказов по основной деятельности не учитывается.
Форма документа
Форма книги учета приказов по основной деятельности законодательно не утверждена, поэтому каждый работодатель самостоятельно разрабатывает подходящую форму регистра.
Книгу учета целесообразно начать вести уже в начале деятельности организации, поскольку в этот период утверждается множество важнейших внутренних документов, которые необходимо зарегистрировать должным образом.
Вести книгу учета можно традиционно на бумажном носителе либо в электронном формате.
При первом варианте книгу необходимо пронумеровать, прошить, а также поставить оттиск печати организации, если таковая имеется. При этом обязательно указываются количество прошитых и пронумерованных листов.
Лицо, ответственное за ведение книги, должно заверить ее своей подписью. Подчистки и замазки спецсредствами запрещены. Исправления вносятся путем зачеркивания и внесения правильной записи с подписью работника в той же графе. Все сведения о приказах следует хранить в книге в хронологическом порядке, что делает поиск нужной информации легче.
Вам также будет интересно:
Если же книга ведется в цифровом виде с помощью специальных программ, например, Excel, то дублировать на бумажном носителе ее не придется, если соответствующего указания нет в нормативно-правовом акте организации. Цифровая форма позволяет ускорить процесс поиска нужной информации. Она целесообразна при текучке кадров на предприятии, а также при значительном документообороте.
Порядок оформления
Как правило, стандартный журнал регистрации имеет обозначенную ниже структуру.
1) Титульный лист:
- наименование организации, приказы которой будут учитываться в книге;
- название документа;
- дата начала и окончания заполнения сведений в книге учета;
- должностное лицо, ответственное за заполнение книги, например, архивариус, кадровик или же делопроизводитель, оно может указываться как внизу, так и с обратной стороны титульного листа.
2) Основная часть. Обычно она оформляется в табличном виде. В ней содержатся:
- регистрационный номер;
- дата внесения сведений в книгу;
- краткое содержание приказа, например «О вступлении в должность гендиректора»;
- данные о лице, подписавшем приказ, а именно, его должность и Ф.И.О;
- исполнитель приказа;
- примечание.
Для удобства по желанию руководства организации, в книгу учета могут быть введены дополнительные графы.
После заполнения бумажной книги учета, она не выбрасывается, а передается в архив. Срок хранения регистра прописывается в локальных актах предприятия. При этом период хранения книги учета не может быть ниже срока хранения приказов руководства.
Таким образом, все приказы по основной деятельности организации должны регистрироваться в журнале регистрации, которую также принято называть журналом учета. Ее допускается вести не только в традиционном бумажном варианте, но и в электронном формате, например, в Excel. Оформляется книга учета в произвольном виде, при этом перечень сведений, которые указываются в документе, определяется по усмотрению руководства организации.
Грамотное заполнение журнала регистрации приказов по основной деятельности позволяет максимально быстро осуществлять поиск необходимой информации. Работодатель должен принимать во внимание, что запись в книге учета должна подтверждаться наличием приказа в бумажном виде. Если же приказ отсутствует, а запись в книге учета о нем имеется, то следует оставить соответствующую отметку в графе «Примечание».
Журнал регистрации приказов по основной деятельности: образец
Журнал регистрации приказов по основной деятельности: образец заполнения
Приказы, затрагивающие основную деятельность компании, наиболее многочисленны. От распорядительных актов по личному составу их отличает то, что содержание касается большого количества работников или всех сотрудников. Бланк журнала компания разрабатывает сама, потому что унифицированной формы нет. Но можно купить готовый журнал регистрации приказов по основной деятельности, отпечатанный типографским способом, если он удовлетворяет интересам организации.
Как вести и хранить журнал регистрации приказов по основной деятельности
По аналогии с иными документами регистрации учёта и исходя из обычаев документооборота журнал, как правило, имеет титульный лист с информацией о наименовании фирмы, дате начала ведения журнала. В основной части регистрация идёт с указанием номера приказа, даты издания, сути. Может содержаться информация о том, на кого из сотрудников распространяется действие распорядительного акта или кто ознакомлен с ним.
Для некоторых компаний может быть удобным включить в журнал приказов по основной деятельности (образец заполнения выше) информацию, где (в каком отделе, подразделении, у какого специалиста) хранятся копии регистрируемого акта или кто является ответственным за исполнение распоряжения.
Поскольку законодательные требования к порядку оформления такого документа отсутствуют, то и вопросы необходимости прошивания журнала, нумерации его страниц, фиксации прошивки указанием на количество листов и закрепления это печатью разрешаются компанией самостоятельно.
Заполнение журнала регистрации приказов по основной деятельности возлагается на сотрудника, обеспечивающего документооборот в организации — секретаря, делопроизводителя, бухгалтера и т.д.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности: срок хранения
Срок хранения журналов учета приказов по основной деятельности указан в пункте 182 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Хранить их следует постоянно, весь период деятельности организации. По завершению календарного года журналы подшиваются в дела и передаются на хранение в архив организации.
При ликвидации организации журналы необходимо передать на хранение в муниципальный или государственный архив.
Подведем итоги
Хотя закон не принуждает коммерческие предприятия вести документы учета приказов, практика показывает, что они выполняют свою функцию и значительно облегчают деятельность сотрудника, отвечающего за документооборот. Кроме того, наличие порядка в учете — признак серьезности организации и наличия у нее деловой культуры.