Виды регистрационных учетных форм
В практической деятельности используют различные регистрационные учетные формы: журнальную, карточную, компьютерную.
Журнальную форму регистрации используют организации и структурные подразделения, где документооборот менее 500-600 документов в год.
Все листы журналов нумеруют в правом верхнем углу, начиная со второго. Все листы прошивают прочными нитками. Концы ниток выводят на последний пронумерованный лист (оборотная сторона). Используя бумажный квадрат по диаметру больше круглой печати, склеивают середины концов нитки. Сверху ставят печать организации с захватом части квадрата или непосредственно в середину квадрата. На этой же странице делают надпись, заверяющую правильность оформления. Например:
«В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 90 (девяносто) листов».
Надпись заверяет личной подписью делопроизводитель (секретарь), указывая должность, и проводя расшифровку личной подписи (фамилия, инициалы).
После окончания записей в журнале, делают надпись, например такого, содержания, «В данном журнале зарегистрировано 372 документа с №1 по №372. Случайно пропущен номер 41». Запись заверяют подписью.
Все журналы имеют номера по номенклатуре дел.
На обложке журнала должно быть написано: название журнала, название организации, регистрационный номер по номенклатуре дел, в правом нижнем углу — начато 00.00.00 и окончено 00.00.00. Числа начала и окончания журнала ставят по регистрации первого и последнего документа в журнале (в пределах календарного года).
Журнальная форма регистрации имеет свои технологические недостатки:
- — формальный характер закрепления документа за валовым порядковым номером;
- — сложности ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы;
- — сложности обязательной многократной регистрации документов;
- — отсутствие возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения.
Для регистрации документов применяют единую регистрационно-контрольную карточку.
Изготовляют карточки типографским способом на бумаге формата А5 (148×210 мм). Для более быстрой ориентации можно применять цветовые различия по категориям документов. В этом случае карточки изготовляют с цветными полосами по верхнему полю. Возможен цветной бланк карточки: для входящих документов — зеленого, исходящих — синего, внутренних — желтого цвета.
Регистрационные графы на карточке, в журнале и компьютере существенных различий не имеют.
Преимущества и технологические недостатки журнальной формы
В настоящее время существуют 3 формы регистрации документов: журнальная; карточная, автоматизированная (компьютерная).
Журнальная форма— одна из первых форм регистрации документов, была введена Генеральным регламентом Петра 1 в 1720 году. Главное ее преимущество — простота использования.
Сегодня эта форма используется в тех организациях, куда поступает небольшое количество документов (менее 500-600 документов в год).
Слишком дробная система регистрации усложняет работу, поэтому ведение регистрационных журналов целесообразно только для документов, в состав индекса которых входит один порядковый номер:
ü документы об образовании (дипломы, аттестаты),
В работе с конфиденциальными и кадровыми документами также целесообразно использовать журнальную форму регистрации.
Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.
Одновременно ведутся несколько журналов регистрации:
· входящих распорядительных документов от руководства;
· исходящей переписки с руководством и т.д.
Организации могут использовать формы, как утвержденные министерствами и ведомствами, так и разработанные непосредственно специалистами службы ДОУ.
Обложка журналов изготавливается на плотной бумаге преимущественно формата А4 по следующей форме:
| _______________________________________________________ (наименование организации) НАИМЕНОВАНИЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ЖУРНАЛ регистрации_______________________________________ Начат ___ ___________ 200__ г. Окончен ___ ____________ 200__ г. |
С момента заведения журнала регистрации (учета) документов на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов.
Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (на лицевой или оборотной стороне) или на каждой странице журнала. Они могут оформляться и на последней странице. Например:
Лицо, ответственное за ведение журнала
Должность Фамилия И.О.
Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы:
1. Все листы журнала нумеруют в правом верхнем углу, начиная со второго, по порядку.
2. Все листы прошивают прочными нитками. Концы ниток выводят на последний пронумерованный лист (оборотная сторона) и склеивают середины концов нитки. На узел шнуровки листов на последней странице журнала делается наклейка. Для этого используется бумажный квадрат по диаметру больше круглой печати
3. Поверх наклейки ставят оттиск печати (сургучной, мастичной) отдела или организации с захватом части квадрата или непосредственно в середину квадрата.
4. На последней странице делается заверительная надпись, которую проставляет делопроизводитель (секретарь, начальник подразделения, заместитель руководителя организации по управлению или сам руководитель организации) по следующему образцу:
В данном журнале пронумеровано, прошнуровано
и скреплено печатью _________________ листов
Начальник отдела _____________________________
подпись расшифровка подписи
_____ ___________ 200 __ г.
Все записи в журнале делаются чернилами (пастой) синего или фиолетового цвета. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются. Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа «Примечание». Тогда в неё вносится запись:
Исправлено в графе 6
подпись расшифровка подписи
Если графа «Примечание» в журнале отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка (запись № ______ в графе № ________ недействительна) и указываются новые сведения.
Журналы регистрации (учета) являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела. Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц с журналом регистрации (учета) должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.
В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведения. По окончании журнала на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.
На отдельные виды журналов Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденным Росархивом от 06.10.2000, установлены сроки хранения от 3 до 75 лет.
Вопросы применения Инструкции по делопроизводству
Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (п. 1 указанной Инструкции). В настоящей статье рассмотрим основные вопросы применения Инструкции по делопроизводству.
Отметим, что под документированием понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам (подп. 3.2.1 п. 3.2 СТБ 2059-2013), то есть создание документов. Организация работы с документами представляет собой организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности организации (подп. 3.2.22 п. 3.2 СТБ 2059-2013).
Инструкция по делопроизводству, как отмечено выше, обязательна к применению в государственных органах, государственных и негосударственных организациях (коммерческих и некоммерческих организациях). Данное положение основано на норме ч. 2 ст. 26 Закона об архивном деле и делопроизводстве, которой предусмотрено, что государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов, их обработке и хранению.
Положения Инструкции по делопроизводству устанавливают правила (ч. 1 п. 3 Инструкции по делопроизводству):
— подготовки к передаче в архив документов.
При этом вышеперечисленные правила в полном объеме распространяются только на организационно-распорядительную документацию (ОРД). ОРД — документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления (подп. 3.2.4 п. 3.2 СТБ 2059-2013). Система ОРД является подсистемой управленческой документации. В системе ОРД выделяются следующие основные группы документов:
— распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);
— организационные документы (устав, положение, структура и штатная численность, штатное расписание, правила, инструкция и др.);
— справочно-информационные документы (заявление, акт, письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка и др.).
Правила учета, контроля исполнения, оперативного хранения, подготовки к передаче в архив документов распространяются также на иные системы документации. Например, договоры не оформляются по требованиям, предъявляемым к приказам, однако регистрируются и формируются в дела по одинаковым требованиям.
Ограничение сферы применения норм Инструкции по делопроизводству в отношении организационно-распорядительных документов установлено ч. 2, 4 — 6 п. 3 Инструкции по делопроизводству. При работе с документами, указанными в приведенных нормах, необходимо руководствоваться актами законодательства, непосредственно регламентирующими вопросы документирования и организации работы с данными документами. Лишь в той части, которая не урегулирована этими актами законодательства, применяются нормы Инструкции по делопроизводству.
Так, отдельными нормативными правовыми актами устанавливаются требования к документам, являющимся нормативными правовыми актами (Закон о НПА), к электронным документам (Инструкция о порядке работы с электронными документами), к документам, содержащим государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию (Закон о государственных секретах), обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением (Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц), документам, связанным с осуществлением административных процедур (Инструкция о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам).
В то же время при подготовке и оформлении локальных правовых актов организаций требования Инструкции по делопроизводству распространяются в полном объеме. Также положения данной Инструкции распространяются на ненормативные (индивидуальные) правовые акты, локальные правовые акты нормотворческих органов (должностных лиц) в части, не урегулированной Законом о НПА (ч. 3 п. 3 Инструкции по делопроизводству).
Вместе с тем отдельные правовые нормы в отношении ОРД содержатся в иных нормативных правовых актах. Например, Инструкция о порядке разработки и принятия работодателями локальных правовых актов устанавливает требования к утверждению и согласованию инструкций по охране труда.
Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству (ч. 1 п. 4 Инструкции по делопроизводству). Инструкция по делопроизводству организации является ее локальным правовым актом. Целью разработки инструкции по делопроизводству организации является совершенствование, повышение эффективности, повышение качества документационного обеспечения управления.
Требование к разработке инструкции по делопроизводству организации обусловлено тем, что Инструкция по делопроизводству содержит различные варианты организации тех или иных вопросов работы с документами. При разработке инструкции по делопроизводству необходимо учесть все особенности деятельности организации, ее организационную структуру, штатную численность, объем документооборота и другое, и закрепить наиболее оптимальные и эффективные нормы работы с документами.
Например, Инструкция по делопроизводству закрепляет две формы регистрации документов: журнальную и карточную. В инструкции по делопроизводству организации необходимо закрепить одну из указанных форм, которая будет применяться в организации. Каждая из форм регистрации документов имеет свои преимущества и недостатки, которые следует учитывать при выборе. Аналогично допускается выбор формата бланка, вариантов расположения реквизитов, проставления отдельных реквизитов, системы регистрации и контроля исполнения документов и др.
Также в инструкции по делопроизводству в организации необходимо отразить особенности формирования и оформления электронных и гибридных дел (ч. 6 п. 237 Инструкции по делопроизводству).
При этом в зависимости от размера организации, ее организационной структуры, задач, функций, объема документооборота могут разрабатываться специальные локальные правовые акты для определенных сфер документационного обеспечения управления, играющие самостоятельную роль в организации. Например, инструкция по кадровому делопроизводству, инструкция по работе с обращениями граждан и юридических лиц и др.
Ответственность за нарушение требований к оформлению документов не установлена.
Таким образом, Инструкция по делопроизводству обязательна к применению во всех организациях, в которых на ее основе должна быть разработана инструкция по делопроизводству организации.
Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
Процесс регистрации документов (Регистрируемые и нерегистрируемые документы)
Понятие и цель регистрации документов
Регистрация документов — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения путем указания на нем даты и регистрационного Индекса с последующей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе.
Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами.
Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.
Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.
Регистрируемые и нерегистрируемые документы
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях такие как (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц (обращения граждан).
Регистрируются все документы независимо от способа их изготовления – как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий.
Существует также категория нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить перечень таких документов и приложить его к инструкции по делопроизводству.
Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая – в плановом отделе и т.д.
Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь. Хотя в практике работы ряда организаций регистрируют и те документы, которые передают в бухгалтерию, плановый отдел, отдел снабжения и т.д. Этот факт необходимо зафиксировать в инструкции по делопроизводству. Такая регистрация позволяет создать службе ДОУ единый банк данных о документах организации, но в этом случае увеличивается нагрузка на работников службы ДОУ.
Особенности регистрации документов в организации
Основной принцип регистрации – однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.
В крупных организациях регистрация документов в основном проводится децентрализовано – в местах их создания и исполнения.
Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них – в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы регистрирует секретарь.
Регистрация осуществляется в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора, содержания. Например, следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др.
Порядковые регистрационные номера присваиваются документам каждой группы в течение календарного года.
Секретарь должен знать особенности регистрации организационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.
К организационным документам, как известно, относятся положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.
Входящие и создаваемые документы регистрируются отдельно
Если организация получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих факсограмм независимо от наименования вида документа.
Индекс регистрируемого документа включает порядковый регистрационный номер, который, исходя из задач поиска документов в организации, может дополняться индексами дел по номенклатуре дел, по классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. Организация вправе самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также последовательность их расположения.
Составные части индекса могут быть расположены в следующей последовательности:
порядковый регистрационный номер;
индекс по номенклатуре дел;
индекс по используемому классификатору.
Косой чертой разделяются также регистрационные номера разных организаций в регистрационном номере документа, составленного совместно двумя и более организациями.
Обращения граждан регистрируются с включением первой буквы фамилии заявителя в регистрационный номер.
Формы регистрации документов
В настоящее время используют существует три формы регистрации
Журнальная регистрация
Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.
Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.
Карточная регистрация
Карточная форма регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений после издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.
Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:
название вида документа;
индекс документа (дата и индекс поступления документа) – для документов, поступающих в организацию;
заголовок документа или его краткое содержание;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;
номер дела по номенклатуре дел.
Организациям предоставлено право при необходимости увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:
расписка исполнителя в получении документа;
приложения и др.
Состав и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.
Электронная регистрация
Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера.
Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.
Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.
При копировании любых материалов с сайта evkova.org обязательна активная ссылка на сайт www.evkova.org
Сайт создан коллективом преподавателей на некоммерческой основе для дополнительного образования молодежи
Сайт пишется, поддерживается и управляется коллективом преподавателей
Telegram и логотип telegram являются товарными знаками корпорации Telegram FZ-LLC.
Cайт носит информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, которая определяется положениями статьи 437 Гражданского кодекса РФ. Анна Евкова не оказывает никаких услуг.