Кто должен присутствовать на технических совещаниях проводимых оргкомитетом соревнований

Кто должен присутствовать на технических совещаниях проводимых оргкомитетом соревнований

2.5. ПРЕДСТАВИТЕЛИ, ТРЕНЕРЫ И КАПИТАНЫ КОМАНД

Каждая организация, участвующая в соревнованиях, должна иметь уполномоченного представителя.

Представитель является руководителем команды. Он отвечает за дисциплину, здоровье участников и должен обеспечить их своевременную явку на старт, награждение, допинг-контроль и т.д.

Представитель должен присутствовать на технических совещаниях, проводимых Оргкомитетом соревнований.

Представителю запрещается вмешиваться в распоряжения судей и лиц, проводящих соревнование. Со всеми вопросами он должен обращаться к рефери (главному судье) или лицу, его заменяющему.

Если команда не имеет специального представителя, то его обязанности должен выполнять тренер или капитан команды.

Представитель имеет право получать в судейской коллегии справки по всем вопросам проведения соревнований, а в секретариате — материалы соревнований.

Представитель должен проверить заявки на участие спортсменов в индивидуальных видах программы и команд в эстафетном плавании на комиссии по допуску участников.

Именной состав эстафетной команды, должен быть подан за один час до начала утренней (вечерней) части соревнований, в которой разыгрывается данная эстафета, имена пловцов указываются в том порядке, в котором спортсмены будут плыть. Имена пловцов в комбинированной эстафете должны быть указаны в соответствии с тем стилем, которым плывет данный спортсмен.

Если по каким-либо причинам пловец или команда эстафетного плавания на Всероссийских финальных соревнованиях не может выступать на заявленной дистанции, то представитель команды должен в письменной форме заполнить бланк отказа установленного образца на пловца или эстафетную команду при прохождении комиссии по допуску участников соревнований или до окончания совещания представителей команд. Если положением (регламентом) соревнований разрешены замены, то представитель команды должен в письменной форме заполнить бланк замены, установленного образца. После этого все отказы (замены) запрещены. Заполненный бланк передается главному секретарю соревнований.

Если по каким-либо причинам пловец или команда эстафетного плавания на Всероссийских соревнованиях отказывается от участия в финальном (полуфинальном) заплыве, то представитель команды должен в письменной форме заполнить бланк отказа установленного образца на пловца или эстафетную команду не позднее, чем через 30 минут после окончания вида программы. Заполненный бланк передается главному секретарю соревнований.

Как правильно и с пользой провести рабочее совещание

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.

Проведение совещаний нужно сделать системой

Если для сотрудников каждая оперативка — словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.

В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный. Например: каждую среду — совещание у директора, 25 числа каждого месяца — у начальника отдела продаж и так далее. Это в идеале и когда штат большой. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью. Главное — участники совещания должны знать: каждую неделю их вызывают на оперативку.

Зачем проводить совещания

Согласитесь: рабочие вопросы лучше решать лично, глядя друг другу в глаза. Да, связаться миллионом способов вроде скайпа или по переписке в соцсетях — не проблема. Но это все не то. Руководитель, размахивающий руками и с огнем в глазах всегда более убедителен, чем обезличенный голос по телефону, не говоря уже о сухих строках сообщения.

На собраниях можно угадать и настрой сотрудников. Сидят и радостно кивают головами — значит, все в порядке и атмосфера в коллективе нормальная. Даже по глазам опытный босс сразу поймет, доходят его послания до подчиненных или нет.

Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению. И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника. Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.

Еще одна важная цель собраний — сплотить коллектив. Когда каждый варится в собственном соку и не имеет площадки для высказываний — это плохо.

Виды совещаний

Совещания бывают плановыми и внеплановые:

• на плановых совещаниях обсуждаются текущие вопросы работы. Как раз они проводятся по графику, спланированному заранее — отсюда и название. Это могут быть ежедневные пятиминутки для планирования дня, еженедельные и ежемесячные собрания;
• внеплановые совещания собираются для оперативного решения конкретной задачи, возникшей здесь и сейчас. Могут состояться в любое время.

Готовимся к совещанию правильно

Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:

• составьте план совещания. Так вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач. Нет плана — нет четкой структуры. Будете плавать, перескакивать с одного на другое. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив;
• составьте список сотрудников, которых надо пригласить. Здесь все зависит от тематики и поставленных задач. Если собираетесь пообщаться с начальниками отделов касательно повышения продаж, бухгалтера звать не нужно;
• определите тайминг. Оптимальное время совещания — от 30 минут до часа. Если общаться меньше — вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А провозитесь больше часа — сотрудники начнут сладко зевать и терять нить разговора. Не можете уложиться в час — разбейте совещание на 2 части с небольшим перерывом — 5-7 минут;
• вспомните прошлое совещание. Рекомендуем начинать общение с того, чтобы пробежаться по задачам, поставленным на прошлой оперативке. Пускай ответственные за их выполнение доложат, как идут дела;
• прикиньте структуру собрания. Важные и приоритетные задачи ставьте на первый план, а всякие корпоративы и поездки на природу обсуждайте под конец;
• заранее предупредите сотрудников, которых хотите позвать. Лучше лично или по телефону. Сделаете рассылку — скажут, что не успели прочитать письмо;
• подготовьте документы. Если нужны какие-то материалы — распечатайте их заранее, чтобы не беситься в последний момент или, хуже того, прерывать для этого совещание. Сделайте копии для всех работников, которым это может понадобится;
• попросите сотрудников захватить блокноты и ручки. 90 % из того, что прозвучит на собрании, будет тут же забыто. А что написано пером — не вырубишь топором. Пусть сидят и делают свои пометки — самим же потом будет удобнее вспоминать сказанное.

Правила проведения рабочего совещания

Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.

Не делайте встречу однобокой

Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:

1. Оглашение плана собрания. Сначала перечислите список вопросов повестки. Совсем кратко — подробности начнутся во время обсуждения самих вопросов.
2. Пробегитесь по прошлому собранию. Какие задачи ставились, как идет их выполнения, какие возникают трудности.
3. Начните обсуждение с важных и срочных задач, постепенно переходя к менее значимым.
4. Если нужно, проведите мозговой штурм.
5. Попросите собравшихся задать интересующие вопросы. Иногда для них это единственный шанс сделать это. Возможно, не все собравшиеся видят друг друга вне вашего кабинета, а тут, пока все собрались, нужно пользоваться случаем.
6. Завершите собрание. В конце, как мы уже говорили, можно обсудить вопросы, не касающиеся бизнеса напрямую: жизнь вне офиса, дни рождения сотрудников и так далее.

Не превращайте оперативку в набор формальностей

Проводите встречу как можно проще. Избегайте протокольности и чрезмерной официальщины. Если полчаса выбирать секретаря, оглашать повестку и голосовать за нее, вести подробный протокол и все такое — то к середине оперативки услышите дружный храп. Не теряйте время и сразу начинайте. Оставьте формальности собраниям городской думы и съездам профкома.

Ведите себя немного строже, чем обычно. Ставьте небольшой барьер между собой и подчиненными. Если в текущей обстановке про субординацию часто забывают, то на совещании этого делать нельзя. Но не перегибайте палку. Когда начальник общается с подчиненными на “ты”, а на оперативках переходит на “вы” — это, как минимум, смешно.

Хвалите подчиненных

Во время совещания не забывайте отмечать тех, кто хорошо поработал. Это мотивирует людей работать лучше — это раз. Человек видит, что его заслуги не остались незамеченными — это два. Да и для других хороший пример.

Знаете, какая претензия больше всего распространена среди подчиненных? Никому не нравится, когда босс замечает только недостатки. Один раз в жизни не сдал проект вовремя — заметят сразу. А пашешь от зари до зари — этого никто не замечает и воспринимают как должное.

Не идите по такому пути. Будьте справедливыми — что может быть проще. Сделали хорошо и вовремя — похвалите, ошиблись — поругайте. Только не делайте исключений. Наказывать — так всех, никаких любимчиков и предвзятого отношения. Если за одну и ту же провинность одного лишают премии, а у другого даже не замечают — значит, что-то тут не так. Сотрудники очень тонко чувствуют дискриминацию и предвзятое отношение — так и до конфликта недалеко.

Давайте всем право голоса

Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.

Если на собрании есть новички — уделите им чуть больше внимания, чем остальным. Новые работники могут элементарно стесняться высказывать свое мнение. А оно бывает весьма ценным — такие сотрудники имеют свежий взгляд на вещи, недоступный тем, кто много лет в деле. Обращайтесь к ним напрямую, мол, а ты, Иван Иваныч, что об этом думаешь?

Делайте лирические отступления

Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе. Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным. Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.

С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.

Протокол совещания

Поздравляем, совещание вы провели. Пообщались, вопросы порешали, головами покивали. Все классно, все супер. На самом деле не классно и не супер. Теперь самое главное — закрепить результаты. Если все останется на словах — будьте уверены: половину поручений работники попросту забудут. Или сделают вид, что забыли. А потом будут бегать один за другим, чтобы уточнить какие-то вопросы. И что толку от такого совещания?

Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:

1. Дату собрания. Глянув на документ, сотрудники должны понимать, когда было совещание и могут сориентироваться в сроках. А лучше пускай заведут папочки и хранят в них все протоколы. Можно в электронном виде.
2. Перечень задач. Самый главный пункт. Все поручения должны быть сформулированы внятно и, самое главное, однозначно. Не забывайте: приказ, который может быть понят неправильно, будет понят неправильно.
3. Список ответственных лиц. Лучше составить протокол в виде таблички, где напротив каждого задания будет указана фамилия или фамилии сотрудников, ответственных за их выполнение.
4. Срок выполнения задания. В этой же таблице напротив фамилии работника укажите дату, когда поручение должно быть выполнено. Никогда не ставьте крайний срок. Если на выполнение работы дается месяц — укажите в протоколе 3 недели. Так вы дисциплинируете работника и оставите себе и ему время для маневра.
5. Подписи участников совещания. Подпись — гарантия того, что человек ознакомлен с документом. Обязательно соберите автографы всех, кто присутствовал и кому были поручены задания.

Чтобы не отвлекаться, для ведения протокола пригласите помощника — пусть выполняет обязанности секретаря. Записывает задачи, указывает ответственных и фиксирует все сказанное участниками движухи. Это если совещание объемное и задач много. Если пришли 3-5 человек на 10 минут — справитесь сами и помощник не нужен. Возьмите лист бумаги или блокнот и делайте пометки. Потом оформите все, как положено. Можно открыть ноутбук и делать все в экселевской табличке — кому как удобно.

Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.

Подытожим

Рабочее совещание — очень эффективный инструмент общения, если им правильно пользоваться. Сделайте это системой и очень скоро вы почувствуете результат. А заодно и научитесь ораторскому искусству. Желаем успехов!

Организация и проведение соревнований по плаванию

Организация и проведение соревнований по плаванию [ править | править код ]

Типы соревнований в спортивном плавании [ править | править код ]

Спортивное соревнование является главным системообразующим и интегрирующим фактором, наиболее существенно влияющим на все остальные элементы спорта. В трудах ведущих теоретиков спорта соревнования трактуются как цель, средство, метод и модель подготовки, как мощный рычаг управления видом спорта. Спортивная деятельность без своего главного составного элемента — соревнования полностью утрачивает свой смысл, свою специфику.

Планирование учебно-тренировочного процесса проводится с учетом предстоящих соревнований. Велико значение соревнований для популяризации плавания, борьбы за привлечение необходимого контингента к занятиям полюбившимся и полезным видом спорта.

На современном уровне развития плавания соревнование любого масштаба должны отличать: четкая организация и проведение, объективность судейства, интерес участников и зрителей к соревнованию.

В зависимости от целей и задач различают следующие виды соревнований: Олимпийские игры, чемпионаты, первенства, кубковые, матчевые и отборочные. По уровню они подразделяются: на международные, всероссийские, федеральных округов, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, физкультурно-спортивных объединений.

Соревнования по плаванию подразделяются: на личные, лично-командные и командные. В личных соревнованиях результаты и места засчитываются каждому отдельному участнику. В личнокомандных соревнованиях результаты и места засчитываются одновременно отдельным участникам и команде в целом, в командных соревнованиях — только командам.

В плавании проводятся соревнования и регистрируются рекорды мира, Европы и России для женщин и мужчин по следующим способам и дистанциям, м:

50, 100, 200, 400, 800, 1500;

• на спине 50, 100, 200;

50, 100, 200;

50, 100, 200;

• комплексное плавание 100 (только в бассейне длиной 25 м), 200, 400;

• эстафета вольным стилем 4 х 100, 4 х 200;

• комбинированная эстафета 4х 100.

В зависимости от возраста участников, целей и задач соревнований в них могут быть включены и другие дистанции.

Рекорды регистрируются отдельно в бассейнах с длиной дорожек 25 и 50 м. Рекорды Европы и России в 25-метровых бассейнах регистрируются также в эстафетном плавании 4 х 50 м вольным стилем и в комбинированной эстафете 4 х 50 м. Всероссийская федерация плавания (ВФП) регистрирует юношеские рекорды России (юноши — 18 лет, девушки — 16 лет), а также высшие достижения России для младших возрастных групп (девушки, юноши).

Основная документация [ править | править код ]

Календарный план соревнований [ править | править код ]

Подготовка к соревнованиям на следующий год начинается после завершения предыдущего. Составление календарного плана спортивно-массовых мероприятий начинают разрабатывать в Российском спорткомитете и передают его в нижестоящие физкультурные организации (областные, краевые, городские, местные), которые заполняют его своими соревнованиями. Этот план состоит из названия и характера соревнований, сроков и места их проведения, участвующих в них организациях и ответственных за их проведение. В некоторых случаях могут проводиться соревнования, не входящие в основной календарный план. Это могут быть спортивные мероприятия по заказам (заявкам) общественных и законодательных организаций ими же финансируемые.

Положение о соревновании [ править | править код ]

На каждое соревнование работниками спорткомитетов совместно с федерацией плавания данного регионального уровня, составляется Положение о соревновании. В него входят следующие разделы: цели и задачи; право на проведение соревнований; обеспечение безопасности участников и зрителей; страхование участников; время и место проведения; участники соревнований; программа и расписание по дням; условия проведения; определение победителей; награждение победителей и призеров; сроки и место подачи заявок на участие в соревнованиях; условия финансирования.

Одновременно с Положением обсуждается и утверждается смета на проведение соревнований. Она может финансироваться из госбюджета, а также за счет хозрасчетных, спонсорских и других организаций. Сметы на проведение соревнования согласно Положению должны быть утверждены до 1 января следующего календарного (финансового) года.

Основными пунктами сметы являются: аренда спортивного сооружения или его реконструкция согласно необходимым требованиям; изготовление рекламных материалов; оформление внутренних помещений согласно масштабу и возрастному цензу участников; расходы на приобретение наградной атрибутики; оплата обслуживающего персонала и др. После утверждения перечисленных ранее документов руководящей организацией совместно с президиумом коллегии судей (или федерацией) на каждые соревнования назначаются главные судьи, а на высокомасштабные — и главные секретари, которые проводят их подготовку совместно с руководящей и проводящей организациями.

Программа соревнований и расписание по дням определяется также Положением о соревнованиях, которое обязательно утверждается соответствующим органом государственного управления физической культурой и спортом.

Возраст участников, их обязанности и допуск к соревнованиям [ править | править код ]

Участников соревнований подразделяют на следующие возрастные группы:

• младшая — девушки 11 — 12 лет и юноши 13 —14 лет;

• средняя — девушки 13 —14 лет и юноши 15 —16 лет;

• старшая — юниоры (девушки 15 — 16 лет и юноши 17 — 18 лет);

• взрослая — женщины (старше 16 лет) и мужчины (старше 18 лет).

К спортивным соревнованиям допускаются обучающиеся, прошедшие медицинский осмотр. Обучающиеся в подготовительных и специальных медицинских группах к спортивным соревнованиям не допускаются. Участники соревнований обязаны: знать правила соревнований и четко выполнять их; строго соблюдать нормы поведения в бассейне; организованно выходить на старт.

При представлении участника судьей-информатором пловцам надо встать, сделать шаг вперед, повернуться лицом к зрителям, а затем выполнять все распоряжения судей.

Перед началом соревнований необходимо подать предварительную заявку, которая подтверждает участие этой организации в соревнованиях.

Затем подается именная заявка, завизированная местным спорткомитетом. Она является основным документом, разрешающим участие в данных соревнованиях, и состоит из следующих пунктов: фамилия, имя и отчество участника; дата рождения; спортивное звание; название спортивного общества или ведомства; название спортивного коллектива; фамилия тренера, виза врача. Заявка подписывается руководителем команды, представителем и врачом.

Техническая заявка составляется непосредственно перед подачей в судейскую коллегию в связи с возможной корректировкой. В ней указывается, на какой дистанции будет участвовать каждый из заявленных спортсменов как в личных номерах программы, так и в эстафетах. Согласно технической заявке на каждого участника предоставляется личная (индивидуальная) карточка спортсмена, ее размер составляет 1/4 листа формата А4 (рис. 10.1). Она должна содержать следующие сведения: дистанция, способ плавания, пол, лучший результат сезона, фамилия, имя, отчество, спортивное звание, название спортивного общества или ведомства, или коллектива физкультуры, обозначение места для номера заплыва и дорожки, фамилия тренера, а также места для последующих записей результатов заплыва и других данных. Порядок старта участников определяется жеребьевкой или на основании показанного ими ранее спортивного результата. Для удобства проведения соревнований спортивные результаты записываются в личную карточку спортсмена.

Жеребьевка — это определение методом случайного распределения номера заплыва, а затем и номера дорожки, по которой должен стартовать спортсмен. При известном уровне спортивной подготовленности участников жеребьевкой определяют только номера дорожек.

До начала соревнований главный судья или его доверенное лицо лично составляет или утверждает сценарий открытия и закрытия, уделяя особое внимание организованности и торжественности проведения отдельных частей соревнований.

За 1 — 2 дня до начала соревнований проводится совместное заседание главной судейской коллегии в составе главного судьи, его заместителя, главного секретаря и представителей участвующих команд. На нем разъясняются некоторые организационные вопросы, объявляются планы выполнения пунктов сценария открытия и закрытия соревнований. Затем главный секретарь и его помощники принимают от представителей команд именные и технические заявки, а также личные карточки участников. После этого, если соревнования городского масштаба или выше, проводится жеребьевка и составляются стартовые протоколы. Главный секретарь информирует главного судью о количестве участников, заявленных на каждый вид программы, для проведения расчета времени на каждый день соревнований. После согласования продолжительности соревнований с представителями команд может быть принято решение о дополнительном времени для проведения разминок в воде. Главный судья, представители проводящих организаций и руководители спортивных баз делают окончательный обход помещений для размещения участников, тренеров, судей, зрителей и почетных гостей и определяют готовность базы к проведению предстоящих соревнований.

Костюм участника [ править | править код ]

Форма всех участников (плавательный костюм, шапочка, очки) должна быть скромной, отличаться хорошим вкусом и быть пригодной для выступления в данной дисциплине и не нести никаких символов, которые могут быть оскорбительными.

Участники соревнований по плаванию должны выступать в плавательных костюмах, утвержденных Международной федерацией плавания. Никакие дополнительные приспособления не могут рассматриваться как часть плавательного костюма.

Представитель [ править | править код ]

Каждая организация, участвующая в соревнованиях, должна иметь уполномоченного представителя. Представитель является руководителем команды. Он отвечает за дисциплину, здоровье участников и обеспечивает их своевременную явку на старт, награждение, допинг-контроль и т.д. Представитель должен присутствовать на технических совещаниях, проводимых оргкомитетом соревнований. Представитель имеет право получать в судейской коллегии справки по всем вопросам проведения соревнований, а в секретариате — материалы соревнований.

Представитель должен сдавать заявки на участие команд в эстафетном плавании вместе с картотекой на мандатной комиссии, фамилии участников эстафеты необходимо уточнять за час до начала утренней (вечерней) части соревнований, в которой разыгрывается данная эстафета.

Подготовка мест соревнований [ править | править код ]

Плавательный бассейн и техническое оборудование перед соревнованиями должны быть тщательно осмотрены и приняты главным судьей соревнований. В оргкомитете проводимых соревнований должны быть соответствующие документы, подтверждающие факт приемки спортсооружения перед проведением соревнования.

Для проведения других соревнований могут быть использованы бассейны длиной 25, 33,33 и 50 м, имеющие минимальную глубину — 0,9 м, а в месте выполнения старта — не менее 1,2 м.

Состав судейской коллегии и основные обязанности судей [ править | править код ]

Организация, проводящая соревнования, назначает организационный комитет (при необходимости) и судейскую коллегию.

Организационный комитет наделяется правом решать все вопросы, не входящие в компетенцию рефери, судей или других официальных лиц, и давать указания применительно к любым случаям, согласуясь с правилами.

Существует два варианта комплектования судейской коллегии:

1) подбор членов судейской коллегии главным судьей;

2) назначение членов судейской бригады президиумом коллегии судей при местной федерации.

Участники соревнований не могут быть судьями на тех же соревнованиях.

Количественный состав судейской коллегии определяется организацией, проводящей соревнования. Он зависит от масштаба соревнований; как минимум, в судейскую коллегию (для муниципальных соревнований) должны входить: главный судья, врач, секретарь, стартер, судья на финише, судья по технике плавания, судья на повороте, судьи-секундометристы (по числу дорожек плюс два дополнительных), судья при участниках. В распоряжение судейской коллегии оргкомитет выделяет коменданта, рабочих, спасателей, радиста, а при использовании электронной регистрирующей и видеозаписывающей аппаратуры — специалистов по ее обслуживанию. Когда на соревнованиях не применяется система автоматической (полуавтоматической) регистрации времени, в состав судейской коллегии должны быть включены по три судьи-секундометриста на дорожку и дополнительно два судьи-секундометриста.

Рефери должен осуществлять контроль и руководство всеми членами судейской коллегии, утверждать их назначение и инструктировать по всем специальным вопросам или особенностям правил, относящихся к проводимым соревнованиям. Он должен решать все вопросы, возникающие при проведении соревнований, окончательное урегулирование которых не предусмотрено правилами соревнований. Рефери должен проверять готовность судейской коллегии к проведению соревнований и перед каждым заплывом, определив его готовность, разрешать давать команду «На старт».

Главный судья (директор соревнований) при подготовке к соревнованиям должен вести свою деятельность в двух направлениях: комплектовать судейскую коллегию для проведения соревнований и контролировать состояние спортивной базы, осуществляя систематическую связь с ее руководством.

Заместители главного судьи работают по указаниям главного судьи, а в его отсутствие один из них заменяет его.

Судья-координатор должен организовывать и контролировать взаимодействие бригад (участков) судейской коллегии и технических служб бассейна. Основная его задача — обеспечение соблюдения регламента (расчетного графика) проведения соревнований.

Стартер должен установить платформу на боковой стороне в пределах 5 м от стартового края бассейна. Если используется звуковой сигнал, система должна быть им проверена по меньшей мере за 30 мин до первого заплыва для того, чтобы сделать необходимые усовершенствования или ремонт. Система должна быть перепроверена вместе с хронометристами перед началом соревнований с тем, чтобы секундометристы могли хорошо видеть или слышать стартовый сигнал, а пловцы — слышать его. Необходимо проверить звуковой сигнал при фальстарте. Главное правило при использовании любой звуковой системы — всегда иметь дублирующую систему, как правило — пистолет. Стартер должен контролировать пловцов от момента их передачи ему рефери до начала заплыва. Стартер должен немедленно сообщать рефери обо всех случаях задержки спортсменами старта, преднамеренном неподчинении его распоряжениям или других нарушениях дисциплины на старте. Однако только рефери может дисквалифицировать пловца.

Стартер имеет право решать, правильно ли был взят старт, причем это решение может отменить только рефери.

Когда станет очевидно, что трудно будет дать правильный старт из-за нервных телодвижений или задержки в принятии пловцом стартового положения, стартер должен дать команду «Встать!» — в случае старта с тумбочки или «Расслабиться!» — при старте на спине. Если кто-либо из пловцов, услышав команду «Встать!», вошел в воду, стартер и рефери имеют право отстранить пловца за фальстарт. Также это может служить поводом для дисквалификации за задержку старта.

Судья у шнура фальстарта должен сбрасывать на воду фальстартовый шнур в тех случаях, когда рефери или стартером был подан сигнал фальстарта и участников необходимо вернуть обратно на стартовый плот.

Старший судья на финише должен указать каждому судье на финише его местонахождение и по каким дорожкам он должен регистрировать приход.

После каждого заплыва старший судья на финише должен собрать подписанные листки с указанием порядка прихода пловцов от всех судей на финише, установить распределение мест в заплыве и на подписанном судейском бланке передать его рефери. Судья на финише при окончании каждого заплыва должен зафиксировать на листке порядок прихода пловцов на назначенных ему дорожках и передать его старшему судье на финише. Судья на финише, если только он не работает с полуавтоматическим регистратором мест, не может быть секундометристом на тех же самых соревнованиях.

Судьи по технике плавания (правила судейства приведены в разделе 4 «Техника спортивных способов плавания, стартов и поворотов») должны следить за соблюдением пловцами требований, установленных правилами соревнований к технике плавания теми способами, по которым проводится заплыв, а также контролировать выполнение пловцами поворотов и финиша, помогая судьям на повороте. Судье по технике плавания лучше всего выполнять свои обязанности, идя за пловцом на одной линии или чуть сзади. Если заплыв начинает «растягиваться», то судье следует занять положение немного впереди отстающих пловцов. Поворот корпуса позволит судье видеть всех спортсменов. Судья должен выработать алгоритм слежения за спортсменами на дорожках, постепенно переходя от наблюдения за движениями одного спортсмена к наблюдению за движениями спортсмена на другой дорожке. Перемещение судьи во время заплыва — залог безошибочного судейства для судьи по технике плавания. Рекомендуется назначать двоих судей по одному на каждую сторону бассейна, так как трудно правильно оценить технику плавания, стоя по центру бассейна.

Старший судья на повороте и судьи на поворотах. Один из судей на повороте назначается старшим. Старший судья на повороте должен обеспечить выполнение судьями на повороте своих обязанностей в течение соревнований. На стартовом конце эти обязанности поручают судьям-секундометристам.

Судьи на поворотах (правила выполнения поворотов приведены в главе 4 «Техника спортивных способов плавания, стартов и поворотов») должны следить за соблюдением участниками соответствующих правил поворота от начала последнего гребка руками перед касанием и заканчивая завершением первого гребка руками после поворота. Судьи-секундометристы на стартовом конце бассейна также должны следить за выполнением пловцами соответствующих правил, начиная со старта и до завершения первого гребка руками. Судьи на повороте на финишном конце бассейна при проплывании 50 м в 50-метровом бассейне также должны следить, чтобы участники заканчивали прохождение дистанции согласно действующим правилам. Каждый судья на повороте на стартовом участке бассейна при судействе дистанций 1500 и 800 м должен учитывать число отрезков, пройденных участником по его дорожке, и показывать ему специальные цифровые таблички, обозначающие количество оставшихся до финиша длин бассейна. При этом судьи в заплывах на дистанциях 800 и 1500 м вольным стилем должны давать предупреждающий сигнал (подаваемый свистком, колокольчиком или звонком) в момент, когда пловцам на их дорожках осталось до финиша две длины бассейна плюс 5 м. В заплывах эстафетного плавания судьи на стартовой площадке должны следить за правильностью смены этапов, определяя, находится ли стартующий в контакте со стартовой тумбочкой в момент касания предыдущим пловцом финишной стенки. Когда применяется автоматическое оборудование, определяющее момент отрыв-касание в эстафете, показания судьи должны быть обязательно учтены.

Старший судья-секундометрист перед началом соревнований должен организовать проверку точности хода секундомеров (на которые должны быть в наличии аттестаты о поверке), составив затем акт о результатах проверки, инструктировать и распределять судей-секундометристов по дорожкам, за которые они ответственны, назначив на каждой старшего (при трех секундометристах), и проверить умение секундометристов работать с секундомерами. На крупных соревнованиях на каждую дорожку назначаются по три секундометриста, на других соревнованиях — по одному. Если не используется автоматическая система регистрации, должны быть назначены дополнительно два секундометриста для фиксации времени первого финишировавшего пловца. На столе у старшего секундометриста должен находиться резервный секундомер, включаемый по каждому стартовому сигналу. Старший секундометрист должен записывать зафиксированное автоматической системой регистрации время в карточку участника. При отсутствии этой системы он должен собирать у секундометристов заполненные карточки с зафиксированными результатами, сверять эти показания с порядком прихода (финишным листком) и подавать сигнал рефери о готовности судей-секундометристов к очередному старту. Старший секундометрист должен передавать в секретариат результаты пловцов, включая результаты и дисквалифицированных участников.

Судьи-секундометристы, каждый секундометрист должен пускать свой секундомер по стартовому сигналу в момент прохождения флага стартера через линию плеч, появления дыма при выстреле из стартового пистолета или по звуку сирены и останавливать его в момент, когда пловец на его дорожке завершит дистанцию. При этом необходимо немедленно записывать показания секундомера в карточку (блокнот), предъявляя, при необходимости, секундомер для проверки старшему судье-секундометристу. Сбрасывать показания секундомера можно только по команде старшего судьи-секундометриста «Секундомеры на ноль!» или, в крайнем случае, по первому свистку рефери (стартера). Каждый судья-секундометрист должен фиксировать время пловца на указанной ему дорожке. Даже если имела место дисквалификация, хронометрист обязан записать время.

На крупных соревнованиях, если фиксирование времени проплывания ведется секундомерами вручную (ручное время), оно должно быть одновременно зарегистрировано тремя секундометристами. Все секундомеры должны иметь свидетельства о проверке, гарантирующие их точность и выданные соответствующей контрольной организацией. Ручное время должно регистрироваться с точностью до 0,01 с. Если не применяется автоматическая система регистрации, официальное ручное время должно определяться следующим образом:

• если два из трех секундомеров зарегистрировали одно и тоже время, а третий результат не совпадает, то одинаковое время должно стать официальным результатом;

• если все три секундомера зафиксировали различное время, то время секундомера со средним результатом должно считаться официальным;

• когда сработали только два из трех секундомеров, официальным результатом должно быть их среднее время.

Если участник дисквалифицирован во время заплыва или после его окончания, то эта дисквалификация отмечается в официальном протоколе результатов, но ни время, ни место участника не указывается и не объявляется. В случае дисквалификации эстафеты зафиксированные результаты этапов до момента дисквалификации должны быть отмечены в официальном протоколе результатов. Во время проведения эстафет все результаты 50- и 100метровых отрезков для пловцов первых этапов должны быть зафиксированы и затем опубликованы в официальных результатах.

При определении результатов, если на соревнованиях используется система автоматической регистрации времени, места и результаты пловцов, а также правильность смены этапов в эстафетном плавании, определенные с помощью этой системы, имеют преимущество перед результатами секундометристов и решением судей на финише. В момент исполнительной команды стартера судьи-секундометристы включают секундомеры и садятся на приготовленные им места. Одновременно с ними включает запасные секундомеры старший судья-секундометрист. Судья-секундометрист записывает промежуточные результаты на каждые, 50 м или 100 м. При приближении участников к финишу в конце дистанции секундометристы встают, подходят к краю бортика, готовят секундомер к остановке и смотрят вертикально вниз, останавливают его после касания участником кончиками пальцев финишной стенки бассейна. Одновременно с этим проводят работу по определению порядка прихода участников судьи на финише. Отойдя от края финишной стенки, определяют показания секундомеров и записывают их в индивидуальную карточку спортсмена или запоминают их для последующей передачи старшему судье-секундометристу. Получив карточки с записями результатов, старший секундометрист раскладывает их согласно результатам и сверяет с показанием финишного листка. Убедившись в соответствии данных, он передает карточки судье-информатору, дает команду «Секундомеры на ноль» и делает отмашку флагом для стартера. В случае расхождения показаний секундомеров и порядка прихода пловцов, указанных в финишном листке, отдается предпочтение показаниям судей на финише и в этом случае дается корректировка показаний секундомеров. Например, судьи-секундометристы дали показания секундомеров: 3-я дорожка — 55,3, 4-я дорожка — 55,4, а судьи на финише определили следующий порядок прихода пловцов: первым — 4-я дорожка, вторым -* 3-я дорожка. В этом случае старший секундометрист изменяет показания секундомеров и корректирует их с учетом показаний судей на финише. Он оставляет время 4-й дорожки — 55,4, а время 3-й дорожки изменяет на 55,4 и оставляет ему второе место в заплыве. Так же меняются показания секундомеров при одном судье-секундометристе на дорожке.

Судьи при участниках должны предупреждать спортсменов о времени старта, готовить участников очередного заплыва, проверяя их фамилии по стартовому протоколу (карточкам участников) и соответствие внешнего вида спортсменов правилам соревнований, организованно выводить участников заплыва к месту старта. Запрещается изменять номера дорожек участников заплыва в карточках без согласования с секретариатом.

На мелкомасштабных соревнованиях старший судья, получив у секретаря карточки участников, может по указанию главного судьи провести жеребьевку на месте сбора участников. Она может быть открытой согласно записанным в карточке лучшим результатам или закрытой когда карточки участников очередного заплыва смешиваются и открываются только при написании номера дорожки.

Судья-информатор должен объявлять участникам и зрителям программу и порядок проведения соревнований, информировать о результатах соревнований, представлять участников зрителям. При дисквалификации судья-информатор должен на судейском бланке проставить время объявления дисквалификации. Тексты объявлений судьи-информатора должны быть согласованы с рефери (главным судьей). Без разрешения рефери информатор не должен делать каких-либо объявлений, не относящихся к ходу соревнований.

В отсутствие на соревнованиях судьи-координатора судья-информатор должен контролировать соблюдение утвержденного регламента соревнований.

Судья по награждению в соответствии с положением данных соревнований готовит необходимую атрибутику для награждения и выводит победителя и призеров соревнований к пьедесталу почета. Судьи по награждению в соответствии с положением о данных соревнованиях должны готовить необходимую атрибутику для награждения (флаги команд-участниц, дипломы, медали, жетоны и т. п.), проверять готовность пьедестала почета и флагштоков, а также необходимых фонограмм у радиста, поддерживать связь с секретариатом, судьей-информатором, судьей-координатором, радистом, комендантом. Один из судей по награждению назначается старшим.

Врач соревнований должен: участвовать в работе мандатной комиссии, проверяя наличие в именных заявках визы врача о допуске участников к соревнованиям, осуществлять медицинское наблюдение за участниками в ходе соревнований, давать заключение о возможности или невозможности продолжения соревнования участником в случае его травмы или болезни, обеспечивать своевременное оказание медицинской помощи, заполнять по окончании соревнований раздел отчета о медицинском обеспечении.

Комендант соревнований совместно с администрацией спортивной базы отвечает за своевременную подготовку мест соревнований. Он должен подготовить места для участников, судей и зрителей, обеспечив их всем необходимым, по указанию главно-[ го судьи, а также обеспечить выполнение работ по соответствующему художественному оформлению бассейна. Комендант соревнований несет ответственность за соблюдение мер безопасности для участников, судей и зрителей соревнований.

Главный секретарь, заместитель главного секретаря и секретари должны вести протоколы заседаний судейской коллегии, готовить все материалы и документацию для проведения соревнований: принимать технические заявки, картотеку при ее наличии, проводить жеребьевку участников, готовить стартовый протокол, а при работе без карточек получать от представителей команд списки спортсменов с указанием их крупнейших побед. Секретарь должен выпускать текущие и итоговые результаты во время соревнований, а по их окончании составить технический отчет о соревнованиях.

После завершения однодневных или более продолжительных соревнований проводится торжественное закрытие (согласно сценарию) с объявлением командных результатов и различные награждения за личные и командные победы.

После закрытия соревнований судейская коллегия собирается на итоговое совещание, на котором главный судья дает оценку работе как отдельных судей, так и судейской коллегии в целом.

Работа главного судьи заканчивается сдачей в организацию, проводящую соревнования, итоговых протоколов и отчета с оценкой их проведения.

Для слабоплавающих программа соревнований должна быть упрощена (например, уменьшена длина соревновательной дистанции и упрощены способы ее проплывания).

При проведении детских соревнований желательно соблюдать следующие требования: начинать соревнования в удобное время суток, чтобы дети после занятий в школе могли спокойно доехать до бассейна. Программа и условия проведения соревнований должны быть доступны для данной возрастной категории детей, чтобы исключать возможные эмоциональные и физические перегрузки. Членам судейской коллегии, особенно судьям при участниках, необходимо быть внимательными и более «мягкими» при общении с юными пловцами.

При проведении массовых соревнований, где плавательная подготовка участников не отвечает требованиям спортивных правил по плаванию, соревнования должны быть проведены по упрощенным правилам и с меньшим количеством судей, но с обязательным присутствием спасателей. В этом случае для слабоплавающих должна быть упрощена программа соревнований, уменьшена длина соревновательной дистанции и упрощены требования к технике выполнения движений.

К проведению соревнований всех уровней необходимо заблаговременно и тщательно готовиться, чтобы последующее их проведение вылилось в настоящий праздник для участников, зрителей и всех любителей плавательного спорта.

Более подробные сведения об организации соревнований, обязанностях членов судейской коллегии, участников, представителей команд, а также о правилах проведения соревнований можно узнать из правил соревнований и специальной литературы, которая корректируется и переиздается Всероссийской федерацией плавания один раз в четыре года.

Как организовать совещание и вести протокол

Одна из священных обязанностей секретаря – подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными.

Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний. Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами. Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще.

КАК СЭКОНОМИТЬ ВРЕМЯ?

По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников. Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах:

• Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке.

• Ограничивайте количество участников совещаний. Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия. Если длительность совещания, в котором участвуют 5 сотрудников, составляет 1 час, то при количестве участников от 10 оно, скорее всего, будет длиться 2 часа и более.

• Информационные материалы для совещания готовьте заранее. Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты. А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания. Поэтому за день-два до мероприятия следует:

а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов;

б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.);

в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.

• По каждому вопросу назначьте одного ответственного сотрудника, даже когда исполнить поручение должна группа лиц.

• Не тратьте время на изобличение виновных. Помните, что главная задача каждого совещания – обсудить повестку дня и принять по ней решения.

ПОВЕСТКА ДНЯ

Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании. Их определяет председатель совещания. Однако секретарь также может участвовать в этом процессе.

При разработке повестки дня используйте следующие рекомендации:

• Слишком широкие темы совещаний разбивайте на несколько подтем. При необходимости по каждой подтеме ответственные лица могут провести подготовительные совещания.

Например, намеченное на конец месяца совещание на тему «О выполнении плановых показателей цехами основного производства» должно предваряться серией мелких совещаний в цехах: «О выполнении плана литейным цехом», «О выполнении плана заготовительным цехом», «О выполнении плана механическим цехом», «О выполнении плана сборочным цехом». Или совещание на тему «О внедрении ERP-системы на предприятии» должно предваряться несколькими совещаниями: «О проблемах внедрения ERP-системы в производстве», «Об обеспечении связи ERP-системы и 1С в бухгалтерии», «О техническом обеспечении ERP-системы и переносе данных» и т.д.

• Выносите на повестку дня равноценные по значимости вопросы, объединенные общей тематикой. Например, обеспечение транспортом, порядок сдачи на склад, отгрузки и вывоза готовой продукции с территории предприятия.

На повестку дня можно вынести и более широкий круг проблем, связанных между собой. Например, среди них могут быть:

• приобретение новой поточной линии;

• технологическая подготовка производства;

• внесение изменений в конструкторскую и технологическую документацию в связи с приобретением нового оборудования;

• модернизация производственных корпусов и разработка привязок станков;

• материально-техническое обеспечение производства.

В то же время реконструкцию заводской проходной или организацию электронных расчетов по пропуску в заводской столовой на этом совещании обсуждать явно не стоит.

Понятно, что секретарь не всегда может влиять на содержание повестки дня. Совещание собирает руководитель, он же очерчивает круг вопросов. И если руководитель включает в повестку дня одного совещания закупку новой поточной линии для производства литья и организацию весеннего субботника по уборке территории, то переубедить его, возможно, и не удастся. Но со своей стороны можно предложить вынести обсуждение организации субботника на другое совещание, например, объединив его с вопросом покраски фасада здания или с проведением торжеств по случаю дня рождения организации.

• Составляйте повестку дня только из тех вопросов, которые входят в компетенцию и зону ответственности участников совещания. Например, бесполезно будет обсуждать вопросы снабжения в отсутствие начальника службы снабжения.
• Ограничивайте количество тем и вопросов повестки дня. Их должно быть столько, сколько под силу эффективно обсудить и решить за отведенный период времени. Например, за 1 час совещания можно обсудить от 1 до 5 вопросов, в зависимости от масштабности обсуждаемых тем и от качества подготовки совещания.
• Включайте в повестку дня отчет по заданиям и поручениям, данным на прошлом совещании, если совещания объединены общей темой и составом участников. Будьте готовы к тому, что, даже если такого пункта в повестке дня нет, председатель может своей властью его ввести. Поэтому лучше заранее распечатайте список поручений — он должен быть у председателя, ответственного лица и секретаря.

УЧАСТНИКИ СОВЕЩАНИЯ

Общие требования к участникам мероприятия:

• компетентность и заинтересованность в вопросах, вынесенных на повестку дня;

• достаточно высокая должность для того, чтобы принимать решения и давать поручения подчиненным по итогам совещания.

Состав участников в течение мероприятия может меняться. Если на повестке дня есть темы, которые затрагивают всех участников совещания, и вопросы, которые относятся только к некоторым из них, то вначале следует обсуждать общие вопросы. По завершении этой части совещания сотрудников, не занятых в дальнейшем обсуждении, можно отпустить.

Как всех оповестить

Проинформируйте всех участников совещания о дате, времени, месте его проведения, теме мероприятия.

Сообщить о совещании можно с помощью телефонного звонка, sms-сообщения, электронного письма (с уведомлением о доставке и прочтении), личного обхода.

Если кого-то из участников нет на рабочем месте по разным причинам (ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.д.), необходимо выяснить причину отсутствия и напомнить сотруднику, который замещает отсутствующего согласно схеме замещения, что он должен присутствовать на совещании.

Полезно будет также занести в календарь на своем компьютере всплывающую подсказку вроде «напомнить заместителю, что он должен присутствовать на планерке».

Сведения о том, кто и когда предупрежден о совещании, можно занести в таблицу (Пример 1).

ПРИМЕР 1

Оповещение участников совещания

Совещание состоится 24.06.2017 в 11:00 в кабинете директора по снабжению.

Тема: Заключение договоров с поставщиками на второе полугодие 2017 года.

Рассадка участников совещания

Обязательно подготовьте схему рассадки участников совещания, если на нем будут присутствовать:

• высшие чиновники (города, области, края, республики, федерации);

• владельцы транснациональных корпораций и холдингов и т.д.;

Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя (Пример 2).

Пример 2

Схема рассадки

Именные карточки

На столах напротив соответствующих мест необходимо расставить именные карточки с должностью и (или) Ф.И.О. каждого участника. Самый простой вариант – это лист бумаги, сложенный «домиком» (рис. 1)

Рис. 1. Именная карточка для участника совещания

Бейджи

В особо ответственных случаях необходимо подготовить бейджи (нагрудные карточки), на которых следует указать:

• наименование организации, которую представляет каждый участник;

• населенный пункт, в котором находится указанная организация.

На бейдже также могут быть:

• логотип организации, которую представляет участник;

• логотип (эмблема) мероприятия (совещания, конференции и др.).

Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой. Они продаются в магазинах канцелярских и офисных товаров.

Разработать вкладыши с текстом можно самостоятельно, затем распечатать на принтере, разрезать ножницами и вложить в бейджи (рис. 2).

Рис. 2. Вкладыш для бейджа, разработанный самостоятельно

Если на подготовку выделено достаточно средств, то карточки-вкладыши можно заказать в организации, которая предоставляет полиграфические услуги. А для обычных внутренних совещаний бейджи вообще не понадобятся.

ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ СОВЕЩАНИЯ

На различные виды совещаний отводится разное количество времени. Например, утренняя планерка может занять примерно полчаса, а межрегиональное совещание по определенной проблеме – целый день.

Продолжительность совещания нужно планировать заранее. Время начала и окончания мероприятия должны знать все его участники. Это поможет работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна.

Перерывы

Если продолжительность совещания превышает астрономический час (60 минут), то необходимо делать перерывы через каждый академический час (45 минут).

На особо длительных мероприятиях могут быть предусмотрены паузы, в рамках которых участникам предлагают закуски (бутерброды, фрукты, сладости) и напитки (чай, кофе, соки, минеральную воду и т.д.).

Когда уровень совещания невысок, а рядом с залом, где проходит встреча, есть кулер, кофемашина и одноразовая посуда для посетителей офиса, то участники совещания вполне смогут сами налить себе кофе, чай или воду.

Бутылки с водой и стаканы можно заранее поставить на столах, за которыми сидят участники совещания, – тогда они смогут утолить жажду не только в перерыве, а в любой момент. Еду на столы лучше не ставить. Будет неловко, если кто-то из участников уронит на деловые бумаги бутерброд или прольет кофе.

Накрывать стол с закусками и напитками лучше в отдельном помещении. Этим обычно занимается секретарь, но только если он не ведет протокол. Когда секретарь не может покинуть зал во время совещания, организовать перерыв должен другой сотрудник, назначенный за это ответственным. Или, как вариант, секретарь готовит все для кофе-пауз до начала совещания. На расширенных совещаниях без помощников, как правило, не обойтись.

Временные рамки

Продолжительность мероприятия должна быть регламентирована. За соблюдением этого правила следит председатель совещания.

Составляя программу совещания, обязательно учитывайте время, необходимое для выступления каждого докладчика и обсуждения каждого вопроса.

Чтобы рассчитать продолжительность совещания:

• Уточните у председателя регламент каждого выступления.

• Запланируйте перерывы, если это необходимо.

• Сложите на калькуляторе все временные отрезки и к полученной сумме прибавьте

О том, сколько времени может занять совещание, необходимо сообщить председателю. Если он согласится с этой цифрой, регламент нужно довести до сведения всех участников, если нет – придется внести коррективы и вновь доложить председателю.

После согласования повестка дня с временными ограничениями рассылается всем участникам совещания (Пример 3).

ПРИМЕР 3

Повестка дня с временными ограничениями

ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ: 5 ОСНОВНЫХ ШАГОВ

Протокол[1] документируют как деятельность постоянно действующих коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и др.), так и временных коллегиальных органов – различных собраний, совещаний, семинаров и конференций.

[1] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. – Росархив, ВНИИДАД. – М., 2014.

Выделяют следующие виды протоколов:

• Краткий протокол – документ, в котором фиксируют Ф.И.О. и должности участников совещания, его тему, основные вопросы, краткое содержание докладов, принятые решения, список задач для каждого ответственного лица. Такой протокол, как правило, ведут на оперативных совещаниях.

• Полный протокол, кроме всего вышеперечисленного, включает подробные записи всех выступлений, мнений, поправок и иных нюансов обсуждения. Этот документ позволяет восстановить подробную картину совещания.

Форму ведения протокола выбирает председатель совещания или руководитель предприятия.

Тексты выступлений и другие материалы, которые готовят к совещанию, оформляют в виде приложений. На них необходимо сделать ссылки в тексте протокола.

Ответственность за то, насколько правильно и полно зафиксирован ход совещания, несет секретарь. Эту ответственность нельзя недооценивать, поскольку протокол – единственный документ, где отражены все выступления, обсуждения, комментарии и принятые решения, которые должны быть исполнены. В ходе совещания его участники могут что-то не расслышать, не успеть записать. Это будет легко восстановить, обратившись к протоколу.

Шаг 1: готовим рабочее место

Чтобы вести протокол было проще, до начала совещания:

• Выберите для себя место в зале, где будет проходить мероприятие. С него должно быть видно всех участников в лицо, хорошо слышны выступления председателя, докладчиков и «реплики из зала» (см. схему рассадки в Примере 2).

• Положите на свой стол список участников совещания с указанием Ф.И.О. и должностей, а также схему рассадки. Перед началом совещания нелишним будет внимательно изучить, кто где сидит, а потом заглядывать в схему по мере надобности.

• Запаситесь канцелярскими принадлежностями. Возьмите с собой 2–3 ручки, 2 карандаша, 2 ластика.

• Проверьте, работает ли оргтехника и другие приборы: часы, диктофон, видеокамера (при их наличии). Не забудьте шнур питания и запасные батарейки или аккумуляторы.

Перед совещанием освежите в памяти основные тезисы всех докладов.

Шаг 2: фиксируем ход совещания

Помимо материалов, подготовленных к совещанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.), протокол составляют на основе звукозаписи, видеозаписи, стенограммы или черновых рукописных записей, которые ведутся во время совещания.

Как вести черновые записи?

1. Подготовьте листы для черновика протокола – их количество зависит от объема повестки дня. На первом листе напишите дату совещания, его тему, номер протокола, список участников, повестку дня (Пример 4).

ПРИМЕР 4

Черновик протокола совещания. Лист № 1

Вопросы, вынесенные на обсуждение, напишите на отдельных чистых листах, оставив достаточно места для записей:

Лист № 2: «О состоянии работы по заключению договоров поставок цветного и черного металла». Доклад Прохорова П.Д.;

Лист № 3: … (заполняется в ходе совещания);

Лист № 4: «О транспортном обеспечении поставок». Доклад Медведева В.Ю.;

Лист № 5: … (заполняется в ходе совещания);

Лист № 6: «О состоянии расчетов по заключенным и исполненным договорам закупки сырья и материалов». Доклад Фоминой К.Д.;

Лист № 7: … (заполняется в ходе совещания);

Лист № 8: «О заключении договоров с ООО «Аметист» о поставках стали и сплавов в ОАО «ЭСПЗ». Предложения Телегина И.И.;

Лист № 9: … (заполняется в ходе совещания).

2. Проверьте, все ли участники совещания присутствуют. Отсутствующих вычеркните в черновом варианте протокола карандашом – возможно, они опаздывают. Причины неявок и опозданий выясните после совещания.

Время прихода тех, кто опоздал, фиксируйте прямо в тексте протокола в скобках:

В этом случае будет точно известно, кто из присутствующих и что именно пропустил в ходе совещания.

3. Заполните пункт «СЛУШАЛИ». На первом листе черновика и на листах с соответствующими названиями докладов последовательно фиксируйте Ф.И.О. и должности ораторов, темы выступлений и их краткое содержание. Фиксировать нужно только основную информацию: даты, цифры, факты. Впоследствии сверьте записи с предоставленными текстами выступлений (тезисами). Если обнаружите расхождения, сообщите об этом председателю совещания.

4. Впишите пункт «ВЫСТУПИЛИ» (при необходимости). Этот пункт заполняют, когда ход выступления ораторов прерывается комментариями, вопросами и возражениями других участников. В полном протоколе каждую подобную реплику надлежит сразу же фиксировать, особенно если она сопровождается фразой: «Прошу занести в протокол». Например:

Дело в том, что любое высказывание может изменить ход совещания, и впоследствии бывает необходимо выделить момент, когда и в связи с чем это произошло.

В кратком протоколе комментарии обычно не фиксируют. Исключением являются случаи, когда в них содержится важная информация, которая влияет на решения по определенному вопросу. Например, если после тезиса доклада: «В течение месяца автотранспортный отдел неоднократно срывал сроки отгрузки готовой продукции потребителям» – прозвучит фраза начальника автотранспортного отдела: «У меня не вышел на работу водитель Петров, а у ЗИЛа спущено колесо», то ее заносить в протокол не нужно. А если в качестве возражения начальник АТО скажет: «Я разработал график перевозок и отгрузок на следующий квартал с учетом устранения отставания, допущенного в минувшем квартале. Прошу председателя и докладчика ознакомиться и приобщить его к протоколу» – это нужно обязательно занести в протокол и приложить к протоколу сам график.

5. Оформите пункт «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). В этой части протокола коротко и точно запишите принятое решение. Его формулировка должна быть понятной, без двоякого толкования.

Решения оформляют в предписывающей форме: «Обязать…», «Выполнить…», «Изготовить…» и т.д. Если по какому-либо вопросу было принято несколько решений, то их нумеруют арабскими цифрами через точку, например «1.1»; «1.2» и т.д., где первая цифра – порядковый номер обсуждаемого вопроса в повестке дня, вторая цифра – номер принятого решения по данному вопросу.

Например, для совещания на тему строительства нового здания склада этот пункт может выглядеть так:

Если перед принятием решения проводится голосование, то наряду с решением нужно указать количество голосов «за», «против» и «воздержался».

Голосование может быть открытым или тайным – с использованием специальных программ или бюллетеней.

Шаг 3: Оформляем протокол

Чистовой вариант протокола составляет секретарь в течение 2–3 дней с момента проведения совещания (этот срок должен быть утвержден в инструкции по делопроизводству).

Его оформляют на общем бланке организации или на специально утвержденном бланке протокола (этот вариант предпочтительнее) .

Бланк протокол[2](Пример 5) можно разработать и утвердить отдельным приказом или включить его в состав инструкции по делопроизводству.

[2] Состав реквизитов соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ПРИМЕР 5

Бланк протокола

Оформление некоторых реквизитов имеет свои особенности:

• Дата документа – реквизит 11. Если совещание длится несколько дней, то в документе необходимо указать временные границы:

• Заголовок к тексту – реквизит 18. Для протоколов постоянно действующих коллегиальных органов Заголовок к тексту состоит из названия коллегиального органа:

В иных случаях в Заголовке к тексту следует указывать тему совещания:

• Текст документа – реквизит 20 – состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части указывают:

• Ф.И.О. председателя и секретаря совещания;

• после слова «ПРИСУТСТВОВАЛИ» – Ф.И.О. сотрудников организации, которые присутствовали на совещании (в алфавитном порядке). Если на совещании присутствовали лица из других организаций, то их перечисляют отдельно после слова «ПРИГЛАШЕННЫЕ» (в алфавитном порядке, с указанием должности и организации);

• повестку дня – вопросы, которые обсуждались на совещании. Их формулируют с предлогом «о» («об»).

В основной части указывают (по каждому докладу):

• после слова «СЛУШАЛИ» в винительном падеже («кого?») – Ф.И.О. оратора, тезисы его доклада или ссылку на представленные материалы (приложение). Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с пунктом повестки дня;

• после слова «ВЫСТУПИЛИ» – Ф.И.О. выступавших и высказанные ими предложения и замечания к докладу;

• после слова «ПОСТАНОВИЛИ» – решения по докладу. Их формулируют в предписывающей форме: «Подготовить. », «Предусмотреть. », «Проинформировать. ».

Шаг 4: регистрируем протокол

После составления протокола секретарь подписывает его и передает на подпись председателю. Затем протокол необходимо зарегистрировать в журнале (реестре) регистрации и учета протоколов (Пример 6).

Нумерация протоколов сквозная в пределах одного календарного года. С началом каждого нового года нумерация начинается с «1».

Должности в журнале указывать не обязательно. Их всегда можно уточнить, открыв сам протокол.

Порядковый номер учетной записи может не соответствовать номеру протокола (см. Пример 6).

Это происходит из-за того, что в некоторых ситуациях протоколы приходится регистрировать задним числом, тогда к их номерам добавляют:

После регистрации таких протоколов нумерация сдвигается.

ПРИМЕР 6

Фрагмент журнала регистрации и учета протоколов

Шаг 5: контролируем поручения

Копии полностью оформленного и подписанного протокола рассылают под роспись ответственным исполнителям. Одновременно с рассылкой поставленные задачи заносят в журнал учета поручений, который может вестись в MS Excel (Пример 7).

ПРИМЕР 7

Фрагмент журнала учета поручений в MS Excel

По мере исполнения поручений ответственные лица отчитываются перед председателем совещания (в данном случае – перед директором). Руководитель может отменить какие-либо поручения или продлить срок их исполнения – об этом надлежит делать пометки в журнале учета поручений (см. столбец «Срок исполнения» Примера 7).

Как видим, протокол совещания является важнейшим документом, позволяющим решать производственные и организационные вопросы, возникающие в процессе работы предприятия. В совокупности с контролем поручений протоколы совещаний обеспечивают эффективность работы как отдельных сотрудников, так и организации в целом.