Как сделать интерактивную таблицу в excel

«Умная таблица» в Excel

Создать «Умную таблицу», которая впервые была представлена в Excel 2007, очень просто. Для ввода данных в нее можно использовать автоформу, которая защитит формулы от случайной перезаписи. В Excel 2010 для «Умной таблицы» был добавлен инструмент «Срезы» для упрощения фильтрации данных.

Общие правила создания и заполнения таблиц

Чтобы ваша таблица, «обычная» или «умная», правильно работала, следует придерживаться при ее создании и заполнении следующих несложных правил:

  • не использовать в таблице объединенные ячейки;
  • присваивать графам (колонкам) уникальные имена;
  • в одной графе использовать один формат данных;
  • не оставлять при заполнении таблицы пустых строк;
  • в «обычной» таблице следует выделить строку заголовков (шапку таблицы) форматированием (цвет, шрифт) и закрепить на начальном экране.

Создание «Умной таблицы»

Для создания «Умной таблицы» необходимо выбрать любую ячейку внутри таблицы без форматирования или выделить произвольный диапазон, в котором планируется создать такую таблицу, и нажать кнопку «Форматировать как таблицу» на вкладке «Главная». Откроется окно выбора формата будущей «Умной таблицы»:

Выбор команды «Форматировать как таблицу»

Выбрать можно любой образец форматирования таблицы и нажать на него, а после создания «Умной таблицы» точнее подобрать форматирование с помощью предпросмотра. После нажатия на образец формата программа Excel предложит проверить диапазон будущей таблицы и выбрать, где будет создана строка заголовков (шапка таблицы) – внутри таблицы, если она уже с заголовками, или над таблицей в новой строке:

Завершение создания «Умной таблицы»

В примере заголовки уже присутствуют внутри диапазона с таблицей, поэтому галочку «Таблица с заголовками» оставляем. Нажав «OK», получим следующую «Умную таблицу»:

Пример «Умной таблицы»

Теперь при записи формулы создаются адреса с именами колонок, а при нажатии «Enter» формула автоматически копируется во все ячейки этой графы:

Запись формулы в ячейку «Умной таблицы»

Адреса с именами колонок создаются, если аргументы для формулы берутся из той же строки. Аргументы, взятые из других строк, будут отображены обычными ссылками.

Когда «Умная таблица» уже создана, подобрать для нее подходящее цветовое оформление становится легче. Для этого нужно выбрать любую ячейку внутри таблицы и снова нажать кнопку «Форматировать как таблицу» на вкладке «Главная». При наведении курсора на каждый образец форматирования, «Умная таблица» будет менять цветовое оформление в режиме предпросмотра. Остается только выбрать и кликнуть на подходящем варианте.

При выборе любой ячейки внутри «Умной таблицы» на панели инструментов появляется вкладка «Работа с таблицами Конструктор». Перейти в нее можно, нажав на слово «Конструктор».

На вкладке «Конструктор» отображены все инструменты для работы с «Умной таблицей» (неполный перечень):

  • редактирование имени таблицы;
  • изменение цветового чередования строк на цветовое чередование столбцов;
  • добавление строки итогов;
  • удаление кнопок автофильтра;
  • изменение стиля таблицы (то же, что и по кнопке «Форматировать как таблицу» на вкладке «Главная»);
  • удаление дубликатов;
  • добавление срезов*, начиная с Excel 2010;
  • создание сводной таблицы;
  • удаление функционала «Умной таблицы» командой «Преобразовать в диапазон».

*Срезы представляют из себя удобные фильтры по графам в отдельных окошках, работающие аналогично кнопкам автофильтра в строке заголовков. Создается срез (или срезы) нажатием кнопки «Вставить срез» и выбором нужной колонки (или колонок). Чтобы удалить срез, его нужно выбрать и нажать на клавиатуре «Delet» или пункт «Удалить (имя среза)» в контекстном меню.

Работа с «Умной таблицей»

Начните заполнять новую строку или новый столбец, и после заполнения первой ячейки «Умная таблица» автоматически расширится на эту строку или на этот столбец. Если в таблице использовались формулы, то при добавлении новой строки они будут автоматически в нее скопированы.

Для заполнения «Умной таблицы» можно использовать автоформу, которая позволит защититься от случайной перезаписи формул и сделает заполнение более наглядным.

Чтобы автоформа всегда была доступной, ее кнопку необходимо добавить на панель быстрого доступа (вверху слева). Для непосредственного перехода к настройке панели быстрого доступа нажмите на правую кнопку этой панели в виде черточки с треугольником внизу. Откроется следующее меню:

Вызов окна «Настроить панель быстрого доступа»

В этом меню необходимо выбрать пункт «Другие команды…» для перехода к окну настройки панели быстрого доступа:

Окно «Настроить панель быстрого доступа»

Здесь необходимо выбрать в верхнем раскрывающемся списке «Команды не на ленте», в окне со списком команд выделить пункт «Форма…», нажать кнопку «Добавить >>», а затем кнопку «OK». На панели быстрого доступа появится кнопка вызова автоформы.

Автоформа будет вызываться кнопкой на панели быстрого доступа для той «Умной таблицы», внутри которой находится активная ячейка.

Автоформа для «Умной таблицы»

Обратите внимание, что ячейка с формулой не редактируется. Добавление новой записи или сохранение внесенных изменений в существующую строку происходит при нажатии кнопок «Добавить», «Закрыть» или «Enter» на клавиатуре. При нажатии кнопок «Назад» или «Далее» внесенные изменения не сохраняются.

Любую таблицу желательно максимально автоматизировать формулами. Например, в таблице из примера можно вставить формулу для увеличения порядкового номера на единицу.

Самым простым способом было бы вставить формулу =[предыдущая ячейка]+1 , но она не копируется автоматически в новую запись. А в ячейках с этой формулой программа Excel выводит замечание: «Несовместимая формула в вычисляемом столбце».

Для нашего примера подойдет следующая формула: =СТРОКА([@Наименование])-1 , которая вычисляет номер текущей строки рабочего листа Excel и уменьшает ее на единицу, так как первая запись в нашей «Умной таблице» начинается со второй строки рабочего листа Excel.

Если в отдельных колонках «Умной таблицы» использовать выбор значений из раскрывающихся списков, то добавлять записи придется путем копирования строк или протягиванием. Иначе, при автоматическом добавлении новой записи, формулы проверки данных для раскрывающихся списков скопированы не будут.

Преимущества «Умной таблицы»

К преимуществам «Умной таблицы» можно отнести следующие:

  • автоматическое форматирование по выбранному шаблону;
  • автоматическое расширение «Умной таблицы» при добавлении новых записей или колонок;
  • автоматическое копирование формул в новую запись;
  • возможность добавления строки итогов (критерий расчета итога для каждой отдельной графы можно выбрать из раскрывающегося списка);
  • возможность использования автоформы* для добавления новых записей и редактирования существующих (такая же возможность существует и для обычных таблиц).

*При использовании автоформы не работают подсказки для ввода повторяющегося текста, при наличии которого удобнее добавлять записи непосредственно в таблицу.

Интерактивные элементы в Excel с использованием Счетчика и Полосы прокрутки

Helen Bradley объясняет, как добавлять интерактивные элементы на лист Excel, используя Полосу прокрутки и Счетчик.

Всякий раз, когда пользователь выбирает из дискретного набора вариантов, какие данные ввести на лист Excel, Вы можете сэкономить время, автоматизировав процесс ввода. Это можно сделать различными способами, и один из них – использовать интерактивные элементы Spin Button (Счетчик) или Scroll Bar (Полоса прокрутки). Сегодня я познакомлю Вас с использованием Счетчика и Полосы прокрутки, а также покажу, как добавить к графику в Excel интерактивный элемент Счетчик.

Открываем вкладку Разработчик

В Excel 2007 и Excel 2010 элементы Счетчик и Полоса прокрутки доступны на вкладке Developer (Разработчик). Если у Вас эта вкладка не отображается выполните следующее:

  • в Excel 2010 откройте File >Options >Customize Ribbon (Файл > Параметры > Настроить ленту) и на панели справа поставьте галочку возле названия вкладки Developer (Разработчик).
  • в Excel 2007 нажмите кнопку Office, выберите Excel Options (Параметры Excel) и далее в разделе Popular (Основные) включите опцию Show Developer tab in the Ribbon (Показывать вкладку Разработчик на Ленте).Интерактивные элементы в Excel

Чтобы увидеть инструменты, перейдите на вкладку Developer > Insert (Разработчик > Вставить) и выберите элемент Spin Button (Счетчик) или Scroll Bar (Полоса прокрутки) из группы Form Controls (Элементы управления формы). Крайне важно выбирать именно из этой группы, а не из ActiveX Controls (Элементы ActiveX), так как они работают абсолютно по-разному.

Интерактивные элементы в Excel

Перетащите на рабочий лист Excel Счетчик и Полосу прокрутки. Заметьте, что Вы можете изменять положение этих элементов, а также поворачивать их вертикально или горизонтально. Чтобы передвинуть или изменить размер элемента управления, щелкните по нему правой кнопкой мыши, а затем изменяйте размер или перетаскивайте.

Интерактивные элементы в Excel

Чтобы увидеть, как все это работает, щелкните правой кнопкой мыши по объекту и выберите пункт Format Control (Формат объекта). В открывшемся диалоговом окне на вкладке Control (Элемент управления) находятся параметры для настройки Счетчика. По своей сути, Счетчик помещает в ячейку какое-то значение, а Вы, нажимая стрелки, увеличиваете или уменьшаете его.

Элемент Счетчик имеет ограничения: значение должно быть целым числом от 0 до 30000, параметр Incremental Change (Шаг изменения) также должен быть любым целым числом от 1 до 30000.

Установите Current Value (Текущее значение) равным 50, Minimum Value (Минимальное значение) равным 0, Maximum Value (Максимальное значение) равное 300 и Incremental Change (Шаг изменения) равным 10. Кликните по полю Cell Link (Связь с ячейкой), затем выделите ячейку A1 и закройте диалоговое окно.

Щелкните в стороне от Счетчика, чтобы снять с него выделение, и понажимайте стрелки. Вы увидите, что с каждым нажатием значение в ячейке A1 изменяется. Вы можете увеличить значение до 300, но не более, и уменьшить до 0, но не менее. Обратите внимание, что значение изменяется с шагом 10.

Делаем Счетчик более полезным

Вы можете использовать Счетчик таким образом, чтобы пользователь мог вводить значения на листе простым нажатием кнопки, вместо ввода вручную с клавиатуры. Вероятно, у Вас возникает вопрос: как быть, если значения, которые должен ввести пользователь не целые числа в диапазоне от 0 до 30000?

Решение есть – используйте промежуточную ячейку для вычисления нужного Вам значения. Например, если Вы хотите, чтобы пользователь вводил значения между 0% и 5% с шагом 0,1%, нужно масштабировать значение, которое дает счетчик, чтобы получить результат от 0 до 0,05 с шагом 0,001.

Есть множество вариантов, как это можно реализовать математически и, если Ваше решение работает, то не имеет значения, как Вы это сделали. Вот одно из возможных решений: кликните по счетчику правой кнопкой мыши, выберите Format Control (Формат объекта) и установите Minimum Value (Минимальное значение) = 0, Maximum Value (Максимальное значение) = 500 и Incremental Change (Шаг изменения) = 10. Установите связь с ячейкой A1. Далее в ячейке A2 запишите формулу =A1/10000 и примените к ней процентный числовой формат с одним десятичным знаком.

Теперь, нажимая на кнопки счетчика, Вы получите в ячейке A2 именно тот результат, который необходим – значение процента между 0% и 5% с шагом 0,1%. Значение в ячейке A1 создано счетчиком, но нас больше интересует значение в ячейке A2.

Всегда, когда нужно получить значение более сложное, чем целое число, используйте подобное решение: масштабируйте результат, полученный от счетчика, и превращайте его в нужное значение.

Интерактивные элементы в Excel

Как работает Полоса прокрутки

Полоса прокрутки работает таким же образом, как и Счетчик. Кроме этого, для Полосы прокрутки Вы можете настроить параметр Page Change (Шаг изменения по страницам), который определяет на сколько изменяется значение, когда Вы кликаете по полосе прокрутки в стороне от её ползунка. Параметр Incremental Change (Шаг изменения) используется при нажатии стрелок по краям Полосы прокрутки. Конечно же нужно настроить связь полосы прокрутки с ячейкой, в которую должен быть помещен результат. Если нужно масштабировать значение, Вам потребуется дополнительная ячейка с формулой, которая будет изменять значение, полученное от Полосы прокрутки, чтобы получить правильный конечный результат.

Представьте организацию, которая предоставляет кредиты от $20 000 до $5 000 000 с шагом изменения суммы $10 000. Вы можете использовать Полосу прокрутки для ввода суммы займа. В этом примере я установил связь с ячейкой E2, а в C2 ввел формулу =E2*10000 – эта ячейка показывает желаемую сумму займа.

Интерактивные элементы в Excel

Полоса прокрутки будет иметь параметры: Minimum Value (Минимальное значение) = 2, Maximum Value (Максимальное значение) = 500, Incremental Change (Шаг изменения) = 1 и Page Change (Шаг изменения по страницам) = 10. Incremental Change (Шаг изменения) должен быть равен 1, чтобы дать возможность пользователю точно настроить значение кратное $10 000. Если Вы хотите создать удобное решение, то очень важно, чтобы пользователь имел возможность легко получить нужный ему результат. Если Вы установите Шаг изменения равным, к примеру, 5, пользователь сможет изменять сумму займа кратно $50 000, а это слишком большое число.

Параметр Page Change (Шаг изменения по страницам) позволяет пользователю изменять сумму займа с шагом $100 000, так он сможет быстрее приблизиться к сумме, которая его интересует. Ползунок полосы прокрутки не настраивается ни какими параметрами, так что пользователь способен мгновенно перейти от $20 000 к $5 000 000 просто перетащив ползунок от одного конца полосы прокрутки к другому.

Интерактивный график со счетчиком

Чтобы увидеть, как будут работать эти два объекта вместе, рассмотрим таблицу со значениями продаж за период с 1 июня 2011 до 28 сентября 2011. Эти даты, если преобразовать их в числа, находятся в диапазоне от 40695 до 40814 (даты в Excel хранятся в виде кол-ва дней, прошедших с 0 января 1900 года).

В ячейке C2 находится такая формула:

Эта формула скопирована в остальные ячейки столбца C. К ячейкам C2:C19 применено условное форматирование, которое скрывает любые сообщения об ошибках, т.к. формулы в этих ячейках покажут множество сообщений об ошибке #N/A (#Н/Д). Мы могли бы избежать появления ошибки в столбце C, написав формулу вот так:

Но в таком случае график покажет множество нулевых значений, а этого нам не нужно. Таким образом, ошибка – это как раз желательный результат.

Чтобы скрыть ошибки, выделите ячейки в столбце C и нажмите Conditional Formatting > New Rule (Условное форматирование > Создать правило), выберите тип правила Format Only Cells That Contain (Форматировать только ячейки, которые содержат), в первом выпадающем списке выберите Errors (Ошибки) и далее в настройках формата установите белый цвет шрифта, чтобы он сливался с фоном ячеек – это самый эффективный способ скрыть ошибки!

В ячейке G1 находится вот такая формула =40000+G3, а ячейку G3 мы сделаем связанной со Счетчиком. Установим вот такие параметры: Current Value (Текущее значение) = 695, Minimum Value (Минимальное значение) = 695, Maximum Value (Максимальное значение) = 814, Incremental Change (Шаг изменения) = 7 и Cell Link (Связь с ячейкой) = G3. Протестируйте Счетчик, нажимая на его стрелки, Вы должны видеть в столбце C значение, соответствующее дате в ячейке G1.

Minimum Value (Минимальное значение) – это число, добавив к которому 40000 мы получим дату 1 июня 2011, а сложив Maximum Value (Максимальное значение) и 40000, – получим дату 28 сентября 2011. Мы установили Шаг изменения равным 7, поэтому даты, которые появляются в ячейке G1, идут с интервалом одна неделя, чтобы соответствовать датам в столбце A. С каждым кликом по стрелкам Счетчика, содержимое ячейки G3 изменяется и показывает одну из дат столбца A.

Интерактивные элементы в Excel

Добавляем график

График создаем из диапазона данных A1:C19, выбираем тип Column chart (Гистограмма). Размер графика сделайте таким, чтобы он закрывал собой столбец C, но, чтобы было видно первую строку листа Excel.

Чтобы настроить вид графика, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по одиночному столбцу, показывающему значение для Series 2 (Ряд 2), выбрать Change Series Chart Type (Изменить тип диаграммы для ряда), а затем Line Chart With Markers (График с маркерами). Далее кликаем правой кнопкой мыши по маркеру, выбираем Format Data Series (Формат ряда данных) и настраиваем симпатичный вид маркера. Ещё раз щелкаем правой кнопкой мыши по маркеру и выбираем Add Data Labels (Добавить подписи данных), затем по Легенде, чтобы выделить её и удалить.

Теперь, когда Вы нажимаете кнопки Счетчика, маркер прыгает по графику, выделяя показатель продаж на ту дату, которая появляется в ячейке G1, а рядом с маркером отображается ярлычок с суммой продаж.

Интерактивные элементы в Excel

Существует бесчисленное множество способов использовать Счетчики и Полосы прокрутки на листах Excel. Вы можете использовать их для ввода данных или, как я показал в этой статье, чтобы сделать графики более интерактивными.

Ссылка на основную публикацию