Как отфильтровать в excel 2003

REDMOND

Поиск данных в списках Excel 2007

Курс дистанционного обучения:
"Экономическая информатика"
Модуль 2 (2,5 кредита): Прикладное программное обеспечение офисного назначения

Работа с таблицей Excel 2003 как с базой данных

2.2.5.4. Поиск данных в списке Excel

Для поиска данных или записей в списках используются фильтры, которые отображают на экране только записи, соответствующие определенным условиям, а записи, не удовлетворяющие заданным требованиям, редактор временно скрывает. Отображенные записи (строки), можно форматировать, редактировать, распечатывать и т.д.

К средствам фильтрации относятся:

  • Автофильтр (существуют два способа применения команды Автофильтр: с помощью меню "Данные" — "Фильтр" — "Автофильтр" — "раскрывающийся список команд автофильтра" и с помощью кнопки "Автофильтр" на панели инструментов стандартная)
  • Расширенный фильтр ("Данные" — "Фильтр" — "Расширенный фильтр")

Автофильтр предназначен для простых условий отборов строк, а расширенный фильтр для более сложных условий отбора записей. Условие отбора — это ограничения, заданные для отбора записей, которые отбираются редактором для отображения на экране.

Использование автофильтра для поиска записей

Перед применением команды "Автофильтр" выделите ячейку в диапазоне списка. Далее выполните команду "Данные" — "Фильтр" — "Автофильтр", справа от заголовков (подписей) столбцов появятся кнопки со стрелками автофильтра (раскрывающиеся списки команд автофильтра).

Если щелкнуть стрелку автофильтра, отображается список различных вариантов фильтрации и сортировки по возрастанию и убыванию. При выполнении фильтрации стрелка активного автофильтра окрашивается в синий цвет.

Рис. 1.

Список команд автофильтра и их назначение:

  • Все — все записи будут отображаться на экране
  • Первые 10. — откроется окно диалога "Наложение условия по списку" в том случае, если данные в столбце являются числами. С помощью этого окна можно быстро просмотреть до десяти наибольших или наименьших чисел в столбце.
  • Условие. — откроется окно диалога "Пользовательский автофильтр". С помощью этого окна можно отсортировать записи, удовлетворяющие одному или двум условиям
  • Уникальные имена — это список неповторяющихся записей в ячейках столбца. Если щелкнуть левой кнопкой мыши на одном из уникальных имен, то редактор скроет строки, которые не содержат выбранных данных

Для того чтобы после фильтрации отобразились все записи необходимо нажать активную кнопку и выбрать команду "Все" или выполнить команду "Данные" — "Фильтр" — "Отобразить все", а для удаления автофильтра необходимо снять флажок команды "Автофильтр" в меню "Данные".

Алгоритм поиска записей отвечающих одному условию в одном столбце

  • Выберите ячейку в списке
  • Выполните команду "Данные" — "Фильтр" — "Автофильтр"
  • Щелкните на кнопке автофильтра в том столбце, который используете для фильтрации данных
  • Щелкните на одном из уникальных имен, редактор мгновенно скроет строки, которые не содержат выбранных данных

На рисунке представлен отфильтрованный список по столбцу "Категории" при выбранном условии отбора "Конд. продукты"

Рис. 2.

При необходимости отфильтрованный список по одному столбцу можно фильтровать по другим столбцам.

Алгоритм поиска записей отвечающих одному или двум условиям в одном столбце

Для поиска записей по двум условиям применяется "Пользовательский автофильтр":

  • Выберите ячейку в списке
  • Выполните команду "Данные" — "Фильтр" — "Автофильтр"
  • Щелкните на кнопке автофильтра в том столбце, который используете для фильтрации данных
  • Щелкните на команде "Условие", откроется окно диалога "Пользовательский автофильтр"
  • В двух левых раскрывающих списках выберите соответствующие операторы, а в двух правых раскрывающих списках выберите требуемые значения. Затем установите переключатель в одно из двух положений: "и", "или"
  • Щелкните на кнопке ОК для выполнения фильтрации. В списке будут отображены записи, удовлетворяющие заданным критериям.

Для примера выберем следующие условия отбора: показать в списке строки, содержащие продукты, цены которых больше или равны 69,80 грн и меньше 99,99 грн.

Рис. 3.

В окне диалога "Пользовательский фильтр" можно выбрать следующие операторы:

  • равно
  • не равно
  • больше
  • больше или равно
  • меньше
  • меньше или равно

Кроме того, можно задавать операторы сравнения, которые, используются при фильтрации текста: «начинается с», «не начинается с», «оканчивается на», «не заканчивается на», «содержит» и «не содержит».

На рисунке представлен отфильтрованный список по столбцу "Цена" при выбранных условиях отбора.

Рис. 4.

Фильтр по выделенному

Фильтрация по выделенному — это быстрый способ отфильтровать записи по одному условию с помощью кнопки "Автофильтр" на панели инструментов стандартная.

Рис. 5.

  • Выделите требуемую запись в списке
  • Нажмите кнопку "Автофильтр", чтобы выполнить фильтрацию по выделенному. Редактор включит "Автофильтр" и скроет строки, которые не содержат выбранных данных

Фильтрация списка с помощью расширенного фильтра

Команда "Расширенный фильтр" используется для фильтрации по более сложным условиям отбора записей, чем автофильтр, например, по нескольким условиям отбора в одном столбце, по нескольким условиям отбора в нескольких столбцах или для отбора записей по условиям отбора с помощью формулы.

Перед применением команды "Расширенный фильтр" необходимо подготовить условия отбора, которые, как правило, надо располагать над списком. В связи с этим требованием на рабочем листе со списком должно быть не менее трех пустых строк, расположенных над списком. Кроме того, между списком и значениями условий отбора должна находиться хотя бы одна пустая строка.

Создание диапазона условий отбора:

REDMOND

  • Выделите заголовки фильтруемых столбцов списка и выполните команду "Копировать" любым из известных методов
  • Выделите первую строку для ввода условий отбора и выполните команду "Вставить" любым из известных методов
  • Введите требуемые критерии отбора записей в строки, расположенные под заголовками условий

На рисунке представлен образец диапазона условий отбора: показать в списке строки содержащие кондитерские продукты типа печенье в первом складе и напитки в четвертом складах.

Рис. 6.

После создания диапазона условий отбора, можно применить к списку команду "Расширенный фильтр".

Алгоритм фильтрации с помощью команды "Расширенный фильтр"

  • Выделите ячейку в списке
  • В меню "Данные" выберите команду "Фильтр" — "Расширенный фильтр"
  • Установите переключатель "Обработка" в положение "Фильтровать список на месте", если хотите, чтобы редактор выводил результаты фильтрации в списке, скрыв строки, не удовлетворяющие критериям отбора. Чтобы скопировать отфильтрованные записи в другую область рабочего листа, установите переключатель "Обработка" в положение "Скопировать результаты в другое место" и укажите диапазон для размещения результатов.
  • Проверьте исходный диапазон ячеек фильтруемого списка, диапазон должен содержать все ячейки списка с учетом ячеек заголовков столбцов
  • Проверьте диапазон условий отбора, он должен содержать все ячейки диапазона условий отбора с учетом ячеек заголовков столбцов
  • Щелкните на кнопке ОК для выполнения фильтрации. В списке будут отображены записи, удовлетворяющие заданным критериям

На рисунке представлен образец "Расширенного фильтра" выбранными параметрами фильтрации.

Рис. 7.

На рисунке представлен образец отфильтрованного списка, над которым расположен диапазон условий.

Рис. 8.

Copyright

© Обучение в интернет, .
Обратная связь

Фильтрация данных в Excel

В Excel предусмотрено три типа фильтров:

  1. Автофильтр – для отбора записей по значению ячейки, по формату или в соответствии с простым критерием отбора.
  2. Срезы – интерактивные средства фильтрации данных в таблицах.
  3. Расширенный фильтр – для фильтрации данных с помощью сложного критерия отбора.

Автофильтр

  1. Выделить одну ячейку из диапазона данных.
  2. На вкладке Данные [Data] найдите группу Сортировка и фильтр [Sort&Filter].
  3. Щелкнуть по кнопке Фильтр [Filter] .

  1. В верхней строке диапазона возле каждого столбца появились кнопки со стрелочками. В столбце, содержащем ячейку, по которой будет выполняться фильтрация, щелкнуть на кнопку со стрелкой. Раскроется список возможных вариантов фильтрации.
  1. Выбрать условие фильтрации.

Варианты фильтрации данныхВарианты фильтрации данных

  • Фильтр по значению – отметить флажком нужные значения из столбца данных, которые высвечиваются внизу диалогового окна.
  • Фильтр по цвету – выбор по отформатированной ячейке: по цвету ячейки, по цвету шрифта или по значку ячейки (если установлено условное форматирование).
  • Можно воспользоваться строкой быстрого поиска
  • Для выбора числового фильтра, текстового фильтра или фильтра по дате (в зависимости от типа данных) выбрать соответствующую строку. Появится контекстное меню с более детальными возможностями фильтрации:
  1. При выборе опции Числовые фильтры появятся следующие варианты фильтрации: равно, больше, меньше, Первые 10… [Top 10…] и др.
  2. При выборе опции Текстовые фильтры в контекстном меню можно отметить вариант фильтрации содержит. , начинается с… и др.
  3. При выборе опции Фильтры по дате варианты фильтрации – завтра, на следующей неделе, в прошлом месяце и др.
  4. Во всех перечисленных выше случаях в контекстном меню содержится пункт Настраиваемый фильтр… [Custom…], используя который можно задать одновременно два условия отбора, связанные отношением И [And] – одновременное выполнение 2 условий, ИЛИ [Or] – выполнение хотя бы одного условия.

Если данные после фильтрации были изменены, фильтрация автоматически не срабатывает, поэтому необходимо запустить процедуру вновь, нажав на кнопку Повторить [Reapply] в группе Сортировка и фильтр на вкладке Данные.

Отмена фильтрации

Для того чтобы отменить фильтрацию диапазона данных, достаточно повторно щелкнуть по кнопке Фильтр.

Чтобы снять фильтр только с одного столбца, достаточно щелкнуть по кнопке со стрелочкой в первой строке и в контекстном меню выбрать строку: Удалить фильтр из столбца.

Чтобы быстро снять фильтрацию со всех столбцов необходимо выполнить команду Очистить на вкладке Данные

Срезы

Срезы – это те же фильтры, но вынесенные в отдельную область и имеющие удобное графическое представление. Срезы являются не частью листа с ячейками, а отдельным объектом, набором кнопок, расположенным на листе Excel. Использование срезов не заменяет автофильтр, но, благодаря удобной визуализации, облегчает фильтрацию: все примененные критерии видны одновременно. Срезы были добавлены в Excel начиная с версии 2010.

Создание срезов

В Excel 2010 срезы можно использовать для сводных таблиц, а в версии 2013 существует возможность создать срез для любой таблицы.

Для этого нужно выполнить следующие шаги:

    Выделить в таблице одну ячейку и выбрать вкладку Конструктор [Design].

  1. В диалоговом окне отметить поля, которые хотите включить в срез и нажать OK.
    Вставка срезов

Форматирование срезов

  1. Выделить срез.
  2. На ленте вкладки Параметры [Options] выбрать группу Стили срезов [Slicer Styles], содержащую 14 стандартных стилей и опцию создания собственного стиля пользователя.
  1. Выбрать кнопку с подходящим стилем форматирования.

Чтобы удалить срез, нужно его выделить и нажать клавишу Delete.

Расширенный фильтр

Расширенный фильтр предоставляет дополнительные возможности. Он позволяет объединить несколько условий, расположить результат в другой части листа или на другом листе и др.

Задание условий фильтрации

  1. В диалоговом окне Расширенный фильтр выбрать вариант записи результатов: фильтровать список на месте [Filter the list, in-place] или скопировать результат в другое место [Copy to another Location].

Работа расширенного фильтра Excel

  1. Указать Исходный диапазон [List range], выделяя исходную таблицу вместе с заголовками столбцов.
  2. Указать Диапазон условий [Criteria range], отметив курсором диапазон условий, включая ячейки с заголовками столбцов.
  3. Указать при необходимости место с результатами в поле Поместить результат в диапазон [Copy to], отметив курсором ячейку диапазона для размещения результатов фильтрации.
  4. Если нужно исключить повторяющиеся записи, поставить флажок в строке Только уникальные записи [Unique records only].

REDMOND

Ссылка на основную публикацию