Как сделать график смен в excel по данным таблицы

Как в офисе.

Очень много вопросов приходит по поводу учета рабочего времени с дневными и ночными часами. Как правило, в организации есть различные графики, ночные и дневные, при этом ночные смены могут захватывать дневные часы, поэтом простое перемножение количества часов на ставку не получится, нужно отдельно считать ночные и дневные смены.

Вот один из примеров присланного письма, его и постараемся рассмотреть в упрощенном варианте.

А кто-нибудь занимался составлением графика учета рабочего времени с дневными и ночными сменами? Мне нужно сделать так, чтоб отдельно считались дневные и ночные часы. То есть, если в графике стоит 12, значит 12 считаются как дневные, а вот с ночными сложности. Человек заступает на смену в 20:00, и до 22:00 идут 2 часа дневных, и так же утром с 6:00 до 8:00 тоже 2 часа дневных. в графике ставят 4 и 8 часов в разные дни, но из них по 2 часа получаются дневные. вот как бы задать такое условие, чтобы дневные часы считались в одной ячейке, а ночные в другой.

Обычно, данные вопросы поступают в рубрику функции «ЕСЛИ», я бы хотел рассмотреть задачу на примере функции «ВПР». Конечно, я рассматриваю только подсчет одного дня, обычно же это календарный месяц, но никто не мешает вам сделать все то же самое на все дни. Да, придется немного повозиться, но потом можно использовать его как шаблон на все последующие месяцы. В добавок, в отличии от функции «ЕСЛИ», если будут вводиться другие смены, то вы без труда сможете их добавить, просто приписав к таблице со сменами, не изменяя саму формулу.

Итак, у нас есть три смены, в нашем случае они обозначены как 12,8,4 (но это не обязательно, можно сделать вполне удобочитаемые буквы или сокращения смен для наглядности). Таблица графика рабочих смен сотрудников за один день.

Для решения задачи мы вводим два поля «день» и «ночь», где будут считаться соответствующие часы (это не обязательно, можно всю формулу прописать в столбце «Всего») и с помощью функции ВПР находим то количество часов, которое соответствует смене.

В данном случае, искомое значение будет «Смена», таблица с данными это таблица со сменами (не забудьте закрепить ее, нажав «F4», чтобы формулу можно было протянуть на всех сотрудников).

И в конце считаем общее количество часов, умножив ночные часы на повышающий коэ-т за ночные смены.

Заполнение или изменение расписания смен в Excel

Ввод или изменение расписания смен в Excel с последующим импортом в приложение смена может ускорить работу, особенно если вы управляете крупной командой. И так как участники вашей группы автоматически добавляются в шаблон Excel, прежде чем приступать к переходу, назначение сотрудников для смены — очень просто.

В этой статье

Обзор

Для работы в Excel необходимо выполнить три основных действия: экспорт участников группы и планирование из смен, редактирование книги Excel и повторное импортирование книги в смены. Экспортированная книга будет содержать участников группы и их сообщения, а также любые существующие смены в течение выбранного периода времени.

Если вы начинаете с пустого расписания, прежде чем экспортировать его в Excel, необходимо добавить пользователей в расписание. Инструкции можно найти в разделе "упорядочение смен по группам" и "добавить людей в расписание", чтобы заполнить расписание в сменах.

Сведения об ошибках импорта

Если в книге есть ошибки при импорте, они возвращают ее в сообщение об ошибке, а также инструкции по ее устранению.

Экспорт расписания смен для редактирования в Excel

В этой процедуре для ваших изменений создается книга Excel, совместимая с импортом.

В приложении "Смена" перейдите к календарному плану группы, который вы хотите изменить.

Перейдите к разделу Дополнительные параметры в правом верхнем углу страницы Расписание , а затем выберите пункт Экспорт расписания.

Элемент меню экспорта расписания

Выберите начальную и конечную даты для временных интервалов, с которыми вы хотите работать.

В разделе Дата окончаниявыберите создать отчет, совместимый с импортом, а затем нажмите кнопку Экспорт.

Щелкните ползунок рядом с пунктом создание отчета, совместимого с импортом.

Примечание: Открытые (неназначенные) смены не экспортируются в книгу в данный момент. Отобразятся только назначенные смены.

Изменение расписания смен в Excel

Откройте книгу Excel, экспортированную из смен.

Выберите включить редактирование в верхней части страницы. Вы можете работать непосредственно в экспортированном файле или использовать параметр Сохранить как , чтобы создать вторую копию файла для редактирования.

Прочтите инструкции в файле и ознакомьтесь с шаблоном Excel для смены. Эти ресурсы помогут вам избежать распространенных ошибок импорта.

Внесите изменения и дополнения на листах " Смена " и " заметки по дням" и сохраните свою работу.

Импорт-совместимые книги Excel, вкладка

Примечание: Максимальное количество смен, которое вы можете импортировать на файл: 10 000. Используйте второй файл для импорта других смен.

Импорт расписания смен в приложение "Смена"

В приложении "Смена" перейдите на страницу, на которой показано расписание группы, которое вы редактировали в Excel.

Перейдите к разделу Дополнительные параметры в правом верхнем углу страницы Расписание , а затем выберите команду Импорт расписания.

Выберите команду Добавить файл, перейдите к измененному файлу Excel и нажмите кнопку Открыть.

После завершения импорта появится одно из указанных ниже действий.

Появится сообщение о том, что импорт успешно выполнен. (Вы пропустите следующий раздел этой статьи!)

Сообщение о том, как скачать файл ошибки Excel, который поможет вам найти и устранить проблемы.

Просмотр и исправление ошибок импорта

Откройте файл ошибки из каталога downloads. Его имя будет оканчиваться на "Error".

Перейдите на лист ошибки .

В каждой строке листа показано расположение ошибки и необходимые исправления.

Перейдите к листу смен и исправьте ошибки. Расположение ошибок будет красным.

В этом случае Дата начала смены была случайно введена как 7/30, что привела к сдвигу дольше 24 часов. Затем руководитель изменит дату на 7/31.

Когда вы закончите исправление ошибок, импортируйте книгу, чтобы снова сдвинуть ее.

Ссылка на основную публикацию