Работа со списками как с элементарной базой данных в excel

1.2 Списки Excel как База данных

С технической точки зрения списки представляю собой обычные таблицы, для которых в программе MS Excel имеются дополнительные операции обработки.

Списком Excel называется таблица, оформление которой отвечает следующим требованиям:

1) список состоит из строк, называемых записями;

2) столбцы списка, называемые полями, должны содержать однородную (однотипную) информацию;

3) верхняя строка списка, называемая заголовком, должна содержать метки (имена) соответствующих полей, и ее формат (шрифт, цвет фона и т.п.) должен отличаться от формата записей;

4) внутри списка не должно быть пустых строк и столбцов, которыми список отделяется от остальной части рабочего листа;

5) не рекомендуется на рабочем листе располагать еще что либо, кроме списка, но если что-то и присутствует, то должно быть расположено либо выше, либо ниже списка, и рабочий лист рекомендуется именовать названием списка. В общем случае база данных может состоять из нескольких списков, количество которых сверху ограничено только здравым смыслом и опытом разработчика.

Первый, наиболее важный шаг при создании базы данных — это разработка хорошо продуманной структуры (организации хранения данных), которая и определяет возможности будущей обработки информации. Структура списка определяется структурой одинаково организованных записей, его составляющих.

Под структурой записи принято понимать совокупность ее полей (их имена, типы, назначение). Пусть, например, мы хотим создать список, содержащий предметы, которые входят в расписание Башкирского института физической культуры.

Под сортировкой списка, как и любого другого набора объектов, принято понимать расположение его записей в определенном порядке. Записи можно располагать в порядке возрастания-убывания числовых полей, в алфавитном порядке текстовых полей, в хронологическом порядке полей типа "дата и время". Поле, по которому производится сортировка, называется ключевым полем или ключом сортировки. Возможности сортировки реализуются с помощью кнопок Сортировка по возрастанию и Сортировка по убыванию панели инструментов Стандартная либо через команду меню Данные/Сортировка, которая позволяет отсортировать список за один прием максимум по трем полям (первичный ключ, вторичный и т.д.).

В случае необходимости можно произвести сортировку и более чем по трем столбцам. В этой ситуации список сортируется последовательно, начиная с наименее важного поля. Сортировать можно и часть списка, предварительно ее выделив. После сортировки изменяется расположение строк списка, поэтому, если результаты сортировки по каким-либо причинам вас не устраивают, это действие необходимо незамедлительно отменить с помощью кнопки. Отменить панели инструментов Стандартная.

Глава 2 работа со списками и базами данных в среде ms excel

2.1. Создание списков и базы данных

Список или база данных рабочего листа – это упорядоченный набор данных, обладающий следующими свойствами:

— данные располагаются в столбцах;

— каждый столбец имеет однородный тип данных;

— каждый столбец имеет уникальное имя;

— первая строка списка – строка заголовков столбцов списка.

Столбцы списка называют полями, а строки – записями. К списку применимы следующие операции: сортировка, фильтрация, подведение итогов, построение сводных таблиц.

Списки Microsoft Excel предоставляют средства, упрощающие управление и анализ групп связанных данных на листе Excel. Если объявить некоторый диапазон ячеек списком, то данными этого списка можно управлять и анализировать независимо от данных, не вошедших в список. Например, используя только данные из списка, можно фильтровать столбцы, добавлять строки итоговых значений и создавать отчет сводной таблицы.

На листе можно задать несколько списков, что позволяет гибко делить данные на отдельные хорошо управляемые наборы.

При создании списка Excel процесс распознавания и изменения содержимого списка можно упростить за счет средств списка и визуальных элементов, разработанных для улучшения этих средств.

Рисунок 1-Список преподавателей.

Если вы вводите постоянно одни и те же значения, то раскрывающийся список может здорово облегчить Вам жизнь.

Первый и самый простой путь — это использовать встроенную функцию. Если вы вводите одни и те же значения в столбик и в следующей пустой ячейке Вам нужно ввести что то, что было введено выше то можно использовать стандартную функцию Excel: встать на ячейку и нажать на сочетание клавиш (Alt +стрелочка вниз) .Excel автоматически сформирует, создаст и развернет весь список элементов, которые встречались выше по столбцу.

Минусы этого способа очевидны: если Вы хотите использовать что, то, что еще не вводилось или хотите ввести данные в одну ячейку ниже то раскрывающейся список нажимая (Alt+стрелочка вниз) нам не поможет.

Хотя в простых случаях это хорошо работает.

Второй способ заключается в использовании инструмента «проверка данных», предположим у нас есть отдельный Лист 1, Лист2, Лист3 и Лист4, в котором мы хотим сделать открывающийся список с элементами из предыдущих Лист1,Лист 2,Лист 3.Для начала Лист1 нужно назвать, для этого нужно навести курсор мыши на слово Лист внизу и при помощи правой кнопки мыши выбираем строчку «переименовать» в нашем примере переименовываем по названием «научные дисциплины». После ввода обязательно нажать кнопку(Enter).Так же мы переименовываем и оставшиеся Листы. В нашем работе Лист 2 будет «преподаватели», Лист 3 назовем «корпус, аудитория», а Лист 4 в котором мы и будем создавать выпадающий список «М21»

Так же очень удобно использовать в складке «формулы» так называемый «диспетчер имен», который появился с начала 2007-ой версии MS Excel.

Рисунок 2-Диспетчер имен

Рисунок 3-Создание имени

Рисунок 4-Диспетчер имен (2)

«Диспетчер имен» наглядно отображает список всех использованных именованных диапазонов, здесь же эти диапазоны можно подкорректировать, удалить или создать новые.

Теперь, когда выделенному диапазону Лист 1,Лист2,Лист3,Лист4 присвоены имя можно создать выпадающий список.

Тут вы можете оставить комментарий к выбранному абзацу или сообщить об ошибке.

Списки Excel как База данных

Списки и база данных в MS Excel

Студентка 2 курса

Преподаватель Селезнев Д.В.

СОДЕРЖАНИЕ

ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ БАЗ ДАННЫХ.. 5

1.1 Основные понятия Базы данных. 5

1.2 Списки Excel как База данных. 7

ГЛАВА 2 РАБОТА СО СПИСКАМИ И БАЗАМИ ДАННЫХ В СРЕДЕ MS EXCEL 9

2.1. Создание списков и базы данных. 9

2.2 Создание выпадающего списка. 14

ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ В MS EXCEL НА ПРИМЕРЕ РАСПИСАНИЯ БАШКИРСКОГО ИНСТИТУТА ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ.. 15

3.1 Создание расписания в MS Excel 15

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.. 20

ВВЕДЕНИЕ

Программный продукт, претендующий на звание самой мощной и производительной программной обработки электронных таблиц из имеющихся сегодня на рынке, действительно намного превзошел прежний уровень возможностей.

Рассмотрим основные компоненты MS Excel. Как и раньше, основной программой является вычислительный модуль, помощью которого выполняется обработка текстовых и числовых данных. В данной версии программы у этого модуля появилось много интересных функций: контроль допустимости вводимых значений, обнаружение и исправление наиболее распространенных ошибок, вычисление полей в свободных таблицах

Списки позволяют эффективно работать с большими однородными наборами данных.

Списком будем называть упорядоченный набор данных, имеющих одинаковую структуру. Например, списком является расписание занятий, в котором приведены дни недели и точное время проведения учебных занятий и фамилии преподавателей.

Каждый элемент списка занимает одну строку, в которой данные распределяются по нескольким полям (столбцам). В программе MS Excel списки являются специальным видом таблиц, для которых имеются операции для их обработки. Списки могут рассматриваться как внутренние базы данных, в которых записями являются строки таблицы, а полями — столбцы.

В программе MS Excel разработчики из фирмы Microsoft значительно упростили работу со списками. Так называемые автоматические фильтры позволяют отобразить только те части списка, которые нужны для выполнения определенной задачи.

В данной работе наиболее подробно описаны все возможности и свойства обработки данных таблиц: создание, сортировка базы данных, работа с формой базы данных и многое другое. Рассмотрен пример обработки данных на примере расписания Башкирского института физической культуры.

Цель работы – создание базы данных «Расписание» в MS Excel.

Объектом исследования являются работа со списками и базами данных в MS Excel.

Предметом исследования является база данных «Расписание».

Актуальность обусловлена автоматизацией рутинных операций при составлении расписания упрощения и экономии времени учебного отдела Башкирского института физической культуры.

1. Изучение теоретических основ баз данных.

2. Описание работы со списками и базами данных в среде MS Excel.

3. Создание базы данных «Расписание» в MS Excel.

ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ БАЗ ДАННЫХ

Основные понятия Базы данных.

База Данных (БД) — это информация, представленная в виде двумерных таблиц. БД содержит множество строк, каждая из которых соответствует объекту. Для каждого объекта используются определенные независимые позиции, которые называются полями. Представим себе такую БД, содержащую строки и столбцы (простейший случай). Каждая строка, называемая так же записью, соответствует определенному объекту. Каждый столбец содержит значения соответствующих данных об объекте.

БД может состоять не из одной таблицы, а из двух, трех и более. Дополнительную информацию об объекте можно хранить в дополнительных таблицах.

Одно из мощных средств БД состоит в том, что информацию можно упорядочивать по тому критерию, который задает пользователь.

База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.

Поля базы данных не просто определяют структуру базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Pascal 7.0 .

— имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

— тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

— размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

— формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

— маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные, а поле (средство автоматизации ввода данных).

— подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство имя поля).

— значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

— условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

— сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.

— обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

— пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

— индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа.

Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой.

Списки Excel как База данных

С технической точки зрения списки представляю собой обычные таблицы, для которых в программе MS Excel имеются дополнительные операции обработки.

Списком Excel называется таблица, оформление которой отвечает следующим требованиям:

1) список состоит из строк, называемых записями;

2) столбцы списка, называемые полями, должны содержать однородную (однотипную) информацию;

3) верхняя строка списка, называемая заголовком, должна содержать метки (имена) соответствующих полей, и ее формат (шрифт, цвет фона и т.п.) должен отличаться от формата записей;

4) внутри списка не должно быть пустых строк и столбцов, которыми список отделяется от остальной части рабочего листа;

5) не рекомендуется на рабочем листе располагать еще что либо, кроме списка, но если что-то и присутствует, то должно быть расположено либо выше, либо ниже списка, и рабочий лист рекомендуется именовать названием списка. В общем случае база данных может состоять из нескольких списков, количество которых сверху ограничено только здравым смыслом и опытом разработчика.

Первый, наиболее важный шаг при создании базы данных — это разработка хорошо продуманной структуры (организации хранения данных), которая и определяет возможности будущей обработки информации. Структура списка определяется структурой одинаково организованных записей, его составляющих.

Под структурой записи принято понимать совокупность ее полей (их имена, типы, назначение). Пусть, например, мы хотим создать список, содержащий предметы, которые входят в расписание Башкирского института физической культуры.

Под сортировкой списка, как и любого другого набора объектов, принято понимать расположение его записей в определенном порядке. Записи можно располагать в порядке возрастания-убывания числовых полей, в алфавитном порядке текстовых полей, в хронологическом порядке полей типа "дата и время". Поле, по которому производится сортировка, называется ключевым полем или ключом сортировки. Возможности сортировки реализуются с помощью кнопок Сортировка по возрастанию и Сортировка по убыванию панели инструментов Стандартная либо через команду меню Данные/Сортировка, которая позволяет отсортировать список за один прием максимум по трем полям (первичный ключ, вторичный и т.д.).

В случае необходимости можно произвести сортировку и более чем по трем столбцам. В этой ситуации список сортируется последовательно, начиная с наименее важного поля. Сортировать можно и часть списка, предварительно ее выделив. После сортировки изменяется расположение строк списка, поэтому, если результаты сортировки по каким-либо причинам вас не устраивают, это действие необходимо незамедлительно отменить с помощью кнопки. Отменить панели инструментов Стандартная.

Ссылка на основную публикацию