Как перенести данные из excel в 1с
Перейти к содержимому

Как перенести данные из excel в 1с

Перенос из Excel в 1С

Для чтения и обработки документов необходимо осуществить перенос из Excel в 1С. Чтобы это сделать, можно воспользоваться несколькими способами: через дополнительные загрузчики, путем перепрограммирования компонентов для чтения файлов, применив перенос напрямую (этот вариант допустим в программах 1С новых модификаций). Многое зависит и от того, какой тип файла переносится. Наиболее сложной задачей является экспорт табличных форм.

Перенос стандартных документов

Существует универсальная загрузка документов в 1С из Эксель. Практически все пользователи применяют данный метод переноса файлов. Чаще всего используется для экспорта прайс-листов и накладных. Для этого необходимо:

запустить программу на ПК;

зайти в раздел «Администрирование»;

добавить дополнительную обработку в список «Дополнительных отчетов»;

выбрать файл с прописанным адресом «. 1C.XLS»;

открыть лист, с которого будет осуществлена выгрузка информации в подготавливаемый для переноса документ;

программа автоматически определит «полезные» поля, то есть те, с которых необходимо начинать загрузку (это может быть как вторая строка, так и пятая). При некорректном определении вы можете выбрать старт загрузки вручную (задайте самостоятельно номер таблицы с соответствующей шапкой);

теперь необходимо выбрать объект базы данных, куда будет осуществлена выгрузка информации;

по умолчанию программа открывает список «Номенклатуры» (при индивидуальной работе можно задать параметры самостоятельно);

теперь нужно вписать и проверить все необходимые соответствия документа (код колонки, код загрузки данных, код реквизитов, номенклатура и прочее);

внизу таблицы следует указать, что созданный программный образ для выгрузки уже существует;

нужно нажать на «Поиск по коду»;

необходимо ввести необходимое значение;

теперь нужно отредактировать колонки документа в открывшейся базе;

затем сохранить файл соответствующего формата (для чтения в 1С);

осуществить перенос документа из Экселя в 1С.

Теперь можете попробовать обработать документ в 1С: Предприятие, Бухгалтерия, Профессионал.

Перенос номенклатуры

Для того чтобы осуществить экспорт номенклатуры из Эксел в 1С, нужно воспользоваться дополнительными настройками в панели «Администрирование». В более ранних версиях необходимо переписать код чтения файлов. Это дело стоит доверить профессиональным программистам, так как неверно заданные параметры могут вывести из строя всю систему. В новых модификациях это можно сделать, установив необходимые значения в настройках.

Для стабильной загрузки справочника номенклатуры нужно:

запустить программу 1С в стандартном режиме;

осуществить запуск обработки данных;

нажать на «Открыть»;

найти необходимый файл обработки на диске ИТС.

Перед вами появится пустое окно. Теперь загрузка будет осуществляться в три этапа:

нажмите на «Загрузку наименований»;

кликните на «Загрузку в справочник»;

установите вид справочника;

перейдите во вкладку «Табличный документ»;

здесь нажмите на «Открыть файл»;

выберите нужный каталог и откройте ваш прайс-лист;

нажмите на закладку «Настройки»;

настройте параметры табличного формата;

проверьте все введенные данные;

осуществите загрузку цен;

загрузите сам справочник номенклатуры.

Все это можно делать как в ручном, так и в автоматическом режиме.

Перенос таблиц

Наиболее сложным процессом является перенос таблиц. В чем-то эта процедура схожа с экспортом номенклатуры. Все данные, в том числе и загрузка остатков, загружаются в несколько этапов. Сначала выгружаются наименования и артикулы, затем цены, а уже потом полный список номенклатуры и штриховой кодировки (если в таблице имеется такая графа).

Проверка, редакция списков и счетов осуществляется вручную. Автоматически можно экспортировать цены и штрих-коды. Они будут загружены в последний момент и программа автоматически определит их совместимость с той или иной единицей продукции (услуги).

Самой распространенной ошибкой многих пользователей является то, что они копируют и вставляют информацию из Экселя в 1С, а нужно осуществлять выгрузку. Соответствующая кнопка имеется как в стандартной, так и в специализированной программе. Она находится либо в «Общих настройках загрузки документов», либо на панели «Управление задачами».

При переносе скопированной информации текст будет отображаться неверно. Графы и строки таблиц могут сбиться. На это следует обращать особое внимание. Если у вас не получается напрямую экспортировать табличные формы, то стоит воспользоваться внешними загрузчиками. Они устанавливаются отдельно, а затем интегрируются с 1С и Эксель.

Перенос текста

В переносе текста существуют свои особенности. Особенно индивидуальны те случаи, когда необходимо осуществить экспорт нескольких полей из целой таблицы. Если при выгрузке накладных проводятся операции по сохранению целого документа, то при переносе отдельной информации нужно взять лишь часть сохраненного документа. В этом случае опять же нельзя применять функцию «копирование+вставка». Экспортированная информация будет отражена неверно.

Вам необходимо в программе Эксель выделить необходимые ячейки. Это можно сделать только по горизонтали (по вертикали информация не переносится). Теперь:

запустите программу 1С;

воспользуйтесь функцией «Слияние документов Office»;

нажмите на «Создать»;

откроется пустое окно, здесь нажмите на «Загрузить»;

осуществите выгрузку скопированных ячеек.

Если и в этом случае произошел сбой, то сначала скопированные строки нужно будет сохранить в новом документе Эксель. Этот файл сохраните в формате для чтения в 1С, а уже после этого повторите процедуру с выгрузкой.

Перенос контрагентов

Не менее востребованной операцией является перенос контрагентов. И если в 1С 8 эта функция интегрирована с другими внешними программами, то в более ранних версиях сделать это можно только вручную. Многие пользователи в этом случае чаще всего используют внешние загрузчики. Но можно это сделать и другим способом:

зайдите в панель «Администрирование»;

нажмите на «Загрузка файлов»;

здесь появится кодовая строка, которую необходимо переписать.

Лучшим решением будет обращение за помощью к специалистам. Но можно попытаться и самостоятельно решить эту задачу. Вам необходимо:

в строке «Загрузка» написать «Работа с Эксель»;

номер листа оставьте по умолчанию;

в строке «Попытка» укажите «Эксель=Новый объект»;

строку «Исключение» желательно не трогать, но при необходимости можно вписать свои данные;

в строке «Конец попытки» посмотрите результат загрузки.

Если в последнем пункте у вас стоит надпись «Удачное подключение», то можно спокойно открывать файл с контрагентами. При появлении ошибки, вам необходимо проделать эту процедуру заново. Проверьте правильность введенных данных. Если программа не дает разрешения, тогда стоит обратиться к программистам.

Загрузка данных из книги Excel в программу 1С

Загрузка из Microsoft Excel в 1С

Уже давно самой популярной программой среди бухгалтеров, планировщиков, экономистов и управленцев стало приложение 1C. Оно имеет не только разнообразное количество конфигураций для различных видов деятельности, но и локализации под стандарты учета в нескольких странах мира. Все больше предприятий переходят на ведение учета именно в этой программе. Но процедура переноса данных вручную из других программ учета в 1C — довольно долгое и скучное занятие, отнимающее массу времени. Если на предприятии велся учет с помощью Excel, то процесс переноса можно существенно автоматизировать и ускорить.

Перенос данных из Эксель в 1С

Производить перенос данных из Excel в 1С требуется не только на начальном периоде работы с данной программой. Иногда наступает необходимость подобного, когда по ходу деятельности нужно занести какие-то списки, хранящиеся в книге табличного процессора. Например, если требуется перенести прайс-листы или заказы из онлайн-магазина. В случае, когда списки небольшие, то их можно вбить и вручную, но что делать, если они содержат сотни наименований? Для того, чтобы ускорить процедуру, можно прибегнуть к некоторым дополнительным возможностям.

Для автоматической загрузки подойдут практически все типы документов:

  • Список номенклатуры;
  • Список контрагентов;
  • Список прайсов;
  • Перечень заказов;
  • Информация о покупках или продажах и т.д.

Сразу нужно отметить, что в 1С нет встроенных инструментов, которые позволяли бы переносить данные из Эксель. Для этих целей нужно подключить внешний загрузчик, который представляет собой файл в формате epf.

Подготовка данных

Нам нужно будет подготовить данные в самой таблице Excel.

    Любой список, загружаемый в 1С, должен быть однородно структурирован. Нельзя выполнять загрузку при наличии в одном столбце или ячейке данных нескольких типов, например, имя человека и его телефонный номер. В этом случае, такие двойные записи обязательно следует разделять в разные столбцы.

Неправильная двоная запись в Microsoft Excel

Если исходную таблицу сделать максимально простой и понятной, без применения относительно сложных технологий (макросы, формулы, комментарии, сноски, лишние элементы форматирования и т.д.), то это поможет максимально предотвратить проблемы на дальнейших шагах переноса.

Элементы форматирования и комментарии в Microsoft Excel

Обязательно следует привести наименование всех величин к единому формату. Не допускается наличие обозначения, например, килограмм, отображаемого разными записями: «кг», «килограмм», «кг.». Программа будет их понимать как разные величины, поэтому нужно выбрать один вариант записи, а остальные исправить под этот шаблон.

Неправильное оформелние единиц измерения в Microsoft Excel

Обязательно наличие уникальных идентификаторов. В их роли может выступать содержимое любого столбца, которое не повторяется в других строках: индивидуальный налоговый номер, артикул и т.д. Если в существующей таблице нет столбца с подобным значением, то можно добавить дополнительную колонку и произвести там простую нумерацию. Это нужно для того, чтобы программа смогла идентифицировать данные в каждой строке отдельно, а не «сливала» их вместе.

Уникальный идентификатор в Microsoft Excel

Переход к сохранению файла в Microsoft Excel

Открывается окно сохранения. В поле «Тип файла» по умолчанию будет указан формат xlsx. Меняем его на «Книга Excel 97-2003» и жмем на кнопку «Сохранить».

Сохранение файла в Microsoft Excel

После этого документ будет сохранен в нужном формате.

Кроме этих универсальных действий по подготовке данных в книге Эксель, нужно будет ещё привести документ в соответствие с требованиями конкретного загрузчика, который мы будем использовать, но об этом мы поговорим чуть ниже.

Подключение внешнего загрузчика

Подключить внешний загрузчик с расширением epf к приложению 1С можно, как до подготовки файла Эксель, так и после. Главное, чтобы к началу процесса выполнения загрузки оба этих подготовительных момента были решены.

Существует несколько внешних загрузчиков таблиц Эксель для 1С, которые созданы различными разработчиками. Рассматривать мы будем пример с использованием инструмента для обработки информации «Загрузка данных из табличного документа» для версии 1С 8.3.

    После того, как файл в формате epf скачан и сохранен на жестком диске компьютера, запускаем программу 1С. Если файл epf упакован в архив, то его предварительно нужно извлечь оттуда. На верхней горизонтальной панели приложения жмем на кнопку, запускающую меню. В версии 1С 8.3 она представлена в виде вписанного в оранжевую окружность треугольника, перевернутого углом вниз. В появившемся списке последовательно переходим по пунктам «Файл» и «Открыть».

Открытие файла обработки в 1С

Запускается окно открытия файла. Переходим в директорию его расположения, выделяем тот объект и жмем на кнопку «Открыть».

Открытие загрузчика в 1С

  • После этого загрузчик запустится в 1С.
  • Загрузчик запустился в Microsoft Excel

    Загрузка данных

    Одной из основных баз данных, с которыми работает 1C, является список номенклатуры товаров и услуг. Поэтому для описания процедуры загрузки из Excel остановимся на примере переноса именно этого типа данных.

      Возвращаемся к окну обработки. Так как мы будем загружать номенклатуру товаров, то в параметре «Загрузка в» переключатель должен стоять в позиции «Справочник». Впрочем, он так установлен по умолчанию. Переключать его следует только тогда, когда вы собрались переносить другой тип данных: табличную часть или регистр сведений. Далее в поле «Вид справочника» кликаем по кнопке, на которой изображено многоточие. Открывается выпадающий список. В нем нам следует выбрать пункт «Номенклатура».

    Установка типа данных в 1С

    После этого обработчик автоматически расставляет те поля, которые программа использует в этом виде справочника. Нужно сразу отметить, что совсем не обязательно заполнять все поля.

    Поля для справочника в 1С

    Теперь опять открываем переносимый документ Excel. Если наименование его колонок отличается от наименования полей справочника 1С, которые содержат соответствующие, то нужно переименовать эти столбцы в Экселе так, чтобы названия полностью совпадали. Если в таблице имеются столбцы, для которых в справочнике нет аналогов, то их следует удалить. В нашем случае такими столбцами являются «Количество» и «Цена». Также следует добавить, что порядок расстановки столбцов в документе должен строго совпадать с тем, который представлен в обработке. Если для некоторых столбцов, которые отображены в загрузчике, у вас нет данных, то эти колонки можно оставлять пустыми, но нумерация тех столбцов, где имеются данные, должна совпадать. Для удобства и быстроты редактирования можно применять специальную возможность Эксель для быстрого перемещения колонок местами.

    После того, как данные действия произведены, жмем на значок «Сохранить», который представлен в виде пиктограммы, изображающей дискету в верхнем левом углу окна. Затем закрываем файл, нажав на стандартную кнопку закрытия.

    Переименование шапки в Microsoft Excel

    Возвращаемся в окно обработки 1С. Жмем на кнопку «Открыть», которая изображена в виде папки желтого цвета.

    Переход к открытию файла в 1С

    Запускается окно открытия файла. Переходим в директорию, где расположен документ Эксель, который нам нужен. Переключатель отображения файлов по умолчанию установлен для расширения mxl. Для того чтобы показать нужный нам файл, его требуется переставить в позицию «Лист Excel». После этого выделяем переносимый документ и жмем на кнопку «Открыть».

    Открытие документа в 1С

    После этого содержимое открывается в обработчике. Чтобы проверить корректность заполнения данными, жмем на кнопку «Контроль заполнения».

    Контроль заполнения в 1С

    Как видим, инструмент контроля заполнения сообщает нам, что ошибки не найдены.

    Ошибок при переносе не выявлено в 1С

    Теперь перемещаемся во вкладку «Настройка». В «Поле поиска» ставим галочку в той строке, которая у всех наименований, заносимых в справочник номенклатуры, будет уникальная. Чаще всего для этого используют поля «Артикул» или «Наименование». Это нужно делать для того, чтобы при добавлении новых позиций в список, данные не задваивались.

    Установка уникального поля в 1С

    После того, как все данные внесены и настройки выполнены, можно переходить к непосредственной загрузке информации в справочник. Для этого кликаем по надписи «Загрузить данные».

    Переход к загрузки данных в справочник в 1С

  • Выполняется процесс загрузки. После её завершения можно перейти в справочник номенклатуры и убедиться, что все нужные данные туда добавлены.
  • Наименования добавлены в справочник в 1С

    Мы проследили процедуру добавления данных в справочник номенклатуры в программе 1C 8.3. Для других справочников и документов загрузка будет проводиться по тому же принципу, но с некоторыми нюансами, с которыми пользователь сможет разобраться самостоятельно. Также нужно заметить, что у различных сторонних загрузчиков процедура может отличаться, но общий подход остается у всех одинаковый: сначала обработчик загружает из файла информацию в окно, где производится её редактирование, а уже потом она добавляется непосредственно в базу данных 1С.

    Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

    Помимо этой статьи, на сайте еще 11907 инструкций.
    Добавьте сайт Lumpics.ru в закладки (CTRL+D) и мы точно еще пригодимся вам.

    Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

    Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *