Аутсорсинг бухгалтерских услуг как организовать бизнес

Бухгалтерский аутсорсинг или штатный специалист: что лучше и дешевле?

Первый вопрос, который возникает у предпринимателя сразу же после регистрации компании: как вести учет — самому, взять бухгалтера в штат или воспользоваться бухгалтерским аутсорсингом? Выбор наиболее выгодного и удобного варианта зависит от множества факторов, которые следует учесть на начальном этапе.

Каждый вариант — самостоятельное ведение учета, штатный бухгалтер и бухгалтерский аутсорсинг — имеет как плюсы, так и минусы. Но минусы, как правило, возникают только в одном случае — когда ваши ожидания не совпадают с результатом, который вы хотите получить. Чтобы такой ситуации не возникало, стоит разобраться в особенностях каждого варианта.

Сразу стоит отметить, что маленьким фирмам бухгалтерскую работу можно отдавать на аутсорс. Что касается среднего бизнеса и крупного, то без отдельно выделенного человека им не обойтись. Если у небольшой компании в среднем 300 операций проходит в месяц, то в крупной столько операций проходит в день. Поэтому им нужен человек, который будет держать руку на пульсе и решать проблемы здесь и сейчас.

Сам себе бухгалтер

Обычно такую роль выбирают себе предприниматели со статусом ИП. Они понимают, что обороты у их бизнеса будут небольшие, и хорошо оценивают свои возможности. Например, ИП на УСН 6% без работников заниматься учетом несложно: информация об уплате налога и сдаче отчетности есть на всех специализированных сайтах, в том числе на официальном сайте ФНС.

В целом у небольших предпринимателей есть три возможности, как заниматься бухгалтерией самостоятельности, без помощи отдельного специалиста:

1. Воспользоваться бухгалтерским сервисом

Подобные онлайн-сервисы специально создавались для людей, которые не разбираются в бухгалтерии. Электронные бухгалтеры готовят отчетность, считают налоги и помогают с выставлением счетов и других необходимых документов. Сейчас на рынке их достаточно много. Внимательно изучайте возможности каждого, чтобы сделать правильный выбор.

Поможем справиться с любой бухгалтерской рутиной в несколько кликов

2. Выбрать бухгалтерское сопровождение от банка

Ведение бухгалтерии сейчас берет на себя множество банков, но при условии, что вы откроете у них счет. Обратите внимание на Эльба.Банк с предложением «Банк + бухгалтерия за 0 рублей в месяц». В зависимости от потребностей бизнеса разработано несколько тарифных планов с различными опциями.

3. Вести расчеты вручную

Олдскульный вариант в виде расчетов в Excel и на калькуляторе подходит тем, кто хорошо разбирается в механизме подсчета налогов, готов отслеживать сроки сдачи отчетности и не боится ошибиться при заполнении декларации. В отличие от ведения бухгалтерии онлайн, которое подразумевает в том числе напоминания о сроках сдачи отчетности и различные подсказки, в этом случае вам придется надеяться только на свою память.

В поисках бухгалтера

Многие предприниматели вообще не хотят работать с цифрами и браться за расчеты. Кроме того, некоторые из них изначально рассчитывают на большие обороты и планируют нанимать много сотрудников. В их случае лучше сразу привлечь к работе бухгалтера, который поддержит это развитие и будет разбираться в тонкостях бизнеса и отслеживать законодательные изменения, связанные с системами налогообложения.

Таким предпринимателям неважно, сколько стоит делегирование бухгалтерской функции, главное для них — самим не заниматься бухгалтерией. Закрыть эту потребность они могут двумя способами:

• нанять бухгалтера в штат или привлечь удаленного бухгалтера;
• воспользоваться аутсорсингом бухгалтерских услуг.

Как нанять бухгалтера

Искать бухгалтера — это примерно то же самое, что выбирать ноутбук. Обычно ориентируешься на несколько внешних параметров, не особо погружаясь в детали. Если не особо разбираешься во внутренних процессах, то выберешь скорее самый дешевый вариант. Но такой подход неверный.

Некоторые домысливают те параметры, которые хотят увидеть в специалисте. Например, предприниматели могут обращать внимание на возраст человека: немолодой — значит опытный или молодой — значит прогрессивный.

Тем не менее есть перечень основных обязанностей бухгалтера, которые могут варьироваться в зависимости от специфики бизнеса.

• ведение бухгалтерского учета в соответствии с российским законодательством;
• оформление всех хозяйственных операций в бухгалтерских документах;
• ведение кассовых операций, контроль за кассовой дисциплиной;
• расчет и начисление заработной платы, пособий, отпускных, командировочных, больничных, удержаний;
• расчет и уплата страховых взносов;
• составление и отправка финансовой отчетности;
• составление и отправка налоговой отчетности, а также отчетности по сотрудникам и страховым взносам, уплаченным в фонды;
• предоставление наиболее полной информации о финансовом состоянии, результатах деятельности и движения денежных средств компании;
• выбор учетной политики предприятия, формы учета, технологии обработки данных, выбор бухгалтерских программ и сервисов;
• иногда — кадровый учет, финансовый анализ и предложение методов более эффективного использования ресурсов, а также взаиморасчеты с контрагентами.

Иногда компании проще привлечь удаленного сотрудника. Но здесь возникает сложность в выборе специалиста, особенно если цены, казалось бы, за одну и ту же услугу заметно разнятся. Когда на рынке несколько бухгалтеров предлагают ведение учета за разную цену, важно в каждом отдельном случае уточнять, что именно входит в услугу.

О чем нужно договориться с удаленным бухгалтером на начальном этапе

Об объеме работы

Важно обговорить, что он будет делать, какие операции осуществлять. Будет ли он в случае возникновения каких-либо проблем общаться с налоговой? Понесет ли ответственность за свою работу? Или вам нужен бухгалтер, который будет помогать только консультациями?

Ошибка предпринимателей № 1

Зачастую предприниматели не обговаривают объем услуг, который собираются спрашивать с бухгалтера. Не все заключают соответствующий договор, чтобы зафиксировать обязанности и ответственность исполнителя и заказчика. Для этого достаточно использовать даже шаблонный договор о бухгалтерских услугах. Даже переписка буде имеет юридическое значение в случае возникновения проблем.

О порядке ведения учета

Поинтересуйтесь у бухгалтера, где будет вестись учет? Будет ли у вас доступ к учетной системе? Передаст ли бухгалтер базу клиенту или оставит себе?

Ошибка предпринимателей № 2

Делегируя ведение бухгалтерского учета, некоторые предприниматели никогда не видят и не знают, как ведутся дела, какая отчетность сдается. Еще реже они задумываются о том, что будет в случае расторжения договора с бухгалтером.

О бухгалтерских ИТ-программах

В каком сервисе будет работать бухгалтер? Сможете ли вы контролировать его работу? Как вы будете передавать первичные документы?

Ошибка предпринимателей № 3

Предприниматель не сразу может сообразить, что для контроля удаленного бухгалтера ему нужно работать с ним в одном бухгалтерском сервисе. Кроме того, он может забыть заранее обговорить удобный формат передачи первичных документов — проще всего делать это через бухгалтерский сервис с электронным документооборотом.

Порядочный бухгалтер всегда на начальном этапе сотрудничества предупредит, что и как правильно делать с точки зрения законодательства. Поэтому важно, чтобы предприниматель доверял своему бухгалтеру и рассказывал ему о своих планах. Например, если вы планируете выдавать заработную плату, то бухгалтер должен объяснить, что сначала необходимо оформить трудовой договор и подготовить соответствующие документы. Он посчитает, столько будет уходить на страховые взносы и в какие сроки нужно их уплачивать. Наконец, он предупредит об ответственности за задержку зарплаты.

Есть такая поговорка: хороший бухгалтер стоит дорого, а плохой еще дороже. Она как раз о том, что ориентироваться только на цену при выборе специалиста не стоит. Возможно, опытный бухгалтер обойдется вам дороже, но зато вам не придется платить штрафы за его ошибки.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

На начальных этапах развития бизнеса часто имеет смысл обратиться в фирму, которая предоставляет бухгалтерские услуги на аутсорсе. Поскольку у малого бизнеса небольшие обороты, бухгалтер может подключаться к работе раз в неделю или даже раз в месяц. Ему не нужно вовлекаться в процесс с утра до вечера каждый день, поэтому вариант с аутсорсингом в этом случае подходит лучше всего.

Однако стоит сразу учесть специфику бухгалтерского аутсорсинга:

• Вы приобретаете не конкретного удаленного бухгалтера, а услугу. Это может быть услуга по составлению платежек, услуга по ведению учета и т.д.
• Аутсорсинговые компании обычно строго ограничивают перечень обязательств, которые выполняют по договору. Дополнительные услуги оплачиваются отдельно.
• Чаще всего работа выстаивается таким образом, что всю информацию предоставляет сам клиент: бухгалтер на аутсорсе не звонит контрагентам и не выпрашивает у них документы, он связывается с директором и просит первичные документы у него. Директор должен представить всю информацию, чтобы у аутсорсинговой компании появилось основание вести учет. Если же директор хочет, чтобы эту работу за него делала аутсорсинговая фирма, то ему скорее всего придется платить дополнительные деньги.
• Аутсорсинговые компании несут ответственность по договору за все свои ошибки, что является несомненным плюсом по сравнению со штатным бухгалтером, с которого довольно сложно взыскать какие-то неустойки. Более того, если сотрудник, совершивший ошибку, внезапно уволится, то со всеми его проблемами придется разбираться предпринимателю — находить другого бухгалтера, вникать в тонкости учета.
• Как правило, аутосорсинговые фирмы прописывают меру ответственности. Более того, многие из них даже страхуют свою ответственность. В любом случае внимательно читайте договор об оказании услуг, который вы заключаете с фирмой, на наличие пунктов об ответственности бухгалтера, о замене бухгалтера, о неразглашении информации.
• Аутсорсеры обеспечивают бесперебойную работу: им не нужен отпуск, больничный и все то, что требуется по закону штатному бухгалтеру.

В документе ведомство напоминает о том, что нормы Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ обязывают бухгалтеров информировать компетентные органы о подозрительных сделках своих клиентов. Сведения нужно передавать на сайте Росфинмониторинга после регистрации личного кабинета.

Таким образом, Росфинмониторинг обязывает аутсорсинговые фирмы контролировать всех клиентов, доступ к данным которых они имеют. Если они заподозрят, что их клиент причастен к экстремистской деятельности или терроризму или отмывает доходы, то они должны об этом сообщить в Росфинмониторинг, не уведомляя клиента.

Информационное сообщение наделало много шума. Оказалось, что далеко не все аутсорсинговые компании рады такому нововведению. В большинстве своем они и раньше отказывались работать с фирмами, которые ведут отмывочную деятельность, потому что беспокоятся о своей репутации.

Штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсинговой фирмы не обязан регистрироваться на сайте Росфинмониторинга и передавать какую-либо информацию.

Аутсорсинговая компания, как правило, стоит намного меньше, чем трудоустройство бухгалтера в штат. Но штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсингой фирмы — это всецело ваш человек, которого можно нагрузить дополнительными функциями.

Большие организации иногда совмещают два формата: штатный бухгалтер + аутсорсинговая бухгалтерия. Им нужен профессионал, который может дать оценку деятельности штатного бухгалтера, с этой целью они покупают на аутсорсе функцию главного бухгалтера. Таким образом, все механические операции (получение документов, внесение этих документов в систему и др.) делает штатный бухгалтер, а сведением информации и проверкой занимается главный бухгалтер на аутсорсе.

Такой подход позволяет компании экономить. Бухгалтер в штате получает хорошую зарплату, а за дополнительную услугу главбуха компания платит порядка 15 000 руб. в месяц. Если бы компания брала на эту должность отдельного человека, то затраты были бы гораздо больше. Передавая на аутсорс только эту важную часть работы, компания в итоге получает не только главбуха, но и юридическую ответственность за его работу.

Татьяна Евдокимова, ведущий эксперт, Контур.Бухгалтерия

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Бухгалтерский аутсорсинг

Всем предпринимателям и компаниям нужно платить налоги и сдавать отчетность. Для этого придется взять в штат одного или нескольких бухгалтеров, обратиться на аутсорсинг или вести учет самостоятельно в специальных сервисах. Мы расскажем, на что обратить внимание при выборе подрядчика, и о чем еще надо позаботиться при открытии бизнеса. А также подскажем, как найти ответы на вопросы без лишних временных затрат и ошибок.

Почему так популярен бухгалтерский аутсорсинг

Основные преимущества аутсорсинга:

1. Не нужно содержать штатных сотрудников отдела бухгалтерии, в это понятие входит не только зарплата и взносы, но и помещение, оргтехника, программы 1C или другие, их обновления и обслуживание.
2. Низкие риски приема на работу неопытного или неквалифицированного бухгалтера.
3. Почти исключен человеческий фактор: заказчик даже может не узнать, что у подрядчика сотрудник в отпуске, заболел или уволился.
4. Компенсацию за низкое качество услуг можно закрепить в договоре на бухгалтерское сопровождение. Если этого не сделать, взыскать деньги получиться через суд.
5. Не надо искать юристов и кадровиков, так как у тех, кто оказывает услуги по ведению бухучета, обычно есть такие специалисты.
6. Более высокая вероятность грамотной оптимизации налоговых платежей, так как бухгалтеры, которые ведут разные компании, на практике сталкиваются со всеми налоговыми режимами, они могут просчитать и предложить варианты снижения налоговой нагрузки без нарушения законодательства.
7. По договоренности возможна частичная передача функций, например, документы в учетную программу заводят у заказчика, а составлением и сдачей отчетности занимается подрядчик.
8. От аутсорсинга бухгалтерских услуг можно отказаться в любое время.

Аутсорсинг бухгалтерии особенно актуален для малого бизнеса. При небольшом объеме операций не нужно много специалистов в штате, чтобы вести бухучет. Достаточно одного или двух бухгалтеров, но квалификация у них должна быть высокой, так как они будут выполнять разные задачи: от ввода документов в программу до ведения налогового учета и подготовки отчетности. Они же, возможно, будут готовить документы для финансовых операций и заниматься финансовой отчетностью.

Такие разноплановые специалисты стоят дорого, поэтому и содержание бухгалтерии будет затратным. К тому же сотрудники в ответственный момент, например, в период сдачи налоговой отчетности могут заболеть или уволиться.

Крупным компаниям для ведения учета не хватит одного-двух человек, поэтому нужно просчитать, что выгоднее: штатная бухгалтерия или ведение бухгалтерии на аутсорсинге.

Если вы решили заказать аутсорсинг, для выбора подрядчика важно понимать, чем отличаются услуги для ИП и юрлиц, например, ООО.

Функции бухгалтерии для ИП и ООО

Предприниматели по закону № 402-ФЗ от 06.12.2011 не обязаны вести бухгалтерский учет, но должны выполнять требования налогового кодекса, трудового законодательства и Центробанка. Поэтому при сопровождении бизнеса ИП бухгалтер не должен включать в стоимость обслуживания ведение бухучета, в услуги может входить:

• подготовка учетной политики;
• документальное оформление сотрудников на работу;
• расчет зарплаты и взносов по сотрудникам и самому ИП;
• подготовка и сдача отчетов в фонды;
• расчет налогов и сдача деклараций;
• ведение налоговых регистров, например, Книга учета доходов и расходов для ИП на упрощенке, Книга покупок и Книга продаж для предпринимателя на основном налоговом режиме;
• создание платежных поручений;
• по договоренности ─ подготовка документов для покупателей и заказчиков, хранение первичных документов.

Для организаций к перечисленным услугам обязательно добавится ведение бухгалтерского учета, сдача бухгалтерской отчетности, проведение инвентаризации и сверки расчетов.

• помощь в выборе между ИП и ООО;
• подбор налогового режима;
• юридическое сопровождение ─ консультации по налоговому законодательству, составление и проверка условий договоров;
• постановка и ведение управленческого и финансового учета;
• доставка документов до контрагентов.

Схема работы с бухгалтерией на аутсорсинге

Мы расскажем основу, но в вашем случае могут быть и дополнительные условия.

Этап 1. Заключение договора

В договоре должны быть прописаны такие важные условия:

• перечень услуг и их цены;
• финансовая ответственность за начисленные налоговой службой при проверках недоимки, штрафы и пени, например, полная компенсация за ошибки. Для снижения финансовых рисков многие аутсорсинговые компании страхуют свою ответственность;
• список документов для всех видов операций, которые нужны для их отражения в учете, например, для оприходования товаров нужны накладная, приходный ордер и, если есть, счет-фактура;
• порядок и сроки передачи документов;
• распределение ответственности;
• доступ к базе данных;
• гарантии соблюдения конфиденциальности;
• порядок передачи заказчику базы данных при расторжении договора.

Вы должны понимать, что в договоре предусмотрена и ваша ответственность, и если вы не выполните свои обязательства, например, вовремя не отправите документы, бухгалтер не будет финансово отвечать за неуплаченные налоги или неправильно составленную отчетность.

Когда же бухгалтер не хочет заключать договор, лучше с ним не сотрудничать.

Этап 2. Работа с бухгалтерией на аутсорсинге

Главное, что от вас требуется ─ своевременная сдача документов, особенно в конце года. Задержки будут приводить к неправильной отчетности и некорректно рассчитанным налогам.

Многие аутсорсинговые компании не ждут от вас оригиналов документов, им достаточно отсканированных копий, отправленных по электронной почте. Оригиналы вы можете оставлять у себя или по договоренности передавать на хранение бухгалтерам.

Когда из налоговой приходят требования и вопросы, сотрудники подрядчика самостоятельно реагируют на них или консультируют, что написать в ответном письме.

Если по договору бухгалтерия на аутсорсинге составляет для вас документы, они должны поступать своевременно. Это могут быть:

• для сотрудников ─ приказ о приеме на работу, трудовой договор, приказы на отпуск и командировки, справки в налоговую;
• для контрагентов ─ акты, накладные, счета, счета-фактуры;
• рассмотренные проекты ваших договоров с замечаниями и предложениями.

Этап 3. Расторжение договора

Причины могут быть разными, например, вы нашли другую аутсорсинговую компанию или решили создать штатную бухгалтерию. В любом случае вам нужно:

1. Получить базу данных со всеми операциями, проведенными в учете и подготовленной отчетностью. Эту информация нужна для того, чтобы вы могли выполнить требования закона № 402-ФЗ от 06.11.2011 о непрерывности бухгалтерского учета с даты регистрации компании до даты ее ликвидации или реорганизации.
2. Самостоятельно запросить в налоговой сверку расчетов, чтобы убедиться, что у вас нет долгов.
3. Забрать все свои документы, которые находились у аутсорсера на момент расторжения договора.

В случае подозрений на некачественное оказание бухгалтерской услуги, можно заказать аудит учета и отчетности.

Какие вопросы, кроме организации бухучета, вам придется решать при открытии бизнеса

Найти компанию, которая будет вести бухгалтерию ─ это только один из шагов. До этого или после нужно еще определиться с ответами на такие вопросы:

1. Что открыть ─ ИП или ООО?
2. Какой налоговый режим выбрать?
3. В каком банке открыть расчетный счет? А может лучше два или три счета?
4. Какую онлайн-кассу купить, чтобы не нарушать 54-ФЗ?
5. Как провести регистрацию кассы в налоговой?
6. Как подготовиться к продаже маркированного товара? Какого оператора ЭДО выбрать?
7. Если планируете продавать алкоголь ─ что нужно для получения лицензии, как зарегистрироваться в ЕГАИС и организовать работу сотрудников?
8. Какой банк и терминал выбрать для эквайринга?
9. Куда обратиться за юридическими консультациями? Как составлять договоры с покупателями и поставщиками?
10. Как контролировать работников и бизнес, чтобы принимать правильные решения?

Предлагаем вам сэкономить время на поиск ответов на вопросы и обратиться к нам. Вы получите помощь в режиме «одного окна» и сможете определиться, что делать и куда обращаться.

Услуги для начинающих (и не только) предпринимателей в режиме «одно окно»

Вопросы, связанные с организацией бизнес-процессов, появляются не только в самом начале деятельности, поэтому рекомендуем прочитать и предпринимателям со стажем.

Итак, поддержка, которую вы сможете получить при обращении к нам:

Рекомендация бухгалтерского аутсорсинга с учетом особенностей вашего бизнеса. МТС Касса интегрирована с популярными сервисами: Контур.Эльба, Мое дело, 1С:Бухгалтерия — подберем для вас наиболее подходящее решение.

Оставьте заявку, наши специалисты свяжутся с вами, ответят на все вопросы и при необходимости, учитывая особенности вашей деятельности, подберут банк, профессиональных бухгалтеров, МТС Кассу и тариф.

Давайте подведем итоги

Для того чтобы вести бухгалтерию вам необязательно нанимать сотрудников в штат, вы можете передать эту задачу на аутсорсинг и даже пригласить удаленного бухгалтера, с которым будете работать через интернет.

Если вы не знаете, как выбрать аутсорсинговую компанию и, помимо этого, у вас есть другие вопросы, связанные с ведением и развитием бизнеса, обращайтесь к нам для поиска ответов. Современная онлайн-касса для любого бизнеса ─ это не единственное, что мы можем предложить: у нас есть партнеры, которые могут провести профессиональные консультации по законодательству РФ и налогам, вести учет, а также предложить специальные условия по расчетно-кассовому обслуживанию. В результате вам не придется тратить свое время на поиски нужной информации.

Свой бизнес: аутсорсинг бухгалтерских и аудиторских услуг

* В расчетах используются средние данные по России на момент написания статьи. В каждой статье есть калькулятор расчета прибыльности бизнеса, который позволит вам рассчитать актуальные на сегодня ключевые показатели доходности.

В России по сравнению с развитыми капиталистическими странами не так хорошо развит рынок аутсорсинговых услуг. Достаточно большое количество компаний не доверяет передачу своих важных бизнес-процессов сторонним организациям, несмотря даже на то, что такие организации могут выполнить поставленную перед ними задачу гораздо более качественно и эффективно, при этом требуя за оплату своих услуг сумму порою в несколько раз меньше, чем суммарная стоимость обслуживания этого бизнес-процесса для самой компании.

В настоящее время на аутсорсинг передаётся большое количество всех возможных бизнес-процессов, но одним из самых востребованных (если не самым востребованным) является аутсорсинг бухгалтерского учёта, потому что такой бизнес-процесс требует привлечения только грамотных и высококвалифицированных специалистов, которые требуют соответствующей оплаты своих услуг, но при этом бухгалтерия никоим образом не влияет на получение прибыли организацией, то есть относится исключительно к расходам. Рынок аутсорсинга бухгалтерии в настоящее время только развивается, и начинающий предприниматель может начать своё собственное дело с относительно небольшими затратами, при этом быстро завоевав существенную часть рынка. Главной проблемой в этом начинании может стать именно привлечение клиентов, но это не умаляет возможностей и перспектив подобного начинания, потому что грамотный руководитель всегда найдет способ предложить свою услугу потенциальному клиенту и убедить его в целесообразности их сделки.

Для начала работы необходимо зарегистрироваться как субъект предпринимательской деятельности. Если предполагается работа в сфере аудиторской проверки бухгалтерского отчёта, что необходимо зарегистрировать юридическое лицо, при этом предпочтительной формой является общество с ограниченной ответственностью, потому что по закону аудиторская контора не может быть открытым акционерным обществом или общественной организацией. В связи с этим, если человек не хочет заниматься частной аудиторской практикой, ему нужно оформить своё предприятие. Все эти ограничения тем не менее позволяют заниматься бухгалтерской деятельности, в том числе принимать на аутсорсинг введение чужой бухгалтерии. С бухгалтерскими услугами вообще всё гораздо проще, поэтому целесообразней в случае, когда компания предлагает бухгалтерские и аудиторские услуги, зарегистрировать себя именно как аудиторскую контору с расширенным перечнем услуг. Даже сама деятельность подпадает под всего один классификатор, который включает в себя и бухучёт, и аудит — (ОКПД 2) 69.2 Услуги в области бухгалтерского учёта; по проведению финансового аудита; по налоговому консультированию. Только нужно отметить, что речь идёт именно об аудите финансовой отчётности, который обычно и относится к ведению и проверке бухгалтерии. Сам же термин аудита гораздо шире и может подразумевать под собой абсолютно не связанные между собой и достаточно различные виды.

Свой тренинговый центр за 69 000 руб. Можно вести бизнес онлайн!

В стоимость входят комплект материалов для очного проведения всех программ + 2 дня живого обучения онлайн. Бессрочное право проведения 10 программ. Никаких дополнительных отчислений и платежей. Запуск за 2 дня.

С 1 января 2010 года было отменено обязательное лицензирование для аудиторских фирм, но при этом появились новые условия регистрации подобных контор. Самое главное нововведение — это необходимость вступления в соответствующую саморегулируемую организацию. Здесь может возникнуть сложность, потому что в России подобных саморегулируемых организаций очень мало, и связано это в первую очередь с тем, что СРО в сфере аудита должна быть некоммерческой организацией с числом членов не менее 700 физических лиц или 500 юридических лиц. С другой стороны на рынке в настоящее время существуют только процветающие, достаточно крупные, а потому надёжные и обладающие большими возможностями аудиторские саморегулируемые организации.

Следующим важным моментом является то, что зарегистрировать свою аудиторскую компанию проще всего и вообще целесообразнее в том случае, если предприниматель сам является аудитором, который немало проработал в этой сфере (минимум 2 года) и обладает соответствующим образованием. Связано это с тем, что учредителями аудиторской конторы должны быть в том числе и люди, которые сами работают аудиторами. По закону 51 процент минимум уставного капитала организации должен принадлежать аудиторам или аудиторским организациям, поэтому во избежание рисков не стоит заниматься такой деятельностью, если нет возможности иметь значительную долю уставного капитала своей компании. Руководитель также должен являться аудитором, в связи с чем предприниматель, который не имеет никакого отношения к аудиторской деятельности, может открыть такую организацию в случае, если уверен в своих партнёрах и может всецело им довериться, выступая просто как инвестор подобного начинания. Наконец, последним ограничением является то, что в штате компании должно быть как минимум три аудитора, однако это не должно стать проблемой, потому что нанимать меньше людей всё равно не стоит. Есть и ещё одно условие работы аудиторской компании. Дело в том, что в процессе своей работы она должна иметь возможность предоставлять письменные рекомендации как минимум трёх аудиторов, которые не являются её работниками или учредителями, то есть придётся обращаться в сторонние компании или к сторонним частнопрактикующим аудиторам, чтобы получить заключения подобного рода. При регистрации своей фирмы потребуется предоставить определённый пакет документов, в который входят:

1. Учредительные документы фирмы

2. Документ, который подтверждает, что юридическое лицо внесено в Единый государственный реестр юридических лиц

3. Список учредителей фирмы с указанием аудиторов и его личной выпиской из реестра аудиторов

4. Список аудиторов, с приложенными выписками из реестра, которые являются сотрудниками аудиторской фирмы на основании трудовых договоров

5. Документы, регулирующие распределение учредительских долей

6. Не менее трёх письменных рекомендаций от аудиторов, не являющихся сотрудниками или учредителями организации, о подтверждении безупречной репутации коммерческой фирмы

7. Экземпляр утверждённых «Правил осуществления внутреннего контроля качества работы»

В соответствии с положениями закона аудиторская контора может заниматься следующими видами услуг:

1) организация и ведение бухгалтерского учёта;

2) оценка достоверности составления и предоставления отчётности;

3) проверка состояния, использования и сохранности имущества;

4) анализ обеспеченности фирмы собственными средствами;

5) контроль и оценка финансовой устойчивости предприятия, платёжеспособности;

6) подотчётное ведение контроля и разработки системы управления предприятием;

7) оценка качества работы подразделений предприятия;

8) консультации по налогообложению и исполнительским дисциплинам;

9) планирование и состояние внутрихозяйственного контроля;

10) нормирование и стимулирование;

11) помощь в организации и оценке технологии производства;

12) ведение хозяйственных процессов.

Вообще нужно сказать, что аудиторская деятельность сама по себе изначально является в некотором роде аутсорсинговыми услугами, потому что предприятие не может иметь в своём штате аудитора и в любом случае вынуждено обращаться в стороннюю организацию или к стороннему специалисту для оценки своей деятельности. Однако нужно понимать, что аудиторство также подразделяется на обязательный и внутренний аудит, и, хотя это разделение несколько некорректно с юридической точки зрения, для начинающей компании проще всего сосредоточиться именно на этих двух направлениях. Впрочем, подавляющее число небольших компаний, которые желают предоставлять своим потребителям аудиторские услуги, чаще всего ориентируются именно на работу с руководителями предприятий, которые желают провести необязательный внутренний аудит, чтобы проверить свою документацию и бухгалтерскую отчетность перед передачей её в контролирующие органы или просто оценить работу своих специалистов и найти ошибки в их деятельности. Это касается в первую очередь компаний, которое имеет достаточно большое количество подразделений и филиалов, а потому не могут постоянно и полноценно контролировать работу своих сотрудников и даже руководителей этих подразделений.

Что касается обязательного аудита, то он представляет собой проверку бухгалтерской отчётности таких правовых форм организаций как акционерные общества, а также банков, фондов, бирж и предприятий, в доле уставного капитала которых имеются денежные средства иностранных инвесторов. Есть и некоторые другие крупные организации, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами и которые поэтому также должны проходить ежегодный обязательный аудит. К ним относятся согласно Федеральному Закону 400-ФЗ от 28.12.2010 компании, активы которых превышают 60 миллионов рублей или выручка которых составляет более 400 миллионов рублей за отчётный период, то есть за год. Все остальные компании не обязаны проходить обязательный аудит, и эту особенность нужно учитывать в начале работы, потому что если нет цели работать с организациями, которые вынуждены проходить ежегодный аудит, то следует оценить рынок на предмет наличия потенциальных потребителей.

Простейший пример — в небольшом городе вряд ли найдётся достаточно крупная компания, которая сочтёт целесообразной аудиторскую проверку. Даже если и имеются организации подобного рода, то нужно понимать, что заказывать её они будут относительно редко, и аудиторская контора не сможет получать достаточное количество заказов, а значит в скором времени станет банкротом по причине невостребованности или малой заинтересованности в её услугах. В дополнение стоит отметить, что с 2013 года в России были приняты «Федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности (ПСАД)», которые в настоящее время полностью основаны на международных правилах ведения аудиторской деятельности — MCA. Для аудиторов эти правила не станут откровением, подавляющее число современных специалистов уже работает в соответствии с этими установленными нормами, но при регистрации своей фирмы нужно учитывать этот факт, чтобы в итоге не быть привлечённым к ответственности или дисциплинарному взысканию со стороны саморегулируемой организации.

Теперь стоит более подробно остановиться на аутсорсинге бизнес-процесса по ведению бухгалтерии. Несмотря на то, что это один из самых распространённых видов аутсорсинга, позволяющий компании существенно экономить свои расходы, существует целый ряд проблем в подобном начинании. Как бы там ни было, самой серьёзной проблемой является всё-таки психология потенциальных потребителей и их персонала. Дело в том, что бухгалтерия относится в некоторой степени к секретным данным даже несмотря на то, что эти данные передаются в соответствующие структуры, то есть юридически являются открытыми. Ни для кого не секрет, что определённый процент предпринимателей практикует ведение «чёрной бухгалтерии». Однако такие субъекты предпринимательства лучше оставить наедине со своими проблемами. Лучше и проще сконцентрироваться на организациях, которые не стремятся обмануть государство и исправно платят налоги. Однако даже в этом случае руководитель не всегда готов передать сведения о своём бухгалтерском учёте сторонней фирме. Помимо некоторых объективных факторов зависит это ещё и от менталитета и особенностей ведения предпринимательства в этой стране. Проще говоря, это внешний фактор, на который аутсорсер практически не может повлиять, а потому вынужден обращаться только в компании, которые изначально готовы сотрудничать с компанией-аутсорсером бухгалтерии.

Убедить потенциального потребителя в том, что аутсорсинг данного бизнес-процесса абсолютно для него безопасен и, более того, позволяет существенно экономить, бывает очень непросто. Большинство аутсорсеров и вовсе не стремится проводить какие-либо переговоры и продвигать свои услуги, предпочитая работать только с теми клиентами, которые обратились сами. Это даёт возможность начинающему предпринимателю охватить тот сегмент рынка, на котором не работает ни один конкурент. Однако нужно понимать, что ситуация на рынке может быть очень различной, потому что крупные компании с очень сложной бухгалтерской отчётностью предпочитают нанимать своих бухгалтеров в штат небезосновательно, ведь в этом случае можно рассчитывать на более оперативное решение своего вопроса (хотя хороший аутсорсер решит задачу всё равно быстрее), на сохранении сведений в тайне, в том числе и относящихся не только к бухгалтерии, а ко всему предприятию в целом, среди которых действительно могут быть сведения, которые могут быть использованы против самой фирмы или раскроют хоть и официальную, но при этом интересную конкурирующим организациям информацию.

С другой стороны, ведение бухгалтерии на очень маленьких предприятиях и тем более индивидуальных предпринимателях не отличается особой сложностью, освоить навык в составлении бухгалтерской отчётности может даже неподготовленный человек, если потратит какое-то время и силы на обучение. В связи с этим некоторым руководителям и индивидуальным предпринимателям гораздо проще самостоятельно раз в месяц составить одну-две бумаги, после чего передать сведения в налоговую структуру, чем начинать сотрудничество со сторонней организацией и ещё платить ей за это деньги.

Исходя из всего вышесказанного, можно сказать, что потенциальными потребителями, на которых нужно рассчитывать в первую очередь, становятся индивидуальные предприниматели и юридические лица, ведение бухгалтерии в которых составляет существенную часть расходов и которые при этом не обладают достаточными ресурсами для того, чтобы обеспечивать это бизнес-процесс без существенных издержек. Такие компании, которые натурально испытывают проблемы с ведением бухгалтерии убедить в том, что аутсорсинг действительно может помочь в решении этого относительно простого вопроса, гораздо проще. К этой категории стоит отнести в первую очередь средние предприятия, которые имеют налаженный цикл производства или просто занимает существенную долю рынка в рамках своих возможностей, но при этом стремятся провести оптимизацию своих расходов и всеми доступными способами улучшить показатели своей деятельности.

Ещё одним существенным недостатком в данном направлении является непроработанная законодательная база, в которой не имеется достаточно чётких и точных правовых актов, которые могли бы регулировать деятельность аутсорсеров бухгалтерии и их взаимоотношения с клиентами. В первую очередь это касается составления договоров, потому что на настоящий момент ещё не разработаны стандарты, учитывающие специфику данного вида деятельности. К другим проблемам можно отнести то, что в законе нет ясных понятий по определению задач и целей аутсорсера, не прописаны его обязанности и ответственность, что в значительной степени отпугивает определённый процент потенциальных потребителей, которые боятся передать важные сведения сторонней компании, а после в случае возникновения каких-то проблем не получить компенсации. Здесь можно отметить, что хорошая компания всегда дорожит своей репутацией и ни при каких обстоятельствах не рискнёт действовать не в интересах своего клиента, если это, конечно, остаётся в рамках закона, поэтому в большинстве случаев все эти страхи потребителей не обоснованы. Однако учитывая менталитет российских предпринимателей, которые в своём подавляющем большинстве всегда ориентированы только на краткосрочную прибыль, опасения клиентов можно понять.

Если подвести итог, то может сложиться впечатление, что заниматься аутсорсингом в бухгалтерии нецелесообразно и не выгодно в этой стране. Однако на самом деле рынок хоть и не полностью готов, но при этом постоянно развивается ситуация в данный момент времени гораздо лучше, чем несколько лет назад, поэтому можно говорить о перспективах и возможностях. Хорошая компания, которая предлагает аутсорсинг ведения бухгалтерской отчётности, должна руководствоваться только современными и прогрессивными принципами ведения бизнеса. В первую очередь, конечно, необходимо нанять в штат только квалифицированных сотрудников, которые при этом занимаются только своим делом и являются профессионалами с многолетним опытом. Ни в коем случае в компании не должны работать бухгалтеры с плохой репутацией или просто слабо освоившие эту специальность люди. Это один из главных критериев, по которому компанию оценивает потребитель. Его требования предельно просты — отчётность должна быть составлена без ошибок, быть идеально выверенной, быть предоставленной точно в срок по первому же требованию.

В данном бизнесе нужно просто максимально качественно выполнять свою основную задачу. Особенно ценится контора, которое может заниматься бухгалтерией любых предприятий и фирм, в том числе и индивидуальных предпринимателей, и некоммерческих организаций. Также компания-аутсорсер имеет возможность застраховать свои риски и тем самым дать гарантию своему клиенту в том, что даже в случае какой-либо проблемы он действительно сможет получить возмещение ущерба. Это выгодно отличает аутсорсинговую компанию от внутреннего штата бухгалтеров, в котором не исключён человеческий фактор и который состоит из физических лиц, априори несущих меньшую ответственность.

Нельзя забывать и о цене, вернее об экономии, которую может достичь потребитель. Здесь действует стандартный принцип аутсорсинга: все сотрудники аутсорсинговой компании занимаются проектами и задачами сразу нескольких компаний, имеют более полную загрузку и способны более качественно и быстро выполнять свою работу за счёт высокой квалификации, знаний и опыта. В разных случаях экономия действительно может быть очень разной, её нужно рассчитывать индивидуально, но в среднем величина расходов на бухгалтерию, которая передана на аутсорсинг, меньше величины расходов на внутренний штат бухгалтеров на 50 процентов. При этом нужно учитывать не только экономию денежных средств, но и сил и времени руководство компании и ответственных менеджеров.

Также стоит отметить, что аутсорсер избавляет своего клиента от некоторых других проблем, например, бухгалтерия будет доступна партнёру в любое время, и он никогда не столкнется с тем, что ведение бухгалтерии будет прервано по каким-либо причинам — болезнь или плановый отпуск сотрудников. Хорошая компания в дополнения должна позаботиться об организации единой информационной базы, которая соединяются с информационными базами своих потребителей; в этом случае партнёр имеет всегда доступ к своей бухгалтерии через специализированные программы. Удалённый доступ позволяет привлечь дополнительных клиентов, дать им некоторые гарантии и даже преодолеть барьер их недоверия к аутсорсеру.

Что касается стартовых инвестиций в подобный проект, то нужно сказать, что открытие аудиторской конторы обойдётся скорее всего на порядок дороже, чем открытие простой бухгалтерской компании. Связано это с необходимостью аудиторской фирмы получить членство в саморегулируемой организации, которая устанавливает свои требования к поступающим членам, а значит требует от них вступительных и, возможно, ежемесячных взносов. Однако если рассматривать непосредственно сумму денежных средств, необходимых на открытие своей фирмы, то она приблизительно равна для аудиторской и чисто бухгалтерской компании. Целесообразно совмещать ведение этих видов деятельности, потому что сумма расходов увеличится незначительно, но откроются новые перспективы и будет больше возможностей для получения дохода.

В целом для открытия средней конторы потребуется не более 500 тысяч рублей, в которые входит аренда офиса в хорошем месте в городе, косметический ремонт помещения, закупка мебели и офисной техники, регистрация юридического лица и формирование фонда оплаты труда на первый месяц работы. При этом некоторые средства пойдут на проведении своей рекламной кампании, которая включает в себя размещение информации о фирме в средствах массовой информации, к которым относятся местное радио, телевидение, пресса, тематические порталы в интернете.

Стоимость услуг аудиторской фирмы всегда рассчитывается индивидуально и лежит в очень широком ценовом диапазоне, потому что зависит от большого количества факторов, в то время как для ведения бухгалтерии минимальная стоимость услуг составляет от 1 до 5 тысяч рублей в месяц в зависимости от региона, но это самый минимум, который предполагает составление всего одного документа. То есть тут доход организации формируется в зависимости от объёмов работы, а также от сложности проведения бухгалтерской отчётности. Некоторые дополнительные услуги как, например, предоставление удалённого доступа могут быть как платными, так и бесплатными для клиента.

Подобный бизнес является достаточно сложным, доступным только для профессионалов этой сферы, но, учитывая постоянное развитие рынка и развитие предпринимательства вообще, можно сказать, что уже сегодня в этом направлении можно построить свой успешный и процветающий бизнес, который в будущем будет только развиваться расширяться.

Как настроить работу, если вы открываете бухгалтерскую фирму?

Мы часто пишем о том, что бухгалтерия постепенно уходит в аутсорсинг. Не сказать, что всем бухгалтерам дается работа в аутсорсинговых компаниях просто.

Плюсы аутсорсинга для бухгалтеров — многозадачность дает большой опыт, а разные клиенты спасают от рутины.

Минусы вытекают из плюсов: здравствуй, стресс из-за постоянного переключения между задачами.

Тем не менее, тенденция налицо. И многие бывшие штатные бухгалтеры задумываются о том, чтобы завести свой бизнес.

Мы решили выяснить, как наладить работу в бухгалтерской фирме так, чтобы было эффективно и не супер-затратно.

Что нужно

Пройдемся по верхам. Что нужно, чтобы бухфирма начала нормально работать? Предположим, что бизнес-план есть, кредит или начальный капитал будет, офис выбран. Итак:

1. Про регистрацию бизнеса писать не будем. Но если не знаете, то на «Клерке» куча полезных статей, как зарегистрировать ООО или ИП.

2. Выбрать банк для РКО. У нас есть калькулятор, где можно выбрать выгодные тарифы.

3. Собрать команду. Тоже советовать не будем. Но если что, у нас есть канал в Телеграме, где хорошие бухгалтеры ищут хорошую работу.

4. Выбрать программу для ведения учета и для отправки отчетности.

4. Выбрать систему работы с клиентами — и это, наверное, самый важный пункт для компании, которая хочет наладить бизнес.

Такие системы называют «СиАрЭм», CRM. Переводится как «система управления взаимоотношениями с клиентами».

Давайте выясним, какие варианты есть у бухгалтерской компании, которая планирует развиваться, но не знает, как не запутаться с потоком задач.

Вариант 1. Делать все самим, на коленке

Что кривить душой, большинство начинают именно так. И такой вариант тоже имеет право на существование.

Если компания только-только открылась и сложно прогнозировать, насколько успешно пойдут дела, возможно, даже логичнее не тратиться на сторонние сервисы и попытаться организовать работу самостоятельно.

Как выкручиваются новички?

• Лиды (информацию по потенциальному клиенту) вносят в табличку или просто записывают на бумагу;
• Общаются между собой и с клиентами по почте или через мессенджеры;
• Учет ведут так, как в обычной компании малого бизнеса.

Кстати, многие бухгалтеры ностальгируют по ведению учета, который был раньше.

Но мы не будем. Как двигаться вперед, но не тратить много денег, если бизнес только зарождается?

1. В поисковых системах куча шаблонов для ведения баз клиентов. Так и набирайте «шаблон базы клиентов в Excel».

Или наберите «crm в excel» — есть обучающие видео, как вести учет продаж и общения с клиентами в Excel.

2. Очень помогут Гугл-документы и Гугл-таблицы.

Их можно делать открытыми для всех или добавлять только выбранных пользователей.

Гугл поможет координировать работу удаленных сотрудников. Да и с клиентами можно так обмениваться информацией, почему нет.

В Гугл-документах есть даже чат.

3. Не забывайте про бухгалтерские инструменты.

4. Для координации работы команды — бизнес-чаты.

Самые популярные бизнес-мессенджеры:

— Slack. Очень удобная штука. На «Клерке» общаемся через него.

— Telegram (отлично работает в приложении в обход блокировок);

5. Есть бесплатные CRM. Самая известная у нас система — «Битрикс24». Если бизнес начнет развиваться, дополнительные функции за плату.

Еще, например, у «Билайна», если купите их корпоративный тариф, систему управления продажами дадут бесплатно.

Вариант 2. Купить несколько программ и сервисов

Если бизнес потихоньку раскручивается, то чаще всего обращаются к варианту интегрировать в бизнес несколько разных систем.

Получается такой расклад:

1) 1С — для ведения учета. С таким функционалом, чтобы покрывать все нужды клиентов.

Вообще, тарифы и разные функции 1С — это бездна. Описывать в этом обзоре не возьмемся.

Скажем только, что надо быть готовым к тратам.

2) Программа для отправки отчетности.

Тут, в общем, все то же самое, что из предыдущего пункта для тех, кто хочет бесплатно. Но теперь уже за полный тариф. Ищите в поисковиках, CRM сейчас очень много. Основные — это «Битрикс24», amoCRM и «Мегаплан».

Вариант 3. Купить сервис с обеспечением полного цикла работ бухфирмы

Есть сервисы, которые заточены специально для работы бухгалтерских фирм. Но чаще всего даже с ними без 1С и системы отправки отчетности не обойтись.

Эти сервисы понимают специфику работы бухгалтерских аутсорсеров и добавляют удобные фишки.

Ну, и плюс, можно забыть про бизнес-чаты, таблички и непрофильные для бухфирм CRM.

Чисто бухгалтерских сервисов пока немного. Вот три основных.

«Мультибухгалтер»

Этот сервис создан именно для управления бухгалтерской фирмой.

Система работает в облаке и:

• сформирует календарь сдачи отчетности для каждого из клиентов на 120 дней вперед;
• оповестит о подходе срока сдачи отчетности по каждому клиенту;
• предоставит личные кабинеты клиентам;
• распределит базу клиентов по сотрудникам и поставит им задачи;
• предоставит файлообменник;
• автоматически выставит счета на оплату;
• настроит печатные формы договоров и доверенностей;
• объединяется с 1С;
• выгружает данные в Excel.

Мы покопались в бесплатной версии и можем сказать, что система интуитивно понятна. Пользоваться просто. Это значит, что не надо тратить отдельное время и силы на обучение коллектива.

• работает стабильно и нужно меньше трафика, чем «Битриксу». Обновлять программу не надо, а компьютер, чтобы с ней работать, не должен быть очень производительным;
• оперативно отвечают в техподдержке;
• удобный календарь-планнер.

• нет всплывающих окон-уведомлений, но их скоро обещают добавить;
• пока нет, но скоро будет мобильное приложение с личным кабинетом для клиентов.

Пользоваться «Мултибухгалтером» можно бесплатно. Если захотите ввести личные кабинеты клиентов и систему управления задачами, можно купить тариф PRO. Месяц на нем подарят. Дальше он будет стоить 1999 руб. в месяц. Почитайте подробнее.

«Контур.Бухгалтерия»

Вообще, Контур.Бухгалтерия — это онлайн-бухгалтерия для малого бизнеса, где можно вести учет и отправлять отчетность.

Стоимость напрямую зависит от количества компаний. Например, по 10 компаниям в тарифе с отправкой отчетности без скидки за год надо отдать 168 000 руб.

У сервиса есть отдельные предложения и для бухгалтерских фирм.

Можно контролировать оплату от клиентов, отчетность и работу бухгалтеров. Есть статистика и CRM.

Стоимость рассчитывается индивидуально.

«Бухгалтерское дело»

Сервис похож на «Мультибухгалтера».

Есть работа с задачами по клиентам, создание счетов и плана отчетности, вся информация о клиентах собирается в одном месте.

Понравилось, что можно создавать прайс-листы на бухгалтерские услуги и шаблоны уведомлений для клиентов о важных событиях.

Но не нашли возможности по созданию для клиентов отдельных личных кабинетов.

Стоимость тарифа «Профессиональный» — 5490 руб. в месяц. Бесплатно можно пользоваться 14 дней. Вот тут подробнее.