Для чего нужны отчеты

Опять отчет? Ну сколько можно?

Очень многим работникам крупных компаний, думаю, что почти всем, приходится делать и сдавать отчеты. У подавляющего большинства данный вид деятельности вызывает негативную реакцию. Разберем чем по сути являются отчеты, зачем они нужны, и главное сколько стоит такое удовольствие.

Зачем вообще нужны отчеты?

Чтобы принимать любые осмысленные решения Вам нужна информация. В простейшем случае, когда Вы лично непосредственно участвуете в процессе или находитесь физически в том же помещении, вся необходимая информация поступает к вам автоматом по аудиовизуальным каналам даже если Вы этого не особо желаете. Вы знаете, чем занимается джуниор, как часто и по каким вопросам дергают эникея, сколько раз в день и насколько качественно моет пол уборщица, можете прямо на своей машине в профилировщике посмотреть почему тормозит код и знаете сколько запасных мышек лежит в шкафу. Необходимость в формальных отчетах в этих ситуациях практически отсутствует. Вы сразу увидите проблему и сможете ее решить. Это прекрасно работает в компаниях где несколько сотрудников и все физически в одном помещении. Все резко меняется при наличии физического барьера или, когда компания растет, и вы не можете лично принимать участие во всех процессах. Но ответственность при этом никуда не исчезает. Находясь в другом помещении вы уже непосредственно не видите, что происходит, но обязаны своевременно принимать правильные решения. Исходя из приведенных выше примеров, Вам вероятно захочется регулярно получать информацию примерно такого вида:

• Сколько у нас задач в очереди, что в разработке, сколько закрыто за период?
• Сколько было обращений в хелпдеск, какого типа, сколько успешно закрыто?
• График уборки.
• Логи вашего приложения с пользовательского устройства.

Основные требования к отчетам

Сформулируем основные требования к отчетам:

Наглядность и удобство восприятия.

Все стоит денег

Опять же немного «покапитанствую». В нашем мире практически нет ничего бесплатного. Булки не растут на деревьях, Деда Мороза не существует. Любая работа требует денег, времени, еще каких-то ресурсов. Если Вам требуется отчет о количестве дождевых червей на кв. метр, то мы можем оценить его стоимость. Прикинем затраты:

Создание. Стоит С денег. Сюда же отнесем различные доработки, модернизации – обозначим С_м

Итого в день этот отчет обходится в

Разберем на примере. Пусть разработка отчета стоит 10 000 галактических кредитов. Пользоваться им будут примерно полтора Земного года (примем для простоты 500 дней), потом придумают что-то принципиально новое. Также в течение этого периода потребуется небольшая доработка на 1000 кредитов. Ежедневное ручное вбивание данных (не все можно получить автоматом из БД) стоит 100 кредитов. Итого имеем:
10000/500+1000/500+100=122. Если в году 243 рабочих дня т. е. в год он нам обходится примерно в 30 тыс. Формула в общем-то простая. Желающие могут вбить данные в электронную таблицу и поиграться параметрами. Если придумывать новые колонки, требовать менять цвет графика еженедельно или сам отчет делается вручную полдня, легко получить затраты в сотни тысяч. В этот момент стоит серьезно задуматься: действительно ли настолько важна данная информация и стоит ли она этих денег?

Пример очень неэффективного отчета из давнего личного опыта

Ситуация. Компания в одном офисе имеет два основных непересекающихся направления: оптовая торговля зерном (скупаем у фермеров по области) и продажа дизельных электрогенераторов (основные клиенты нефтяники в очень дальних краях). Мобильных телефонов тогда особо ни у кого не было. Все созванивались по обычным проводным телефонам. Звонки по области (тарифная зона <100 км) стоили очень дешево. А в Красноярский край, на Дальний Восток и т. п. достаточно дорого. Компания работала с хорошей прибылью, но и расходы на связь были в сумме достаточно серьезные. Хотя основной источник затрат был всем очевиден, генеральный директор потребовал предоставить разбивку по отделам. Логов АТС у нас не было. Электросвязь (сейчас это «Ростелеком») умели присылать информацию в виде бумажного рулона. Итого у моего коллеги ушло больше недели рабочего времени, чтобы все это проанализировать и сформировать требуемый отчет. Совещание где должны были посмотреть данный отчет и сделать выводы выглядело примерно так:

Генеральный: «Юра (рук. продавцов генераторов), а что это твои так много наговорили?»
Юра: «Ну дык работаем!»
Генеральный: «А, ну ладно, молодцы!»

Т. е. по факту задорого ничего нового и полезного не узнали. Ситуация напоминает

К пастуху, пасущему стадо овец, подъезжает на машине какой-то тип, высовывается из окна и говорит:
— Если я тебе скажу, сколько у тебя овец в стаде, ты мне подаришь одну?
Немного удивленный пастух отвечает:
— Конечно, почему бы и нет.
Тогда этот мужик достает ноутбук, подсоединяет его к мобильному телефону, устанавливает связь с Интернетом, заходит на сайт НАСА, выбирает спутниковую связь GPS, выясняет точные координаты места, где он находится, и отправляет их на другой спутник НАСА, который сканирует эту местность и выдает фото со сверхвысоким разрешением. Затем этот тип передает снимок в одну из лабораторий Гамбурга, которая через несколько секунд отправляет ему мыло с подтверждением того, что снимок был обработан и полученные данные сохранены в базе данных. Через ODBC он подключается к базе данных MS-SQL, копирует данные в таблицу EXCEL и начинает производить расчет. Через несколько минут он получает результат и распечатывает в цвете 150 страниц на своем миниатюрном принтере.

Наконец он говорит пастуху:

— У тебя в стаде 1586 овец.
— Точно! Именно столько овец у меня в стаде. Что ж, выбирай.
Мужик выбирает одну и грузит ее в багажник. И тут пастух ему говорит:
— Послушай, а если я угадаю, кем ты работаешь, ты мне ее вернешь?

Немного подумав, мужик говорит:

— Ну давай.
— Ты работаешь консультантом, — неожиданно выдает пастух.
— Это правда, черт возьми! И как же ты догадался?
— Это было легко сделать, — говорит пастух, — ты появился, когда никто тебя не звал, хочешь получить плату за ответ, который я уже знаю, на вопрос, который тебе никто не задавал, и к тому же ты ни хрена не смыслишь в моей работе. ТАК ЧТО ОТДАВАЙ ОБРАТНО МОЮ СОБАКУ.

Для адекватного руководства нужно иметь информацию в виде отчетов. Если отчет неудобен, нужно подумать, как его улучшить, возможно добавить недостающую информацию. Но при этом надо четко понимать, что это будет стоить денег. Возможно больших денег. Правильный вопрос должен звучать так: «Стоит ли получение информации X суммы Y?»

«Стоит ли знание цвета мышек на складе (колонка в отчете) 5000 руб.?» (ответ скорее отрицательный, т. к. данная информация требуется настолько редко и малополезна, что ее стоимость близка к нулю)

«Стоит ли знание трудоемкости задач, выполненных в прошлом релизе и запланированных в текущем 50000 руб.? (ответ скорее положительный т. к. мы должны как можно раньше понять, что есть риск не успеть к сроку. В этом случае мы сможем найти решение, обсудив проблему с тим-лидом и Заказчиком или наняв фрилансера на какие-то задачи).

Есть еще важный момент: информация может терять актуальность. Т. е. получателю она уже полностью или частично не интересна, а формировать отчеты мы продолжаем. При этом у получателя нет особой мотивации их отменить.

Если здравого смысла недостаточно, на корпоративном уровне эффективно процесс можно построить следующим образом. Получатель каждого отчета должен их „финансировать“ в рамках бюджета подразделения. Т. е. если тебе нужны отчеты 1, 2, 3, 4, 5 общей стоимостью X рублей затраты в управленческом учете распределяются соответственно. В этом случаи волей-неволей придется держать себя в рамках и действительно требовать только реально актуальную информацию без сомнения выкидывая ненужную.

Как делать красивые и понятные клиентам отчеты

Валентина Евтюхина, специалист по digital-коммуникациям City Life и автор Телеграм-канала Digital Eva, написала для блога Нетологии колонку о том, как правильно оформить отчет, чтобы тот был без проблем понятен клиенту.

С регулярными отчетами для клиентов знакомы специалисты на фрилансе и в агентствах — если вы работаете над проектом клиента или занимаетесь маркетингом внутри компании, отчеты — неотъемлемая часть операционных дел.

Зачем нужны отчеты

Отчет формирует общую картину за период работы. Некоторые специалисты ограничиваются письмами с повесткой дня или итогами месяца, но этого недостаточно. Например, прошел месяц, вы занимались продвижением в социальных сетях или работой с сайтом, и вам кажется, что работы проделано много, и она выполнена хорошо. Но люди со стороны, например, клиенты или директор, видят это совсем иначе. Для них эффективность измеряется показателями, которые лежат на поверхности — клики, показы, переходы.

Данные, которые доступны вам, часто остаются недосягаемыми для остальных участников проекта.

И тут на помощь приходят отчеты, которые не только собирают воедино результат работы, но и показывают, как происходил процесс решения поставленных задач и какие маркетинговые инструменты были задействованы.

Почему отчеты — это сложно

Составление показательных отчетов — сложный процесс, потому что нет единого сервиса для работы с аналитикой: для каждой задачи приходится выгружать данные из разных систем, будь то рекламный кабинет Яндекс.Директа, отчеты в Яндекс.Метрике или Google Analytics. При этом в каждой системе перед выгрузкой данных надо задействовать правильные фильтры, сделать скриншоты, проработать таблицы в Excel и адаптировать их таким образом, чтобы было клиенту с первого взгляда было понятно, где искать нужные показатели и на какие столбцы обращать особое внимание.

Подобная работа требует от нескольких часов до нескольких дней. Если мы говорим о масштабных проектах, то ручной сбор информации может занимать львиную долю рабочего времени, которое лучше потратить на сам проект.

С другой стороны, современные технологии, например, BI, позволяют внедрять автоматизированные системы веб-аналитики в работу любого отдела или целого проекта. Проблема в том, что на их написание, тестирование и релиз уходит большое количество времени и человекоресурсов. Например, в этой статье можно почитать, как целая команда за 5 месяцев (!) создала BI-продукт для Netpeak. В его возможности входила аналитика исключительно контекстной рекламы, когда на деле клиенту чаще всего требуется отчетность по всем источникам и рекламным кампаниям, и контекстная реклама является лишь сотой долей от общего объема работ.

Можно, конечно, ограничиться автоматизированной выгрузкой из общедоступных систем аналитики и отправить ее клиенту, но для него это будет как послание на иностранном языке, который плохо знаешь — что-то будет понятно, но многое потребует дополнительных объяснений.

Как оформлять и отправлять отчет клиентам и руководству

Хуже неструктурированного отчета может быть только красивый отчет без пояснительных блоков.

Часто у клиентов нет возможности вникать в подробности или нет времени посмотреть отчет именно сейчас, а это может сказаться на оплате счета и дальнейшем сотрудничестве. Поэтому рекомендую добавлять к отчету текстовые блоки с пояснением графиков и цифр, которые помогут клиенту быстро сориентироваться в ситуации.

В пояснения обычно входят описания метрик или иных показателей, а также краткие комментарии по каждому или нескольким блокам.

Пример разбора метрик в отчете

Также не поленитесь составить сопроводительное письмо к отчету, в котором кратко изложите методы, инструменты, цели и результаты за период. Тогда клиент еще до детального знакомства с отчетом поймет, что все в порядке — команда работает и результаты есть.

За основу для сопроводительного письма можно взять выводы из отчета и самые важные комментарии к блокам. Но заменять отчет письмом все же не стоит, даже если ваши отчеты не читают, их все равно хранят: например, маркетолог может отчитываться перед руководством на основании ваших отчетов.

Пять полезных рекомендаций для создания отчетов

1. Используйте специальные программы для презентаций

Самая популярная программа — PowerPoint. Она позволяет создавать серии слайдов с текстовыми и визуальными блоками, добавлять логотип компании, использовать различные шрифты и цветовые решения.

Google Презентации — самый популярный из облачных сервисов, доступен на любом устройстве, прост и удобен в использовании. Есть возможность совместной работы над презентацией в онлайн-режиме; большой выбор шаблонов и фирменные шрифты.

Для пользователей iOS-устройств есть Keynote — приложение для создания презентаций в заранее выбранном шаблоне. Можно выбрать фон, нестандартное расположение объектов, использовать собственные шаблоны, сохранять презентации в формате PDF или pptx.

2. Работайте с шаблонами

Красивый, приятный глазу отчет можно создать без помощи дизайнера, просто выбрав подходящий шаблон для презентации. Например, на сайте slidescarnival.com есть бесплатные шаблоны по самым разным темам — коммерческие, технологические и креативные команды найдут для своих презентаций подходящий вариант. Эти шаблоны можно использовать как в Google Презентациях, так и в Power Point.

В Keynote есть масса встроенных шаблонов: для магазинов, дизайнеров, выставок, редакций, музыкантов и технологичных компаний.

3. Внимательно проверяйте тексты на ошибки

Готовя отчет для клиента, убедитесь, что не допустили ошибок не только в расчетах, но и в тексте. Грамотная письменная речь — показатель профессионализма и серьезного отношения к делу. Будет неприятно, если клиент заметит элементарные ошибки в словах: это покажет ваше халатное отношение к составлению отчета и работе в целом. В случае если нет возможности нанять корректора, пользуйтесь сервисами, которые могут его заменить.

Орфограммка — веб-сервис проверки правописания. Достаточно вставить фрагмент текста в специальное окно и нажать кнопку «Проверить», и все стилистические и грамматические ошибки подсветятся соответствующим цветом. Вам останется только переписать текст на основе рекомендаций сервиса.

Главред помогает сделать текст максимально информативным и понятным.

4. Используйте все возможности Excel

Если отчет требует добавления выгрузки в Excel, постарайтесь максимально снизить уровень ручной обработки данных в таблицах, доверив это формулам. Используйте функцию автоматического выделения цветом большого объема цифр, чтобы клиенту визуально было удобно ориентироваться в данных. Вот тут подробно описано, как создать диаграмму Ганта в Google Таблицах, которая позволит визуализировать количество затраченных ресурсов на проект или отдельный процесс в рамках проекта. А вот в этом видео подробно показано создание круговых диаграмм на основе данных из таблицы.

5. Собирайте данные с помощью сервисов

Маркетологи используют множество сервисов для анализа и прогнозирования, поэтому во время составления отчета им приходится собирать данные вручную из каждой рекламной системы и форматировать их под единый стиль презентации. Чтобы ускорить этот процесс, рекомендуем пользоваться сервисами, собирающими аналитику из разных систем — рекламных кабинетов в социальных сетях, Google Analytics и Яндекс.Метрики. Подключив системы к одному сайту, вы получаете единый отчет нажатием одной кнопки.

reportkey — сервис для маркетологов, smm-менеджеров и seo-специалистов, который собирает данные из рекламных кабинетов социальных сетей, счетчиков аналитики и сторонних систем в удобные отчеты. Доступна интеграция с Яндекс.Метрикой и Google Analytics, выгрузка данных из рекламных кабинетов ВКонтакте и Facebook, а также из Instagram (если реклама запущена через кабинет Facebook), SEOlib, Allpositions и Топвизора.

Improvado — сервис для сбора данных из пятидесяти различных аналитических платформ и социальных сетей, с визуализацией и возможностью адаптировать сервис под себя.

ReportGarden — сервис для составления отчетов с интеграцией самых разных платформ, включая почтовый сервис MailChimp, данные Google Analytics и выгрузки статистики из социальных сетей.

Google data studio — простой инструмент для работы со сквозной аналитикой, который позволяет решать простейшие задачи по анализу и визуализации данных.

Работает только с шестью источниками информации: AdWords API, Attribution 360, BigQuery, Google Analytics, Google Sheets, YouTube Analytics.

Помните, что основная задача отчета — не запутать клиента, а понятно донести суть работы, обозначить контрольные точки и предложить новые решения на основе данных.

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для «Нетологии»? Читайте наши условия публикации.

Три главных финансовых отчета предпринимателя

Бизнес — это сложная система, в которой много составляющих. Предприниматель управляет продажами, развивает продукт, настраивает маркетинг и руководит сотрудниками. Части системы взаимосвязаны — без маркетинга не будет продаж; без персонала некому развивать продукт. Взаимосвязи в бизнесе бывает сложно отследить и оценить. Но все они находят свое отражение в финансах — крови бизнеса, которая помогает двигать его вперед.

Содержание статьи

Зачем вести финансовые отчеты

В бизнесе обычно ведут две отчетности по управлению деньгами: бухгалтерскую и финансовую. Бухгалтерские отчеты создают, чтобы сдавать в налоговую, а финансовый учет помогает увидеть реальную ситуацию с деньгами в бизнесе и принимать решения. Часто финансовые отчеты собственник составляет самостоятельно или вместе с финансовым менеджером.

У предпринимателя всегда есть более важные дела, чем отчетность. Нужно подписать новый контракт, договориться с поставщиком или съездить на производство. Поэтому отчетность ведется от случая к случаю, траты и доходы забывают учитывать, показатели не считают, а затраты не классифицируют. Такой подход работает до тех пор, пока предприниматель не столкнется с серьезными финансовыми проблемами — кассовым разрывом, убыточностью ключевых клиентов или просроченными платежами.

Мы рекомендуем управлять финансами осознанно. Поэтому перед рассказом об отчетах давайте разберемся, зачем они нужны.

• Чтобы избежать критических ошибок. Без отчетности предприниматель слабо осознает свои действия — кажется, что он может безболезненно вынуть из бизнеса деньги или взять очередной транш кредита. Но и то и другое может оказаться губительным и уничтожить компанию.
• Чтобы принимать взвешенные решения. Без отчетности предприниматель действует вслепую — идет в неизвестность и полагается только на свое чутье. Иногда риск оправдан, но в перспективе выигрывает холодный расчет и рациональность.
• Чтобы видеть свой бизнес. Для многих предпринимателей компания — это эфемерная сущность. Есть сотрудники, офис, склады и товар. Но все это живет в параллельных измерениях. Отчетность помогает свести все к одному знаменателю и увидеть бизнес целиком.

Отчетность помогает не совершать ошибок, принимать взвешенные решения и глубже понимать текущую ситуацию. Для каждого из приведенных сценариев есть свой отчет. Мы разберем их на реальных примерах.

1. ДДС или движение денежных средств

Каждому хочется избежать ошибок — вовремя получать оплату, не попадать под налоговые штрафы и избегать кассовых разрывов. Все эти задачи решает отчет о движении денежных средств или ДДС.

Финансовый отчет о движении денежных средств содержит все приходы и расходы средств компании за период.

ДДС показывает, сколько денег компания получила и сколько заплатила, сколько у нее было и сколько осталось. В него заносят каждую операцию — приход или расход; отмечают, кому заплатили и откуда получили деньги; делят движения средств по категориям.

Даже в небольшом бизнесе счет операций может идти на сотни. Кофейня закупает зерно, воду, молоко и бумажные стаканчики; платит обжарщику, баристе и уборщице; рассчитывается по аренде, налогам и кредитам. И каждая из этих операций может кардинально изменить положение бизнеса. ДДС предупредит предпринимателя, если что-то пойдет не так.

Пример отчета ДДС

Деньги на начало	100 000 ₽
1 июля	Предоплата	90 000 ₽
2 июля	Аванс сотрудникам	-60 000 ₽
3 июля	Аренда	-20 000 ₽
4 июля	Закупка сырья	-100 000 ₽
5 июля	Займ собственнику	5 000 ₽
Деньги на конец	5 000 ₽

2. ОПУ или отчет о прибылях и убытках

Когда предприниматель разберется с поступлениями и выплатами денег, встанет вопрос о прибыльности всего бизнеса. Прибыль — это то, ради чего большинство открывает свое дело. Если компания не зарабатывает, то и развивать ее не хочется. Разобраться в вопросе прибыли поможет отчет о прибылях и убытках или ОПУ. Еще этот отчет называют P&L или «пиэнэль» — от английского «Profit & Loss».

Отчет о прибылях и убытках дает понять, что происходит с деньгами: компания их сжигает или увеличивает.

Без ОПУ бизнес похож на черный ящик — непонятно, к чему приводят вложения и куда уходят деньги. Отчёт помогает проанализировать обязательства компании — если ей должны больше, чем она, то всё идёт хорошо. Если наоборот — пора что-то менять.

ДДС и ОПУ полезно рассматривать в связке. Первый отчет показывает фактическое движение средств, а второй — обязательства, которые взял на себя бизнес. Если не вдаваться в детали, то ДДС рассказывает о том, что с деньгами происходит сейчас, а ОПУ — что с ними произойдет дальше. Чтобы принять взвешенные решения, важно видеть и то и другое.

Пример отчета ОПУ

Выручка	800 000 ₽
Себестоимость	600 000 ₽
Прибыль до налога	200 000 ₽
Налог	40 000 ₽
Чистая прибыль	160 000 ₽

3. Балансовый отчет

Чтобы принимать управленческие решения, собственнику бизнеса нужна информация. Ему полезно видеть бизнес целиком — оценить и понять все детали. Для этого предназначена Балансовая отчетность или Баланс.

Баланс — это подведение итогов: срез компании в конкретный момент времени.

В Балансе сводятся все активы компании — то, чем она владеет; и пассивы — те средства, на которые живет. То есть, с одной стороны, это оборудование, сырье и товары на складе, а с другой — кредиты и займы, вложения в уставный капитал и нераспределенная прибыль. Актив и пассив баланса всегда равны между собой — в мире ничто не возникает из пустоты.

У денег в активах несколько агрегатных состояний. Оборудование сложно продать, а деньги на счете легко пустить в оборот. Чем легче высвободить вложения, тем выше ликвидность актива. С другой стороны у каждого пассива есть своя степень срочности — что-то нужно быстро вернуть, что-то может быть с компанией все время. Баланс помогает увидеть, в каком состоянии сейчас находятся деньги, и соотнести ликвидность и срочность.

Отчет

Отчеты — это прикладные объекты конфигурации. Они предназначены для обработки накопленной информации и получения сводных данных в удобном для просмотра и анализа виде. Конфигуратор позволяет формировать набор различных отчетов, достаточных для удовлетворения потребности пользователей системы в достоверной и подробной выходной информации.

Как правило, для формирования выходных данных отчет использует систему компоновки данных. Но, вообще говоря, отчет может содержать произвольный алгоритм формирования «бумажного» или «электронного» отчета на встроенном языке.

Отчет может содержать одну или несколько форм, с помощью которых, при необходимости, можно организовать ввод каких-либо параметров, влияющих на ход алгоритма.

Выполнение отчетов в фоновом режиме

Отчеты, использующие систему компоновки данных, могут формироваться в фоновом режиме. Запустив отчет пользователь может продолжать свою работу с программой, а на время формирования отчета вместо данных будет отображаться специальная картинка.