Договор как основной инструмент документооборота юридических лиц

Электронный документооборот между организациями

Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия

Обмен электронными документами между организациями — это один из современных способов взаимодействия контрагентов, бизнес-партнеров и иных заинтересованных лиц. Времена бумажных технологий постепенно уходят. На смену им уже пришли новые, законодательно закрепленные и технически подкрепленные технологии.

Первыми на электронный документооборот перешли не отдельные компании или ИП. Система электронного документооборота в ее современном виде затронула большинство бизнесменов десяток лет назад, когда налоговые органы и внебюджетные фонды стали вдруг требовать от налогоплательщиков и страхователей представлять не бумажную отчетность, а ее электронные образы.

С тех пор мы стали постигать все премудрости работы с электронными документами. Постепенно знакомились со спецпрограммами, позволявшими формировать электронные отчеты. Многократно посещали инспекции с одним электронным отчетом из-за невозможности самостоятельно выявить ошибки на стадии его подготовки (контроль происходил только непосредственно в программе контролирующего органа).

Но этот процесс еще нельзя было назвать полноценным документооборотом. Мы только готовили отчеты в электронном виде и на дискетах приносили контролерам. Происходило одностороннее взаимодействие. Сейчас этот процесс значительно прогрессировал и система документооборота заработала практически в полную силу.

Преимуществами электронного документооборота компании стали пользоваться не только при взаимодействии с контролирующими органами, но и внутри бизнес-сообщества между собой.

Далее подробнее поговорим о технологии обмена документами в электронном виде между организациями.

Что такое электронный обмен документами между предприятиями

Что такое электронный документооборот между предприятиями на современном этапе?

Это система работы с документами, когда их оригиналы формируются сразу в электронном виде в режиме безбумажной технологии. И обмен документами происходит тоже электронно.

Такая система эффективна и жизнеспособна только в том случае, если обе стороны электронного документооборота согласовали свои действия и технически готовы обмениваться электронными документами.

О переходе на электронные трудовые книжки читайте в этой публикации.

Важный элемент любого электронного документооборота — электронный документ. Чтобы придать созданному в электронной форме документу юридически значимую силу обеим сторонам электронного документооборота необходимо обеспечить ему 3 важных свойства. Электронный документ должен:

• Обладать обязательными реквизитами.
• Соответствовать утвержденному формату.
• Удостоверяться подписью ответственного лица.

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам, необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие. Как это сделать?

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами

Чтобы 2 отдельно взятые системы взаимно и эффективно обменивались документами, нужно прописать все нюансы документооборота в специальном регламенте.

В первую очередь необходимо разобраться, какие электронные документы должны быть подписаны простой электронной подписью, а какие — усиленной. Законодательно допускаемые виды электронных подписей указаны на рисунке.

В электронном документообороте с контрагентами могут участвовать документы разной степени значимости и конфиденциальности. Например, наиболее жесткие требования предъявляются к электронным счетам-фактурам: их нужно подписывать исключительно УКЭП и отправлять через оператора ЭДО (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н). А для внутренних документов компании применение УКЭП не является обязательным. Поэтому компания сама решает, какой подписью будет подписан тот или иной внутренний документ.

В регламенте об электронном документообороте необходимо закрепить порядок подписания электронных документов и очертить круг ответственных лиц, которые вправе их подписывать.

После решения всех регламентных вопросов с контрагентами необходимо выбрать оператора ЭДО, через которого вы будете обмениваться электронными документами, и заключить с ним договор. Кроме того, потребуется решить и иные задачи:

• Организовать электронный архив полученных и отправленных электронных документов.
• Внести дополнения в учетную политику в части перехода на электронный документооборот.
• Обеспечить ответственных лиц электронными подписями.
• Решить иные организационные и технические вопросы, необходимые для эффективной работы системы.

Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно

Электронный обмен между контрагентами документами в виде их скан-образов практикуется в компаниях давно — со времен появления разнообразных почтовых интернет-сервисов. Для этого не нужно каких-то специальных программ или подключения к операторам ЭДО. Однако простота использования такого способа обмена документами имеет ряд существенных недостатков:

• Невозможность обеспечения гарантированной безопасности информации.
• Значительные затраты времени и трудовых ресурсов на перевод бумажного документа в электронный скан-образ.
• Необходимость в последующей распечатке документа.
• Невозможность быстрого обмена согласованными документами.
• Иные недостатки (отсутствие возможности отследить документ, задержки согласования по иерархии в компании и т. д.).

Это приводит к сужению сферы применения подобного способа обмена документами в электронном виде между организациями. Обмен скан-образами используется в основном для тех видов документов, которые не являются для компании юридически значимыми. И высылаются они электронно контрагенту только для ускорения взаимодействия (исполнения условий договоров или решения текущих хозяйственных задач). При этом параллельно бумажный оригинал отправляется по почте или курьерской службой.

Правомерно ли принять к учету в целях исчисления налога на прибыль электронные скан-копии документов, подписанные ЭЦП, если электронный документооборот сторонами не применяется? Ответ на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите к разъяснениям эксперта.

Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту

Иногда в целях внешнего взаимодействия с заинтересованными лицами компании требуется оформить по специальной форме заявление о подключении к электронному документообороту и ряд других документов. Большинство компаний сталкиваются с необходимостью оформления такого заявления при сдаче электронной отчетности в ПФР.

В этом случае участниками электронного документооборота будут не партнеры по бизнесу, а компания и внебюджетный фонд. Заявление нельзя написать в произвольной форме — его готовый шаблон можно найти на сайте ПФР. Оно должно содержать следующие данные:

• Реквизиты компании, которая вступает в электронное взаимодействие с фондом.
• Сведения об операторе связи и используемом средстве криптозащиты информации.

Образец заполнения заявления:

Но одного заявления для электронного взаимодействия с фондом недостаточно. Необходимо также:

1. До оформления заявления выбрать аккредитованный удостоверяющий центр, обеспечивающий технические нюансы подключения документооборота по ТКС с последующим заключением с ним договора (соглашения) на оказание услуг по передаче электронных документов.
2. После подачи заявления и проверки его специалистами фонда заключить с ПРФ соглашение о подключении к электронному документообороту. Бланк его можно скачать на сайте фонда.

Электронный информационный обмен компаний с ПФР позволяет без посещения фонда представлять сведения персонифицированного учета, своевременно выявлять и исправлять ошибки в отчетности, решать ряд других задач.

Письмо о переходе на электронный документооборот

Компания сама определяет, как перейти на электронный документооборот с контрагентами. Но в любом случае это переговорный процесс. Предложение о переходе на электронный документооборот может решаться в устной форме, в виде письменного приглашения одного из бизнес-партнеров или путем подписания специального соглашения.

Чтобы письменно предложить контрагенту наладить электронный документооборот, можно направить в его адрес письмо. Рассылка таких писем помогает компании с объемным документооборотом пригласить к электронному взаимодействию новых и действующих партнеров.

В тексте письма в лаконичной форме нужно проинформировать контрагента:

• О законодательно закрепленной возможности электронного документооборота.
• Его преимуществах.
• Формах документов, которыми планируется обмениваться в электронной форме.
• Действиях, необходимых для перехода на эту систему.

Образец письма о переходе на электронный документооборот (выдержка) представлен ниже.

Можно, не меняя текста письма и подставляя только реквизиты контрагентов, быстро проинформировать их о вашем желании организовать взаимный электронный обмен документами.

Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами

Нюансы безбумажного взаимодействия контрагенты могут прописать в отдельном соглашении об электронном документообороте. Как его составить?

Законодательством не установлены специальные требования к форме и содержанию соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами. Поэтому его состав и содержание определяются его участниками. При этом необходимо соблюдать общие для такого рода документов стилистику и структуру (обязательно описать предмет соглашения, срок действия, реквизиты сторон и иные вопросы).

На рисунке ниже представлены основные (возможные) разделы такого соглашения.

Готовая форма соглашения об электронном документообороте уже составлена экспертами КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе, скачайте бланк, внесите свои реквизиты и соглашение готово.

С особенностями составления соглашений вас познакомят материалы:

• «Форма соглашения о неустойке — образец»;
• «Образец дополнительного соглашения к договору поставки».

Итоги

Электронный документооборот между организациями — это эффективный инструмент взаимодействия партнеров, современный способ обмена информацией и документами. Он позволяет обмениваться необходимыми электронными документами без их распечатки на бумаге и значительно сокращает время на их обработку, контроль и доставку контрагенту.

Чтобы наладить электронное взаимодействие, необходимо согласовать его нюансы. Это можно сделать в устной форме, отправить письмо и (или) подписать отдельное соглашение. Понадобится также решить ряд сопутствующих вопросов (прописать порядок электронного документообмена, установить ответственных лиц, снабдить их электронной подписью и т. д.).

Организация документооборота на предприятии и в организациях

Организация документооборота на предприятии (на примере ООО)

• разработка схем документопотоков;
• закрепление этих схем в нормативных актах (инструкциях, регламентах);
• внедрение в практику.

• имеют разнообразные интерфейсы для работы, в том числе с мобильных устройств;
• содержат модули подготовки аналитических отчетов;
• поддерживают различные способы получения данных (введения в базу) и форматы;
• могут быть адаптированы под специфику конкретного предприятия без программирования;
• легко интегрируются с другими IT-решениями – программами для автоматизации бухгалтерии, CRM, BPM, HR и т.д.

Организация документооборота в бухгалтерском учете

Организация документооборота по учету основных средств

• установить перечень форм первичной документации для объектов ОС (к ним относятся акты (приемки-передачи, приемки-сдачи, о списании), инвентарные карточки и др.);
• определить схему документооборота (она должна включать график движения документации и ответственных за ее оформление).

Организация документооборота в банке

• возможность использования ЭП (электронной подписи) и шифрования;
• масштабируемость;
• высокое быстродействие;
• повышенный уровень защищенности;
• возможность интеграции с различными IT-продуктами;
• соответствие требованиям банковского законодательства и иным нормативным актам в этой сфере и др.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Как колледжам, техникумам и школам сэкономить до 80% на внедрении электронного документооборота?

Нужно ли внедрять систему электронного документооборота, если приходится экономить?

Санкционная независимость: импортозамещение, как осознанная необходимость

Уважаемые коллеги и друзья! Мы с радостью сообщаем, что очередная партнерская конференция ЭОС «Весенний документооборот – 2022» состоится. Впервые в истории наших конференций встреча друзей-партнеров ЭОС пройдет на территории Сибири, в городе Красноярске.

С 23 по 27 мая мы будем обсуждать актуальные темы, подводить итоги работы партнерского сообщества. А также надеемся успеть увидеть местные достопримечательности и неформально пообщаться.

Составляем оптимальное соглашение об ЭДО с контрагентом

Электронный документооборот в России в последние годы стремительно развивается в очень разных областях. Стимулирует процесс государство, которое заинтересовано в унификации документооборота, его оцифровке, направлении по определенным каналам электронного взаимодействия. С планами развития ЭДО в хозяйственной деятельности можно ознакомиться: решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (протокол от 25.12.2020 № 34) утверждена Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Одна из главных целей – заинтересовать организации и ИП в переходе на ЭДО.

По отдельным направлениям электронный документооборот стал обязателен. Так, в поле зрения бухгалтера обязательный ЭДО в сфере оборота товаров, подлежащих маркировке средствами идентификации, товаров, подлежащих прослеживаемости; давно в обиход вошла электронная отчетность. При этом даже императивные нормы очень многие компании и ИП продолжают игнорировать, а попытки перейти на электронное взаимодействие с контрагентами ярко иллюстрируют всю степень неосведомленности о заложенных в законодательстве правилах.

Отдадим должное одному очень существенному вопросу, который необходимо проработать на стадии внедрения электронного документооборота с бизнес-партнерами: чтобы в дальнейшем можно было в электронной форме заключать сделки, обмениваться юридически значимыми сообщениями, закрывающими документами, начинать надо с заключения с контрагентом соглашения об ЭДО.

❓ Всегда ли обязательно соглашение

Любые условия стоит закреплять соглашением лишь тогда, когда они не вменены законом или нормативно-правовым актом. Например, ст. 169 НК РФ (п. п. 1, 1.1, 1.2, 6) однозначно установлено, что при обороте товаров, подлежащих прослеживаемости, счета-фактуры должны выставляться исключительно в электронной форме. Продавец обязан обеспечить направление такого документа покупателю по ТКС через оператора ЭДО, а покупатель, в свою очередь, обязан обеспечить получение счета-фактуры по этому каналу связи. Сам счет-фактура должен соответствовать утвержденному формату и подписан должен быть усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя организации либо иного уполномоченного на это лица. Если электронное взаимодействие будет ограничено только этой сферой, то и соглашение не требуется: нет альтернатив, которые могли бы предпочесть стороны, глобально нечего согласовывать. Нет, конечно, и здесь можно найти, о чем договориться: о выборе конкретного оператора ЭДО, чтобы избежать тисков роуминга, о способе передачи доверенностей на уполномоченных лиц, о действиях в случае сбоев связи и т.п. Но это уже факультативно.

Правда, практика показывает, что уровень «культуры ЭДО» сейчас таков, что стоит оговаривать даже самые банальные условия, потому что никогда неизвестно какие идеи могут посетить контрагента и удастся ли потом убедить его, что он неправ, а ведь на карту поставлена действительность оправдательных и первичных документов, счетов-фактур, очень высоки налоговые риски и риски хозяйственных споров. И тем не менее закрепим такой вывод: если закон четко регламентирует все существенные вопросы электронного взаимодействия определенного вида, отдельное письменное соглашение не обязательно, в противном случае оно потребуется.

Иногда довольно будет согласия действием. Так, по общему правилу (исключение мы уже назвали выше) счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки. Все ключевые вопросы оборота электронными счетами-фактурами определены НК РФ, Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи», Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме». В такой ситуации заключать отдельное соглашение об обмене электронными счетами-фактурами не обязательно. Согласие сторон можно выразить делом (Письмо Минфина РФ от 01.08.2011 № 03-07-09/26, Письмо ФНС России от 24.10.2018 № ЕД-4-15/20755): одна сторона направила, а другая приняла электронный документ, не выразив никаких претензий по схеме документооборота.

В иных случаях обязательность соглашения об ЭДО предусмотрена законом. Если стороны намерены использовать простые или усиленные неквалифицированные подписи, то для придания документам, заверяемым ими, юридической силы п. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» требует заключить соглашение. Налоговики в Письме от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118@ указали: когда речь идет об электронной первичке, инспекторы вправе запросить упомянутое соглашение, чтобы удостовериться в действительности такой документации. Легализовать специальным соглашением документы, подписанные УКЭП, излишне: они и так равнозначны документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью и могут применяться в любых правоотношениях (п. 1 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ). В то же время соглашением сторон могут быть урегулированы многие другие вопросы, относящиеся к ЭДО.

❓ Какие положения стоит включить в соглашение

Соглашение может быть заключено как в виде отдельного документа, так и в виде дополнительного соглашения к действующему договору или в виде раздела основного договора.

Содержательную часть стороны преимущественно определят самостоятельно – в зависимости от того, что для них существенно, но есть и обязательные положения.

При составлении текста соглашения стоит руководствоваться нормами Федерального закона № 63-ФЗ, ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», п. 17 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот у бухучете», а также весьма содержательными Методическими рекомендациями по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами (утв. ФНС России, далее – Методрекомендации ФНС) или на сайте ФНС России с главной страницы перейдите в раздел «Деятельность», выберите опцию «Иные функции ФНС России», далее – «Электронный документооборот» и перейдите на страницу «База знаний»).

✅ Итак, в соглашении с контрагентом об ЭДО оговорите:

1. Могут ли стороны сочетать электронный документооборот с бумажным и в каких рамках. То есть, не возбраняется ли во взаимоотношениях с одним и тем же покупателем выставлять часть счетов-фактур, накладных, актов и т.п. на бумаге, а часть — в электронном виде, но вот дублирования (задваивания) электронных документов на бумаге (и наоборот) следует избегать, поскольку возникнут вопросы какой из документов подлинник, какой датой он выдан/получен и т.п. Например, в отношении счетов-фактур эта дилемма решена так (п. 24 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н): при невозможности направить счет-фактуру в электронной форме в адрес покупателя, продавец направляет покупателю тот же счет-фактуру с теми же показателями на бумажном носителе, лишь дополняет его подписью главного бухгалтера организации; дальнейшее перевыставление этого счета-фактуры в электронной форме не допускается.

2. Могут ли стороны обмениваться электронными документами только через оператора ЭДО или (в не запрещенных законом случаях) и без его участия (с помощью электронной почты, посредством личного кабинета одного контрагента на сайте другого и т.д.). Допустимые каналы ЭДО следует обозначить (например, указать адреса электронной почты для направления юридически значимых сообщений (если применимо)).

3. Перечень форматов электронных документов, подлежащих обмену. Помните, что есть вмененные законом и утвержденные органами власти форматы, которые нельзя игнорировать (например, формат счетов-фактур, УПД). В остальном стороны вольны выбирать. Степень детализации информации в этом разделе может быть различной: от общих слов до исчерпывающего перечня допустимых форматов файлов и даже оговорки о характере прикрепления ЭП к документу (открепленная или прикрепленная).

4. Способы создания, направления и получения электронных документов, способы подтверждения отправления и получения электронного документа. Это актуально для случаев, которые не регламентированы НПА. Например, согласно п. п. 8 и 9 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н, счет-фактура считается выставленным продавцом покупателю, если продавцу поступило соответствующее подтверждение от его оператора ЭДО, а полученным покупателем он будет считаться, если тому поступило соответствующее подтверждение от его оператора ЭДО. Нужно ли переписывать эти правила в соглашение, нужно ли просить покупателя пересылать продавцу подтверждение оператора ЭДО – решать вам. Когда же ЭДО организован без участия специализированного оператора, ФНС рекомендует предусматривать в соглашении стандартные стадии работы с электронными документами. В любом случае ознакомьтесь с разделами 3 «Обмен электронными документами без участия операторов электронного документооборота» и 4 «Обмен электронными документами через операторов электронного документооборота» Методрекомендаций ФНС и определите, какой объем описанных там правил включить в соглашение с контрагентом.

Если стороны применяют многосторонние электронные документы, стоит согласовать очередность их направления и подписания сторонами (в случаях, не регламентированных законом или НПА).

Укажите, что при обмене многосторонними документами допускается использование только одного канала электронного взаимодействия, а финальная версия электронного документа, подписанная всеми участниками, должна быть получена каждой стороной (п. 1.9 Методрекомендаций ФНС, Письмо ФНС России от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760).

Целесообразно оговорить в соглашении и вопрос направления и подписания связанных между собой электронных документов (пакетов электронных документов). При этом необходимо руководствоваться нормой п. 4 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ.

5. Виды электронных подписей, используемых при создании электронных документов. Ст. 4 (п. 1) Федерального закона № 63-ФЗ гарантирует участниками электронного взаимодействия право использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи не предусмотрено федеральными законами или НПА либо соглашением между участниками электронного взаимодействия. Казалось бы, не надо поднимать этот вопрос в соглашении: зачем ограничивать свои возможности? Однако тут есть два «но»: во-первых, п. 17 ФСБУ 27/2021 требует, чтобы виды электронной подписи первичных учетных документов, составляемых в виде электронного документа экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определялись соглашением экономического субъекта с данными лицами. Во-вторых, чем менее зарегулирован будет этот вопрос, тем более широкое поле останется для потенциально конфликтных ситуаций. Куда лучше даже просто зафиксировать, что может использоваться любой вид ЭП, не запрещенный законом, чем обойти этот вопрос молчанием. Можно установить и более жесткие правила: когда подойдет простая ЭП, когда – усиленная неквалифицированная, а когда не обойтись без УКЭП.

Скажем, решено использовать электронные УПД со статусом «1». Документ состоит из двух файлов обмена – по одному со стороны продавца и покупателя (п. 2 Формата, утв. Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@). Файл продавца подписывается УКЭП лица, отвечающего за подписание счетов-фактур, а также электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни (это не обязательно УКЭП и вид этой подписи лучше согласовать с контрагентом). Файл покупателя подписывается электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны принимающего экономического субъекта (вид этой подписи также лучше оговорить в соглашении).

Еще одну оговорку по этому разделу соглашения находим в п. 3 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ: соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью. Дело в том, что по общему правилу, если применена усиленная электронная подпись, то документ и так равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью, но ведь не на всякую собственноручную подпись поставишь печать. В организации по этому поводу может быть свой регламент и придется ограничить круг подписантов таких документов или установить какие-то еще «контрольные точки».

6. Порядок определения полномочий подписантов, отличных от лиц, имеющих право действовать от имени организации без доверенности. Этот вопрос должно осветить особенно четко, учитывая, что при применении УКЭП правила тут изменены с 2022 г. Аккуратно составить этот раздел помогут пп. 1 и 2 п. 1 ст. 17.2, ст. 17.3 Федерального закона № 63-ФЗ, п. п. 2.4, 2.6, 2.7 ст. 3 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ (в ред. от 30.12.2021) и п. 3 ст. 4 Федерального закона от 30.12.2021 № 443-ФЗ. Сообразно обстоятельствам и в зависимости от вида используемой ЭП (простая, усиленная неквалифицированная или квалифицированная), момента получения сертификата ключа проверки УКЭП уполномоченного лица, нужно оговорить когда такие подписанты могут действовать на основе приказа о праве подписи без доверенности, когда понадобится бумажная доверенность, когда – машиночитаемая (электронная) и каким образом доверенность (или, возможно, в отдельных случаях, выписка из приказа о праве подписи) будет предоставляться контрагенту. Например, в силу пп. 2 п. 2 ст. 17.2 Федерального закона № 63-ФЗ представление машиночитаемой доверенности осуществляется посредством ее включения в пакет электронных документов, если иной порядок не предусмотрен соглашениями при взаимодействии юридических лиц и индивидуальных предпринимателей между собой. Т.е. допустим альтернативный вариант: машиночитаемая доверенность может быть предварительно направлена контрагенту в порядке, предусмотренном соглашением, и тогда ее не потребуется прилагать к каждому подписанному документу.

7. Возможность шифрования электронных документов при обмене ими. Шифрование недопустимо, если:

• НПА установлен запрет на шифрование информации;
• выставлен электронный счет-фактура (УПД), содержащий реквизиты прослеживаемости (п. 7 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н);
• в договоре стороны, составившей электронный документ, с ее оператором ЭДО имеется поручение оператору проводить проверку документа по тем или иным параметрам.

Остальное – на усмотрение сторон.

8. Порядок определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи (если таковые применяются) (п. 2 ст. 6, пп. 1 п. 2 ст. 9 Федерального закона № 63-ФЗ).

9. Порядок проверки неквалифицированных электронных подписей, используемых при создании электронных документов (п. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ) и порядок уведомления о результатах проведенных проверок электронной подписи и электронного документа.

10. Требования к обеспечению конфиденциальности передаваемых электронных документов и конфиденциальности используемых подписантами ключей ЭП, а также порядок действий в случаях нарушения оной (пп. 2 п. 2 ст. 9, пп. 2 п. 1 Федерального закона № 63-ФЗ).

11. Порядок действий в форс-мажорной ситуации. Например, как и в какие сроки при отказе каналов электронного взаимодействия следует уведомить контрагента о технической проблеме, каким путем формировать, подписывать и передавать документы до ее разрешения.

12. Перечень лиц, ответственных за организацию ЭДО и разрешение форс-мажорных ситуаций.

13. Другие положения, которые считаете важными при организации ЭДО с партнерами.

✅ Такском — один из крупнейших разработчиков сервисов для бизнеса в России. Компания является первым оператором электронной отчетности и основоположником обмена электронными документами в стране.

Более 20 лет компания разрабатывает и внедряет сервисы электронного документооборота. Сейчас в экосистеме продуктов для бизнеса Такском есть современные сервисы электронной отчётности, решения для ЭДО, маркировки, прослеживаемости, ОФД, сервис проверки контрагентов, а также электронные подписи для физических и юридических лиц.

Управление договорами в 1С:Документооборот

Договоры составляют значительную часть документооборота в компаниях, как и документы, связанные с договорами. Для удобства и упрощения работы с ними в 1С:Документообороте существует ряд функций, автоматизирующих этот процесс.

Создаются новые виды документов, в том числе и договор, в разделе «Виды документов» вкладки «Нормативно-справочная информация»

Здесь мы видим все виды внутренних документов, и можем объединять их в группы. При создании нового документа мы выбираем его вид он попадает в группу. Раскрывается группа нажатием на треугольник возле названия группы.

По кнопке «Создать» мы создаём новый вид документа, а по кнопке «Создать группу» , соответственно, создаётся новая группа.

При нажатии на кнопку создать мы видим следующую пустую форму, обязательным реквизитом для заполнения в ней является только название.

Для работы с договорами с 1 С:Документооборот в виде документа предусмотрен реквизит «Является договор» , проставление которого автоматически проставляет и некоторые другие реквизиты.

Позволяет направить договор на процесс «Подписание» и даёт дополнительные состояния для договора «Подписан» или «Отклонён» . (При ведении документооборота полностью или частично в электронном виде программа поддерживает функцию электронной подписи документов)

Позволяет отобразить нашу организацию, при заключении договора.

1. Позволяет отобразить одного или нескольких контрагентов, с которыми мы заключаем договор. Так же в программе предусмотрен справочник контрагентов, позволяющий оперативно работать с информацией о них.
2. Отражает срок действия договора и вид его продления (Не продлевается, бессрочный, допускает продление, автоматически продлевается на месяц, квартал и т.д.)
3. Благодаря этому реквизиту можно указать сумму договора валюту.
4. Позволяет системе показать факт расторжения договора.

Далее при настройке договора переходим во вкладку «Нумерация» .

На ней по умолчанию стоит автоматический нумератор, который проставляет порядковый номер всем внутренним документам, удалим его и по кнопке «Добавить» выберем заранее подготовленный для этого нумератор.

Если такого нет, то мы из переходим к начальной странице к функциям и на вкладке «Нормативно-справочная информация» заходим в раздел «Нумераторы»

Нажимаем на кнопку «Создать»

Видим пустую форму конструктора нумератора. Заполняем название и преступаем к созданию, для этого выбираем необходимые для отображения пункты из правого окна и по одному добавляем их в левое, нажатием стрелки, в левом поле между пунктами можно ставить необходимые для оформления знаки: «-», «/», «:» и т.д. Во вкладке «Действует для» созданный нумератор можно привязать к уже существующему документу или документам, а во вкладке «Независимая нумерация» можно настроить независимую нумерацию по организации, связанному документу, подразделению, проекту, вопросу деятельности и виду документа.

Стоит отметить наличие в нумераторе возможность отобразить номер связанного документа. Действительно, в программе предусмотрена возможность связи между документами. За это отвечают разделы «Настройки связей» и «Типы связей» в разделе «Нормативно-справочная информация»

В «Типы связей» можно посмотреть уже существующие типы связи вроде: «Делает недействующим» , «Содержит» , «Создало документ» и многие другие, но также там можно добавить новый тип, если уже существующих недостаточно.

В «Настройки связей» указаны уже существующие связи между типами документов и добавляются новые если это необходимо. Связь можно установить между любыми видами документов, она может быть любого типа из тех, что есть в программе, может быть единичной или множественной, и может быть установлена обратная связь между документами, что бы ссылка была не только из первого документа во второй, но и наоборот.

1С:Документооборот позволяет структурированно хранить документы, в том числе, и договоры. Возможно два варианта структурированного хранения:

В разрезе номенклатуры
В разрезе папок

Рассмотрим второй вариант систематизации – создание папок внутри каталога внутренних документов. Это можно увидеть во вкладке «Документы и файлы» в разделе «Внутренние документы»

При открытии внутренних документов можно, во-первых, увидеть удобную систему поиска документа с большим количеством фильтров: период, вид документа, организация, контрагент и проект, для каждого из них программа предлагает выпадающий список, из которого можно выбрать необходимое, и поиск может осуществляться как по одному фильтру, так и по нескольким сразу. Так же присутствует поиск справа, в котором можно искать документ по названию или их номеру. А, во-вторых, каталог из папок, куда помещаются документы (при нахождении в определённой папке поиск будет работать в её пределах)

В любой момент также можно создать подпапку в любом месте каталога

Теперь удостоверимся, что доступ к договорам будет только у тех сотрудников, которые с ними работают. Для этого в карточке вида внутреннего документа переходим на вкладку «шаблон документа» в раздел «Рабочая группа документа» , нажимаем на кнопку «Подобрать» и видим окно подбора, которое предлагает нам программа. Там выбираем необходимую нам группу или группы сотрудников и нажимаем на кнопку «Готово» .

После записи вида документа можно настроить «Политики доступа» по соответствующей кнопке в карточке вида документа. В открывшемся окне можно более детально настроить возможности каждой группы пользователей.

Дальнейшие настройки нам необходимы если на разных этапах, которые проходит договор нужны определённые настройки для конкретного состояния. Например, чтобы после согласования никто не мог бы изменять договор, кроме руководителя отдела ответственного за договор.

Для этого во вкладке «Настройка и администрирование» необходимо зайти в раздел «Настройки доступности по состоянию»

В открывшемся окне можно увидеть и отредактировать уже существующие настройки или по кнопке «Создать» создать новые. Создадим новую настройку доступности.

В открывшейся карточке

На вкладке «Доступность полей» в представленной таблице в первой строке представлены виды состояния документа, в первой графе все заполняемые поля документа.

В соответствующие ячейки можно установить одно из трёх значений:

На вкладке «Пользователи» по кнопке «Добавить» выбираем нужные нам группу или группы пользователей.

На вкладке «Виды документов» для применения настройки к конкретному виду документа ставим «Применять к выбранным видам документов» и по кнопке «Добавить» выбираем нужный нам вид документа.

Для быстроты и удобства делопроизводства в «1С:Документооборот» можно создавать шаблоны документов. Он создаётся в карточке создания вида документа на вкладке «Шаблон документа»

Если заполнить поля на вкладке «Реквизиты документа» , то тогда, во время создания документа этого вида, заполненные поля будут автоматически подставляться в новый документ.

В «Файлы» можно прикрепить текстовый шаблон, который можно заполнить подстановками реквизитов документа и вручную настроить его внешний вид один раз для всех документов такого вида, тогда после создания договора мы сможем сразу же распечатать его в нужном нам виде, и реквизиты заполнятся автоматически.

В программе предусмотрены отчёты по документам. Они находятся во вкладке «Документы и файлы» в разделе «Отчёт» .

В открывшейся вкладке уже находится несколько типовых отчётов по договорам, но при необходимости можно создать новый вид отчёта и настроить его в соответствии с тем, что нам нужно. При нажатии на каждый вид нам покажут образец отчёта. Рассмотрим один из отчётов по кнопке Открыть .

Проверяем настройки, и нажимаем «Сформировать» .

И получаем отчёт.

В 1С:Документооборот существуют шаблоны процессов, таких как: «Рассмотрение» , «Согласование» , «Подписание» или «Ознакомление» и т.д. Программа даёт возможность автоматически, после формирования договора, сразу по кнопке отправить его, например, на согласование нескольким сотрудникам, или же можно отправить договор сразу на комплексную обработку, в процессе которой, если это нужно, может появляться новый, связанный с договором, документ, и весь процесс можно контролировать на каждом этапе.

Во вкладке «Управление процессами» находится раздел «Шаблоны процессов» .

Здесь находятся все виды процессов, они перечислены в правом окне. По каждому из них можно создать уже конкретный процесс, необходимый нам.

Наибольший интерес представляют Комплексные процессы, потому что именно они позволяют автоматизировать сложные процессы, состоящие из нескольких этапов. Пример – схема обработка договора купли/продажи, в ней присутствует и согласование, и исполнение, и регистрация, и по мере выполнения процесса появляется новый документ, что отображено на вкладке «Предметы процесса» .

Благодаря 1С:Документооборот автоматизируется огромное количество договорной работы, что повышает производительность и эффективность, при этом минимизируется возможность ошибки.