Что такое платёжное поручение. Объясняем простыми словами
Платёжное поручение («платёжка») — это документ, который владелец банковского счёта предъявляет в банк, чтобы перевести деньги на другой счёт.
Платёжными поручениями можно перечислить деньги:
- контрагентам — за товары, услуги, выполненные работы;
- сотрудникам компании — зарплаты, премии, подотчётные средства и т. п.;
- в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды — налоги, сборы, взносы, штрафы и др.;
- банкам — разместить на депозит или погасить кредит, уплатить проценты;
- и др.
Если платёжное поручение подаётся в отделение банка в бумажном виде, с подписями и печатями, то обычно оно оформляется в четырёх экземплярах:
- 1-й экземпляр использует банк плательщика для списания средств со счёта, он остаётся в банковских документах;
- 2-й и 3-й экземпляры отсылаются в банк получателя платежа;
- 2-й экземпляр служит основанием для зачисления средств на счёт получателя и остаётся в документах этого банка;,
- 3-й экземпляр прилагается к выписке по счёту получателя для подтверждения банковской проводки;
- 4-й экземпляр возвращается плательщику со штампом банка как подтверждение приёма платёжного поручения к исполнению.
Платёжное поручение составляется на бланке — форма 0401060.
Если платёжное поручение оформляется в электронном виде — через личный кабинет на сайте банка или мобильное приложение, — требуется указать только реквизиты, сумму и назначение платежа и заверить электронной подписью.
Пример употребления на «Секрете»:
«Доступ бухгалтера к счёту вполне может обернуться тем, что через вашу компанию будут отмывать деньги или выводить их со счёта организации. Для того чтобы сразу заметить неладное, регулярно проверяйте банковские выписки и оставьте за собой право подписи платёжных поручений».
(Сооснователь онлайн-сервиса для предпринимателей «Кнопка» Евгений Кобзев — о признаках плохого бухгалтера.)
Нюансы
Банк принимает платёжные поручения независимо от наличия денег на счёте плательщика, но исполняет их, только если сумма на счёте достаточная для операции. Поручение действительно в течение 10 дней. Если за это время на счёт плательщика поступят деньги, то банк проведёт платежку. Если не поступят, то она станет недействительной.
Как правильно заверить копию документа
При участии Наталья Бокова
В современной бухгалтерской жизни копии документов требуются буквально на каждом шагу. Благодаря повсеместному распространению сканеров, копиров и принтеров, изготовление копий перестало быть проблемой. Однако зачастую нужна не простая, а заверенная копия документа. В настоящей статье мы расскажем, что понимается под этим термином, как правильно следует заверять копии, и приведем образцы правильного заверения.
Зачем нужно заверять копии
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст) делит все копии, которые снимаются с документов, на обычные и заверенные. При этом копией признается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной — такая копия, на которой имеются реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для предоставления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.
В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Также придется заверить копии бумажных документов, передаваемых в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Внимание!
Облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса « Коннектор Контур.Экстерн ». Он позволяет подготовить и отправить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно, при этом в час уходит примерно 9 тысяч документов. Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.
Чем руководствоваться при заверении
Заверение копий документов регулируется другим госстандартом, а именно: ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст; далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016 ). Подробнее об этом стандарте см. « Новый ГОСТ по оформлению документов 2018: с 1 июля рекомендованы новые правила заверения копий ».
Также рекомендации по оформлению копий документов приведены в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ , в письмах Минфина от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142 и от 29.10.15 № 03-02-РЗ/62336 .
Получить ЭЦП по ускоренной процедуре и с полной техподдержкой Подать заявку
Совет
Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.
Кто вправе заверять документы
Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо.
Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.). А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п.
Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@; далее — Требования). Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии.
Образец правильного заверения копии документов
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметку о заверении копии нужно проставить под реквизитом «подпись». Госстандарт умалчивает, что надо делать, если в оригинале нет такого реквизита. На наш взгляд, в такой ситуации заверительную отметку нужно разместить под последним текстовым элементом документа.
Вид этой отметки зависит от того, для каких целей изготовлена копия. Если она будет использована исключительно для нужд того лица, которое ее заверяет (т.е. внутри организации), то достаточно написать слово «Верно» или поставить соответствующий штамп, обозначить дату заверения, должность лица, заверившего копию (или отметить, что заверительную надпись сделал ИП), а также его фамилию и инициалы. Эти записи удостоверяются собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП есть печать, то по желанию можно проставить ее оттиск.
Если же копия выдается для предъявления третьим лицам, то помимо названных выше реквизитов, надо указать место хранения документа, с которого изготовлена копия. А подпись должностного лица нужно дополнительно заверить печатью организации (если таковая существует в компании). Оттиск печати проставляется так, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии (п. 5.24 и 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 ). Нужна ли на копиях для « внешнего » использования печать ИП (если она у него имеется)? В госстандарте нет ответа на этот вопрос. Следовательно, формально ИП может не ставить свою печать.
Внимание!
При заверении «внешних» копий нельзя использовать печати подразделений (отдела кадров, канцелярии и т.п.). Такой запрет установлен в ГОСТ Р 7.0.97-2016 .
Аналогичные правила применяются при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице) и их сшивок. В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой.
При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований. Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью. И вторая — подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист. Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов.
Приведем примеры правильного заверения копий.
1. Копия для «внутреннего» использования без печати
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
2. Копия для «внутреннего» использования с печатью
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
3. Копия для «внешнего» использования
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-НДФЛ за 2018 г.
4. Копия для «внешнего» использования, если документ хранится не в деле или не в папке
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019».
5. Заверение многостраничного документа для «внешнего» использования
Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-с/ф за 2018 г.
Как заверить копии уставных документов
Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.
Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований).
Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.
Проверить себя или контрагента по санкционным спискам Проверить бесплатно
Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»
ГОСТ Р 7.0.97-2016 не предусматривает проставление штампа «Копия верна». В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является. Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии.
Совет
Не рекомендуем использовать штамп «Копия верна» для заверения документов. Особенно, если копии будут использоваться за пределами организации.
В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной. Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС.
Когда электронное платежное поручение можно считать оригиналом?
Налоговый орган требует от бюджетного учреждения представить оригинал платежного поручения, оформленного в электронном виде.
Будет ли считаться оригиналом платежное поручение с отметкой в верхней части, содержащей указание на ключ подписи и фамилию владельца подписи?
Согласно п. 7 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция), первичные и сводные учетные документы составляются на бумажных носителях или, при наличии технических возможностей субъекта учета, на машинных носителях – в виде электронного документа с использованием электронно-цифровой подписи (далее – электронный документ) (смотрите также ч. 5 ст. 9, ч. 6 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, далее – Закон № 402-ФЗ).
Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон № 63-ФЗ). Так, информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).
Платежное поручение – это расчетный (платежный) документ, содержащий распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке (п. 1 ст. 863 ГК РФ, пп. 1.12, 5.1 Положения Банка России от 19.06.2012 № 383-П “О правилах осуществления перевода денежных средств” – далее Положение № 383-П).
Содержание и форма платежного поручения должны соответствовать требованиям закона и банковским правилам (п. 1 ст. 864 ГК РФ, п. 5.3 Положения № 383-П).
Платежное поручение составляется, принимается к исполнению и исполняется в электронном виде, на бумажном носителе (п. 5.4 Положения № 383-П).
Согласно п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” (утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст) подлинник документа – это первый или единственный экземпляр документа (пп. 21). Копия документа – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (пп. 23). Электронная копия документа – копия документа, созданная в электронной форме (пп. 24). Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (пп. 25).
Таким образом, подлинник платежного поручения формируется в единственном экземпляре либо в электронном виде, либо на бумажном носителе. Следовательно, подлинником (оригиналом) платежного поручения, сформированного в электронном виде, является сам электронный документ, составленный в установленном Банком России формате и подписанный квалифицированной электронной подписью.
Согласно п. 2 ст. 23 НК РФ истребуемые документы могут быть представлены в налоговый орган лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом или переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи.
Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. В случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов.
В случае если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС России форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи установлен приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.
Следовательно, если налоговый орган запрашивает подлинник (оригинал) платежного поручения, составленного в электронной форме, то полагаем, учреждение может передать платежное поручение в электронном виде только при наличии технических возможностей. Отметим, что формат платежного поручения ФНС не установлен.
Обратите внимание, что согласно ч. 8 ст. 9 Закона № 402-ФЗ в случае, если в соответствии с законодательством РФ первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством РФ, включаются в документы бухгалтерского учета (смотрите также ч. 9 ст. 10 Закона № 402-ФЗ).
В то же время в соответствии с ч. 6 ст. 9, ч. 7 ст. 10 Закона № 402-ФЗ и п. 7 Инструкции субъект учета, сформировавший электронный документ, обязан изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях по письменному запросу других участников фактов хозяйственной жизни, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.
Следовательно, если в рассматриваемой ситуации у учреждения отсутствуют технические возможности по передаче подлинника платежного поручения, оформленного в электронном виде, то полагаем, по требованию налогового органа учреждение должно изготовить за свой счет копию платежного поручения на бумажном носителе (письмо ФНС РФ от 29.05.2013 № ЕД-4-3/9773@).
Согласно п. 3.26 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”, утвержденного постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст, при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляются: заверительная надпись: “Верно”, должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения.
Разъяснения Минфина России о заверении копий документов, представляемых в налоговые органы, приведены в письме от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142.
Ответ подготовил: Федорова Лилия, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член Российской коллегии аудиторов
Контроль качества ответа: Монако Ольга, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор
О заверении копий платежных документов для возврата излишне уплаченной госпошлины
С 1 января действует правило, по которому если госпошлина уплачена в безналичной форме, то для ее возврата к заявлению нужно приложить копию платежного документа. Минфин пояснил: оснований, чтобы требовать заверять по ГОСТу эту копию, нет. Речь шла о ее заверке должностными лицами плательщика (например, бухгалтером).
Вопрос: О заверении копий платежных документов, прилагаемых к заявлению о возврате излишне уплаченной (взысканной) госпошлины.
Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 8 ноября 2019 г. N 03-05-05-03/86217
В связи с письмом по вопросу правомерности требования от плательщиков государственной пошлины заверения копий платежных документов, прилагаемых к заявлению о возврате излишне уплаченной (взысканной) суммы государственной пошлины, в соответствии с требованиями пункта 5.26 "ГОСТ Р7.0.97-2016 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденного и введенного в действие приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года N 2004-ст (далее — ГОСТ), Департамент налоговой и таможенной политики совместно с Правовым департаментом сообщает следующее.
Согласно абзацу первому пункта 3 статьи 333.40 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) заявление о возврате излишне уплаченной (взысканной) суммы государственной пошлины подается плательщиком государственной пошлины в орган (должностному лицу), уполномоченный совершать юридически значимые действия, за которые уплачена (взыскана) государственная пошлина.
Абзацем третьим пункта 3 статьи 333.40 Кодекса в редакции, вступающей в силу 1 января 2020 года, предусмотрено, что к заявлению о возврате излишне уплаченной (взысканной) суммы государственной пошлины прилагаются подлинные платежные документы (в случае, если государственная пошлина уплачена в наличной форме) или копии платежных документов (в случае, если государственная пошлина уплачена в безналичной форме).
При этом требования к заверению копий платежных документов абзац третий пункта 3 статьи 333.40 Кодекса в редакции, вступающей в силу с 1 января 2020 года, не содержит.
Согласно абзацу первому пункта 5.26 ГОСТа отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Из анализа положений Кодекса следует, что при необходимости заверения копий документов нормами Кодекса предусматривается прямое на это указание (например, подпункт 3 пункта 6 статьи 25.3, подпункт 2 пункта 3 статьи 25.7, пункт 2 статьи 93, пункт 6 статьи 100, пункт 5 статьи 101.4, пункт 13 статьи 105.17, пункты 4, 6 статьи 105.29, подпункт 19 пункта 2 статьи 149, пункт 13 статьи 167, пункт 4 статьи 179.3, пункт 4 статьи 179.4, подпункт 2 пункта 3 статьи 179.6, подпункт 2 пункта 6 статьи 179.7, пункт 6 статьи 186.1, подпункт 4 пункта 1 статьи 218, пункт 4 статьи 226.1, пункты 3, 6, 9, 10 статьи 232, пункт 11 статьи 309.1, пункт 2 статьи 310, пункт 3 статьи 311, пункты 1, 2 статьи 312, пункт 1 статьи 335 Кодекса и др.), что свидетельствует о системном подходе к правовому регулированию указанных отношений.
Кроме того, учитывая, что в силу подпункта 2 пункта 1 статьи 333.17 Кодекса плательщиками государственной пошлины являются в том числе и физические лица, а из содержания пункта 5.26 ГОСТа следует, что фактически его действие распространяется на заверение документов должностными лицами, требование заверения копий платежных документов, в соответствии с пунктом 5.26 ГОСТа, будет заведомо невыполнимо для физических лиц, не являющихся должностными лицами и самостоятельно уплативших государственную пошлину в безналичной форме.
Таким образом, полагаем, что основания для требования от плательщиков государственной пошлины заверения копий платежных документов, прилагаемых к заявлению о возврате излишне уплаченной (взысканной) суммы государственной пошлины, в соответствии с требованиями пункта 5.26 ГОСТа, отсутствуют.